Hoja de trabajo La Hoja de Trabajo Esta hoja según algunos

Hoja de trabajo
La Hoja de Trabajo
Esta hoja según algunos autores no constituyen un documento oficial de la
Contabilidad, sino que sirve de herramienta para que el Contador pueda elaborar los
estados financieros y presentes de forma resumida todas las cuentas que han
intervenido en el proceso, se elabora a partir del Balance de Comprobación.
Para ilustrar de mejor manera el uso de este documento, vamos a continuar con
nuestro ejercicio incluyendo esta vez cuentas de ingresos y gastos.
Transacciones:
a) El 5 de agosto de 20_ _ se reciben en Caja Q 18.000 del cliente “Productos
Kevin” por concepto de cancelación de factura 01 por Comisiones ganadas por servicios
de publicidad, comprobante de ingreso 02.
b) El 6 de agosto de 20_ _ se deposita en el Banco Popular, el valor ingresado a
Caja el día anterior, según papeleta 6258.
c) El 6 de agosto de 20_ _ se cancela a Radio Iris por pautas publicitarias de
nuestro cliente “Productos Kevin”, el valor de Q 2.500, se paga con cheque 03 del
Banco Popular, además se paga a Teleoriente Q 12.000, por pautas en televisión con
cheque 04 del mismo banco.
d) El 30 de agosto de 20_ _ se contabiliza sueldos por Q 1.400, para pagar a
fin de mes.
e) El 31 de agosto de 20_ _ se recibe en Caja Q 100 por ingresos no
operacionales, según comprobante de ingreso 03.
La hoja de trabajo consta de las siguientes columnas:
1ra. Columna, para el código de cada cuenta
2da. Columna, para el nombre de las cuentas
A partir de la tercera columna se deben considerar pares de columnas las
mismas que deben estar debidamente cuadradas.
3ra. Columna, para los saldos deudores del Balance de Comprobación
4ta. Columna, para los saldos acreedores del Balance de Comprobación
5ta. Columna, para el Debe del Diario General
6ta. Columna, para el Haber del Diario General, ésta columna y la anterior se
van a utilizar para contabilizar las transacciones que anteceden, también se las utiliza
para asentar los ajustes contables que se realizan al finalizar un período o ejercicio
contable, cada asiento se lo identifica con una letra para reconocer fácilmente los
débitos y créditos de cada transacción.
7ma. Columna, para saldos deudores del Balance de Comprobación Ajustado
8va. Columna, para saldos acreedores del Balance de Comprobación Ajustado
9na. Columna, para registrar los gastos en el Estado de Resultados
10ma. Columna, para registrar las rentas en el Estado de Resultados
11va. Columna, para registrar los activos en el Balance General
12va. Columna, para registrar los pasivos y el patrimonio en el Balance General
Es necesario ir controlando los totales de las columnas para asegurarnos de que
cuadran; los totales de las 4 últimas columnas por lo general no cuadran por cuanto es
necesario primero establecer la diferencia entre las rentas y los gastos, cuando las
rentas son mayores que los gastos (como en el caso de nuestro ejercicio), el valor de la
diferencia se registra en la columna de gastos para efectos de cuadrar las columnas
de gastos y rentas, y el mismo valor lo registramos en la columna de pasivo, para
cuadrar las columnas de activo y pasivo del Balance General, este valor debe ir en la
cuenta Resultado del período.
En el caso de que los gastos sean mayores que las rentas, el valor para cuadrar
deberá ir en la columna de rentas y el mismo valor se debe registrar en la columna del
activo, de esta forma al sumar y totalizar todos los pares de columnas vamos a
observar valores iguales, como en la siguiente Hoja de Trabajo.
Cuando ya se dispone de un Balance de Comprobación Ajustado solo resta
repartir los valores hacia las cuatro columnas restantes del lado derecho, pero en
realidad cada cifra tiene únicamente dos opciones en razón de que si tiene saldo
deudor, puede ser gasto o activo descartando totalmente que pueda ser renta o
pasivo; si por el contrario tiene saldo acreedor solo puede ser renta o pasivo y debe
descartar que sea gasto o activo, del tal forma que con este análisis el reparto de las
cifras, se hace más fácil.
En las columnas del Estado de Resultados, observamos que se ha obtenido
rentas por Q 18.100, mientras que existen gastos por Q 15.900, esto nos da una
utilidad de Q 2.200 como Resultado del período, que es el mismo valor que debemos
sumar al Patrimonio para que cuadren las cifras del Balance General. Con los datos
expuestos en la Hoja de Trabajo anterior, se pueden realizar fácilmente los Estados
Financieros que es el principal objetivo de toda Contabilidad.