2000_095info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Mejoramiento de Barrios” (PROMEBA),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 940/OC-AR,
suscripto el 20 de febrero de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del programa fue llevada a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social (SDS) de la
Presidencia de la Nación través de la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) del Programa
creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Situación al 31/12/98, expresado en pesos.
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1998, expresado en pesos, comparativo con el ejercicio anterior y
acumulado.
3. Estado de Inversiones al 31/12/98, por Categoría de Inversión, expresado en pesos.
4. Notas 1 a 5 a los estados precedentes.
1
Los estados precedentes fueron preparados por la UCN y son de su exclusiva
responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron recibidos por esta auditoría con
fecha 23/12/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/04/99 y el 04/06/99, entre
el 26 y el 28/08/99, y entre el 6 y el 23/12/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
Cabe aclarar que el proyecto correspondiente a la Provincia del Neuquén se incorporó al
Programa de acuerdo a los criterios de evaluación determinados en la etapa de
preinversión, o sea, previamente a la firma del contrato de préstamo BID 940/OC y a la
aprobación del Reglamento Operativo del Programa, por lo que el mecanismo de
aprobación del proyecto no contempló las fases I y II de elegibilidad estipuladas en el
mismo, según nos fuera informado por la UCN por nota de fecha 07/02/2000.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
a) Tal como se señaló en nuestro informe correspondiente al ejercicio finalizado el
31/12/97, la UCN, con fecha 25/11/97, procedió a la apertura de la cuenta Nro.
000612801000 en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, para
recibir, exclusivamente, los desembolsos provenientes del BID como consecuencia de
la operatoria del préstamo y a los fines de mantener cuentas separadas.
Durante 1997 la UCN transfirió de su cuenta corriente Nro. 2531/67 el importe de $
50.000.-, los cuales, al 31/12/98 aún permanecían en el saldo disponible de la
mencionada cuenta bancaria, exclusiva para fondos provenientes del BID.
b) Durante 1998 se transfirieron $ 1.298.578,97 a la provincia del Neuquén de la cuenta
corriente Nro. 2531/67 del Banco Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, la cual
se nutrió de fondos de la Secretaría de Desarrollo Social.
En el Informe Semestral al 31/12/98 del Estado del Fondo Rotatorio presentado al BID
mediante nota del 16/02/99 la UCN informa que el importe de USD 6.000.000.incluye USD 898.257,07 correspondientes a las transferencias efectuadas con cargo al
Fondo Rotatorio en el porcentaje correspondiente al financiamiento BID para obras
físicas (69,17%), pero se señala que al cierre del ejercicio se encontraban pendientes
de transferencia de la cuenta corriente N° 000612801000 del Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Nueva York, a la cuenta N° 2531/67.
c) El rubro Disponibilidades del “Estado de Situación al 31/12/98” se encuentra
sobrevaluado en $ 1.298.578,97 ya que por la documentación de respaldo que se tuvo
a la vista (rendiciones de la Unidad Ejecutora Provincial) corresponden a inversiones
justificadas por la provincia del Neuquén a la UCN a esa fecha.
La Unidad de Coordinación Nacional mediante nota N° 5 a los estados financieros nos
informa que “corresponden a Obras Físicas no regularizadas en Inversiones, en razón
de que al cierre del Ejercicio Económico, aún no habían sido justificadas al BID” por
lo que se encuentra expuesto en el rubro Disponibilidades, “Anticipos Provincias”, del
mencionado estado. Al respecto se señala que los anticipos realizados a las Provincias
3
constituyen un crédito a favor del proyecto por lo que deben ser expuestos en el rubro
correspondiente (Créditos) hasta que sean rendidos a la UCN para su inclusión en el
rubro Inversiones.
d) De los pagos realizados por el Programa incluidos en la muestra ($ 465.813,76) se ha
podido observar que en la UCN no existe constancia de la recepción de los fondos por
parte de los consultores y/o proveedores por un importe de $ 348.507,05.
e) Con respecto al Estado de Origen y Aplicación de Fondos expuesto en I- 2. cabe
observar lo siguiente: En la columna correspondiente a “Ejercicios Anteriores” se
omitió exponer el saldo de la cuenta Retenciones de Impuestos a Pagar por $
27.210,14.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II-, y excepto
por lo expuesto en III- precedente, los estados financieros identificados en I- exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Mejoramiento de Barrios” al 31
de diciembre de 1998, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 940/OC-AR
BID del 20/02/97.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
4
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al
“Programa de Mejoramiento de Barrios”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las
cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones
y anexos del Contrato de Préstamo N° 940/OC-AR, suscripto el 20 de febrero de 1997 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del programa fue llevada a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social (SDS) de la
Presidencia de la Nación a través de la Unidad de Coordinación Nacional del Programa (UCN)
creada al efecto. El programa también cuenta con la participación de las Provincias interesadas y
elegibles con sus respectivas Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP’s).
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa y apartado III del Anexo A (USD 170.000.000.-).
Al 31 de diciembre de 1998 no existieron modificaciones a la matriz de financiamiento
original.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 102.000.000.-.
Al 31/12/98 el total desembolsado por el BID ascendió a USD 6.124.000.- incluyendo USD
124.000.- correspondientes a los recursos para inspección y vigilancia generales (FIV)
cobrados por el Banco.
5
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales por $ 68.000.000.-.
Al 31/12/98 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a $ 5.764.071,69,
de los cuales $ 1.500.000.- se desembolsaron durante el ejercicio 1998 (el tipo de cambio
utilizado equivale a USD 1 = $ 1).
d) Cláusula 2.01: Amortización.
La primera cuota de amortización es exigible a partir del 20/08/2002.
e) Cláusula 2.02: Intereses.
Mediante las siguientes notas el BID dispuso las siguientes tasas para los saldos adeudados:
- Nota CAR- 651/98 del 16/02/98:
6,99 % anual para el primer semestre de 1998
- Nota CAR- 4693/98 del 01/10/98:
6,98 % anual para el segundo semestre de 1998.
El primer pago exigible fue el vencimiento del 20/08/98 por $ 203.862,87.
f)
Cláusula 2.03 y artículo 4.05: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. Mediante nota CAR-1466/98 del 03/04/98 el BID informa que el pago por este
concepto se inicia a partir del 31/03/98. Por los dos primeros trimestres de 1998 se abonaron
USD 124.000.- (el BID retuvo el importe de la cuenta del préstamo); las dos cuotas
trimestrales restantes del ejercicio 1998 fueron dispensadas por el Banco conforme nota
CAR-4693/98 del 01/10/98.
g) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Durante el ejercicio 1998 se produjeron dos vencimientos: el 20/02/98 por $
385.643,94, y el 20/08/98 por $ 357.482,46.
h) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de los fondos.
Los USD 6.000.000.- desembolsados por el BID en la cuenta corriente abierta por el
proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Nueva York, se encontraban
en el saldo disponible de la misma al 31/12/98.
6
Se destaca que durante el ejercicio 1998 se transfirieron fondos de contrapartida local por $
1.298.578,97 a la provincia del Neuquén. En el Informe Semestral al 31/12/98 del Estado
del Fondo Rotatorio por USD 6.000.000.- presentado al BID mediante nota del 16/02/99 la
UCN informa que este importe incluye USD 898.257,07 correspondientes a las
transferencias efectuadas a la provincia del Neuquén con cargo al Fondo Rotatorio en el
porcentaje correspondiente al financiamiento BID para obras físicas (69,17 %), pero se
señala que al cierre del ejercicio aún se encontraban pendientes de transferencia de la cuenta
corriente del BNA, Sucursal Nueva York, a la cuenta local.
La UCN, al 31/12/98, tenía contabilizado el importe de $ 1.298.578,97 como anticipos
pendientes de rendición, aclarando mediante nota 5 a los estados financieros que si bien por
la documentación que se tuvo a la vista (rendiciones de la UEP Neuquén) corresponden a
gastos en obras físicas, no se encuentran imputadas como Inversiones en razón de que al
cierre del ejercicio económico aún no habían sido justificadas al BID.
i) Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Inc. (a)
No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/98.
Inc. (b)
De información al 31/12/98 remitida por el BID, pudo verificarse que aún no se
retuvieron de los recursos del financiamiento los importes correspondientes a los
reembolsos de la parte asignada del préstamo N° 762/OC-AR.
j) Cláusula 4.01 y Anexo B: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
En términos generales se ha verificado su cumplimiento; no obstante ello existen
observaciones particulares que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al
presente.
k) Cláusula 4.02: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/98.
7
l)
Cláusula 4.03 y Anexo C: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; no obstante nos
remitimos a las observaciones particulares expuestas en el Memorando a la Dirección
adjunto al presente informe.
m) Cláusula 4.05: Seguimiento del Programa.
Con respecto al informe anual sobre la ejecución del programa al 31/12/98 sólo se tuvo a la
vista la nota N° 216/99 elevada al BID el 31/03/99. El coordinador expone entre otros que:
“..al 31/12/98, al no registrarse finalización de obras ejecutadas, no se han alcanzado los
objetivos planteados en la cláusula 4.05...”.
n) Cláusula 4.06: Mantenimiento.
Por nota N° 217/99 del 31/03/99 la UCN informa al BID, con referencia al Informe Anual
de Mantenimiento correspondiente al año 1998, que: “...al 31/12/98 no habían finalizado las
obras de los barrios en ejecución por lo tanto no están dadas las condiciones para las tareas
de mantenimiento...”.
o) Cláusula 4.07: Condiciones de los contratos de préstamos subsidiarios.
Durante el ejercicio 1998, según información brindada por la UCN, se suscribieron los
siguientes convenios subsidiarios que se han tenido a la vista:
Provincia
Fecha del Convenio
Tierra del Fuego
10/06/98
Catamarca
14/10/98
Chaco
14/10/98
Salta
11/11/98
San Juan
25/11/98
Buenos Aires
25/11/98
Jujuy
25/11/98
8
p) Cláusula 5.01 y artículo 7.01: Registros, inspecciones, informes y control interno.
La información contable que emite el sistema utilizado surge de la carga de datos al
momento de la generación de la orden de pago, y permite emitir los estados contables del
proyecto.
En lo que respecta a las observaciones particulares del relevamiento del control interno se
remite a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
q) Artículo 4.07: Anticipo de fondos.
