Informe Directiva 003 de 2013 Prevención Conductas Irregulares

Fecha:
Noviembre
2014
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
VERIFICACIÓN DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES-DIRECTIVA No. 003 DE 2013
CONTROL INTERNO
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en la Directiva 003 de 2013, mediante la cual se consignan directrices para prevenir
conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los Manuales de Funciones y procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos..
PROCEDIMIENTO: Indagación, Inspección, Consulta, Entrevistas y verificación de documentos suministrados.
ALCANCE: Periodo evaluado entre el primero (1) de mayo al veinte (31) de octubre de 2014.
1. PÉRDIDA DE ELEMENTOS
DIRECTRIZ
RESULTADO
EVIDENCIA
En
cuanto
al
criterio
relacionado con los manuales
de procedimientos referente
con el manejo de bienes y su
efectiva salvaguarda
Se evidenció que se cuenta con un instructivo de entrada y salida de bienes y un procedimiento
de adquisición de bienes y servicios, no obstante, en la auditoría realizada por Control Interno
en el mes de agosto de 2014 al proceso logístico-inventarios, en cuanto al manejo de bienes se
formularon no conformidades y observaciones relacionadas con el seguimiento al consumo de
elementos de oficina, papelería, aseo, cafetería. Así mismo, se detectó que la toma física de
inventarios y el traslado de los bienes requiere especial atención, más aun cuando no se cuenta
con un procedimiento de “Toma física de inventarios” y “Traslado de inventarios”.
1. Informe de auditoría
definitivo remitido a la
Dirección
General
mediante
radicado
2014IE1093 de fecha 09
de septiembre de 2014.
Debido a lo anterior, se concretaron planes de mejoramiento para eliminar las causas de las
situaciones identificadas en la auditoría.
2.
Planes
de
mejoramiento formulados
en virtud de la auditoría
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Código: AD-F07
Versión: 08
Fecha vigencia: 20-10-2014
Reforzar el sistema de control
interno de tal manera que se
definan y minimicen los
riesgos sobre los activos de la
entidad.
El proceso logístico ha identificado un riesgo redactado en los siguientes términos: “Pérdida de Aplicativo de riesgos del
control bienes ingreso almacén”, de acuerdo con la información del aplicativo de riesgos del IDT
Instituto Distrital de Turismo, su último seguimiento se efectuó en la vigencia 2013, sin
evidenciar su revisión o actualización en el 2014.
Establecer sistemas efectivos
de actualización y control de
inventarios.
1. Informe de auditoría
definitivo remitido a la
Dirección
General
mediante
radicado
2014IE1093 de fecha 09
de septiembre de 2014.
Medios de conservación y
seguridad indispensables para
la salvaguarda de los bienes
No obstante lo anterior, la entidad como medio de control para minimizar los riesgos de pérdida
de bienes:
1. Realiza la asignación de bienes a los funcionarios y contratistas mediante el Formato LOF02" Inventario Individual"
2. Efectúa control mediante las cámaras instaladas en las bodegas y en cada uno de los pisos.
3. Realizó Inventario General de bienes del IDT, en el mes de mayo de 2014.
En la auditoría realizada por Control Interno en el mes de agosto de 2014 al proceso logísticoinventarios se detectó la siguiente no conformidad: Se verificó el sistema de registro de los
bienes de la entidad, específicamente el sistema de administración de elementos-SAE, con el fin
de verificar los controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el Almacén, de la
muestra selectiva tomada se evidenció que las cantidades registradas en el sistema difieren de
las existencias físicas, siendo necesario llevar un registro manual para ejercer control, que
presenta una información más precisa pero no exacta.
Por otra parte, al verificar el trámite adelantado por la entidad para realizar los inventarios
físicos de los bienes y el traslado de los mismos se detectó que: No se emplea el Sistema de
Administración de Inventarios-SAI.
Debido a lo anterior, se formularon planes de mejoramiento para eliminar las causas de las
situaciones identificadas en la auditoría.
1. La entidad cuenta con dos bodegas ubicadas en la avenida Cra 24 No 40-66, en las cuales se
ubican cámaras de seguridad, vigilancia privada las 24 horas, además de tener candados de
seguridad para evitar accesos y pérdida de activos.
2. Como medio para la conservación de los bienes que se encuentran en bodega se efectúa
control de humedad y temperatura, los resultados son registrados en el formato LO-F11
"Control de temperatura y humedad relativa en medio ambiente"
2.
