2000_067info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, de acuerdo al
Documento suscripto el 22 de agosto de 1995 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último
brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del “Programa de
Financiamiento a Municipios” (PRODISM), Convenios de Préstamo N° 830/OC BID y N°
3860-AR BIRF.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, expresado en pesos y en dólares.
b) Estados Contables (de Activo y Pasivo) del Proyecto al 31 de diciembre de 1999,
expresado en pesos y dólares estadounidenses, y notas 1 a 3 que forman parte del
mismo.
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c) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares
estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD, y conciliada por la
Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP).
2.-Copia del Listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD
en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
Los estados expuestos en a) y b) precedentes surgen de registros contables llevados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fueron confeccionados por la UCP y
son de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con
fecha 08/03/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/11/99 y el 26/02/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
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registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo
Municipal” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 22/08/95 y
posteriores revisiones.
Con relación a lo mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”,
corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando
a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005
“DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31
de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo
Municipal”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes
en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar
para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A) RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/99.
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se ha verificado que, en algunos casos, los pagos por los servicios de
consultoría se han realizado en una fecha anterior a la de emisión del respectivo
comprobante (factura o recibo); además, no se pudo constatar la fecha de ingreso en la
UCP de estos comprobantes, por carecer de un sello de recepción.
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Comentario de la UEC: En la práctica el Programa formaliza el pago de honorarios por
el principio de lo devengado y la prestación del efectivo servicio, la facturación por parte
de los consultores que emiten recibo se produce una vez que los mismos han verificado
que se han acreditado los fondos en sus respectivas cuentas.
En relación con aquellos que emiten factura se tomarán los recaudos necesarios para que
facturen con una antelación razonable a la finalización del mes, cabe destacar que por
cláusula contractual corresponde que debe estar a disposición de los consultores el pago
de honorarios el último día hábil del mes.
No obstante lo expresado en los párrafos anteriores se tendrá en cuenta la recomendación
formulada.
Recomendación: No librar pagos sin el correspondiente respaldo documental que los
habilite.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS CONTABLES
Observación: La registración contable se realiza a través de un único asiento mensual, no
teniendo el Proyecto un subdiario egresos que respalde la información. No refleja los
movimientos analíticos de cada cuenta, resultando dificultoso conformar cada una de las
cifras volcadas en las respectivas imputaciones.
Comentario de la UEC: Si bien es cierto que no se llevan registros subdiarios, sí se
cuenta con planillas hechas en excel, que hacen las veces de subdiario y de ellos se
pueden componer los saldos de los asientos generales.
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A partir del ejercicio actual se ha implementado la aplicación de un sistema contable que
permite conocer con un alto grado de detalle analítico las registraciones efectuadas.
Recomendación: Atento la metodología aplicada en la registración, asientos mensuales,
llevar subdiarios -de ingresos y egresos- en forma analítica y por concepto que den cuenta
de la información registrada.
2) DISPONIBILIDADES
Observación: Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por la persona
encargada de realizarlas y la responsable de supervisarlas.
Comentario de la UEC: Se procederá a dejar evidencia del control por oposición de
intereses según la recomendación planteada por la AGN.
Todas las conciliaciones bancarias posteriores al 31/12/99 se encontrarán inicialadas por
la persona responsable de realizarlas y firmadas por el responsable de supervisarlas.
3) PROFESIONALES NACIONALES
Observaciones:
1) Con referencia al Estudio de Situación Municipal, que concluyó con la emisión de un
informe final, se procedió a la contratación de consultores individuales (106
profesionales). Al respecto cabe expresar que de acuerdo a las Normas sobre Selección
y Contratación de Consultores (capítulo V Selección de consultores individuales) el
BIRF señala: “Normalmente se emplea a consultores individuales para trabajos para
los que: a) no se necesitan equipos de personal, b) no se necesita apoyo profesional
adicional externo (de la oficina central) y c) la experiencia y las calificaciones de la
persona a contratar son los requisitos primordiales. Si debido al alto número de
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consultores individuales la coordinación, la administración o la responsabilidad
colectiva se hicieran difíciles, sería preferible contratar a una firma consultora.”
2) En la mayoría de los casos los currículos (C.V.) no están firmados por los
profesionales a efectos de acreditar su autoría.
3) En la mayoría de los C.V. no consta la fecha de emisión, y en los pocos que se
encuentran, la fecha de los mismos es muy anterior a la del período de contratación
(hasta 5 años).
4) En algunos casos no queda evidenciado el proceso de selección utilizando (ternas),
sólo constan los antecedentes del profesional contratado.
5) En algunos casos se encuentran ternados personal que, a la fecha de solicitud de
contratación, pertenecía a la planta de consultores de la UEC.
6) Se observa que un mismo profesional se incluye en distintos procesos de selección, no
guardando relación la calificación obtenida en las distintas presentaciones.
