2000_032info.pdf

INFORME DE AUDITORIA
AL SEÑOR DECANO DE LA FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES
DE LA UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL
Arq. Luis A. DE MARCO
Medrano 951, Capital Federal
En uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley Nº 24.156
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en
ámbito de la FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES dependiente de
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL, con el objeto que se detalla en
apartado 1.
la
el
la
el
1. OBJETO DE LA AUDITORIA
Evaluar el funcionamiento de las actividades de control en los sistemas
involucrados en la percepción y aplicación de los Recursos Propios de la
FACULTAD
REGIONAL
BUENOS
AIRES
de
la
UNIVERSIDAD
TECNOLOGICA NACIONAL (U.T.N.).
2. ALCANCE
El examen fue realizado de conformidad con las normas de auditoría externa
de la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION, aprobadas por la Resolución Nº
145/93 dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso
d) de la Ley Nº 24.156, habiéndose practicado los siguientes procedimientos:
2.1 Relevamiento de las distintas actividades que generan Recursos Propios;
de los respectivos actos administrativos que las originan y de la normativa
general y/o particular aplicable a cada una de ella.
2.2 Relevamiento y evaluación del control interno en las áreas involucradas en
la percepción y aplicación de los Recursos Propios.
2.3 Comprobaciones selectivas para determinar el grado de integridad en la
percepción de los Recursos Propios.
2.4 Comprobaciones selectivas para determinar la aplicación de los Recursos
Propios conforme los fines previstos y la normativa vigente.
Las tareas de campo en sede de la Facultad se desarrollaron desde 01/03/99
hasta el 30/06/99.
Por otra parte cabe consignar que oportunamente se dió traslado del proyecto
de informe al organismo auditado, cuyos comentarios han sido receptados en
el presente.
3. ACLARACIONES PREVIAS
3.1 Respecto del marco normativo y de la estructura organizativa
La Ley 24.521 – Ley de Educación Superior- en sus artículos 58 a 61 establece
el “Sostenimiento y régimen económico-financiero” de las instituciones
universitarias nacionales y por el artículo 82 le conserva a la UNIVERSIDAD
TECNOLOGICA NACIONAL, en razón de su significación en la vida
universitaria del país, la denominación y categoría institucional que poseía al
momento de la sanción de la citada norma legal.
La generación de recursos adicionales a los aportes del Tesoro -Recursos
Propios, objeto de esta auditoría- y su posterior aplicación están prescriptas en
la normativa citada en el párrafo precedente.
El Ministerio de Cultura y Educación de la Nación dictó con fecha 15/12/95 la
Resolución N° 1397, aprobando para las Universidades Nacionales un manual
de procedimientos sobre el Régimen Administrativo-Financiero en el marco del
artículo 59 de la Ley de Educación Superior, el cual establece que las
Universidades Nacionales ejercerán su autarquía financiera dentro del régimen
de la Ley N° 24.156 de Administración Financiera y Sistemas de Control del
Sector Público Nacional.
El Decreto N° 340/92 regula el Régimen de Pasantías, entendiéndose por tales
a la extensión orgánica del sistema educativo a instituciones de carácter
público o privado, para la realización por parte de alumnos y docentes, de
prácticas relacionadas con su educación y formación, de acuerdo a la
especialización que reciben, bajo la organización y control de la institución de
enseñanza a la que pertenecen durante un lapso determinado.
El Consejo Superior de la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL aprobó
el proyecto de estructura orgánica no docente, el 27 de marzo de 1992 por
Resolución Nº 85/92, dejando establecido que la misma solamente tendrá
vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte del Poder Ejecutivo
Nacional y de su financiación genuina.
3.2 Respecto de los Recursos Propios recaudados durante 1998 por la
Facultad Regional Buenos Aires.
3.2.1 Recursos Propios informados al Rectorado como recaudados al 31/12/98
conforme un anexo confeccionado por la Facultad y con mención de los actos
administrativos que los sustentan y de sus aspectos más relevantes:
3.2.1.1 Pasantías
Se originan en convenios celebrados con entes públicos y privados
encuadrados en la normativa del Decreto N° 340/92 y generan para la Facultad
una entrada neta del 10% de la asignación pactada. En algunos casos percibe
el total y toma a su cargo el pago a los pasantes mientras que en otros sólo
ingresa el porcentaje que le corresponde de lo pagado directamente por los
entes a los pasantes.
3.2.1.2 Cursos
Los recursos por este concepto tienen origen en el desarrollo de actividades de
postgrado, cuya gestión está a cargo de la Secretaría Académica y los
aranceles fueron aprobados por el Consejo Académico de la FACULTAD
REGIONAL BUENOS AIRES conforme Resoluciones N° 2096 del 20/12/96 y
N° 1825/97 del 10/12/97.
