MC- P01 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora - ACPM V09 (06-01-2016)

PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas
1.1.PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA - ACPM
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer las actividades para la formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora que
permitan eliminar las causas de las no conformidades presentadas en los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión SIG.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la formulación de las acciones para la eliminación de las no conformidades y finaliza con el seguimiento y cierre
de las acciones formuladas.
2. GLOSARIO:
 Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.
Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.
Nota 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
Nota 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.
 Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
 Acción de Mejora (AM): Acción tomada para planificar e implementar una optimización dentro de un proceso.
 Análisis de la Causa Raíz: Es un ejercicio que permite identificar y analizar las causas de los problemas y determinar cómo éstos se pueden solucionar o
prevenir que ocurran.
 Causa: Fuente que ocasiona la no conformidad.
 Cierre: Dar por terminada la ejecución definida en una acción.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No conformidad detectada.
Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
Nota 2: Una corrección puede ser, por ejemplo un reproceso o una reclasificación.
 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (Se elimina las causas que generan la no conformidad
real o potencial o se optimizan los procesos).
 Equipo de trabajo: Personal que apoya el desempeño del Proceso.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P01
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
 Hallazgo: Es el resultado de evaluar una evidencia recopilada frente a criterios preestablecidos. Los hallazgos pueden ser: No Conformidades u
Observaciones.
 Líder del Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.
 Mejora continua: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 Observación: Requisito o aspecto que podría mejorarse.
 Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
 Seguimiento: Corresponden a las actividades de verificación del cumplimiento a los planes de acción.
3. CONDICIONES GENERALES
 Aprobar el programa de auditorías.
 Aceptación de las no conformidades y/o observaciones encontradas en las auditorías internas de calidad.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
Proceso de
Evaluación
Institucional.
No conformidades y/o
observaciones / Auditoria
internas de calidad
encontradas y/ evidenciadas
Todos los procesos
de la entidad
MEJORA
CONTINUA
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora /
Revisión por la Dirección
Procedimiento las
(ACPM)
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
3
Realizar la formulación de la acción respectiva, aplicando las instrucciones del Formato de Acción Correctiva, preventiva o de Mejora / ACPM MC-F01. Si proviene de
un informe de auditoría interna, el líder de proceso cuenta con diez (10) días hábiles para formular la ACPM, contados a partir de la notificación del informe definitivo.
Documentar las actividades, responsables y fechas de cumplimiento en el formato de formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Enviar la acción
formulada al correo electrónico del equipo del SIG.
5
7
8
El líder de proceso y/o equipo de trabajo ejecuta las acciones de acuerdo con lo previsto en la ACPM, realiza seguimiento periódico al cumplimiento de las actividades y documenta
el avance en el formato de acción correctiva, preventiva o de mejora / ACPM MC-F01. Cada vez que se actualice el seguimiento de la acción debe remitirse por el líder de proceso
u operativo al profesional responsable de coordinar el SIG para su actualización en la Intranet.
El líder de proceso solicita mediante correo electrónico al Asesor(a) de Control Interno el cierre de la acción correctiva, preventiva o de mejora, quien evaluará la eficacia y que
haya eliminado la causa de la situación detectada. A partir de la fecha de recibo de la solicitud de cierre el/la Asesor(a) de Control Interno contará con un término de diez (10) días
hábiles para efectuar el cierre de la acción.
En la intranet de la entidad se llevará un registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas, el cual servirá de insumo para la revisión por la Dirección.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
 El equipo del Sistema Integrado de Gestión (SIG) es quien apoya la formulación de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
 Para la formulación de acciones se soportará en las metodologías que se encuentran establecidas en el Formato Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora
MC-F01.
 Las acciones correctivas y preventivas se orientarán a la eliminación de la causa raíz y sus actividades deben estar en el marco del ciclo PHVA.
 El Líder del Proceso debe participar en las siguientes actividades:
1. Análisis de las causas de las situaciones detectadas; entre ellas, no conformidades u observaciones.
2. En la identificación de las actividades a ejecutar, en este sentido debe gestionar los recursos para llevar a cabo las actividades propuestas.
3. Realizar el seguimiento interno al cumplimiento de actividades y reportar al profesional responsable de coordinar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) para
su publicación en la intranet.
4. Solicitar a Control Interno el cierre de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
 Como mínimo cada dos (2) meses el líder de proceso deberá remitir a la Coordinadora del SIG el seguimiento realizado a las actividades incluidas en las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P01
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
 La codificación y consolidación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora son responsabilidad de Planeación y Sistemas.
 Al momento del cierre se verificará que el avance reportado refleje el cumplimiento de la actividad planteada, razón por la cual debe estar soportado con
evidencias. Adicionalmente, se verificará que la acción haya eliminado la causa de la situación detectada.
 En lo que respecta a las auditorías realizadas por la Contraloría de Bogotá D.C. la formulación de acciones correctivas se hará en el formato y con la
metodología prevista por el ente de control.
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
4. Revisión y análisis de las
acciones
correctivas,
preventivas o de mejora
(ACPM)
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
Incumplimiento al cierre eficaz
de las acciones propuestas para
cerrar la no conformidad y/o
observación detectada en la
auditoria.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Cumplimiento:
Cumplimiento del requisito 8 de
norma.
CORRECCIÓN
Plan de mejoramiento.
REGISTRO
Plan de mejoramiento final.
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS



Procedimiento Auditorías Internas.
Procedimiento Administración de Riesgos.
Formato Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora MC-F01.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
CÓDIGO: MC-P01
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
10. NORMATIVA ASOCIADA

Ver Normograma
11. RECURSOS



Equipo de Cómputo.
Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet).
Sistema Integrado de Gestión -SIG-
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P01
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
VERSIÓN: 09
FECHA : 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
09
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: MC-P01
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO:
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA – ACPM
ELABORÓ
Patricia Dolores Ballestas del Portillo
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
VERSIÓN: 08
FECHA : 21-09-2015
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Asesor Planeación y Sistemas
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016