2004_020info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a
la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución. El 31/07/02 se suscribe la revisión “J” del Documento de Proyecto
ARG 97/046 que, entre otras modificaciones, incorpora dos nuevas líneas presupuestarias (45.30
“compra de medicamentos y salud reproductiva” y 45.31 “insumos” por las sumas de USD
9.000.000.- y USD 200.000.- respectivamente) en el marco de la emergencia sanitaria.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
1
ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y pesos y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo.
b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 8.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 28/12/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 18/08/03 y el 31/10/03 y el
28/12/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
2
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Si bien la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) posee un sistema contable
bimonetario el mismo no fue utilizado a partir del presente ejercicio. Al respecto, la
UCP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en
moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría.
2. Tal como se expone en Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados
financieros, la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Los
pasivos del Proyecto al 31/12/02 ascendían a $ 403.946,82, conforme se detalla en Nota
7 “Deudas al cierre” a los mencionados estados.
3. Se exponen bajo la línea 17 “Profesionales Nacionales” $ 126.878,50 (USD 57.802,48)
por gastos correspondientes a consultoría cuyos contratos fueron formalizados bajo el
Proyecto PNUD ARG/01/016 “Apoyo y Fortalecimiento al PROMIN para el desarrollo
de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud”. Al respecto, téngase en cuenta que no
obstante haberse suscripto la revisión “J” del Documento del Proyecto ARG 97/046 que
introduce la línea presupuestaria (17-016 Consultores para la encuesta Nacional de
3
Salud) contractualmente no se formalizaron las respectivas enmiendas.
4. La suma abonada en concepto de honorarios a consultores expuesta en los estados
financieros asciende a $ 2.049.538,22 y difiere del total de registros contables ($
2.063.243,52). Se solicitó a la UCP que concilie esta diferencia de $ 13.705,30 por
Memorando N° 14 del 16/09/03 y fue reiterado por Nota N° 144/03-DCEE-SI de fecha
25/09/03, recibiéndose respuesta el 13/11/03 sin conciliar el importe mencionado.
Esta situación surge como consecuencia de prepararse los estados financieros con los
reportes de PNUD y no de registros del Proyecto.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el punto 2. y
excepto por lo mencionado en 3. y 4. precedentes, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del
PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores
revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
4
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2002, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación
del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02.
CONSULTORES
Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a:
Legajos:
a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por
la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de los consultores; sólo se
agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función, no obstante
haberse implementado el instructivo incorporado en el Manual de Contrataciones que
contempla, según la UCP las recomendaciones efectuadas por la AGN.
b) En algunos casos no se tuvo a la vista los antecedentes de los integrantes de las ternas que
componen el proceso de selección;
c) En otros casos no se tuvo a la vista los currículos de los participantes no seleccionados,
solo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado;
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d) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la
UCP;
e) En ningún caso los currículos se encontraban suscriptos por el titular, ni poseían fecha de
emisión;
f) En otros casos, las solicitudes de contratación carecen de fecha de emisión.
Contratos:
Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado.
Informes:
a) En ningún caso se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UCP de los
informes recibidos de los consultores;
b) En algunos casos no se tuvieron a la vista las notas de aprobación por parte de la UCP de
los informes de actividades presentados por los consultores.
Comentarios de la UCP:
De los comentarios formulados se toma conocimiento a sus efectos.
Habida cuenta la reasignación de funciones operada a partir del 01-01-2003, se dará traslado a
la UFI-S para su conocimiento.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la
materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los responsables de la
selección.
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de
emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su
contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar
constancia de la recepción de los mismos.
Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos,
puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor.
6
Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores contengan
fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la UCP. Adjuntar a
los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades desarrolladas por los consultores a
efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos
contratos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) En el presente ejercicio la UCP introduce modificaciones en el circuito “mesa de
entradas –recepción de documentación” que demoran ampliamente el recorrido de la
documentación recibida hasta llegar a su destinatario, situación que impide que el
proyecto responda, de corresponder, en tiempo y forma oportuna a requerimientos
efectuados.
Al respecto, cabe efectuar los siguientes comentarios respecto a los cambios que viene
efectuando la UCP:
Hasta el 31/12/2000 la UCP había implementado un sistema contable bimonetario
(walbot) que funcionaba no solo en la UCP sino también en las Unidades Ejecutoras
Provinciales (UEP´s).
Mensualmente las UEP´s enviaban a la UCP el balance mensual, extracto bancario y
conciliación de saldos a rendir. Esto permitía a la UCP conocer y disponer,
mensualmente, de la información contable provincial, manteniendo la información
actualizada al cierre de cada ejercicio para su remisión a la AGN.
En el ejercicio 2001 se producen los siguientes cambios: a) de personal en la gerencia
administrativa-contable; b) en el criterio de registración contable y c) la UCP pasa a ser
controlada por la UFIs del Ministerio de Salud, produciéndose como consecuencia de
ello: a) una demora considerable en la presentación de los estados financieros
definitivos (1/11/02) y b) dificultades en el seguimiento y control ágil de registros.
En el ejercicio 2002 nuevamente se producen cambios: a) de personal en la gerencia
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administrativa-contable; b) no se utiliza el sistema contable bimonetario, (los estados
financieros en dólares y pesos fueron preparados de los reportes que emite el PNUD) y
c) los estados financieros son preparados por las UEPs, se elevan a la UCP que realiza
los ajustes (de corresponder) y ésta última los remite a la AGN.