Al 31/12/98 no existieron justificaciones de gastos emitidas por la UCN al BID. El 25/02/98
el BID desembolso la suma de USD 6.000.000.- en la cuenta abierta por el programa en el
BNA, Sucursal Nueva York.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
9
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/98)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros por el ejercicio N° 2 finalizado
el 31/12/98, correspondientes al “Programa de Mejoramiento de Barrios”, han surgido
observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Dirección del
Programa para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría al momento de
nuestro trabajo en campo. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las
observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento
de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
Se acompañan los comentarios de la Unidad de Coordinación Nacional del Programa (UCN)
recibidos con fecha 07/02/2000.
1)
CUENTA BANCARIA OPERATIVA: Banco de la Nación Argentina (BNA),
Sucursal Plaza de Mayo.
Observación: Del procedimiento de control de corte de documentación aplicado sobre la
correlatividad numérica de las órdenes de pago y de las chequeras utilizadas al 31/12/98 se
10
observó que el último número de cheque utilizado no coincide con la última orden de pago
emitida por pago con cheque:
Último cheque utilizado:
180991
orden de pago:
1285
1314
nro. de cheque:
180986
Última orden de pago emitida:
Comentario de la UCN: Puede haber ocurrido algún problema con el sistema por el cual
algunos días no se pudo entrar, y luego se cerraron en otra fecha a pesar de haberse
entregado los cheques con anterioridad.
Recomendación: Realizar las adecuaciones necesarias al sistema de administración de la
UCN a los efectos de contar con información confiable sobre las operaciones del Programa
y realizar controles periódicos sobre la misma.
2)
APORTES DE CONTRAPARTIDA LOCAL
Observación: La UCN registra estos ingresos sin validarlos en su totalidad contra la
documentación de respaldo que permita asegurar el origen de los mismos, no contando con
un mecanismo de rendición y conciliación periódica con la ex Secretaría de Desarrollo
Social (SDS).
Comentario de la UCN: Se requerirá a nuestro Servicio Administrativo Financiero la
fotocopia de las órdenes de pago.
Recomendación: Implementar las medidas necesarias, y realizar los controles
correspondientes, para validar la información contable referida al Proyecto.
3)
PAGOS EN EFECTIVO
Observación: Durante 1998 la UCN continuó realizando algunos pagos correspondientes
a pasajes, viáticos y movilidad, no utilizando cheques para la cancelación de los mismos.
11
Comentario de la UCN: La cuenta Caja funciona para la Caja Chica (gastos menores e
imprevistos), para reintegros a los consultores que viajan y abonan por su cuenta
eventualmente algún traslado a otra provincia limítrofe por razones justificadas, para
revelados de fotos y para el pago de viáticos (esta es la suma mayor) dado que los mismos
se abonan en efectivo, por disposición de la Coordinación Ejecutiva, a fin de evitar que los
señores consultores deban trasladarse hasta el banco a canjear un cheque por el efectivo
respectivo.
Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a evitar que los pagos se
realicen en efectivo, con excepción de los correspondientes a gastos menores autorizados
por la caja chica del proyecto.
4)
PAGOS A CONSULTORES Y A PROVEEDORES
Observación: La UCN no posee constancia de la recepción de los fondos por parte de los
consultores y de la mayoría de los proveedores incluidos en la muestra de auditoría (no
existe firma en los recibos de pago emitidos por el sistema de la UCN, y en la mayoría de
los casos los profesionales/proveedores emiten facturas, no entregando el correspondiente
recibo o conforme por la recepción del pago).
Comentario de la UCN: Se tomó en cuenta la observación y se evitará en el futuro la
repetición de hechos análogos.
Recomendación: Implementar las medidas necesarias de control a efectos de que en la
UCN quede constancia de la recepción de los fondos entregados a los consultores y/o
proveedores.
12
5)
SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Antecedentes de contratación y análisis de contratos
Observaciones:
1- En el 100 % de los casos auditados no se tuvo a la vista evidencia de la búsqueda,
evaluación y selección de los consultores a la fecha de ingreso al programa, ni la
justificación de la recontratación en el 75 % de los mismos. La disposición 01/98 del
02/01/98 emitida por la UCN expone en el considerando: "…con el concurso de
profesionales y técnicos con experiencia, habiéndose efectuado en tal sentido la
selección pertinente…".
2- Si bien los términos de referencia (TOR’s) adjuntos a los contratos especifican las
principales funciones y tareas, no incluyen los requisitos específicos para cada uno
de ellos (obligatorios y deseables) p.e. área profesional del título requerido,
experiencia, competencias,….
3- El 100 % de los contratos de los consultores de la UCN que fueron incluidos en la
muestra de auditoría se formalizaron bajo el formato de "locación de obra" (p.e:
evaluación económica y financiera del proyecto, especialista en contabilidad de
costos, especialista en tareas administrativas, especialista en tesorería) lo cual
implicaría que la forma de pago debería estar supeditada a la entrega y aprobación de
resultados parciales y el pago final sujeto a la entrega y aprobación de resultados
finales y específicos. En algunos de estos casos, por el tipo de tarea desarrollada, se
debería encuadrar como una locación de servicios; además se debe tener en cuenta
que los informes que se tuvieron a la vista no son sustantivos sino del tipo
descriptivo de las tareas realizadas.
4- Los contratos no poseen un número identificatorio, ni la fecha en la cual los
consultores firman los mismos.
5- Se observó que no se expone en los contratos la categoría y la dedicación horaria del
consultor.
13
Comentarios de la UCN:
1- La contratación es generada por la Coordinación ejecutiva quien evalúa y selecciona
las incorporaciones conforme las necesidades que se producen según el avance de la
ejecución y la recontratación de los ya existentes obedece a la idoneidad y
conformidad con su desempeño anterior.
2- Se toma nota de la observación formulada.
3- Los contratos de locación de obra de los consultores se redactan conforme los
modelos de la Secretaría de Desarrollo Social.
4- Los contratos están numerados por sistema, no se indicaron en los originales, se toma
nota de esta observación para el futuro.
5- Los contratos de locación de obra de los consultores se redactan conforme los
modelos de la Secretaría de Desarrollo Social.
Recomendación: Adjuntar toda la documentación de respaldo de los antecedentes de
contratación. Incluir detalladamente necesidades, evaluación y selección e incorporar al
contrato las observaciones formuladas precedentemente.
b) Contratación de consultores
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación.
2- No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidad.
3- No se tuvieron a la vista las copias autenticadas del título profesional de los
consultores auditados en el 100 % de los casos.
4- No se tuvieron a la vista las firmas de los consultores en original en las constancias
de la clave única de identificación tributaria (CUIT).
5- Los currículos que se tuvieron a la vista no poseen el sello de recepción de la UCN
en el 100 % de los casos auditados, y en el 92 % de los casos no tienen la firma del
consultor ni la fecha de emisión.
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Comentario de la UCN: Se toma nota de las observaciones realizadas y se tomarán los
recaudos necesarios para evitar la repetición de hechos análogos.
c) Pagos de honorarios y control de informes
Observaciones:
1- En el 100 % de los casos analizados, el pago final no constituye por lo menos el 10
% del monto total de la suma que por concepto de honorarios se estipula en el
contrato de préstamo (Anexo C, punto IX – 9.01).
2- No figura la firma de responsables de la UCN en las órdenes de pago emitidas por el
proyecto.
3- En algunos casos, la fecha de emisión de facturas por parte de los consultores es
posterior a la fecha del débito bancario y en algunos casos, éste último es anterior a
la fecha de emisión de la respectiva orden de pago.
4- En un caso los comprobantes emitidos por un consultor por las cuotas 1 a 7 no
cumplen en su totalidad con los requisitos de la RG-DGI N° 3419 en lo que respecta
a inicio de actividades y rango de impresión comprendido.
5- No se tuvieron a la vista las constancias de las aprobaciones de los informes de los
consultores por parte de la UCN.
6- Los informes presentados por los consultores no poseen sello de recepción de la
UCN, ni fecha de presentación de los mismos.
7- Se observó que los pagos a algunos de los consultores se realizaron con anterioridad
(06/02/98) a la Resolución 89 del MEyOSP del 23/02/98 que aprueba la planta del
proyecto.
8- En algunos casos los informes emitidos por los consultores no poseen firma de los
mismos responsabilizándose por la autoría intelectual.
Comentarios de la UCN:
1- Siendo el pago de los consultores 100 % con aporte local, los contratos se efectúan
conforme el modelo de la Secretaría de Desarrollo Social.
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2- Se toma nota y se procederá en consecuencia en el futuro.
3- Se toma nota y se evitará en el futuro la repetición de hechos análogos
4- Se toma nota y se evitará en el futuro la repetición de hechos análogos.
5- Se toma nota y se evitará en el futuro la repetición de hechos análogos.
6- Se toma nota y se procederá en consecuencia en el futuro.
7- Se acepta esta observación.
8- Se toma nota y se procederá en consecuencia en el futuro.
Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información contable
referida al proyecto y la presentación de informes.
6)
DESARROLLO INSTITUCIONAL
a) Capacitación
Observaciones:
1- En la contratación de un hotel a los fines de brindar alojamiento a los representantes
de las Unidades Ejecutoras de Provincias (UEP’s), no se tuvo a la vista la orden de
pago, ni documentación respaldatoria (factura, recibo del proveedor, listado de
asistentes, días de estadía), ni el criterio adoptado para la elección de la cotización
ganadora.
2- En la mayoría de los casos auditados, no se tuvo a la vista la siguiente
documentación:
• Cartas de invitación a cotizar a los proveedores (hotelería, fotocopias).
• Órdenes de compra o provisión.
Comentarios de la UCN:
1- Se eligió el hotel en razón de mejor confort y limpieza en las habitaciones luego de
una visita efectuada a los oferentes.
2- Por tratarse de contrataciones muy específicas se realizan a través de envíos por fax
y consultas telefónicas.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas por el
programa.
b) Asistencia Técnica
Observaciones: De la muestra realizada se verificó lo siguiente:
1- No se tuvieron a la vista las fechas de firma de los consultores en los respectivos
contratos.
2- Los contratos no poseen un número identificatorio.
3- Los cuadros de selección que se tuvieron a la vista no poseen firma de los
responsables ni la fecha de confección.
4- No se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación.
5- No se tuvieron a la vista los informes de avance que condicionaban los pagos
correspondientes a cada uno de los consultores auditados, conforme lo estipulado
en los TOR´s suscriptos.
