1998_172_19info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1997, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la
Educación Secundaria” (PRODYMES I), parcialmente financiado con recursos provenientes del
Convenio de Préstamo Nº 3794-AR, suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Balance General al 31/12/97 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos, y
notas anexas N° 1 a 9 que forman parte del mismo.
b) Estado de Fuentes y Usos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de
diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses, y notas explicativas N° I a IV
que forman parte del mismo.
c) Detalle de los Gastos del Período al 31/12/97 (Resumen por Categorías), expresado en
pesos.
1
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Coordinación Nacional del
Proyecto (UCN) sobre la base de registros contables llevados en pesos, al tipo de cambio $ 1
= USD 1 y son de su responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos por esta
auditoría con fecha 03/07/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
El objeto de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 18/03/98 y el 02/07/98.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
en forma razonable la situación financiera del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento
de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones operadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR BIRF de
fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco Mundial
durante el ejercicio finalizado el 31/12/97, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y
Mejoramiento de la Educación Secundaria”, parcialmente financiado con recursos provenientes
del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31
de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses.
El estado precedente fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto
(UCN) sobre la base de los SOE's respaldatorios de las Solicitudes de Retiro de Fondos
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relacionadas, numeradas del 9 al 18 inclusive, que fueron emitidas durante el ejercicio 1997, y
se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el
análisis de documentación respaldatoria de los SOE's, verificación de la elegibilidad de gastos
y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Del examen realizado sobre los SOE's mencionados en el punto I- se observó lo siguiente:
a) En las Solicitudes N° 15 y 16 se solicitaron reembolsos en concepto de retenciones de
Fondos de Reparo por USD 8.394,33 (60% de USD 13.990,55) que no se encontraban
efectivamente pagadas a los contratistas al 31/12/97.
b) En la Solicitud N° 10 se solicitaron en exceso USD 1.110.-, por error en la asignación de
la categoría de gasto y su correspondiente porcentaje de financiamiento, y USD 187,54
correspondientes a gastos de otro Proyecto (PRISE 845-OC BID).
c) Cabe aclarar que la Solicitud N° 9 fue desembolsada por el BIRF directamente a la
provincia de Mendoza.
4
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- a) y b)
precedentes, el estado identificado en I- anterior, correspondiente al “Proyecto de
Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, resulta ser razonablemente
confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos
relacionadas, que fueron presentadas al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/97, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de
fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO
DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/97,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la
Educación Secundaria”, Convenio de Préstamo N° 3794-AR de fecha 24/03/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial al 31/12/97, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto (UCN) sobre
la base de los movimientos acumulados de la caja de ahorro en dólares N° 224.657/8 del
Banco de la Nación Argentina, Casa Central, denominada “Ministerio de Cultura y Educación
70/330 -Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria- Cuenta
Desembolsos”, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
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II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de
Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de 1997,
así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva
cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF “PROYECTO DE
DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR
suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 190.000.000.-.
Los desembolsos BIRF al 31/12/97 ascendieron a USD 30.706.397,97. De éstos USD
18.531.876,29 se desembolsaron durante 1997, siendo el total proyectado a desembolsar
según el Staff Appraisal Report (SAR) de USD 50.100.000.- para el período auditado.
2)
Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo.
Se remite a lo expuesto en nuestro Informe sobre los Certificados de Gastos (SOE's)
adjunto al presente.
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3)
Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida. La Unidad de Coordinación Nacional mantiene la Cuenta Especial -caja de
ahorro en dólares N° 224.657/8- en el Banco de la Nación Argentina, Casa Central.
4)
Sección 2.04: Comisión de compromiso.
Cumplida.
5)
Sección 2.05: Intereses.
Cumplida.
6)
Sección 3.01(c): Fondos de contrapartida nacional.
La Prestataria aportó la cantidad de $ 2.198.124.- para la ejecución de la Parte A del
Proyecto, siendo el monto mínimo establecido para el ejercicio 1997 de $ 1.500.000.-.
8)
Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisiciones de bienes.
Se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello,
existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto y en el Informe sobre los Certificados de Gastos adjuntos al presente.
