1999_017_02info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL AMBIENTAL”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 768/OC-AR Y N° 907/SF-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros al 31/12/97 detallados en I- siguiente, correspondientes al “Programa de
Desarrollo Institucional Ambiental” (PRODIA), parcialmente financiado con recursos provenientes
de los Contratos de Préstamo N° 768/OC-AR y 907/SF-AR, ambos suscriptos el 21 de marzo de
1994 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estados Financieros al 31/12/97 (Estado de Situación Patrimonial que incluye
cuentas de resultado y cuentas de orden) expresados en pesos y notas aclaratorias que
forman parte del mismo.
b) Estado de Inversiones por Categorías de Inversión y por Fuente de Financiamiento al 31
de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses.
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c) Cuadro de Presupuesto Aprobado, Inversiones Realizadas y Pendientes, por Categoría de
Inversión y por Fuente de Financiamiento al 31/12/97, expresado en dólares
estadounidenses.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP)
sobre la base de registros llevados en pesos al tipo de cambio $ 1 = USD 1 y son de su
responsabilidad.
Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 23/09/98 y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea se limitó a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado,
habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 01/03/98 y el 31/03/98, y entre el 06/08/98
y el 16/09/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en nota aclaratoria al estado expuesto en I- a), durante el ejercicio 1997 el
organismo ejecutor procedió a desafectar del rubro Disponibilidades los fondos sin utilizar
correspondientes a contrapartida local por un total de $ 58.663,22 que estaban depositados en
la caja de ahorro en pesos N° 118103/8 del Banco Ciudad.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en Ipresentan en forma razonable la situación financiera del “Programa de Desarrollo Institucional
Ambiental” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones efectuadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de
aceptación general en la República Argentina y con las estipulaciones establecidas en los
Contratos de Préstamo N° 768/OC-AR y 907/SF-AR BID, ambos de fecha 21/03/94.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 1998.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DE LOS CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 768/OC-AR y N° 907/SF-AR BID
“PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL AMBIENTAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría
del “Programa de Desarrollo Institucional y Ambiental” (PRODIA), por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 1997, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos de los Contratos de Préstamo
N° 768/OC-AR y N° 907/SF-AR, ambos suscriptos el 21 de marzo de 1994 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
Las cláusulas que se detallan a continuación corresponden a ambos contratos de préstamo:
1)
Cláusula 1.01: Monto (Préstamo N° 768/OC-AR por USD 5.000.000.- y Préstamo N°
907/SF-AR por USD 25.000.000.-).
Al 31/12/97 los préstamos referidos desembolsaron:
Préstamo N° 768/OC-AR :
USD 2.473.683,56
Préstamo N° 907/SF-AR :
USD 13.432.944,84
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2)
Cláusula 1.03: Organismo Ejecutor.
Cumplida. Cabe aclarar que con fecha 30/01/98 se firmó el Decreto N° 146/98 que, entre otras
cuestiones, impulsó una modificación de la estructura de la Secretaría de Recursos Naturales y
Desarrollo Sustentable (SRNyDS) y creó la Dirección General de Coordinación de Proyectos
que comenzó a funcionar a partir del 1° de mayo de 1998 y tiene como objetivo central la
supervisión y coordinación de todos los programas con financiamiento externo que tenga la
Secretaría. Asimismo con fecha 20/04/98 se firmó la Resolución N° 278 de la SRNyDS
mediante la cual se designaron los responsables de las unidades encargadas de continuar con
las ejecuciones de los proyectos.
3)
Cláusula 3.02: Intereses.
Cumplida. Durante el ejercicio auditado se han abonado en concepto de intereses los
siguientes importes:
4)
Préstamo N°
Fecha de Vto.
Fecha de Pago
Importe en USD
768/OC-AR
21/03/97
21/03/97
35.680,51
907/SF-AR
21/03/97
21/03/97
189.494,61
768/OC-AR
21/09/97
21/09/97
44.449,75
907/SF-AR
21/09/97
21/09/97
211.202,50
Cláusula 3.03 del Préstamo N° 768/OC-AR: Comisión de crédito.
Cumplida. Durante el período se abonaron USD 27.713,84 en concepto de comisión de crédito
por el préstamo N° 768/OC-AR.
Con referencia al Préstamo 907/SF-AR no corresponde el pago de comisión de crédito.
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5)
Cláusula 6.01: Condiciones sobre precios y licitaciones.
Del análisis de la muestra determinada para el ejercicio 1997 no se detectaron
incumplimientos.
6)
Cláusula 6.03: Costo total del Programa por USD 38.600.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Inversiones por Categoría de Inversión y por
Fuente de Financiamiento al 31/12/97, adjunto al presente informe.