6- Los currículos (C.V.) que se tuvieron a la vista de los postulantes de las ternas:
- en el 80 % de los casos no poseen fecha de emisión;
- en el 50 % de los casos no poseen firma del responsable; y
- en el 100 % de los casos no poseen sello de recepción de la UCN.
7- Los C.V. que se tuvieron a la vista de los consultores auditados:
- en el 100 % de los casos no poseen fecha de emisión, ni sello de recepción de la
UCN; y
- en el 50 % de los casos no poseen firma del consultor.
8- No se obtuvo información acerca de la escala salarial aplicada a los consultores.
9- En el 75 % de los casos no se tuvo a la vista copia autenticada del título
correspondiente a cada uno de los consultores seleccionados.
10- Ni en los contratos, ni en los TOR’s, se expone la categoría y dedicación del
consultor.
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11- Si bien los TOR’s de los contratos especifican las principales funciones y tareas, no
se tuvieron a la vista, en las descripciones de funciones, los requisitos específicos
para cada uno de ellos (obligatorios y deseables).
12- En la mayoría de los casos la constancia de la Clave Unica de Identificación
Tributaria de los consultores no posee la firma en original del consultor.
13- En la mayoría de los casos, las fechas de las disposiciones aprobatorias de los
contratos son posteriores a la fecha de inicio de los contratos.
14- En un caso se observó que el primer pago estaba previsto, según contrato, a los 15
días del inicio del mismo (01/11/98); el consultor emitió su factura el 04/11/98.
Comentarios de la UCN: Las solicitudes de las necesidades de las contrataciones
obran en los expedientes abiertos para las asistencias por provincias al igual que los
informes de avance y finales. Respecto a los honorarios, se pactan conforme la índole
de las tareas a realizar y el tiempo que demandarán por sumas habituales en la plaza
(debido a la tipicidad de las especialidades: relevamientos censales, procedimientos de
cédulas censales y relevamientos ambientales). Se aceptan las observaciones formuladas
y se tratará en el futuro de obviar estos inconvenientes.
Recomendación: Implementar a la brevedad las observaciones detalladas.
c) Difusión y Promoción
Observaciones:
En la contratación de una firma para la adquisición de folletos se observó que:
1- No se tuvieron a la vista las cartas de invitación u otra documentación que respalde
la solicitud de presentación de presupuestos a los distintos oferentes.
2- No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de precios.
3- En conformidad a lo expuesto en la orden de provisión, las condiciones de pago eran:
50% con la adjudicación y el 50 % restante contra entrega. De la revisión se observó
que el primer pago excede el 50 % (62 %), no se aplicó la retención del impuesto a
18
las ganancias, y por el anticipo no se tuvo a la vista factura, ni garantía por el
cumplimiento de trabajo.
4- La orden de provisión (02/04/98) tiene fecha anterior a la fecha de disposición que
aprueba el gasto (21/04/98).
5- La disposición no especifica los conceptos a adquirir.
6- De la revisión de los presupuestos que se tuvieron a la vista se observó que:
• el tiempo transcurrido entre el primer y el último presupuesto recibido fue de 2
meses.
• cuatro de los oferentes cotizaron entre 500 y 1000 unidades mientras que el
presupuesto número 5 (ganador) cotizó 5000 unidades y 2500 sobres.
7- No se tuvieron a la vista los remitos por la recepción del trabajo, factura y
documentación cancelatoria del pago.
Comentarios de la UCN:
1- Las invitaciones se efectuaron por fax a distintos oferentes.
2- Se acepta la observación.
3- Se acepta la observación; se aclara que la falta de retención se debió a que la
imputación es por la cuenta Difusión y Promoción (cuenta no pagadora) y por un
error del sistema en ese momento, no incluía retenciones.
4- Efectivamente por error se envió la Orden de Provisión, ya que la disposición no se
efectuó en esta UCN sino en la Subsecretaría de Vivienda directamente, y luego la
misma fue fechada con fecha posterior.
5- Sin comentario.
6- La adjudicación de esta firma se efectuó en razón de que las demás no entregaban los
sobres membreteados y a color.
7- Se acepta la observación y se evitará en el futuro repeticiones de esta índole.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
19
7)
MUEBLES Y UTILES – EQUIPAMIENTO
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos auditados no se tuvieron a la vista las pólizas de seguro
correspondientes a los bienes inventariables adquiridos.
2- El registro de Inventario del Proyecto no se encuentra debidamente confeccionado ya
que no incluye todos los datos necesarios para el control e identificación de los bienes
(entre otros: número de serie, saldo inicial, subtotales por página, foliatura de hojas y
responsable).
Comentario de la UCN: Se toma nota y se procederá en consecuencia en el futuro.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
8)
PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
1- En todos los casos muestreados, los viáticos fueron pagados en efectivo.
2- No se tuvieron a la vista las solicitudes ni las autorizaciones de los viajes de los
distintos consultores.
3- En algunos casos, no se tuvieron a la vista los informes correspondientes a las tareas
desempeñadas por los consultores durante los viajes.
4- No se tuvo a la vista la descripción de la metodología utilizada por la UCN para la
liquidación de los viáticos y la rendición de los mismos.
5- En un caso de compra de pasajes (Paraná - Bs. As.) se observó que el pago se realizó en
efectivo; el recibo de pago que emitió el proyecto se encontraba suscripto por el
Coordinador. A su vez la factura indicaba 10 pasajes pero la numeración de los mismos
comprendía solamente cuatro.
20
Comentarios de la UCN:
1- Por razones de economía de tiempo se habilitó mediante disposición en la cuenta caja
una suma anual, que se repone conforme las necesidades mensuales y se abonan en
efectivo evitando de esta manera que los señores consultores deban trasladarse al banco
a fin de efectivizar un cheque por tan bajos montos.
2- Se toma nota y se procederá en el futuro a cumplimentarlas.
3- Se toma nota y se procederá en el futuro a cumplimentarlas.
4- Los viáticos se abonan conforme los montos diarios establecidos por la Secretaría; son
fijos por día o medio día según corresponda, sin cargo a rendición
5- Efectivamente se abonó en efectivo pues era la única forma de pago para esta
promoción de venta. Se adquirió como consecuencia de que el Coordinador Ejecutivo
residía en Paraná y esta promoción abarataba los costos de los vuelos. En la factura
están mal señalados los pasajes pues en realidad fueron 10 los adquiridos.
Recomendación: La UCN debe documentar adecuadamente las operaciones realizadas por
el proyecto.
9)
REGISTRO DEL PAGO DEL FONDO PARA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
GENERALES
Observación: La UCN procedió a la registración del Fondo para Inspección y Vigilancia
Generales (FIV) abonado durante el ejercicio 1998 utilizando como contrapartida la cuenta
contable “Banco Nación Sucursal Nueva York”. Se destaca que los fondos fueron
directamente debitados por el BID de la cuenta del préstamo, sin embargo en el mayor
contable del Banco se reflejó el ingreso y la salida de los fondos para la cancelación del
servicio financiero cuando directamente se debieron contabilizar contra la cuenta Préstamo
BID.
Comentario de la UCN: Se toma nota de esta observación y se procederá conforme lo
recomendado.
21
10)
GASTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO
Observaciones:
1- No se tuvo a la vista la compulsa de precios entre distintas empresas.
2- No se tuvieron a la vista las órdenes de provisión.
3- La documentación de respaldo por los pagos de caja chica no posee sello identificando
la caja en la cual fueron rendidos.
Comentarios de la UCN: Se toma nota de las observaciones formuladas. Si bien no se
guardaron las compulsas de precios, sí se realizaron entre diferentes oferentes, efectuando
las compras a quienes ofrecían determinados artículos a más bajo precio.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto.
11)
PLAN DE CUENTAS
Observaciones: Con respecto al plan de cuentas del Programa se observó que:
- La cuenta en la cual el proyecto imputa las transferencias de fondos a las provincias se
encuentra dentro del rubro disponibilidades, cuando debería encontrarse incluida en el
Rubro Créditos.
- El proyecto prevé cuentas de amortizaciones de los bienes de uso adquiridos para el
mismo.
Comentario de la UCN: Sin comentario.
Recomendación: Realizar las adecuaciones necesarias al sistema de información a fin de
exponer adecuadamente las operaciones del Programa.
22
12)
ANTICIPOS DE FONDOS A LA PROVINCIA DEL NEUQUEN
Observación: Al 31 de diciembre de 1998 la UCN mantiene el importe de $ 1.298.578,97
en la cuenta “Anticipos provincias-transferencias para Desembolsos Neuquén” del rubro
Disponibilidades, cuando según la documentación que se tuvo a la vista fueron rendidos a
la UCN por la UEP (rendiciones UEP); los mismos deberían estar incluidos en las
correspondientes cuentas de inversión.
Comentario de la UCN: El importe de $ 1.298.578,97 que figura en el Rubro
Disponibilidades (Transferencias por desembolsos Neuquén), corresponden a Obras
Físicas no regularizadas en Inversiones, en razón de que al cierre del ejercicio económico,
aún no habían sido justificadas al BID.
Recomendación: Al respecto se señala que los anticipos realizados a las Provincias
constituyen un crédito a favor del proyecto por lo que deben ser expuestos en el rubro
correspondiente (Créditos) hasta que sean correctamente rendidos a la UCN para su
inclusión en el rubro Inversiones.
13)
FONDO ROTATORIO BID
Observación: Al 31/12/98 los $ 6.000.000.- desembolsados por el BID en la cuenta
corriente abierta por el proyecto en Nueva York se encontraban en el saldo disponible de la
misma. Se destaca que durante el ejercicio 1998 se transfirieron fondos locales por $
1.298.578,97 a la provincia del Neuquén.
En el Informe Semestral al 31/12/98 del Estado del Fondo Rotatorio por USD 6.000.000.presentado al BID mediante nota del 16/02/99 la UCN informa que este importe incluye
USD 898.257,07 correspondientes a las transferencias efectuadas con cargo al Fondo
Rotatorio en el porcentaje correspondiente al financiamiento BID para obras físicas (69,17
%), pero se señala que al cierre del ejercicio se encontraban pendientes de transferencia
desde la cuenta corriente de la Sucursal Nueva York.
23
Comentario de la UCN: Efectivamente los desembolsos realizados a la Provincia del
Neuquén fueron realizados con fondos de la contraparte local (provisoriamente), luego se
transferirá el porcentaje correspondiente (fuente 22-BID) a la cuenta corriente en el Banco
de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo (fondos locales).
