1 - Sistema de Investigación

Código: B-PR-04.002.013
MACROPROCESO: INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
PROCESO: PROMOCIÓN, FOMENTO Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACION,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACION
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SUBPROCESO: ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el proyecto de investigación, creación artística e innovación aprobado en la convocatoria, a través del continuo
seguimiento técnico y financiero y también de la verificación de la información contenida en los informes de ejecución exigidos, para asegurar la correcta ejecución del presupuesto asignado.
ALCANCE: Este procedimiento inicia a partir de la aprobación del proyecto brindando un acompañamiento periódico actualizando el modulo de seguimiento en el Sistema HERMES y termina con
el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Aplica para la Dirección de Investigación Sede Bogotá.
DEFINICIONES:
1. HERMES: Es el Sistema de Información de la Investigación de la Universidad Nacional de Colombia.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 de 2000 del Congreso de Colombia: Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
2. Acuerdo 039 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
3. Acuerdo 032 de 2005 del CSU: Por el cual se estructura la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad Nacional de Colombia y se establecen sus funciones.
ID.
ACTIVIDAD
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CARGO Y/O
DESCRIPCIÓN
DEPENDENCIA O UNIDAD DE
PUESTOD E
GESTIÓN
TRABAJO
1
Actualizar el modulo de
seguimiento en el Sistema
Hermes
Durante todo el periodo de ejecución del
proyecto se actualiza el sistema HERMES
con la información de cada uno de los
proyectos de acuerdo a las solicitudes de
cambios, de informes, fechas de entregas,
entre otras.
2
Solicitar el informe de
ejecución del proyecto.
3
Orientar a los docentes en el
diligenciamiento
de
los
formatos.
4.
Realizar informe de avance.
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
Dirección de Investigación Sede
Bogotá.
Profesionales
Información del sistema
HERMES actualizada
HERMES
Solicitar los informes de avance oficiales del
proyecto de acuerdo a lo estipulado en el
acta de inicio
Dirección de Investigación Sede
Bogotá.
Profesionales
Correo electrónico
enviado.
Oficio enviado
Correo institucional
HERMES
Hacer la orientación a los docentes para el
diligenciamiento en los formatos para
presentación de informes establecidos por la
DIB.
Dirección de Investigación Sede
Bogotá.
Profesionales
N/A
N/A
Investigador
principal.
Formato para la
elaboración de informes de
avance diligenciado.
Diligenciar el “Formato para la elaboración
de informes de avance “y enviarlo en físico
a la DIB
Unidad Académica Básica.
HERMES
Código: B-PR-04.002.013
MACROPROCESO: INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
PROCESO: PROMOCIÓN, FOMENTO Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACION,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACION
ID.
5.
ACTIVIDAD
Verificar la
proyecto.
ejecución
del
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SUBPROCESO: ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN,
CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
CARGO Y/O
DESCRIPCIÓN
DEPENDENCIA O UNIDAD DE
PUESTOD E
GESTIÓN
TRABAJO
Verificar la ejecución financiera comparando
el presupuesto asignado con el ejecutado en
cada uno de los rubros del proyecto. De
igual manera verificar la ejecución técnica
del proyecto en cuanto al cumplimiento de
Dirección de Investigación Sede
los compromisos adquiridos.
Bogotá.
Profesionales
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O
APLICATIVOS
Información del proyecto
actualizada en HERMES
HERMES
¿Se han cumplido los compromisos
adquiridos?
6.
Enviar oficio recordatorio.
7.
Realizar
informes
seguimiento.
de
SI: FIN del procedimiento.
NO: Pasar a la actividad Nro. 6.
Enviar al investigador un oficio recordándole
que debe entregar el informe de ejecución
del proyecto, para lo cual se define una
fecha límite. Pasar a la actividad nro. 3
Realizar periódicamente o cada vez que se
requiera informes acerca del estado de los
proyectos.
ELABORÓ
Carolina Múnera Camacho
CARGO
Coordinadora SIMEGE Macroproceso de
Investigación, Creación Artística e
Innovación
FECHA
17 de Octubre de 2012
REVISÓ
Dirección de Investigación Sede
Bogotá.
Profesionales
Oficio enviado.
N/A
Dirección de Investigación Sede
Bogotá.
Coordinador.
Informes.
N/A
Bethsy Cárdenas Riaño
APROBÓ
Asesora DIB
CARGO
FECHA
CARGO
18 de Octubre de 2012
FECHA
Luis Fernando Niño Vásquez
Director de Investigación Sede Bogotá
18 de Octubre de 2012