9)
Sección 3.04 (a) y Anexo 6 : Convenios de Préstamo Subsidiarios.
Las Provincias no desembolsaron la totalidad de los montos previstos en los convenios
subsidiarios en concepto de contrapartida local, excepto la provincia de Mendoza.
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10)
Sección 3.05 y Sección 6.01 (a): Unidad de Coordinación Nacional (UCN).
Cumplida. La ejecución del Proyecto la efectúa el Ministerio de Cultura y Educación de la
Nación, a través de la UCN creada al efecto.
11)
Sección 3.09: Informe anual de progreso.
Cumplida con fecha 20/06/97.
12)
Sección 4.01 y 4.02: Sistema contable.
Cumplidas. La UCN posee un sistema contable computarizado que a su vez ha instalado
en cada una de las Unidades Ejecutoras Provinciales; las observaciones puntuales se
exponen en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el
31/12/97, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación
Secundaria” (PRODYMES I), han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado
necesario informar a la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) y a las Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEP's) para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de muestras selectivas determinadas durante el desarrollo de nuestro examen,
surgen los siguientes comentarios, que contribuirán al mejoramiento de los sistemas de
información existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97
1) CONSULTORES
a. Ternas de selección
Observación: Los currículos (C.V.) que integran las ternas analizadas, correspondientes
a la UCN y a las UEP's de Misiones, Mendoza y Neuquén, no tienen fecha de
presentación ni firma del consultor respectivo. Asimismo, no se tuvo a la vista constancia
de los criterios de evaluación utilizados en oportunidad de la selección de cada
postulante.
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Comentarios de los ejecutores:
UCN: Las Normas de Selección y Contratación de Consultores del Banco Mundial en su
cláusula 5.2 hacen referencia a las formas de selección de consultores individuales. Esta
cláusula es de interpretación amplia y no establece la necesidad de dejar constancia
escrita del modo de evaluación de los postulantes. Todos los consultores contratados por
el Proyecto tienen el perfil adecuado para cumplir con sus términos de referencia.
UEP del Neuquén: Esta Unidad estableció la participación del Sistema Educativo
Provincial en todos los casos de selección de consultores que llevan adelante acciones en
el marco del Programa de referencia. De allí que la presentación de los C.V. de los
consultores se ha realizado, siempre y en primera instancia, ante la Dirección de Nivel de
Enseñanza correspondiente, de lo que se deduce que en la nota de presentación para la
habilitación en una determinada selección sí está la fecha. Con respecto a los cuadros de
evaluación no son planillas aisladas, sino que forman parte de un cuerpo integrado,
además, por la terna y el acta de evaluación de acuerdo a las Resoluciones 43/97 y 44/97
del Consejo Provincial de Educación donde queda expresa la fecha de efectivización del
cuadro evaluativo.
UEP de Mendoza: Los C.V. seleccionados para integrar ternas según los
requerimientos específicos de cada actividad, se obtienen de un Registro de Profesionales
convocados oportunamente para conformar una base de datos en la UEP.
Teniendo en cuenta que es importante consignar la fecha, se acepta vuestra sugerencia, la
que se implementará como requisito a partir de la próxima selección que se efectúe,
previo estudio de la forma en que se llevará a cabo.
Se debe agregar que, en la medida que un consultor continúe siendo contratado en
períodos subsiguientes, se le solicitará una actualización de su C.V., el que deberá
presentar debidamente conformado.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el
cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y
de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
12
Por otra parte se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia en los archivos del Proyecto de la evaluación realizada
sobre los postulantes para cada función.
b. Informes
Observación: La mayor parte de los informes analizados carecían de la fecha de
presentación y de la constancia de recepción (fecha y sello) por parte de la Unidad
Ejecutora respectiva.
Comentarios de los ejecutores:
UCN: Cabe destacar que es norma de la Administración del Proyecto no realizar pagos
sin los correspondientes informes de avance o finales, esta norma es también aplicada por
las UEP's.