14)
INFORMES DE AUDITORÍA PROYECTOS
Observación: La UCN no cuenta con el informe de auditoría independiente que, según el
artículo 14 del Convenio Subsidiario, debía presentar la UEP Neuquén en cumplimiento
del mismo.
Comentario de la UCN: Se están realizando las tratativas necesarias para su
cumplimiento.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales
convenidas. Esto permitiría a la UCN validar la elegibilidad de los gastos incluidos en las
justificaciones emitidas por las Unidades Ejecutoras Provinciales, así como comprobar el
adecuado uso y disponibilidad de los fondos transferidos, contribuyendo con ello,
adicionalmente a los controles efectuados por la UCN, a la confiabilidad de las cifras
relacionadas con los proyectos realizados por las UEP’s.
15)
ELEGIBILIDAD DE LOS PROYECTOS
Observación: La documentación que se tuvo a la vista correspondiente al cumplimiento
de los requisitos para la elegibilidad de los proyectos (Neuquén) se encuentra archivada en
biblioratos y cajas, las hojas no se encuentran foliadas en su totalidad y no identifican al
expediente al que pertenecen. Asimismo se tuvieron a la vista hojas índices que no
incluyen la totalidad de la documentación relacionada al análisis de las distintas etapas de
elegibilidad y que no cuentan con fecha de emisión, responsable, etc..
Comentario de la UCN: Se toma vista.
24
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas para el Proyecto
dejando constancia en los expedientes correspondientes.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
25
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98, con las imputaciones
efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación de la existencia de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto,
abiertas en el Banco de la Nación Argentina;
- Circularizaciones;
- Reconciliaciones bancarias;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
26
El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los ingresos de fondos de contrapartida local;
-
el 100 % de los ingresos de fondos del BID; y el
-
45,60 % del movimiento del ejercicio 1998 del rubro Inversiones y Bienes de Uso del Estado
de Situación al 31/12/98.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Por último, cabe informar que la Unidad de Coordinación Nacional del Programa no obstaculizó
nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
27
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1997, correspondientes al “Programa de Mejoramiento de Barrios” (PROMEBA),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 940/OC-AR,
suscripto el 20 de febrero de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa fue llevada a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social (SDS) de la
Presidencia de la Nación a través de la Unidad de Coordinación Nacional del Programa (UCN)
creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Situación al 31/12/97, expresado en pesos.
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1997, expresado en pesos.
3. Estado de Inversiones al 31/12/97, por Categoría de Inversión, expresado en pesos.
4. Notas 1 a 4 a los estados precedentes.
1
Los estados precedentes fueron preparados por la UCN y son de su exclusiva
responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta auditoría con fecha
23/12/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/04/99 y el 04/06/99, entre
el 26 y el 28/08/99, y entre el 6 y el 23/12/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
1) No se tuvieron a la vista los antecedentes de la contratación formalizada a través de un
convenio marco de colaboración y asistencia entre el Programa y la Facultad de
Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires, cuyos pagos en el ejercicio
ascendieron a $ 150.000.-;
2) La cuenta corriente Nro. 2531/67 denominada “PCIA. N-20/309-SDS-LOTE BIDProgr. Lote de Serv.” es utilizada por la UCN a los fines de canalizar los movimientos
de fondos del Programa. La misma fue abierta en el Banco de la Nación Argentina
Sucursal Plaza de Mayo en febrero de 1995 con el fin de recibir recursos provenientes
2
del Programa Multisectorial de Preinversión. A la fecha del primer depósito de fondos
de contrapartida local recibido por el Programa que nos ocupa (27/02/97) se observó
que la cuenta bancaria ya poseía un saldo de $ 111.249,69 el que fue contabilizado por
la UCN como “Ingresos SDS Residual Etapa Preinversión” (nota 3 a los Estados
Financieros).
Al respecto cabe aclarar que no se obtuvo documentación que nos permita verificar el
origen de esos fondos así como su afectación, debidamente autorizada, al Programa.
3) Se analizaron los contratos de locación de obra suscriptos por los consultores, cuyo
período de vigencia contractual es del 01/01/97 al 31/12/97. Se observó que la UCN
contabilizó los honorarios correspondientes al período comprendido entre el 01/02/97 y
el 31/12/97, no registrando los honorarios correspondientes al mes de enero de 1997 en
la contabilidad del Programa. Según manifestaciones de la UCN estos honorarios fueron
aplicados en la contabilidad de la etapa de preinversión, no obteniéndose
documentación al respecto.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
a) El 25/11/97 la UCN procedió a la apertura de la cuenta Nro. 000612801000 en el
Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, denominada "LOTEBID
Programa de Lote con Servicios BID Contrato de Préstamo N° 940-OC/AR", para
recibir, exclusivamente, los desembolsos provenientes del BID. No obstante ello, para
que la cuenta tuviese operatoria, se requería efectuar un depósito previo al envío de las
chequeras y demás formularios, y dado que aún no se habían recibido desembolsos del
BID, con fecha 24/11/97 la UCN transfirió de la cuenta bancaria Nro. 2531/67 el
importe de $ 50.000.-, fondos que aún permanecían en el saldo de dicha cuenta
bancaria al 31/12/97.
3
b) De los pagos realizados por el Programa incluidos en la muestra ($ 696.788,96), se ha
podido observar que en la UCN no existe constancia de la recepción de los fondos por
parte de los consultores y/o proveedores por un importe de $ 284.743,99 Se destaca
que de las circularizaciones enviadas por esta auditoría se obtuvo respuesta
confirmando la recepción únicamente de $ 184.491,87.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II-, y excepto
por lo expuesto en III- precedente, los estados financieros identificados en I- exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Mejoramiento de Barrios” al 31
de diciembre de 1997, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 940/OC-AR
BID del 20/02/97.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
4
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al
“Programa de Mejoramiento de Barrios”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las
cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones
y anexos del Contrato de Préstamo N° 940/OC-AR, suscripto el 20 de febrero de 1997 entre la
Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa fue llevada a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social (SDS) de la
Presidencia de la Nación a través de la Unidad de Coordinación Nacional del Programa (UCN)
creada al efecto.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa y apartado III del Anexo A (USD 170.000.000.-).
Al 31 de diciembre de 1997 no existieron modificaciones a la matriz de financiamiento
original.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 102.000.000.-.
No existieron desembolsos del BID durante el ejercicio 1997.
5
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales por USD 68.000.000.-.
Al 31/12/97 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a $ 4.264.071,69;
este importe incluye $ 111.249,69 registrados como “Ingresos SDS Residual Etapa
Preinversión”; al respecto se remite al punto II- 2) del Informe adjunto sobre los Estados
Financieros del Programa (el tipo de cambio utilizado es USD 1 = $ 1 conforme nota 2).
d) Cláusula 2.01: Amortización.
La primera cuota de amortización es exigible a partir del 20/08/2002.
e) Cláusula 2.02: Intereses.
Al 31/12/97 no hubo desembolsos del BID.
f)
Cláusula 2.03 y artículo 4.05: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Se tuvo a la vista nota CAR-1466/98 del 03/04/98 informando que el pago de este concepto
se inició a partir del 31/03/98.
g) Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Al 31/12/97 se produjo un solo vencimiento de fecha 20/08/97, donde se abonó la
suma de $ 253.602,74. Dicho importe no se encuentra incluido en los estados financieros del
Programa debido a que la comisión de crédito no forma parte del pari-passu del mismo.
h) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de los fondos.
No hubo desembolsos del financiamiento BID durante el ejercicio 1997.
i)
Cláusula 3.02: Condiciones especiales previas al primer desembolso.
Inciso (a) Que esté en vigencia el Reglamento Operativo del Programa: Mediante CARFAX 3361/97 del 08/08/97, el Banco considera cumplida las indicaciones establecidas en
esta condición contractual.
6
Inciso (b) Que esté firmado por lo menos con una provincia, un contrato de préstamo
subsidiario: Con fecha 06/08/97 se firmó el convenio de préstamo subsidiario con la
Provincia del Neuquén, siendo aprobado por el Banco el 19/08/97 por CAR-FAX 3489/97.
Inciso ( c) Que se haya establecido la UCN dentro de la Secretaría de Desarrollo Social
y esté dotada del personal adecuado: Mediante CAR-FAX 2123/97 del 27/05/97 el Banco
considera cumplidas las indicaciones de este inciso. Se tuvieron a la vista: el decreto
1420/96 del 09/12/96 por el cual se crea en el ámbito de la Secretaría de Desarrollo Social
de la Presidencia de la Nación la Unidad de Coordinación Nacional del Programa, la
Resolución Nro. 50 del 05/02/97 del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos
por el cual se aprueba la planta de personal, y la Resolución Nro. 1238 emitida por la SDS
del 21/04/97 donde se aprueba la estructura organizativa y funcional de la UCN.
j)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Inciso (a): No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/97.
Inciso (b): De información al 31/12/97 remitida por el BID, pudo verificarse que aún no se
retuvo de los recursos del financiamiento el importe correspondiente a los
reembolsos del préstamo N° 762/OC-AR (en la parte asignada).
k) Cláusula 4.01 y Anexo B: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
En términos generales se ha verificado su cumplimiento; no obstante ello existen
observaciones particulares que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al
presente.
l)
Cláusula 4.02: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
No se registraron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/97. No obstante ello, se destaca
que de la muestra realizada se observó que si bien los contratos de consultoría tienen fecha
de inicio de actividades el 01/01/97, se aplicaron al Programa los honorarios
correspondientes al período iniciado el 01/02/97, conforme a lo expuesto en el apartado II3) del dictamen adjunto.
7
m) Cláusula 4.03 y Anexo C: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; no obstante nos
remitimos a las observaciones particulares expuestas en el Memorando a la Dirección
adjunto al presente informe.
n) Cláusula 4.04: Entrenamiento.
Mediante nota Nº 263/98 de la UCN del 15/05/98 se informa al BID que se han realizado
durante el ejercicio 1997 los siguientes Talleres de Capacitación y Entrenamiento:
-
1er. Taller:
28/07/97 al 01/08/97.
-
2do. Taller: 23/09/97 al 26/09/97.
-
3er. Taller:
02/12/97 al 05/12/97.
o) Cláusula 4.05: Seguimiento del Programa.