3.2.1.3 Servicios a Terceros.
Los Recursos por este concepto tienen origen en trabajos que realizan grupos
de investigación y desarrollo de la Facultad Regional conforme lo prescripto en
la Resolución N° 352/93 de su Consejo Académico. El Anexo I de dicha
Resolución fija la distribución de los beneficios generados por trabajos
realizados a terceros, la que se concreta en todos los casos con una
asignación porcentual del 50 % al 60 % para el equipo de trabajo y del 20 % al
50 % para la Facultad y en algunos casos, en particular, el Rectorado y el
Departamento con porcentajes que oscilan entre el 10 % y el 20 %
respectivamente.
3.2.1.4 Honorarios y Caja Chica CENT
La UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL, la Secretaría de Transporte de
la Nación y la Comisión Nacional de Transporte conforman el grupo de
servicios “Consultora Ejecutiva Nacional del Transporte” - “CENT”, el cual tiene
como objetivo contribuir al mejoramiento de las condiciones de operación,
seguridad y calidad de vida relacionados con los sistemas de transporte
terrestre, teniendo entre otras finalidades:
•
Proponer los requisitos técnicos exigibles para la homologación de
vehículos de transporte terrestre.
•
Brindar apoyo a la Comisión Nacional del Transporte en las tareas de
administración y supervisión del sistema de inspección técnica de vehículos
de transporte terrestre.
•
Mantener actualizado el Registro Nacional de Talleres de Inspección
Técnica de vehículos de transporte de pasajeros y carga; etc.
En orden a lo expresado precedentemente la Facultad tiene responsabilidades
en cuanto a la venta de obleas y de dar apoyo administrativo a un equipo de
auditoría del sistema de verificación (pago de remuneraciones; honorarios y
viáticos y caja chica).
Los fondos recaudados por la venta de obleas son girados mensualmente al
Rectorado y a posteriori éste le remite los necesarios para afrontar los gastos
enunciados en el párrafo precedente más una suma fija de $ 1.200 mensuales
como recurso de libre disponibilidad para la Facultad.
En este punto el organismo señala, que la suma de $ 1.200 que percibía la
Facultad, del Rectorado, lo era en concepto de canon por la utilización de
oficinas y equipamiento utilizados por el personal de la C.E.N.T.
3.2.1.5 Inscripción.
Los recursos informados bajo este título tienen origen en la emisión de las
libretas universitarias y en la provisión de material informativo a los aspirantes a
ingresar a la Facultad.
El arancelamiento de la libreta universitaria está regulado por la Resolución N°
1136/92 del Consejo Académico de la FACULTAD REGIONAL BUENOS
AIRES y autoriza el cobro de $ 5,00 (cinco) por cada ejemplar original,
duplicado o triplicado, estableciendo que a todo aquel alumno que justifique un
impedimento económico le será provista sin cargo.
La provisión de material informativo se produce previo al inicio del curso de
nivelación y al ingreso a segundo año, ofreciéndole a los receptores la
posibilidad de colaborar con la Facultad mediante la adquisición de un bono
contribución.
Al respecto el organismo auditado señala que la adquisición de los bonos por la
provisión de material informativo es absolutamente voluntaria.
3.2.1.6 Banco Mercantil Argentino S.A.
Los recursos por este concepto tienen origen en un contrato de servicio de
pago de haberes celebrado entre la Facultad y el Banco Mercantil Argentino
S.A.
El contrato tiene vigencia a partir del pago de los haberes del mes de junio de
1998 y hace acreedora a la Facultad de un canon mensual de $ 2.80 por cada
cuenta de caja de ahorro activa en el Banco. El total de cuentas activas a fin
de cada mes se aproxima a las 1500 y no incluye los pagos por pasantías.
Con relación a este punto, el organismo señala que el convenio celebrado con
el Banco Mercantil Argentino S.A. fue en conformidad a lo resuelto por el
Consejo Académico de la Facultad, luego de analizar siete (7) propuestas por
diversas entidades bancarias.
3.2.1.7 Buffet.
Responde a un contrato de Permiso en los términos del Decreto N° 5720/72,
celebrado entre la Facultad y una asociación civil, siendo esta acreedora al uso
y goce de un aula destinada como buffet y expendio de bebidas y alimentos
con la obligación de abonar un canon mensual de $ 1.000 en efectivo.
El contrato con vigencia desde el 1° de marzo al 31 de diciembre de 1998 ha
sido celebrado con una asociación civil constituida el 29/3/96 bajo la
denominación “CEIT Asociación Civil”, teniendo como propósito entre otros, la
promoción del bienestar general de los estudiantes, docentes, graduados y no
docentes de la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL-FRBA sin
mencionar en parte alguna al Centro de Estudiantes de Ingeniería Tecnológica,
el cual también utiliza la sigla CEIT.
Al respecto la Facultad auditada destaca que el convenio celebrado con la
Asociación Civil CEIT, fue realizado en el marco de lo resuelto por el Consejo
Académico.
3.2.1.8 Honorarios ENRE.
Este concepto generó recursos hasta el mes de febrero de 1998 y se
correspondía con el cobro de aranceles por habilitación y capacitación técnica
de electricistas, conforme un Convenio de Asistencia Técnica suscripto entre la
Facultad y el Ente Regulador de la Electricidad (ENRE).
