Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de 1. OBJETO

Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
1. OBJETO
Este documento establece las pautas y recomendaciones que deben seguir los
proveedores de bienes y/o servicios, para realizar el trámite de inscripción o
renovación de inscripción en el registro único de proveedores de bienes y
servicios de Promigas S.A. E.S.P.
2. ALCANCE
Aplica a todas las firmas que deban inscribirse o renovar su inscripción en el
registro único de proveedores, para suministrar bienes y/o servicios a
PROMIGAS S.A. E.S.P., el Laboratorio de Metrología y las entidades a las que
se presta soporte administrativo y/o técnico.
3. DEFINICIONES
Especialidad: Actividad macro que agrupa una serie de bienes o servicios.
Sub-especialidad: Bienes o servicios específicos relacionados con una
especialidad.
SMMLV: Salarios mínimos mensuales legales vigentes.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. CLASIFICACIÓN
El Registro Único de Proveedores se encuentra estructurado mediante la
siguiente clasificación:
Proveedores de Bienes
1.
2.
Proveedores Bienes del Negocio
Proveedores Bienes Generales
Proveedores de Servicios
1.
2.
3.
4.
5.
Proveedores Servicios de Construcción
Proveedores Servicios de Mantenimiento
Proveedores de Servicios Técnicos
Proveedores de Servicios Generales
Proveedores Consultores
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
1 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
4.1.1. Proveedores Bienes del Negocio.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades relacionadas con
aquellos bienes que afectan directamente la calidad de los servicios prestados
por Promigas S.A. E.S.P. a sus clientes. Dichas especialidades y sus
respectivas sub-especialidades son:
1. VAL_PRBN: Válvulas y/o repuestos para válvulas
Sub-especialidades: Válvulas de tapón, de cheque, de aguja, de globo,
esféricas, de compuerta, de seguridad, de control y reguladoras.
1.
ACT_PRBN: Actuadores para válvulas y repuestos para actuadores
Sub-especialidades: Actuadores y repuestos para los mismos en las siguientes
marcas: Bettis, Shafer y otras marcas.
2. TUA_PRBN: Tuberías de acero
Sub-especialidades: De acero al carbón desnuda con costura, de acero al
carbón desnuda sin costura, de acero al carbón recubierta con costura, de
acero al carbón recubierta sin costura.
3. TOM_PRBN: Tuberías otros materiales
Sub-especialidades: Galvanizadas, galvanizadas conduit, plásticas
MRT_PRBN: Materiales para recubrimiento de tuberías y elementos
enterrados
Sub-especialidades: Cintas internas y externas, ceras, esmaltes o similares,
imprimantes, cintas adhesivas, resinas para recubrimiento de juntas, mangos
termoencogibles, otros materiales para recubrimiento de estructuras y
elementos enterrados.
4. ACC_PRBN: Accesorios en acero al carbón para tubería
Sub-especialidades: Bridas, codos, tees, reducciones, caps, weld-o-let,
sweepolet, weld-saddle, uniones simples, uniones universales, niples, tapones,
otros accesorios en acero al carbón.
AAI_PRBN: Accesorios en acero inoxidable
Sub-especialidades: Racores, uniones, tees, cruces, dielectric fitting, tubing,
manifold, otros accesorios en acero inoxidable.
ELT_PRBN: Equipos/Accesorios para limpieza de tuberías y trabajos en
caliente
Sub-especialidades: Marranos, copas, cepillos, trampas para marranos,
indicadores paso de marranos, tapas para trampa, fittings especiales, tapping
machines, pluggins/repuestos y accesorios.
EPC_PRBN: Equipos y/o elementos para protección catódica
Sub-especialidades: Rectificadores y repuestos, termogeneradores y
repuestos, equipos/elementos para monitoreo y control, diodos, fundente y/o
soldadura, moldes y resinas, cupones, electrodos, ánodos.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
2 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
EML_PRBN: Empaques y láminas
Sub-especialidades: empaques de asbesto, empaques de teflón, empaques
metálicos, empaques espirometálicos, empaques de caucho, empaques buna,
empaques micarta, empaques de neopreno, kits de aislamiento eléctrico,
láminas de asbesto grafitado, láminas de neopreno.
INQ_PRBN: Insumos químicos
Sub-especialidades: Trietilene glicol, odorizantes y enmascaradores, insumos
químicos para laboratorio, otros insumos químicos.
EIM_PRBN: Equipos/Instrumentos para medición y sus accesorios
Sub-especialidades: Tubos de medición sus repuestos/accesorios, medidores
ultrasónicos y accesorios, medidores tipo turbina sus repuestos/accesorios,
medidores de flujo másico, interruptores, transmisores y transductores de
presión, interruptores, transmisores y transductores de temperatura, contadores
sus repuestos/accesorios, computadores de flujo y accesorios, manómetros,
termómetros,
termopozos,
calibradores,
controladores,
reguladores,
registradores, higrómetro sus repuestos/accesorios, unidad terminal remota
(RTU), sensores de presión y temperatura (RTD).
EIL_PRBN: Equipos/Instrumentos para laboratorio
Sub-especialidades: Higrómetro, medidor de punto de rocío, medidor de p.h.,
cromatógrafo, medidor de humedad relativa, balanzas de precisión, otros
equipos/instrumentos para laboratorio.
EQC_PRBN: Equipos para comunicación y sus accesorios
Sub-especialidades: Equipos para radiocomunicación sus repuestos y
accesorios, antenas, baterías y cargadores, estaciones repetidoras, torres
metálicas para antenas, monitores de frecuencia, osciloscopio, equipos de
prueba, equipos para calibración, equipos para sistema scada.
