2003_160info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria al 31/12/02 que se detallan en el apartado I- siguiente, correspondientes al
“Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26
de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana
Empresa en el ámbito del Ministerio de Economía y Producción.
Con fecha 17/07/2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el período comprendido
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entre el 1° de enero de 2002 y el 31 de diciembre de 2002, expresado en dólares
estadounidenses.
b) Estado de Inversiones al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses.
c) Notas a los Estados Contables 1 a 11 que forman parte de los Estados Financieros
precedentes.
d) Información Complementaria:
Balance General al 31/12/02, expresado en pesos y notas 1 a 3.
Información Financiera Complementaria.
Conciliación del Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses.
Los estados financieros definitivos e información complementaria fueron presentados a
esta auditoría por la UEP con fecha 22/08/2003 y son de su exclusiva responsabilidad. Se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 11/06/03 y el 16/08/03 y el
22/08/03, fecha en que fueron recibidos los estados financieros ajustados según las
observaciones efectuadas por esta Auditoría.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Tal como se señala en Nota 10 -Pesificación de saldos bancarios en dólares- “En virtud
del Decreto 214/2002 del Poder Ejecutivo Nacional y la Comunicación A 3467 del
Banco Central de la República Argentina (BCRA), los saldos acreedores existentes en
las cuentas corrientes en dólares estadounidenses al cierre del día 28 de febrero de 2002,
han sido pesificadas al tipo de cambio $ 1,40 por dólar estadounidense.
Siguiendo las instrucciones emanadas de la Dirección Nacional de Proyectos con
Organismos Internacionales de Crédito del Ministerio de Economía, el 28 de febrero, el
Proyecto procedió a efectuar la pesificación señalada. Como consecuencia de ello se
generó una ganancia cambiaria que ascendió a la suma de $ 10.160,40.
El 12 de abril de 2002, mediante Resolución N° 52/2002 del Ministerio de Economía,
reglamentada por la Comunicación A 3583 del Banco Central de la República Argentina
(BCRA), autorizanse nuevas imposiciones en moneda extranjera en cuentas de depósito
a la vista cuya titularidad corresponda a cuentas bancarias especiales abiertas en el
marco de convenios de préstamos o donación suscriptos con organismos multilaterales
de crédito para el financiamiento de proyectos de inversión.
El 26 de diciembre de 2002 el Banco de la Nación Argentina – Sucursal Plaza de Mayo,
informo la apertura de la Cuenta a la Vista Especial en Moneda Extranjera Nº
341085/3.”
b) Con referencia a la información expuesta en el estado citado en I- a) como “diferencia
de cambio”, corresponde a la perdida por tenencia de fondos en moneda local por
efectos de la devaluación de la misma. Al respecto, el monto de USD 105.672,72 se
expone erróneamente neteando en el rubro saldos a aplicar, cuando corresponde a una
aplicación de fondos.
c) En Nota 5 –Efectivo Disponible- el saldo de la Cuenta Corriente en pesos Nº 3294/10,
de USD 10.241,80 corresponde al informado por el banco, el saldo de libros asciende a
USD 9.907,09, tal como se expone en el respectivo estado financiero expuesto en I- a)
anterior. Con respecto a la cuenta corriente en pesos Nº 3294/10 se expone
erróneamente en la citada Nota y en los estados financieros el saldo de USD 43.588,57
3
informado según banco, el saldo de registros asciende a USD 32.265,12, la diferencia de
USD 11.323,45 afecta en ese importe la cuenta “diferencia de cambio” expuesta en
saldos a aplicar.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria detallados en el apartado I-, excepto por lo expuesto en III- b) y
c) anterior, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa Fortalecimiento
Institucional de la Política Comercial Externa al 31/12/02, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo
N° 1206/OC-AR.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2003.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
4
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria al 31/12/02, correspondientes al “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, cuya ejecución se encuentra a
cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR,
suscripto el 26 de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
a)
Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 5.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/02 ascendió a USD 80.178.- incluyendo la suma
de USD 20.000.- correspondientes al fondo de inspección y vigilancia abonados con los
recursos del financiamiento del BID. No se han registrado desembolsos por parte del BID
en el ejercicio que nos ocupa.
b)
Cláusula 1.04: Recursos adicionales por USD 3.000.000.-.
El monto de los recursos adicionales aportados y acumulados por el prestatario al 31/12/02
asciende a USD 993.038.- (no incluye el pago por comisión de compromiso e intereses del
préstamo por USD 74.080,35).