3.2.1.9 Apuntes Varios
Por Resolución N° 978/90 del 2/11/90 el Decano de la Facultad, vista la
necesidad de recuperar el costo de programas, planes de estudio, reglamentos,
etc., impresos por el Departamento Publicaciones, resolvió fijar el precio de las
mismas y determinó que los valores de cada publicación adquirida fueran
percibidos por Tesorería e ingresados a los Recursos Propios de la Facultad.
Dicha Resolución acompaña un Anexo I, con los valores expresados en
australes, sin constar modificaciones y/o actualizaciones posteriores.
3.2.1.10 Refuerzo Rectorado.
Producto de un refuerzo otorgado por el Rectorado sobre la asignación
descripta como recurso de libre disponibilidad para la Facultad en el punto
3.2.1.4 precedente.
3.2.1.11 Carnet de Lector.
Identificación para hacer uso de los servicios de la Biblioteca y se cobra
únicamente por reposición en caso de pérdida del original. Su arancelamiento
está determinado por Resolución N° 1660/92 del Consejo Académico de la
Facultad y asciende a $ 3,00 (tres) por carnet emitido.
3.2.1.12 Rehabilitación de Talleres.
Durante 1998 intervino en la rehabilitación de un solo taller la que se concretó
en orden a lo citado en el punto 3.2.1.4, último párrafo referido a finalidades.
3.2.2 Otros recursos ingresados no incluidos en el Anexo mencionado en 3.2.1
precedente.
3.2.2.1 Consultorio Odontológico
El 20 de abril de 1994 por Resolución N° 294/94 del Consejo Académico de la
FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES aprobó la instalación y
funcionamiento de un consultorio odontológico para la atención de la
Comunidad Universitaria de la Facultad, con un arancelamiento mínimo y
pasible de ser exceptuado para los alumnos que invoquen impedimentos de
carácter económico.
En este punto, el organismo auditado señala que el consultorio odontológico
atiende no sólo a los alumnos de la Facultad, sino también a su personal
(docente y no docente) en iguales condiciones.
3.2.2.2 Servicio de Internet
La Facultad tiene contratado el servicio de Internet con la firma Startel S.A., por
el cual abona aproximadamente $ 943.36 mensualmente.
El 12 de marzo de 1997 por Resolución N° 58/97 el Consejo Académico de la
FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES aprobó una propuesta de la
Asociación Civil CEIT, por la que solicitaba la autorización de utilización del
servicio por parte del alumnado, con el compromiso de pagar el 60% del costo
mensual del mismo.
3.2.2.3 Permiso de Uso en la Asociación Atlética Argentinos Juniors.
Con fecha 23 de diciembre de 1998 la Facultad celebró con la Institución
mencionada en el epígrafe un Permiso de Uso mediante el cual le concede el
uso de tres canchas por diez meses a partir del 01/02/99, generando la
obligación del pago de un canon mensual de $ 1.750. La Facultad al momento
de la firma del permiso, percibió por adelantado, el importe correspondiente al
canon del primer mes, febrero de 1999.
3.2.2.4 Bolsa de Trabajo
El 17 de julio de 1996 por Resolución 1351/96 el Consejo Académico de la
FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES resolvió cobrar a las empresas
privadas $ 50,00 y a las consultoras $ 100,00 por cada aviso a publicar en la
cartelera de la Facultad, relacionado con el ofrecimiento de pasantías.
Exceptuó de este pago a los organismos estatales y dispuso que los ingresos
fueran tomados como Recursos Propios de la Facultad.
3.2.3 Convenio con la Fundación para el Desarrollo de la Regional Buenos
Aires.
Entre la Facultad y la Fundación mencionada en el epígrafe se firmó un
convenio marco por el cual las partes se comprometen a desarrollar tareas
conjuntas en materias que sean de interés mutuo y que tiendan al fomento y
desarrollo del conocimiento tecnológico en el ámbito de la República Argentina.
Por Resolución N° 603/95 del 24 de mayo de 1995 el Consejo Académico de la
FACULTAD REGIONAL BUENOS AIRES encomendó a la Fundación la gestión
y el cobro de los aranceles de cursos de postgrado, como así también de los
demás recursos que se lograran obtener.
Dentro del marco de la Resolución citada precedentemente ambas partes
firmaron un convenio particular con fecha 7/06/95 por el cual, la Facultad le
encomienda a la Fundación la gestión y el cobro de los aranceles de los cursos
de Postgrado que realiza como así también toda otra gestión tendiente a la
obtención de fondos tales como la organización de cursos, seminarios y todo
otro proyecto técnico-profesional que permita, dentro de las leyes vigentes
obtener los fondos necesarios para fomentar y desarrollar el conocimiento
tecnológico, dejándose constancia que, en todos los casos, el producido de
dichos recursos deberá ser reinvertido en la Facultad a través de los
mecanismos que mejor salvaguarden los intereses de las partes, sean éstos la
realización de obras, compras, donaciones, etc.
4. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES.
