1999_083_03info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del
examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se
detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997,
correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR,
suscripto el 5 de abril de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID), y administrado por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación (MCyE) a través de la
Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estados Financieros Básicos:
- Estado de Activos y Pasivos del Proyecto acumulado al 31/12/97, expresado en pesos y en
dólares estadounidenses.
- Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/97, expresado en dólares
estadounidenses.
- Notas N° 1 a 3 a los Estados Financieros Básicos.
b) Información Financiera complementaria:
- Estado de Origen y Transferencia de Fondos acumulados al 31/12/97, en pesos.
- Estado de Inversiones del Proyecto discriminado según Origen de los Fondos al 31/12/97,
en dólares estadounidenses.
- Discriminación de Fondos del Proyecto al 31/12/97, en dólares estadounidenses.
- Notas N° 1.1 y 1.2 a la Información Financiera Complementaria.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UCN con fecha
29/04/98 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 07/05/98 y el 24/08/98, y el 22 y
23/09/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas
relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Sobre la base de las muestras seleccionadas, se ha observado lo siguiente:
1. En la Licitación Pública Internacional N° 01/96 llevada a cabo por la Provincia de Buenos
Aires para la adquisición de 2500 computadoras personales (PC), la oferta de la firma
ganadora aclara que el país de origen de los bienes cotizados es Argentina. No obstante,
como resultado del análisis de la documentación que se tuvo a la vista y de la inspección
ocular realizada, surge que los monitores son originarios de Malasia, país no miembro del
Banco.
Teniendo en cuenta que el precio ofertado comprende el valor total de cada equipo (unidad
central de procesamiento, mouse, teclado, monitor, sistemas Windows 95 y ms-office 95
preinstalados), a los efectos de la presente observación se consideró como valor de los
monitores el precio consignado en los despachos de importación (USD 195.- por unidad) para
determinar el importe total de los mismos que asciende a USD 487.500.-.
2. En diferentes jurisdicciones, se han ingresado en las cuentas bancarias correspondientes a
fondos BID ingresos por ventas de pliegos que corresponden a contrapartida local por USD
67.730.-.
3. Se abonaron con fondos BID USD 1.531.175,87 correspondientes a impuesto al valor
agregado y a ingresos brutos por inversiones en obras y equipamiento, los cuales deben ser
financiados con fondos de contrapartida local.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en el apartado IIIprecedente, los estados financieros básicos e información financiera complementaria
identificados en el apartado I- anterior, exponen razonablemente la situación financiera del
“Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” al 31 de diciembre de 1997, así
como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR del 05/04/95.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID
“PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados
financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al “Programa de
Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en
las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 05/04/95
entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación
(MCyE), a través de una Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto.
a)
Cláusula 1.02: Monto del Financiamiento BID por USD 300.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/97 ascendió a USD 61.549.328,92 (incluyendo los
cargos correspondientes a intereses por USD 2.764.352.- y a fondo para inspección y vigilancia
generales por USD 1.020.000.-).
Asimismo, se informa que los desembolsos del BID durante el ejercicio auditado, en concepto
de anticipo de fondos, son los que a continuación se detallan:
Moneda
16/04/97
USD
5.982.951,58
17/10/97
USD
14.690.000,00000
16/12/97
USD
2.700.000,00
TOTAL
b)
Importe en USD
Fecha
23.372.951,58
Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 300.000.000.-.
Al 31/12/97 se contabilizó como fondos de contrapartida local (Patrimonio Neto) la suma de
USD 24.770.814,42. A su vez, el pari-passu al cierre del ejercicio, según las justificaciones de
gastos realizadas, se encontraba por debajo del nivel presupuestado en el contrato de préstamo.
c)
Cláusulas 2.02: Intereses.
Cumplida. Con cargo a los recursos del financiamiento, en el año 1997 el BID ha acreditado
USD 2.301.747.- por este concepto.
d)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Durante el ejercicio auditado el BID acreditó de la cuenta del Préstamo, en concepto de
inspección y vigilancia generales, la suma de USD 620.000.-.
e)
Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. Durante el ejercicio 1997 se abonaron por este concepto USD 1.975.070,68.
f)
Cláusula 3.01 (b): Monedas de los desembolsos y uso de los fondos.
Del análisis realizado se ha podido verificar un razonable cumplimiento, excepto por lo expuesto
en el apartado III de nuestro Dictamen sobre los estados financieros al 31/12/97 y en el
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
g)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y licitaciones según Anexo B.
Se remite a lo expuesto en el punto III-1 de las Aclaraciones Previas de nuestro Dictamen sobre
los estados financieros al 31/12/97 y a las observaciones señaladas en nuestro Memorando a la
Dirección del Proyecto adjunto.
h)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a
la Dirección del Proyecto adjunto.
i)
Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
Cumplida. Cabe aclarar que se tuvieron a la vista los Informes de Ejecución del Proyecto
correspondientes al 1er. y 2do. semestre de 1997, los cuales fueron presentados al BID con fecha
29/08/97 y 27/02/98 respectivamente, dentro de los plazos estipulados en el artículo 7.03 de las
Normas Generales del Contrato de Préstamo.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N°845/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Reformas e
Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997,
han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Este Proyecto es administrado por el Ministerio de Cultura y Educación de la Nación (MCyE),
mediante una Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto, y por Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEPs).