5
c)
Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. Cabe aclarar que los intereses correspondientes a los vencimientos 26/03/02 y
26/09/02 ascendieron a USD 2.797,40 y USD 2.455,37, respectivamente.
d)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Al 31/12/02 el BID se cobró de la cuenta del préstamo USD 20.000.- por este concepto.
e)
Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Cabe aclarar que la comisión de crédito correspondiente a los vencimientos
26/03/02 y 26/09/02 ascendieron a USD 18.294,81 y USD 292,80, respectivamente.
f)
Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida.
g)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
No se emitieron solicitudes de justificaciones de fondos en el período con cargo al
financiamiento BID. Véase Nota 11 de los estados financieros del Proyecto.
h)
Cláusula 3.04: Plazo para la ejecución y desembolso (26/06/03).
Parcialmente cumplida. Mediante nota CAR 1004/2003 del 27/03/2003 el Banco otorgó
una prórroga para el último desembolso hasta el 26/06/2005 y el período de ejecución hasta
el 26/03/05. Respecto a la ejecución del proyecto, cabe tener en cuenta los señalamientos
expuestos en Nota 1 –Actividades del Programa- a los estados financieros, en la cual se
describe, párrafos 6 a 11, el bajo grado de avance del Proyecto, opinión compartida por las
autoridades del Banco y del propio Programa.
i)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
No se efectuaron adquisiciones durante el ejercicio que nos ocupa.
6
j)
Cláusula 4.03: Reconocimiento de gastos.
No se imputaron gastos anteriores a la fecha de contrato de préstamo con cargo a la
contrapartida local.
k)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida en terminos generales. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
l)
Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
Cumplimiento del Capítulo VII de las normas generales:
a) Artículo 7.01 Control interno y registros:
Cumplido. El BID mediante nota CAR 715/2001 del 28/02/01 manifiesta que se ha
aprobado el Plan de Cuentas.
b) Artículo 7.03 (a) (i) Informes semestrales relativos a la ejecución del Proyecto:
Cumplido. Los informes correspondientes al primer y segundo semestres de 2002
fueron presentados al BID el 26/09/02 y el 28/01/03 y aprobados mediante notas del
BID CAR-3753/2002 del 07/10/2002 y CAR-535/2003 del 30/01/2003 respectivamente.
m)
Cláusula 6.03 Anexo A: Plan anual de mantenimiento de bienes adquiridos.
Cumplida. Con fecha 24/05/2002 se presentó al Banco. Según nota CAR 1838/2002 del
03/06/02, éste da por aprobada la cláusula que nos ocupa.
n)
Artículo 6.04 b): Recursos adicionales.
Cumplida. Por presentación efectuada por la UEP el 02/05/2002 y aprobado por el BID
según nota CAR-1468/2002 del 06/05/2002.
o)
Cláusula 7.02 Anexo A: Plan anual operativo.
Cumplida. Se presentó el Plan Anual Operativo (PAO) del 2002 con fecha 14/12/2001 y es
aprobado por el Banco por nota CAR 01/2002 del 02/01/2002.
7
p)
Cláusula 7.03 Anexo A: Evaluación intermedia.
No cumplida. Se prorroga su cumplimiento, el Banco por nota CAR 1586/2003 del
26/03/2003, informa que otorga una prórroga de 6 (seis) meses (vencimiento 26/09/03).
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2003.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
8
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2002, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento
y acción futura.
Con fecha 17/07/2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1. CONTROL INTERNO
Observación: Se mantiene lo expuesto oportunamente en cuanto a la no existencia de una
adecuada distribución de funciones a fin de asegurar un control por oposición, en el uso de
fondos, su contabilización y la realización de conciliaciones bancarias.
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Comentario de la UEP:
La no existencia de una adecuada distribución de funciones que asegurase un control por
oposición se extendió hasta el 31 de agosto de 2002 y como consecuencia de la estructura
de la Unidad Ejecutora del Programa prevista en el Contrato de Préstamo.
En este sentido, el Anexo II-3 del contrato suscripto, en su Capítulo III - Organización para
la ejecución del Programa -, prevé que, “para el cumplimiento de sus funciones la UEP
estará integrada por:
a. Un coordinador General del Programa;
b. Un Coordinador Financiero-Administrativo, y
c. Una Secretaria Ejecutiva.