UEP de Mendoza: Esta sugerencia se acepta, ya que formalmente, ante la visualización
de un tercero (AGN, Tribunal de Cuentas Provincial -TCP-) no hay constancia escrita
del cumplimiento del requisito de presentación del informe para poder efectuar el pago
de los honorarios correspondientes. Esta situación, visualizada por la UEP y por
auditores del TCP, si bien en la práctica se cumplía estrictamente, al no quedar plasmada
en un documento debidamente conformado, daba lugar a considerar que no se cumplía
con la normativa vigente. Es por ello que se implementó una planilla que se recepciona y
archiva en el sector administrativo-contable como constancia del cumplimiento de estos
requisitos. Esta planilla, firmada por los coordinadores de las actividades del Programa y
de los subcomponentes, es el aval que posee el área administrativo-contable y financiera
de la factibilidad de efectuar el pago a cada consultor. Además, en ella se indica en qué
lugar de la Unidad están archivados, pues es competencia de cada Coordinador hacer la
evaluación de los informes de los consultores bajo su órbita.
UEP del Neuquén: Los informes son presentados en primera instancia ante la Dirección
de Enseñanza correspondiente; ésta, luego de evaluar y aprobar el informe, lo eleva a
esta UEP; a partir de dicha elevación que figura en el expediente de pago
13
correspondiente es que se emite la orden de pago. Se sugerirá a las Direcciones de
Enseñanza solicitar que en la carátula del informe quede la fecha y firma de la recepción
de la documentación.
Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por
el proyecto de manera de posibilitar el control del cumplimiento de los plazos
establecidos en los términos de referencia respectivos, en especial teniendo en cuenta que
los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la
presentación del informe final.
c. Contratos de consultoría
Observación: Los contratos celebrados por las provincias de Mendoza y Misiones
establecen como fecha de entrada en vigor la fecha de firma, no constando la misma de
puño y letra del consultor. A su vez, se han detectado casos en Mendoza en los cuales el
consultor inició sus tareas sin haber firmado el respectivo contrato.
Comentarios de la UEP de Mendoza: Los modelos de contrato del PRODYMES,
tienen como fecha de entrada en vigencia la que consta en el primer renglón del primer
párrafo del contrato. Se respeta la entrada en vigencia del contrato, la que en ningún
caso es posterior al pago de honorarios.
Es importante mencionar que el modelo de contrato no prevé la constancia de la fecha de
puño y letra del consultor, sino que figura en el contrato como un dato preimpreso.
Recomendación: El inicio de actividades del consultor no debe tener lugar con
anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas. A su vez se enfatiza la necesidad de que los contratos cuenten con la fecha
de suscripción de los mismos, a partir de la cual entran en vigencia.
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2) EQUIPAMIENTO
a. Libro de inventario
Observación: Los registros de inventario que nos fueron suministrados no detallan el
número de serie de los equipos adquiridos, lo que imposibilita su identificación física. El
presentado por la UEP de Mendoza, además, no tiene firma del responsable ni detalle de
la localización de los mismos.
Asimismo, el registro de inventario llevado por la UCN no detalla, tal como lo prevé el
modelo utilizado, las transferencias efectuadas que modifican la ubicación consignada.
Comentarios de los ejecutores:
UCN: Admitimos la observación efectuada acerca de la falta de número de serie de los
equipos en las planillas de inventario; esto se debe a que en muchas oportunidades los
proveedores no detallan dichos números en los remitos, como se les solicita en la orden
de compra; luego los bienes se reciben en las distintas Direcciones Ministeriales para las
cuales fueron adquiridos y las mismas tampoco informan el número tal como se les
requiere. En el futuro adoptaremos la medida de no emitir el pago al proveedor si no se
nos informa los correspondientes números identificatorios de los bienes.
Con relación a la falta de registro de las transferencias efectuadas, si bien esta
observación es cierta, no significa que las mismas no estén debidamente instrumentadas,
ya que las transferencias internas entre dependencias del mismo Ministerio se registran
por medio de una “planilla de transferencia” y las transferencias externas (hacia las
provincias, municipios, etc.) se registran por medio de un “convenio de cesión de uso”,
todo esto de acuerdo con el procedimiento exigido por la División de Patrimonio del
Ministerio. De todas formas en el futuro se detallará la información.
