PG-P-01 Preproduccion Técnica y Logistica de

PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y MONTAJE EN LA
ETAPA DE PREPRODUCCIÓN TÉCNICA Y
LOGÍSTICA DE ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y
CULTURALES
Código: PG-P-01
Versión: 1
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1. OBJETIVO
Garantizar los requerimientos técnicos y logísticos para la realización de las actividades artísticas y
culturales en música sinfónica, académica y canto lirico planeadas por la OFB.
2. ALCANCE
Inicia desde la definición de las necesidades técnicas y logísticas hasta la aprobación técnica de la
realización de la actividad.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Insumo: conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes. Bien consumible
utilizado en el proceso de otro bien.
Montaje: todo lo concerniente al ensamble, ubicación y armado de estructuras de carácter técnico
y logístico
Producción técnica: se refiere al diseño e implementación de las necesidades técnicas de
acuerdo con las características de la actividad para la adecuada utilización de insumos como:
techos, tarimas, iluminación, sonido, back line, plantas eléctricas, video.
Producción logística: se refiere al diseño e implementación de las necesidades logísticas de
acuerdo con las características de la actividad garantizando la seguridad del público asistente en la
elaboración y aplicación de los planes de emergencia de acuerdo con la normatividad vigente.
Proporcionando las condiciones logísticas mínimas para el público en el suministro de insumos
como: primeros auxilios, personal logístico, cabinas sanitarias portátiles, cerramientos,
señalización, puntos alimentación, puntos de información entre otros, así como el trámite de los
permisos correspondientes.
Plan de Contingencia: es un conglomerado de planes donde se diseña las estrategias, se
recogen todas las medidas organizativas, técnicas y logísticas, y se exponen los procedimientos
para enfrentarse a la eventualidad de un riesgo o un imprevisto que ponga en peligro la continuidad
de la actividad.
Plan de Manejo del Lugar: es la propuesta de ocupación temporal que se realiza sobre un
espacio determinado, con el fin de conservar y resaltar las características físicas del mismo,
evitando modificarlo permanentemente o generando algún traumatismo en su normal desarrollo.
Plan de Movilidad: Son las medidas tomadas con el fin de generar vías de pasos controlados y
seguros para vehículos y peatones en la realización de una actividad, evitando congestión
vehicular que afecten a la comunidad en general.
Revisado por
Aprobado por
María Mercedes Santos
Coordinadora de Producción - Contratista
Fecha: 29 de agosto de 2011
Álvaro Alonso Jaramillo Quintero
Subdirector Sinfónico
Fecha: 29 de agosto de 2011
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SUGA: Sistema Único de Gestión de Aglomeraciones
4. CONDICIONES GENERALES

Contar con la programación general de la vigencia, para definir el presupuesto de
Producción General, referente a los insumos técnicos y logísticos requeridos por cada
Área.

Dependiendo de la complejidad de la actividad, las Áreas Misionales deben hacer la
solicitud de insumos técnicos y logísticos ocho o quince días antes de la realización de la
actividad o según lo establecido en la reunión de pre-producción y en el presupuesto
asignado al Área.

Se deben considerar los requerimientos técnicos y logísticos de los artistas.
Obtención de permisos

Se debe realizar una reunión técnica con el responsable del Área Misional y los grupos
artísticos, dejando como constancia un acta, con el ánimo de establecer las condiciones
técnicas y logísticas con las que contará la realización de la actividad.

Dependiendo de la complejidad de la actividad se informa a las áreas misionales que
deben entregar la información referente a programación, lugar, fecha, tipo de actividad,
mínimo con cuarenta y cinco días hábiles antes de su realización con el fin de que se
planeen las estrategias de manejo del público asistente y que se elaboren los documentos
solicitados por las entidades reguladoras de espectáculos públicos.

Se debe tener en cuenta cada uno de los parámetros establecidos por las entidades
reguladoras de espectáculos públicos y la normatividad vigente.

El registró y/o subsanación de las correcciones de la documentación dadas por parte de las
entidades evaluadoras, deberá radicarse en un tiempo de máximo dos días a partir de que
las entidades emitan el documento que solicita las aclaraciones.