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, sobre la base de muestras
selectivas, que determinaron la inclusión de la UCN y las UEPs de Buenos Aires, Misiones, Neuquén
y San Juan, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de
acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A-RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/97.
1) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a- Informes de consultores
Observación: Los informes analizados, presentados en las distintas jurisdicciones objeto de
este análisis, no poseen constancia de la fecha de recepción por las unidades de ejecución
provincial y la UCN.
A su vez, la mayoría de los informes de la provincia de San Juan no están firmados por el
consultor.
En lo que respecta a la provincia de Buenos Aires se pudo comprobar la existencia de
planillas internas que indican la fecha de entrada en la UEP; en varios casos resultó ser
anterior a la fecha de presentación que consta en el informe. Asimismo, cabe observar en esta
provincia la existencia de informes de idéntico contenido en varios períodos e informes que
no tenían identificación alguna y que sólo podían identificarse por la temática desarrollada en
comparación con lo previsto en los términos de referencia.
Comentarios:
UEP de San Juan: Los informes presentados por los consultores son precedidos de una nota
de presentación a la UEP, en donde solicitan el pago de los honorarios del período trabajado
y donde consta, además de la fecha de presentación y la firma del consultor, la
documentación anexada (factura, informe de avance y diskette). Dicha nota de elevación se
confecciona en original y copia; la primera es sellada y firmada por mesa de entradas de esta
UEP y se anexa al expediente de pago para la tramitación del mismo ante el departamento
contable y la delegación fiscal; la segunda (acuse de recibo), queda en poder del consultor
como constancia de que se recepcionó su informe de avance en tiempo y forma. Por otra
parte, en el expediente de pago figura un certificado emitido por la Coordinación de la UEP
en donde autoriza el pago de los honorarios correspondientes y certifica que el consultor ha
cumplido con las tareas reflejadas en sus términos de referencia.
Los informes de avance son aprovechados por distintas áreas del Ministerio de
Educación por lo que en alguno de los casos los originales se encuentran en poder de las
distintas autoridades.
UEP del Neuquén: En todos los casos, los informes correspondientes a
consultores individuales son presentados en primera instancia ante las direcciones de
enseñanza correspondiente quienes luego de evaluar y aprobar el informe lo elevan a esta
UEP, que a partir de dicha elevación, que figura en el expediente de pago correspondiente, es
que se emite la orden de pago. De allí que la presentación de informe pueda constar en la nota
de elevación del mismo a la Dirección de Enseñanza. Se sugerirá a las direcciones de
enseñanza solicitar que en la carátula del informe se documente fecha y firma de la recepción
de la documentación.
UEP de Buenos Aires: El régimen de control interno de gestión cuenta con planillas
complementarias que dan aprobación y certifican fechas de los informes de avance.
Los pagos nunca son anteriores a la fecha de vencimiento que figura en el informe de avance,
como así también en el contrato, sin que ello signifique que el consultor pueda haber elevado
los productos antes de la fecha fijada por el informe de avance respectivo.
Con respecto a los informes idénticos, el ser semejantes es por el tipo de rutina y
sistematización a que está afectado dicho consultor. Este produce mes a mes similares
actividades.
UEP de Misiones: Sin comentario.
UCN: Sin comentario.
Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por las
unidades respectivas, a fin de verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los
términos de referencia.
b- Ternas de selección
Observación: Los currículos (C.V.) tenidos a la vista no tenían fecha de presentación y en
gran parte de los casos tampoco tenían firma. A su vez, los cuadros de evaluación de ternas
no tenían fecha de realización y, excepto la UEP del Neuquén, tampoco estaban firmados por
el responsable.
Comentarios:
UEP de San Juan: Los currículos originales en donde consta la fecha y la firma del
postulante fueron remitidos a la UCN en el momento de realizar el pedido de contratación,
requisito fundamental para poder proseguir con dicho trámite; asimismo los cuadros de
evaluación, conjuntamente con borrador de los términos de referencia, borrador de contrato y
ternas constituyen anexos de la nota de elevación (pedido de contratación), enviada a la
UCN, la cual posee la fecha de emisión, lo que conlleva a presuponer que el cuadro de
evaluación corresponde a esa fecha.
UEP del Neuquén: Se salvará y se tendrá en cuenta la observación de fecha de presentación
y firma del consultor en los C.V.. Con respecto a los cuadros de evaluación de ternas, éstas
no son planillas aisladas sino que forman parte de un cuerpo integrado además de la terna por
el acta de evaluación de acuerdo a las resoluciones 43/97 y 44/97 del Consejo Provincial de
Educación donde se expresa la fecha de efectivización del cuadro evaluativo.
UEP de Buenos Aires: No es de forma exigir la fecha de presentación del currículum vitae.
Generalmente se acepta como fecha de presentación su último antecedente profesional.
UEP de Misiones: Sin comentario.
Recomendación: Debe constar en todos los currículos la firma, fecha y proyecto para el cual
el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras ternas sin
su consentimiento.