7)
Cláusula 6.04: Recursos adicionales.
Cabe idénticas consideraciones a las expuestas en la Cláusula 6.03 precedente.
8)
Cláusula 6.05: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida.
9)
Cláusula 6.06: Asignación de personal de contraparte.
Cumplida según nota CAR-1875/98 del BID de fecha 04/05/98.
10)
Cláusula 6.07 (a): Comité de Evaluación y Seguimiento del Programa.
Cumplida. Según notas CAR-3564/97 de fecha 01/09/97 y CAR-1327/98 de fecha 26/03/98 el
Banco considera cumplida esta cláusula.
8
11)
Cláusula 6.11: Cumplimiento del Plan de Ejecución del Programa.
Se remite a lo expuesto en la cláusula 6.07 (a).
12)
Cláusula 6.12: Fortalecimiento institucional para la gestión ambiental.
Al respecto, por nota CAR-1964/97 de fecha 13/05/97, el BID concede una prórroga de seis
meses para el cumplimiento de esta cláusula en consideración a las causas invocadas por el
Programa. Atento a que el Plan de Fortalecimiento Institucional a que se refiere esta cláusula
contractual no ha sido totalmente implementado, con fecha 27/11/97, mediante nota CAR
4941/97, el Banco concuerda en postergar el plazo para su cumplimiento hasta el 21/10/98,
indicando que a esa fecha debería estar totalmente implementado.
13)
Cláusula 7.01: Registros, inspecciones e informes.
El organismo tiene implementado un programa computarizado de contabilidad, de acuerdo al
plan de cuentas convenido con el BID, el cual dio origen a los estados financieros del presente
ejercicio. Al respecto, cabe tener en cuenta lo expuesto en el punto A- 2) de nuestro
Memorando a la Dirección adjunto.
14)
Cláusula 7.02: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Durante el ejercicio 1997 el Banco procedió a debitar de las cuentas de los préstamos 768/OC
y 907/SF la suma de USD 56.000.- y USD 8.600.- respectivamente , en concepto de cargos de
inspección y vigilancia generales.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL AMBIENTAL”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 768/OC-AR y N° 907/SF-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Hemos examinado los estados financieros del “Programa de Desarrollo Institucional Ambiental” por
el año terminado el 31 de diciembre de 1997. En razón de tal examen hemos determinado una serie
de observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto
(UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
La adopción de las recomendaciones que se efectúan sobre la base de muestras selectivas, de
acuerdo a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al
mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de conformidad con adecuadas
prácticas aplicables en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/97.
1) ARCHIVO DE LEGAJOS DE CONSULTORES
Observación: La documentación que ampara la contratación de consultores no se ordena
individualmente por profesional, sino que es archivada por el concepto del documento
respaldatorio (solicitud de contratación, ternas, currículum vitae, etc.), lo que dificulta la
búsqueda de la información.
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Comentario de la UCP: En muchos casos no existe curriculum ni terna porque son
consultores que ya habían sido contratados anteriormente, el BID no solicita nuevamente el
currículum vitae y tampoco la terna para la recontratación.
Recomendación: Ordenar y adecuar los archivos del Proyecto para agilizar la obtención de la
información.
2) REGISTRACIÓN
Observación: Si bien en el período analizado la UCP ha registrado la información contable
(tomada de planillas extracontables auxiliares) a través de asientos mensuales, resulta confuso
recomponer la información que brindan los mencionados subdiarios con la contabilidad;
asimismo se observa que no se concilia periódicamente esta información para así poder
determinar posibles diferencias.
Comentario de la UCP: Se tomarán los recaudos necesarios para que la contabilidad resulte
más clara y así se pueda determinar en forma precisa las erogaciones por su naturaleza.
Recomendación: Llevar la registración en forma cronológica y al día conforme lo
recomiendan las prácticas contables usuales, manteniendo auxiliares (subdiarios) con la
apertura suficiente para permitir identificar en forma precisa las erogaciones por su naturaleza.
Asimismo se recomienda realizar conciliaciones periódicas de la distinta información que
brinda la contabilidad.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: En la mayoría de los casos analizados no se tuvo a la vista la respectiva tarjeta
de embarque que acredita la realización del viaje y que debería estar adjunta al comprobante
de pasaje.
Comentario de la UCP: Se circularizó una nota a todos los consultores, informándoles que
deberán presentar dicha constancia juntamente con el pasaje utilizado.
Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación que respalda los
traslados solventados por el Proyecto.