4.1 MARCO NORMATIVO.
La Facultad Regional no adoptó procedimientos para ajustar su administración
financiera a lo prescripto por la Ley N° 24.156 y la normativa derivada de ella.
4.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
Por Resolución N° 852/97 el Decano de la Facultad nombró al Secretario de
Gestión Técnica y Pasantías, guardando silencio acerca de cambios y/o
modificaciones en la estructura como así también respecto de la asignación de
funciones y responsabilidades.
No se han dictado normas, procedimientos y/o instructivos para regular las
actividades de esta Secretaría, que no figura dentro de la estructura aprobada
por la Resolución N° 85/92 citada en 3.1 precedente.
Sobre este punto la Facultad señala que en relación a la Secretaría de Gestión
Técnica y Pasantías no se ha alterado la cantidad de Secretarías autorizadas
por la orgánica (seis), puesto que la misma reemplaza a la Secretaría de
Planeamiento, actualmente con rango de Subsecretaría.
4.3 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO.
4.3.1 Respecto de los sectores involucrados con el objeto de la auditoría.
4.3.1.1 De la Secretaria Administrativa.
Con relación a esta Secretaría se señala las siguientes observaciones:
•
No cuenta con la definición de funciones y responsabilidades propias de su
nivel de Secretaría.
•
No aplica la Resolución N° 1397/95 del Ministerio de Cultura y Educación de
la Nación, manteniendo vigente el marco normativo de la ex – Ley de
Contabilidad.
•
No elaboró normas; manuales de procedimientos; cursogramas y/o
instructivos para regular las actividades de las Direcciones que la
conforman, ni éstas encararon dicha actividad.
•
No implementó un sistema de contabilidad integral e integrado sustentado
en los principios de la partida doble.
•
No impartió instrucciones para la elaboración del proyecto de presupuesto.
•
Desde este nivel y hacia abajo, en los sectores involucrados con el objeto
de está auditoría no se utilizan sistemas computarizados para dar
respuestas a la contabilidad en general ni para la administración de los
distintos recursos propios en particular.
4.3.1.1.1 De la Dirección de Administración.
Entiende en la ejecución y fiscalización de los recursos económico–financieros
y el patrimonio de la Facultad. Esta organizada sobre la base de 4
Departamentos: Tesorería; Contable; Patrimonio y Rendición de Cuentas.
4.3.1.1.1.1 Departamento Tesorería
Del relevamiento efectuado en el sector se comprobó:
•
Inadecuada protección física del sector. La Tesorería se encuentra
permanentemente con la puerta de acceso entreabierta y al sector ingresan
personas ajenas al mismo.
•
No se realizan arqueos de caja sorpresivos. El saldo de efectivo se registra
en un cuaderno no foliado ni rubricado, con enmiendas y tachaduras y no es
controlado por personal ajeno al sector.
•
No confecciona planilla de ingreso diaria. Solamente se hace cuando el
Rectorado le transfiere los fondos para el pago de sueldos al personal.
•
Las cobranzas diarias en efectivo no se depositan. Se acumulan en caja y
se utilizan para pagar, por ventanilla, a proveedores y la tesorera, a su
criterio, deposita el remanente cuando lo considera excesivo.
•
No existe sistema de fondo fijo. Utilizan un sistema de caja chica el cual
acumula facturas pagas hasta un monto de $ 5.000.- y luego procede a su
rendición.
•
No realiza corte de documentación alguno al final de cada período.
•
Dentro de las personas autorizadas para la firma de los cheques no se ha
incluido al Tesorero.
4.3.1.1.1.2 Departamento Contable
Tiene habilitados los siguientes libros: de Intervención de Tesorería, del
Movimiento de Fondos y Valores, de Producidos Propios – Programa 01, de
Producidos Propios – Programa 17 y de Valores en Garantía.
Los libros citados precedentemente están rubricados por el Director General de
Administración del Rectorado y en términos generales son pasibles de las
siguientes observaciones:
•
No responden al concepto de sistema contable integral e integrado.
•
Las registraciones no tienen sustento en los principios de la partida doble.
•
Existencia de tachaduras y/o
procedimientos convencionales.
•
Las registraciones no respetan en todos los casos el orden cronológico.
•
Inexistencia de registraciones principales o auxiliares mediante la utilización
de sistemas computarizados.
•
Inexistencia de registros auxiliares para la debida apropiación y control de
los ingresos y egresos a los recursos que los generan.
enmiendas
no
salvadas
conforme
Los arqueos que realiza en el Departamento Tesorería al final de cada mes y
que son informados al Rectorado no acompañan detalle alguno respecto de los
documentos a rendir.
Como responsable del control de los recibos que emite el Departamento
Tesorería y de la realización de las conciliaciones bancarias no se detectó la no
emisión de 3 recibos, que totalizan $ 12.462,80, correspondientes a pagos
realizados por el Banco Mercantil Argentino S.A. en virtud del contrato de
“servicio de pago de haberes” mencionado ut-supra. Dicho importe fue
ingresado en la cuenta corriente bancaria habilitada al efecto pero no fue
registrado en la documentación pertinente.