Planes
de
mejoramiento formulados
en virtud de la auditoría
Registros de control de
temperatura y humedad
Almacén
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Versión: 08
Fecha vigencia: 20-10-2014
Verificar que en los contratos
de vigilancia que se suscriban
queden claramente detalladas
las obligaciones relacionadas
con la custodia de bienes y las
responsabilidades
del
contratista estableciéndose su
rigurosa aplicación en caso de
pérdida de elementos.
Incorporar en los contratos,
teniendo en cuenta su objeto,
y la necesidad de poner al
servicio de los contratistas
elementos públicos, cláusulas
relacionadas
con
la
conservación y uso adecuado
de los mismos y la obligación
de responder por su deterioro
o pérdida.
Control Interno procede a verificar el contrato reportado por la Subdirección de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario , encontrando que la entidad suscribió el contrato No 1402014 prestación de servicios de vigilancia con la empresa "Zona de Seguridad Ltda", cuyo
objeto es: Prestación de los servicios especializados de vigilancia y seguridad privada para la
protección de las personas y bienes muebles que permanecen en las diferentes sedes o
inmuebles de propiedad o por lo que es o llegue a ser legalmente responsable el Instituto
Distrital de Turismo" ,
6.2 Obligaciones específicas del Contratista
Numeral 7. Recibir todos los bienes objeto de vigilancia debidamente inventariado, los cuales
deben coincidir plenamente con el listado de bienes suministrado por el IDT en cada unidad
operativa.
Numeral 8. Reponer los bienes a él encomendados, en caso que ocurra daño y/o siniestro por
pérdida o hurto de los mismos, en las dependencias donde la compañía de vigilancia presta el
servicio, y que se establezca que hubo negligencia, omisión, impericia y/o falta de vigilancia y
custodia del servicio de vigilancia de conformidad con lo establecido por el Decreto 356 de
1994, en un término no mayor a treinta (30) días hábiles.
Frente a este lineamiento Control Interno procede a verificar el cumplimiento de esta directriz.
En los contratos de prestación de servicios en las obligaciones generales, en lo que respecta a
los bienes entregados para el desempeño de las obligaciones se señala:
Numeral 8.1.6 Responder y hacer uso de los bienes que le sean asignados para el desarrollo de
sus obligaciones y hacer entrega de los mismos en el estado en que los recibió, salvo su
deterioro natural o daños ocasionados por caso fortuito o fuerza mayor al delegado de la
Subdirección de Gestión Corporativa al momento de la terminación de éste, quien expedirá la
constancia de devolución de inventarios y demás elementos que formara parte del informe final
y acta de liquidación. El (la) supervisor (a) verificará que se haya expedido la constancia
anteriormente señalada para poder realizar el trámite de liquidación del contrato (Si aplica).
Numeral 8.1.7 Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean entregados o
que elabore en desarrollo del contrato. Los cuales deberán ser entregados en su totalidad a la
finalización del plazo del contrato. (Si aplica).
Contrato 140 de 2014
suscrito con Zona de
Seguridad Ltda.
Contratos de prestación
de servicios
021/14,
032/14, 040/14, 076/14.
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En lo que respecta a
constitución,
vigencia
cobertura de las pólizas
seguros de los bienes de
entidad.
la
y
de
la
Bajo el Contrato de Seguro No 174 de 2014, se contrató los seguros que amparan los bienes de
propiedad del Instituto Distrital de Turismo, con la empresa QBE Seguros con una cobertura
desde el 6 de noviembre de 2014 a las 00.00 horas hasta el 1 de marzo de 2015 a las 00 horas (
115 días).
Control Interno ha recomendado efectuar este tipo de contratación por la anualidad toda vez
que se evidenció que en la presente vigencia se adelantaron múltiples procesos contractuales de
mínima cuantía con el mismo objeto.
Diseñar y aplicar una Se evidenció que a la fecha de este seguimiento no se han llevado a cabo capacitaciones para el
estrategia de capacitación en manejo y control de los bienes.
la cual se haga especial
énfasis en manejo de bienes
Identificar los elementos que De acuerdo con lo evidenciado en la auditoría al proceso logístico-inventarios, en el Instituto
se pierden con mayor no es usual la pérdida de elementos a excepción de las Tablets, toda vez que se encuentran en
frecuencia en cada una de las poder de los encuestadores quienes desempeñan sus obligaciones fuera de la sede del IDT. En
dependencias, con el fin de este caso la entidad hace efectiva la póliza de seguros que amparan estos riesgos.
especializar la estrategia que
prevenga la pérdida de éstos.