7) En algunos casos la solicitud de contratación no tiene fecha, o es posterior a la firma
del contrato.
8) En la mayoría de los casos los TOR’s no están debidamente firmados por el consultor,
salvo en algunos casos que tiene una inicial, tal cual lo expresa el contrato en el punto
1) Objeto y Funciones,…"especificado en los Términos de Referencia que se detallan
en el Anexo, y también suscriben las partes y que forma integrante del presente"…
9) Se pudo verificar en algunos casos que, si bien los términos de referencia son iguales
para una misma categoría, buscando un determinado perfil profesional, los consultores
seleccionados responden a diferentes profesiones.
10) En la mayoría de los casos las Declaraciones Juradas no están firmadas por el
Consultor.
11) En ningún caso la constancia de la CUIT se encuentra firmada por el profesional.
12) En algunos casos los comprobantes presentados no cumplen con la normativa fiscal
vigente (RG.3419).
13) No se tuvo a la vista los respectivos informes de avance que condicionaban los pagos
efectuados a los profesionales contratados. De acuerdo a lo manifestado en la Nota N°
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3707 del PRODISM, de fecha 3/12/99, nos informa que: "Los informes de avance y los
finales de los consultores seleccionados en vuestra muestra se encuentran
comprendidos en un informe final"…
Comentarios de la UEC:
1) Se quiere dejar en claro que la totalidad de las observaciones se deben al Estudio de
Situación Municipal (ESM). Con respecto a la contratación de 106 consultores a que se
hace referencia cabe consignar al respecto que compartimos vuestra observación en
cuanto a que hubiese sido más conveniente encargar dicho estudio a una firma
consultora, no obstante la modalidad de contratación adoptada está contemplada en los
procedimientos del BID fue acordada con dicho organismo. Las contrataciones fueron
avaladas en su totalidad por el BID.
2) En relación a este punto sostenemos que no es condición sine qua non la firma en el
C.V. dado que se entrevistaron personalmente a todos los profesionales.
3) Se ha verificado que solamente 3 C.V. se encuentran en esa situación.
4) Se han efectuado todas las contrataciones siguiendo el método de selección por ternas,
hemos verificado que en 7 legajos omitimos archivar las ternas correspondientes.
5) Dado que el Estudio de situación Municipal, como se describió más arriba se
desenvolvió con independencia respecto de nuestro Programa, 4 consultores que a esa
fecha se encontraban contratados por esta UEN y dado que dicha tarea les suscitó un
gran interés, por propia decisión decidieron postularse para desempeñarse en el ESM.
6) En cuanto a lo formulado en este punto cabe destacar que si bien un mismo profesional
está incluido en distintos procesos de selección, esto obedece a que si dicho
profesional no calificó para un determinado puesto, en virtud de sus antecedentes y de
la buena impresión que se tuvo de él en las entrevistas se lo tuvo en cuenta para
desempeñarse en otras tareas, en cuanto a la calificación o puntaje asignado a cada uno
de ellos se fundamenta en que se han calificado de acuerdo a las características y
condiciones de las actividades a desarrollar, así puede comprobarse que un profesional
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con mejores antecedentes laborales y académicos en un puesto de menor rango se lo
calificó con menor puntaje dado que el mismo manifestaba tener dificultades para
trasladarse al interior del país, aún cuando el ESM le facilitaba todos los medios para
tal fin.
7) Con relación a esta observación cabe formular que se trató de una omisión
involuntaria, que pudo ser debido a que dicha documentación era objeto de continuos
traslados desde las oficinas del ESM hacia las nuestras.
8) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
9) Lo que se ha ponderado es la capacidad e idoneidad del profesional contratado.
10) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
11) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
12) Se reitera lo señalado en 7) precedente.
13) Los consultores a medida que iban desarrollando sus actividades las informaban por
escrito a su superior, a fin de mes debían presentar un informe al Coordinador acerca
del grado de avance en que se encontraba la confección del informe final. La UEN
aprobó pagos en función de estos informes y de los informes de avance que
oportunamente fueron presentados por el Coordinador del ESM al Coordinador
Ejecutivo del Proyecto.
Recomendaciones:
1) Tener en cuenta lo señalado en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno, Capítulo III -Recursos Humanos-, puntos 48, 49 y 50 respecto a la
metodología de contratación de los servicios profesionales para una actividad
específica de acuerdo a términos de referencia requeridos.
2) A efectos de mejorar la calidad de la información se recomienda que la documentación
presentada (C.V.) en todos los casos esté debidamente suscripta y fechada.
3) Reiteramos lo señalado en 2) precedente.
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4) Mantener legajos completos de los profesionales contratados por el Proyecto.