Por otra parte, se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional,
dejando constancia de la evaluación realizada sobre los postulantes para cada función.
2) DISTRIBUCIÓN DE EQUIPOS ADQUIRIDOS
a- Buenos Aires.
Observación: La distribución de los equipos adquiridos mediante la Licitación Pública
Internacional N° 01/96, no cumple con el plan establecido en el Anexo VIII (detalle de los
lugares y tiempos para el emplazamiento de los bienes motivo de la licitación) del Pliego de
Bases y Condiciones que fuera aprobado. El mismo detalla 500 escuelas que serían
receptoras, cada una, de 5 PC Acer-power, 1 PC multimedia Dtk y 1 impresora HP Deskjet
680-C. De acuerdo a los procedimientos llevados a cabo por esta auditoría se pudo constatar
que de las escuelas previstas en el pliego sólo 54 recibieron el equipamiento y únicamente 1
(el 0,2 %) en la cantidad y tipo que estaba contemplado en el mismo.
Se pudo observar, además, que los remitos de entrega y las constancias de
recepción de 500 PC multimedia y 500 impresoras no detallan los números de serie.
Por otra parte, los remitos que respaldan la distribución en las escuelas de los
bienes adquiridos por la mencionada licitación no contienen el número de serie y en gran
parte de los casos no se encuentran debidamente conformados por el responsable del
establecimiento.
Comentario: La UEP no es competente en la entrega de los bienes. De acuerdo al
Pliego de Bases y Condiciones los bienes fueron recibidos por la Dirección General de
Cultura y Educación de la Provincia de Buenos Aires, obviamente por el área competente
(Dirección de Servicios Generales), área que a su vez realizó la distribución del
equipamiento.
Con respecto al segundo y tercer párrafos, según lo informado por el área técnica
de la Dirección General de Cultura y Educación, de esa forma fueron entregados por la
empresa consignándose solamente bultos o cantidades; esto se produce por cuanto las cajas
con los equipos no presentaban los números de serie, procediéndose luego, en la entrega, a su
apertura para la instalación y testeo, siendo éste el momento en que se obtenían dichos
números. Lo dicho obedecía al hecho de que si se abrían las cajas se corría el riesgo de perder
la garantía ante cualquier falla.
b- Neuquén.
Observación: Los remitos que respaldan la distribución de los bienes adquiridos
mediante la Licitación Pública Nacional (LPN) N° 02/97 no tienen fecha de emisión ni de
recepción; en un 47 % de los casos muestreados no existe identificación del firmante y un 8,9
% tampoco tiene sello del establecimiento receptor.
Comentario: Una vez recibidos los bienes, por parte de la Comisión de Recepción de Bienes
que prevé la LPN N° 02/97, quedaron en custodia y manejo para su distribución por parte del
depósito del Consejo Provincial de Educación (CPE). La UEP confeccionó los remitos, sin
fecha, porque la distribución a los establecimientos se va haciendo en función de las
posibilidades que tiene el Consejo, a través de los camiones que periódicamente van a las
escuelas a llevar elementos. A partir de ahora se exige que la fecha de recepción de los bienes
se coloque en conjunto con la colocación de la firma y sello receptor de los directores de las
escuelas.
La segunda y tercera observación son similares y surgen porque el camión del
depósito del CPE distribuyó los elementos de laboratorio de la LPN N° 02/97 en el interior,
en muchas ocasiones en los edificios de los distritos escolares de cada región, o también
porque las escuelas del área rural, que poseen vehículos han retirado los bienes del depósito,
y la firma que se encuentra en el remito es la del chofer del vehículo.
Téngase en cuenta especialmente la situación geográfica de la mayoría de las
escuelas del interior, a donde es difícil acceder regularmente, o donde los directores e
integrantes de la escuela, sólo vienen a la Capital de la provincia una vez al año, para las
vacaciones.
Recomendación para a- y b-: Verificar el cumplimiento de las estipulaciones establecidas
en los pliegos de bases y condiciones correspondientes.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
1) CONSULTORÍA
a- Términos de Referencia
Observación: La mayor parte de los términos de referencia (TOR’s) de la UEP de Buenos
Aires que fueron analizados no tienen fecha. Asimismo, éstos establecen un cronograma de
presentación de informes que condiciona los pagos y que en muchos casos prevé la
presentación en un mismo mes de un informe de avance y uno final. Al respecto esta
auditoría no tuvo a la vista 30 informes, dado que según lo manifestado por nota N° 0198/98
de la UEP la correcta presentación de uno de ellos excluye a la otra, que sólo se presentará
como versión reformulada del primer informe en caso de que la UEP lo requiera. Esta
interpretación contradice a los términos de referencia.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de los TOR’s respectivos o adecuar los mismos
según las necesidades de la UEP.
b- Contratos
Observaciones:
1) La cláusula 3 de los contratos celebrados por la UCN, establece un cronograma de pagos
compuesto por 12 cuotas iguales, lo cual contradice lo establecido en la cláusula 4 del
mismo por ser el último pago inferior al 10 % del monto contractual. Idéntica situación se
produce en tres contratos de la UEP de Bs.As..