En este punto, la Facultad señala que respecto al depósito efectuado por el
Banco Mercantil Argentino S.A. por la suma de $ 12.462,80, según sus
registros consta la extracción la suma mencionada y el posterior depósito de la
misma -corresponde al canon mensual de los meses de junio, julio, agosto y
octubre de 1998- en la cuenta N° 140 028 que posee esa Facultad en el Banco
Nación, Sucursal Abasto, de producidos propios.
Al respecto esta Auditoría General, considera que debe mantenerse la
observación planteada en este punto, por cuanto ello obedece a que dicho
importe no fue ingresado contablemente ni denunciado como recurso ante el
Rectorado, conforme se expone en el cuadro que se inserta en el punto 4.3.2..
4.3.1.1.1.3 Departamento Rendición de Cuentas
Las rendiciones de cuentas, al margen de las debilidades expuestas en otros
puntos, acompañan la documentación de respaldo pertinente y con un
ordenamiento adecuado.
4.3.1.1.2 De la Dirección de Gestión Operativa
Entiende en la ejecución y fiscalización del registro contable del presupuesto,
en la adquisición de elementos y la contratación de servicios. Dirige el depósito
general de existencia y fiscaliza el ingreso y egreso de todo tipo de
documentación y/o correspondencia de la Facultad. Esta organizada sobre la
base de tres Departamentos: Programación Presupuestaria; Compras, y Mesa
de Entradas.
4.3.1.1.2.1 Departamento Programación Presupuestaria.
No elabora el proyecto de presupuesto de gastos e inversiones ni el cálculo de
recursos respectivos. Para la registración de la ejecución presupuestaria lleva
un libro de hojas móviles, el cual responde a las exigencias de la ex – Ley de
Contabilidad y consecuentemente no ha implementado documentación alguna
conforme la normativa derivada de la Ley N° 24.156 – Ley de Administración
Financiera y Sistemas de Control del Sector Público Nacional.
4.3.1.1.2.2 Departamento Compras.
Aplica la normativa derivada del Decreto N° 5720/72 y del análisis de
contrataciones seleccionadas a partir del registro de la etapa del Devengado,
cabe señalar que:
•
Unicamente ha celebrado contrataciones directas por cuanto los montos en
ningún caso superan los $ 100.000.-.
•
En ningún caso se comprobó la existencia del acta de apertura. En cuanto
a las actas de Recepción no tienen numeración preimpresa.
En contrataciones imputadas a la cuenta 4.2.1 –Construcciones en Bienes de
Dominio Privado-, y que son las de mayor significatividad, se comprobó
desdoblamiento sin el debido respaldo en los términos del apartado d) del inc.
32) del artículo 61 del Decreto N° 5720/72. Ello se verificó en 4 casos que
totalizan $ 114.944,58 sobre un total de $ 338.554,48.
En los gastos de caja chica se desdoblan facturas, a fin de eludir la limitación
por los montos fijados. Ello se verificó en 3 Ordenes de Pago de 4
seleccionadas por la cuenta 3.3 –Mantenimiento, Reparación y Limpieza-.
4.3.2 Del control en la ejecución de los recursos propios y respecto de su
integridad, correspondiente al ejercicio 1998.
Los comentarios y observaciones se formulan a partir del Cuadro que se
expone a continuación y en principio cabe señalar que existen diferencias
cuantitativas y cualitativas entre lo informado al Rectorado y la Facultad. Las
cuantitativas neteadas (diferencia entre totales de columnas 2. y 3.), ascienden
a $ 1.015,64 y representan el 0,06% en virtud de lo cual carecen de
significatividad. Las cualitativas (conceptos no denunciados conforme los
cuatro últimos renglones de columnas 1), 2) y 3), son producto de debilidades
de control interno y de un inadecuado tratamiento al cierre del ejercicio,
momento en que fueron informados.
Concepto (1)
Pasantías
Cursos
Servicios a Terceros
Honorarios y Caja Chica CENT
Inscripción
Banco Mercantil
Buffet
Honorarios ENRE
Apuntes Varios
Refuerzo Rectorado – CENT
Carnet de Lector
Rehabilitación Talleres
Conceptos No Denunciados
Consultorio Odontológico
Servicio de Internet
A. A. Argentinos Jrs.
Bolsa de Trabajo
De acuerdo a De acuerdo a Recurso
lo informado las
Neto
(2)
RegistracioEstimado
nes (3)
para
la
Facultad (4)
1,109,864.16 1,102,986.16 247,658.13
297,444.31
157,584.56
86,209.00
59,905.00
12,765.20
10,000.00
9,500.00
7,966.69
5,000.00
1,116.00
200.00
297,444.31 219,094.31
140,792.26 111,036.90
98,209.00
14,400.00
61,019.00
61,019.00
12,765.20
25,228.00
10,000.00
10,000.00
9,500.00
9,500.00
414.65
414.65
5,000.00
5,000.00
1,119.00
1,119.00
200.00
200.00
0
0
6,397.40
6,397.40
6,792.30
6,792.30
1750.00
1,750.00
2,150.00
2,150.00
$1,757,554.92 $1,756,539.28 $721,759.69
4.3.2.1 Pasantías
No cuenta con un sistema o procedimiento que asegure el control y el registro
del ingreso íntegro, en tiempo y forma, de los recursos provenientes de las
pasantías que pagan directamente las empresas y/o instituciones a los
pasantes.
