SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

FONDO DE
INVERSIÓN SOCIAL
DE EMERGENCIA
NUEVO FISE
SISTEMA DE
GESTION
AMBIENTAL
ELABORADA:
Agosto 2012
VIGENTE DESDE:
Agosto 2012
Actualizada:
CANTIDAD DE
PÁGINAS:
12
TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DEL SGA
1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es establecer los criterios y las responsabilidades
para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones del Sistema de
Gestión Ambiental (SISGA) del Nuevo FISE y para recibir, documentar y responder a
las comunicaciones relevantes de las partes interesadas externas con relación a los
aspectos ambientales y la gestión ambiental
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a las actividades del SISGA relacionadas con:
Comunicación de la política, los objetivos y las metas así como informar sobre la
evolución del comportamiento ambiental del SISGA/Nuevo FISE.
Decidir y responder a las preocupaciones del SISGA en cuestiones relativas al medio
ambiente.
Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del SISGA.
Recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas externas
(socios, autoridades y administraciones públicas municipales, público en general) en
cuanto a la gestión ambiental. En el SISGA las funciones y responsabilidades
relacionadas con las comunicaciones con la Administración derivadas del cumplimiento
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de obligaciones legales y reglamentarias se establecen en el Manual de Gestión
Ambiental del SISGA y en los procedimientos correspondientes.
4. DEFINICIONES
Comunicación de relevancia ambiental: toda aquella comunicación interna o externa
que esté relacionada con los aspectos ambientales identificados, incluyendo los
consumos de recursos y productos peligrosos y generación y gestión de residuos y/o
vertidos.
5.1. COMUNICACIÓN INTERNA
En los diferentes documentos que conforman el SISGA/Nuevo FISE se definen las vías
para asegurar la comunicación interna tanto a Nivel institucional, como a Nivel de
Proyecto en relación con los aspectos ambientales de nuestras actividades.
5.1.1 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL DEL TERRITORIO
El Comité de Gestión Ambiental debe tener establecidos canales de comunicación
interna que aseguran dicha comunicación entre los diferentes niveles y áreas de la
institución que administran proyectos, en lo que se refiere a los procesos del
SISGA/Nuevo FISE y su eficacia.
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El Permanente Comité de Gestión Ambiental, mediante reuniones periódicas con sus
miembros, según corresponda, es responsable de dar a conocer la Política Ambiental,
los Objetivos, las Metas y la evolución del SISGA/Nuevo FISE a las instancias
territoriales. Estas reuniones tendrán lugar siempre que la Comisión lo considere
oportuno y en cualquier caso, tras las revisiones del sistema, con el fin de comunicar
los resultados y decisiones de carácter general derivadas de dichas actividades.
Con el fin de facilitar la difusión de la Política Ambiental a todo el personal, ésta se
expone de forma permanente en todas las instancias y estructura que coordinan
Proyectos, así como en la Web existente.
5.1.2 COMUNICACIÓN INTERNA A NIVEL CENTRAL
La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones del Nuevo FISE
garantiza que todos los mandos y empleados conozcan, comprendan y cumplan los
requisitos del SGA y conozcan los requisitos ambientales en la realización de sus
trabajos que pudieran afectar al medioambiente.
Con el fin de facilitar la difusión de la Política Ambiental a todo el personal de la
institución y/o partes interesadas externas, ésta se expone de forma permanente en
todo el Centro, comunicaciones personales a los trabajadores implicados, cursos de
formación, Web delCentro, etc.
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Los Responsables de las Direcciones, Divisiones, Departamentos, Unidades y Oficinas
son los encargados de la difusión de la información referente a los criterios operativos,
los aspectos ambientales de la organización y la necesidad de un correcto
comportamiento hacia la mejora ambiental de nuestras actividades.
Las inquietudes del personal en cuanto al comportamiento ambiental de la institución
deberán ser recogidas y puestas en conocimiento de la UGA de la institución por los
responsables implicados. Deberá existir un canal a su disposición a través de dirección
de correo facilitado en Página Web.
5.2. COMUNICACIONES DE LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS
En el presente apartado se define los aspectos operativos para recibir, documentar y
responder alas comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
Las Comunicaciones Ambientales de partes interesadas externas (socios, alcaldías,
usuarios, organismos, etc.) deberán ser tramitadas a través del Sistema establecido
para la Atención al Público disponibles en los Servicios de Atención al Usuario o de
cualquier otra forma, como ejemplo: carta a la Dirección, Gerencia, documento
registrado,…
Se consideran relevantes todas las comunicaciones de carácter ambiental recibidas por
la institución.
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Las respuestas a dichas comunicaciones deberán ser siempre documentadas y
registradas por el responsable de la Unidad de Gestión Ambiental. Así, el Nuevo FISE
llevará un registro de tales cuestiones, según el modelo definido en el Anexo I, donde
dejará constancia del motivo de la consulta o queja, así como la decisión y contenido
de la respuesta.
Las diferentes instancias de la institución que conforman el Comité de Gestión
Ambiental deberán difundir la Política Ambiental y el resto de información relativa al
SISGA/Nuevo FISE mediante cualquiera de los siguientes canales:comunicación
directa, disposición en página Web, participación en foros del sector de agua y
saneamiento,
publicación
de
artículos en
revistas profesionales,
medios de
comunicación, etc.Cualquier comunicación externa relacionada con el cumplimiento de
algún requisito legal de carácter ambiental será comunicada por el Responsable de la
UGA de la institución Nuevo FISE para su estudio y respuesta.
6. HISTÓRICO DE EDICIONES
N° Edición
Fecha
Resumen de Cambios / Capítulos afectados
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7. Anexos
Anexo I.
Registro de Comunicaciones Ambientales Externas
Fecha de la Comunicación: __/__/_____
Fecha de la acción que origina la comunicación: __/__/_____
Datos de la persona o entidad que hace la comunicación.
Nombre:
Cargo:
Dirección:
Servicio a través del que se recibe la Comunicación
Nombre:
Entidad:
Tel:
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Dirección u Oficina:_________________________________________________________
Descripción de la comunicación:
Causas:

ruidos

olores

residuos

vertidos

emisiones
 Otras ___________________________________________________________________
Acción Inmediata Realizada:
Comunicado a:
Genera No Conformidad

Sí, Nº:__________
 NO