Las funciones y actividades previstas para dichos cargos no contemplaban los servicios de
asistencia técnica-administrativa, dado que dicho apoyo – que específicamente incluía,
entre otros, la preparación de contratos de consultoría y los pagos relacionados con dichos
servicios – quedaba reservada, a solicitud del Organismo Ejecutor, al Instituto para la
Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) en función a su probada experiencia
en temas y servicios a ser desarrollados por el Programa.
Dada la participación del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en
el desarrollo de las actividades financiadas por la contraparte local, a través de la
modalidad de “Ejecución Plena” - exigida por el Banco -, la participación del INTAL
quedó restringida básicamente al proceso de selección y evaluación de consultores.
La modalidad de “Ejecución Plena” implica, entre otras, la responsabilidad del Organismo
Ejecutor por la administración de los insumos financiados, lo que aparejó que las funciones
administrativas fueran asumidas por la UEP y dieran lugar a la falta de segregación de
funciones motivo de la presente observación.
Entre el 8 y el 12 de Julio de 2002 tuvo lugar en una Misión de Administración del
Préstamo, en la que la UEP puso de manifiesto la situación y, a la luz de la experiencia en
la ejecución del Proyecto y de las actividades acordadas en el Plan de Acción, el Banco
recomendó la contratación de un especialista en adquisiciones y contratos, así como la
designación de un Coordinador por Componente, cuyas contrataciones se realizarían en el
10
mes de septiembre de 2002. (Punto 23 del Ayuda Memoria).
En efecto, a partir del 1° de Septiembre, la Coordinadora Administrativo-Financiero acota
sus funciones a las de Contabilidad y Finanzas, en tanto que, a partir del 1° de Octubre, la
UEP contrata al Especialista en Adquisiciones y Contratos, ambos cargos con dependencia
jerárquica y funcional de la Coordinación General.
Con este cambio, queda cubierta la estructura de la Unidad Ejecutora del Programa
aprobada por el Banco.
Recomendación: Mantener una adecuada separación de funciones asegurando un correcto
control por oposición tal como lo recomiendan las prácticas contables en la materia.
2. CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
Informes
a) Se observaron algunos casos en los cuales no se verifica la recepción de los informes
parciales y/o finales por parte de la UEP.
b) En varios casos no se deja constancia de la fecha (día) de aprobación del informe final,
sólo se indica mes y año.
Comentarios de la UEP:
a) Durante el ejercicio se implementaron el foliado e incorporación de evidencia formal
sobre la recepción de los informes, considerando la recomendación de AGN de
documentar la realización de los controles sobre el cumplimiento de los términos de
referencia respectivos.
Los casos a los que alude la presente observación son aislados.
Se prestará especial atención al tema en los informes futuros.
b) La recomendación será tomada en consideración en los informes futuros.
Recomendación: Dejar evidencia sobre la fecha cierta de recepción de los informes de
11
avance y/o finales que presentan los consultores, condición necesaria para habilitar los
pagos. En aquellos casos que sólo se indica mes y año, agregar el día de presentación.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) En algunas conciliaciones bancarias efectuadas mensualmente por la UEP, no se deja
constancia de quien las elaboró ni de quien las supervisó (firmas de aprobación
correspondiente).
b) En la mayoría de los casos, no se solicita al beneficiario que complete el “Recibo de
Pago” previsto en las órdenes de pago emitidas por el Proyecto.
c) Se observó en varios casos, que el sello de pagado reflejado en el recibo o factura
emitido por el consultor es anterior a la fecha de emisión de dicho comprobante.
d) Se verificó en ciertos casos, que la fecha de la orden de pago es posterior a la de la
transferencia bancaria (recepción del banco) a favor del respectivo consultor.
e) Se observó que al archivar los cheques anulados no se procede a la destrucción de las
firmas autorizantes.
f) En un caso el comprobante entregado por el consultor no contiene en forma pre-impresa
la leyenda “factura o recibo” según reglamentación fiscal vigente.
g) En un caso el cheque por el pago de honorarios al consultor fue retirado por un tercero
sin dejar constancia de la correspondiente autorización por escrito.
Comentarios de la UEP:
a) Las conciliaciones en las que se registran dos firmas de aprobación – la del Coordinador
General del Programa y la segunda del funcionario representante del Organismo
Ejecutor - son las correspondientes a los cierres de trimestres, ya que deben acompañar
los Informes Financieros que se remiten al Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo y al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto –
Subsecretaría de Cooperación Internacional y constituyen la base de reportes requeridos
12
por la Administración Nacional.