2) Si bien en la provincia de Misiones los contratos de consultoría se encuentran numerados a
partir de este ejercicio, se pudo observar que los mismos no guardan correlatividad
numérica con respecto a su fecha de emisión.
Comentarios:
UCN a 1): En función de la observación realizada por la misma auditoría para el ejercicio 96
(no aplicación de las escalas establecidas por el decreto 92/95), la UCN, en todos sus
contratos del año 97 celebrados con los consultores que forman parte de la administración del
Programa, respeta estrictamente lo establecido en el punto IV, Anexo I del decreto 92/95 del
19 de enero de 1995, que fija la escala de remuneraciones mensuales, como asimismo ha
tenido en cuenta la observación efectuada por la AGN para el ejercicio 1996. La aplicación
del 10 % en el último pago modificaría la escala aludida. Esta situación, cumplimiento de los
niveles establecidos en el citado decreto, fue reafirmada además por el mismo BID por nota
CAR - 3635/98, por medio de la cual nos transmitió las pautas salariales para las personas
que trabajan en las Unidades Ejecutora de los Programas que son total o parcialmente
financiadas por Organismos Multilaterales. La escala de remuneraciones mensuales coincide
totalmente con la utilizada por el Programa.
UEP de Bs. As.: Sin comentario.
UEP de Misiones a 2): En respuesta a que no existe correlatividad numérica respecto de la
fecha de emisión en los contratos de consultoría, responde a procedimientos locales de la
provincia donde, aparte de la aprobación de la UCN, para la contratación de asistencia
técnica, es necesario verificar el cumplimiento de varios requisitos, entre otros, el Registro
Unico Laboral, trámite que no tiene un tiempo fijo de emisión; esto explica la no
concordancia entre número de contrato y fecha de firma.
Recomendación a 1): No obstante la escala aplicada, la forma de pago debe cumplir con lo
establecido por el BID en cuanto a que el último pago debe ser igual al 10% del monto total
del contrato.
c- Informes Grupales
Observación: En las UEPs de Buenos Aires, Neuquén y San Juan se detectaron informes
grupales sin que esté prevista esta modalidad en los términos de referencia.
Comentarios:
UEP de San Juan: En algunas metas las tareas encomendadas a los consultores contratados
son tareas afines, por lo que dichos informes forman parte de un ejemplar conjunto.
UEP del Neuquén: Si bien es cierto que en términos contractuales los informes de
consultoría deben ser individuales esta UEP y el Sistema Educativo Provincial han
considerado en algunos casos que un solo cuerpo documental, debido tal vez a la complejidad
de la temática abordada, podría considerarse como la suma de informes individuales y aún
siendo presentados en forma conjunta, la Dirección de Enseñanza correspondiente ha
certificado, aprobado y avalado la producción individual del consultor en cuestión. Por otro
lado, el tratamiento de áreas pedagógicas puede ser de dificultosa interpretación si se toman
documentos aislados que de ninguna manera mantienen un contexto y encuadre
interdisciplinario. Es habitual que la UCN requiera la compatibilización de producciones
individuales en virtud de un mismo componente de producción curricular. Se reitera que sin
excepción el expediente de pago y/o emisión de orden de pago es individual y posterior a la
certificación de la tarea cumplida por parte de las correspondientes direcciones de enseñanza
provinciales.
UEP de Bs. As.: La modalidad grupal para la elaboración de informes, responde a las
necesidades de la tarea que en el caso de diseño curricular para la EGB y Formación docente
requiere el trabajo en equipo por área curricular. La tarea técnica requerida al consultor, actúa
como un insumo para la construcción del documento definitivo.
Recomendación :Adecuar los TOR’s al tipo de actividad e informes a desarrollar por cada
consultor.
2) RUBRO DISPONIBILIDADES
Observación: En algunos casos no se respeta la correlatividad numérica de los cheques
emitidos con respecto a la fecha de su contabilización. A su vez se pudo observar en las
conciliaciones realizadas, partidas pendientes durante largos períodos de tiempo.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de obtener información confiable del
Proyecto.
3) RUBRO OBRAS Y CONSTRUCCIONES
a- Buenos Aires.
Observaciones:
1) Analizadas las Licitaciones Públicas Nacionales (LPN) N° 17/96; 31/96; 44/96 y 45/96, y
teniendo en cuenta que para las adquisiciones con fondos locales son de aplicación los
mismos procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo, surge la siguiente
observación a las contrataciones efectuadas por incumplimiento de la cláusula 3.28 “Falta
de proponentes" del Anexo B del mencionado Contrato de Préstamo en cuanto a la
imposibilidad de continuar con la licitación con un solo oferente precalificado.
Asimismo, cabe aclarar que en las licitaciones N° 17/96 y 31/96 se precalifica a una sola
empresa al hacer lugar a una impugnación por incumplimiento de la escala de honorarios
que derivó en un mayor precio de dichas obras por un total de USD 108.335,78.
2) De acuerdo a la documentación que se tuvo a la vista (Acta de recepción provisoria y
anexo) se pudo observar que la obra correspondiente a la LPN N° 4/96 fue certificada al
100%, abonada en su totalidad y recepcionada provisoriamente sin contar con servicios
esenciales (agua y energía eléctrica), los cuales, según el Pliego de Bases y Condiciones,
debían ser provistos por la empresa contratista.
