PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACION Y RE- EVALUACION DE PROVEEDORES 1. OBJETIVO.
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PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Junio/01/2013 Versión: 00 1. OBJETIVO. Establecer las actividades para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores requeridos, asegurando que el producto o servicio adquirido cumpla con los requisitos especificados. 2. ALCANCE. Aplica para los proveedores de materiales, servicios e insumos que afecten la calidad del servicio prestado por Servicios Médicos de Patología. 3. DEFINICIONES. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o servicio a un cliente. (NTCISO 9000:2005). Cliente: organización o persona que recibe un producto o servicio. (NTC-ISO 9000:2005). 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC ISO 15189: 2009 Laboratorios Clínicos. Requisitos Particulares Relativos a la Calidad y la Competencia. 5. FORMATOS UTILIZADOS. Formato Aspirante a Proveedores. Selección de Proveedores Listado de Proveedores Aprobados. Evaluación y Re-evaluación de Proveedores de Insumos Evaluación y Re-evaluación de Proveedores de Servicios 6. CONDICIONES GENERALES. 6.1. TIPOS DE PROVEEDORES Se definen tres tipos de proveedores involucrados en el proceso de compras: Proveedores de materiales críticos, proveedores de servicios críticos para la operación del negocio, proveedores de insumos (Papelería, Tinta para impresoras, etc.). CARGOS Elaboró Revisó Aprobó Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Junio/01/2013 Versión: 00 6.2 RESPONSABLE DE SELECCIONAR Y EVALUAR PROVEEDORES El Gerente General y Técnico será la persona encargada de realizar la selección, evaluación y reevaluación a los proveedores de acuerdo a lo descrito en este procedimiento y sus anexos. 7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES. 7.1. BUSCAR NUEVOS PROVEEDORES CUANDO SEA REQUERIDO. El responsable del proceso de compras, cuando recibe la solicitud de compra de materiales y/o servicios críticos, revisa el Listado de Proveedores Aprobados para verificar la existencia de alguno que pueda proveer los materiales; en caso de no existir, busca referencias del proveedor requerido con profesionales en el área técnica involucrada en la solicitud, directorio telefónico o a través de Internet. Para ello los proveedores interesados deben diligenciar el Formato Aspirante a Proveedores. 7.2. EVALUAR LOS POSIBLES PROVEEDORES La evaluación de proveedores nuevos se lleva a cabo a través de la calificación de de estos empleando los criterios que se enuncian en Anexo A y diligenciando el formato de Proveedores. Para la evaluación de los posibles nuevos proveedores se les solicita la siguiente documentación: Diligenciar el formato para Aspirantes a Proveedores, fotocopia del certificado de existencia y representación legal, certificaciones o referencias de sus clientes donde se verifique el cumplimiento de los requisitos, los plazos de entrega del producto o servicio, la lista de precios y los tiempos de garantía del producto, requisitos técnicos específicos cuando aplique. 7.3. SELECCIONAR NUEVOS PROVEEDORES. Se seleccionan los proveedores de materiales y servicios que obtienen una calificación global mayor o igual a 70 puntos. Se excluye a los proveedores de insumos en esta evaluación (papelería, tinta, etc.). 7.4. ACTUALIZAR EL LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS. Posteriormente se registran, aquellos proveedores que hayan sido seleccionados, en el Listado de Proveedores Aprobados. CARGOS Elaboró Revisó Aprobó Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Junio/01/2013 Versión: 00 7.5. EVALUAR PERIÓDICAMENTE A LOS PROVEEDORES QUE TIENEN RELACIONES COMERCIALES. Anualmente, el responsable del proceso de compra realiza la evaluación de cada uno de los proveedores que hayan participado en el proceso de compras durante el periodo evaluado. La evaluación se lleva a cabo de acuerdo a los criterios especificados en Formato de Evaluación de Proveedores de Insumos o Servicios,. Los proveedores se clasifican de acuerdo a su calificación global como buenos si ésta es superior o igual a 70 puntos, como aceptables si la calificación global está entre 60 y 69 puntos y como deficiente si obtienen una calificación menor o igual a 59 puntos. En caso que un proveedor presente una disminución que afecte la calidad del servicio, antes del período de evaluación, este será reevaluado con los mismos criterios de evaluación; se le comunica a la persona contacto del mal desempeño de su organización, los aspectos a mejorar y se le notifica la fecha de su reevaluación. 7.6. HACER SEGUIMIENTO A LAS EVALUACIONES REALIZADAS. El responsable del proceso de compras realiza el seguimiento de los proveedores anualmente. En caso de presentar disminución de los puntajes comparando dos periodos de participación efectiva en el proceso de compras para el mismo proveedor, se le notifica sobre la evaluación y se le solicita que emprenda acciones para mejorar su desempeño. Si el proveedor continúa con un comportamiento decreciente en la calificación del siguiente periodo se excluye del Listado de Proveedores Aprobados. 7.7. SOLICITAR A PROVEEDORES SOLUCIÓN DE INCONSISTENCIAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. En el evento de presentarse una deficiencia en la prestación del servicio, el responsable del proceso de compras operativas informa a la persona contacto del proveedor de la situación presentada y dependiendo de la gravedad, este será colocado en periodo de prueba y/o se le retirará del Listado de Proveedores Aprobados. En caso de ser colocado en período de prueba al proveedor, se le informará que será reevaluado; para lo cual se le indicara la nueva fecha de la evaluación. 7.8. RETIRAR DE LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS. Una vez vencido el período de observación en caso de que el proveedor no apruebe la evolución establecida, se procederá a retirar del listado de proveedores aprobados. CARGOS Elaboró Revisó Aprobó Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Junio/01/2013 Versión: 00 10. ANEXOS Anexo A. Criterios de Selección de Proveedores 11. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha CARGOS Cambio Versión Elaboró Revisó Aprobó Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico Gerente General y Técnico