UEP de Mendoza: Por una omisión involuntaria, al momento de enviar la
documentación requerida sobre este rubro, se remitió solamente lo relativo a procesos de
adquisición y pagos efectuados. No se cumplió con el aspecto de registro de inventario y
con las actas de transferencia de los bienes en el caso de no encontrarse los mismos en la
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UEP, pero aclarando que no fue un hecho intencional sino un error humano de quién
estuvo encargado de responder a lo solicitado.
Recomendación: El libro de inventario debe completarse en forma oportuna y
adecuada, incluyendo todos aquellos datos (N° de serie, ubicación real, etc.) que
permitan su correcta identificación y ubicación, y que permitan realizar controles físicos
periódicos y salvaguardar activos.
B- OBSERVACIONES SURGIDAS EN EL EJERCICIO AUDITADO
1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES
Observaciones:
•
Las conciliaciones bancarias de la cuenta de pago del Componente Nación efectuadas
por el Proyecto entre enero y noviembre de 1997, parten de un saldo de libros que no
coincide con el del sistema contable. Tienen errores en su elaboración y arrastran
partidas conciliatorias desde el inicio del ejercicio, sin realizar los correspondientes
ajustes; esto último también se presenta en el caso de la cuenta Pagos UCP.
•
En lo que respecta a las conciliaciones bancarias llevadas a cabo por las Unidades
Ejecutoras Provinciales, se detectaron errores en las realizadas por la provincia de
Mendoza.
•
Tanto en la registración de las órdenes de pago como en la emisión de los cheques, por
la UCN o las UEP's, no se respeta la correlatividad numérica.
•
En cuanto a la registración de los movimientos de las cuentas Pagos Nación y Pagos
UCP se detectaron anulaciones antes de la emisión, anulaciones de cheques ingresados
en el banco y que luego se vuelven a contabilizar por diferentes importes, y errores en
los números de cheques, conceptos e importes.
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Comentarios de los ejecutores:
UCN: Con referencia a las conciliaciones bancarias de la cuenta Pagos Nación, cabe
mencionar que durante el período auditado, por un inconveniente en el Sistema Informático
ocasionado por un desperfecto en el Servidor de la Red, se tuvieron que recuperar algunos
archivos; esto generó una gran carga adicional de trabajo, razón por la cual es posible que
algunos ajustes no se encontraran registrados al cierre del ejercicio. Por otra parte, los
mayores en los que se ha basado la auditoría ya contenían ajustes que en los papeles de
trabajo de las conciliaciones no habían sido tomados, es de allí que surgen las diferencias en
los saldos iniciales. En lo que respecta a la cuenta Pagos UCP destacamos que los ajustes
sugeridos son de escasa significatividad.
UEP del Neuquén: El sistema contable y de inversión instalado por la UCN durante el
ejercicio 1997 ha sufrido en reiteradas ocasiones caídas por errores de programación; desde
esta Unidad no se tiene acceso a corregir este tipo de errores y hemos estado sin sistema
contable durante mucho tiempo, atento a que las correcciones nos las enviaban en diskette y
por correo, o por algún representante que viajaba a Buenos Aires. Durante el tiempo en que
no teníamos sistema, la Unidad siguió funcionando y nuestro registro concomitante de
correlatividad de cheques lo teníamos instrumentado mediante el Libro Banco rubricado por
el Tribunal de Cuentas de la Provincia. Una vez solucionados los inconvenientes en el
sistema, cargamos las órdenes de pago y en esa carga a posteriori puede haberse cometido
el error de cambiar la correlatividad numérica; apreciamos que no era necesario la anulación
de la orden de pago y su carga nuevamente atento a que, desde la UCN estaban en
conocimiento de que no teníamos sistema para emitir la orden de pago y el cheque en el
mismo momento.
UEP de Mendoza: En cuanto a los errores en las conciliaciones bancarias se debe aclarar
que, oportunamente, se habían realizado todas las correcciones, pero se dejaron en el
bibliorato de archivo de las operaciones del BANCO NACIÓN-PRODYMES I todas ellas,
aún las que contenían errores. Esto dio lugar a que se remitieran equivocadamente
conciliaciones que ya habían sido corregidas.