3) El acta de la Comisión de Preadjudicación interviniente en la LPN N° 37/96, de fecha
30/12/96, responde a una impugnación en perjuicio de la empresa adjudicataria,
manifestando que la misma respondió a las aclaraciones solicitadas en tiempo y forma. Sin
embargo esta auditoría pudo constatar que el pedido de aclaraciones fue cursado a esta
empresa el 30/12/96 y la misma respondió el 02/01/97. A su vez se detectaron alteraciones
en el orden numérico del foliado del sexto cuerpo del expediente.
4) De las inspecciones oculares realizadas en las escuelas de nivel inicial se pudo detectar
que presentan, a un año de su recepción provisoria, un grado de deterioro que no se
corresponde con la antigüedad de las mismas.
Comentarios de la UEP:
1) Se aclara lo siguiente:
Licitaciones N° 17/96 y 31/96: tal como se desprende de los expedientes respectivos, se
precalificaron con fecha 12/12/96 dos propuestas. Posteriormente con fecha 16/12/96 un
oferente impugna la oferta del otro, impugnación que fue evaluada y aceptada por la
Comisión de Preadjudicación de esta UEP y como consecuencia se aconsejó la
preadjudicación a la firma que quedaba.
Licitaciones N° 44/96 y 45/96: En estas licitaciones dos empresas adquieren el Pliego de
Bases y Condiciones y en el acto de apertura resultan precalificadas. Una de ellas
manifiesta la imposibilidad de cotizar. En virtud de ello, y atento a la emergencia físico
funcional declarada por Decreto del Poder Ejecutivo Provincial N° 3321/96 el que admite
la adopción de medidas de excepción para reforzar la infraestructura edilicia, y
enmarcando la obra licitada en la satisfacción de las necesidades educativas para el año
1997, resultó necesario implementar procedimientos ágiles que permitan arribar
satisfactoriamente a los resultados requeridos.
Habida cuenta de ello y visto que la oferta de la firma significó una rebaja del orden del
0,94% del presupuesto oficial, reflejando ser conveniente a los intereses fiscales, se
propició la preadjudicación a dicha empresa.
2) Con relación a ello resulta necesario destacar que al momento de la recepción provisoria
de la obra, la misma pudo ser utilizada por contar efectivamente con servicios esenciales.
3) El informe de preadjudicación registró un error en la fecha de elaboración, toda vez que,
revisado íntegramente el expediente y consultado con los miembros de la comisión de
preadjudicación se concluye en que la fecha a consignar debió ser el 03 de enero de 1997.
Esta afirmación encuentra sustento en la secuencia del expediente donde desde fojas 1531
en adelante, cada uno de los documentos que lo integran responden a una secuencia
regular de la actividad administrativa (acta de apertura, disposición de conformación de
comisión, pedido de aclaraciones, respuesta al pedido de aclaraciones, acta de
preadjudicación, intervención de los organismos de control).
4) Identificadas las obras se determinará el grado de deterioro aludido.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y
verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los Pliegos de Bases y
Condiciones respectivos.
b- Misiones.
Observaciones:
1) En el expediente de la Licitación Pública Nacional N° 4/96 no consta el listado de
equipamiento a proveer requerido según el apartado 2.e del artículo 11 “Forma de
presentación de las propuestas” del Pliego de Bases y Condiciones y que, de acuerdo al
cuadro comparativo de ofertas, fuera presentado por la empresa que resultó ser
adjudicataria.
2) No se tuvieron a la vista las órdenes de pago correspondientes a los pagos efectuados por
la Unidad Ejecutora en concepto de obras.
Comentarios UEP:
1) Por omisión no figura el listado de equipamiento a proveer. No obstante, al figurar en el
presupuesto, en las especificaciones técnicas y en los planos firmados por la empresa,
dicho listado ha sido cumplimentado.
2) Las órdenes de pago no fueron remitidas debido a que se entendió que lo requerido por la
AGN fue el proceso de contratación de la obra.
c- San Juan.
Observaciones:
1) No forman parte del expediente de la Licitación Pública Nacional N° 02/97, las ofertas
que no resultaron adjudicatarias de la misma.
2) No se tuvieron a la vista las facturas del contratista de la licitación mencionada
precedentemente.
3) Si bien el importe abonado hasta el certificado N° 6 se condice con el porcentaje de
avance certificado a ese momento se pudo observar que existen casos en los cuales los
montos finales de un certificado no coinciden con los montos iniciales del siguiente;
asimismo se pudo verificar en determinados ítems particulares de obra que el importe
certificado no se corresponde con el grado de avance indicado en el mismo.
Comentarios de la UEP:
1) Con respecto a la Licitación N° 02/97 las ofertas que no resultaron adjudicatarias de la
misma, no forman parte del expediente, así mismo se informa que dichas ofertas fueron
enviadas oportunamente a esa UCN para su evaluación, según nota N° 9705010-I de fecha
13/05/97.
