MODULO PROVEEDORES

REQUERIMIENTOS DE COMPRAS - VALES
Todo Municipio o Comuna indiscutiblemente cuenta con el área de gestión de compras o
proveedores. Esta gestión cobra real importancia pues en ella se invierte importante
cantidad de dinero de los contribuyentes en la compra de artículos dirigidos a cumplir
distintos objetivos en distintas áreas. La finalidad de dichas compras depende y puede
variar conforme el artículo y el sector al que se destinó. Cuando se registran las compras
se cumplimenta con los requisitos legales que posee la institución, desde inicio de
requerimientos de compra, afectación preventiva, compra, afectación definitiva, registros
contables, pagos, etc.
Todo ello redunda en la calidad de información que se necesita para los análisis
posteriores y sobre todo en los controles necesarios sobre la parte presupuestaria y
financiera del Municipio.
Su modo de uso se puede analizar y observar en el módulo de Proveedores. Pero a raíz
de ello es que surge la necesidad de la utilización de VALES.
El tratamiento es discriminado pues involucra a cada sector del Municipio.
Los VALES pueden ser de uso INTERNO o también EXTERNO.
La definición de vale interno se puede describir como “es la cesión de uno/s artículos
específicos de un sector o área a otro, donde se puede modificar la contabilidad y
presupuesto de cada área involucrada”.
Este tipo de vales son usados a diario en los municipios sin que se registre en forma
adecuada y controlada, obviamente sin tener en cuenta el control de stock del elemento
en cuestión.
La otra clase de vales, vale externo es aquel en el cuál intervienen terceros. Por ejemplo
cuando Acción Social entrega un BOLSON DE MERCADERIA a un recurrente, o
cuando en Corralón se entregan vales de combustible a retirar en la estación de servicio
o depósito.
Es imprescindible que se haya disparado un requerimiento de compras sobre “n”
cantidad de bolsones de mercadería para poder utilizar los vales, al igual que con el
combustible.
BOTONES DE ACCESO
Como se puede observar en todas las pantallas de los módulos o aplicaciones de UNIRE
se repiten los botones de acceso. De esta manera se agiliza la operatoria de cada usuario.
Esto es altamente beneficioso ya que la mayoría de los empleados encargados de operar
el sistema pueden operar “expedientes”, “vales”, “requerimientos de compra”, etc.
VALES
El primer paso a ejecutar es realizar la carga de los artículos a utilizar en los vales, tal
como lo muestra la figura siguiente:
Sólo es necesario cargar el código y nombre del artículo, dado que el resto de las
funciones son tentativas para ciertos informes o reportes, pero no indispensables para el
funcionamiento de la emisión de vales.
El segundo paso es habilitar en los grupos de compra
que va a poseer en stock para emitir los mencionados vales
los artículos
. También es necesario
determinar que tipo de requerimientos y vales puede utilizar cada grupo de compra.
Una vez determinado los artículos y grupos de compra, es indispensable disparar un
requerimiento de compra con el artículo en cuestión que va a utilizarse en vales, así
como también en el control de stock. Se puede emitir un requerimiento con uno o más
artículos específicos. Es obvio que en caso de no declarar en el requerimiento el o los
artículos y hacerlo en forma global no se podrán utilizar como base para el uso de vales.
O sea que existen dos formas de registrar un requerimiento; una global, en la que se
describe en que consiste el pedido, con todos los detalles que se puedan implementar al
momento de realizarlo; y la otra forma, a través de la carga de artículos desde una tabla
ya predeterminada, y desde los cuales luego se basa la emisión de vales ya sean internos
o externos.
Para acceder a esta operatoria es indiscutible que el sector o área que entregue el
“artículo” tenga en stock la cantidad suficiente, ya que en caso contrario el sistema no
permitirá la transacción.
EMISION DE VALES
Es necesario posicionarse en la descripción del artículo (se puede observar en esta
pantalla los vales ya emitidos sobre ese artículo así como también la ficha de stock al
momento) y presionar el botón de ingreso de vales, por lo que presenta los
requerimientos abiertos y sobre los cuales se va a descontar el comprobante a
confeccionar. Se vuelve a presionar el botón ingreso de vale, y solicita el tipo de vales a
emitir. A partir de este browse se completan los datos solicitados y se imprime el
comprobante. De esta manera se registran en forma automática el descuento del
producto en el área correspondiente y se carga al receptor el vale respectivo.
Con el botón
se puede consultar los vales emitidos sobre el artículo en cuestión,
como también la ficha de stock.
Se debe tener particular atención en que el control de stock se produce siempre contra la
cantidad emitida en cada requerimiento. Esto es, si un requerimiento se ingresa con
cantidad “n” de dicho artículo, los vales se emiten hasta agotar esa cantidad “n”, aunque
esto signifique partir un vale para afectar al fin de un requerimiento e iniciar con el stock
de otro. Dicho con un ejemplo:
Si el vale 3899 debía ser por 7 artículos, se hace por 5 para finalizar con el stock del
requerimiento nro 40859 y se confecciona otro vale por 2 que afectará al requerimiento
que sigue en el orden.
En forma automática cuando se va a emitir el vale por los 2 faltantes el sistema sólo
muestra los 2 requerimientos que permanecen con stock, desapareciendo el primero de
la lista, simplificando la tarea de los operadores para realizar el control de mercadería
pendiente.
Cuando es necesario abrir un vale, ya sea porque se devolvió la mercadería o artículo, o
para anularlo porque hubo algún error, se debe acceder al menú del módulo de
proveedores en la función de “requerimientos” e ir al título
.
El operador habilitado a tal fin puede posicionarse en el vale y cambiarlo de estado, para
luego en las consultas modificar lo que corresponda o darlo de baja en forma definitiva.
REQUERIMIENTOS DE COMPRAS
(con artículo definido)
INGRESO DE VALE
ARTICULO
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