17
De igual modo, es oportuno resaltar que esos errores subsanados no afectan el saldo del
Libro Banco al 31/12/97 ni tampoco el saldo de Balance de la cuenta Pagos a la misma
fecha.
En cuanto a la correlatividad numérica, cabe aclarar que las cuentas bancarias del
PRODYMES I fueron abiertas el día 17/12/96. En el mes de diciembre de 1996,
funcionarios del área contable de la UCN concurrieron a la UEP para efectuar la instalación
del Sistema Contable y brindar asesoramiento y prestar su colaboración para la carga de
todo lo ejecutado hasta ese momento (gastos retrofinanciables). Debido a esta situación, y a
que primero se cargaron los contratos de consultoría, la registración de las órdenes de pago
no coincide en cuanto a correlatividad numérica con la emisión de los respectivos cheques.
Una vez regularizada esta situación atípica, las registraciones han quedado normalizadas y
existe coincidencia entre las registraciones de las órdenes de pago y la emisión de los
cheques, respetando estrictamente la correlatividad numérica.
2) CONSULTORES
a. Retenciones
Observación: La aplicación de la compensación del Decreto Nº 290/95 y sus
modificaciones, con la retención del impuesto a las ganancias, no se realizó de acuerdo al
procedimiento expuesto en la notificación de la Dirección Nacional de Presupuesto del
Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos de fecha 21/10/96.
Asimismo no se tuvo en cuenta, en varios casos analizados, lo dispuesto en el artículo 13
de la Resolución de la Dirección General Impositiva (DGI) Nº 2784, que establece que
en caso de efectuarse dos pagos en un mismo período mensual sólo puede deducirse el
mínimo no imponible una única vez.
Comentario de la UCN: La aplicación de las compensaciones del Decreto Nº 290/95
con la retención del impuesto a las ganancias fue efectuada en concordancia con el
procedimiento adoptado por el Ministerio de Cultura y Educación (MCyE) y aprobado
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por la Sindicatura General de la Nación; sugerimos elevar esta observación a las
autoridades pertinentes.
En cuanto a lo observado con referencia al artículo 13 de la Res. DGI Nº 2784
tendremos en cuenta lo comentado, dado que las retenciones se calculan por medio de un
sistema informático instalado por la Dirección General de Administración del MCyE, que
probablemente funcionó incorrectamente en los casos mencionados.
Por otra parte, no es habitual que se efectúe más de un pago en un mismo mes a los
consultores; esta circunstancia se dio en el período analizado debido a algunas demoras
en los pagos iniciales del Proyecto.
Recomendación: El Decreto N° 290/95 fue dejado sin efecto por Decreto N° 1421/97
(publicado en el Boletín Oficial el 30/12/97), por lo tanto no se efectúan
recomendaciones al respecto
b. Legajos de consultores
Observación: En algunos casos, los legajos de consultores incluyen copia del título
profesional sin autenticar y solicitudes de contratación sin fecha ni firma.
Comentario de la UCN: En cuanto a la solicitud de contratación, cabe señalar que no
es un formulario exigido por el Banco en sus Normas, sino por el contrario ha sido
diseñado por el Proyecto con el propósito de agilizar las tareas administrativas;
entendemos que el hecho de no estar fechados no es relevante, dado que dentro de su
contenido figuran las fechas de contratación solicitadas.
No es requisito para el Banco que los títulos profesionales se presenten legalizados.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la presentación de fotocopia autenticada del
título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en los
respectivos legajos. Por otra parte, las solicitudes de contratación deben ser
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adecuadamente completadas a fin de dar validez al trámite administrativo implementado
por el Proyecto.
c. Términos de referencia (TOR's)
Observación: Los TOR's adjuntos a los contratos de consultores de la UCN no tienen
fecha ni firma.
En lo que respecta a la UEP de Mendoza, los TOR's sólo se vieron adjuntos al primer
contrato (no en las renovaciones), indicaban fecha de inicio de actividades pero no de
finalización, no hacían referencia al número de contrato al cual correspondían ni al
nombre del consultor involucrado.