5) Tener en cuenta lo señalado en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno, Capitulo III -Recursos Humanos-, punto 29, respecto a las restricciones para
ser contratado como profesionales del Proyecto “tengan un contrato de locación de
obra o de servicios vigente con algún otro proyecto del PNUD...”.
6) Mejorar el procedimiento de búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes
en la selección de consultores.
7) Reiteramos lo señalado en 4) precedente.
8) Dejar debidamente suscriptos los respectivos Términos de Referencia que forman parte
del contrato.
9) Constituir en el proceso de selección y evaluación, ternas con profesionales cuyas
profesiones respondan al perfil buscado.
10) Profundizar los controles administrativos de la documentación.
11) Reiteramos lo señalado en 10) precedente
12) Se reitera lo señalado en 10) precedente.
13) Dar cumplimiento a lo estipulado en los respectivos términos de referencia que forman
parte de los contratos suscriptos con los consultores del Proyecto respecto a la
obligación de presentar informes de avance que permitan controlar y evaluar el grado
de cumplimiento de las tareas encomendadas.
5) VIAJES Y VIATICOS
Observaciones: Del análisis efectuado sobre una muestra de los gastos realizados por el
Proyecto en concepto de viáticos sobre el convenio del Estudio de Situación Municipal se
observó lo siguiente:
a) En la mayoría de los casos no se adjunta a la documentación respaldatoria los
respectivos comprobantes que acrediten la realización de la comisión.
Al cierre de las tareas de campo este equipo de Auditoría no tuvo a la vista la
documentación solicitada, dado que la misma, según nos informó la UEC (Nota N°001
del 04/01/00) se encuentra en el Ministerio del Interior.
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b) Algunos recibos de cobro de viáticos por parte de los consultores no estaban fechados.
c) La convalidación de los viajes en el documento del Proyecto (Línea presupuestaria
15.01-viajes de supervisión a las Provincias) por parte de la Subsecretaría de
Cooperación Internacional de la Cancillería es de fecha 14/1/99, mientras que los
viajes se realizaron a partir del mes de noviembre/98. Téngase en consideración
también que los contratos de los consultores se perfeccionaron a partir de enero de
1999.
d) Para la liquidación y pagos de los viáticos correspondientes se procedió a efectuar
retiros bancarios por montos globales, sumas que fueron entregadas en efectivo a
personal perteneciente a la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias,
quedando como constancia de dicho pago la firma al pie de la Orden de Pago
respectiva y recibos correspondientes de cobro por parte de los beneficiarios de dichas
acreencias.
Comentarios de la UEC:
a) Lo solicitado en este ítem no se le facilitó a los auditores dado que nunca estuvieron en
nuestro poder. En relación con este tema la UEN verificó que los consultores viajaron
y el programa pagó viáticos de viajes que efectivamente se realizaron (tal como fue
convalidado por el Coordinador del ESM y verificado por la UEC). Los vouchers no
están en nuestro poder dado que no fueron pagados ni tramitados por nuestro
programa.
b) Se toma conocimiento de esta observación y se procederá en lo sucesivo a que todos
los recibos se encuentren debidamente fechados.
c) La totalidad de los viajes fueron convalidados por la Secretaría de Cooperación
Internacional de la Cancillería. Procedimiento aceptado por el PNUD.
d) Tomado conocimiento de esta observación se tomarán las medidas pertinentes a
efectos de un mayor control interno.
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Recomendaciones:
a) A efectos de un correcto control de las liquidaciones de viáticos practicadas por el
Programa, mantener archivos completos de la información con el suficiente respaldo
documental (pasajes) que habilite los pagos efectuados bajo el concepto mencionado.
b) Profundizar los controles de la documentación.
c) Solicitar las autorizaciones correspondientes con la debida antelación y dar
cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno respecto a quienes pueden viajar, Capítulo III – Recursos Humanos -, punto
91 “Personal profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto”.
d) Como norma básica de control interno, canalizar y documentar todos los pagos,
excepto aquellos que se realizan a través de caja chica, a través del banco, ya sea por
emisión de cheques o transferencias bancarias.
6) INFORMES FINANCIEROS
Observación: En todos los casos los Informes Financieros trimestrales (IF) fueron
presentados vencidos los plazos estipulados por el PNUD (Capítulo V Recursos
Financieros C 3). Se deben presentar a la Subsecretaría de Cooperación Internacional
dentro de los 15 días posteriores a la de cierre del trimestre calendario.
Comentario de la UEC: Para el futuro se elevarán los Informes Financieros trimestrales
(IF) a la Subsecretaría de Cooperación Internacional dentro de los 15 días posteriores a la
fecha de cierre del trimestre calendario.
Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa del PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
-
el 92 %; 22,27 %; 47 % y 30,61 %; de los rubros “Equipos”, “Gastos Generales”, “Viajes y
Viáticos” y “Personal-Consultores”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones
del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000.
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