2000_152info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/018
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD (PRESSAL)
EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/018.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado financiero, notas anexas e información financiera complementaria
detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999,
correspondientes al Proyecto ARG/97/018 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la
Implementación del Proyecto de Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Ciudad de
Buenos Aires”, de acuerdo al Documento suscripto el 24 de junio de 1997 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su posterior
revisión, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para
su ejecución.
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 3931-AR “Programa de Reforma del Sector Salud” (PRESSAL) suscripto el 19/01/96 entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas explicativas N° 1 a 4 que
forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria que incluye:
1.-Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31/12/99, expresado en pesos y en
dólares estadounidenses.
2.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares por la oficina del
PNUD en Buenos Aires y certificada por la Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP).
3.-Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York y certificado y conciliado por la UEP.
Los estados señalados en a) y b) 1.- precedentes surgen de registros contables elaborados
en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fueron preparados por la UEP y son
de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría en su totalidad con
fecha 13 de junio de 2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de
auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 10/01/00 y el
07/04/00.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con
las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
Cabe observar que no se tuvieron a la vista las aprobaciones por parte de la contratante de
las variaciones de obra ni las enmiendas al contrato, correspondientes a la licitación
pública internacional N° 01- Obras Ciudad de Buenos Aires por $ 370.089,11 (16,10 %
del monto muestreado sobre los pagos por obras realizados durante el ejercicio 1999).
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- precedente,
el estado financiero e información financiera complementaria identificados en I-,
exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/018
“Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Proyecto de Reforma
del Sector Salud (PRESSAL) en la Ciudad de Buenos Aires” al 31 de diciembre de 1999,
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así como las transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto del 24/06/97 y su posterior revisión.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones señaladas en el
Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 13 de julio de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/018
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD (PRESSAL)
EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por
el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N°
ARG/97/018 “Apoyo en la Ejecución del Plan Piloto para la Implementación del Proyecto de
Reforma del Sector Salud (PRESSAL) en la Ciudad de Buenos Aires”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del
Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A-RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/99
1) FONDO DE REPARO - OBRAS
Observación: Existe un error de cálculo de la retención del fondo de reparo en los
certificados de obra correspondientes a la licitación pública internacional N° 01 (LPI-01OB-CBA) debido a que los mismos no se calcularon sobre el importe certificado de
avance mensual incluido el IVA.
Asimismo se ha verificado que en el certificado de obra N° 11 no se ha practicado la
retención del fondo de reparo.
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La retención omitida por ambos conceptos es de $ 16.803,15, sobre la base de la muestra
determinada.
Comentario de la UEP: Se toma nota y se procederá en consecuencia.
Recomendación: Realizar los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia de la
gestión.
2) PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
1. El Proyecto no tiene implementado un registro auxiliar donde se le otorgue
numeración a las notas emitidas y las notas recibidas no poseen sello de recepción con
fecha; como consecuencia de ello no existe correlatividad entre las fechas y los
números de notas, existen notas faltantes y se emitieron notas sin número. Esto
conlleva a inconsistencias en la documentación de respaldo de las comunicaciones
relacionadas con el Proyecto. Todo ello agravado por las observaciones expuestas, por
ejemplo, en B- 1) a) siguiente.
2. La UEP no posee un libro banco ni otro registro auxiliar de cheques emitidos,
anulados, etc..
Comentario de la UEP: Con referencia a estos puntos, hasta el 30 de enero ppdo. la
documentación fue registrada en soporte magnético. A partir del 1º de febrero de 2000
además de dicho registro se habilitaron libros de registros de entrada y salida de
documentación y libro de banco.
Recomendación: Se hace necesario la implementación de un adecuado registro de la
documentación emitida y recibida a fin de validar la integridad de la información
relacionada con el Proyecto.
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3) SOLICITUDES DE REINTEGRO DE GASTOS
Observación: Con relación a las Solicitudes de Reintegro de Gastos que emite la UEP a
la UEC se determinó que en ningún caso se encontraban firmadas.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Dejar evidencia en los archivos del Proyecto de toda la documentación
relacionada a su gestión, debidamente suscripta.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) EQUIPAMIENTO (LPI-02-Eq-CBA)
Con respecto a la licitación pública internacional N° 2 para la adquisición de
equipamiento médico, sanitario y otros bienes, de la jurisdicción del gobierno de la
Ciudad de Buenos Aires, se determinó lo siguiente:
a) Antecedentes licitatorios
Observaciones:
1.
Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación, hemos
observado deficiencias en el sistema de archivo ya que parte de la documentación
que mantiene la UEP en su poder se encuentra sin foliar, no forma un único
cuerpo y las actuaciones relacionadas no se encuentran archivadas en orden
cronológico.
2.
Se ha podido observar un sustancial atraso en la firma de los contratos con 3 de
las empresas adjudicatarias; desde el acto de apertura hasta la fecha de firma del
contrato transcurrieron hasta ocho meses.