2) SEMINARIOS Y TALLERES
Observaciones: Analizada una muestra sobre dos talleres llevados a cabo por el Programa se
verificó lo siguiente:
a-
Antecedentes: No se cuenta con antecedentes que describan en forma analítica, clara
y precisa aquellos conceptos que se financian en estos talleres, necesarios para un mejor
control de ejecución (presupuestos detallados, integrantes que formarán parte del mismo,
días que algunos participantes asistirán a los talleres, etc.).
12
b-
Rendiciones:
1-
Muchos comprobantes de gastos no identifican al Programa.
2-
En los dos casos analizados, el monto erogado por el Programa superó el
monto presupuestado y aprobado por el Banco, según se detalla en el cuadro siguiente:
CONCEPTO
PRESUPUESTADO
EROGADO
$
$
Taller de Educación Ambiental y Periodismo Ambiental
60.000.-
64.375.-
Taller de Evaluación de Impacto Ambiental
23.000.-
27.248.-
3- En el caso particular del Taller de Educación Ambiental y Periodismo Ambiental, sólo
se tuvieron a la vista comprobantes por $ 63.335,94 sobre un total rendido de $ 64.375.-.
Comentarios de la UCP:
a-
Antecedentes: Los diferentes componentes que realizan talleres o seminarios, elevan
el presupuesto a la Unidad de Coordinación indicando los gastos que se realizarán y el
concepto de los mismos; este presupuesto se eleva al BID para el pedido de no objeción;
una vez recibido éste, se procede a abrir un expediente donde se archivan todos los gastos
originados por los mismos. Los consultores del PRODIA que asisten a los talleres o
seminarios, son autorizados por el Coordinador del Programa, así como los días de
asistencia de los mismos. Los listados de asistentes a los mismos, no pertenecientes a la
SRNyDS se adjuntan al BID cada vez que se efectúa la justificación de gastos.
13
b-
Rendiciones:
1-
Se recomendará especialmente a los que proporcionan dichos comprobantes
que todos deben presentarse identificando al Programa.
2-
En el caso de estos talleres, si bien el monto presupuestado fue menor que los
gastos realizados, el BID aprobó la totalidad de los gastos porque se le informó que los
talleres habían sido previstos originalmente como talleres zonales, pero se realizaron
como regionales, lo que implicó una mayor concurrencia de asistentes.
3-
Se refieren a gastos previos que se incluyen en los expedientes, tales como
fotocopias, útiles de oficina, que se financian con fondos de la caja chica. En el
ejercicio 1998 se especificará claramente cuales son esos gastos.
Recomendaciones:
a-
Antecedentes: Documentar antecedentes sobre la preparación de seminarios y
talleres suficientemente amplios y claros que delimiten los conceptos que se incluyen en
cada uno de ellos.
b- Rendiciones: Tener en cuenta lo señalado respecto a la documentación de soporte que se
incluye en las rendiciones de gastos correspondientes a la realización de estos eventos.
3) REGISTRO DE INVENTARIO
Observación: Si bien la UCP ha instrumentado, a partir de nuestra recomendación, un registro
de inventario de los bienes y equipos adquiridos con fondos del Programa, a la fecha de
nuestro análisis se encontraba desactualizado en lo referente a la siguiente información:
-
No especifica en forma clara y precisa la ubicación física de los bienes.
-
No identifica al responsable de la custodia de dichos bienes.
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No mantener el registro de inventario de bienes y equipos del Programa con la información
actualizada impide la realización de relevamientos físicos periódicos y la determinación de
posibles diferencias (altas, bajas y modificaciones de inventario) con los registros contables
que permitan cerciorarse sobre la razonabilidad de las cifras registradas, así como conocer la
disposición física y los responsables de dichos bienes.
Comentario de la UCP: Se implementará durante el ejercicio 1998.
Recomendación: Completar el registro de inventario de Bienes y Equipos detallando la
ubicación física y al responsable de su custodia, tal como lo recomiendan las normas contables
en la materia.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROGRAMA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL AMBIENTAL”
CONTRATOS DE PRÉSTAMO N° 768/OC-AR y N° 907/SF-AR BID
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo:
- test o prueba de transacciones y comprobantes;
- prueba de registros;
- reconciliaciones bancarias;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y análisis de legajos e informes
presentados por los mismos;
- análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Circularización de saldos;
- Inspección ocular de bienes y equipos;
- cotejo de orígenes con información de terceros -BID-;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios.
La tarea realizada por esta auditoría comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes del período; y
-
el 21,30 %; 36,37 %; 100 %; 14,18 % y 100 % de las erogaciones del ejercicio 1997
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en concepto de viajes y viáticos, honorarios de consultores, consultoras, seminarios y talleres y
adquisición de bienes y equipos respectivamente.
Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 29 de septiembre de 1998.
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