1998_030_19info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1996)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoria General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/96, correspondientes al
“Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR suscripto el 26/03/96, entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa se encuentra a cargo de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca
y Alimentación (SAGPyA), a través de una Unidad Ejecutora Central (UEC) creada a tal efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 1996, expresado en pesos, y
Anexo 1 que forma parte integrante del mismo.
2) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/96,
expresado en pesos.
3) Estado de Inversión al 31/12/96, expresado en pesos.
Los estados precedentes fueron preparados por la UEC en base a registros contables
llevados en pesos, al tipo de cambio $ 1 = USD 1 y son de su exclusiva responsabilidad.
Fueron presentados en forma definitiva a esta auditoría con fecha 8 de septiembre de 1997
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe aclarar que nuestra tarea se limitó, exclusivamente, a expresar una opinión sobre
dicha información basada en el correspondiente examen de auditoría, habiéndose
efectuado las tareas de campo entre el 28/07/97 y el 09/09/97.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoria General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en
I- presentan razonablemente la situación del “Programa de Servicios Agrícolas
Provinciales” al 31 de diciembre de 1996, así como las transacciones efectuadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contables usuales y con las
estipulaciones del Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR del 26/03/96.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 1997.
OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
(Ejercicio 1996)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), por el ejercicio N° 1
finalizado el 31/12/96, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financieras contempladas en el Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR suscripto el 26 de
marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución se encuentra a cargo de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentación (SAGPyA), a través de la Unidad de Ejecutora Central (UEC) creada a tal efecto.
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
1)
Cláusula 1.01: Costo del Proyecto: USD 336.500.000.-.
Al 31/12/96 el Proyecto contaba con los siguientes aportes:
PPF N° 821/OC-AR
USD 1.500.000.-
Fondos Aporte Nacional
USD 2.700.400.-
2)
Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 125.000.000.-.
Al 31/12/96 el Proyecto registra como aporte BID USD 1.500.000.- correspondientes a las
erogaciones realizadas a través del Project Preparation Facility (PPF) N° 821/OC-AR.
3)
Cláusula 3.02: Condiciones especiales previas al primer desembolso.
Inciso (a): Constitución de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto.
Cumplida. Creada por Resolución N° 356 de fecha 07/12/95 de la SAGPyA.
Inciso (b): Constitución de la Comisión Asesora Provincial (CAP).
Cumplida. Aprobada por Resolución N° 356 del 07/12/95 de la SAGPyA.
Inciso (c): Aprobación por parte de la SAGPyA del financiamiento de los subproyectos
integrantes del Grupo A.
Cumplida. Según Resolución N° 591 de la SAGPyA del 13/09/96.
Inciso (d):Suscripción de un convenio marco con por lo menos una de las provincias del
Grupo A.
Cumplida. El 30/04/97 se formalizó un convenio-marco con la provincia de Mendoza.
Inciso (e): Puesta en vigencia del Manual de Procedimientos Operativos del Proyecto.
Cumplida.
Inciso (f): Formalización con el BIRF de un financiamiento por USD 125.000.000.-.
Por nota CAR-3954/97 de fecha 16/09/97 el BID otorgó una prórroga hasta el 22 de
diciembre de 1997 para el cumplimiento de esta cláusula.
4)
Cláusula 3.03 (b): Retención hasta el equivalente de USD 1.500.000.- para reembolsar
el préstamo otorgado de acuerdo con el contrato 821/OC-AR y hasta USD 100.000.para amortizar el préstamo del contrato 762/OC-AR.
Al 31/12/96 el Banco no había procedido a retener importe alguno por los conceptos
mencionados.
5)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Al respecto, nos remitimos a lo expresado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al
presente.
6)
Cláusula 4.06 (a): Planes operativos anuales.
Cumplida según nota CAR - 3380/96 de fecha 03/09/96.
7)
Artículo 4.01: Condiciones previas al primer desembolso.
Inciso (a): Informe jurídico de validez de las obligaciones contraídas por el Prestatario.
Cumplida según nota N° CAR - 3344/96 de fecha 02/09/96 del BID.
Inciso (b): Designación y presentación de firmas de funcionarios que representan al
prestatario ante el BID.
Cumplida. Tal como se describe en nota CAR - 1891/96 de fecha 21/05/96 el BID da por
cumplida la referida condición contractual.
Inciso (c): Asignación de recursos para atender la ejecución del Proyecto.
Cumplida según nota CAR - 3383/96 de fecha 09/09/96.
Inciso (d): Presentación de un Informe Inicial como base para informes de progreso.