El Informe Anual sobre la Ejecución del Programa al 31/12/97 debía ser presentado el
31/03/98; al respecto sólo se tuvo a la vista la nota Nº 261/98 del 15/05/98 elevada al BID
por el Coordinador de Política Territorial del Programa donde se comunica que, siendo el
inicio del período de ejecución del programa en febrero de 1997 y habiendo realizado la
UCN hasta el 31/12/97 todas las tareas y gestiones previstas a los efectos de concretar la
efectivización del Programa, al 31/12/97 no se han alcanzado ninguno de los objetivos
planteados en la cláusula 4.05.
p) Cláusula 4.06: Mantenimiento.
Por nota Nº 262/98 del 15/05/98 la UCN informa al BID que “...referido al Informe Anual
de Mantenimiento correspondiente al año 1997, manifestamos que, al 31 de diciembre de
1997, no se han ejecutado Obras ni se han adquirido Equipos con cargo al Programa. En
consecuencia, no ha sido necesario realizar tareas de Mantenimiento en el curso del año
1997.”
8
q) Cláusula 4.07: Condiciones de los contratos de préstamos subsidiarios.
Según información brindada por la UCN, al 31/12/97 se suscribieron los siguientes
convenios subsidiarios, los cuales han sido tenidos a la vista:
Provincia
Fecha del Convenio
Neuquén
06/08/97
La Rioja
25/08/97
Sgo del Estero
27/08/97
Chubut
27/08/97
La Pampa
16/09/97
Río Negro
07/11/97
Córdoba
11/11/97
Se destaca que los convenios subsidiarios no incluyen en forma expresa las condiciones
solicitadas en los incisos (b) y (d) de la presente cláusula contractual; sin embargo la UCN
nos informó que el artículo 17 de los convenios subsidiarios suscriptos incluye lo observado,
al disponer que forman parte de los mismos, entre otros instrumentos, el contrato de
préstamo 940/OC y el Reglamento Operativo del Programa (que las provincias declaran
conocer y aceptar).
r) Cláusula 4.08: Reglamento Operativo del Programa.
Mediante CAR-FAX 2189/97 del 28/05/97, el BID manifiesta que no tiene comentarios que
formular sobre la versión recibida del Reglamento Operativo.
s)
Cláusula 5.01 y artículo 7.01: Registros, inspecciones, informes y control interno.
La información contable que emite el sistema utilizado surge de la carga de datos al
momento de la generación de la orden de pago, y permite emitir los estados contables del
proyecto.
9
Por otra parte, en lo que respecta al relevamiento del control interno se remite a nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
t)
Artículo 4.01: Condiciones previas al primer desembolso.
Inciso (a) Informe jurídico referido a que las obligaciones contraídas por el
prestatario en el contrato de préstamo son válidas y exigibles: Con fecha
16/05/97 (NOTA CAR 1876/97) el Banco dio por cumplida las indicaciones de
este artículo.
Inciso (b) Representantes de la Prestataria: Aprobado por el BID por Nota CAR3208/97 del 31/07/97.
Inciso (c) Asignación de recursos de contrapartida local: Aprobado por el BID por Nota
CAR-2123/97 del 27/05/97
Inciso (d) Informe inicial: El Banco informó su cumplimiento por CAR-FAX 3361/97 del
08/08/97.
Inciso (e) Plan de Cuentas: Aprobado por nota CAR-3305/97 del 07/08/97. Se destaca
que la UCN realizó durante 1999, las modificaciones propuestas por esta
auditoría al plan de cuentas presentado al BID en su oportunidad; según
manifestaciones de la UCN, será elevado al BID un nuevo ejemplar con la
modificaciones efectuadas, a fin de someterlo nuevamente a su consideración.
Inciso (f) Auditorías: Aprobado por CAR-FAX 1719/97 del 24/04/97.
u) Artículo 4.07: Anticipo de fondos.
Al 31/12/97 no se realizaron justificaciones de gastos al BID; se destaca que al 31/12/97 no
hubo desembolsos de fondos del financiamiento externo.
10
v) Artículo 7.03 (a) (iii): Informes y Estados Financieros.
Mediante nota CAR-3199/98 del 17/07/98 se eximió a la UCN de la presentación al
30/04/98 de los estados financieros auditados por el período 1997, debiendo ser incluidos en
el informe de auditoría correspondiente a la totalidad de los desembolsos y gastos realizados
hasta el 31 de diciembre de 1998.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/97)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros del “Programa de
Mejoramiento de Barrios” por el ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/97, han surgido
observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Dirección del
Programa para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Se acompañan los comentarios de la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) recibidos con
fecha 28/01/2000.
1) CUENTA BANCARIA OPERATIVA: Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal
Plaza de Mayo.
Observaciones:
a) Las órdenes de pago emitidas durante 1997, en su mayoría, no mantienen la correlatividad
numérica y/o cronológica.
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b) En algunos casos no se respeta el orden numérico en el uso cronológico de los cheques
dentro de una misma chequera, por ejemplo:
Fecha de emisión
Nro. de cheque
03/03/97
300795
14/03/97
300788
21/03/97
300794
c) La UCN no mantiene el archivo de la totalidad de los cheques anulados durante el
ejercicio.
Comentarios de la UCN:
a) La no correlatividad de las órdenes de pago se debe a que la contabilidad por sistema se
re-expresó a partir del mes de agosto del año 1997 como consecuencia del mejoramiento
y puesta a punto del sistema de procesamiento contable. Luego, al efectuar los controles
y conciliaciones con la correspondiente información mensual rendida a nuestro Servicio
Administrativo Financiero (SAF), con los resúmenes contables financieros anteriores y/o
con los extractos bancarios correspondientes, se detectaron movimientos no registrados,
lo cual nos obligó a procesar fuera del orden numérico cronológico algunas órdenes y/o
comprobantes de pago a fin de regularizar dichas anomalías.
b) Los cheques fueron usados cronológicamente (si se verifican los extractos del banco se
verá que el Nro. 300788 se depositó el 17/03, el Nro. 300794 y el Nro. 300795 el 25/03),
lo que seguramente no coincide es la fecha de procesamiento por los motivos expuestos
en el punto a) precedente.
c) Respecto a los cheques anulados que no pudieron ser entregados seguramente se han
extraviado, dado el tiempo transcurrido y el continuo movimiento de las chequeras,
sumado a que las mismas se habían enviado a un depósito al efectuar la mudanza del 5°
al 3° piso del edificio.
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Recomendación: Realizar las adecuaciones necesarias al sistema de administración de la
UCN a los efectos de contar con información confiable sobre las operaciones del Programa y
realizar controles periódicos sobre la misma.
2) APORTES DE CONTRAPARTIDA LOCAL
Observación: La UCN registra estos ingresos sin validarlos en su totalidad contra
documentación de respaldo que permita asegurar el origen y destino de los mismos, no
contando con un mecanismo de rendición y conciliación periódica con la Secretaría de
Desarrollo Social (SDS).
Comentario de la UCN: Respecto de las transferencias recibidas de la SDS el 27/05/97 por $
489.822.- y el 12/12/97 por $ 1.300.000.- no se presentaron resoluciones ni otra
documentación respaldatoria pues las mismas fueron transferidas directamente a nuestra
cuenta corriente del Banco de la Nación Argentina sin aviso previo, registrándola
contablemente en ese momento. No obstante se cursará nota a la Dirección General de
Administración (DGA) solicitando quiera tener a bien remitirnos las órdenes de pago de cada
una de las transferencias recibidas hasta la fecha, en virtud de la validez de la observación
realizada.
Recomendación:
Implementar
las
medidas
necesarias,
y
realizar
los
controles
correspondientes, para validar la información contable referida al Proyecto, documentando
adecuadamente todas las operaciones relacionadas con el mismo.
3) PAGOS EN EFECTIVO
Observación: De la revisión realizada se observó que, durante 1997, la UCN procedió a
realizar pagos correspondientes a honorarios de consultoría, pasajes, capacitación, muebles e
instalaciones y gastos de funcionamiento, sin utilizar cheques para la cancelación de las
obligaciones contraídas.
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Comentarios de la UCN: Con referencia a los pagos efectuados en efectivo se informa:
- $ 9.370,00 corresponden a pagos de viáticos a consultores por viajes realizados en
misiones encomendadas (siempre se pagan en efectivo ya que existe disposición anual del
Coordinador Ejecutivo autorizando una suma determinada para viáticos; actúa como una
caja chica efectuando reposiciones).
- $ 543,30 corresponden a varios montos chicos de gastos de viajes de consultores (por
ejemplo en remis).
- $ 1.849,50 corresponden a gastos incurridos en los talleres de capacitación por adquisición
de diferentes artículos (por ejemplo: tanza en una ferretería, paneles laminados, etc.),
fotocopias especiales (urgentes), tarjetas (urgentes) y otros de la misma índole.
- $ 762,25 corresponden a gastos de envíos varios por correo con motivo de los talleres de
capacitación, y a un reintegro a un Funcionario de Emergencia Habitacional de la
Provincia de Santa Fe que viajó por su cuenta a uno de los talleres de capacitación
realizados en esta UCN.
- $ 9.789,99 corresponden a honorarios de un consultor que en aquel momento se encontraba
a cargo de las tareas administrativas, asistía al Coordinador Ejecutivo y hacía de Tesorero
cuando comenzaba el período de ejecución del programa, por lo tanto cuando efectuaba
una reposición para caja (estando próxima la fecha de cobro de honorarios) con
autorización del coordinador ejecutivo, sumaba a la misma el importe neto de sus
honorarios a fin de concurrir una sola vez al banco, ya que su presencia en el programa
resultaba de importancia para el normal desenvolvimiento de las tareas; luego con el
ingreso de más personal se discontinuó este procedimiento de emergencia.
- $ 1.426,43 corresponden a honorarios de un consultor que en el mes de abril, por urgentes
razones particulares, debió viajar al interior y el Coordinador Ejecutivo autorizó el pago en
efectivo a fin de evitar demoras para el cobro, como excepción.
- $ 5.139,50 corresponden a gastos efectuados por la remodelación del piso que actualmente
se ocupa, por adquisición de elementos y trabajos varios efectuados por la administración a
través de un arquitecto, consultor de este programa, a quien se le hacía entrega del efectivo
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contra presentación de facturas (esto fue una excepción en razón de la premura que se
tenía, pues se debía desalojar el piso que se ocupaba).