El régimen de firmas de las restantes conciliaciones se encontró supeditado a los
constantes cambios de autoridades y sus modalidades de trabajo. No obstante ello, la
mayoría de los casos observados cuentan con una firma de aprobación.
b) La mayoría de los pagos se realizan a través de transferencias bancarias, siendo la
constancia de la fecha efectiva de pago, el sello fechador de recepción de la nota de
instrucción correspondiente por parte de la institución bancaria.
En el caso de los pagos en cheques se solicita al consultor que firme la copia del cheque
que se adjunta a la Orden de Pago. De haberse encontrado casos aislados en los que no
conste la misma, han sido por omisión involuntaria.
La observación será considerada en pagos futuros.
c) El sello “Pagado” que se coloca en las facturas o recibos emitidos por los consultores
indica el número de orden de pago y la fecha de emisión de la misma.
Los casos observados corresponden a la liberación del 10% retenido de los honorarios
por servicios prestados durante el mes de diciembre de 2001 - sujeto a la aprobación de
los informes por parte del Banco - y que tuvo lugar el 28 de febrero de 2002.
Las órdenes de pago, en esta situación particular, fueron emitidas sobre la base del
cálculo del monto retenido en el mes de diciembre de 2001, nómina autorizada por el
Sr. Ministro de la Producción. En el caso particular de 5 (cinco) consultores que emiten
recibos, estos dejaron en el comprobante constancia de la fecha de retiro del cheque, la
cual fue posterior al 28 de febrero.
Se trató de una situación particular, no reiterativa.
d) La observación hace referencia a 4 (cuatro) órdenes de pago emitidas con fecha
03/09/2002, día inmediato siguiente a la recepción del banco de la transferencia
bancaria a favor del respectivo consultor.
Ante inconvenientes técnicos que imposibilitaron la utilización de los recursos
informáticos disponibles en la red del Ministerio, la emisión de las órdenes de pago se
postergó para el día siguiente al efectivo pago y fueron generadas con la fecha del
Sistema.
Para no retrasar los pagos, las notas fueron confeccionadas en el Procesador de Textos
13
disponible en el rígido de la PC.
Se trató de una situación particular, no reiterativa.
e) Los cheques anulados son cruzados con dos líneas paralelas entre las que se escribe
“Anulado”, no existiendo posibilidades de que sean utilizados.
De todos modos, en el futuro se procederá de acuerdo a lo indicado.
f) En el momento de recepción del comprobante, se solicitó al consultor que subsanara la
omisión antes de efectivizar el pago.
El consultor cumplió con la solicitud en término.
El comprobante original se encuentra archivado en el legajo personal del consultor. Se
omitió incorporar la copia rectificada detrás de la orden de pago.
Se trató de una situación particular, no reiterativa.
g) La autorización por escrito para el retiro del cheque ha sido tenida a la vista para la
entrega del valor. La misma no ha quedado archivada.
Cabe señalar que los cheques son emitidos “No a la Orden”.
De reiterarse la situación, se procederá a archivar la autorización detrás de la Orden de
Pago.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
2. CONSULTORES
Legajos
Observaciones:
a) En ciertos casos, no constan los cuadros de evaluación de los postulantes (ternas).
b) En varios casos los currículos de los postulantes tenidos a la vista, no consignan la fecha
de emisión.
c) En un caso no hay copia del reverso del F.560/F, razón por la cual no se puede
determinar la categorización frente al IVA del consultor.
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Comentarios de la UEP:
a) La recomendación será tomada en consideración en los procesos de selección futuros.
Casos observados: 2 (dos).
b) La consignación de la fecha de emisión de los currículos consta en las cartas de
presentación.
Es exigencia del Banco que los consultores suscriban y daten una nota por la que elevan
a consideración el correspondiente Currículum Vitae actualizado y manifiestan
expresamente su conformidad a participar del proceso de selección para la actividad
para la que se postulan.
Dicha nota ha sido requerida a la totalidad de los consultores y se encuentra archivada
en el legajo del consultor contratado como parte de la documentación del procedimiento
de selección.
c) Se ha traspapelado la copia.
La comprobación de la exactitud de los datos mencionados en el Currículum Vitae de
cada consultor es realizada mediante el cotejo con la documentación original, tras lo
cual se archiva copia de los mismos.
