Informe pormenorizado de Control Interno del 11 de julio de 2014 al 10 de Noviembre de 2014. Ley 1474 de 2011 artículo 9

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO – LEY
1474 DE 2011
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO- BOGOTA D.C.
Representante Legal:
Asesora de Control Interno :
TATIANA PIÑEROS LAVERDE
BIBIANA QUESADA MORA
Fecha de elaboración : Noviembre
Período Evaluado: 11 de Julio de 2014 al
de 2014
10 de Noviembre de 2014
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES
1. En lo que respecta a los acuerdos, compromisos y protocolos éticos, en el
reporte anterior se evidenció como dificultad la ausencia de actividades
relacionadas con el fortalecimiento de los valores éticos, sin embargo, en este
periodo se observa un avance referido a la designación de los nuevos gestores
éticos, a través de la Resolución 236 del 27 de octubre de 2014. Adicionalmente,
desde el proceso talento humano se envía a la comunidad institucional a través
de correo electrónico mensajes relacionados con los valores del código de ética.
2. Bogotá, fue premiada como la mejor ciudad para realizar negocios, World Travel
Awards (WTA), premio conocido como el óscar del turismo en la categoría de
South America’s Leading Business Travel Destination 2014 “mejor ciudad para
hacer negocios”. Este reconocimiento se debe al avance que ha tenido la ciudad
con el apoyo del Instituto Distrital de Turismo, entidad rectora en programas y
proyectos en materia de turismo. Este año, los “Oscar de la industria turística”
celebraron su 21º aniversario, por lo que contaron con la asistencia de
numerosas personalidades invitadas de todo el mundo. La Doctora Tatiana
Piñeros Laverde, Directora del IDT, recibió el galardón en representación del
sector turístico de Bogotá.
3. En el marco del segundo aniversario de la “Cumbre Rio+20”, diálogos de alto
nivel sobre Ciudades, Transporte y Turismo Sostenible, la Directora del Instituto
Distrital de Turismo, Tatiana Piñeros Laverde, participó como panelista para
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
1
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
exteriorizar la tarea que el sector lleva a cabo y que ha sido un derrotero para
cumplir con las políticas de turismo sostenible.
4. Con el liderazgo de Planeación y Sistemas, la Entidad realiza el ejercicio de
coherencia estratégica, en el que han participado los líderes de procesos y los
integrantes del comité operativo del Sistema Integrado de Gestión (SIG), esto
con el fin de armonizar el Plan Estratégico y el Sistema Integrado de Gestión.
Para lo cual está utilizando la metodología TASCOI. Por otra parte se pretende
evidenciar en forma sistemática cual es el modelo de aprendizaje ideal para el
IDT.
5. En aras de afianzar los conocimientos para el diligenciamiento de los formatos
relacionados con la concertación de objetivos y compromisos laborales
(evaluación del desempeño y acuerdos de gestión), la Subdirección de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario- Talento Humano, coordinó con el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital una charla sobre el tema,
dirigida a los funcionarios de planta. Esta se llevó a cabo el 10 de septiembre de
2014.
6. Actualmente el IDT desarrolla de manera participativa el ejercicio de
identificación de los riesgos de corrupción, teniendo en cuenta el mapa de
procesos, la metodología establecida por la Secretaría de Transparencia
“Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano”
así como la Guía de administración del riesgo expedida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública. Planeación y Sistemas con la asesoría de
Control Interno definió el instrumento para la identificación de los mismos.
DIFICULTADES
1. Debido al cambio de representante legal durante el periodo evaluado se
evidencia la posesión de un nuevo equipo directivo, si bien los gerentes públicos
cuentan con cuatro (4) meses a partir de la posesión para suscribir los acuerdos
de gestión, se detectó que la fecha para concertar los compromisos está próxima
a vencerse, al momento de esta revisión no se evidencia la suscripción de
aquellos.
En lo que respecta a la evaluación de desempeño a suscribir por los cinco (5)
Asesores de la entidad, de la revisión efectuada se evidenció que a la fecha solo
dos (2) han fijado los compromisos laborales con la Directora General.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
2
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
2. Al indagar sobre las actas del Comité de Dirección del periodo evaluado se
evidencia ausencia de las mismas, esto posiblemente se ocasiona por la falta de
un acto administrativo que defina la constitución de dicho comité y del
responsable de ejercer la Secretaría Técnica mediante el cual se señalen las
funciones de quien actúa como tal.