En consecuencia, existe a) una demora considerable en la presentación de los estados
financieros definitivos del programa; b) discrepancias, no significativas, entre los
estados financieros y los registros contables, en virtud de que los valores en moneda
local surgen de la información PNUD la cual no se concilia periódicamente con la
contabilidad del programa, y c) una demora considerable, también, en el control de
registros y documentación de respaldo.
b) Conforme nos manifestara la UCP, con la finalidad de facilitar la gestión de las
contrataciones en general, el 16/10/01 se toma conocimiento e implementa el nuevo
Instructivo en materia de contrataciones que posteriormente se incluye en el “Manual de
Contrataciones” aprobado por el Banco el 22/07/02 y que merece los siguientes
comentarios, por ejemplo, al Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”,
cláusula 5:
- “...los Currículum Vitae (CV) deberán estar fechados, firmados e identificarán el
nombre del proyecto o préstamo...”: no cumplido.
- “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de
“Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a la
Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias de la
contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla de
evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación
debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no
cumplido.
- se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de
evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido.
- “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los
resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho tornaría
sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de los
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postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje inferior a 70
puntos...”: no cumplido en tres casos.
- “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido
parcialmente.
- “…el Coordinador o Consultor responsable de aprobar los informes, deberá emitir un
memo que específicamente apruebe el/los informes y tareas involucradas o bien
rechace el informe presentado por los motivos que en aquel se expliciten, remitiendo
el original conformado y/o rechazado del modo descripto a la Gerencia de
Administración Financiera, dejando constancia en el informe del consultor, la fecha
en que se recepcionó…”: no cumplido.
c) La UCP no mantiene un archivo de los certificados de IVA emitidos por PNUD y
firmados por el proveedor en prueba de conformidad de su recepción y cancelación de
su factura.
Comentarios de la UCP:
De las observaciones y comentarios formulados, se toma debida nota a los efectos
pertinentes.
Recomendaciones:
Agilizar los mecanismos de comunicación interna a efectos de mejorar la eficiencia del
Programa.
Conciliar periódicamente las registraciones contables del proyecto con la información
contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos
por éste último.
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información
y la gestión dando cumplimiento a las normas vigentes respectivas.
Mantener archivos completos que respalden las operaciones efectuadas por el Programa.
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2) VIAJES
Observaciones:
a) Respecto a la “autorización de viajes y viáticos”, se verificó que dicho formulario no se
adjunta a la orden de pago en la totalidad de los casos analizados, en otros carecen de
fecha o firma del responsable.
b) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046” la
suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la
cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un
ajuste en la línea presupuestaria.
c) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02, introduce
una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la Unidad
Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales (UCEPMIyN)
no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados surge que se imputó a la
línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la suma de $ 1.388,92
correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó a la línea 15.06 la suma
de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En consecuencia, la línea 15.06 se expone
subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02 sobrevaluada en dicho importe.
d) Con motivo de la realización de la 5ta. Jornada Provincial del Programa de Infecciones
Respiratorias Agudas en la Provincia de Tucumán se aprobó la participación de tres
profesionales no contratados por el Programa, según consta en nota de fecha 11/11/02.
Al respecto, de la documentación analizada no surge el criterio de selección aplicado
para otorgar dicha autorización.
Comentarios de la UCP:
a) Desde el año 1994 por decisión del entonces Coordinador, se tenia como criterio
administrativo el archivo de órdenes de pago de los viáticos en forma correlativa. Allí se
consignaba el número de la liquidación de viáticos. Con ese dato se accedía al archivo
correlativo de las respectivas liquidaciones de viáticos.
Con respecto a la omisión de firma del responsable: En las autorizaciones observadas se
verifica la existencia de una rúbrica correspondiente a la Gerencia de Administración y
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Finanzas, habiéndose omitido solo la colocación del respectivo sello aclaratorio.
b) Del comentario formulado se toma conocimiento
c) Del comentario formulado se toma conocimiento.
Se confeccionará el correspondiente asiento de ajuste.
d) Con relación al comentario formulado corresponde efectuar la siguiente aclaración: Los
profesionales participantes no contratados por el Programa, asistieron a la Jornada
contando para ello con la autorización de la Dirección Nacional del Proyecto. El criterio
sustentado a dichos efectos fue habilitar la participación y el intercambio de
experiencias entre profesionales pertenecientes
a distintas jurisdicciones, con el
objetivo de enriquecer con su aporte el desarrollo de las Jornadas.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información
y la gestión en la materia.
3) CONSULTORES
Observaciones:
a) Legajos:
1) En un caso se contrato bajo la categoría “B” a un no profesional. De acuerdo al
capítulo III- Recursos Físicos- Anexo 3F para acceder a esa categoría debe cumplir
como requisito básico ser profesional.
2) En cuatro casos (15%) no se tuvo a la vista copia certificada del título universitario.
3) En dos casos (10%) no se tuvo a la vista documentación (Titulo de Postgrado)
requerido en el perfil característico del consultor buscado punto 4 –Estudios
especiales- Maestría en didáctica y/o Master en Dirección de Empresas.
b) Contratos:
En dos casos se verificó que los Términos de Referencia (consultores en Seguimiento de
Infraestructura en apoyo de la UFI-S ) adjuntos a los contratos recibieron la no objeción
del BIRF el 23/04/02 por el período 15/02/02 al 15/08/02.
Sobre el particular se verificó que:
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1. El 27/03/02 el Banco remite comentarios con respecto a las contrataciones de los
consultores mencionados.
2. El 08/04/02, el Coordinador establece que se deberían ajustar los términos de
referencia originales debido a los comentarios efectuados por el Banco, ya que los
mismos se encuentran trabajando sin contar con la no objeción.