En todos los casos el Coordinador del Proyecto deja constancia del procedimiento
mediante la suscripción de un formulario habilitado al efecto.
Se trató de una situación particular, no reiterativa.
Recomendación: Mantener los legajos completos con toda la información que respalde el
proceso de evaluación, selección y contratación de los consultores del Proyecto.
Contratos
Observaciones:
a) Existe en un caso inconsistencia en el calendario de pagos expuestos en los TOR´s y el
consignado en el contrato.
b) En el caso de un consultor las no objeciones del Banco son posteriores a la de inicio de
actividades según el respectivo contrato.
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c) Durante el ejercicio 2002 no se ha efectuado la retención del 10% sobre ningún contrato
a pesar de que dicha cláusula figura en la mayoría de ellos.
d) Se han detectado varios casos en los cuales se repite la numeración de los contratos.
e) En varios casos se observan inconsistencias en la redacción de los TOR´s y los plazos
de los contratos, con relación a la presentación de informes parciales y/o finales.
Comentarios de la UEP:
a) Se trató de un caso aislado, no reiterativo, fruto de sucesivos cambios en las categorías a
asignar a los profesionales por las nuevas autoridades del momento que dieron lugar a
reiteradas modificaciones en la documentación contractual, habiéndose omitido
involuntariamente uno de tales correcciones.
b) El Banco mediante Nota CAR de fecha 29/05/2002 otorgó su no objeción a la
renovación de la contratación de la consultora en forma retroactiva al 01/04/2002.
La solicitud de prórroga de la contratación fue solicitada con fecha 26/04/2002, fecha en
que fue recepcionada en la UEP el acuse de recibo del Banco de las firmas de nuevos
funcionarios autorizados para representar al Organismo Ejecutor. Durante el mes de
marzo de 2002 el Programa no contó con Coordinador General y el Organismo Ejecutor
con estructura organizacional aprobada.
c) En respuesta a la elevación de los modelos de contratos de expertos individuales el
Banco, mediante Nota CAR 2757 de fecha 03/08/2001 solicita que, “en la forma de
pago, mencionar que el pago del 10% de retención sólo se hará efectivo después que el
Banco haya otorgado su no objeción al Informe Final del consultor”.
Como consecuencia de ello, la totalidad de los contratos incluyen la siguiente cláusula:
“El pago final constituirá por lo menos un 10% del monto total de la suma que por
concepto de honorarios se convenga en el presente contrato y su efectivización estará
sujeta a la aceptación del Informe final del consultor por la entidad contratante y sólo
después que el BID haya otorgado su no objeción al mismo”.
Consecuentemente, en oportunidad de la liquidación de los honorarios correspondientes
al mes de diciembre de 2001, la UEP procedió a efectuar la mencionada retención a la
totalidad de los consultores.
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Mediante Nota CAR 129/2002 de fecha 17/01/2002 el Banco comunica que,
“considerando las políticas del Banco, los Informes de los Consultores financiados con
recursos de contrapartida local no necesitarían de la aprobación previa del Banco,
solamente deben ser enviados para el debido conocimiento y registro, acompañados de
la aprobación y evaluación del Órgano Ejecutor”.
A partir de este momento, el pago final en concepto de honorarios financiados con
fondos de la contraparte nacional ha estado sujeto a la aprobación por parte del
Organismo Ejecutor y habiendo sido esta dada en forma oportuna, no fue necesario
proceder a la retención citada.
d) La numeración de los contratos es asignada automáticamente por el Sistema de Gestión
FOMS utilizado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, en forma
correlativa para la totalidad de los proyectos ejecutados bajo su órbita.
La numeración de los contratos se repite en el caso de enmiendas. El texto de la
enmienda se limita a indicar la vigencia de la misma e indicar los párrafos del contrato
que se modifican por su intermedio.
Los casos observados corresponden a enmiendas por extensión de contratos y por ello
llevan el número del contrato original. Fue necesario reiterar el texto completo del
contrato dado que fue requerido por la autoridad de aplicación a los efectos de dar
cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto 491 de fecha 12 de marzo de 2002 y su
decreto Reglamentario N° 601 de fecha 11 de abril de 2002, por el cual el Poder
Ejecutivo reasumió el control directo de todas las designaciones, asignaciones de
funciones, promociones y reincorporaciones de personal permanente y no permanente
que se efectúen en dicho ámbito.
e) En los 2 (dos) casos observados, la discrepancia obedeció a un error de tipeo en los
Términos de Referencia.