Respecto a las dos evaluaciones presentadas en la vigencia 2014 se detectó que
aún persisten las siguientes dificultades:
1. Se evidencia que la entidad, adoptó el Plan Institucional de Capacitación de la
vigencia 2014, mediante la Resolución 028 del 04 de febrero de 2014, sin embargo,
a la fecha de este reporte se observa que actividades como las que se relacionan a
continuación, no se han llevado a cabo. Cabe resaltar que está alerta se generó en
el informe del periodo inmediatamente anterior:







Plan de Desarrollo
Definición de indicadores de eficiencia y efectividad
Socializar la estructura organizacional como servidor público
Socializar la plataforma estratégica del IDT
Socializar las políticas aplicadas a la plataforma tecnológica del IDT
Capacitar en indicadores de impacto
Visita de inspección a los puntos ecológicos del IDT con retroalimentación en
separación adecuada de los residuos.
 Sensibilizar a la comunidad acerca del quehacer de los Puntos de
Información Turística- PIT y los informadores que trabajan en ellos.
 Simulacro de derrame de sustancias peligrosas en el IDT.
2. En lo que respecta a la metodología para actualizar el normograma, en el periodo
evaluado se evidenció que aún persisten las dificultades relacionadas con esta
herramienta, es así como al verificar el cierre de las acciones correctivas TH-AC09
correspondiente al proceso Talento Humano y FI-AC11 del proceso gestión
financiero se detectó que previo a la publicación en la intranet no se envía a la
Asesora Jurídica la correspondiente actualización, tal y como se enuncia en el
instructivo “Requisitos legales- Normograma” .
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
3
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
3. A la fecha se sigue observando ausencia de un acto administrativo que regule lo
relacionado con el programa de incentivos y estímulos del Instituto Distrital de
Turismo.
4. Se verificó la Resolución No.182 del 24 de noviembre de 2011,”Por la cual se
modifica el manual específico de funciones y competencias laborales para los
empleos de la planta de personal del Instituto Distrital de Turismo,” evidenciando,
que con relación al cargo de Asesor de la Dirección 105-02 - Planeación y Sistemas,
este no contempla expresamente las funciones relacionadas con sistemas, sino
únicamente las de planeación.
5. En las tres (3) evaluaciones realizadas por Control Interno relacionadas con las
causas que impactan los resultados de la gestión presupuestal contractual y física
en cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo se detectan debilidades
ocasionadas por la deficiente formulación del Plan Anual de Adquisiciones y las
múltiples modificaciones a dicho instrumento.
6. Si bien se ha avanzado en la identificación de riesgos de corrupción, en cuanto a los
riesgos de gestión se evidencia que durante la vigencia no se han realizado
actividades encaminadas a la actualización de los mismos, más aun cuando en el
mes de marzo de 2014 se expidió el Plan Estratégico Institucional.
7. Por otra parte, en el periodo evaluado se observó que a pesar de que existe un
indicador que mide el número de actividades realizadas de capacitaciones, jornadas
de pausas activas, no se evidencia uno que mida y evalué la gestión y el impacto
del plan institucional de capacitación en el IDT
RECOMENDACIONES
1. Aun cuando se evidencia avances relacionados con los acuerdos, compromisos y
protocolos éticos es indispensable que el nuevo equipo de gestores inicie
actividades de revisión del código y que promueva de manera lúdica la apropiación
de sus contenidos.
2. En lo relacionado con los Acuerdos de Gestión y Evaluaciones de Desempeño se
debe propender porque el nuevo equipo directivo defina con la representante legal
los objetivos y compromisos laborales que orientarán su gestión.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
4
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
3. Adoptar un acto administrativo que regule la constitución del Comité Directivo o
modificar la Resolución 27 del 31 de enero de 2014 por la cual se crean los niveles
de responsabilidad y autoridad del SIG en el IDT, con el fin de indicar que esta
instancia incluye el Comité Directivo, en este caso habría que efectuar una revisión
profunda de la Resolución con el fin determinar la periodicidad, el ejercicio de la
Secretaría Técnica, funciones, actas, etc.
4. Realizar modificación al programa de inducción y reinducción con el propósito de
establecer las actividades que se llevarán a cabo en el corto plazo, analizar la
pertinencia de las actividades pendientes por desarrollar para determinar su
inclusión en el programa de la vigencia 2015.