2) Con respecto a las facturas del contratista de la licitación mencionada, se informa que es
una empresa unipersonal cuya facturación se realiza con formulario de recibo B.
3) Respecto de las observaciones realizadas en los certificados de la mencionada licitación se
informa que son correctas las mismas detectándose errores puntuales que distorsionan los
montos totales, como en el caso del certificado de obra N° 6; no obstante ello se aclara que
los porcentajes acumulados coinciden con los montos acumulados como así también
condice la suma de los montos parciales con los acumulados. Cabe mencionar el art. 12.4
del pliego de bases y condiciones generales que forma parte del expediente enuncia en su
7° párrafo lo siguiente: “ los certificados mensuales constituirán documentos provisionales
para pagos a cuenta, sujetos a posteriores rectificaciones que se harán si correspondiera
cuando se realice la liquidación final de la obra “, situación que se dio en este caso.
Comentario UCN a 1): No es atribución de esta UCN, tomar conocimiento de la
conformación administrativa del expediente mediante el cual se tramitan los gastos
declarados elegibles por el Programa. Si la UEP no ha anexado al cuerpo principal del Expte.
la totalidad de las ofertas presentadas en el Acto licitatorio, corresponderá al Tribunal de
Cuentas u organismo competente de la Provincia la verificación y substanciación en Sede
Administrativa, del sumario correspondiente.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto y
verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes.
4) EQUIPOS Y MOBILIARIO
a- Buenos Aires.
Observaciones:
1) En la Licitación Pública Internacional N° 01/96, llevada a cabo por la Provincia de
Buenos Aires para la adquisición de 2500 computadoras personales (PC), la oferta de la
firma ganadora aclara que el país de origen de los bienes cotizados es Argentina. No
obstante, como resultado del análisis de la documentación que se tuvo a la vista y de la
inspección ocular realizada, surge que los monitores son originarios de Malasia, país no
miembro del Banco.
Teniendo en cuenta que el precio ofertado comprende el valor total de cada equipo (CPU,
mouse, teclado, monitor, Windows 95 y ms-office 95 preinstalado), a los efectos de la
presente observación se consideró como valor de los monitores el precio consignado en los
despachos de importación (USD 195.- por unidad) para determinar el importe total de los
mismos que asciende a USD 487.500.-.
2) En las adquisiciones de equipamiento para administración efectuadas por la UEP de Bs.
As., no se llevó a cabo concurso de precios.
Comentarios de la UEP:
1) En virtud de ello señalamos que la firma adjudicataria ha cotizado producto nacional bajo
las normas de fabricación que se aplican al efecto (Decreto del Poder Ejecutivo Provincial
N°173/94).
De acuerdo al Contrato de Préstamo -Anexo B punto 2.08 b)- el bien es producido en el
país cuando adquiere una naturaleza distinta a las partes que lo componen.
La importación de componentes para su posterior ensamblado, le confiere la nacionalidad
del país donde se ensambla, en el caso, Argentina.
Las partes, gabinetes metálicos, placas madres, monitor, fuentes de poder, memorias
cache, microprocesadores, memorias RAM, placas gráficas, discos rígidos, disqueteras,
CD roms, placas de sonido, fax modems, software, etc., son integrados en una
computadora con naturaleza evidentemente distinta a las partes que la componen.
2) Se ha dado estricto cumplimiento a las normas relativas a adquisiciones, ya sea de la UCN
(Circulares N° 23 de 14/05/96 y N° 45 de 21/11/97) como de la Pcia. de Bs. As. (Ley de
Contabilidad N° 11.621 y Reglamento Decreto N° 3300/72) las que determinan los
montos y modalidades necesarios para realizar las compras, ya sea aprobación de gastos,
concurso de precios, licitación privada y pública nacional e internacional.
Comentario de la
UCN a 1): Aquí se confunde “equipamiento elegible” con partes
componentes de un todo. Como el mismo texto de la observación lo refiere, al decir que el
equipo incluye: CPU, mouse, teclado, monitor y software preinstalado, lo que está indicando
claramente que se trata de partes que componen un todo, para cuyo funcionamiento como tal
sea posible, su provisión deberá efectuarse integralmente. Vale decir: no se están comprando
monitores, sino equipos de informática integrales los que como consecuencia del acople y
montaje de sus partes dan como resultado un equipo informático elegible. El criterio
sustentado en la evaluación, cuenta con la no objeción de esta UCN y está de acuerdo con la
interpretación del Banco.
Recomendaciones:
1) Tener en cuenta las estipulaciones contractuales convenidas.
2) Las circulares de la UCN aludidas se refieren a los mecanismos de elevación de
información de las UEPs a la UCN lo que no obsta la aplicación de la metodología de
adquisiciones adecuada, requerida y utilizada por la propia UCN.
b- Misiones.
Observaciones:
1) De la revisión practicada sobre el expediente correspondiente a la LPN N° 01/96 surge que
el mismo no incluye un acta de la Comisión de Preadjudicación de fecha 19/11/96 la cual
dictamina que, como resultado de la revisión técnica de las muestras (cuadros
comparativos) una firma no cumple con las especificaciones técnicas; además el
expediente tampoco incluye documentación que justifique un nuevo dictamen de fecha
27/11/96, preadjudicando la licitación a la firma anteriormente desestimada.