Comentarios de los ejecutores:
UCN: Los TOR's forman parte integrante del contrato, por lo tanto no es necesario que
contengan una fecha por separado.
UEP de Mendoza: Los TOR's forman parte integrante del contrato y son previamente
aprobados por la UCN. Cuando es necesario replantear algún cambio de funciones o
tareas que impliquen modificar en todo o en parte los TOR’s aprobados, se requiere
nuevamente la no objeción de la UCN para efectuarlos. De ello se desprende que hay
actividades que, a medida que se va ejecutando el Programa, crecen en magnitud, pero
no significan un cambio sustancial en la definición de sus TOR’s específicos. Sin
embargo, de acuerdo a la envergadura del PRODYMES, a medida que avanza en su
ejecución, se ha planteado la necesidad de actualización de algunos TOR’s, lo que se ha
puesto a estudio y consideración de la UCN, la que procedió a aprobarlos, previo a la
contratación del consultor por parte de esta UEP.
Sobre el punto que los TOR's estaban adjuntos al primer contrato únicamente, se aclara
que en el modelo seguido no figura como requisito indispensable, ya que la vigencia está
perfectamente identificada en el contrato en sí mismo (parte sustancial). Lo mismo se
puede manifestar respecto del nombre del consultor.
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A pesar de lo expuesto y habiendo visualizado la necesidad e importancia que tienen los
TOR's (éstos forman parte de cada contrato), a la fecha esta situación está regularizada y
cada contrato tiene sus TOR's específicos. Lo mismo se puede decir de la identificación
del consultor al que corresponden: actualmente se les hace firmar y aclarar su firma.
Próximamente y ante vuestra sugerencia se incluirá nombre, fecha de inicio y finalización
en el texto de los TOR's, haciendo referencia al contrato de consultoría al que
corresponden.
d. Informes
Observación: En tres casos de la UEP de Mendoza se pudo constatar que la emisión del
pago fue anterior a la presentación del respectivo informe final.
En lo que respecta a la UEP de Misiones no se tuvieron a la vista algunos informes de
avance y/o finales.
Por otra parte, en las UEP's de Mendoza y del Neuquén, se observó la presentación de
informes grupales, sin que estuviera previsto en los TOR's.
Comentarios de los ejecutores:
UEP de Mendoza: En uno de los casos observados cabe aclarar que la Coordinación
Ejecutiva estaba en conocimiento de las dificultades originadas al SIPEC (Sistema para
Evaluación de Calidad Educativa) por el traslado de sus dependencias a la Casa de
Gobierno, lo que perturbó el normal funcionamiento del Área. Ante esta situación se
autorizó, en forma excepcional, el pago de los honorarios del mes de febrero al consultor
coordinador, verificando previamente la efectiva realización de las tareas en ese período.
Ello, con el formal compromiso por parte del consultor de presentar a la brevedad el
informe correspondiente y como requisito indispensable para el cobro de sus honorarios
del mes de marzo. En el mes de marzo la situación ya estaba regularizada.
Con respecto a los otros casos, se debe mencionar que en la UEP los cheques de
consultores son emitidos en la fecha establecida por la Coordinación Ejecutiva; ello
obedece a razones de practicidad, orden y para un mejor aprovechamiento de los
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recursos humanos disponibles. Ello no es indicativo que el pago se efectúa en ese
momento, sin tener en cuenta las exigencias contractuales.
Es preciso reiterar lo manifestado anteriormente, que, si bien prácticamente los controles
son realizados, en esta UEP se vio la necesidad de mejorar el sistema para demostrar en
forma documental el cumplimiento de la normativa establecida y asegurar así la
transparencia de la gestión.
Con respecto a los informes grupales, es preciso reiterar que, en todos los casos, tal cual
se determina en los TOR’s, la exigencia es la presentación de informes individuales.
Los TOR’s para la subactividad analizada son los mismos para todos los consultores que
se desempeñan en ella, al igual que para el coordinador respectivo.
Al analizar los informes, ellos están firmados por todos, haciendo referencia cada uno a
su función específica; se reitera que ello obedece a la explicitación de sus TOR’s y a la
necesidad de una labor en equipo. No obstante ello, desde esta UEP la exigencia de los
informes individuales según pautas contractuales no ha sido modificada en ningún caso.
A pesar de ello, y en mérito a una posible interpretación de informes presentados en
grupo, oportunamente se hizo conocer a la Coordinadora respectiva la necesidad de
modificar la formalidad en la presentación de los informes individuales para que quede
explicitado claramente a qué consultor pertenece y la evaluación que del mismo realiza,
esto en razón de su incumbencia directa en la aprobación de los mismos y su elevación a
la UEP para los controles administrativos previos al pago de honorarios.
Este aspecto, junto con el anterior, a la fecha están totalmente regularizados.
UEP del Neuquén: Si bien es cierto que en términos contractuales los informes de
consultoría deben ser individuales, la UEP y el Sistema Educativo Provincial han
considerado en algunos casos que un solo cuerpo documental, debido tal vez a la
complejidad de la temática abordada, podría considerarse como la suma de informes
individuales, y aún siendo presentados en forma conjunta, la Dirección de Enseñanza
correspondiente ha certificado, aprobado y avalado la producción individual del
consultor en cuestión. Por otro lado, el tratamiento de áreas pedagógicas puede ser de
dificultosa interpretación si se toman documentos aislados que de ninguna manera
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mantienen un contexto y encuadre interdisciplinarios. Es habitual que la UCN requiera la
compatibilización de producciones individuales en virtud de un mismo componente de
producción curricular. Se reitera que, sin excepción, el expediente de pago y/o emisión
de orden de pago es individual y posterior a la certificación de la tarea cumplida por
parte de las correspondientes Direcciones de Enseñanza Provincial.
3) EQUIPAMIENTO
a. Antecedentes de adquisiciones
Observación: En dos de los concursos de precios analizados se observaron errores en el
procedimiento para la comparación de las ofertas, ya que en uno de los casos el producto
detallado en el presupuesto del oferente no cumplía con las especificaciones técnicas
requeridas y, en el otro caso, el cuadro comparativo de precios se efectuó sobre bases no
homogéneas ya que se confrontaron ofertas de precios con y sin IVA por lo que la firma
ganadora dejaba de ser la propuesta más económica.
Comentario de la UCN: Con respecto al incumplimiento de las especificaciones
técnicas solicitadas (expediente Nº 7911/97), el único error que existió es el de no haber
dejado constancia por escrito de la opinión de los técnicos informáticos quienes
dictaminaron que el requerimiento de 2MB para la memoria del adaptador gráfico de
video no era esencial para la evaluación del servidor solicitado, toda vez que dicha placa
tiene un valor en plaza de alrededor de $ 200.-, que aún adicionándolo al valor de la
oferta más baja, ésta quedaría en $ 1.500 por debajo de la segunda oferta.
Con referencia al expediente Nº 8633/97 cuya ganadora cotizó sin IVA, destacamos que
este fue sólo un error en la cotización, dado que el precio cotizado resultó ser el precio
final pagado por los bienes con un descuento adicional del 3%, por lo que el Proyecto no
ha sufrido ningún perjuicio económico por el error señalado.
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Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones correspondientes a las
adquisiciones de bienes del Proyecto, de manera de asegurar la transparencia de la
gestión.
b. Plazos de entrega
Observación: En la mayoría de las adquisiciones efectuadas por concurso de precios por
la UEP de Misiones no se cumplieron con los plazos de entrega establecidos.
Recomendación: Asegurar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales
convenidas.
c. Órdenes de compra
Observación: En un caso correspondiente a la UEP del Neuquén, se pudo constatar que
la fecha de emisión de la orden de compra es posterior a la de la factura.
Comentario de la UEP del Neuquén: El caso auditado se trató de una contratación
directa por ser adquisición de libros con títulos, autores y editoriales definidos a solicitud
de la Coordinadora responsable del equipo de la aplicación experimental del 3ro de EGB
en las escuelas rurales. La negociación con las editoriales duró aproximadamente 30 días,
ya que había dos títulos que no se podían conseguir, que eran los correspondientes a la
Editorial Book; ello implicó una demora en la emisión de la Resolución de la Presidenta
del Consejo Provincial de Educación del Neuquén, aprobando el conjunto de
adquisiciones a las distintas editoriales. Las órdenes de compra se emitieron con
posterioridad a la emisión de la Resolución aprobatoria. La Editorial Santillana que ya
había convenido los precios con anterioridad, remitió los libros desde Buenos Aires a su
representante en la zona con la factura. No obstante, oficialmente se recibieron los libros
en la UEP con posterioridad a la fecha de la emisión de la orden de compra, cuya fecha
es del 15/05/97 y el pago se realizó el 02/06/97. Consultada la empresa a efectos de
anular la factura y emitir una nueva con la fecha de recepción en la UEP, se nos informó
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que por razones impositivas no podían realizarlo, y desde nuestras normas de
procedimiento la fecha de la factura que se toma como cierta es la de la entrada en mesa
de entradas de la UEP con la recepción de los bienes, que es posterior.
4) OBRAS CIVILES
Observación: La contabilización de las compensaciones financieras abonadas por la
provincia del Neuquén no guarda un criterio uniforme, ya que en algunos casos se imputó el
100% como fondos BIRF, y en otros como fondos locales.
Comentario de la UEP del Neuquén: Con relación a las compensaciones financieras por
los certificados de obra, previstas en el pliego y como exigencia del BIRF (ya que en la
provincia del Neuquén no se aplican), cabe aclarar que en el primer certificado se calcularon
y se pagaron con el criterio de que se trataba de un gasto elegible para el Banco, con lo cual
se incorporaron a la solicitud de reembolso, el cual fue reintegrado por la UCN. Con
posterioridad, cuando ya habíamos abonado el segundo certificado, la UCN nos informa
que las compensaciones financieras no son un gasto elegible; desde esta Unidad se
corrigieron las órdenes de pago, anulando las anteriores y haciéndolas nuevamente, por lo
tanto, la inversión por categoría financiable y de contraparte local contablemente quedó
arreglada al 31/12/97, pero al haberse recibido el reembolso, desde la UCN debían
arreglarnos la contabilidad de inversión para que figurara como anticipo pendiente de
rendición la parte de la compensación financiera reembolsada, la que quedó totalmente
arreglada en abril de 1998.
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5) PORCENTAJE DE FINANCIAMIENTO- CUENTA INVERSIONES BIRF
Observación: La cuenta Inversiones BIRF, expuesta en el Balance General al 31/12/97,
se encuentra sobrevaluada a esa fecha en $ 20.953,60 ya que se imputó a esta fuente de
financiamiento el 100% del monto pagado al contratista en concepto de obras en la
provincia de Misiones, en lugar del 60% financiado por el BIRF. Esta situación generó, a
su vez, una subvaluación de la cuenta Inversiones Provinciales al 31/12/97 por el mismo
importe.
Cabe aclarar que, debido a que el monto observado es poco significativo con relación a los
estados financieros objeto de examen y que esta situación fue regularizada con fecha
19/01/98, no afecta nuestra opinión al 31/12/97.
Recomendación: Realizar adecuadamente las registraciones contables del Proyecto,
imputando a cada fuente de financiamiento el importe correspondiente.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y
MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
-
tests o pruebas de transacciones;
-
análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
-
análisis de legajos;
-
inspección ocular de bienes y obras;
-
análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
-
análisis de los antecedentes de adquisiciones y contrataciones;
-
análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias abiertas para el
Proyecto;
-
conciliaciones y circularizaciones de las cuentas bancarias;
-
cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y auxiliares y con documentación respaldatoria;
-
validez de la información complementaria y notas anexas a los estados financieros objeto de
examen;
-
como así también, la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % del movimiento del ejercicio de las cuentas bancarias involucradas;
-
el 30,61 % del movimiento del ejercicio del rubro Inversiones y su contrapartida en el Pasivo
y el Patrimonio, y de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos al 31/12/97; y
-
el 15 % de la documentación respaldatoria de los Estados de Gastos (SOE’s) remitidos al
BIRF en el ejercicio 1997.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Concluyendo, corresponde señalar que lo precedentemente expuesto comprende la totalidad de
elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 1998.
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