5. Revisar y si hay lugar a ello actualizar el instructivo “Requisitos legalesNormograma”, con el fin de que los líderes de procesos apliquen lo definido en el
mismo y garantizar el principio de autoregulación.
6. La entidad para la vigencia 2015 debe propender por la adopción de programas de
incentivos y estímulos, como quiera que es una obligación de carácter legal
asignada entre otras a las entidades públicas del orden Nacional y Territorial
(Decreto 1567 de 1998).
7. Se hace necesario realizar las gestiones para la revisión del manual específico de
funciones y de competencias laborales del IDT, en el sentido de verificar la relación
de las funciones esenciales con el cargo específico y los requisitos que se requieren
para cada cargo.
8. Se hace necesario implementar un procedimiento que identifique todas las
actividades que se desarrollan en virtud de la construcción , seguimiento y
actualización del Plan Anual de Adquisiciones del IDT, con el fin de identificar
responsables, puntos de control y poder generar alertas para una adecuada
planificación contractual y presupuestal.
9. Se hace necesario que desde Planeación y Sistemas se promueva un ejercicio de
actualización de riesgos en el que intervengan activamente los líderes de proceso y
operativos del IDT.
10. Formular un indicador que mida y evalué la gestión y el impacto del plan institucional
de capacitación en el IDT.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
5
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES
1. El Observatorio Turístico del Instituto Distrital de Turismo (IDT), desarrolló la
investigación “Estudio de índice de precios del turismo de Bogotá” trabajo
desarrollado en el marco del convenio interadministrativo No. 263 de 2013, suscrito
entre el Centro de Investigación para el Desarrollo(CID), de la facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad Nacional y el IDT, información útil para la
misionalidad y las decisiones que se toman en materia turística
2.
El Observatorio Turístico del Instituto Distrital de Turismo (IDT), actualmente
desarrolla un Sistema de Información Turística de Bogotá, (SITBOG), el cuál será de
gran ayuda para la consulta de estadísticas confiables y oportunas, fuente oficial de
información estratégica para la planificación y desarrollo del destino turístico
sostenible y competitivo.
3. Desde Control Interno, se brindó una charla y taller para dar a conocer al comité
operativo del Sistema Integrado de Gestión la “Actualización del Modelo Estándar de
Control Interno”, teniendo en cuenta el Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza
el Modelo Estándar de Control Interno”.
4. En el marco del día, “Mundial del Turismo”, se llevaron a cabo dos (2) Charlas
relacionadas con: “Innovación: La clave para el éxito de las empresas turísticas” y
“Turismo y Desarrollo Comunitario, Experiencia en el Perú” Estas se realizaron en
la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas el 27 de
septiembre de 2014.
5. Con respecto a la debilidad evidenciada en el informe pormenorizado del Sistema de
Control Interno comprendido entre marzo y julio de 2014, relacionada con la falta de
actualización de los procedimientos de la gestión contractual y el Manual de
Contratació, se observó que desde el mes de julio del presente año, la nueva
Asesora Jurídica inició la actualización de los siguientes documentos:
Instructivo JU-M01 Manual de Contratación.
JU-F10.Formato Estudios Previos Prestación de Servicios Profesionales y de
Apoyo a la Gestión.
JU-F12 Formato Verificación de Requisitos y Condiciones de Idoneidad.
JU-F13 Formato Acto Administrativo de Justificación de la Contratación
Directa.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
6
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
JU-F22 Formato Lista de Chequeo Prestación de Servicios Profesionales y de
Apoyo a la Gestión.
JU-F23 Formato Estudios Previos para Procesos Contractuales a través de
Convocatoria Pública.
JU-F29 Formato Solicitud de Modificación, Adición o Prórroga
JU-F33 Formato Estudios Previos para Contratación Directa.
JU-F34 Formato Anexo Técnico.
JU-F35 Formato Estudios Previos para Procesos de Mínima Cuantía.
Formato de Minuta generado por el SISCO para Contratos de Servicios
Profesionales y de Apoyo a la Gestión.
Adicionalmente, mediante Resolución 210 de 2014 se creó el comité de
contratación del IDT, adecuando su regulación a las disposiciones actualmente
vigentes, por medio de este acto administrativo se derogaron las disposiciones
contrarias.