3.
No se tuvo a la vista la aprobación de los integrantes del Comité de Evaluación
Técnica.
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4.
El Informe de la Comisión Evaluadora no posee fecha y no hace referencia a los
cuadros comparativos sobre los cuales se basa la decisión de adjudicación.
5.
No se tuvo a la vista la autorización por parte de autoridad competente para la
realización de la adquisición.
6.
En algunos casos no se tuvieron a la vista las constancias de prórroga de
mantenimiento de oferta para diferentes lotes y períodos.
7.
Se han observado las siguientes deficiencias en la elaboración del Acta de
Apertura:
- No se hizo referencia a los cuadros anexos en los que figuran los montos
ofrecidos.
- En el acta de apertura no figuró una oferta correspondiente a los lotes 16 y 19.
- En el acta de apertura se destacó que había sido presentada una sola oferta
foliada, cuando se pudo comprobar que eran tres.
8.
En un caso se observó la falta de firma del pliego, por parte del oferente.
9.
Para cumplimentar los requisitos legales solicitados en pliego los oferentes deben
presentar los 3 últimos balances. En un caso se tuvo a la vista sólo el último
balance. En otro caso de la muestra analizada no se tuvo a la vista la presentación
de balances, referencias bancarias, etc..
10. En 6 casos no se tuvieron a la vista las circulares aclaratorias al pliego
debidamente firmadas.
11. Una empresa presentó la garantía de mantenimiento de oferta por un plazo menor
(60 días) al estipulado en el pliego (90 días). Este error fue subsanado luego del
acto de apertura de las ofertas.
12. Para el lote 2 la garantía de seriedad de la oferta está presentada en dólares siendo
que la oferta se presentó en marcos alemanes. Según la Sección II C, punto 16.3
del pliego, las ofertas y sus garantías deben ser presentadas en la misma moneda.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma debida nota; se tratará en lo posible de subsanar.
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2. La demora operada entre el acto de apertura de la licitación y la firma de los
contratos respectivos con las empresas Teknotech, Ekhoson y Medix, reconocen un
común denominador, la resolución del BIRF del 31/12/98 que suspende el
otorgamiento de la No Objeción. Esta cláusula de no objeción resulta indispensable
para la celebración del contrato, por lo que se nos hacía imposible concretar las
operaciones proyectadas. Asimismo la evaluación -realmente compleja- fue
modificada por el Banco, que estableció diferentes criterios de evaluación y es por
ello que nos indicó nuevas pautas que obligaron a realizar una tarea adicional.
Por otra parte, no siempre cumplieron las empresas con los requerimientos
efectuados, lo que obligó en no pocos casos, a formular previas solicitudes.
Toda esta situación que realmente no es imputable a nuestra unidad ejecutora
obligó a pedir prolongaciones por el término de las ofertas, previo pedido al banco
de la autorización para dicha prórroga.
3. La aprobación la efectuaba la Unidad Ejecutora Central (UEC).
4. Correcto, se toma debida nota.
5. Sin comentarios.
6. Se toma debida nota.
7. Correcto; no obstante ello el acta fue firmada por más del 50 % de los oferentes.
8. a 12. Se toma debida nota.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, dejando evidencia del proceso realizado en los archivos del Proyecto, de
manera de asegurar la integridad de la información.
b) Análisis de las ofertas
Observaciones:
1. En algunos casos no se tuvieron a la vista las copias de las pólizas de seguro de
caución, pero sí el recibo de devolución de las mismas.
2. No se tuvo a la vista el recibo de compra del pliego de dos oferentes.
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3. En la mayoría de los casos las ofertas no fueron presentadas foliadas.
4. El “Formulario de Oferta y Lista de Precios” de la oferta ganadora está dirigido a
otro Proyecto (PNUD 96/027-ARG) siendo subsanada con posterioridad a la fecha
de apertura.
Comentarios de la UEP: Se toma debida nota.
Recomendación: Dejar copia de las pólizas en el expediente y controlar la
documentación recibida.
c) Contrato
Observaciones:
1. Según la sección III, punto 7.3 del Pliego de Bases y Condiciones, el contrato y la
garantía de fiel cumplimiento del mismo, deben estar expresados en la misma
moneda. Se ha observado un caso en el cual la garantía de fiel cumplimiento es
marcos alemanes y el contrato suscripto es en pesos.
2. En dos de los contratos integrantes de la muestra no se tuvieron a la vista las copias
de la Garantía de Fiel Cumplimiento; sólo se vio el recibo por su devolución.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma debida nota.
2. Se toma debida nota; no se dejaban fotocopias de las mismas, se fotocopiarán en el
futuro.
Recomendación: Observar el cumplimiento de las estipulaciones del Pliego. Dejar
constancia de las garantías de fiel cumplimiento.
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d) Pagos
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos analizados las órdenes de pago no poseían fecha.
