Preparacion Stands Tecnicos-Comerciales v2

LTEL
TELECOMUNICA CIONES Y ELECTRICIDAD
Preparación Stands
Técnicos-Comerciales
en Eventos Especiales o
Ferias Tecnológicas
Versión:
2
Fecha:
28-Sep-11
Código:
GR-IN-03
Página:
1 de 3
1. Objetivo
Esta instrucción de trabajo tiene como objetivo establecer las actividades a seguir
para la coordinación, organización y montaje de un Stand Técnico Comercial en
los eventos especiales o ferias tecnológicas a las cuales somos invitados como
patrocinadores o co-patrocinadores o participantes.
2. Alcance
Esta instrucción es aplicable para cualquier participación de COLTEL en un evento
particular donde corresponda el montaje de un stand o presencia de nuestros
servicios y/o productos.
3. Responsables
Asistente Gerencia General, Gerente de Tecnología, Desarrollo e Investigación,
Gerente Regional Tegucigalpa en conjunto con el Gerente de Recursos Humanos
son los responsables de esta instrucción de trabajo.
4. Herramientas
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Computadora con
Microsoft Publisher
Adobe Reader
Software Especiales
Demos del fabricante
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Equipo Telefónico (rack, cables, servidores, teléfonos, diademas, etc.)
Equipo eléctrico para montaje (extensiones, regletas, ups, etc.)
Equipo Audiovisual
TV Plasma y videos publicitarios.
Banner de COLTEL
Banner publicitarios de la marca AVAYA
Cámara fotográfica
Materiales publicitarios (folletos, encuetas)
Mesas, manteles y sillas.
Elaborado Por:
Asistente
de
General
Gerencia
Revisado Por:
Gestor de Calidad, Normas
y Políticas
Aprobado Por:
Gerente
de
Humanos
Recursos
LTEL
TELECOMUNICA CIONES Y ELECTRICIDAD
Preparación Stands
Técnicos-Comerciales
en Eventos Especiales o
Ferias Tecnológicas
Versión:
2
Fecha:
28-Sep-11
Código:
GR-IN-03
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5. Actividades
5.1. Planificación y Asignación de Responsables
Se planifica y coordina con la empresa organizadora del evento nuestra
participación, tomando en cuenta el costo, la fecha, duración, espacio físico, hora
de inicio, ubicación del evento y/o feria tecnológica, invitados especiales,
participantes por nuestra parte, recursos requeridos. Si el evento se lleva a cabo
en otra ciudad, se deberá además coordinar transporte (equipo y personal),
alimentación y hospedaje. La Asistente de Gerencia es la responsable de la
logística junto con el Gerente de Tecnología, Desarrollo e Investigación, Gerente
Recursos Humanos en San Pedro Sula y el Gerente Regional en Tegucigalpa.
5.2. Elaboración de Invitaciones a los clientes o prospectos
El Gerente de Tecnología y Gerente Regional deberán de proporcionar a la
Asistente de Gerencia General la lista de los clientes o prospectos a invitar al
evento, quién a su vez hará llegar las mismas apoyándose en los otros
colaboradores para la entrega de la misma, la cual puede ser física o
electrónicamente y así darle el seguimiento oportuno.
5.3. Recursos Requeridos
De acuerdo a la necesidad de recursos establecido para cada evento, cada jefe de
área deberá de referir los recursos que necesitara para el personal que lo
acompañará en el evento y así lograr su obtención como corresponde.
El presupuesto necesario de los recursos deberá ser aprobado por la Gerencia
General.
5.4. Material Necesario
El material necesario para cada evento será el siguiente:
 Carnet de identificación del personal de la Empresa que atenderá el evento
en presentación de gafete.
El coordinador del evento a lo interno deberá de solicitar los mismos a Recursos
Humanos.
Elaborado Por:
Asistente
de
General
Gerencia
Revisado Por:
Gestor de Calidad, Normas
y Políticas
Aprobado Por:
Gerente
de
Humanos
Recursos
LTEL
TELECOMUNICA CIONES Y ELECTRICIDAD
Preparación Stands
Técnicos-Comerciales
en Eventos Especiales o
Ferias Tecnológicas
Versión:
2
Fecha:
28-Sep-11
Código:
GR-IN-03
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 Herramientas descritas en el inciso 4
El coordinador del evento a lo interno deberá solicitar las mismas a la Bodega o
Almacén correspondiente.
5.5. Registros Necesarios
Se publicara un Informe fotográfico en el boletín COLTEL HOY, en la siguiente
publicación interna del mismo.
6. Bitácora
Versión
2
Cambio
Revision anual sin modificaciones.
Elaborado Por:
Asistente
de
General
Gerencia
Revisado Por:
Gestor de Calidad, Normas
y Políticas
Aprobado Por:
Gerente
de
Humanos
Recursos