6. En lo que respecta a la auditoría al trámite peticiones, quejas y realizada en el
primer semestre de 2014, se evidenció, que a partir de los hallazgos identificados,
se formularon las siguientes acciones correctivas ME-AC-15- ME-AC-16, ubicadas
en el proceso Mejora Continua
7. Teniendo en cuenta el mapa de procesos, la metodología establecida por la
Secretaría de Transparencia, “Estrategias para la construcción del plan
anticorrupción y atención al ciudadano” así como la Guía de administración del
riesgo expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
Planeación y Sistemas, realizó el ejercicio de identificación de los riesgos de
Corrupción del procedimiento de “Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias”. Lo
anterior en cumplimiento a lo evidenciado en el anterior informe.
DIFICULTADES
1. Se evidenció, que el proceso de talento humano, no cuenta con un procedimiento
de inducción y reinducción. Adicionalmente, que en el desarrollo de estas
actividades no se aplican encuestas de satisfacción a los participantes.
2. Con ocasión de la desvinculación de varios funcionarios del nivel directivo se detectó
que no se tiene establecido un procedimiento documentando que permita establecer
cuáles son las actividades que se realizan para la entrega de cargos.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
7
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
Respecto a las dos evaluaciones presentadas en la vigencia 2014 se detectó que
aún persisten las siguientes dificultades:
3. Con respecto a la actualización de procedimientos y procesos se evidencia que no
hay uniformidad en el formato empleado para las caracterizaciones de proceso y la
definición de procedimientos, esto indica que aún falta por revisar y ajustar la
documentación de los procesos de la entidad.
4. Producto del ejercicio de rendición de cuentas y a partir de lo dispuesto en el artículo
4 del Decreto 371 de 2010 por el cual se establecen lineamientos para preservar y
fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades, se
evidenció que la entidad no identifica dentro del Sistema Integrado de Gestión
actividades referidas a la promoción de la participación ciudadana y el control social.
5. De acuerdo con lo previsto en el artículo 5 Decreto 2693 de 2012 por el cual se
establecen lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, al
representante legal le corresponde coordinar con las instancias internas respectivas
la implementación y desarrollo de la estrategia y designar al funcionario responsable
de adelantar las actividades de líder de Gobierno en Línea y Antitrámites en la
entidad, sin embargo, a la fecha no se ha efectuado dicha designación.
Esta situación se relaciona con la detectada en el informe pormenorizado anterior,
relacionado con la revisión realizada a la página web de la entidad, en donde
Control Interno evidenció, que no se cumple con lo previsto en el manual 3.1 para la
implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. Anexo 2.
RECOMENDACIONES
1. Establecer y documentar en el proceso de talento humano el procedimiento de
inducción y reinducción incluyendo para la medición de dicha actividades encuestas
de satisfacción que califiquen la capacitación y entrenamiento efectuado.
Por otra parte, documentar las actividades, responsables, puntos de control y
registros que se generan en virtud del procedimiento de entrega de cargos.
2. Verificar la metodología que se está empleando para la actualización, codificación y
correspondiente publicación de los procesos y procedimientos en la intranet,
teniendo en cuenta que este ejercicio de acuerdo a los plazos internos debía
culminarse el 30 de julio de 2014.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
8
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 371 de 2010 y el
séptimo lineamiento del Sistema Integrado de Gestión Distrital, adoptar formalmente
el procedimiento de participación ciudadana y control social.
4. Establecer por acto administrativo al funcionario responsable de adelantar las
actividades de líder de Gobierno en Línea y Antitrámites en la entidad, quien debe
propender por el cumplimiento de lo previsto en el Decreto 2693 de 2012.
5. Al estructurar la página web del IDT se hace necesario incluir los aspectos mínimos
que debe contener el portal, de acuerdo con lo previsto en el Manual 3.1 para la
implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. Anexo 2.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
1. Control Interno, realiza seguimiento a los planes de mejoramiento (Acciones
correctivas, preventivas), producto de las auditorías internas realizadas y las
derivadas de la auditorías externas.
2. El programa de auditoría de la vigencia actual se ajustó, dentro de las
modificaciones efectuadas se incluyó una auditoría que realizó Control Interno en el
mes de agosto al proceso logístico, la cual fue solicitada por la Alta Dirección. Se ha
venido cumpliendo de acuerdo a lo programado.