El trámite de permisos, insumos de producción técnica y logística dependen de la
complejidad de la actividad.
5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS
Resolución 028 del 28 de marzo de 2008. Por la cual se establecen las condiciones básicas que
deben reunir las empresas que prestan el servicio de logística para los fines de los planes de
contingencia para aglomeraciones de alta complejidad.
Resolución 029 del 28 de marzo de 2008. Por la cual se dictan normas sobre los planes de
contingencia conforme al decreto 633 de 2007
Resolución 1428 del 7 de octubre de 2002. Por la cual se adoptan los planes tipo de emergencia
en seis escenarios distritales, se modifica y adiciona la resolución 0151 del 06 de febrero de 2002.
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CULTURALES
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Decreto 633 del 28 de diciembre de 2007. Por el cual se dictan disposiciones de riesgos en los
lugares donde se presenten aglomeraciones de público y se deroga el decreto 043 de 2006 que
contiene todas las modificaciones y adiciones del caso.
Decreto 350 del 8 de octubre de 2003. Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos,
espectáculos públicos y eventos masivos en el Distrito Capital.
Plan de Manejo del Espacio Público – IDRD.
Decreto 192 del 3 de Mayo de 2011. Por el cual se reglamenta el acuerdo 424 de 2009, que creó el
Sistema Único de Gestión para el registro, evaluación y autorización de actividades de
aglomeración de público en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.
Resolución 671 del 15 de septiembre del 2011. Por la cual se establece y adoptan los protocolos y
procedimientos ordenados en el decreto distrital 192 del 20111 y se establece el procedimiento
para la autorizaciones de reuniones y marchas.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
Actividad
Descripción
Responsable
Definición de
requerimientos
de Producción
A partir de la entrega de la
programación de cada una de las
áreas,
así
como
de
las
especificaciones generales de la
actividad, el Área de Producción
define
los
requerimientos
de
producción técnica y logística.
Elaborar
estudios
mercados
Se elabora los estudios de mercados
en donde se especifican todos los
insumos de producción técnica y
logística.
Se consolida los estudios de
mercado,
de
conveniencia
y
oportunidad,
estudios
previos,
solicitud de CDP con el fin de
continuar con el proceso contractual.
Se aprueba la documentación para
la adquisición de los insumos
Subdirector
Sinfónico,
Responsable del
Área académica,
Responsable de
Didácticos,
Oficina Asesora
de
Comunicaciones,
Encargado de la
Sala Otto,
Subdirección
Administrativa y
Financiera,
Coordinador de
Producción
Subdirector
Sinfónico,
Responsable de
Producción
Responsable de
Producción
1
2
3
4
de
Consolidar
documentos
para
los
procesos
contractuales
Aprobar
documentación
Subdirector
Sinfónico
Documento o
Registro
Programación,
Sábanas de
producción
Estudio
mercados
de
Documentación
contractual
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PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y MONTAJE EN LA
ETAPA DE PREPRODUCCIÓN TÉCNICA Y
LOGÍSTICA DE ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y
CULTURALES
No.
Actividad
Descripción
para la solicitud
de insumos
Enviar
documentación
para adquisición
de insumos
5
Diseño
y
planeación de la
actividad
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Responsable
Documento o
Registro
técnicos y logísticos.
Se envía la documentación para la
adquisición de los insumos técnicos
y logísticos a la Oficina Asesora de
Planeación,
Subdirección
Administrativa y Financiera y Oficina
Asesora
Jurídica
para
fines
contractuales.
Consultar
el
procedimiento
ETAPA
PRECONTRACTUAL.
Para el diseño y la planeación de la
actividad se realizan reuniones de
carácter técnico y logístico con los
responsables de las áreas en donde
se asesora en el diseño de la
actividad, se definen las actividades
y características según parámetros
técnicos y de seguridad.
Responsable de
Producción
Actas
reunión
Responsable de
Producción,
Asistentes
Técnico
y
Logístico
de
Producción
Planes
Se tramitan los permisos y
documentación necesaria para la
correcta y legal realización de la
actividad artística y cultural.
Subdirector
Sinfónico,
Responsable de
Producción
Documentos
soporte
Registrar
documentación
Se registra toda la documentación
en el modulo administrado por el
FOPAE, modulo SUGA.
Asistente
logístico
Producción
Registro de la
información
Asistir al PMU
(Cuando
se
requiere
dependiendo de
la clasificación
de la actividad)
Se asiste a las reuniones previas
programadas desde la Secretaria de
Gobierno en donde se establecen
las características definitivas para
realización de la actividad.
Subdirector,
Responsable de
Producción
Realizar
Técnica
Visita
7
Realizar Planes
8
Tramitar
permisos
los
9
11
Versión: 1
Responsable de
Producción,
Asistentes
Técnico
y
Logístico
de
Producción,
Responsables
de las Áreas
Misionales
Asistentes
Técnico
y
Logístico
de
Producción
6
10
Código: PG-P-01
Se realizara las respectivas vistas
técnicas a los lugares donde se
realizara las actividades, con el fin
de entregar un concepto en el cual
se evaluaran los requisitos mínimos
técnicos y logísticos.
Se realizan los planes necesarios y
requeridos
por
las
entidades
reguladoras
de
espectáculos
públicos comprometidas en la
actividad (Plan de Contingencia,
Plano de la actividad, entre otros)
de
de
Formato Visitas
Técnicas
Actas
reunión
de
PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y MONTAJE EN LA
ETAPA DE PREPRODUCCIÓN TÉCNICA Y
LOGÍSTICA DE ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y
CULTURALES
No.
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14
Código: PG-P-01
Versión: 1
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Actividad
Descripción
Responsable
Recibir
los
requerimientos
técnicos
y
logísticos
de
Áreas
Misionales
Se reciben los requerimientos
solicitados
desde
las
Áreas
Misionales consignados a través de
órdenes de servicio, en donde están
especificados, los insumos y las
fechas de realización de la actividad.
Responsable de
Producción,
Asistentes
Técnico
y
Logístico
de
Producción
Realizar
montaje de la
actividad
Una vez aprobados los requisitos
exigidos por la ley, se realiza el
montaje en campo de la actividad
(Sonido,
Tarima,
Iluminación,
Publicidad,
Vallas,
andamiajes,
cabinas, carpas, entre otros).
Se debe supervisar que los insumos
solicitados a los proveedores en las
órdenes de servicio cumplan con
cada una de las características para
la correcta ejecución de la actividad.
Una vez realizado el montaje se
verifica las normas de seguridad,
calidad y distribución de los equipos
técnico – logísticos (Ubicación del
personal logístico, pruebas de
sonido,
prueba
luminotécnica,
verificación del plan de: emergencia,
evacuación, movilidad señalización,
entre otros), para dar apertura de
puertas.
Ir al procedimiento PRODUCCIÓN
TÉCNICA
Y
LOGÍSTICA
DE
ACTIVIDADES
ARTÍSTICAS
Y
CULTURALES
DURANTE
EL
EVENTO.
Fin del procedimiento
Responsable
Producción,
Asistentes
Técnico
Logístico
Producción
Responsable
Producción,
Personal
Técnico
Logístico
Responsable
Producción,
Personal
Técnico
Logístico
Verificación
insumos
técnicos
logísticos
de
y
Verificar
montaje de la
actividad
15
Documento o
Registro
Formato
de
Solicitud
de
Servicios
y/o
Insumos Área
Logística,
Formato
de
Solicitud
de
Servicios
y/o
Insumos Área
Técnica
de
y
de
de
y
de
y
Formato
de
Verificación de
Producción
Técnica
y
Logística
Formato
Informe
del
Servicio.
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
0
1
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
06 de diciembre de 2010 Documento original
29 de agosto de 2011
Anexo 2. Diagrama de Flujo
Se ajustan las actividades del procedimiento de acuerdo con el
Modelo de Operación por Procesos de la OFB.