Estrategia en el almacén de Durante el periodo evaluado se retiraron siete (7) funcionarios del nivel directivo de los cuales
cada una de las entidades del se evidenció que solamente cuatro (4) diligenciaron el formato LO-F09 “Formato Paz y Salvo
Distrito Capital en la que, a la devolución de inventarios y demás elementos”.
finalización de cada uno de Lo anterior, posiblemente es originado porque la entidad no cuenta con un procedimiento de
los contratos, el funcionario entrega de cargos.
entregue a esta dependencia
los elementos que tenía a su
cargo; en el mismo orden de
ideas, el responsable del
almacén
expedirá
un
certificado de recibo a
satisfacción que deberá
Contrato No 174-2014
con la Compañía QBE
Seguros S.A
No aplica
Trámite efectuado ante la
aseguradora
para
la
correspondiente
indemnización de las
tablets hurtadas
Historias laborales talento
humano
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Anexarse al informe de
finalización del contrato.
Al momento de la liquidación
del contrato, además de
tenerse
en
cuenta
el
cumplimiento del objeto
como tal, se deberá tener
presente que el contratista
haya efectuado la devolución
de los bienes entregados para
el desarrollo del mismo
Control Interno procedió a verificar en forma aleatoria diez (10) contratos de prestación de
servicios y de apoyo a la gestión culminados o terminados en la vigencia 2013 y 2014, con el
fin de constatar si el formato LO-F09 “Formato Paz y Salvo devolución de inventarios y demás
elementos”. hace parte de la carpeta contractual y está debidamente diligenciado.
De la revisión efectuada se concluyó que la muestra seleccionada cumple con esta directriz.
Contrato de prestación de
servicios N o 104/2013,
125/2013,
139/2013,
148/2013,
171/2013,
177/2013,
021/2014,
032/2014,
040/2014,
076/2014
FRENTE A LA PÉRDIDA DE DOCUMENTOS
DIRECTRIZ
RESULTADO
EVIDENCIA
Verificar la implementación y
revisar
el
efectivo
cumplimiento de las normas
archivísticas
y
de
conservación de documentos.
El 24 de julio de 2014 Control Interno efectuó seguimiento a la acción correctiva MC-AC12
relacionada con las debilidades en la organización del archivo de gestión del IDT la cual se
cerró como no eficaz, al no cumplirse con actividades como las siguientes: Medición de
humedad y temperatura de los archivos y falta de organización de documentos que reposan en
cajas.
Por lo anterior, la líder de proceso formuló nuevamente un plan de mejoramiento con el fin de
eliminar la causas de las situaciones evidenciadas
Durante el periodo evaluado se actualizaron los procedimiento del proceso “Administración
documental” los cuales se encuentran publicados en la intranet, sin embargo, es necesario
efectuar ejercicios de socialización con el fin de que la comunidad institucional apropie su
contenido y los aplique.
Acciones correctivas MCAC 12 y 13
Verificar que los manuales de
funciones
y
de
procedimientos relacionados
con el manejo de documentos
garanticen no solamente su
eficiente y oportuno trámite,
sino también su efectiva
salvaguarda.
Documentos
Administración
Documental.
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Código: AD-F07
Versión: 08
Fecha vigencia: 20-10-2014
proceso
Ibidem
Reforzar el sistema de control
interno de tal manera que se
definan y minimicen los
riesgos
de
pérdida
o
destrucción
de
la
documentación pública.
Establecer los mecanismos de
recepción y trámite de
documentos que permitan
realizar
control,
hacer
seguimiento y determinar el
responsable de los mismos
Incluir dentro de la estrategia
de capacitación diseñada,
aspectos relacionados con la
gestión documental de la
entidad.
En cuanto a la pérdida de documentos, se evidenció un informe presentado por la funcionaria
responsable de servicios generales a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control
Disciplinario con radicado 2014IE1125 del 16 de septiembre de 2014, relacionado con la
pérdida de libros en virtud del contrato No 135/2012, se estableció que la Subdirección de
Gestión Corporativa y de Control Disciplinario solicitó a través del radicado 2014IE1180 del 24
de septiembre de 2014, a la Asesora Jurídica la declaración de incumplimiento del contrato 135
de 2012. A la fecha 12 de noviembre de 2014, se encuentra la presente solicitud en estudio y
evaluación para el trámite legal correspondiente.