2) La orden de compra a favor de la firma adjudicataria se emitió fuera del plazo fijado para
su emisión y es posterior a la fecha de las actas de recepción de los bienes.
3) Las órdenes de pago tenidas a la vista no tienen fecha. A su vez, se pudo verificar la
existencia de recibos emitidos sin fecha o con fecha anterior a la correspondiente factura.
Comentarios de la UEP:
1) Respecto del primer párrafo correspondiente a la LPN N° 01/96 “Mobiliario escolar”, obra
en nuestro poder un borrador de trabajo (no constan firmas en el mismo), que fuera
enviado por fax para consulta a UCN, por tratarse de la primera licitación efectuada en la
provincia, donde telefónicamente se nos informa de la omisión de la empresa Educando;
analizando la documentación pertinente se verifica dicha omisión, resultando luego el acta
e informe de preadjudicación y cuadros anexos que constan en el expediente de referencia.
2) Con fecha 06/01/97 se envió a la empresa adjudicataria, una observación al modelo de
fabricación de muebles y se acompañó la orden de compra sin fecha (folio 660-661), la
que posteriormente es fechada por la empresa 12/03/97; de todas formas los pagos se
realizan con posterioridad a la orden de compra y acta de recepción.
3) Sin comentario.
Comentarios de la UCN a 1): Del análisis de la documentación obrante en esta UCN surge
que la mencionada acta de preadjudicación de fecha 19/11/96, sólo se trata de un fax borrador
sin firma enviado a esta UCN como primera aproximación en consulta. Al realizarse la
revisión se evidenció que en el acta que nos ocupa, no se mencionaba por omisión, a la firma
Educando.
Por otra parte, del análisis de muestras que se acompañaba, no surgía claramente que esta
firma no daba cumplimiento a las especificaciones técnicas. En razón de ello se sugirió
verbalmente a la UEP la revisión de lo actuado, que dio como resultado el dictamen de
preadjudicación de fecha 27/11/96.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al proyecto,
dejando constancia de la condición de la documentación (Ej.: si es un borrador). Por otra
parte se recomienda verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes.
c- San Juan.
Observaciones:
1) Los vehículos que se recepcionaron luego de efectuada la Licitación Pública Nacional N°
04/97 no coinciden con las especificaciones técnicas de los ofertados por la empresa para
el renglón N° 1, sin que dicha circunstancia haya dado lugar a una disminución en el
precio pagado.
2) Los expedientes tenidos a la vista no se encuentran foliados en su totalidad y no incluyen
las órdenes de compra que, de acuerdo a los diferentes pliegos, deben emitirse entre 5 y 10
días posteriores a la adjudicación efectiva. A su vez, como consecuencia de ello, esta
auditoría no pudo verificar el cumplimiento de los plazos de entrega, los cuales se
relacionan directamente con la fecha de las mismas.
3) La oferta presentada por la firma ganadora de la LPN N° 04/97 no se encuentra firmada en
su totalidad, tal como prevé el artículo 11 del Pliego de Bases y Condiciones Generales.
4) No consta en los expedientes de las LPN N° 01/97 y 04/97 la publicación en el Boletín
Oficial.
5) Las ofertas que fueron desestimadas en la Licitación Privada Nacional N° 03/96 y en la
LPN N° 05/97 no forman parte del expediente, por lo tanto esta auditoría no pudo
corroborar la pertinencia de los rechazos.
6) En el análisis de las ofertas presentadas por las firmas que resultaron adjudicadas por la
Licitación N° 03/96, no se tuvo a la vista la fotocopia autenticada del instrumento público
que demuestra la representatividad del firmante, ni el sellado de ley por cada una de las
hojas, requeridos por el artículo 11 incisos f y g, respectivamente, del Pliego de Bases y
Condiciones. Asimismo no se aclara el origen de los bienes que fueron cotizados.
7) En la Licitación N° 05/97 se presentaron 7 oferentes, se preseleccionaron a cuatro
empresas que serían susceptibles de evaluación técnica, sin que se tuviera a la vista
constancia alguna del motivo por el cual se descartó a las otras tres empresas que se
presentaron.
8) No se tuvo a la vista el registro de inventario de los bienes adquiridos.
Comentarios de la UEP:
1) En lo relacionado con la licitación 04/97, debemos manifestar que en todo proceso
licitatorio realizado por la UEP intervienen distintos organismos de contralor que avalan y
evalúan lo actuado. En el caso que nos ocupa, intervinieron en primera instancia
organismos de contralor de la provincia (Escribanía Mayor de Gobierno y Delegación
Fiscal) lo que le otorga al mencionado acto la legalidad necesaria para proceder, y
posteriormente lo hizo la UCN. No obstante ello, del expediente no surge que los
vehículos en cuestión no cumplan con las especificaciones técnicas, circunstancia que de
haberse producido seguramente hubiera sido observada por dichos representantes,
integrantes de la Mesa de Apertura y miembros de la UCN. Obra en el expediente la
correspondiente Acta de Preadjudicación con el informe de las distintas propuestas.