De verificaciones sobre los ingresos provenientes de entes que le pagan
directamente a los pasantes se comprobó que durante 1998 la Facultad
Regional tuvo pasantes en aproximadamente 170 empresas, las que le
transfirieron $ 153.133,51.
Cabe señalar que la Facultad sólo aportó
información respecto de 123 y en 88 casos informa que las mismas no han
pagado los porcentajes pertinentes por períodos que van desde 1 hasta 12
meses, lo que implica un monto devengado y no percibido al 31/12/98 de
aproximadamente $ 42.100.-
La Secretaría de Gestión Técnica y Pasantías no ha instrumentado
procedimientos para satisfacerse en cuanto a que todos los pasantes:
•
Previo a su ingreso como tal, hayan presentado el certificado médico que
prevé el art. 10 del Anexo I del Decreto n° 340/92 - Sistemas de pasantías.
•
Al término de sus pasantías confeccionen un informe y que el mismo sea
incorporado a los respectivos legajos.
•
Estén resguardados por un seguro que cubra los riesgos de la actividad que
desempeñen.
Sobre el punto Pasantías, la Facultad señala que debe tenerse en cuenta:
a) Cuando se alcanzó a completar la información requerida, la auditoría ya
había concluido.
b) Conforme los convenios Marco que la Facultad realiza con las empresas
contratantes, la presentación del certificado médico previsto en el art. 10 del
Anexo I del Decreto 340/92 lo efectúa el pasante ante dichas empresas, lo
mismo que la confección del informe final y la cobertura del seguro
correspondiente al pasante, que quedan a cargo de las contratantes.
c) La Ley 25.013 establece un nuevo sistema de pasantías, no teniendo a la
fecha la reglamentación del caso, existiendo un vacío legal en la materia,
encontrándose a su espera.
4.3.2.2 Cursos
•
Inexistencia de un sistema o procedimiento adecuado para el control y el
registro del cobro de los aranceles en tiempo y forma.
•
La precariedad con que se realizan las anotaciones para llevar cuenta de
los cobros efectuados no permiten opinar respecto de la integridad del
ingreso por este concepto.
4.3.2.3 Servicios a Terceros
Dentro del total registrado por este concepto ($ 140.792,26), se incluyó
erróneamente la suma de $ 91.200,00 proveniente de un contrato de locación
de espacio para la instalación de una estación base para brindar el servicio de
concentración de enlaces.
El cocontratante es la firma Mc Caw Argentina S.A., quien, según términos del
respectivo contrato abonó por adelantado el alquiler mensual, fijado en $
1.900,00, correspondiente a los primeros 48 meses.
Por los restantes $ 49.592,26 no existe procedimiento alguno que permita
comprobar su integración y menos aún su distribución conforme la normativa
citada en 3.2.1.3.
4.3.2.4 Honorarios y Caja Chica “CENT”
La Facultad durante 1998 recaudó por la venta de obleas, $ 1.241.910,00, los
cuales fueron remitidos al Rectorado mensualmente conforme su ingreso y de
ese total, el Rectorado le transfirió a la Facultad mediante remesas mensuales
el importe de $ 86.209,00, de los cuales $ 14.400.- fueron en concepto de libre
disponibilidad y el resto, $ 71.809.-, con afectación a gastos determinados,
derivados del funcionamiento del “CENT”.
4.3.2.5 Inscripción
Por este concepto la Facultad registró $ 61.019,00 integrados: $ 255,00 por
emisión de Libretas Universitarias y $ 60.764,00 por provisión de material
informativo.
Respecto de la percepción del arancel por libreta universitaria no implementó
procedimiento alguno que facilite el control y las registraciones pertinentes. Va
de suyo que el importe ingresado $ 255,00, representa la emisión de 51
Libretas Universitarias durante 1998, cantidad que no guarda relación lógica
con una matricula de 14.000 alumnos aproximadamente y los parámetros para
su cobro descriptos en 3.2.1.5 precedente.
Respecto del ingreso por la provisión de material también cabe señalar la
inexistencia de procedimiento alguno que facilite su control y registración. La
impresión de los bonos está a cargo de la Secretaría Académica y si bien los
mismos tienen numeración correlativa, no está debidamente registrada la
cantidad que comprende cada emisión.
4.3.2.6 Buffet
No obstante las particulares condiciones del cocontratante descriptas en
3.2.1.7, cabe señalar que previo a la adjudicación:
•
No se realizaron compulsas documentadas a otros posibles oferentes.
•
No exigió al cocontratante la presentación de un arancel de precios por las
bebidas y comidas que ofrecería.
La Facultad, según la cláusula 6 del contrato deslinda toda responsabilidad
respecto de las obligaciones que pudieren corresponderle al Permisionario
(Laborales; Previsionales; Habilitación Municipal, etc.).