Adicional al cumplimiento es necesario recuperar la documentación oficial entregada al
contratista.
El proceso administración documental ha identificado dos riesgos redactados en los siguientes
términos: “Pérdida de documentos” e “Incumplimiento de las técnicas de gestión documental”,
de acuerdo con la información del aplicativo de riesgos del Instituto Distrital de Turismo, su
último seguimiento se efectuó en la vigencia 2013, sin evidenciar su revisión o actualización en
el 2014.
Radicado 2014IE1125 del
16 de septiembre de 2014
y 2014IE1180 del 24 de
septiembre de 2014
En el seguimiento realizado por parte de la contratista que apoya la gestión documental del IDT,
de conformidad con el reporte generado por el aplicativo de correspondencia – CORDIS con
corte al mes de octubre de 2014, se detectó que el cierre de la correspondencia interna y
externa se tramita oportunamente.
Sin embargo, se debe continuar con las charlas relacionadas con el funcionamiento y
operatividad del aplicativo de correspondencia con el fin de aplicar los controles necesarios.
Verificado el cronograma del Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2014,
relacionado con el proyecto de aprendizaje de la gestión documental, se observó que se
realizaron las siguientes capacitaciones:
1. Capacitación limpieza de archivos, marzo de 2014
2. Capacitación en el manejo del aplicativo CORDIS, 28 de mayo de 2014.
3. Capacitación en la aplicación de TRD y organización de archivos de gestión, 24 de julio de
2014.
Aplicativo
de
correspondencia Cordis.
Aplicativo de riesgos del
IDT
Carpeta
Capacitación
Talento Humano
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Versión: 08
Fecha vigencia: 20-10-2014
Plan
2014
4. Capacitación en la aplicación de TRD y organización de archivos de gestión, 15 de agosto
de 2014.
INCUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS
DIRECTRIZ
RESULTADO
EVIDENCIA
Revisar que los manuales de
funciones
y
de
procedimientos
no
sólo
manifiesten las necesidades
de la entidad y que sean claros
para
los
servidores
responsables de su aplicación.
1. Considerando la necesidad de revisar el manual de funciones, se incluyó dentro del plan de
mejoramiento formulado con la Contraloría de Bogotá D.C. en el marco de los resultados de la
auditoría regular vigencia 2013, una acción correctiva relacionada con la revisión y
actualización del manual de funciones del IDT.
2. En lo que respecta a los procedimientos de la entidad se encuentran en proceso de revisión y
actualización, no obstante, desde Control Interno se ha hecho un llamado para culminar con
dicha gestión en el menor tiempo posible toda vez que hoy en día se presenta diferencia de
formatos.
De acuerdo al correo electrónico de fecha 4 de septiembre de 2014, el profesional de Talento
humano envió a los nuevos directivos del IDT, la presentación de la inducción y copia del
Ideario Ético del IDT y la Política Distrital de Turismo, en este caso no se evidencia el
diligenciamiento del formato entrenamiento en el puesto de trabajo. Sin embargo, a la fecha la
entidad no ha efectuado una reinducción que involucre a toda la comunidad institucional.
Cabe resaltar que la entidad cuenta con una intranet en donde se puede consultar la
documentación de todos los procesos de la entidad.
Plan de mejoramiento
suscrito
con
la
Contraloría de Bogotá
D.C.
Realizar
una
estrategia
comunicacional, a través de
medios físicos o electrónicos,
que garantice el acceso de los
servidores a sus manuales de
funciones
y
de
procedimientos, así como a
sus actualizaciones.
Verificar que la estrategia de A la fecha la entidad no ha implementado una estrategia de capacitación de los manuales de
capacitación diseñada haga procesos y procedimientos del IDT.
énfasis en la aplicación
rigurosa de los manuales de
procesos y procedimientos.
Intranet de la entidad
Correo electrónico del 04
de septiembre de 2014
enviado a los directivos
por el profesional de
talento humano
No aplica.
Verificó: Victor Hernando Rayo Morales.- Control Interno
Revisó: Bibiana Quesada Mora- Asesora de Control Interno.
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