2. No se tuvo a la vista el Acta de Recepción provisoria correspondiente al lote 2,
ítems 1; 2; 3 y 4; no obstante ello, cabe aclarar que las definitivas sí estaban.
3. Por otra parte las actas de recepción definitiva, documento en base al cual se
liberan los pagos, se encuentran en 6 casos sin fecha y en 13 sin número.
4. No se tuvieron a la vista los recibos del proveedor relacionados con las órdenes de
compra 221/99 y 212/99. No obstante ello se han tenido a la vista las respectivas
transferencias bancarias por $ 26.500.- y $ 73.940.-.
Comentarios de la UEP:
1. Se toma debida nota, para que en lo sucesivo se indique.
2. Sin comentarios.
3. Se toma debida nota, se subsanará en el futuro.
4. Se solicitarán los recibos correspondientes; se abonaron por transferencia bancaria.
Recomendación: Para otorgarle validez a los instrumentos administrativos emitidos
por el proyecto, se hace necesario que los mismos cuenten con todos los datos de la
operación.
2) OBRAS
Observaciones:
1. Analizado el Pliego de Bases y Condiciones para la Licitación Pública Internacional
de Obras de Infraestructura por ajuste alzado correspondiente a la LPI-01-OB-CBA, se
ha determinado lo siguiente:
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a) Los certificados de obra no son firmados por ningún responsable de la UEP según
lo estipula el punto 12 de los "Procedimientos para Medición y Certificación de
Obra" emitido por la UEC.
b) La Sección VIII del Anexo con Cláusulas Adicionales, cláusula 18.6, del Pliego de
Bases y Condiciones establece que: "...En los casos de modificaciones que exigiera
el empleo de materiales no contemplados en las planillas de precio de contrato, los
precios de ampliaciones o modificaciones serán establecidos de común acuerdo
entre el contratante y el contratista, previo informe de la Inspección Técnica de
Obra" y la cláusula 21.2 dice: "La Inspección Técnica de Obra, previa aprobación
de la Supervisión General de Obra, podrá disponer por escrito y por orden del
contratante al contratista, la ejecución de trabajos adicionales de las obras
contratadas.".
Al respecto, no se tuvieron a la vista las aprobaciones de quien oportunamente
suscribió el contrato (el contratante) de las variaciones de obra ni de las respectivas
enmiendas al contrato.
c) En la Sección VII del Anexo con cláusulas adicionales, cláusula 18.5, del Pliego de
Bases y Condiciones se establece que: "En las ampliaciones de las Obras o en las
adicionales o imprevistas, que sean debidamente autorizadas, deberán efectuarse
los depósitos complementarios de Garantía de Contrato". Al respecto, no se
tuvieron a la vista las copias de las respectivas ampliaciones de la garantía de
ejecución de contrato.
d) No se tuvieron a la vista los certificados de reintegro de IVA del PNUD, en los
certificados de obra básica, demasías y eventos compensables N° 15 y 16.
2. No existen normas escritas que regulen las relaciones entre la UEP, la inspección de
obra (contratada por la UEC) y el contratista, con relación a la elaboración,
aprobación, liquidación y pago de los certificados de obra y con relación al
tratamiento dado a Variaciones por Economías o Demasías, Eventos Compensables,
Retenciones de Fondo de Reparo, Base Imponible del IVA y Deducción por Anticipo
Financiero.
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Comentarios de la UEP:
1.a) Se toma nota; en la actualidad se firma por los responsables de arquitectura.
1.b) Sin comentarios.
1.c) Se toma debida nota de la observación; en las ampliaciones de obra no se solicitan
las Garantías de Contrato.
1.d) Sin comentarios.
2.
Nos hemos basado en las condiciones establecidas por el Pliego de Bases y
Condiciones y por la Licitación Pública Internacional de Obras de Infraestructura
por ajuste alzado, que es el documento que rige la relación entre la contratista y el
contratante.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones efectuadas por el
Proyecto, realizando oportunamente los controles necesarios a fin de mejorar la eficiencia
de la gestión. Para ello se recomienda, como primera medida, elaborar un Manual de
Procedimientos con el detalle y el alcance necesarios a los fines de un eficaz monitoreo y
seguimiento de dicha gestión, con normas claras y precisas que involucren a todos los
participantes.
BUENOS AIRES, 13 de julio de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/018
“APOYO EN LA EJECUCIÓN DEL PLAN PILOTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DEL PROYECTO DE REFORMA DEL SECTOR SALUD (PRESSAL)
EN LA CIUDAD DE BUENOS AIRES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/97/018.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros
que les dan sustento;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
- Análisis de legajos de equipamiento y antecedentes licitatorios;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
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- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos ingresados durante 1999; y
-
el 51,68 % y el 70,80 % de los rubros “Equipamiento” (líneas 45/46.00) y “Obra Civil”
(línea 21), respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y
Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el
acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 13 de julio de 2000.
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