- $ 86,00 corresponden al pago de un pasaje por un viaje en ómnibus de un consultor quien
asistió a un congreso de ambientalistas en la ciudad de Rosario y al pago de un cambio de
controladora de disquetera en una PC-AT realizado con urgencia.
Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a evitar que determinados
pagos -ya sea por honorarios de consultoría y/o por pasajes y viáticos, entre otros- se realicen
en efectivo, con excepción de los correspondientes a gastos menores autorizados por la caja
chica del proyecto.
4) PAGOS A CONSULTORES Y A PROVEEDORES
Observación: La UCN no posee constancia de la recepción de los fondos por parte de los
consultores y de la mayoría de los proveedores incluidos en la muestra de auditoría (no existe
firma en los recibos de pago emitidos por el sistema de la UCN, y en la mayoría de los casos
los profesionales/proveedores emiten facturas, no entregando el correspondiente recibo o
conforme por la recepción del pago).
Comentario de la UCN: Puede que se hayan traspapelado o se encuentren archivados fuera
del orden correspondiente en razón del manipuleo que han sufrido los comprobantes de pago
a proveedores, dado su antigüedad. Los consultores en general no extendían recibo ni se les
exigía firmar la constancia que emite el sistema, pues se le abonaba contra entrega de factura
e informe de avance; no obstante se ha tomado nota de esta observación y para el ejercicio
1999 se cumplimentará este requisito.
Recomendación: Implementar las medidas necesarias de control a efectos de que en la UCN
quede constancia de la recepción de los fondos entregados a los consultores y/o proveedores.
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5) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Antecedentes de contratación y análisis de contratos
Observaciones:
1- No se tuvo a la vista la No Objeción del BID a los contratos en virtud de que los
mismos fueron transferidos desde otra etapa previa al 20/02/97, fecha de suscripción
del convenio de préstamo.
2- Se observó la utilización de contratos de locación de obra para tareas de asistencia
administrativa. Asimismo, se pudo observar que los modelos de los contratos de dos
consultores incluidos en la muestra para el período 01/01/97 al 30/06/97 no fueron
similares a los del resto de los consultores contratados.
3- Los contratos no poseen un número identificatorio, ni la fecha en la cual los
consultores firman los mismos.
4- Se observó que no se incluye en los contratos la categoría y la dedicación horaria del
consultor.
5- Se observó que las fechas de las Resoluciones Nros. 5440 (22/11/96) y 420 (11/02/97)
para la aprobación de la contratación directa de los consultores del programa es
anterior a la fecha de firma del Convenio de Préstamo (20/02/97).
Comentarios de la UCN:
1- Conforme a lo establecido en el punto 5.02 del Anexo A (SEGUNDA PARTE NORMAS GENERALES) del préstamo 940/OC-AR: ‘‘...En lo que respecta a
servicios de consultoría financiados con recursos de la contrapartida local, el Banco
se reserva el derecho de revisar y aprobar los mismos...’’, situación ésta que no se ha
producido hasta la fecha (Cabe señalar que ante la observación formulada por esa
AGN hemos procedido a hablar con el especialista local del BID este tema, quién
coincide con lo actuado por esta UCN respecto a los contratos efectuados hasta la
fecha dado que nunca han hecho uso de esa reserva estipulada).
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2- La aprobación de la planta del programa contempla la utilización de asistentes
administrativos para los cuales se utiliza el mismo tipo de contrato que para el resto
de los consultores. Con respecto a la diferencia en los contratos de los consultores
observados, para el período 01/01/97 al 30/06/97 la misma obedece a que los
contratos fueron efectuados en ese momento por la contraparte (Secretaría de
Desarrollo Social).
3- Todos los contratos se ingresan al sistema informático-contable y se registran con un
número identificatorio; lo que hemos omitido fue consignarlos en los originales
firmados, pero tomamos nota y a partir del año 1999 se procede en consecuencia lo
mismo que para la fecha en que se firman.
4- Se toma nota para proceder en consecuencia en lo sucesivo.
5- El Programa de Mejoramiento de Barrios tuvo una etapa previa de preinversión que
llegó hasta la firma del contrato (02/97); a partir de esa fecha comenzó la etapa de
ejecución que continuó con la misma planta de consultores ya contratados el 01/97,
ya que ello no implicaba un cambio de fuente de financiamiento en virtud de que
seguía siendo la Secretaría de Desarrollo Social (como contraparte local) quién
asumía el pago de los gastos administrativos del Programa.
Recomendación: Documentar y completar adecuadamente los contratos suscriptos por
los consultores y sus antecedentes.
b) Contratación de consultores
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación.
2- No se tuvieron a la vista las ternas de consultores ni las justificaciones de las
contrataciones directas realizadas.
3- No se tuvieron a la vista las Declaraciones Juradas de Incompatibilidad.
4- No se tuvieron a la vista las copias autenticadas del título profesional de los
consultores.
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5- No se tuvieron a la vista las firmas de los consultores en sus respectivas constancias de
Clave Única de Identificación Tributaria (CUIT).
6- No se tuvieron a la vista las fechas de emisión ni de recepción de los currículos (CV)
de los consultores.
7- En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista las firmas de los consultores en los
respectivos CV.
8- En algunos casos no se tuvo a la vista la constancia de la CUIT de los consultores
auditados.
Comentarios de la UCN:
1 a 3- El coordinador ejecutivo del programa, en uso de las facultades conferidas por el
Decreto del PEN Nro. 1420, dispone de acuerdo con las necesidades de la demanda de
tareas del incremento de profesionales a contratar siendo siempre por ternas.
4- Se toma nota para solicitarlas en el futuro.
5- y 6- Se trata de una falencia en el control, se toma nota para no reiterar la anomalía.
7- Normalmente firman la nota en la que adjuntan las currículas vitae.
8- Se debieron haber traspapelado pues se exige como requisito previó al redactar los
contratos de consultores
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las contrataciones realizadas por el
Proyecto, dejando constancia en los archivos correspondientes.
c) Pagos de honorarios
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos, el pago final no constituye por lo menos el 10 % del monto
total de la suma que por concepto de honorarios se estipula en el Contrato de préstamo
(Anexo C punto IX-9.01).
2- Las órdenes de pago y/o recibos de pago no fueron firmadas por los consultores en
conformidad por los pagos recibidos en concepto de honorarios.
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3- Las órdenes de pago del proyecto no estaban firmadas por responsable alguno.
4- No se tuvieron a la vista las firmas de los consultores en los respectivos comprobantes
de retención de impuestos por la recepción de los mismos.
5- En dos casos auditados se verificó que los consultores con rango D-III percibieron por
los pagos correspondientes a los contratos por el período 01/02/97 al 30/06/97 $
1.560.- mensuales no coincidiendo con el establecido por el Dto. N° 92/95 ($ 1460.-).
6- En algunos casos se observó que las facturas emitidas por los consultores no cumplen
con la Resolución General N° 3419 y modificaciones en lo que respecta a la fecha de
inicio de actividades, así como los números de comprobantes impresos.
7- En algunos casos, las fechas de las órdenes de pago emitidas a favor de los consultores
son posteriores a la fecha del respectivo débito en el extracto de la cuenta corriente
bancaria del proyecto.
Comentarios de la UCN:
1- Se toma nota de esta observación y se procederá en consecuencia en el futuro.
2- Se toma nota y para el año 1999 se subsanará la anomalía.
3- Teniendo en cuenta que el coordinador ejecutivo es quien debía firmarlas, además de
los cheques y los certificados de retenciones, para evitar tantas firmas se omitían las
de las órdenes de pago; se toma nota y en lo sucesivo se hará suscribir por autoridad
competente.
4- Se toma nota de esta observación y en lo sucesivo se procederá en consecuencia.
5- El contrato firmado por la Secretaría de Desarrollo Social indicaba los montos que se
abonaron a través del programa.
6- Se trata de un problema interno de control de facturas presentadas, se toma nota y se
evitará en el futuro la repetición de casos análogos.
7- Este error obedece a que la contabilidad por sistema en el año 1997 se comenzó a
pasar en el mes de setiembre, comenzando por el mes de febrero y reemplazando a
todos los comprobantes emitidos hasta ese momento por lo que algunas fechas pueden
haber sido asumidas erróneamente.
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Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información contable
del proyecto, documentado adecuadamente todas las actuaciones referidas al mismo.
Asimismo, se recomienda verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales
convenidas así como de la normativa fiscal vigente.
d) Informes
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista las aprobaciones de los informes finales de los consultores
por parte de la UCN y por parte del BID, según lo establece el Convenio de Préstamo.
2- Se pudo observar en el 100 % de los casos analizados que los informes presentados
por los consultores no indicaban la fecha de presentación ni poseían fecha de
recepción por la UCN.
Comentarios de la UCN:
1- Con respecto a la aceptación de los informes finales de los consultores por parte de la
UCN, se toma nota para proceder en consecuencia en lo sucesivo.
2- Se trata de errores de control en la recepción de los mismos; se toma nota para evitar
en el futuro la repetición.
Recomendación: Dejar adecuada constancia de la recepción y aprobación de los
informes presentados por los consultores en virtud del cumplimiento de los términos de
referencia (TOR’s) respectivos.
6) SERVICIOS PRESTADOS POR SOCIEDADES (FIRMAS CONSULTORAS)
Observaciones: De la revisión realizada a la contratación de una firma para realizar el
desarrollo de una “WebSite” y agregado de funcionalidad al sistema de administración del
Programa surgió lo siguiente:
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1- No se tuvieron a las vista las constancias del envío de las invitaciones a cotizar a los
distintos oferentes, con el detalle de las especificaciones de los ítems a cotizar.
2- El cuadro comparativo de precios, adjunto al informe de la comisión de preadjudicación,
no se encuentra suscripto por responsable.
3- En los presupuestos que se tuvieron a la vista, no consta la fecha de recepción de los
mismos.
4- Se tuvo a la vista la orden de provisión número 00001/97 del 25/08/97 en la cual no existe
firma del proveedor, como así tampoco surge la fecha de aceptación de las tareas a realizar
por parte del mismo. Al respecto se observó que no se suscribió un contrato del cual surjan
los TOR’s a cumplir por el proveedor ya que, si bien la orden de provisión 00001/97
establece plazo de entrega y condiciones de pago, no especifica la oportunidad, producto y
control de avance de tareas a realizar.
