Invitacion_a_Cotizar_No__5_de_2009.pdf

Bogotá D.C, 15 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 05 de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
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presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1. Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible.
El Asesor de Planeación y Sistemas tiene como funciones las de:
•
Asesorar a la Dirección General en la formulación de los planes y programas y proyectos
que ejecute el Instituto en cumplimiento de sus funciones.
•
Implementar, orientar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar
continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con las normas que rigen la
materia.
•
Asesorar y velar por la adecuada implementación y permanencia en el Instituto del Sistema
de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.
•
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la
naturaleza y el área de desempeño.
•
El Área de Planeación y Sistemas tiene a cargo los procesos para el soporte de la
plataforma tecnológica e informática.
El constante crecimiento del Instituto Distrital de Turismo en su parte misional y administrativa
hacen necesaria la implementación de una infraestructura tecnológica a nivel de equipos de
cómputo que permitan el normal y eficiente desarrollo de las actividades de funcionarios y
contratistas que desempañan sus labores a nivel administrativo y misional.
b.
Descripción de la necesidad
El contrato que se pretende celebrar, tendrá por objeto: “Prestar el servicio guarda, transporte y
custodia de los medios magnéticos generados de los backups semanales tomados a la
información del Instituto Distrital de Turismo”.
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c.
Oportunidad
Una vez revisado el Plan de Compras y Contratación por el Asesor de Planeación y Sistemas de
la Entidad, se observa que la presente contratación está incluida dentro del mismo. Motivo por el
cual se da la viabilidad para continuar con la contratación.
De acuerdo a lo establecido en las Políticas generales de tecnología de la información y
telecomunicaciones, aprobado por la Dirección General del Instituto, en su numeral 7 “Políticas
Antivirus y Manejo de Información”, literal d “Copias de Seguridad” se hace referencia a la toma y
manejo de copias de seguridad, dice: “Deberá realizarse backup de los archivos exclusivamente
laborales (excluye fotos, imágenes o archivos de texto personales) de cada una de las estaciones
de trabajo, para ello se creará por parte del personal de la Oficina Asesora de Planeación y
Sistemas una carpeta que identificará la sede y estación de trabajo a la cual pertenece dicha
información. Cualquier archivo de trabajo que se abra y/o se guarde deberá copiarse en la carpeta
mencionada. Los backups serán realizados sobre un servidor de archivos o servidor de backups
semanalmente, luego serán empaquetados y enviados en una cinta magnética para su
posterior custodia por una empresa especializada en manejo de información fuera de la
Institución.
El Instituto Distrital de Turismo en este momento no cuenta con un contrato vigente de trasporte y
resguardo de medios magnéticos para proteger la información de los backup Institucionales
obtenidos de todos los procesos administrativos y misionales.
Por norma se debe resguardar las copias de seguridad de las Entidades, en un lugar fuera de la
Institución y preferiblemente debe ser trasportadas y manejada por personal especializado, su
almacenamiento se debe realizar en sitios especializados, acondicionados que garanticen la
seguridad y conservación de los medios magnéticos, esto con el fin de recuperar la información
ante la necesidad de una restauración de un medio por un evento catastrófico o no controlado.
d.
Conveniencia
Con la contratación del servicio de guarda, transporte y custodia de medios magnéticos se
pretende garantizar la seguridad y conservación de las copias de seguridad, tomadas por el área
de sistemas a la información de las estaciones de trabajo. Esto con el fin de poder realizar la
restauración de información, ante la presencia de una eventualidad por daños de equipos o
pérdida de información por otra causa.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
•
La empresa contratista deberá ser o estar acreditado como empresa transportadora y de
almacenamiento de medios magnéticos o valores.
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•
La empresa contratista deberá estar registrada en Cámara de Comercio con mínimo un (1)
año de antelación a la presente solicitud de cotización.
•
La empresa contratista deberá demostrar experiencia mínima de 1 año a través de 3
contratos con objeto similar a la presente contratación.
2.
Objeto del contrato
En el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, el presente contrato tiene por
objeto “Prestar el servicio guarda, transporte y custodia de los medios magnéticos generados de
los backups semanales tomados a la información del Instituto Distrital de Turismo”
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Se requiere una persona natural o jurídica que demuestre experiencia profesional en el tema
objeto de contratación.
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del contrato.
2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en la minuta y en este documento.