El organismo en este punto destaca que los servicios que brinda el Buffet son
de óptima calidad, y los precios que cobra por los mismos resultan razonables,
no existiendo objeciones por parte del alumnado, habiéndose formalizado
oportunamente los requerimientos.
4.3.2.7 Apuntes Varios y Odontología
Los ingresos por ambos conceptos se materializan a través de la compra de
Bonos, los que luego originan la confección de recibos que incluyen a estos
rubros y en algunos casos también a la provisión de material informativo y
emisión de libretas universitarias y por cobranzas realizadas en dos o más
días.
El procedimiento señalado precedentemente más la falta de un apropiado
control sobre la impresión, entrega y guarda de los bonos no permiten opinar
respecto de la composición e integridad de los recursos denunciados por los
conceptos citados.
4.3.2.8 Permiso de uso para la Asociación Atlética Argentinos Juniors
De la lectura de la copia del Permiso de uso, surgen aspectos formales y de
fondo que denotan ausencia de control previo, a saber:
•
Para la impresión del permiso se utilizó papel con membrete de la
permisionaria.
•
La cláusula primera, trata respecto del objeto del permiso uso de tres
canchas sin mencionar ningún otro detalle.
•
La cláusula segunda estipula, en letras, la duración del permiso en once
meses; entre paréntesis aparece un número 10 modificado manualmente y
a continuación fija fechas de inicio y terminación al 01/02/99 y al 30/11/99 lo
cual no se corresponde con la expresión literal.
4.3.2.9 Bolsa de trabajo
Durante 1998 la recaudación expuesta se produjo en el período comprendido
por los meses de febrero a junio. A partir de este último y según manifestación
verbal del Secretario Administrativo se dejó sin efecto la obligación de pago
para la publicación de los avisos.
4.3.3 Convenio con la Fundación para el Desarrollo de la Regional Buenos
Aires.
Según información producida por la Secretaría de Extensión Universitaria
durante 1998 se realizaron varios cursos de Informática; de Formación
Continua, y de Postgrado de Actualización, como así también una Asistencia
Técnica a Empresas y un Taller de Microempresas. La gestión y el cobro de los
respectivos aranceles estuvo a cargo de la Fundación y a partir de la
documentación suministrada por la Secretaría mencionada se estimaron
ingresos por aproximadamente $ 330.330.-.
La Facultad justificó la reinversión de recursos durante 1998 por $ 350.406,80
mediante el dictado de 21 Resoluciones (13 de agradecimiento; 5 de
aceptación de donaciones y 3 de reconocimiento) valorizadas globalmente,
excepto en 6 casos.
Lo expuesto en los párrafos precedentes no ha sido registrado contablemente
en los libros habilitados a los fines de la gestión de los Recursos Propios,
consecuentemente no se puede opinar respecto de su integridad y de la
correlación entre ingresos y egresos a nivel de la Fundación.
4.3.4 De la aplicación de los recursos propios.
Durante el ejercicio 1998 devengó gastos por $ 1.642.335,87, lo que representa
el 93,50% del total recaudado ($1.756.539,28, según lo registrado):
No obstante lo señalado más arriba respecto de la inexistencia de planes y
presupuesto cabe expresar que el devengado ha sido aplicado en:
- Servicios técnicos y profesionales ($ 1.084.044,08) originantes de
determinados recursos a saber:
•
•
•
Pasantías
Cursos
“CENT”
938.491,08
78.350,00
67.203.00
- La construcción de infraestructura en el Campus Universitario Parque
Almirante Brown ($ 350.176,84).
- Gastos operativos ($ 208.114,95).
5. RECOMENDACIONES
En orden a lo señalado en los puntos 3 y 4 precedentes y con la finalidad de
corregir y/o mejorar los aspectos ahí señalados se recomienda a la Facultad
proceder a:
5.1 Adoptar como marco normativo para la ejecución de su administración
financiera – patrimonial a la Ley N° 24.156 y demás aspectos reglamentarios
derivados de ella y con particular énfasis el contenido de la Resolución N°
1397/95 del Ministerio de Cultura y Educación de la Nación.
5.2 Producir un acto administrativo de creación de la Secretaria de Gestión
Técnica y Pasantías, con su correspondiente definición de funciones y
responsabilidades.
5.3 Definir las funciones y responsabilidades que le competen a la Secretaría
Administrativa.
5.4 Desarrollar e implementar un sistema de contabilidad integral e integrado
que reúna los siguientes requisitos mínimos:
5.4.1 La capacidad para dar respuesta a las exigencias derivadas de la Ley N°
24.156.
5.4.2 El sustento en la partida doble y en la utilización de medios
computarizados.
5.4.3 El desarrollo de registros auxiliares para el debido conocimiento de los
movimientos de fondos de la gestión de cada recurso en particular.
5.4.4 Garantía de fuerza probatoria de las registraciones con existencia de
documentación respaldatoria, ajustada a una normativa que facilite la gestión
de cada recurso en particular y se constituya en instrumento eficaz para el
ejercicio del control y la toma de decisiones.