5- Con fecha 27/08/97 la UCN liberó un anticipo de $ 15.536,40 el cual se encuentra
respaldado por factura del tipo B Nro. 0000-00000026 emitida el 22/08/97, destacándose
que la fecha de impresión impresa al pie de la misma es del mes de noviembre de 1997;
asimismo no se tuvo a la vista la garantía por el anticipo otorgado.
6- No se tuvo a la vista documentación que respalde la presentación del producto y las
aprobaciones de la UCN del mismo, previo al segundo pago.
7- La UCN no realizó en el momento del pago las retenciones de los impuestos al valor
agregado y Ganancias correspondientes. Si bien la UCN procedió a regularizar esta
situación en el pago del 24/11/97, se pudo observar que al proveedor se le aplicó una
alícuota del 10 % cuando correspondía el 1 %.
8- El software adquirido no se encuentra inventariado en el Registro de Inventario de la UCN.
Comentarios de la UCN:
1- Las invitaciones fueron cursadas oportunamente mediante fax a las empresas, expresando
globalmente el desarrollo requerido. Las especificaciones en detalle fueron relevadas por
cada empresa en particular en esta UCN, las cuales fueron la base de cada una de sus
cotizaciones.
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2- El mismo fue elevado por nota suscripta por esa comisión al Coordinador Ejecutivo.
3- Se reconoce esta deficiencia de control debido en parte a la falta de circuitos internos de
seguimiento de comprobantes que existía para esa época en los inicios de la etapa de
ejecución del Proyecto, y a la escasez de personal administrativo.
4- La orden de provisión se entregó personalmente en esta UCN abonándose en ese mismo
momento el anticipo de ejecución establecido en las condiciones de su propuesta. Las
tareas a realizar por el proveedor están enunciadas en la orden de provisión y en el
presupuesto oportunamente presentado. Dado el corto plazo establecido para el desarrollo
de las tareas, y la diversidad y complejidad de las mismas, se asignaron puntos de control
que sólo podían ser verificados mediante la ejecución de profundas pruebas para establecer
el correcto cambio funcional del sistema, que nos asegurará luego de la implementación, la
operación del sistema integral de acuerdo a lo originalmente previsto.
5- El anticipo establecido se efectuó contra recibo provisorio extendido por el proveedor en
ese momento; luego, al presentar la factura firmada por dicho importe se le devolvió, no
habiéndose verificado evidentemente la correcta emisión de la misma. Se reconoce esta
falla y se toma en cuenta para no repetirla en casos similares.
6- Si bien no está documentado, el WebSite fue presentado los primeros días de noviembre de
1997, luego de haberse efectuado la capacitación del personal asignado al mantenimiento
de las páginas desarrolladas para el programa; tal es así que con fecha 03/11/97 se
comienza con el pedido de presupuestos para contratar el servicio de conexión a Internet
de nuestro WebSite. Tal como fue expresado anteriormente dada las características del
desarrollo contratado, la única verificación posible era la prueba intensiva (simulando la
realidad operativa diaria) de todas las funciones modificadas y/o agregadas al sistema ya
en funcionamiento.
7- Se toma nota de la observación.
8- Se toma nota y se procederá en consecuencia a regularizarlo conforme las instrucciones
recibidas de esa auditoría.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto,
dejando constancia en los expedientes respectivos. Asimismo se recomienda verificar el
cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
7) DESARROLLO INSTITUCIONAL
a) Capacitación
Observaciones:
1- En la mayoría de los casos auditados, no se tuvo a la vista la siguiente documentación:
- Cartas de invitación a cotizar a los proveedores (pasajes, hotelería, etc.).
- Cuadros de evaluación de ofertas.
- Órdenes de compra o provisión.
2- No se practicó la retención del impuesto a las ganancias en el momento del pago de la
factura presentada por el servicio de hotelería, como así tampoco el concepto del
servicio brindado por el mismo.
3- No se tuvieron a la vista las solicitudes de viajes, ni tampoco la autorización de la
compra de los pasajes.
4- No se tuvo a la vista el detalle nominativo de las personas que viajaron (apellido, cargo,
a que Unidad Ejecutora Provincial (UEP) pertenece y motivo del viaje) de manera de
validar que integraban el staff de las UEP’s.
Comentarios de la UCN:
1- En todos los talleres realizados durante el año 1997, si bien no se cumplió con el
requisito de enviar pedidos de cotización por escrito, cuadros de evaluación y órdenes
de provisión, cabe destacar que sí se consultaron precios telefónicamente y por fax, no
habiendo guardado estos antecedentes todos juntos debido a la inexperiencia en estos
temas por parte del personal interviniente, habiéndose adjudicado servicios de hotelería,
comidas y pasajes por mejor servicio y/o precio. Respecto a la falta de firma en las
órdenes de pago no se les requería en razón que extendían recibos.
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2- Debido a que el pago se efectuó por la cuenta Capacitación y en razón que el sistema
contable no la tenía como una cuenta pagadora, por error no se practicó el descuento de
ganancias correspondiente.
3- Los funcionarios y/o consultores que viajaban fueron confirmados por fax y la
autorización de la compra de los pasajes está aprobada por disposición relativa al gasto
de los Talleres.
4- El detalle de las personas que viajaron por los Talleres figuran en las facturas del
proveedor de los pasajes, debiéndose asumir como correspondientes a cada Unidad
Ejecutora de acuerdo al aeropuerto de salida y regreso. Con respecto al cargo de cada
una de las personas que viajaron, en la actualidad resulta sumamente difícil
determinarlo en razón de los cambios que durante estos años se han producido en cada
una de las UEP’s. El motivo del viaje fue su concurrencia a Talleres de Entrenamiento.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las contrataciones realizadas por el
proyecto
b) Asistencia Técnica
Observaciones: De la revisión realizada a la contratación formalizada a través de un
convenio marco de colaboración y asistencia entre el proyecto y la Facultad de Filosofía y
Letras de la Universidad de Buenos Aires por un importe de $ 150.000.- (equivalente al
monto pagado) se pudo observar que:
1- No se tuvieron a la vista los antecedentes de la contratación realizada con la facultad;
asimismo no se tuvo a la vista documentación emitida por autoridad competente de la
Universidad/Facultad autorizando y aprobando la suscripción del mismo.
2- El convenio que se tuvo a la vista si bien posee sello y firma por parte de la mencionada
Facultad no aclara los datos y el cargo del firmante.
3- No se observó firma del responsable de la UCN ni del beneficiario en la orden de pago
ni en el recibo de pago emitido por el sistema de administración de la UCN.
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4- Con respecto al pago se tuvo a la vista únicamente un recibo simple con sello de la
facultad y firma sin aclaración de datos y cargo de la persona que suscribe el mismo.
5- No se tuvieron a la vista los términos de referencia con la descripción de los trabajos a
presentar, fechas de presentación, tiempo, forma y aprobaciones por parte de la UCN.
6- No se tuvieron a la vista los informes o productos presentados.
Comentarios de la UCN:
1- Al momento de la firma no se contempló que fuera necesario contar con dicha
autorización, no obstante se le requirió a la Facultad les envíen la misma.
2- Evidentemente se trata de una omisión al efectuarse la firma del convenio marco que
será salvada con el envío a esa auditoría de los requerimientos que le fueron enviados a
la facultad.
3- La facultad extendió un recibo con sello y firma por el cheque recibido. Con respecto a
la firma del responsable de la UCN en la orden de pago se indica que el Coordinador
Ejecutivo sólo firmaba los cheques autorizando el pago.
4- La facultad no extendió facturas en razón de no estar inscripta, sólo emitía recibos
oficiales.
5- Los términos de referencia no están taxativamente definidos por tratarse de un acuerdo
amplio y abierto. En las cláusulas 3, 4, 5 y 6 del convenio marco se definen las
temáticas que se abarcan, las áreas funcionales y tareas.
6- El producto de lo actuado por la Facultad se plasmó en los Talleres realizados con las
UEP’s en el año 1997 para los barrios que fueron presentados como muestra en ese
momento (planos, relevamientos censales y catastrales, estudios ambientales, estudios
de impacto ambiental, estudios de suelos, etc.) más la capacitación y asesoramiento
brindado durante la primera etapa de ejecución.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto, dejando constancia en los expedientes respectivos de manera de asegurar la
transparencia de la gestión.
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8) MUEBLES Y UTILES – EQUIPAMIENTO
a) Observaciones generales:
1- En la mayoría de los casos auditados se verificó lo siguiente:
- No se tuvo a la vista el detalle del equipamiento o servicio a adquirir firmado por
responsable alguno.
- No se tuvieron a la vista las constancias del envío de las invitaciones a cotizar a los
proveedores.
- No se tuvieron a la vista los seguros correspondientes a los bienes inventariables
adquiridos.
2- El registro de Inventario del Proyecto no se encuentra debidamente confeccionado ya
que no incluye todos los datos necesarios para el control e identificación de los bienes
(entre otros: número de serie, saldo inicial, subtotales por página, foliatura de hojas y
responsable).
3- Con respecto a las compulsas de precios (solicitudes de presupuestos) por compras
menores realizadas se observó que no se encontraban foliadas conformando un
expediente único que permita asegurar la integridad de la información y el archivo
cronológico de las mismas.
4- Algunos presupuestos no se encontraban firmados por los posibles proveedores.
Comentarios de la UCN:
1- El responsable del equipamiento y/o servicios adquiridos fue el arquitecto mencionado
en el punto b) siguiente, quien obviamente reportaba todas las novedades al
Coordinador Ejecutivo y quien recibía y conformaba los trabajos realizados. Es posible
que se hayan traspapelado o se encuentren mal archivadas dado que prácticamente el
área administrativa no se ocupó del tema remodelación por las razones anteriormente
expuestas. Sobre el tema seguros se toma nota para proceder en consecuencia en el
futuro.
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2- Con respecto al inventario se toma nota de la observación formulada y se procederá en
consecuencia en el futuro.
3- Esta unidad efectúa expedientes por cada compra de montos significativos, pero no
utiliza el método de expediente único.