3. Suscribir oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del contrato de prestación
de servicios, conjuntamente con el/la supervisor/a de la/el misma/o.
4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o
con ocasión del contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
1. Prestar el servicio recogida y transporte normal una vez por semana de los medios
magnéticos de backup del Instituto Distrital de Turismo.
2. Prestar el servicio recogida y transporte de emergencia de los medios magnéticos de
backup del Instituto Distrital de Turismo, hasta dos (2) veces en un año, plazo establecido
para el presente contrato, en caso de presentarse una eventualidad.
3. Prestar el servicio de guarda y custodia de los medios magnéticos del IDT en contenedores
especiales que cumplan con especificaciones técnicas, de seguridad y respaldo requeridos
para este fin.
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4. Prestar el servicio de devolución de medios magnéticos a las oficinas del Instituto Distrital de
Turismo cuando sea requerido, esto dentro de los recorridos semanales programados.
5. Prestar el servicio de dos (2) recuperaciones y devoluciones de medios magnéticos de
emergencia en las oficinas del Instituto Distrital de Turismo cuando sea requerido, esto
previendo la presencia de alguna eventualidad.
6. Proveer los elementos de almacenamiento para transporte e identificación para los medios
magnéticos que serán custodiados.
7. Las demás necesarias para el cumplimiento del objeto.
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo, dentro de los tres
(3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en
una compañía de seguros o en una entidad Bancaria, debidamente reconocida por la
Superintendencia Bancaria, que ampare los riesgos de cumplimiento general del contrato por una
suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de los honorarios, con una vigencia igual al
plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de DOS
MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ 2.600.000.oo); valor que se respalda con el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 421 del 14 de Octubre de 2009 expedido por la
Subdirección de Gestión Corporativa. Este valor incluye todos los impuestos a que haya lugar, de
acuerdo con las normas vigentes.
6.
Forma de pago
El Instituto Distrital de Turismo pagará el valor del contrato así: A) Doce pagos mensuales de de
Doscientos diez y seis mil seiscientos sesenta y seis pesos m/cte. ($ 216.666.oo), previa
prestación del servicio. Para este pago se requiere la presentación de la factura, certificación de
recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, fotocopia del pago de los
parafiscales de los empleados de la empresa, carta firmada por el representante legal en donde
indica el tipo de cuenta, el número de cuenta y el nombre del banco en donde quiere que se le
transfiera el valor del pago.
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El pago estará sujeto a la disponibilidad de los recursos del Programa Anual de Caja y a los
recursos disponibles de la Tesorería Distrital.
En implementación del sistema automático de pagos S.A.P., el Instituto efectuará la consignación
de los dineros correspondientes, en la cuenta bancaria cuyos datos le fueron suministrados por
el/la CONTRATISTA en la certificación bancaria o en el documento que contenga los datos
respectivos.
7.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es un (1) año, término contado a partir de la fecha que indique
el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor(a) del contrato, previo el
cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo.
8.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
9.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
10.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día dieciséis (16) de octubre de 2009 y por
tanto, se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de
Turismo www.bogotarurismo.gov.co
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día
veintiuno (21) de octubre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
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Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
11.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
11.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
11.2 Garantía Única.
EL Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
El cumplimiento general del contrato: por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor total de los honorarios, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más,
contados a partir de la suscripción del acta de inicio. Cuando haya lugar a la modificación del
plazo o valor consignado en el contrato, el/la CONTRATISTA deberá constituir los
correspondientes certificados de modificación de la garantía presentada; si se negare a
constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a las sanciones contractuales
respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo en cuenta la fecha del acta
de inicio del contrato.
11.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
a) Certificado de existencia y representación legal expedido por cámara y comercio
b) Autorización de la junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de Socios, al
Representante Legal para celebrar contratos (si aplica)
c) Certificación del Registro Único Tributario - RUT
d) Certificado del Identificación Tributaria - RIT
e) Fotocopia Cedula Representante legal
f) Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales.
g) Formato para pago electrónico (anexo)
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h)
i)
j)
k)
Certificado de antecedentes judiciales - DAS del Representante legal de la empresa.
Certificado expedido por la personería (del representante legal.)
Certificado expedido por la procuraduría (del representante legal y la empresa)
Certificado de responsabilidad fiscal (del representante legal y la empresa).
Atentamente,
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Diego R. Romero G.
Revisó: Mariluz Ferrer
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