Para el desarrollo de las auditorías a los Subsistemas de Gestión de la Calidad y
Gestión Ambiental, considerando que el grupo de auditores internos del IDT es
reducido, se solicitó colaboración a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá- Dirección de Desarrollo Institucional con el fin de contactar auditores del
Distrito que apoyaran el ejercicio, se logró contar con el acompañamiento de un
auditor del Instituto Distrital de Desarrollo Urbano-IDU.
3. En el Sistema Integrado de Gestión se formalizaron los siguientes documentos del
proceso “Seguimiento y Evaluación:
-Caracterización “Seguimiento y Evaluación SE-C01
-Procedimiento “Auditoría” SE-PO1
-Procedimiento” Atención a Entes de Control” SE-P05
-Formato “Programa Anual de Auditoría” SE-F03
-Formato “Lista de Verificación” SE-F05
-Formato “Evaluación de Auditores” SE-F13
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
9
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
4. Con el fin de propender por la formulación de planes de mejoramiento, en virtud de
las auditorías realizadas, Control Interno en el memorando mediante el cual se
remite el informe definitivo señala un plazo para que los auditados adelanten esta
gestión, se formulan recomendaciones que buscan contribuir a la mejora de la
entidad.
DIFICULTADES
1. No es una práctica generalizada que los líderes de proceso de manera autónoma
efectúen seguimiento a los planes de mejoramiento formulados desde su proceso,
en la mayoría de los casos se observa que las fechas de cierre planteadas se
cumplieron y no se ha reportado el seguimiento. No se identifica la correspondencia
que existe entre los planes de mejoramiento y las acciones, correctivas, preventivas
y de mejora.
Respecto a las dos evaluaciones presentadas en la vigencia 2014 se detectó que
aún persisten las siguientes dificultades:
2. No se evidenció un instrumento que permita evaluar a los funcionarios provisionales,
siendo que la mayoría de ellos conforma la planta de personal del IDT , por otra parte,
no existe una metodología para formular planes de mejoramiento individual, teniendo en
cuenta los resultados de la evaluación de desempeño de los servidores públicos.
RECOMENDACIONES
1. Es necesario redefinir el procedimiento que se debe llevar a cabo para formular los
planes de mejoramiento, con el propósito de hacerlo sencillo y amigable.
2. Con el fin de propender por el cumplimiento y mejoramiento de los objetivos
institucionales, se recomienda analizar la posibilidad de crear un instrumento que
permita evaluar la gestión de los funcionarios provisionales.
Realizada esta tarea, definir la metodología para formular planes de mejoramiento
individual y promover la suscripción de los mismos.
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
10
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Del diagnóstico efectuado se evidencia que el Sistema de Control Interno debe mejorar,
si bien la entidad propende por el mantenimiento de un Sistema Integrado se detecta
que las actividades que se deben desarrollar en virtud de estos no se armonizan con los
roles que se ejecutan en el día a día, razón por la cual es indispensable replantear la
metodología que se viene implementando para garantizar su sostenibilidad.
Es el momento adecuado para centrar la atención en la planeación y el
direccionamiento que tendrá el Instituto Distrital de Turismo en la vigencia 2015, más
aún cuando la constante en esta vigencia ha sido la baja ejecución presupuestal y el
retraso de tareas trazadas al inicio de esta vigencia, aunado a la proximidad del último
año de gobierno en el que se debe presentar el balance y el aporte que el IDT le ha
dejado a la ciudad.
Por otra parte es importante fortalecer el desarrollo del talento humano, la comunicación
organizacional, revisar los riesgos asociados a los procesos toda vez que el último
ejercicio se realizó en la vigencia anterior y la característica de aquellos es que
evolucionan junto con la entidad y su constante actualización permite establecer
controles contundentes.
Por último, para cada dificultad evidenciada se propone una recomendación, con
carácter orientador enfocada a eliminar las causas de las situaciones detectadas.
ORIGINAL FIRMADO
BIBIANA QUESADA MORA
Asesora de Control Interno
Instituto Distrital de Turismo
Apoyó en la proyección: Patricia Ballestas del Portillo. Control Interno
Avenida Carrera 24 No. 40 – 66
Teléfono: 2170711
Fax.2170711 Ext. 180
www.bogotaturismo.gov.co
11
Código: AD-F12
Versión: 06
Fecha vigencia: 27-06-2014