3. El 09/04/02 se remiten los nuevos términos de referencia al BIRF para su “no
objeción”.
c) Informes:
1. En los siguientes casos no se tuvieron a la vista los informes que, según los términos
de referencia, debieron presentar los consultores:
CONSULTOR
INFORME
FECHA PRESENTACIÓN
Mariela Roseen Pierini
3er Informe Parcial
31/09/02
Horacio Zambano
2do Informe Parcial
30/06/02
Diana Galimberti
3er Informe Parcial
30/09/02
De Nicotti Guido
1er Informe Parcial
31/03/02
2. En la mayoría de los casos analizados los informes no se encuentran firmados por el
consultor que los elaboró, y carecen además de la fecha de emisión y recepción por
parte de UCP.
d) Pagos:
Se pudo establecer que en algunos casos los comprobantes extendidos por los
consultores no contienen algunos requisitos (fecha completa de emisión, período al que
corresponde el honorario, no se identifica al Proyecto).
e) Registros:
La suma abonada en concepto de honorarios a consultores expuesta en los estados
financieros asciende a $ 2.049.538,22 y difiere del total de registros contables ($
2.063.243,52). Se solicitó a la UCP que concilie esta diferencia de $ 13.705,30 por
Memorando N° 14 del 16/09/03 y fue reiterado por Nota N° 144/03-DCEE-SI de fecha
25/09/03, recibiéndose respuesta el 13/11/03 sin conciliar el importe mencionado.
Esta situación surge, como ya se mencionara precedentemente (punto B-1.a) párrafo
12
“En el ejercicio 2002” c) ), por prepararse los estados financieros sobre información
PNUD y no sobre registros del Proyecto.
f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud
1) La Secretaria de Programas Sanitarios del Ministerio de Salud, envía una nota, sin
fecha del mes de abril de 2002, al representante residente del PNUD en relación al
estado de situación del Convenio de Costo Compartido “Proyecto ARG 01/016Apoyo y Fortalecimiento al PROMIN para el desarrollo de la Encuesta Nacional de
Nutrición y Salud” informando que el mismo no tuvo hasta la fecha principio de
ejecución y que dado al estado de emergencia sanitaria hacia altamente improbable
que ello ocurra; por lo tanto solicitaba su cancelación ya que a la fecha no se habían
realizado transferencia alguna de fondos. Con fecha 31/07/02 se suscribe la Revisión
Final “C” de su cancelación.
Sin perjuicio de lo expuesto, el 31/07/02 se suscribe la Revisión “J” del Documento
de Proyecto 97/046 que introduce, entre otras modificaciones, una nueva línea de
gasto 17.16 para “...contratación de consultores especializados para la definición de
un marco conceptual y metodológico de una posible realización de la Encuesta
Nacional de Nutrición y Salud (ENNyS) por USD 65.215.Resultado 1.8...”.
2) De los procedimientos aplicados a los 9 consultores contratados para ésta actividad,
surgen los siguientes comentarios:
1. Documentación faltante:
No se tuvo a la vista legajo de un consultor (Pablo Durán) al cual se le abonó la
suma de $ 14.415,- (USD 6.383,79).
2. Contratos
a) La totalidad de los contratos citan que fueron celebrados entre el proyecto
PNUD ARG/01/016 y el consultor. No se tuvo a la vista enmiendas a los
mismos que corrigen el cambio de proyecto (ARG/97/046).
b) Los períodos de los contratos son:
- en un caso de enero a diciembre de 2002;
- en cinco casos de enero a mayo de 2002; y
- en los tres restantes de enero a febrero de 2002.
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La revisión “j” del Documento de Proyecto ARG 97/046, tal como lo cita en 1)
precedente, fue suscripto el 31/07/02.
3. Pagos
a) El total de los pagos, que asciende a la suma de $ 126.878,50 (USD 57.802,48)
fueron abonados con recursos del proyecto PNUD ARG/97/046.
b) Las facturas presentadas por los consultores presentan las siguientes
particularidades:
- No identifican el proyecto por la suma de $ 13.000 (USD 6.113,09);
- A nombre del proyecto ARG/97/046 la suma de $ 7.274,50 (USD 3.554,47);
- De un consultor no se tuvo los recibos a la vista, tal como se señalara en
nuestro punto B-3-e)1. precedente; y
- El resto factura al Proyecto ARG/01/016 por la suma de $ 92.189,- (USD
41.751,13).
4. Rendiciones al PNUD
Al PNUD se justificó el total pagado a los consultores
en las líneas
presupuestarias que seguidamente se detallan:
Línea
Concepto
17.05
Gcia. Operaciones
2.440,00
707,65
17.07
Gcia. Adm. y Finanzas
4.880,00
1.361,34
17.15
Evaluación de Impacto
118.338,50
55.395,54
17.16
Consultores ENNyS UCP
1.220,00
337,95
126.878,50
57.802,48
TOTAL
Importe $
Importe USD
La información, tal como se expone en el cuadro precedente, se expone
erróneamente en las sublíneas presupuestarias de acuerdo al carácter de la
contratación. Asimismo, a excepción del contrato de $ 14.415 (USD 6.383,79)
que no se tuvo a la vista, tal como se manifiesta en el punto B- 3- f) 2) 1.
precedente, téngase en cuenta lo señalado en 3) f) 2) 2. respecto a que los
contratos fueron celebrados bajo otro Proyecto (ARG 01/016).
5. Registración contable: Según la registración contable los gastos citados en 4.
14
anterior fueron imputados por la UCP a los centros de costos que seguidamente se
exponen:
Línea
Concepto
Importe $
17.02
Coordinador Ejecutivo
25.320,00
17.03
Directores
41.017,50
17.04
Asesor Técnico
17.15
Evaluación de Impacto
14.415,00
17.16
Consultores ENNyS UCP
42.466,00
3.660,00
126.878,50
TOTAL
Debieron imputarse en su totalidad a la línea 17.16.
6. Informes:
Las actividades detalladas en uno de los informes tenido a la vista, de un
consultor, no permiten identificar si el mismo desarrolló tareas relacionadas con la
Encuesta Nacional de Nutrición y Salud, toda vez que informa, entre otras, las
siguientes actividades:
-Asistir técnica y administrativamente al Área de Compras y Contrataciones;
-Archivo de documentación, armado y foliado de expedientes;
-Registro de seguimiento de inversiones;
-Registro y actualización del registro de proveedores;
-Tipeo de notas, etc.
Comentarios de la UCP:
a) Legajos
1. Efectivamente, tal como consta en el legajo personal de dicho consultor, al momento
de formalizarse la contratación, el mismo no era Profesional Universitario recibido,
con título habilitante. Tal circunstancia fue notificada en la elevación a Cancillería;
habiéndose considerado a efectos de su designación, su destacada formación técnica
y su probada experiencia en las funciones para las cuales fuera contratado.
2. Con la salvedad del primer caso, considerado en el párrafo anterior; en los restantes
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casos, se omitió consignar el “visto Original” en la fotocopia del título, el cual fuera
exhibido en oportunidad la su presentación.3. Se toma conocimiento de la observación formulada.
b) Contratos
La dilación temporal existente entre el inicio de actividades, y la “No Objeción” del
BIRF, obedeció a los motivos expuestos por esa Auditoría.
Estaba en conocimiento de los citados consultores, que el cobro del período trabajado
con antelación a la “No Objeción” del Banco, quedaba a su riesgo; habiendo sido
aceptado tal condición.
c) Informes
Se toma conocimiento de la observación formulada. Se procederá a incrementar los
controles a fin de evitar la reiteración de omisiones como las detectadas.
d) Pagos
Se toma conocimiento de la observación formulada. Se dará traslado a UFI-S a efectos
de que se proceda a incrementar los controles con el objeto de evitar la reiteración de
omisiones formales de carácter similar a las detectadas.
e) Registros
La omisión en la presentación de la conciliación requerida, se debió al cúmulo de tareas
existentes, debiéndose merituar al momento de definir las labores a ejecutar,
la
significatividad de cada una de las observaciones con respecto a otras a cumplimentar
en forma conjunta.
f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud
1)Sin comentarios.
2) 1. Dicho consultor, se encontraba ya contratado para labores de consultoría del
PROMIN, conservando dicho legajo con sus antecedentes; no efectuándose
un
nuevo legajo para su afectación en la Encuesta.
2. a) Los contratos aparentemente se hicieron por un año, y no se tuvo en cuenta la
necesidad de regularizar la situación ante la baja del proyecto. Se toma nota de
la observación a sus efectos.
b) Se toma nota de la observación a sus efectos.
16
3. Como no se modificaron los contratos, tampoco se notifico a los consultores
acerca de la necesidad de modificar los criterios de facturación. No se tienen
constancias ciertas acerca de los hechos, por cuanto los consultores afectados a
tales tareas han dejado de pertenecer al Proyecto. Es factible que existan ajustes
omitidos, por cuanto todos los ajustes que se concretaron fueron establecidos por
un equipo de contadores externos, en razón de que los profesionales y el equipo
interviniente en los procesos operativos y de registración, fueron desafectados del
programa.
4. Las imputaciones que se efectuaron en los actos preparatorios y de inicio, se
registraron provisoriamente en el otros sub-rubros de la línea 17; omitiéndose
luego, la regularización de dichos registros.
5. Sin comentarios.
6. Se toma conocimiento de la observación formulada.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con la
contratación de cada consultor (copia de título profesional, informes, etc.), teniendo en
cuenta las normas PNUD que rigen en la materia.
Solicitar las no objeciones a las contrataciones en tiempo y forma, a efectos de poder
disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos contratos.
Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos
los datos necesarios a efectos de poder relacionarlos con el proyecto que nos ocupa.
Profundizar los controles administrativos a efectos de que se imputen al proyecto
erogaciones que se correspondan únicamente con el mismo.
Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los consultores de los informes que
deben presentar, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos.
4) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS
Observaciones:
Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $
17
89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e
Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del
“Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y
Direcciones Provinciales” merece señalarse:
a) Contrato:
No se adjunta al contrato:
Documentación que avale el cumplimiento del punto 6. del contrato (incompatibilidad
del equipo consultor); y
b) Informes:
Se tuvo a la vista un informe integral que presenta las siguientes particularidades:
1. carece de fecha de emisión, solamente se verificó impreso en cada una de las hojas
que integran el informe una fecha (de impresión) del 21/01/03;
2. no se adjunta nota con fecha de elevación, y sello de recepción de la UCP, que
permita verificar el cumplimiento del plazo de presentación (20 días posteriores a la
fecha de firma del contrato suscripto el 18/11/02);
3. no pudo verificarse si los criterios de éxito solicitados fueron cumplidos en el tiempo
previsto (20 días);
4. No se tuvo a la vista evaluación y aprobación del informe mencionado
precedentemente por parte del responsable de la Unidad de Informática del PROMIN
conjuntamente con el Coordinador del Proyecto y la DEIS, tal como se estipula en
los Términos de Referencia, punto 4;
5. Si bien, según el informe analizado, se cumplió con la realización de reuniones de
coordinación entre responsables de la consultora y de la Unidad de Informática del
PROMIN, las mismas no se encuentran firmadas por los asistentes, solamente se
determinan los temas tratados durante éstas;
6. De acuerdo al punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia adjuntos al
contrato “...en forma quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de
avance al responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del
Proyecto..., el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus resultados...”. Esta
documentación no fue tenida a la vista, no obstante haber sido solicitada por
18
Memorando Nº 18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N° 148/03 DCEE-SI del
01/10/03.
c) Pagos:
1. El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se
“...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los
montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del perìodo,
mediante la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda
liquidación deberá estar avalada por la aprobación de los elementos de control
estipulados para cada etapa...”. No surge de la documentación adjunta al legajo el
cumplimiento del mismo.
2. Por otra parte, el contrato en su punto 5 “Pagos a la consultora” se establece que
“...el pago deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la
factura y de la documentación pertinente que se indica en los Términos de
referencia, y certificados los trabajos a su satisfacción por parte del contratante...”.
La factura de $ 17.659,60 fue recepcionada el 27/12/02 y la orden de pago se
emitió el 30/12/02, pero como se señalara en el punto anterior precedente no surge
de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento de este punto del contrato.
Comentarios de la UCP:
a) Contrato
No existe documentación que avale el punto 6. El consultor al aceptar las condiciones
del pliego y posteriormente firmar el contrato, se esta comprometiendo a verificar que
no existan consultores con incompatibilidades. En caso que el comitente compruebe la
existencia de incompatibilidades se solicita el cambio del consultor.
b) Informes
1. a 5. En la elevación de la factura para su pago figura el conforme al cumplimiento de
la etapa correspondiente.
Con respecto a las actas de las reuniones de coordinación efectuadas entre los
responsables de la consultara y la Unidad informática del PROMIN, habida
cuenta el acuerdo existente en lo tratado entre las partes, lo cual se encuentra
19
reflejado en las minutas, no se consideró necesario la firma por parte de los
asistentes.
6. Dado que la modalidad implementada en esta etapa implicaba reuniones con distinta
periodicidad, se remplazó de común acuerdo entre las partes por minutas de reunión,
a las que se hace referencia en el punto precedente.
c) Pagos
1. La documentación requerida figura en el expediente de pago obrante en poder de
UFI-S.
2. Se toma conocimiento de la observación formulada a sus efectos.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con los
antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por las
mismas.
Profundizar los controles administrativos a efectos de disponer de toda la documentación
necesaria al momento de emitir las órdenes de pago correspondientes.
5) COMPRAS LOCALES
Observaciones:
a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”,
adjudicada
a la empresa Martinez y Lutz por $ 55.324,-, merece las siguientes
consideraciones:
1. Las “Condiciones del Llamado” no se encuentran firmadas por el oferente en todas
sus fojas, conforme se estipula en el punto 2 “Documentos integrantes de la oferta”
acápite c) de las citadas condiciones.
2. En la mayoría de las ofertas presentadas no consta la fecha de recepción por parte de
la UCP, que permitan aseverar que las mismas fueron presentadas en término.
3. La Comisión de Estudio de Ofertas, en su informe emitido el 05/05/02, manifiesta
que “...se limita a la tarea encomendada de análisis de las ofertas presentadas y
propuesta de adjudicación, no asumiendo responsabilidad por actos y/o hechos,
20
originados en el trámite con anterioridad (decisión de la compra) o posterioridad a la
propuesta de adjudicación...”.
b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire
acondicionado Piso 11”, adjudicada a la firma Metalia SRL por $ 19.724,25:
1. La totalidad del expediente (compulsa) no se encuentra foliado.
2. La orden de compra N° 0000-00000025 del 17/10/02, correspondiente a esta
adquisición no se encuentra firmada por el proveedor.
3. El Acta de Recepción, no se encuentra conformada por un responsable autorizado
ni por el proveedor, tampoco se tuvo a la vista el remito correspondiente que avale
la entrega del equipamiento.
c) Ampliación servidores por la suma de $ 7.512: se solicita con el objeto de ser
colocados a los usuarios de la Dirección de Estadísticas de Salud en el marco del
proyecto de fortalecimiento de dicha Dirección. La UCP no solicita los tres
presupuestos correspondientes por encontrarse los servidores en garantía con la
empresa citada en el punto a) precedente. El presupuesto presentado carece de
recepción por parte de la UCP y firma del proveedor (Martinez y Lutz).
d) Compra de Notebook por la suma de $ 6.660,63: se observa que la necesidad de
esta adquisición se fundamenta en el reemplazo de una existente cuyo costo de
reparación y/o actualización resulta mayor a una nueva. No se adjunta
documentación que avale la justificación mencionada por la UCP y que permita
compararla con los presupuestos solicitados para la nueva adquisición.
Por otra parte, el 50% de las ofertas recibidas por UCP para esa compra fueron
realizadas vía fax.
e) Licitación
Internacional
Limitada
(LIL)
Nª003/02
“Adquisición
de
Medicamentos e Insumos” por la suma de USD 1.426.844,10, tuvo origen en el
marco del Plan Nacional de Emergencia Sanitaria, fue iniciada como Concurso de
Precios N°175 y con fecha 09/07/02 se recibe no objeción del BIRF recomendando
modificar el nombre del proceso a LIL, hecho que se produjo con posterioridad.
Respecto al expediente cabe formular las siguientes observaciones:
1. El Pliego de bases y condiciones como así también las especificaciones técnicas
21
no se encontraban firmadas por responsable de área correspondiente.
2. En algunos casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado Libre de Sanciones”,
requerido en el pliego de bases y condiciones, en otros, se adjunta al expediente,
la constancia de iniciación del trámite para su obtención. Transcurrido el plazo
obligatorio para su presentación, éste requisito no fue cumplido.
3. En otros casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado de Cumplimiento de
Buenas Prácticas de Manufactura y/o Control” según recomendaciones de la
Organización Mundial de la Salud (OMS).
4. El Anexo 1-Examen de las Ofertas- del “Informe de Evaluación de ofertas y
recomendaciones para la adjudicación del contrato” menciona la documentación
presentada por los oferentes, de la cual surgen diferencias con lo tenido a la vista:
a) En un caso (Klonal) formulario de oferta;
b) En un caso (Veinfar) revisión de poder del firmante; y
c) En dos casos (Pharmos y Richet) constancia de inscripción en la AFIP.
5. La Sección II “Datos de la Licitación”, Punto F –Poscalificación y adjudicación
del contrato- (IAL 39.2) perteneciente al Pliego de bases y condiciones establece
que el plazo límite para la firma de contratos es de 7 días. De acuerdo a la
documentación de respaldo analizada la firma de los correspondientes contratos
con las empresas adjudicadas superan el plazo establecido.
6. Las “Condiciones especiales del contrato”, en su cláusula 8.1, establecen que “…
el monto de la garantía de cumplimiento será de 10% del monto de contrato…”.
Del análisis realizado surge que los contratos fueron celebrados en dólares y las
garantías se constituyeron en pesos, verificándose que por las variaciones en el
tipo de cambio ése porcentaje no se mantiene.
7. Por otra parte, la Sección IV “Condiciones Generales del Contrato” - Cláusula 8.3
Garantía de cumplimiento – manifiesta que “…las mismas se presentarán en las
siguientes modalidades: a) Garantía bancaria o carta de crédito irrevocable
emitida por un banco de prestigio…, b) Un cheque de caja o un cheque
certificado…”. De los procedimientos aplicados surge que:
UCP recibió las siguientes garantías de cumplimiento de contrato:
22
Proveedor
Instituto
Biológico
Argentino
FABRA SRL
BAGO
Total
Gtía. Banc.
Monto
Cheque
Garantía en
O Créito
Contrato USD
$
Certificado $
Irrev. $
169.747,06
30.711,44
55.753,58
14.206,40
69.959,98
200.458,50
44.452,80
31.801,82
0,00
27.146,64
27.146,64
76.254,62
USD
USD
5.100,00
5.100,00
51.000,00
6.120,36
14.283,36
0,00
7.457,89
7.457,89
20.403,72
143.752,56
263.315,40
0,00 150.000,00
407.067,96 150.000,00
Lotes
1
2
3
12
5
6
7
FADA
PHARMA
RICHET
8
11
ROEMMERS
9
368.712,00
KLONAL
10
13
14
15
84.480,00
8.467,20
5.644,80
204.355,30
218.467,30
1.426.844,10
PHARMOSA
TOTALES
112.000,00
112.000,00
0,00
30.243,84
30.243,84
58.529,00
264.282,58
usd 5.100,-
19.245,60
210.300,37
77.774,60
474.582,95
USD 5.100,-
La UCP no tiene implementado un registro documental que de prueba de su
existencia y responsables de su resguardo; como así tampoco que refleje los
controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas. Al respecto, se verificó
entrega de medicamentos en fecha posterior al vencimiento de las garantías:
Lote
Descripción
1
Oxitocina
2
Sulfato
Proveedor
Fecha Ultima
Fecha Vcto. Gtía
Entrega
Cump. Contrato
I. B. A.
14-03-03
26-01-03
de I. B. A.
14-03-03
26-01-03
19-05-03
25-02-03
Hexoprenalina
15
Aerocamaras
PHARMOS
23
8. Así también, el Manual de contrataciones establece en su Capítulo I “Contratación
de obras, bienes y servicios” punto 29 “…se deberá observar que la garantía de
cumplimiento del contrato, en el caso de que un oferente, sea adjudicatario de más
de un lote, debe suscribirse por cada contrato o lote (Garantía individual y no
grupal)…”. De los procedimientos aplicados se verificó que en cinco casos (Fada
Fharma, Richet S.A., Fabra S.R.L., Instituto Biológico Argentino y Pharmos) las
empresas adjudicadas no cumplen con lo establecido precedentemente, toda vez
que las garantías presentadas son grupales y no por cada lote adjudicado.
Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08: corresponde a adquisición de
medicamentos a Laboratorios Richet S.A. por 3.444 unidades de Surfactante
Pulmonar Exógeno Natural de origen Bovino, Certificado N° 94.004 por un total de
USD 143.752,56. Sobre el particular merece destacarse:
1. El Manual de contrataciones Capítulo I – punto 17-
establece que “…los
subexpedientes deberán ser foliados desde el N°1 en forma correlativa y
cronológica…”. La documentación de respaldo analizada no cumple con este
requisito.
2. Respecto a la recepción de los medicamentos, conforme se indica en el Manual de
contrataciones, se emite dos documentos; i) “remito de recepción provisoria”
emitido por la UCP/UEP e ii) remito del Proveedor.
a) No se tuvo a la vista en un caso el “remito de recepción provisoria” (Santa Fe
203 unidades).
b) En cuatro casos el remito del Proveedor (Rawson 32 unidades, Paraná 95
unidades, Salta 157 unidades, Santiago del Estero 116 unidades).
c) En dieciocho casos los “remitos de recepción provisoria” no se encontraban
firmados por el Proveedor.
d) En ocho casos los remitos del Proveedor no se encontraban conformados por
autoridad competente provincial;
e) Así también, el remito del Proveedor, en seis casos, era fotocopia y en otros
dos fueron recepcionados por fax.
24
3. Según las Condiciones Especiales del Contrato (cláusula 11 “Entrega y
documentos” (ítems iii) copia del certificado de ayuno en que el comprador
resulta beneficiarse, v) certificado de garantía del proveedor /fabricante por los
artículos suministrados, vi) certificado de origen de los artículos suministrados
emitados por el proveedor y vii) original del certificado de inspección proporcionado al proveedor por la entidad inspectora designada-) no se tuvo a la
vista la documentación necesaria para la efectivización del pago realizado..
Comentarios de la UCP:
a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”,
1. Si bien no se presenta el pliego firmado, el formulario de oferta presentado y firmado
por el oferente indica que los documentos de la invitación han sido examinados y de
conformidad. Se toma nota.
2. Dado que la apertura de los sobres es un acto público con fecha y hora precisa, no
hay posibilidad de recepcionar ofertas fuera de término.3. Es una fórmula utilizada en todos los últimos informes de comisión, y se coloca con
el fin de excluir a la comisión designada de toda responsabilidad que no se vincule
con la función que le fuere encomendada.
b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire
acondicionado Piso 11”,
1. Se toma nota a sus efectos.
2. Se toma nota a sus efectos.
3. Se toma nota a sus efectos.
c) Ampliación servidores
La recepción del presupuesto fue efectuada por correo electrónico.
d) Compra de Notebook
La consulta efectuada sobre la reparación y actualización, recibió una respuesta verbal
destacando la inconveniencia de tal procedimiento con relación a la adquisición de un
equipo nuevo, por carecerse de repuestos para los mismos, no cotizándose en
consecuencia la reparación solicitada. Además del mayor costo, se tuvo en cuenta la
25
obsolescencia tecnológica de dicho equipamiento, no cubierto ya por garantía alguna.
e) Licitación Internacional Limitada (LIL) Nª003/02 “Adquisición de Medicamentos
e Insumos”
1. Las aspectos Técnicos se encuentran firmadas en fojas 128 a 130 por el gerente del
área técnica. Las restantes condiciones, si bien no están firmadas en todas sus fojas,
se firman en la carátula que figura en fojas 142.
2. El certificado requerido era sumamente dificultoso para su obtención, la emergencia
exigía celeridad en el trámite de la compra, razón por la cual no se requirió. Dicho
requisito fue eliminado de los pliegos siguientes, ya que además carecía de uso
práctico. En muchas oportunidades las sanciones eran referidas a aspectos de carácter
meramente formales o de escasa significatividad.
3. Se toma conocimiento de la observación formulada, a sus efectos.
4. a) Si bien no se ha presentado el formulario completo, en la primer página de la
oferta se considera cumplido con la firma de dicho formulario, el cual forma parte
del pliego a fojas 2064. En el se aceptan todas las condiciones, y la cotización
figura en la planilla de fojas 1870 donde se encuentra la cotización de cada lote.
b) El firmante de la oferta es el Presidente de la Sociedad. Dicho carácter consta en
el Estatuto societario, el que se encuentra presentado conjuntamente con la
oferta.
c) La presentación de la inscripción de la AFIP no es requisito del pliego. Se trata de
una licitación internacional, y no tiene esa exigencia contemplada. Esta
documentación la acompaña el proveedor contratado al presentar la factura.
5. Cuando se realizó el pliego siguiendo directivas de celeridad por ser la primer
compra de emergencia se redujo el plazo límite para la firma de 28 días a 7 días, en
la expectativa de poder concretar las compras en plazos menores.
La practica indicó que el nuevo plazo determinado era insuficiente, dado que como
requisito previo a la firma del contrato, el proveedor debía constituir una garantía,
cuyo plazo de tramitación impedía concretar la misma en el nuevo plazo otorgado,
más aún si se presentaban feriados, y considerando además que tratándose de días
corridos, dos de ellos eran feriados, con lo cual el plazo efectivo se reducía a cinco
26
días, en el mejor de los casos.
6. Lo que establece el pliego es un 10% del monto del contrato. También se indica en
las condiciones generales, que la moneda de la garantía puede ser cualquiera de libre
convertibilidad, por lo cual la garantía presentada, expresada en pesos satisface el
requisito del pedido. Otra cuestión es la desvalorización o valorización del peso
argentino en el transcurso del contrato. Si bien para este contrato no se efectuó una
revisión del mantenimiento del 10% en los distintos momentos, la diferencia no fue
significativa con relación al monto del contrato, por lo cual no se solicitó una
ampliación de la garantía respectiva. Las normas nacionales no permitían considerar
cláusulas de ajuste.
7. La cláusula 8.41 del Pliego establece que las garantías serán devueltas 30 días
después de que se hayan completado todas las obligaciones del contrato. En
consecuencia, la validez de las mismas se extiende hasta la recepción definitiva.
8. Del comentario formulado se toma debida nota a sus efectos.
Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08
1. A la fecha de la presentación del informe de AGN, dicha omisión fue regularizada.
2. a) y b) En los dos casos precedentemente citados fue utilizado el remito del
proveedor, conformado por la Provincia. Los mismos se encuentran con la
documentación de pago obrante en UFI-S.
c) En los casos citados el transportista se retiró sin firmar nuestro “Remito de
Recepción Provisoria”, dejando el Remito del Proveedor.
d) y e) En los casos indicados en “d)”, y “e)”, se verifica lo siguiente: el mecanismo
de doble remito, uno emitido por la empresa proveedora, y el otro por la UEP, al
momento de la recepción, generaban un marco de doble control; que satisfacían el
cumplimiento de un mismo acto de entrega. En consecuencia, resultaba
redundante la conformación de ambos instrumentos; toda vez que sólo con uno de
ellos quedaba jurídicamente afianzada la entrega.
3. De la observación formulada se toma debida nota a sus efectos.
27
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala los
antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso.
Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a
efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos y cumpla en
tiempo y forma.
Profundizar los controles respecto a las entregas de los productos adquiridos con fondos
del Proyecto.
6. LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones
1) Del Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición, cabe los siguientes
comentarios.
a) No se encuentra acumulado, sólo detalla las adquisiciones del año;
b) No indica algunas situaciones (baja del bien por obsolescencia) que se verificaron de
la inspección ocular; existen notebooks obsoletas, que fueron dadas de baja.
c) No se encuentra totalizado y conciliado con los registros del Proyecto.
2) No se obtuvo evidencia de los controles realizados durante el año por la UCP sobre los
bienes a su cargo (recuentos periódicos).
3) Al momento de nuestra inspección ocular se verificó que la notebook adquirida en el
ejercicio 2002 no se encontraba en la UCP, no contándose con un “Registro de Entradas
y Salidas” (o documentación similar) que documente dicho acto a fin de conocer en
cada momento la ubicación de los equipos, destino, responsables y autorizaciones.
Comentarios de la UCP:
1) a) en enero del año 2003 ante el traspaso de funciones a UFIS, se elevaron todos los
originales del libro Mayor de Bienes y Equipos. Adjuntos a éste fue elevada la
siguiente documentación:
- Conciliación del Inventario físico con la contabilidad (acumulado)
- Detalle del Inventario Físico.
28
- Mayores contables
- Acta de transferencia de bienes.
b) Se toma nota de la observación, y se adoptarán las medidas para subsanar la misma
en el futuro.
c) El original del libro Mayor, totalizado y conciliado se encuentra en UFI-S, disponible
para su consulta.
2) Sin comentarios.
3) Sin comentarios.
Recomendaciones:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos)
para validar la información.
Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos utilizados
temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su ubicación,
fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que autoriza el
mismo.
7) VARIOS
Observaciones:
1) En un caso (Carlos Fernández) no se tuvo a la vista legajo del consultor, no obstante
haber sido solicitado por Memorando Nº18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N°
148/03-DCEE-SI de fecha 01/10/03. Durante el período 01/01/02 al 31/12/02 se
efectuaron pagos de honorarios mensuales mediante la modalidad de Acuerdos de Obra
que totalizan la suma de $ 13.000,-.
2) Se presupuestaron servicios de cadetería para el traslado de documentación (del piso 7
al 11 del Ministerio de Salud de la Nación), no se establece unidad de medida de la
prestación (horas, días, cantidad de bultos a trasladar, etc.). Por el servicio prestado se
29
efectuó en el período enero-marzo por un total de $ 4.514,40, verificándose que:
a) Se contabilizó en la cuenta contable “Servicios de cadetería y remis” la suma de $
1.504,80
y $ 3.009,60 en la cuenta contable “Reparación y mantenimiento de
oficinas”. Si bien esta registración no genera ajustes a las líneas presupuestarias
PNUD, si afecta los registros del proyecto, debiéndose proceder al ajuste respectivo.
b) Por el traslado y mudanza mencionados, fueron facturadas en un mes 198 horas de
trabajo (a $7,60 por hora hace un total de $1.504,80) lo que equivaldría
aproximadamente a 22 días hábiles con una jornada de 9 horas diarias de trabajo.
Esta situación resulta destacable en virtud de que el servicio fue adjudicado a la
misma persona que realiza la cadetería del proyecto, teniéndose a la vista facturas
por los meses de enero a marzo tanto por los servicios de cadetería regulares como
por los relacionados con la mudanza.
3) Por otra parte el 15/10/01 se solicita pedido de cotización de servicios de cadetería para
el proyecto 97/046, no justificando la necesidad de un servicio adicional, que se
adjudicó a “Moto’s Bazán”, el proyecto cuenta con ese servicio (Motos Daniel).
4) Para controlar la prestación del (Moto´s Bazán) se confeccionó un formulario (hoja de
ruta) en la cual debía especificarse fecha, orígen y destino del viaje, motivo, firma y
aclaración del solicitante del servicio. En la mayoría de los casos (54%) no existe la
firma y aclaración del solicitante, requisito necesario para avalar el viaje y poder así
emitir la factura correspondiente al pago.
5) Para la contratación de servicios relacionados con correo, agua, fotocopias, librería etc.,
si bien se efectúan con la solicitud de tres presupuestos, no se aplica el sistema de
rotación de proveedores conforme lo establecido en el punto 12 c) - Recursos Físicos del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD. Asimismo,
a partir de la entrada en vigencia del Manual de Contrataciones (julio de 2002), se
establece un período taxativo de 6 meses para la rotación de los mismos.
Comentarios de la UCP:
1) Conforme lo verificado en este caso, como en otros análogos, el legajo del consultor se
encontraba adjunto, en copia, a todas las facturas de pago.
30
2) Se toma conocimiento de la observación formulada.
3) Se toma conocimiento de la observación formulada.
4) Se toma conocimiento de la observación formulada.
5) Se toma conocimiento de la observación formulada.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones canalizadas bajo este
rubro.
BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
31
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
32
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2002; y
- el 41,93 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
11.00
13.00
15.00
16.00
17.00
21.00
30.00
45.00
52.00
53.00
85.00
TOTALES
Concepto
Profesionales Internacionales
Personal administrativo de Apoyo
Viajes
Misiones
Profesionales Nacionales
Subcontratos con Empresas consultoras
Capacitacion y becas
Compras locales
Costos de informes
Varios
Diferencia de Cambio
Aplicaciones
%
del Ejercicio $ Incidencia
0,00
0,00%
0,00
0,00%
211.326,83
7,87%
0,00
0,00%
2.049.538,52
76,32%
24.614,75
0,92%
0,00
0,00%
128.363,51
4,78%
0,00
0,00%
271.732,22
10,12%
0,00
0,00%
2.685.575,83
100,00%
Importe
muestra $
% Muestra
analizada
65.240,32
30,87%
822.234,50
14.840,00
40,12%
60,29%
115.565,14
90,03%
108.122,58
39,79%
1.126.002,54
41,93%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 29 de diciembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN