2013_064info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca
del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria
que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012,
correspondientes al “Programa de Gestión de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1950/OC-AR,
suscripto el 17 de Abril de 2008 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Servicio Nacional de Sanidad y Calidad
Agroalimentaria (SENASA), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca; con
el apoyo de la Unidad de Gestión del Programa (UGP) creada a tal fin y de la Unidad de
Programas Nacionales e Internacionales de Cooperación, Fortalecimiento Institucional y
Asistencia Técnica (UFIN).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados correspondiente al ejercicio
finalizado el 31/12/2012, expresado en dólares estadounidenses.
2. Estado de Inversiones por Apertura al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
3. Información Financiera Complementaria que incluye:
1

Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio económico iniciado el
01/01/12, expresado en dólares estadounidenses.

Conciliación del Fondo Rotatorio por el ejercicio económico iniciado el 01/01/12,
expresado en dólares estadounidenses.

Detalle de gastos pendientes de justificar al BID al 31/12/2012
4. Notas 1 a 11 a los Estados Contables del Programa correspondientes al ejercicio
finalizado el 31/12/2012.
5. Declaración de la Gerencia del Proyecto.
Los estados financieros fueron preparados por la UFIN, son de su exclusiva
responsabilidad y fueron presentados a la AGN inicialmente el 18/02/2013 y en su versión
definitiva el 19/03/2013. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo efecto
de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 19/10/2012 y el 28/12/12 y
entre el 04/02/2013 y el 10/04/2013.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno
de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
1.
En dos de los procesos de adquisiciones analizados, se tuvo a la vista
documentación que compromete la transparencia de lo actuado por una coincidencia
entre un préstamo de fondos de un accionista recibido por la adjudicataria y un
consultor que entre enero/2009 y septiembre/2010 (período donde ya se había iniciado
uno de los procesos) y a partir del 01/01/2012 se desempeñó en el área de
adquisiciones del Proyecto. Ésta observación y otras deficiencias de la evaluación
llevada a cabo que se exponen detalladamente en los apartados B.3.3 y B.3.4 afectan la
elegibilidad del gasto rendido en la solicitud 22 por USD 220.915,00 (BID) y USD
105.356,21 (Local).
2.
No consta en el Plan de Adquisiciones suministrado la Comparación de Precios
N°02/2011, Obra: Ampliación del Centro Regional La Pampa-San Luis por $
1.473.289,61. A su vez, la SBCC 02/2011 de Evaluación de Procesos de Formulación
del POA y ejecución del Programa ($637.234,39), que según lo informado está
incluida en el Plan en un componente distinto, no cumplió con la Revisión ex ante tal
como había sido aprobada. De acuerdo a lo establecido en las cláusulas 1.12 y 1.17 de
las GN 2349-7 y GN 2350-7 respectivamente, los gastos rendidos según el siguiente
detalle no cumplen con ese requisito para ser financiados por el Banco:
Detalle
SBCC 02/2011
Solicitud N°
121.532,69
24
26.200,21
25
SBCC 02/2011
203.482,63
25
CP 02/2011
101.460,32
26
7.936,27
30
CP 02/2011
SBCC 02/2011
3.
Importe USD
Aclaraciones
Ejercicio 2013
No se tuvo a la vista la orden de compra o contrato que ponga de manifiesto
expresamente la relación jurídica entre el SENASA y la firma seleccionada como
intermediaria para los trámites de importación. Se abonaron a esta firma en concepto
3
de honorarios $ 175.910,18 de los cuales se rindieron en la Solicitud 26 $
162.087,05/USD 36.506,09.
4.
Se rindieron al BID USD 1.571,59 en la Solicitud Nº 22 y USD 2.732,58, que
superan lo facturado por los respectivos proveedores, a consecuencia de la
contabilización en pesos según un tipo de cambio previsto y su posterior conversión a
dólares para su pago, a un tipo de cambio distinto. La observación se expone con
mayor grado de detalle en los apartados B.3.1 y B.3.3 de nuestro Memorando a la
Dirección.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- los
estados detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de
Gestión de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria”, Préstamo BID N° 1950/OC-AR” al 31
de diciembre de 2012, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con las estipulaciones establecidas en el Contrato de Préstamo BID N°
1950/OC-AR.
BUENOS AIRES, 15 de abril de 2013.-
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
“PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Gestión
de la Sanidad y Calidad Agroalimentaria” por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012,
han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes en la
Unidad de Gestión del Programa (UGP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento
de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y
control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
memorando:
Índice
Título
A.1 y B.1.-
Control Interno- Debilidades de control
A.2 y B.2-
Consultoría. Incumplimientos de normativa y Falencias Administrativas. Emisión y
suscripción de contratos inconsistentes evidenciando la debilidad de controles en el área de
contrataciones.
B.3
Adquisiciones. Incumplimiento de las normas del Banco en materia de incompatibilidades.
Faltante de documentación, Escasa competencia en los procesos. Falta de controles en
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documentación relevante y en procesos de recepción y distribución, incumplimiento de la
normativa aplicable y de los contratos. Documentación inconsistente. Demoras en los
procesos de instalación del equipamiento adquirido atribuibles al Programa.
B.4
Obras. Incumplimiento de las Normas del Banco. Faltante de documentación, errores en la
planificación y en la estimación presupuestaria que llevan a sucesivas revisiones, a la
superposición de procesos y a la generación de mayores costos. Variaciones de obra no
documentadas adecuadamente. Demoras en la ejecución por causas no previstas por el
Programa.
B.5
Firmas consultoras. Incumplimiento de las Normas del Banco.
A.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
A.1.
REGISTROS CONTABLES Y CONTROL INTERNO
Observaciones:
A.1.1 En el mayor de la cuenta operativa algunas Autorizaciones de Pago (AP) no respetan la
correlatividad, así como hay asientos que tampoco lo hacen.
A.1.2 En la mayoría de los casos las AP no contaban con todas las firmas previstas, a los fines
de garantizar el adecuado control por oposición de las operaciones.
A.1.3 De acuerdo a la respuesta suministrada por el Proyecto, respecto de la implementación y
notificación fehaciente a las unidades receptoras de procedimientos de control de
recepción, distribución y stock de los productos adquiridos con fondos del Programa, la
recepción continúa siendo realizada por el responsable de la UGP designado en la orden
de compra y se verifica el estado de los bienes con visitas periódicas, lo que indica que
no se ha avanzado en el fortalecimiento de los controles para subsanar las observaciones
efectuadas en nuestro informe del ejercicio anterior.
A su vez, se solicitó documentación que acredite la utilización/distribución de los
insecticidas adquiridos en el marco de la emergencia sanitaria que al momento de nuestra
visita en la auditoría del ejercicio anterior estaban sin utilizar y sólo se nos respondió que
en uno de los casos no hay constancia de distribución porque lo usa el Programa y que en
el otro se esperaba respuesta del Centro Regional.
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A.1.4 No se nos suministró la fecha del último recuento físico efectuado por el Proyecto ni el
acta que debió realizarse en oportunidad del mismo. En su defecto se nos entregaron
planillas de mantenimiento de bienes que no se corresponden con el procedimiento de
control solicitado. Cabe aclarar, que la entrega de documentación que no respalda la
realización de este tipo de controles ya fue observada en el ejercicio anterior.
Comentarios de la UGP:
A.1.1 Se toma en cuenta la observación. No obstante, el sistema utilizado es el recomendado
por el Banco Interamericano de Desarrollo.
A.1.2 Al respecto se informa que si bien las autorizaciones de pago del ejercicio 2012 tienen
dos firmas, correspondientes al Responsable de Registro y a la Directora Nacional de
Técnica y administrativa del SENASA, a raíz de las observaciones de AGN se
comenzaron a aprobar con 3 firmas en el ejercicio 2013.
A.1.3 El receptor de los bienes se indica en la orden de compra, y es designado por el
componente respectivo. Este componente es quien originalmente solicitó el bien o
servicio que fuera adquirido. En el caso de bienes, una vez recepcionados se incorporan
al registro patrimonial del SENASA, a cargo de la DNTyA. La UGP realiza inspecciones
periódicas sobre el asentamiento y/o uso de los bienes, y recibe anualmente los informes
de mantenimiento.
Respecto de la referencia a la entrega de insecticidas, la conformación del programa, en
cuanto a la interacción con los componentes, implica que se solicite, a través de la
Gerencia General del SENASA, un informe específico sobre el stock y utilización de los
mismos.
A.1.4 Sin comentarios.
Recomendaciones:
Establecer circuitos administrativos que garanticen adecuados niveles de control interno.
Efectuar las registraciones contables evitando demoras a fin de contar con información
clara, precisa y oportuna.
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Implementar procedimientos de control de distribución y stock de los bienes e insumos
adquiridos con fondos del Programa a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos
para los cuales fueron adquiridos.
Realizar recuentos físicos periódicos dejando constancia documental de los resultados del
mismo debidamente suscripta por todas las partes involucradas.
A.2.
CONSULTORÍA
Observaciones:
A.2.1 Se constataron deficiencias administrativas en los legajos analizados, tales como falta de
fecha de emisión y/o recepción de la documentación, falta de firma y fecha de realización
en los cuadros de evaluación, currículos sin año de graduación. A su vez, en algunos
legajos, que corresponden a contrataciones para componentes que según el Plan de
Adquisiciones requerían evaluación ex ante, no se tuvo a la vista la No Objeción del BID
para la contratación.
A.2.2 En ningún caso se tuvo a la vista el Acto Administrativo, la Certificación prevista en el
artículo 11 del Dcto. 2345/08 para las contrataciones del período auditado, ni el
Formulario para la Evaluación del Cumplimiento del Contrato según Resolución 37/09 de
la Secretaría de la Función Pública incumpliendo la normativa nacional vigente en
materia de contrataciones y afectando la validez de los contratos. De acuerdo a la
documentación suministrada recién se implementó la certificación para contratos en el
2013. A su vez, no se encontró la publicación en la página WEB de la entidad de la
nómina actualizada de las personas contratadas , ni en el de la Jefatura de Gabinete (art.
13 del Dcto 2345/08) y no se tuvo a la vista la Planta de Personal aprobada para el
período.
A.2.3 Se incluyó en los contratos celebrados la cláusula XVII que establece que: …˝Sin
perjuicio de los honorarios aludidos en la cláusula IV se abonará al consultor una suma
fija mensual por todo concepto de pesos un mil doscientos ($ 1.200,00) destinada a la
contratación de cobertura médica durante la ejecución del contrato, que se abonará contra
la presentación de copia del comprobante de pago del servicio contratado por parte del
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consultor, cuyo monto podrá ser menor, igual o superior al monto de la suma fija no
reintegrable…”.
De lo expuesto se formulan las siguientes consideraciones:
a. No se ha identificado la normativa por la cual se dispuso:
 La inclusión de este concepto en este tipo de contrato;
 La determinación del monto a abonarse;
 La facultad de decidir aceptar comprobantes por importes inferiores a lo abonado,
ya que eso equivale a la efectivización de pagos sin documentación de respaldo y
que por tal, no es financiable por el Banco.
b. No surge del análisis realizado justificación alguna para la omisión de la advertencia
de que en caso de no presentar constancia de contratación de los servicios de
cobertura médica, deberá devolver los $ 1.200,00 abonados por este concepto.
c. Con respecto a la documentación de respaldo tenida a la vista surgen las siguientes
consideraciones:
 En 100% de los consultores analizados que percibieron dicha suma, hubo períodos
por los cuales no se tuvo a la vista el comprobante requerido.
 En el 66% de los casos las facturas indican que el consultor no es titular de la
prestación, y a su vez se presentaron facturas que son por $ 0,00 con una leyenda
explicando que los cargos han sido cancelados con aportes derivados del sistema
de desregulación de obras sociales.
 De los consultores incluidos en muestra el monto que no cuenta con
documentación de respaldo sea por lo mencionado precedentemente o porque las
facturas presentadas no alcanzan a cubrir los $ 1.200,00 asciende a $ 31.018,10.
Comentarios de la UGP:
A.2.1 Sin comentarios.
A.2.2 Se informa que esta Unidad comenzó a realizar la consulta referida a la Certificación de
la Secretaría de la Gestión Pública del art. 11 del Decreto 2345/08 en el mes de octubre
del año 2012 para todos los consultores que fueran contratados. Siguiendo con el envío
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de expedientes para la realización de los Actos Administrativos. En relación a la
publicación de la nómina de contratados en la página Web del Organismo y en Jefatura
de Gabinete, esta Unidad no llevaba a cabo esta modalidad, por lo que a partir del
período 2013 se comenzará a realizar tal práctica.
A.2.3 a- Se informa que el monto aludido en la cláusula XVII destinado a la cobertura médica,
se realizó teniendo en cuenta el monto fijado por otras Unidades Ejecutoras con
Financiamiento Externo que realizan la misma práctica.
El Ministerio de Economía y Finanzas informó, mediante Nota de fecha 11 de enero de
2013, que se le reconocerán a los consultores el reembolso de los gastos en concepto de
seguro médico, con un tope máximo de Pesos Dos Mil Doscientos ($2.200), por lo que
dicho importe será abonado exclusivamente contra la prestación del pertinente
comprobante de pago y por el monto del mismo durante la ejecución del presente
contrato.
De esta manera, se deja sin efecto el sistema que hasta el momento fuera observado por la
AGN en informes anteriores. (Comentario no procedente: la observación tiene su origen
en la falta de normativa y eso no se ha subsanado).
b- Sin comentarios
c- Sin comentarios
Recomendaciones:
Mantener legajos completos, que contengan toda la documentación respaldatoria de las
contrataciones celebradas e instruir a los responsables de la recepción y archivo de la
documentación respecto de los controles que deben realizarse y de las evidencias de
intervención que deben constar en la misma.
Cumplir con la normativa vigente en materia de selección y contratación de consultores.
Adecuar sus actos a normas y principios de derecho público propios de su ámbito de
actuación, con fundamento en una norma específica dictada por autoridad competente
que cree expresamente el concepto a abonarse, establezca su monto y demás condiciones
o que establezca dicha posibilidad o le otorgue competencia para hacerlo al Responsable
del Programa.
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B.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
B.1
REGISTROS CONTABLES Y CONTROL INTERNO
Observaciones:
B.1.1 No se registró en la contabilidad la salida ni la entrada posterior de una partida por
$58.525,00 debitados de la cuenta operativa el 14 de Febrero y acreditados el 15 de
Marzo de 2012, ni tampoco de una partida por $3.483,00 debitados de la misma cuenta el
18 de Mayo y acreditados el 19 de Junio de 2012. De acuerdo a la documentación
suministrada en respuesta a esta observación, corresponde a dos errores que fueron
detectados y subsanados por la Tesorería del SENASA, sin haber tenido a la vista
ninguna evidencia de que los responsables del registro y manejo de las cuentas del
Programa hayan detectado y gestionado la regularización.
B.1.2 El saldo contable en dólares de la cuenta operativa tiene una diferencia de USD
195.068,28 respecto de la disponibilidad de fondos al cierre debido a que no se ha
realizado el ajuste por diferencia de cambio correspondiente.
Comentarios de la UGP:
B.1.1 Se ha deslizado un error involuntario, adjuntándose documentación de regularización de
dichas situaciones.
B.1.2 Sin comentarios.
Recomendaciones:
Maximizar los controles sobre los movimientos del Proyecto, a fin de detectar y efectuar
oportunamente los reclamos correspondientes ante errores ajenos al mismo que pueden
afectar la disponibilidad de fondos dejando adecuada constancia en las conciliaciones.
Dar respuesta oportuna a los requerimientos de auditoría a fin de posibilitar la realización
de los procedimientos previstos.
B.2
CONSULTORÍA
B.2.1 Consultoría Nacional
Observaciones:
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B.2.1.1 La adenda que modifica el contrato de uno de los consultores muestreados a los efectos
de adaptar el monto a la entrada en vigencia del Decreto 1318/2011, no tiene en cuenta
que se trata de un contrato de Locación de Obra y establece un honorario mensual cuando
el cronograma inicial (que fue tenido en cuenta a la hora de efectivizar los pagos)
consiste en porcentajes sujetos a la aprobación de informes. Por no haberse subsanado el
error citado como la adenda reemplaza en los puntos específicos al contrato original, el
Proyecto no cumplió con el cronograma de pagos vigente.
B.2.1.2 No surge de la documentación obrante en el legajo las razones por las cuales un
consultor tiene dos contratos de idénticas condiciones, donde lo único que se modifica es
la fecha de inicio reduciendo el plazo de duración. Cabe aclarar que por enero, mes que
no se incluye en el segundo contrato, el consultor presentó el recibo correspondiente, se
emitió la aprobación de los trabajos y la AP, la cual no se encuentra entre las partidas
pendientes de la conciliación efectuada por el Proyecto por el mes en que se emitió el
pago.
B.2.1.3 En otro de los casos se tuvieron a la vista dos contratos firmados el mismo día bajo las
mismas condiciones pero con diferente plazo de ejecución, sin que se diga expresamente
cuál se anula. A su vez, hay contratos con inconsistencias entre lo establecido en las
cláusulas y los anexos que los complementan.
B.2.1.4 De acuerdo a la documentación tenida a la vista uno de los casos analizados tiene cargo
de Consultor Experto pero la remuneración corresponde, según el Dec 2345, al cargo de
Coordinador Rango I. Posteriormente se suscribe una adenda que incrementa sus
honorarios a Coordinador Rango III, no surgiendo del CV presentado que cuente con los
requisitos obligatorios establecidos en el citado Decreto para ese cargo.
Comentarios de la UGP:
B.2.1.1 La Adenda en la cláusula primera reza… Que a partir del día 01 de septiembre del 2011,
el salario mensual del Consultor pasará a ser de $ 5.600 a $ 8.600, remuneración que
corresponde a la Categoría Consultor Experto Rango III, conforme Decreto 1318/2011
Ahora bien, la escala de honorarios se refiere a valores mensuales, por lo que esta Unidad
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decidió que en todos los casos sólo se modifique su importe, sin modificar el cronograma
original y por ende la presentación de informes.
B.2.1.2 El contrato aprobado y firmado es a partir del mes de febrero de 2012, contrato ejecutado
hasta el mes de diciembre de 2012, por el transcurso de 11 meses. Conforme surge del
sistema UEPEX los honorarios fueron liquidados de acuerdo con el cronograma de
pagos.
B.2.1.3 Sin comentarios.
B.2.1.4 El 2/7/2012, nuevamente esta Unidad realiza una adecuación de los honorarios a
determinados consultores profesionales considerando la aptitud en el desarrollo de sus
funciones.
Recomendaciones:
Maximizar los controles en la emisión de adendas y contratos a fin de evitar la duplicidad
y los errores que afectan las condiciones contractuales y llevan a emitir documentación
(Certificaciones de servicios, recibos, etc) por períodos que no se deberían considerar con
contratos vigentes. A su vez, atento a que no surge claramente las circunstancias (más
allá de la existencia del contrato que no sería el aprobado) por las cuales se ha certificado
el cumplimiento de los servicios, se ha recepcionado el recibo y se ha emitido la
autorización de pago correspondiente a un mes por el que no estaría aprobada la
contratación, rever el funcionamiento de los circuitos involucrados para evitar esas fallas
de control que relativizan la veracidad de la documentación emitida.
B.3
ADQUISICIONES
B.3.1 LPI 4/11 Adquisición del sistema de cromatografía líquida de Ultra Alta
Performance Acoplado a un Espectrómetro de masas cuádruplo TANDEM (USD
1.745.000,00)
Observaciones:
B.3.1.1 El expediente tenido a la vista no respeta el orden cronológico para el archivo de la
documentación, y ha sido refoliado sin firma autorizante.
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B.3.1.2 Se rechazaron dos de las tres ofertas presentadas, incluso la de menor precio, por una
causa no prevista en las Instrucciones a los Licitantes (solicitar emisión de la orden de
compra a nombre del proveedor del exterior), habiendo cumplido las tres con la
presentación de la única documentación especial requerida para productos fabricados
fuera del país según Formulario modelo (autorización del fabricante). Esto incumple lo
previsto en el apartado 36.2 de las IAO. Cabe aclarar, que no consta solicitud de
aclaración alguna emitida por el Proyecto a los oferentes respecto de si la solicitud
mencionada era condición excluyente para el mantenimiento de la oferta. Cabe aclarar
que por lo mismo que se observa en la presente, las 2 empresas presentaron reclamos
pero fueron rechazados. El Bid dio la no objeción sobre la base del proyecto de
resolución de adjudicación.
B.3.1.3 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emitió
una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos
aprobados por el Banco y que no contiene la firma del adjudicatario. No obstante ello el
proveedor envía una nota confirmando la recepción.
B.3.1.4 No se pudo constatar la fecha cierta en que los bienes fueron entregados en el lugar
previsto en la Lista de Bienes y Plan de Entrega, a partir de la cual comienza a regir el
año de garantía (CEC 27.3) debido a que la documentación que debería acreditarla no
detalla la fecha en que el responsable del área la suscribe o se cuenta con distintos
documentos con fechas diferentes, no pudiéndose establecer cuál es la definitiva. Cabe
aclarar, que no pueden considerarse los certificados de conformidad emitidos porque la
información que detallan se corresponde con el calendario de pagos y no con la entrega
efectiva.
B.3.1.5 Realizada la inspección ocular se pudo constatar que cuatro de los equipos adquiridos
que se destinaron al Laboratorio Animal cito en la ciudad de Martínez, aún no se
encuentran instalados. De acuerdo a la información que se pudo obtener, no obstante
haberse contactado la empresa con el organismo antes de que llegaran los bienes al país
(23/05/2012) para constatar que se contaba con las condiciones requeridas para la
instalación, pasaron varios meses para que se acondicionaran los espacios, encontrándose
al 26/02/2013 gran parte de lo recibido aún en condiciones de embalaje. Al respecto
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deben tenerse en cuenta dos cosas: en primer lugar está transcurriendo el año de garantía
sin que los equipos hayan sido usados y en segundo lugar, por nota del 07/11/2012, el
Director de Laboratorio Animal informó que se habían instalado y se había dictado la
capacitación para el manejo de los equipos, situación que como se expuso transcurrido
varios meses no coincide con lo constatado.
B.3.1.6 No se tuvo a la vista la orden de compra o contrato que ponga de manifiesto
expresamente la relación jurídica entre el SENASA y la firma seleccionada como
intermediaria para los trámites de importación. Sin embargo, se abonaron a esta firma en
concepto de honorarios $ 175.910,18.
B.3.1.7 Se rindieron al Banco USD 2.729,62 de más respecto de lo efectivamente abonado en
concepto de gravámenes a la importación a consecuencia de una diferencia en el tipo de
cambio empleado entre el pago y la rendición
Comentarios de la UGP:
B.3.1.1 Se procede a efectuar el refoliado con firma autorizante. Cabe aclarar que en el año
2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a implementar la firma
autorizante en el refoliado. (Comentario del auditor:será motivo de futuras
verificaciones).
B.3.1.2 Respecto de este punto, si bien es correcta la apreciación de la AGN en cuanto a que
dicha restricción no está explícita en los parámetros de evaluación, esta UGP entiende
que prevalece en este caso la condición de “oferente” que se encuentra claramente
descripta en el Pliego. De esta manera la condición planteada por el oferente hace que se
desestime la oferta, no realizándose una consulta aclaratoria por entender que se estaría
incumpliendo con la condición de transparencia y de competitividad, al otorgarle a un
oferente la posibilidad de cambiar las condiciones de su oferta.
B.3.1.3 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un
contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace
referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al
año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura
en los pliegos.
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B.3.1.4 y B.3.1.5 La recepción de los bienes es efectuada por el Área solicitante de los mismos,
encargada de la conformidad de los trabajos sobre los bienes recibidos oportunamente.
Adicionalmente es importante aclarar que se toma en cuenta la observación. En este
sentido se propiciará desde la UGP un cambio en los mecanismos de recepción y
verificación, ya que de acuerdo con el manual de procedimientos aprobado
oportunamente, se identifica como responsables primarios de esta acción a las
Direcciones Nacionales que están a cargo de cada componente. En este aspecto, se
considera necesario revisar y adecuar estos procedimientos, dada la persistencia de este
tipo de observaciones que tienen como base el propio diseño de los procesos de
adquisiciones del programa respecto de las responsabilidades y los actores intervinientes
B.3.1.6 Se autorizó el pago mediante Disposición Nº 041 de fecha 01/06/2012.
B.3.1.7 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin
permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID,
convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero
seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la
consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de
la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe
consultar a la AGN como debe proceder para este registro”.(Comentario del auditor: no
procedente por cuanto no es la AGN quien regula la metodología de registro ni de los
sistemas de aplicación).
Recomendaciones:
Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la
documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la
debida autorización.
Incluir en los documentos de licitación todas las pautas y condiciones que pueden dar
lugar al rechazo de las ofertas en cumplimiento de lo establecido en las normas del Banco
respecto del contenido de los mismos.
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Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de
Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con
la Normativa.
Implementar procedimientos de control de los bienes adquiridos con fondos del Programa
a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron adquiridos y la
salvaguarda de los mismos.
No efectuar pagos sin que se haya suscripto el contrato respectivo.
Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo
facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en
dólares.
Debería solicitársele al prestador del sistema UEPEX las adaptaciones necesarias del
mismo para que se adapte a las necesidades de los usuarios del proyecto y éstos,
interiorizarse a fondo en sus aplicaciones para obtener todo su potencial, ajustado a las
pautas fijadas por el Banco.
B.3.2 LPN N° 01/2011 Adquisición de Unidades de Monitoreo y Control. Laboratorio
Móvil y Unidad de Traslado de Pasajeros. ($ 433.000,00)
Observaciones:
B.3.2.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo, está refoliado sin firma
autorizante y contiene notas sin firma o con fecha ilegible.
B.3.2.2 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos
de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes.
B.3.2.3 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emite
una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos
aprobados por el Banco y que contiene una firma sin aclaración por parte del Programa, y
la firma de una persona autorizada sólo al retiro de la misma, por parte del adjudicatario.
B.3.2.4 No se tuvo a la vista constancia de que el adjudicatario haya presentado evidencia alguna
de estar habilitado para contratar con la Administración Pública Nacional.
B.3.2.5 No se cumplió con los plazos previstos, a causa de que el Proyecto habiendo establecido
como plazo de entrega 60 días a partir de la recepción de la Orden de compra (emitida el
17
07/11/2011), demoró más de ese plazo para poner a disposición las camionetas sobre las
cuales debían realizarse los trabajos.
B.3.2.6 El remito del 02/05/2012, que hemos tenido a la vista, no indica en qué fecha fueron
efectivamente recibidas las unidades. Cabe aclarar, que consta en el expediente un mail
del 01/05/2012, donde personal del SENASA manifiesta que se realizó el 26/04/2012 una
visita a la empresa y que para la finalización de los trabajos se requieren 30 días hábiles
más, por los cuáles se solicitará una nueva prórroga. La solicitud no fue tenida a la vista
pero sí un mail donde el área de adquisiciones informa que el contrato vence el
02/05/2012 y no puede ser nuevamente prorrogado.
B.3.2.7 En el certificado de conformidad sólo se indica mes y año y el primero se encuentra
sobrescrito sin salvar.
Comentarios de la UGP:
B.3.1.5 Se procede a efectuar el refoliado con firma autorizante. Cabe aclarar que en el año
2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a implementar la firma
autorizante en el refoliado. (Comentario del auditor: será motivo de futuras
verificaciones).
B.3.2.1
B.3.2.2 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es
decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones
Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la
cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la
publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se
publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de
los oferentes.
B.3.2.3 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un
contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace
referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al
año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura
en los pliegos.
18
B.3.2.4 No existe constancia en el expediente ya que no se solicitó la constancia en esa
oportunidad. Si bien esta situación se verifica al momento de la contratación y de los
pagos posteriores, esta UGP analizará la incorporación dentro del procedimiento de esta
solicitud.
B.3.2.5 Con fecha 10 de enero de 2012, consta la aclaración realizada al proveedor informándole
que el plazo de entrega comienza al momento de recibir las unidades.
B.3.2.6 Se aclara que la recepción de los bienes es efectuada por el Área solicitante de los
mismos, encargada de la conformidad de los trabajos sobre los bienes recibidos por lo
que, se debería solicitar a las Áreas pertinentes en qué fecha fueron efectivamente
recibidas las unidades.
Recomendaciones:
Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la
documentación del proceso en estricto orden cronológico, evitando las refoliaciones sin
la debida autorización.
Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de
Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con
la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de
Licitación.
Verificar al momento de la contratación con proveedores nacionales la habilitación para
contratar establecida en la normativa vigente dejando adecuada constancia en los
expedientes.
Arbitrar los medios para que inconvenientes no previstos por el Proyecto no generen
incumplimientos contractuales y dilaciones.
Maximizar los controles para llevar a cabo un adecuado seguimiento de la recepción de
los elementos adquiridos y de la documentación que la respalda.
B.3.3 LPN 09/2011 Adquisición de equipos de atención primaria y equipo de emergencia
para la oficina local (USD 109.553,40)
Observaciones:
19
B.3.3.1 El expediente no respeta la correlatividad del foliado ni respeta el orden cronológico para
el archivo, está refoliado sin firma autorizante y contiene documentación que no se
relaciona con el objeto de la LPN 09/2011.
B.3.3.2 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos
de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes.
B.3.3.3 De los 22 lotes solicitados, sólo dos fueron objeto de comparación entre dos ofertas ya
que el resto fue cotizado por un único oferente, a pesar de tratarse de productos con alta
disponibilidad en el mercado. Cabe aclarar que en lo que respecta al lote 3, si bien se
presentaron dos ofertas, una de ellas fue desestimada alegando en el Informe de
Evaluación que no cumple con documentación fundamental. La documentación que
efectivamente no cumplimentó consiste en la Autorización del Fabricante, habiendo
presentado una nota donde declara no contar con la misma por tratarse de productos de
masiva comercialización (cuchillos y chaira), que tampoco fue cumplimentada
plenamente en tiempo y forma por la empresa a la que se adjudicó el lote a un precio
mayor, ya que vencido el plazo de 48 hs otorgado presentó una autorización que no es del
fabricante sino de un representante por sólo uno de los artículos.
B.3.3.4 La oferta presentada por la firma que resultó adjudicataria de 9 de los 14 lotes que fueron
adjudicados presenta las siguientes observaciones por las cuales debió haber sido
rechazada:

No acredita la representatividad del firmante mediante poder firmado por escribano
público, tal como se requiere según IAO 22.2. La acreditación fue solicitada por la
comisión evaluadora mediante nota, negándose la empresa a presentarla
argumentando que el firmante es un accionista de la firma, no constando en la
documentación legal presentada ninguna evidencia que lo respalde.

No se encuentra debidamente firmada en todas las fojas ni cuenta con aclaraciones ni
sellos de la empresa. Así como tampoco se puede establecer si se trata de original o
copia.

En el Estado de Flujo de Efectivo que integra el Balance presentado por el ejercicio
finalizado el 31 de enero de 2011, se expone dentro del “Flujo de efectivo de las
20
actividades de inversión” del período, un préstamo de una persona cuyo apellido y
las iniciales consignadas coinciden con los de un consultor que fue contratado por el
proyecto entre el 01/01/2009 y el 30/09/2010 (dentro de este período ya se había
iniciado el proceso de compra) y entre el 01/01/2012 y el 31/12/2012 y que de
acuerdo a la planilla de datos laborales que obra en su legajo es “Especialista en
Compras” y tiene en sus términos de referencia (tanto del período 2009/2010 como
2012) la responsabilidad de “…confeccionar las planillas de evaluación de las
ofertas, cuadros comparativos de precios, especificaciones técnicas de los bienes,
documentos legales presentados y demás información que hagan a la correcta
evaluación de las ofertas…”. De acuerdo a lo que se expone en la Nota a los Estados
Contables 2.8 del mismo balance, se trata de una Deuda de Accionistas, cuenta
particular. La coincidencia citada, sobre la cual no consta que el Proyecto haya
solicitado aclaración alguna, en tanto no verificada como que no corresponde a
idéntica persona, vulnera la transparencia requerida por las Normas del Banco para el
proceso de adquisición llevado a cabo.

No especifica claramente las características ni las marcas de los bienes ofertados, ya
que simplemente enumera las especificaciones del pliego. A consecuencia de ello no
se pudo constatar ante la variedad de modelos y marcas incluidos en la folletería
presentada, si lo ofertado cumple o no con lo requerido ni si las autorizaciones
presentadas se corresponden con el mismo.

De acuerdo a la documentación legal presentada no forma parte del objeto social la
comercialización de bienes como los requeridos, encontrándose calificada como una
empresa de servicios administrativos, y ratificándose la condición de proveedora de
servicios en los balances presentados. A su vez, como único respaldo de experiencia
presenta sólo dos facturas por montos y cantidades muy inferiores a lo requerido en
este proceso.

Los balances presentados no están firmados, siendo únicamente el Informe del
Auditor el que se encuentra debidamente suscripto por profesional habilitado.

Las autorizaciones de fabricantes presentadas, o bien no cubren la totalidad de los
21
productos adjudicados o no corresponden a fabricantes sino a representantes o
distribuidores.

No presenta evidencia alguna de estar habilitado para contratar con la Administración
Pública Nacional.
B.3.3.5 Se detectaron los siguientes errores en el informe de evaluación:

No se utilizó para la conversión de las ofertas el tipo de cambio del día de la apertura
sino el de la fecha de la evaluación, incumpliendo lo establecido en las IAO 34.1.

Los datos correspondientes a las ventas de los últimos dos balances correspondientes
a la Oferta 2 están invertidos respecto del período al que corresponden.

Los valores de oferta detallados a los efectos de la comparación con la capacidad de
suministro no se corresponden con las ofertas presentadas.

A los efectos de analizar la capacidad de suministro de la firma observada en el punto
4 se consideró erróneamente como ventas del período, los valores que se exponen en
el Balance como “Consumo de Materiales” y que integran el Costo de Servicios
Prestados en lugar del correspondiente a Servicios Prestados (asimilable a ventas).

No incluye un cuadro comparativo de precios para los lotes en que hubo dos ofertas.
B.3.3.6 No se suscribió el Convenio previsto en la cláusula 43 de las IAO, únicamente se emite
una Orden de Compra que no responde a los modelos previstos en los documentos
aprobados por el Banco y que contiene firmas sin aclaración no pudiéndose establecer si
corresponden al adjudicatario.
B.3.3.7 La firma observada en el punto 4 precedente, solicita un cambio del producto
correspondiente al Lote 20 (botiquines metálicos), argumentando la conveniencia de
reemplazarlo por los de poliestireno de alto impacto en base a su experiencia de 38 años
de farmacia y 20 años fabricando botiquines. Al respecto cabe reiterar que la firma
adjudicataria es una empresa de servicios y no es fabricante de botiquines, ya que al
momento de presentar su oferta presentó una autorización de una fábrica de botiquines de
Mar del Plata (cuyos folletos no especificaban ni los materiales ni el contenido de los
botiquines, pero que la comisión evaluadora consideró que cumplían con las
especificaciones). Además nuevamente no especifica la marca del producto por el que lo
22
reemplazará y no consta que se haya consultado si el precio de los bienes es igual al
adjudicado. También solicita el cambio del producto del lote 16.(Precintos plásticos)
B.3.3.8 La orden de compra 139 expone como anexo productos correspondientes al Lote 10 que
fue adjudicado a otra empresa.
B.3.3.9 Con respecto al control de la entrega de los productos adquiridos surgen las siguientes
observaciones:

No surge de la documentación tenida a la vista, sobre la base de qué información se
emitieron los Certificados de Conformidad de Recepción que habilitan al libramiento
de los pagos, ya que en la mayor parte de los casos los remitos no detallan las
cantidades entregadas, los responsables de la recepción o bien no dejan constancia de
las mismas o aclaran que reciben bultos a revisar y tienen tachaduras sin salvar.

Se tuvieron a la vista remitos sin sello del Centro Regional destinatario, sin fecha de
recepción y en un caso sin lugar de entrega.

En la mayoría de los casos quien firma la recepción no es la persona designada en la
orden de compra.

Los certificados de conformidad de recepción no indican la descripción, cantidad ni
lugar de entrega de los materiales, ni los remitos que los respaldan. Además en varios
casos se omite la fecha de emisión indicando solamente el mes.
B.3.3.10 Inicialmente se emitieron facturas que si bien no indicaban ni cantidad ni precio
unitario, mencionaban el producto facturado. Posteriormente fueron anuladas y se
reemplazaron por facturas electrónicas que sólo indican en el concepto “facturas
varias”. A consecuencia de lo expuesto en la presente y en la observación precedente no
hay documentación alguna que permita aseverar que los valores facturados se
corresponden con las cantidades de productos requeridas y entregadas.
B.3.3.11 Todas las retenciones fueron calculadas utilizando el tipo de cambio mencionado en la
O/C (TC Vendedor 4,24) cuando se debió utilizar el de la efectivización del pago,
generando un total de retenciones en defecto de $ 1.035,71.
B.3.3.12 El importe en dólares rendido al Banco entre las solicitudes 22 y 24 excede el facturado
y el monto contractual en USD 1.574,45.
23
Comentarios de la UGP:
B.3.3.1 Se toma en consideración la recomendación de la AGN relativa a que el expediente no
respeta la correlatividad del foliado para implementarlo en el futuro. Se procede a
efectuar el refoliado con firma autorizante a fs. 974 vta., fs. 1134 vta. y fs. 1154 vta. Cabe
aclarar que en el año 2012 y en función de las recomendaciones de la AGN se comenzó a
implementar la firma autorizante en el refoliado.
B.3.3.2 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es
decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones
Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la
cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la
publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se
publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de
los oferentes.
B.3.3.3 La licitación fue publicada y cumplido el procedimiento.
B.3.3.4 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se
consideren pertinentes.
En lo que respecta al punto en donde se menciona a un consultor del proyecto, se aclara
que se ha constatado por documentación presentada por la empresa, que el apellido e
iniciales podrían coincidir con la de un consultor que fue contratado por el proyecto.
Teniendo en cuenta la gravedad del tema, esta Unidad Ejecutora arbitrará todos los
medios para que de verificarse la situación, se tomen las medidas necesarias para la
desafectación definitiva del consultor y que se lleven adelante las investigaciones que se
consideren pertinentes a fin de evitar este tipo de situaciones en el futuro.
B.3.3.5 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se
consideren pertinentes
B.3.3.6 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un
contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace
referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al
24
año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura
en los pliegos.
B.3.3.7 Tal como se respondió oportunamente, y habiendo verificado lo actuado por la Comisión
Evaluadora, se ha constatado que el producto fue aceptado por el componente y por la
Comisión, por considerar que no variaba en calidad, y tampoco en precio. En cuanto a
este tipo de situaciones, la UGP ha propuesto a la Presidencia del SENASA un cambio
en la modalidad de designación de las Comisiones Evaluadoras con el objeto de
garantizar las condiciones mínimas de conocimiento de los procesos, y la celeridad
necesaria en un marco de transparencia e idoneidad.
B.3.3.8 Si bien no se tiene a la vista el expediente, posiblemente se haya producido un error
involuntario al confeccionar la orden de compra.
B.3.3.9 y B.3.3.10 Las deficiencias en la confección de los Certificados por parte del Organismo,
y en las facturas y remitos por parte del proveedor fueron subsanados de hecho por un
arduo proceso de control que llevó adelante el Area de Adquisiciones de la UGP a través
del cual se pudieron determinar las cantidades facturadas y entregadas, y las que fueron
detectadas con deficiencias fueron devueltas al proveedor para su cambio.
Finalizado este proceso de control, que naturalmente dilató los plazos, se enviaron las
decenas de facturas emitidas por el proveedor con su correspondiente Certificado a la
UFIN para el procedimiento de pago.
Durante el proceso de liquidación del proceso de pago se detectó que el proveedor debía
emitir factura electrónica, lo que fue informado al oferente.
La demora en la regularización de la situación del proveedor ante la AFIP demoró aún
más el proceso de pago.
B.3.3.11 Sin comentarios.
B.3.3.12 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin
permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID,
convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero
seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la
consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de
la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe
25
consultar a la AGN como debe proceder para este registro”.(Comentario del auditor:
remitimos a lo mencionado en B.3.1.7).
Recomendaciones:
Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la
documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la
debida autorización.
Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de
Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con
la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de
Licitación.
Rever y considerar una mayor publicidad de las licitaciones a los efectos de garantizar
una adecuada competencia, tal como lo recomiendan las Normas del Banco.
Llevar a cabo procesos donde la evaluación de las ofertas realizada garantice los
requisitos de transparencia e igualdad entre los oferentes. Poner especial énfasis en que lo
actuado no viole las incompatibilidades previstas en las Normas para todas las
contrataciones en el marco del financiamiento y en verificar que la documentación
presentada sea consistente con los requerimientos del pliego y con los productos
entregados, en especial cuando corresponde a la acreditación de representatividad de los
firmantes de las ofertas y/o contratos evitando que derive en un tratamiento diferencial
hacia alguna de las empresas participantes.
Dejar adecuada constancia de lo actuado a los efectos de garantizar que las
modificaciones solicitadas por los proveedores no perjudican al Programa.
Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo
facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en
dólares.
Establecer procedimientos adecuados para la recepción de los productos adquiridos en el
marco del Programa y su posterior control y seguimiento.
Debería solicitarse la intervención del prestador del sistema UEPEX (ver Recomendación
sobre el particular del apartado B.3.1).
26
B.3.4 LPI 15/11 Adquisición de equipos de protección carpocapsa (USD 212.681,70)
Observaciones:
B.3.4.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo, contiene hojas sin foliar,
folios faltantes.
B.3.4.2 De los 9 renglones solicitados sólo tres fueron cotizados por un único oferente y los otros
seis quedaron desiertos, a pesar de que previo al momento de realizar la Dirección
Nacional de Protección Vegetal la solicitud de gastos, había solicitado presupuesto vía
mail a numerosas empresas que sugiere invitar y éstas habían enviado inmediatamente
sus cotizaciones.
B.3.4.3 No consta en el expediente evidencia alguna de que se haya cumplido con los requisitos
de publicación previstos en la cláusula 42.3 de las Instrucciones a los Oferentes.
B.3.4.4 La oferta presentada por la firma que resultó adjudicataria presenta las siguientes
observaciones por las cuales debió haber sido rechazada:

En el Estado de Flujo de Efectivo que integra el Balance presentado por el ejercicio
finalizado el 31 de enero 2011, se expone dentro del “Flujo de efectivo de las
actividades de inversión” del período un préstamo de una persona cuyo apellido y las
iniciales consignadas coinciden con los de un consultor que fue contratado por el
proyecto entre 01/01/2009 y el 30/09/2010 (dentro de este período ya se había
iniciado el proceso de compra) y entre el 01/01/2012 y el 31/12/2012 y que de
acuerdo a la planilla de datos laborales que obra en su legajo es “Especialista en
Compras” y tiene en sus términos de referencia (tanto del período 2009/2010 como
2012) la responsabilidad de “…confeccionar las planillas de evaluación de las
ofertas, cuadros comparativos de precios, especificaciones técnicas de los bienes,
documentos legales presentados y demás información que hagan a la correcta
evaluación de las ofertas…”. De acuerdo a lo que se expone en la Nota a los Estados
Contables 2.8 del mismo balance se trata de una Deuda de Accionistas cuenta
particular. La coincidencia citada, sobre la cual no consta que el Proyecto haya
solicitado aclaración alguna, vulnera la transparencia requerida por las Normas del
Banco para el proceso de adquisición llevado a cabo.
27
 De acuerdo a la documentación legal presentada no forma parte del objeto social la
comercialización de bienes como los requeridos, encontrándose calificada como una
empresa de servicios administrativos, y ratificándose la condición de proveedora de
servicios en los balances presentados. A su vez, como único respaldo de experiencia
presenta sólo dos facturas por montos y cantidades muy inferiores a lo requerido en
este proceso.
 Los balances incluidos difieren de los presentados por la misma empresa en la LPN
09/11 dos meses antes, a pesar de corresponder a los mismos ejercicios.
 No presenta evidencia alguna de estar habilitado para contratar con la Administración
Pública Nacional.
B.3.4.5 No se tuvo constancia de que se haya suscripto el Convenio previsto en la cláusula 43 de
las IAO, únicamente se tuvo a la vista una Orden de Compra que no responde a los
modelos previstos en los documentos aprobados por el Banco.
B.3.4.6 Los documentos de licitación no son claros respecto del producto del renglón 9 requerido
ya que en la descripción del producto se solicitan 220 unidades pero en las instrucciones
de entrega se indican pares. Al respecto el oferente, que no había solicitado aclaraciones
durante el período habilitado para las consultas, presentó un reclamo que finalmente fue
resuelto según se expone en una nota con la entrega de las cantidades no cotizadas, sin
costo. Cabe aclarar, que el precio que el adjudicatario afirma haber cotizado por unidad
supera en un 14,40% el presupuesto oficial por pares, lo que implica que el precio por
unidad hubiera sido un 128,8% superior al presupuestado.
B.3.4.7 El Certificado de Conformidad emitido por el SENASA no detalla los remitos que le dan
sustento, ni el lugar donde fue entregada la mercadería.
B.3.4.8 Todas las retenciones fueron calculadas sobre un valor facturado convertido utilizando el
Tipo de Cambio mencionado en la Orden de Compra (TCV 4,28) cuando se debió utilizar
el de la efectivización del Pago, generando un total de retenciones en defecto de $
1.240,09.
B.3.4.9 El importe en dólares rendido al Banco en la solicitud 22 excede el facturado y el monto
contractual en USD 2.461,59.
28
Comentarios de la UGP:
B.3.4.1 Sin comentarios.
B.3.4.2 Las Licitaciones Públicas Nacionales se publican y no se realizan por invitación. Los
únicos procedimientos que son realizados por invitación son los Concursos de Precios.
Esta Unidad desconoce los motivos por los cuales las empresas no retiraron pliego ya que
los avisos de llamado fueron debidamente publicados.
B.3.4.3 El punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los resultados del procedimiento, es
decir la notificación de la adjudicación a todos los oferentes. En los casos de Licitaciones
Públicas Internacionales este procedimiento se lleva a cabo tal cual lo establece la
cláusula. Si bien es correcta la observación, esta UGP interpretó que no era necesaria la
publicación en el UNDB, por tratarse de una Licitación Nacional, cuyo llamado no se
publica en ese medio, y dado que los resultados fueron informados por nota a cada uno de
los oferentes.
B.3.4.4 Esta Unidad Ejecutora se abocará a revisar lo actuado y proponer las medidas que se
consideren pertinentes.
En lo que respecta al punto en donde se menciona a un consultor del proyecto, se aclara
que se ha constatado por documentación presentada por la empresa, que el apellido e
iniciales podrían coincidir con la de un consultor que fue contratado por el proyecto.
Teniendo en cuenta la gravedad del tema, esta Unidad Ejecutora arbitrará todos los
medios para que de verificarse la situación, se tomen las medidas necesarias para la
desafectación definitiva del consultor y que se lleven adelante las investigaciones que se
consideren pertinentes a fin de evitar este tipo de situaciones en el futuro.
B.3.4.5 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un
contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace
referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al
año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura
en los pliegos.
B.3.4.6 En los documentos de licitación no se indicaron unidades como fue informado al
proveedor al momento de hacer su reclamo. (Comentario del auditor: no procedente
29
porque tal como se expone en la observación en los documentos se mencionaron
indistintamente unidades y pares).
B.3.4.7 Los procesos de adquisiciones y contrataciones están respaldados por la documentación
necesaria que permite verificar las condiciones de recepción (remitos). En este aspecto, y
tomando en cuenta las observaciones de la AGN, esta UGP considera pertinente evaluar
la necesidad de uso de los Certificados de Recepción en las condiciones actuales, ya que
la utilización de los mismos genera este tipo de observaciones, cuando no es un
instrumento necesario si se cuenta con toda la documentación de respaldo de las
operaciones.
B.3.4.8 Sin comentarios.
B.3.4.9 El sistema de registro UEPEX realiza la conversión del tipo de cambio directamente sin
permitir seleccionar el tipo de cambio utilizado para la Justificación de Gastos al BID,
convirtiendo los pesos pagados a USD al tipo de cambio de la Transferencia de Dinero
seleccionada en el momento de la emisión de la autorización de pago. Se realizó la
consulta al Centro de Atención de Usuarios del Sistema UEPEX, Unidad Informática de
la Secretaria de Hacienda, la cual contesto: “por favor indicar al usuario que debe
consultar a la AGN como debe proceder para este registro”. (Comentario del auditor:
remitimos a lo mencionado en B.3.1.7).
Recomendaciones:
Mantener la documentación en expedientes completos que contengan toda la
documentación del proceso en estricto orden cronológico evitando las refoliaciones sin la
debida autorización.
Suscribir los contratos previstos y aprobados por el Banco en los Documentos de
Licitación, a los efectos de establecer la relación jurídica entre las partes cumpliendo con
la Normativa. A su vez, deben cumplirse las estipulaciones de los Documentos de
Licitación.
Rever y considerar una mayor publicidad a los efectos de garantizar una adecuada
competencia, tal como lo recomiendan las Normas del Banco.
30
Llevar a cabo procesos donde la evaluación de las ofertas realizada garantice los
requisitos de transparencia e igualdad entre los oferentes. Poner especial énfasis en que lo
actuado no viole las incompatibilidades previstas en las Normas para todas las
contrataciones en el marco del financiamiento y en verificar que la documentación
presentada sea consistente con los requerimientos del pliego y con los productos
entregados, en especial cuando corresponde a la acreditación de representatividad de los
firmantes de las ofertas y/o contratos evitando que derive en un tratamiento diferencial
hacia alguna de las empresas participantes.
Dejar adecuada constancia de lo actuado a los efectos de garantizar que las
modificaciones solicitadas por los proveedores no perjudican al Programa.
Maximizar los controles para que los importes contabilizados y rendidos coincidan con lo
facturado, dando el tratamiento adecuado a las operaciones que son originalmente en
dólares.
Establecer procedimientos adecuados para la recepción de los productos adquiridos en el
marco del Programa y su posterior control y seguimiento.
Debería solicitarse la intervención del prestador del sistema UEPEX (ver Recomendación
sobre el particular del apartado B.3.1).
B.4
OBRAS
B.4.1 LPN N° 02/2010 Refacción Centro Regional La Pampa-San Luis ($ 1.017.673,49)
Observaciones:
B.4.1.1 La contratación a ser financiada íntegramente con fondos locales, fue encuadrada
erróneamente en la normativa del Banco siendo de aplicación la normativa nacional
vigente.
B.4.1.2 No se tuvo a la vista constancia de que se haya publicado en el órgano análogo al Boletín
Oficial de la Nación correspondiente al gobierno provincial o del territorio donde se llevó
a cabo la obra. (Art. 10 de la Ley de Obras Públicas). Por otra parte no se pudo
comprobar que se haya cumplido con los plazos de publicación establecidos.
B.4.1.3 La convocatoria realizada dio lugar a la presentación de una única empresa, que además
oferta con un precio que supera al presupuesto oficial en un 19%.
31
B.4.1.4 No se tuvo a la vista el pliego firmado por el oferente. Cabe aclarar que el pliego que
obra en el expediente no es definitivo ya que tiene tachaduras y correcciones en lápiz.
B.4.1.5 No consta que se haya verificado la inscripción del oferente en el Registro de Capacidad
de Contratación anual al momento de la apertura ni que se haya solicitado y presentado el
correspondiente Certificado al momento de la adjudicación. Cabe aclarar, que la firma
incluyó un certificado del Registro de Antecedentes de Constructores de Obras Públicas
de la Provincia de Mendoza que aclara expresamente que no es Constancia válida para
licitaciones/contrataciones.
B.4.1.6 No se formalizó la relación contractual entre las partes, ya que no se suscribió el modelo
de convenio establecido en los documentos de la licitación y la orden de compra emitida,
tiene por parte de la contratista, una constancia de recepción con firma sin aclaración y
no está firmada por la persona autorizada a contraer obligaciones en nombre de la firma.
B.4.1.7 No obra en la documentación suministrada ni la descripción de los trabajos, el plan de
trabajos propuesto ni los planos y gráficas que el contratista debió presentar juntamente
con la oferta.
B.4.1.8 Se verificó una demora en el inicio de los trabajos sin que se exponga justificación
alguna. A su vez, el mismo día que las partes firmaron el acta de inicio, por Orden de
servicio N° 1, la contratante ordenó la suspensión de los trabajos por no contar con el
permiso de obra, reiniciándose las tareas casi tres meses después.
B.4.1.9 No se tuvo a la vista ni el certificado por economías que redujo el valor de la Orden de
compra en $ 38.594,95, ni la aprobación de la UGP a la citada modificación contractual.
B.4.1.10 Se certificó un adicional por $ 409.182,90, equivalente al 17% del contrato sobre el cual
surgen las siguientes observaciones:
 No todos los requerimientos corresponden a subsanar vicios ocultos que se
argumentan, sino que también se incluyen tareas que debieron incluirse en el
proyecto original.
 No se tuvieron a la vista las especificaciones técnicas de las tareas adicionales. Así
como tampoco la justificación de cambios de materiales respecto de los previstos en
el contrato original.
32
 No se tuvo a la vista el nuevo plan de trabajo que debió presentar la contratista por
los adicionales para su aprobación.
 No se tuvo a la vista la aprobación del SENASA al incremento contractual. La única
documentación de respaldo de lo actuado tenida a la vista son los libros de Notas de
pedido y órdenes de servicio.
 No se tuvo constancia de que el Proyecto haya solicitado y el contratista haya
presentado la ampliación de la garantía de ejecución de contrato por los valores no
cubiertos en la oportunamente presentada.
B.4.1.11 No se cumplió con los plazos de pago establecidos.
Comentarios de la UGP:
B.4.1.1 Para que una adquisición sea considerada dentro del programa, como aporte local, debe
necesariamente cumplir con los procedimientos dispuestos para la fuente 22.
(Comentario del auditor: no procedente las normas del Banco (Cláusula 1.5 de las GN
2349-7) establecen que el prestatario puede adoptar otros procedimientos cuando no se
financien total o parcialmente con recursos provenientes del Préstamo).
B.4.1.2 Se informa que se realizó la publicación en los sitios usuales para una Licitación Pública
Nacional, ya que se utilizó el procedimiento del Banco.
B.4.1.3 Generalmente, se aceptan ofertas hasta un 20% por encima del presupuesto oficial.
B.4.1.4 No es condición que el oferente presente el pliego firmado, no forma parte de la oferta
(Comentario del auditor: no procedente porque forma parte del contrato).
B.4.1.5 Se verificará que se encuentre en alguna de las Áreas intervinientes.
B.4.1.6 Hasta inicios del año 2012 el Programa consideraba la orden de compra como un
contrato con el proveedor de bienes, por lo cual no se utilizaba el contrato al que se hace
referencia. En función de las observaciones de la AGN en su informe correspondiente al
año 2011, la práctica es hacer orden de compra y firmar el modelo de contrato que figura
en los pliegos. En tanto la firma se corresponda con una persona autorizada por la
empresa, no hay comentarios que realizar a la observación. (Comentario del auditor: no
procedente al ser la orden de compra un contrato sólo puede estar suscripto por quien
33
está legalmente autorizado para ello)
B.4.1.7 Se verificará que se encuentre en alguna de las Áreas intervinientes.
B.4.1.8 Para poder dar inicio a los trabajos de ejecución de obra, es necesario tener Permiso de
Obra Municipal, y para poder tramitar ese Permiso se nos requirió regularizar el dominio
del bien.
Para este fin el 3 de Febrero del 2011, se firmó entre el Ministerio de Agricultura y el
SENASA, un contrato de comodato, cediendo a este último el uso del mismo. Esto
permitió formalizar la presentación de solicitud de Permiso de Obra Municipal de Santa
Rosa el día 15 de Febrero del mismo año. Solicitud que fue aprobada el 30 de Marzo de
2011.
Los trabajos se reiniciaron el 1 de Abril de 2011..
B.4.1.9 Por orden de servicio N° 16 (15/11/2011), se le indicó al contratista que no ejecute los
ítems: 4.4/9.8/9.9/12.44/16.33/18.3, de la planilla de oferta. No existió un Certificado de
Economía, en el último Certificado, N° 12, se verifica que las economías de obra no se
certificaron y que se descontó la proporción equivalente al desacopio por el adelanto
otorgado, se adjunta el certificado N° 12 como anexo VI. (Comentario del auditor: la
documentación entregada no suple a la falta observada).
B.4.1.10 El Proyecto fue realizado por el estudio de Arquitectos Toledo – Marcucci de La
Pampa, en el avance de Obra del mencionado proyecto se pudo observar que
independientemente del Pliego de Especificaciones Técnica, Planos y Planillas
formalmente presentados y aceptados, el mismo presentaba deficiencias que tuvieron
que ser subsanadas durante el desarrollo real de la Obra.
Las tareas adicionales realizadas no representaban complejidad técnica que a criterio de
esta unidad mereciese el desarrollo de las especificaciones técnicas correspondientes.
Con respecto al Plan de Trabajos y la Garantía y atento a que la obra estaba con un
avance del 80% cerca del final, se entendió por causa de economía de tiempos y gastos.
B.4.1.11 A partir del Ejercicio 2013 se están implementando los ajustes necesarios en el Circuito
de Pagos para cumplir con los plazos establecidos en los Pliegos.
34
Recomendaciones:
Dar estricto cumplimiento a la normativa local vigente, cuando no intervenga el Banco en
el financiamiento, y a las estipulaciones de los Pliegos utilizados.
Rever y considerar una mayor publicidad a los efectos de garantizar una adecuada
competencia.
Arbitrar los medios para que inconvenientes no previstos por el Proyecto no generen
incumplimientos contractuales y dilaciones.
Suscribir adecuadamente los contratos que regulan las relaciones jurídicas involucradas.
Dejar constancia de todo lo actuado en materia de solicitud, cotización y aprobación de
las variaciones de obra.
B.4.2 LPN N° 14/2011 Refacción Centro Regional Buenos Aires Norte ($ 8.113.831,17)
Observaciones:
B.4.2.1 Si bien se tuvo a la vista la nota al Boletín Oficial para que publique por dos días la
circular N°1, no se tuvo constancia de la publicación en el expediente.
B.4.2.2 El presupuesto oficial fue modificado en tres oportunidades sin que surjan del expediente
los valores que sustentan cada determinación. Inicialmente era de $4.000.000,00 y fue
ampliado por un cambio en el proyecto que modificaba la superficie a ser construida de
800 a 1300 m2, únicamente sobre la base de la aplicación del costo estimado de
construcción por metro cuadrado al incremento de metros a ser construido actualizado
por una variación de precios del 25%. Con posterioridad a la apertura, ante una variación
superior al 40% entre los valores ofertados y el presupuestado se vuelve a modificar, en
este caso sustentándolo en un error en la estimación de uno de los rubros, no constando
en el expediente documentación que respalde las consideraciones expuestas. Cabe
aclarar, que tanto la primera modificación como la segunda, fueron elaboradas
únicamente por el Gerente de obra, sin constar si también fue el responsable de la
elaboración del proyecto original.
B.4.2.3 No surge del expediente, a instancias de qué autoridad del proyecto el Gerente de obra
realiza el Estudio de Variación de precios que modifica el presupuesto con posterioridad
a la apertura de ofertas.
35
B.4.2.4 Se tuvo en cuenta un índice de actualización que se utiliza únicamente para la
redeterminación de precios, para evaluar la dispersión entre la oferta más económica y el
presupuesto actualizado con posterioridad a la apertura, a pesar de que la cláusula 30.4 de
las Instrucciones a los oferentes dice que no será de aplicación en la evaluación de las
ofertas. De esta forma se consideró que la oferta superaba en un 14,55% cuando el
excedente alcanza al 20%.
B.4.2.5 No se tuvo constancia en el expediente de la publicación en el portal del Banco los
resultados de la Licitación. (IAO 34.4)
B.4.2.6 No surge de la documentación que obra en el expediente, cuáles son las superficies
preexistentes que dan lugar a que se la considere remodelación.
B.4.2.7 La firma de la contratista en la orden de compra no se corresponde con la de la
documentación presentada.
B.4.2.8 No se tuvieron a la vista los seguros exigidos en el artículo 13 de las Condiciones
Generales del Contrato por el período transcurrido entre el 14/02/2012 (Acta de Inicio) y
el 30/11/2012 (fecha en que se inicia la vigencia de la póliza suministrada). A su vez, la
póliza citada no cubre la cobertura mínima requerida en las Especificaciones y
Condiciones de Cumplimiento (CGC 13.1).
B.4.2.9 Al momento de nuestra visita (26/02/2013), habiendo transcurrido 76 días más del plazo
establecido para su finalización, aún no se había terminado la obra. Cabe aclarar que el
último certificado que nos fuera suministrado corresponde a diciembre/2012 y la obra se
encontraba al 84,88% siendo la nueva fecha de finalización aprobada el 24/03/2013 y no
teniendo constancia de que se hayan aprobado los trabajos adicionales solicitados por
Órdenes de Servicio.
Comentarios de la UGP:
B.4.2.1 Se aclara que esta Unidad cuenta con copia de las publicaciones en el Boletín Oficial.
B.4.2.2 El presupuesto inicial ($ 4.000.000,00) se realizó siguiendo los lineamientos originales
de superficies y costos utilizados en la etapa de formulación del proyecto.
36
Con posterioridad y ante el incremento de superficie requerida a 1.300 m2 para poder dar
respuesta a lo solicitado por las autoridades regionales en el Programa de Necesidades, se
ajustó ese valor proporcionalmente, estimando ese costo de $ 8.200.000,00.
Al momento de la evaluación de las ofertas y ante un desfasaje de precios con respecto al
estimado oficial y, contrastando uno por uno los ítems del presupuesto del estudio
Consultor que realizó con los de la empresa oferente, encontramos un error, que hasta ese
momento no habíamos detectado, que estimaba erróneamente el costo de la Provisión e
Instalación Termomecánica del edificio.
B.4.2.3 Sin comentarios.
B.4.2.4 La complejidad de la utilización de un método que refleje el deterioro de los precios
entre la fecha del presupuesto y la de apertura derivó en que se cometiera un error de
Método de actualización por parte de esta Área, a pesar del error el resultado del
procedimiento arrojo valores de mercado. Se tomará en cuenta esta observación en
futuros procedimientos.
B.4.2.5 Es importante aclarar que el punto 42.3 aludido se refiere a la publicación de los
resultados del procedimiento, es decir la notificación de la adjudicación a todos los
oferentes. En los casos de licitaciones públicas internacionales este procedimiento se
lleva a cabo tal cual lo establece la cláusula.
B.4.2.6 Sin comentarios.
B.4.2.7 En tanto la firma se corresponda con una persona autorizada por la empresa, no hay
comentarios que realizar a la observación. (Comentario no procedente al ser la orden de
compra un contrato sólo puede estar suscripto por quien está legalmente autorizado para
ello).
B.4.2.8 Sin comentarios.
B.4.2.9 El plazo de la obra original se vio ampliado, tal cual figura en el Libro de Órdenes de
Servicios a foja 27, debido a los días de lluvia acaecidos en el sitio de la obra durante el
desarrollo de la misma, a fecha 29 de Enero de 2013 se estableció una nueva fecha de
finalización el 24 de Marzo del corriente. A tal efecto se adjunta como Anexo III copia
del Libro de Órdenes de Servicios. Con posterioridad a la visita a obra de la AGN, el
Contratista solicitó una nueva ampliación de plazo de obra, que está en estudio.
37
Recomendaciones:
Incluir en el expediente toda la documentación relativa al proceso a fin de evitar
observaciones.
Evitar incurrir en errores en las estimaciones presupuestarias, tanto en lo que tiene que
ver con los precios como con las tareas a realizar y dejar adecuada constancia de las
circunstancias que llevan a la revisión y quién los solicita a fin de garantizar la eficiencia
de la gestión y la transparencia de los procesos.
Verificar el estricto cumplimiento de los documentos de licitación y de las condiciones
del contrato dejando adecuada constancia en el expediente.
B.4.3 Comparación de Precios N° 02/2011, Obra: Ampliación del Centro Regional La
Pampa - San Luis ($ 1.473.289,61)
Observaciones:
B.4.3.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación.
B.4.3.2 No se encontró la obra en el Plan de Adquisiciones suministrado. Hay una única obra en
el Centro Regional La Pampa por aproximadamente USD 2.200.000,00 a ser financiada
100% con fondos locales que corresponde a la LPN 02/2010.
B.4.3.3 Las obras objeto de esta comparación de precios son el resultado de un cambio en el
proyecto de remodelación que fuera solicitado por la Dirección del Centro Regional antes
de iniciarse la ejecución de las tareas licitadas por LPN 02/2010. Lo expuesto evidencia
la falta de planificación adecuada ya que ambas obras coexisten al momento de ser
ejecutadas y el tiempo transcurrido entre la apertura de la LPN 02/10 y la de la
comparación de precios llevó al encarecimiento de tareas previstas en ambas etapas.
B.4.3.4 No surge del expediente el criterio de selección de las empresas a invitar.
B.4.3.5 Se tuvieron a la vista 5 cartas de invitación, entre las cuales se encuentra la adjudicataria
de la LPN 02/2010 y con únicamente dos constancias de recepción.
B.4.3.6 No se utilizó el modelo de contrato previsto en el Pliego de Bases y Condiciones Anexo
IV.
38
B.4.3.7 Se utilizaron los mismos libros de Notas de Pedido y Órdenes de Servicio para ambas
contrataciones, no existiendo comunicaciones entre las parte por dos meses.
B.4.3.8 No se tuvo a la vista la Garantía de cumplimiento del contrato.
B.4.3.9 Al 31/12/2012 no se había efectuado la restitución del fondo de reparo a pesar de haber
transcurrido más de 6 meses de la recepción provisoria de la obra y haberse emitido el
Certificado de Conformidad.
Comentarios de la UGP:
B.4.3.1 Sin comentarios.
B.4.3.2 La ampliación fue incorporada en el POA 2012 con fondos del préstamo. En el Plan de
Adquisiciones fue originalmente incorporada como aporte local, lo cual se informó
debidamente al Banco. No obstante se toma en cuenta la observación (Comentario no
procedente, tal como se expone en la observación la obra incluida en el Plan de
Adquisiciones corresponde al proyecto original contratado por la LPN 02/10). .
B.4.3.3 A la fecha (19/01/2011) se realizó el pedido de ampliación efectuado por la Dirección
Regional del Centro Regional La Pampa – San Luis, la obra original estaba adjudicada y
tenía acta de inicio efectuada el 10/01/2011.
B.4.3.4 a B.4.3.7 Se ha tomado debida nota de las observaciones. Esta UGP solicitará al área
específica un detalle que permita verificar todos los puntos que forman parte de las
observaciones.
B.4.3.8 La garantía está ingresada en el Dto. de Tesorería del Organismo, Nº de Orden 3674.
B.4.3.9 Se restituyó el 50% del Fondo de Reparo a la firma de la Recepción Provisoria de Obra,
el saldo no ha sido reclamado por la empresa aún.
Recomendaciones:
Mantener archivos completos donde toda la documentación referida a la contratación sea
archivada en estricto orden cronológico.
Realizar la oportuna actualización del Plan de Adquisiciones para que sea aprobado y que
los gastos no sean considerados no elegibles de acuerdo lo establecido en las GN 2349-7
cláusula 1.12.
39
Arbitrar los medios para evitar que los cambios de planificación de los proyectos generen
mayores gastos al Programa.
Verificar el estricto cumplimiento de los documentos de licitación y de las condiciones
del contrato dejando adecuada constancia en el expediente.
B.5
FIRMAS CONSULTORAS
B.5.1 SBCC 02/2011 Evaluación de Procesos de Formulación del POA y Ejecución del
Programa ($ 637.234,39).
Observaciones:
B.5.1.1 El expediente no respeta el orden cronológico para el archivo de la documentación.
B.5.1.2 En el expediente se sustenta que no requiere revisión ex ante del Banco con una nota
emitida en octubre de 2010 por tratarse de un costo estimado inferior a USD 200.000,00.
No obstante, ante la observación de esta auditoría de que no constaba esta contratación
correspondiente al Componente 1 (Administración) en el Plan de Adquisiciones
suministrado, se nos respondió que estaba incorporada en otro componente
(Fortalecimiento Institucional). Si ese es el caso (en el Plan la contratación mencionada
se expone como pendiente), requería revisión ex ante y no se cumplió con la misma.
B.5.1.3 No surge del expediente el sustento de los cambios entre los Términos de Referencia
iniciales y los incluidos en la Solicitud de Propuestas.
B.5.1.4 No se tuvo a la vista la estimación de costos requerida según el apartado 2.4 de las
Normas del Banco.
B.5.1.5 No se tuvo constancia de la publicación en el UNDB on line de la invitación a presentar
Manifestaciones de Interés. La única publicación que consta en el expediente es en la
versión impresa del Boletín Oficial, (la cual está disponible en internet únicamente para
suscriptores), con una antelación inferior a los 14 días mínimos establecidos a la fecha
límite de recepción (sólo 7 días).
B.5.1.6 No surge del expediente que se hayan recibido Manifestaciones de Interés ni cuál fue el
criterio de selección de las seis empresas que integran la lista corta. Por otra parte, no hay
constancia alguna de la evaluación de los aspectos legales que debe hacerse para
40
determinar la capacidad legal y la representatividad de los firmantes de las empresas que
serán invitadas.
B.5.1.7 De las seis Cartas de Invitación sólo se tuvo a la vista la confirmación de la recepción vía
mail de dos y en ningún caso la intención de presentar propuesta requerida en el punto 6
b) de la Carta de Invitación.
B.5.1.8 No se tuvieron a la vista, en ninguna de las dos ofertas presentadas, las declaraciones
requeridas en el punto 1.9 de las Instrucciones para los Consultores.
B.5.1.9 No se tuvieron a la vista los Términos de Referencia correspondientes a la ampliación
del contrato requerida por el Proyecto, ni la composición del presupuesto presentado por
la empresa en concordancia con lo previsto en la cláusula 6.3.
B.5.1.10 No se tuvo a la vista la póliza de seguro contra perdida o daños requerida en la cláusula
3.4 b) de las Condiciones Especiales del Contrato. Por otra parte la copia de la póliza
del seguro contra accidentes del personal que obra en el expediente no incluye la
nómina del personal integrante de la misma donde se indica cobertura y capital
asegurado individual, no pudiendo establecer si se corresponde con el personal asignado
a este contrato, y a su vez, no cubre toda la ejecución del contrato.
B.5.1.11 Los informes tenidos a la vista no tienen constancia de recepción de la UGP.
B.5.1.12 No se cumplió con el plazo establecido para la entrega del informe final, observándose
una demora superior a los 30 días.
Comentarios de la UGP:
B.5.1.1 Sin comentarios.
B.5.1.2 Se respetó lo indicado por el Banco en la nota como revisión ex post de acuerdo al
monto de la consultoría. El Plan de Adquisiciones al igual que el POA es una herramienta
estimativa y de gestión de los proyectos que pueden ser modificados durante el año
calendario por cuestiones de mejoramiento de la ejecución, por ejemplo por imprevistos
no contemplados originalmente. El Banco acepta la reasignación de partidas en cada
caso en particular (Comentario del auditor: no procedente por Cláusula 1.17 y 1.23 de
las GN 2350-7 queda expresamente establecido que el Plan de Adquisiciones debe
41
ejecutarse tal como fue aprobado, en caso contrario no es elegible para el
financiamiento).
B.5.1.3 El procedimiento fue iniciado por la Unidad de Gestión del Programa, si hubo un cambio
en los TDR es porque se consideró oportuno el cambio.
B.5.1.4 Se tomó como referencia los costos de consultorías de evaluación de medio término de
otros programas del Estado Nacional.
B.5.1.5 Por ser una consultoría nacional no corresponde ni es obligatorio la publicación de las
manifestaciones de interés en el UNDB. (Comentario delauditor: no procedente. En
materia de SBCC las normas no establecen esa condición
para incumplir los
procedimientos establecidos).
B.5.1.6 La documentación no se encuentra en el expediente. Respecto de la selección se realizó
un informe, en el cual se expresan los criterios de evaluación aplicados, el cual consta en
la Unidad Ejecutora.
B.5.1.7 Se toma en cuenta la observación.
B.5.1.8 Efectivamente no fue solicitado por esta UGP.
B.5.1.9 Sin comentarios.
B.5.1.10 Se ha verificado en los registros de esta UGP la presentación de las pólizas por parte de
la firma consultora.
B.5.1.11 Toda vez que se autoriza el pago por esta UGP se aclara que el informe se encuentra en
poder de la misma y ha sido verificado.
B.5.1.12 La demora fue informada a la UGP y justificada por la firma consultora.
Recomendaciones:
Mantener archivos completos donde toda la documentación referida a la contratación sea
archivada en estricto orden cronológico.
Incorporar adecuadamente las contrataciones a ser realizadas al Plan de Adquisiciones y
ejecutarlo tal como ha sido aprobado a fin de garantizar la elegibilidad del gasto.
Dar estricto cumplimiento a las Normas del Banco para selección de consultores dejando
adecuada constancia en los expedientes.
Suministrar a esta auditoría la documentación a fin de evitar observaciones.
42
B.5.2 Traslado del laboratorio Huergo al predio de Martínez (Seguimiento del ejercicio
anterior por $ 1.130.375,33)
Observaciones:
B.5.2.1 No consta en la documentación tenida a la vista que se haya extendido por acuerdo
expreso entre las partes el plazo de finalización del contrato (Cláusula 2.4 de las
Condiciones Generales del Contrato). La fecha estipulada para su finalización era el
22/12/2011 y el último informe fue presentado el 12/09/2012.
B.5.2.2 No consta en la documentación que se hayan presentado las pólizas requeridas en la
cláusula 3.4 de las Condiciones Especiales del Contrato, que cubran la extensión de los
plazos mencionada en el párrafo precedente.
B.5.2.3 Se constató una demora de casi seis meses para la presentación del informe de avance 2
“Anteproyecto” y de nueve meses para la presentación del informe final, sin que conste
justificación alguna en la documentación suministrada.
B.5.2.4 Los recibos emitidos por la firma contratada por los informes de avance 2 y final, no
cumplen con la normativa vigente (no están emitidos por imprenta ni son comprobantes
electrónicos, no tienen código de autorización, y no contienen los datos mínimos
requeridos por AFIP).
Comentarios de la UGP:
B.5.2.1 Sin comentarios.
B.5.2.2 Sin comentarios.
B.5.2.3 La demora en el plazo de finalización del contrato se origina en la extensión de los
plazos de relevamiento de información por parte del Consultor, dada la cantidad de
profesionales involucrados por parte del Laboratorio.
Asimismo los plazos de evaluación de la Documentación presentada también se
extendieron producto de la complejidad de las instalaciones a proyectar y su relación con
las existentes. Esta Área Técnica aceptó las demoras debido a la complejidad de la
intervención.
43
B.5.2.4 Se efectuaron reclamos a la firma Quaglia & Asociados S.A. sin que a la fecha presentara
los recibos oficiales requeridos.
Asimismo es de destacar que el pago se ha realizado mediante transferencia bancaria y
que con posterioridad al mismo, el Organismo reclama la presentación, ya sea en forma
verbal o por escrito, del recibo pertinente.
Recomendaciones:
Verificar el cumplimiento de los contratos celebrados, especialmente en lo relacionado
con los requisitos para la extensión de los mismos.
Establecer controles que garanticen que la documentación de respaldo cumple con la
normativa vigente.
BUENOS AIRES, 15 de abril de 2013.
44
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA SANIDAD Y CALIDAD AGROALIMENTARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1950/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo, entre otros
procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/2012 con los
registros y documentación de respaldo que les dan sustento;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
Análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- Análisis de los movimientos bancarios;
-
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
-
Análisis de los procesos de adquisiciones y contrataciones de obras;
-
Inspección ocular de bienes y obra;
- Aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100,00 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2012; y
- el 28,51 % de los gastos del ejercicio expuesto en el Estado de Inversiones:
45
CATEGORIA DE INVERSIÓN
TOTAL
EJECUTADO AL
31/12/2012 USD
% DE
INCIDENCIA
MUESTRA EN
USD
% DE LA
MUESTRA
Administración y Supervisión
Modernización de la Gestión
Institucional
Consolidación del Sistema de
Sanidad Animal
Consolidación del Sistema de
Sanidad Vegetal
Fortalecimiento del Sistema de
Fiscalización Agroalimentaria
Integración
Sanitaria
Supranacional
Costos Financieros
TOTAL INVERSIONES
1.029.312,45
4,49
102.697,57
9,98
10.268.120,45
44,78
4.742.886,26
46,19
1.903.183,90
8,30
111.127,93
5,84
8.448.462,17
36,85
866.168,61
10,25
642.934,49
2,80
119.237,89
18,55
58.431,28
0,25
15.129,57
25,89
580.084,47
2,53
580.084,47
-100,00
22.930.529,21
100,00
6.537.332,30
28,51
Regional
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 15 de Abril de 2013.
46