Cumplida. A través de nota CAR - 3380/96 de fecha 03/09/96 el BID da por cumplido
dicho requerimiento.
Inciso (e): Presentación de un plan de cuentas.
Cumplida según nota CAR - 3513/96 de fecha 10/09/96.
Inciso (f): Aceptación de las tareas de auditoría por el Organismo Oficial de Fiscalización.
Cumplida.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 1997.
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1996)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros al 31/12/96 del “Programa de
Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), han surgido observaciones sobre aspectos
relacionados con procedimientos administrativo-contables que hemos considerado necesario
informar a la Dirección del Proyecto para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, sobre la base de muestras
selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas aplicables en la materia.
1)
INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES.
Observación: Se carece de un Manual de Funciones que delimite las obligaciones y
responsabilidades de cada uno de los sectores y/o personas que participan del Proyecto.
Comentario de la UEC: Se está preparando el Manual de Gestión de la Ejecución del
Programa, para lo cual se ha ido avanzando en la preparación de un Manual de
Procedimientos Administrativos y en el desarrollo de los Manuales Contable y de Circuitos
de Traspaso de Recursos.
2)
REGISTRACIÓN CONTABLE.
Observación: Del análisis del sistema contable implementado por la Unidad Ejecutora
Central se determinó lo siguiente:
- La registración del Libro Diario no se efectúa conforme a prácticas usuales, debido a que
se presenta toda la información en forma continua como si fuera un libro mayor, sin
leyendas que aclaren los conceptos que se registran y los asientos se enumeran
mensualmente cuando lo correcto es hacerlo por ejercicio calendario.
- No existe correlatividad entre los números de asiento y la fecha de cada registro, lo que
indica que la registración no sigue una secuencia similar al desarrollo de las órdenes de
pago.
Comentario de la UEC: Caben similares consideraciones a las expuestas en el punto 1., en
cuanto al avance en la actualización, mejora e implementación del desarrollo de los circuitos
y procedimientos administrativo-contables, tal como surge del resultado de las misiones de
supervisión de los Bancos financiadores del Programa (BID y BIRF).
Recomendación: Corregir las falencias indicadas precedentemente mejorará el grado de
confiabilidad de la información contable que suministra el sistema.
3)
SERVICIOS DE CONSULTORÍA.
a) Observaciones a los contratos formalizados con consultores:
- La fecha de firma de los contratos es posterior a la fecha de vigencia de la
contratación.
- En un caso de la muestra analizada el consultor no cumple con el requisito obligatorio
de educación formal (universitaria o terciaria) establecido para la función a
desempeñar.
b) Observaciones a los legajos de consultores:
- Los currículos de los profesionales ternados, agregados a los legajos individuales de
los consultores, en todos los casos son fotocopias, excepto el correspondiente al
profesional designado.
- Según lo expresado en el curriculum vitae de la consultora María Foti Laxalde
“...actualmente es responsable del área de Capacitación, Promoción y Organización de
la Unidad Nacional de Coordinación del Programa de Crédito y Apoyo Técnico para
Pequeños Productores Agropecuarios del Noreste Argentino en la Secretaría de
Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación (SAGPyA)”.
- Se han visualizado informes de avance sin fecha de presentación y sin la firma del
responsable. En algunos casos, cuando la contratación se refiere a una locación de
servicios, dichos informes resultan ser idénticos para distintos períodos.
c)
Observaciones a los pagos por servicios de consultoría:
Al momento del pago de honorarios profesionales se han detectado las siguientes
falencias de control:
- El recibo del consultor no indica la cuota que se percibe.
- No se efectúa la retención del impuesto a las ganancias según R.G. N° 2784 de la
Dirección General Impositiva.
- Se han abonado honorarios en concepto de servicios de consultoría cuya fecha de
pago es anterior a la fecha de presentación de los recibos emitidos por los
profesionales contratados.
- Hemos verificado pagos en concepto de honorarios a consultores del Proyecto que,
no obstante estar obligados a la presentación de un informe de avance para poder
acceder al cobro de los honorarios, según lo determinan los términos de referencia de
su contratación, su fecha de presentación es posterior a la fecha de pago.
d) Observación a los pagos por servicio de apoyo administrativo:
Se han detectado pagos por la prestación de servicios administrativos no amparados a
través de la formalización de un contrato que determine su relación con el Proyecto.