Recomendación: Mejorar los controles al momento de formalizar los respectivos contratos
de
consultoría.
Observar
el
cumplimiento
de
las
estipulaciones
consignadas
contractualmente, o en su defecto, en caso de corresponder, efectuar las modificaciones
necesarias.
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Informes
Observaciones:
a) En algunos casos los informes finales y/o parciales presentados por los profesionales no
se encuentran suscriptos por éstos.
b) Algunos informes parciales no identifican al responsable que los aprueba (firma sin
aclaración). La UEP no sigue un lineamiento para la aprobación de los informes de los
consultores, en algunos casos estampa sello y firma autorizada en la carátula del mismo,
en otros emite un memorando interno solicitando la liberación de los fondos del pago
final, no especificando si el mismo fue aprobado o no.
c) Existen informes que no indican si son finales o parciales.
d) En un caso la aprobación del informe se plasma sobre la carátula, no consignando los
datos del consultor.
e) En un caso la orden de pago se emitió varios días antes de la aprobación del informe
final.
f) Se detectan casos en que en los informes finales presentados se incluyen los informes
parciales. Al respecto, no consta la fecha de recepción de éstos últimos a efectos de su
comparación con las programadas según los TOR´s.
Comentarios de la UEP:
a) La recomendación será tomada en consideración en la recepción de informes futuros.
La mayoría de los casos corresponden a informes de consultores de que se encuentran
prestando servicios en la actualidad por lo que se solicitó procedan a subsanar la
omisión.
Por otra parte, cabe señalar que la mayoría de los informes cuentan con la no objeción
del BID.
b) En el caso observado, fue involuntariamente omitida la aclaración de firma, no obstante
lo cual es posible determinar quien aprobó el informe ya que, la totalidad de los
informes - salvo su propio informe - son aprobados por el Coordinar General del
Proyecto cuya firma consta en la totalidad de la documentación respaldatoria de su
gestión.
18
No obstante ello, la aclaración de firma será incluida en los informes futuros.
Respecto del procedimiento seguido por la UEP, el mismo consiste en:
1) Aprobación de informe dejando constancia de ello en la carátula del mismo.
2) En caso de tratarse de informe final, adicionalmente, confección del formulario de
“Evaluación de Desempeño del Consultor Individual”.
3) En caso de pago final, autorización de liberación de pagos y conformidad a los
servicios prestados de conformidad con los Términos de Referencia, a los efectos de
dar cumplimiento a los procedimientos establecidos para los Proyectos ejecutados en
el marco del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.
c) Si bien ello se desprende de los términos de referencia suscriptos, se solicitará la
aclaración en los informes futuros.
Casos observados: 2 (dos)
d) La recomendación será tomada en consideración en los informes futuros.
Se trató de un caso aislado.
e) El pago se realizó el 06/01/2003 y el informe, por error, tiene fecha 07/01/2003.
f) Los 2 (dos) casos a que hace referencia la observación corresponden a informes
recepcionados el 29/03/2002, momento que se encontraba acéfalo el cargo de
Coordinador General del Proyecto.
Atento a ello, se solicitó a los consultores que incluyeran los mismos como parte del
Informe Final ya que sólo bajo este contexto, el nuevo Coordinador se encontraría en
condiciones de emitir una opinión sobre los mismos.
19
Recomendación: Profundizar los controles respecto a las obligaciones contractuales que
asumen los consultores contratados por el Proyecto, máxime si se tiene en cuenta que
dicho
cumplimiento
resulta
indispensable
al
momento
de
liberar
los
correspondientes.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2003.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
20
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
pagos
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de antecedentes de contratación de servicios de consultoría;
- circularización de saldos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
- conciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 60,17 % de las
aplicaciones, expuestas en la información complementaria –Balance general al 31/12/02,
21
expresado en pesos- (movimientos del ejercicio), de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría de
Total ejecutado $
% de
Importe muestra
% de
incidencia
$
muestra
104.702,00
13,51
104.702,00
100
149.585,50
19,30
149.585,50
100
141.365,65
18,24
140.740,89
99,56
Costos financieros
379.272,27
48,94
71.253,20
18,79
Total
774.925,42
100
466.281,59
60,17
inversión
Fortalecimiento
Institucional de la
SIC
Articulación de la
Política Comercial
Gerencia y
Administración
del Programa
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 2003.
Dr. Ricardo VAZQUEZ
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
22
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN