Invitacion_a_Cotizar_IDT_No_03_de_2009.pdf

Bogotá D.C, 9 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 03 de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
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trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1. Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible.
La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario tiene como funciones las de: Dirigir
a las dependencias del Instituto en la formulación, coordinación, ejecución y control de las
políticas y planes en materia de personal, administrativa, financiera, contratación, servicios
generales y adelantar los procesos logísticos que garanticen el acceso institucional a
infraestructura física, servicios públicos, transporte y a los demás medios necesarios para el
desarrollo de los procesos misionales y de apoyo.
La entidad actualmente cuenta con dos sedes administrativas, ubicadas en la Carrera 5 No. 36-21,
piso 2º. y en la Carrera 13 No. 37-43, piso 8º., en las cuales se encuentran ubicados
aproximadamente 60 puestos de trabajo. Cada una de estas sedes cuenta con una planta
telefónica, las cuales prestan servicio de comunicación telefónica interna, las cuales mediante
extensiones, conexión a la red corporativa de voz y conexión a la red pública conmutador,
facilitando y agilizando la comunicación de voz tanto de los funcionarios como los usuarios
externos.
Para el desarrollo normal de las funciones asignadas a la Entidad y la continuidad en óptimas
condiciones de la comunicación que tales equipos debe permitir tanto a las personas que prestan
sus servicios en el Instituto, como a los usuarios y comunidad en general, se hace necesario
realizar el correspondiente mantenimiento preventivo y correctivo de dichos equipos, mediante
una programación, que permitan efectuar en forma periódica el mantenimiento preventivo, así
como el correctivo que incluya además de la mano de obra los repuestos que se requieran, de
acuerdo a las especificaciones técnicas de las plantas (ALCALTEL OMNI PCX – ubicada en la
sede complementaria del Instituto) y (PANASONIC LTDA 100 BX – ubicada en la sede principal).
Teniendo en cuenta que mediante esta modalidad de contratación, además de la prestación del
servicio de mano de obra que presupone el mantenimiento preventivo y correctivo, se incluye el
suministro de los repuestos que según las especificaciones técnicas de los equipos se requieran,
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se ve la necesidad de establecer una bolsa para poder financiar el costo de los mismos durante el
término de ejecución del contrato, así como vistas adicionales a las incluidas en las rutinas propias
del mantenimiento preventivo.
b.
Descripción de la necesidad
De acuerdo con lo anterior, el Instituto debe contratar el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de las plantas telefónicas de la entidad, incluyendo el suministro de repuestos.
c.
Oportunidad
No obstante esta contratación no se encuentra prevista en el Plan de compras, dada la urgencia y
necesidad para el apoyo administrativo que se debe brindar a los funcionarios y contratistas que
laboran en la entidad para el desarrollo normal de sus actividades, se hace necesario realizar esta
contratación.
d.
Conveniencia
La necesidad mencionada se podrá satisfacer a través de la suscripción de un contrato de
prestación de servicios que incluye el suministro de repuestos.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Se requiere una persona natural o jurídica que acredite experiencia en la prestación de este
servicio a las del objeto a contratar.
Los requerimientos y aspectos técnicos para la presentación de la cotización solicitada se
presentan a continuación:
2. Objeto del contrato
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, con suministro de repuestos para las plantas
telefónicas de la sede principal y complementaria de la entidad, de acuerdo a las especificaciones
técnicas que presentan dichos equipos de comunicación.
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Se requiere una persona natural o jurídica que preste esta tipo de servicio.
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
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3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del presente contrato.
2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos.
3. Suscribir oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del presente contrato de
prestación de servicios, conjuntamente con la supervisor/a del mismo.
4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o
con ocasión del contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
1. Efectuar una visita mensual de mantenimiento preventivo, a cada una de las plantas
telefónicas (Panasonic KXTDA 100 y ALCATEL IP) consolas y terminales telefónicos,
durante el periodo de ejecución del contrato.
2. En cada visita se deberá realizar revisión de la red para determinar problemas en las
extensiones, troncales y funcionamiento general del equipo.
3. Informe mensual y detallado de los problemas que se hayan detectado en el sistema por
parte del administrador o encargado del sistema.
4. Efectuar ampliación, reinstalación, reprogramación y configuración de cada una de las
plantas telefónicas incluidas en la contratación, a solicitud de la entidad y sin ningún costo
adicional, a excepción de partes y repuestos que se requieran.
5. En las visitas se deberá realizar inspección visual del cuarto o sitio donde se encuentra el
equipo (detallando las condiciones de aseo, organización, temperatura, humedad, etc.
6. En cada visita también se deberá efectuar revisión del funcionamiento de la unidad de
ventiladores.