2) Sin comentario.
3) La oferta firmada en su totalidad es el original que se encuentra en la UCN mientras que
en el expediente figura un triplicado.
4) Sin comentario.
5) Con respecto a la Licitación N° 03/96 las ofertas que no resultaron adjudicatarias de la
misma, que no forman parte del expediente, fueron enviadas en su original oportunamente
a la UCN para su evaluación y en el expediente obra acta de apertura donde figuran las
observaciones y motivos de rechazo evaluados por la UCN.
6) En la provincia de San Juan no se exige el sellado de ley. Los oferentes firman una
presentación en donde manifiestan que su propuesta cumple con las disposiciones del
pliego, que conoce y acepta, y la comisión de recepción de bienes verifica tal
circunstancia.
7) En lo relacionado a la Licitación N° 05/97 se informa que no fue desestimada ninguna de
las ofertas según consta en acta de apertura refrendada por los participantes del acta y
Organismos de Contralor (Escribanía Mayor de Gobierno y Delegación Fiscal).
Con respecto a la preselección de empresas susceptibles de evaluación técnica de la
mencionada licitación, las acciones desarrolladas por la Comisión de Preadjudicación se
basaron en el espíritu del art. 25 del Pliego de Bases y Condiciones Generales donde se
mencionan que se aconseja se adjudique a la oferta evaluada económicamente como la
más baja y que responda a las especificaciones técnicas indicadas en el pliego; dicha
Comisión consideró innecesario el estudio del resto de las ofertas ya que con las ofertas
seleccionadas se cumplimentaba con el procedimiento, visto que las mismas cumplían con
lo enunciado en el mencionado artículo.
8) Sin comentario.
Comentario de la UCN a 7): La observación en este caso va dirigida a que la Comisión de
Preadjudicación habría descartado a cuatro oferentes sin motivo aparente. En realidad ocurre
que los mecanismos seguidos para la evaluación de ofertas y atendiendo la recomendación
del Banco en el sentido de que la adjudicación recaerá sobre la oferta considerada como la
económicamente más baja, las tres o cuatro primeras ofertas más bajas que se observan
(siempre y cuando cumplan estrictamente con los requisitos mínimos exigidos por el pliego)
son suficientes para establecer un orden de preadjudicación, sin que ello signifique de
ninguna manera que se descarten o dejen fuera de la licitación a las restantes.
Recomendaciones:
1) Realizar los controles necesarios entre los bienes ofertados y los entregados por las
empresas.
2) Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas a las adquisiciones, dejando
constancia en los archivos correspondientes.
3) En el expediente debe constar el original o triplicado debidamente suscripto.
4) Dejar constancia en los expedientes de lo observado.
5) Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas a las adquisiciones, dejando
constancia en los archivos correspondientes.
6) Adecuar el Pliego de Bases y Condiciones a las normativas de cada provincia.
7) Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas a las contrataciones realizadas
por el Proyecto.
8) Efectuar un control integral de los bienes y equipos adquiridos por el Proyecto (existencia,
ubicación física, responsable, etc.) manteniendo actualizado el Registro de Inventario
desde el momento de la recepción hasta su destino final, a fin de que se puedan realizar
recuentos físicos periódicos de los mismos para determinar posibles diferencias.
5) PROYECTOS INNOVADORES
a- Buenos Aires.
Observación: Aquellos proyectos que por estar integrados por varios colegios corresponde
sean considerados dentro de la categoría de proyectos en asociación, exceden el monto
máximo a ser financiado por cada uno, establecido en el Reglamento Operativo del Programa
($ 10.000.-).
Recomendación: Verificar el cumplimiento del Reglamento Operativo del Programa en
cuanto a los montos autorizados por Proyecto Innovador.
b- Misiones.
Observaciones:
1) Los recibos tenidos a la vista no tienen fecha.
2) Los convenios firmados para la realización de dos proyectos son posteriores a la fecha de
la respectiva transferencia de fondos que de acuerdo al mayor contable tuvo lugar el
04/12/97 (fecha de convenio 18/12/97).
Comentarios de la UEP:
1) Sin comentario.
2) Respecto a los proyectos cuya fecha de firma de convenio es posterior a la fecha de
transferencia de fondos, se aclara que corresponde a dos proyectos en los cuales se
presentaron dificultades en la selección y aprobación, y a pesar de haberse confeccionado
los cheques con anterioridad, recién se efectivizó la entrega con la firma del convenio
respectivo y la solución de las dificultades presentadas.
Recomendaciones:
1) Verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes.
2) Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Proyecto.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- análisis de legajos de consultores y de antecedentes licitatorios;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los
registros contables y contra documentación respaldatoria;
- inspecciones oculares;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros:
- 100% del movimiento 1997 de la Cuenta Especial; y
- el 44,3 % del movimiento del ejercicio del rubro Inversiones del Estado de Activos y Pasivos del
Proyecto al 31/12/97.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos
referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas cabe destacar que tanto la Unidad Coordinadora Nacional como las Unidades
Ejecutoras Provinciales auditadas, no opusieron reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las
facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo.
BUENOS AIRES, 30 de octubre de 1998.