Comentarios de la UEC: Se dispondrá y vigilará el cumplimiento de un mayor control en
la presentación de la documentación relativa a consultores y en el contenido de la misma a
fin de evitar los errores señalados, como así también se vigilará que no se deslicen
alteraciones en el circuito, como pudieron haber ocurrido en algunos casos, por tratarse de
documentación proveniente de las provincias.
Por último, sobre retenciones a pagos por consultoría, cabe señalar que pasa a aplicarse lo
dispuesto por Decreto 216/97, que establece que la reducción dispuesta por el Decreto
290/95 a personal contratado para programas con financiamiento multilateral, se computará
contra el impuesto a las ganancias que le corresponde liquidar a los contratados.
Recomendación: Mejorar los controles administrativos de los circuitos de contratación y
pago de los servicios de consultoría.
4)
COMPRAS.
Observaciones:
a) En el análisis de los antecedentes de adquisición de 7000 carpetas del libro “Plantando
Crecimiento” se observa que con fecha 27/03/96 se obtienen 3 presupuestos de
proveedores sobre dicha adquisición, dirigidos al Programa de Modernización de los
Servicios Agropecuarios -PROMSA-, no mencionando al PROSAP.
Además, se agrega al expediente un recibo por el pago de $ 9137.- correspondiente a
trabajos de modificación del nombre de la Secretaría en el Libro “Cambios con Impacto”
no contándose con los antecedentes de dicha contratación.
b) Se han abonado con fondos del Proyecto trabajos de refacción y pintura de oficinas del
PROSAP sin que medie antecedente alguno respecto a la prestación de dicho servicio
(concurso de precios, adjudicación, contrato, etc.).
Se ha observado además, que el pago en concepto de mano de obra por dichos servicios
se realiza sin la presentación de un comprobante que reúna las exigencias dispuestas por
el órgano de fiscalización. En el período analizado se han verificado pagos periódicos al
Sr. Gabriel CARTA por un total de $ 7.350.-.
Comentario de la UEC: La mención de PROMSA se debió al error de los proveedores de
creer que sería ese Programa, que viene ejecutando la SAGPyA desde 1992, el que
financiaría el trabajo “Plantando Crecimiento” que se presupuestaba.
El pago de $ 9.137.- por el cambio en la denominación de la Secretaría corresponde al
trabajo “Cambios con Impacto”, que sí pagó el PROMSA por un total de $ 98.714.-, no
pudiendo cubrir el adicional por el cambio de nombre por no contar con financiamiento
suficiente.
Se tendrán en cuenta los otros comentarios sobre pagos menores.
5)
CRÉDITOS.
Observación: El Proyecto ha anticipado pagos en concepto de honorarios a algunos
consultores del mismo, situación no contemplada en la normativa legal vigente.
Recomendación: Realizar los controles básicos necesarios al proceder a la autorización del
pago de honorarios a los consultores contratados por el Proyecto.
Comentario de la UEC: Se dará cumplimiento a la observación.
6)
CONTROLES ADMINISTRATIVOS.
Observación: Se detectaron comprobantes abonados por el Proyecto que no identifican al
mismo, como por ejemplo:
Orden de pago N°
Fecha
Comprobante ($)
Destinatario
12/17
26/11/96
472,17
PROMSA
12/17
26/11/96
107,20
PROMSA
Comentario de la UEC: Los pagos de $ 472,17 y $ 107,20 también creyeron poder
hacerse por el PROMSA, por lo que vale el comentario expuesto para el punto 4
precedente.
7)
CAJA CHICA.
Observación: Del análisis efectuado sobre la Caja Chica del Proyecto pudo verificarse que
no se cuenta con normas escritas sobre su constitución, monto, reposición, uso y niveles de
autorización de gastos, necesarios e indispensables para un correcto manejo de los fondos
canalizados a través de la misma.
Recomendación: Establecer normas escritas sobre la administración de la Caja Chica y
efectuar controles periódicos y adecuados sobre el uso de estos fondos.
Comentario de la UEC: Se implementará la forma de mejorar la conceptualización de las
erogaciones con relación a los comprobantes respaldatorios. Los circuitos administrativos
los fijarán los manuales en proceso.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 1997.
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1996)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los
informes presentados por los mismos;
- Análisis de la naturaleza de las erogaciones;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad
auditada.
Nuestro trabajo comprendió el 100% de los aportes al Programa (Pasivo y Fondos Aporte
Nacional) y, el 66 %; 90 %; 72 % y 96% de las erogaciones realizadas en concepto de honorarios,
pasajes y movilidad, viáticos y otros gastos, respectivamente.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 14 de octubre de 1997.