4- Se toma nota de la observación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto, dejando constancia en los expedientes respectivos, de manera de asegurar la
transparencia de la gestión.
b) Observaciones Particulares:
1- La UCN afectó $ 98.367,20 para la remodelación y adecuación de las oficinas de la sede
del Proyecto con fondos de contrapartida local (tales como trabajos de remodelación,
instalación eléctrica, colocación de cortinas, aire acondicionado, artículos de
iluminación, adquisición de central telefónica, teléfonos, muebles, cajas de seguridad,
pintura, cerrajería, plastificados). Se tuvieron a la vista las disposiciones del
Coordinador Ejecutivo N° 08-97; 10-97 y 12-97 aprobando en total el importe
precedente; se destaca que las mismas no detallan los servicios a contratar
(Especificaciones Técnicas).
Asimismo, no se tuvieron a la vista las aprobaciones por parte de la Secretaría de
Desarrollo Social, como así tampoco la no objeción del BID para apropiar estos gastos
como contrapartida local.
2- En lo que respecta a las contrataciones incluidas en la muestra de auditoría (trabajos de
remodelación del 3er piso, compra de artefactos de iluminación, adquisición central
telefónica y teléfonos, trabajos de instalación eléctrica, pulido y plastificado de pisos) se
pudo observar que:
- en el 100 % de los casos, no se tuvieron a la vista los presupuestos presentados, ni
los cuadros comparativos de precios;
- en el 100 % de los casos no se tuvieron a la vista las órdenes de servicio/provisión;
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- en el 40 % de los casos no se realizó la retención de IVA en el momento del pago;
- en el 100 % de los casos no se tuvo a la vista la conformidad de la UCN por los
servicios recibidos, como así tampoco los remitos por los bienes entregados;
- en un caso la orden de pago fue emitida a nombre de un consultor del proyecto y no
del proveedor; y
- en el 40 % de los casos se observó que se liberaron anticipos de fondos sin existir
documentación que lo respalde en el momento del pago (factura/recibo).
3- En lo que respecta a la compra de bienes muebles según expediente Nro. 10003-97 se
observó que:
- El cuadro comparativo de ofertas, no posee firma de algún responsable.
- Se compararon los precios de dos ofertas sin IVA, con un tercer presupuesto con el
IVA incluido; se destaca que de todas maneras el resultado final hubiera sido el
mismo.
- El presupuesto de la firma ganadora no se encuentra suscripto por un responsable y
no posee sello de recepción de la UCN.
- No se tuvo a la vista el detalle del equipamiento a adquirir ni el solicitado a los
proveedores.
- No se tuvo a la vista la orden de provisión suscripta por el proveedor.
- No se tuvieron a la vista los remitos, como así tampoco la conformidad de la
recepción de los bienes por parte de la UCN.
- Se observó que al proveedor se le realizaron pagos en carácter de anticipos el
26/08/97 y el 15/09/97 sin documentación (facturas), ni garantía de cumplimiento
que lo respalde.
- Las retenciones del IVA y de ganancias no se formalizaron en el momento del pago.
4- Del análisis realizado a la adquisición de equipos y elementos de computación por $
27.900.- se observó que:
- El cuadro comparativo de precios no posee fecha.
- No se tuvieron a la vista los remitos correspondientes a nueve computadoras
personales adquiridas.
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- En los remitos no se expone el número de serie de los bienes, como así tampoco en el
registro de inventario del proyecto.
- La UCN no practicó la retención de ganancias.
- Se verificaron discrepancias en los datos de los siguientes documentos:
Beneficiario
Orden de provisión
Factura
Remito
DL Computación
DL Computación de
DL Computación de
Susana Capizzi
Susana Capizzi
Comprobante de pago
DL Computación.
Domicilio
Paraná 552
Gurruchaga 1876 PB Paraná 552
Paraná 552
CUIT
30676602077
27149512131
20148669725
Contacto/firma
L. Lagreca
27149512131
L. Lagreca
- No se tuvo a la vista constancia de CUIT que permita confirmar el proveedor de los
bienes.
- Con fecha 30/10/97 se formalizó el pago final al proveedor, a pesar de que los
remitos completando la entrega de los bienes son de fecha posterior (06/11 y
07/11/97).
- Uno de los remitos emitidos por el proveedor es de fecha 05/10/97 cuando la
adjudicación es del 15/10/97.
Comentarios de la UCN:
1- El Coordinador Ejecutivo del Proyecto autorizó los trabajos y se dispuso la
afectación de los fondos necesarios, los cuales fueron estimados previamente por el
arquitecto a cargo de la realización de las tareas de remodelación, quien fue el
encargado también de contratar los servicios y/o bienes y determinar las
especificaciones técnicas en su oportunidad; cabe destacar que dicho arquitecto
desarrollaba tareas en ese momento como consultor de esta UCN. Los gastos
ocasionados fueron cargados a Gastos Generales de Administración (100 % a cargo
Nación- Secretaría).
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2- La obra de remodelación fue realizada en forma urgente ya que debíamos mudarnos
del 5° piso al actual, siendo el arquitecto designado por el Coordinados Ejecutivo
para el manejo total de la obra con la premura que el caso requería, razón por la cual
no hay un expediente en el cual consten presupuestos, cuadro de evaluación de
ofertas, órdenes de provisión, etc.; a pesar de que sí se solicitaron presupuestos,
fueron evaluados y todas las adquisiciones y contrataciones fueron adjudicados por
precio, calidad y antecedentes. No obstante lo expuesto se acepta la observación
formulada ya que las formas no han sido totalmente cumplidas. Con respecto a las
retenciones no efectuadas de IVA y Ganancias se trató de un error en el sistema el
cual fue subsanado. Cabe señalar que, en algunos casos, se extendieron cheques a la
orden del arquitecto para el pago de varias facturas y/o anticipos con cargo a la
rendición ante esta UCN por razones de tiempo y agilización de trámites.
3- Idem anterior.
4- Sobre las diferencias en las facturas, remitos y comprobantes de pago en lo que
respecta a la denominación de la razón social y/o CUIT del proveedor, no se detectó
por error que cambiaba la titularidad y su número de inscripción. Se aceptan las
observaciones formuladas y se toma nota para evitar su repetición en el futuro.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
proyecto, dejando constancia en los expedientes respectivos, de manera de asegurar la
transparencia de la gestión.
9) GASTOS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista las notas de invitación a cotizar a los distintos proveedores, con
los plazos para presentar los presupuestos y la recepción de los mismos.
2- No consta evidencia de recepción de la UCN en las cotizaciones de los proveedores
recibidas.
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3- Las órdenes de pago no se encuentran debidamente firmadas por el responsable del
proyecto.
4- En la mayoría de los casos no se tuvo a la vista el remito del proveedor, como así tampoco
la conformidad de la recepción por parte de la UCN.
5- En la mayoría de los casos no se tuvo a la vista la orden de compra/provisión.
6- En algunos casos no se tuvieron a la vista los presupuestos.
7- En dos casos no se tuvo a la vista el cuadro comparativo de precios.
8- En un caso se observaron discrepancias entre las cotizaciones efectuadas por los oferentes
y los importes expuestos en el cuadro comparativo de precios.
9- En lo que respecta a la caja chica del proyecto se observó que las facturas no poseen un
sello de pagado o de cancelación de las mismas identificando la caja chica en la cual
fueron rendidas.
Comentarios de la UCN:
1- a 4- Se toma nota para evitar situaciones análogas en el futuro.
5- y 6- Si bien no se guardó en un legajo, en su momento se efectuaron consultas de precios
por varios artículos, siendo este proveedor el más barato, razón por la cual esos elementos
se le compraron, no obstante se acepta esta observación.
7- Por razones de urgencia, esto fue en los comienzos de la etapa de ejecución, cuando esta
UCN estaba en el 5° piso; se contrata este servicio/instalación en forma directa, dado que
no se podía dilatar la situación existente.
8- Se toma nota para evitar situaciones análogas en el futuro.
9- Se aceptan estas observaciones; cabe señalar que en la actualidad por caja chica sólo se
pagan gastos menores. Con respecto al sello de pagado se procederá en consecuencia en el
futuro.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto.
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10) PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
1- En todos los casos muestreados, los viáticos fueron pagados en efectivo.
2- No se tuvieron a la vista las solicitudes ni las autorizaciones de los viajes de los distintos
consultores.
3- En algunos casos, no se tuvieron a la vista los informes correspondientes a las tareas
desempeñadas por los consultores durante los viajes.
4- La empresa proveedora de los pasajes emitió facturas del tipo A cuando correspondía la
emisión del tipo B.
5- En algunos casos, no se tuvieron a la vista los comprobantes de embarque de ida y de
regreso que permitan verificar los días de viáticos liquidados por la UCN.
6- En algunos casos no se tuvieron a la vista los pasajes.
7- Con fecha 22/10/97 la UCN invitó a presentar ofertas para viajes previstos por el período
10/97, 11/97 y 12/97 a 3 firmas siendo las 3 ofertas económicas iguales; no se tuvo a la
vista el cuadro comparativo, ni justificación de la selección de una de ellas.
8- No se tuvo a la vista la escala aplicada para la liquidación de los viáticos.
Comentarios de la UCN:
1- Por razones de economía de tiempo se habilitó mediante disposición en la cuenta caja una
suma anual, que se repone conforme las necesidades mensuales y se abonan en efectivo
evitando de esta manera que los señores consultores deban trasladarse al banco a fin de
efectivizar un cheque por tan bajos montos.
2- y 3- Se toma nota y se procederá en el futuro a cumplimentarlas.
4- Se trata de un error.
5- y 6- Las tarjetas de embarque deben estar mal archivadas o traspapeladas, puesto que
siempre se solicita a los consultores su entrega.
7- Esta UCN continúa utilizando como empresa de viajes a la misma que fuera seleccionada
originalmente en el año 1995, en razón de que efectuadas consultas de precios (algunas
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no quedaron registradas) las mismas no indican diferencias, ya que generalmente esta
UCN toma pasajes en vuelos económicos, tal como lo indica la Secretaría.
8- Los viáticos se abonan conforme los montos diarios establecidos por la Secretaría; son
fijos por día o medio día según corresponda, sin cargo a rendición.
Recomendación: La UCN debe documentar adecuadamente las operaciones realizadas por
el proyecto y verificar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE BARRIOS”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 940/OC-AR BID
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con las imputaciones
efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación de la existencia de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Inspección ocular de bienes;
- Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto,
abiertas en el Banco de la Nación Argentina;
- Circularizaciones;
- Reconciliaciones bancarias;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de contrapartida
local; y el 45,24 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos
por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Por último, cabe informar que la Unidad de Coordinación Nacional del Programa no obstaculizó
nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 24 de abril de 2000.
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