7. Las visitas también deberán contener rutinas de pruebas de la fuente de RGU, de los
circuitos de extensiones, troncales, registros y teclado y cambio de las teclas que presenten
desgaste, revisión.
8. Pruebas y ajuste de voltaje a las fuentes del sistema.
9. Verificación de la programación con respecto al back-up del inicio del mantenimiento
preventivo.
10. Limpieza general de las plantas, reporte y eliminación de errores lógicos.
11. Verificación del funcionamiento de las extensiones, troncales, enlaces, llamadas entrantes,
llamadas salientes, llamadas internas, consola automatizada.
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12. Actualización del manual de trabajo y documentación en cada sede.
13. Reporte de la visita de mantenimiento preventivo, documentado en cada una de las sedes.
14. Además de la primera visita mensual propia del respectivo mantenimiento preventivo, el
servicio incluye, sin que se genere costo adicional, una segunda visita mensual a solicitud de la
entidad, en caso de ser necesaria. En el evento de que se requiera una visita adicional a a la
anterior, el valor de ésta será el costo de una visita normal, es decir de SESENTA MIL PESOS
($60.000.oo) M/CTE.
15. Las piezas que presenten alguna falla, se intentarán reparar por parte del contratista y de no
ser posible informará al supervisor del contrato, quien será el único que podrá autorizar su
reemplazo.
Para el suministro de las piezas o repuestos que se requieran, el Instituto se reserva el derecho
a consultar los precios del mercado, con el fin de establecer que los precios presentados por el
contratista, están acorde a los valores ofertados en el comercio para este tipo de elementos.
16. Atender los cambios de programación menores en las plantas telefónicas dentro de las
catorce (14) horas siguientes a la solicitud del servicio.
17. Mantenimiento correctivo del cien por ciento (100%) de los teléfonos digitales, con
suministro de repuestos (cambios de plug modulares, cordones resortados o lisos).
18. Mantenimiento remoto tanto para mantenimiento preventivo como correctivo, sin costo
adicional.
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo, dentro de los tres
(3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en
una compañía de seguros o en una entidad Bancaria, debidamente reconocida por la
Superintendencia Bancaria, que ampare los siguientes riesgos de cumplimiento general del contrato
por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de los honorarios, con una
vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de DOS
MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.900.000.00); valor que se respalda con el
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Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 401 del 29 de Septiembre de 2009 expedido
por la Subdirección de Gestión Corporativa. Este valor incluye todos los impuestos a que haya
lugar, de acuerdo con las normas vigentes.
6.
Forma de pago
El Instituto Distrital de Turismo pagará el valor del presente contrato así: a) Pagos mes vencido
por valor de CIENTO TREINTA MIL PESOS ($130.000.oo) M/CTE, incluido IVA, por el servicio de
mantenimiento preventivo y correctivo, más el valor de los repuestos que se requieran según
cuenta de cobro o factura. Para cada uno de los pagos se requiere presentación de la cuenta de
cobro o factura, certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato,
informe de actividades y pago de aportes parafiscales. Para el último pago es necesario adicionar
a los documentos descritos anteriormente el acta de liquidación debidamente firmada por las
partes.
7.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es doce (12) meses, o hasta agotar el presupuesto asignado, lo
que suceda primero, término contado a partir de la fecha de cumplimiento de los requisitos de
ejecución del mismo y suscripción del Acta de Inicio.
8.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
9.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
10.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día nueve (9) de octubre de 2009 y por tanto,
se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de Turismo
www.bogotarurismo.gov.co
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 14 de
octubre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
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Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
11.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
11.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
11.2 Garantía Única.
EL Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
El cumplimiento general del contrato: por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor total de los honorarios, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más,
contados a partir de la suscripción del acta de inicio. Cuando haya lugar a la modificación del
plazo o valor consignado en el contrato, el/la CONTRATISTA deberá constituir los
correspondientes certificados de modificación de la garantía presentada; si se negare a
constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a las sanciones contractuales
respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo en cuenta la fecha del acta
de inicio del contrato.
11.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
a)
b)
c)
d)
e)
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural.
Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
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f)
g)
h)
i)
j)
k)
Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales (persona jurídica) o Certificado de afiliación y/o pago aporte al Fondo de
Pensiones y Salud (Persona Natural).
Certificado de antecedentes judiciales - DAS de la persona natural o del Representante legal
de la empresa.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá de la persona natural o
del Representante Legal.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, de la
Persona Natural o del Representante Legal y la empresa.
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural o Jurídica (Solo para prestación de servicios),
incluir certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
Atentamente,
Original Firmado
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Elsy Díaz Gaviria
Revisó: Mariluz Ferrer
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