5.5 Elaborar y aprobar normas, manuales de procedimientos, cursogramas e
instructivos para la ejecución de las actividades bajo la responsabilidad de la
Secretaría Administrativa.
5.6 Respecto del Departamento Tesorería
- Instrumentar medidas de seguridad para dar una adecuada protección física
al sector que ocupa.
- Realizar arqueos de caja sorpresivos y a cargo de personal ajeno al mismo.
- Depositar diariamente las cobranzas que se realicen.
- Instrumentar un adecuado sistema de Caja Chica de acuerdo a la normativa
vigente al respecto (Decreto N° 2380/94).
- Instrumentar un procedimiento para dar mayor seguridad al manejo de los
cheques, siendo necesario para ello constituir al Jefe del Departamento como
último firmante de los mismos.
5.7 Respecto del Departamento Contable
- Salvar las tachaduras y/o enmiendas mediante procedimientos con sustento
en principios de contabilidad (contrasientos, anulaciones, etc.).
- Respetar el orden cronológico en las registraciones.
- Acompañar la desagregación de los documentos a rendir en los respectivos
arqueos de caja mensuales.
- Determinar la aplicación dada a los $ 12.462,80 ingresados en la cuenta
corriente bancaria y no registrados contablemente.
5.8 Elaborar anualmente el proyecto de presupuesto de gastos y cálculo de los
Recursos Propios, acompañándolo de los respectivos planes de compras y
contrataciones.
Se aprecia como indispensable que estos documentos sean sometidos y
cuenten con la aprobación del Consejo Académico de la Facultad.
5.9 Contabilizar la ejecución presupuestaria según las exigencias de la Ley N°
24.156 y la normativa derivada de la misma.
5.10 Respecto de las Compras.
- Confeccionar las actas de apertura; de preadjudicación y de recepción,
conforme lo prescripto en los incisos 62, 72 y 98 del art. 61 del Decreto N°
5720/72, excepto para las compras realizadas bajo el régimen de Caja Chica.
- No desdoblar compras y/o contrataciones.
5.11 Respecto de la Gestión de los Recursos Propios
5.11.1 Pasantías
- Instrumentar procedimientos que permitan a la Facultad asegurarse respecto
de que todos los pasantes:
•
Previo a su ingreso como tal, presenten certificado médico previsto en el
artículo 10 del Anexo I del Decreto N° 340/92 – Sistemas de Pasantías.
•
Confeccionen un informe al término de la pasantía y que el mismo sea
agregado a su respectivo legajo personal.
•
Estén resguardados por un seguro que cubra los riesgos de la actividad
que desempeñen.
- Instrumentar un sistema de cuentas corrientes a fin de llevar un debido control
sobre las empresas que deben abonar un porcentaje sobre lo que percibe cada
pasante en particular.
5.11.2 Servicios a Terceros
- No incluir recursos ajenos a este concepto e implementar un procedimiento
que permita visualizar y controlar la integración y distribución de los mismos
conforme la Resolución N° 352/93 del Consejo Académico de la Facultad.
5.11.3 Inscripción
- Implementar un procedimiento para llevar con actualización permanente, un
listado de las libretas universitarias que se emiten con mención de:
•
Titular; fecha de emisión; entrega con o sin cargo y número de
comprobante respaldatorio de su cobro en caso de corresponder.
- Implementar un procedimiento con mayores resguardos de seguridad
respecto de la percepción de dinero por la provisión de material informativo con
cargo o pasible de contribuciones voluntarias.
5.11.4 Buffet
- Buscar y comparar antecedentes respecto de otros potenciales
cocontratantes, en cuanto a precios; calidad del servicio, etc. a fin de
fundamentar la resolución de adjudicación con mayores y mejores elementos
de juicio en orden al particular interés de la comunidad educativa.
- Adjuntar al permiso un arancel de precios y fijar pautas para posibles
modificaciones.
- Comprobar el cumplimiento por parte del permisionario de lo relativo a su
habilitación municipal y respecto del aseguramiento de los riesgos del trabajo
del personal que ocupa.
5.11.5 Apuntes varios y Odontología
- Instrumentar procedimientos simples sobre la base de sistemas
computarizados y un control más eficaz para llevar debida cuenta de los
ingresos que generan estos conceptos.
- Actualizar el Anexo I de la Resolución N° 978/90 –precio de las
publicaciones– convirtiendo los importes ahí expresado en australes a pesos.
5.11.6 Bolsa de Trabajo
- Dictar una Resolución a fin de documentar debidamente la suspensión del
cobro de aranceles por publicación de avisos en la cartelera de la Facultad.
5.12 Respecto del Convenio con la Fundación para el Desarrollo de la Regional
Buenos Aires.
- Instrumentar procedimientos, sustentados en registraciones contables, que le
permitan ejercer un eficaz control sobre el ingreso y la aplicación de los
recursos que originan la gestión de las distintas actividades que desarrolla la
Fundación dentro del marco de los respectivos convenios firmados al efecto.
BUENOS AIRES,