EEE_PRBN: Equipos Eléctricos/Electrónicos
Sub-especialidades: UPS, fuentes de potencia, plantas eléctricas y repuestos,
tableros de control y repuestos, voltímetros, amperímetros, estabilizadores de
voltaje, frecuencímetro, multímetro, vatímetro, GPS, medidor de espesores,
motores eléctricos/electrónicos y repuestos, interruptores electrónicos.
ESI_PRBN: Equipos/Elementos para seguridad industrial
Sub-especialidades: Sistemas contra incendio, extintores, sonómetro,
luxometro, detectores de fuga de gas, explosimetro, mangueras contra
incendio, impermeables, gabinetes, sistemas de detección y alarmas, cascos,
gafas, guantes, caretas y/o máscaras, mascarillas, respiradores, protectores
auditivos, otros elementos de seguridad industrial.
EHT_PRBN: Equipos/Repuestos y herramientas para taller de
mantenimiento
Sub-especialidades: Maquina soldadora sus repuestos y accesorios, equipos
de corte/biselado y repuestos, equipos para alineación de tubería, repuestos
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
3 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
caterpillar, compresores de aire, rodamientos, bombas/motobombas y
repuestos, hidrolavadora, engrasadora, herramientas eléctricas, herramientas
manuales, herramientas neumáticas.
ARM_PRBN: Accesorios/Repuestos misceláneos
Sub-especialidades: Mangueras hidráulicas e industriales, correas, acoples,
adaptadores, abrazaderas, sellos, racores.
SOL_PRBN: Soldaduras
Sub-especialidades: Soldaduras en general, materiales para aplicación de
soldaduras.
ECG_PRBN: Equipos/Repuestos compresión de gas
Sub-especilidades: Compresores/Motocompresores y
turbocompresores y sus repuestos.
sus
repuestos,
EEG_PRBN: Equipos/Repuestos para estaciones de GNV
Sub-especialidades: Compresores/Dispensadores y sus repuestos.
ERC_PRBN: Equipos/Repuestos para conversiones a GNV
Sub-especialidades: Kits de conversión, válvulas, conectores, cilindros, otros
equipos/repuestos para conversiones.
ESE_PRBN: Equipos/Accesorios para sistematización de estaciones GNV
Sub-especialidades: Todos los equipos/accesorios para sistematizar estaciones
de GNV.
GIN_PRBN: Gases industriales
Sub-especialidades: Oxígeno, nitrógeno, acetileno, otros gases industriales.
FIN_PRBN: Filtración industrial
Sub-especialidades: filtros de alta/baja presión, elementos filtrantes, filtros
separadores, placas filtrantes, filtros para maquinaria pesada, filtros especiales.
BAT_PRBN: Baterías especiales
Sub-especialidades: Baterías estacionarias, baterías para telecomunicaciones,
baterías industriales.
4.1.2. Proveedores de Bienes Generales.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades relacionadas con
aquellos bienes que no afectan directamente la calidad de los servicios
prestados por Promigas S.A. E.S.P. a sus clientes. Dichas especialidades y sus
respectivas sub-especialidades son:
MAO_PBGE: Muebles/Accesorios para oficina
Sub-especialidades: Muebles de madera, muebles metálicos, sillas en general,
divisiones modulares, escritorios, vidriería, archivadores, estanterías.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
4 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
EQO_PBGE: Equipos para oficina
Sub-especialidades: Centrales telefónicas, teléfonos, fax, fotocopiadoras,
calculadoras, equipos audiovisuales, equipos para microfilmación de
documentos, equipos para digitalización de documentos.
EIC_PBGE: Equipos/Insumos para cómputo
Sub-especialidades: Servidores/Computadores y sus repuestos, impresoras,
escáners, software, licencias, insumos para equipos de cómputo, insumos para
equipos de fotocopiado/fax.
SEL_PBGE: Equipos/Accesorios para seguridad electrónica
Sub-especialidades: Cámaras para monitoreo visual, circuito cerrado de t.v.,
sensores, videograbadoras, tarjetas lectoras, alarmas, multiflectores.
INE_PBGE: Insumos eléctricos
Sub-especialidades: Alambres y cables, interruptores, tomacorrientes,
Breakers, alambres y cables especiales, bombillería, luminarias, lámparas
fluorescentes, reflectores, balastos, cortacircuitos, pararrayos, aisladores,
transformadores, otros materiales/insumos eléctricos.
AFG_PBGE: Artículos de ferretería general
Sub-especialidades: Pinturas industriales, pinturas domésticas, catalizadores,
accesorios para aplicación de pinturas, lijas, disolventes (thiner, varsol etc.),
tortillería, espárragos, hierros, alambres y similares, impermeabilizantes,
sellantes, aditivos, otros artículos de ferretería general.
INL_PBGE: Insumos para lubricación
Sub-especialidades: Grasas y lubricantes industriales, grasas y lubricantes
para maquinaria pesada, grasas y lubricantes especiales, otros insumos para
lubricación.
PUO_PBGE: Papelería/Útiles para oficina
Sub-especialidades: Papelería general, papelería preimpresa, libros, revistas y
similares, carpetas, folders, artículos/útiles de oficina.
APG_PBGE: Artículos publicitarios y/o gráficos
Sub-especialidades: Pendones, pasacalles, vallas, afiches, calcomanías,
artículos/materiales publicitarios y promocionales, folletos, artes gráficas.
DOP_PBGE: Dotación personal
Sub-especialidades: Uniformes de trabajo, calzado/botas.
ACA_PBGE: Aseo y cafetería
Sub-especialidades: Artículos/Elementos para aseo, Artículos/Elementos para
cafetería.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
5 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
4.1.3. Proveedores Servicios de Construcción.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades que requieren
actividades de construcción. Dichas especialidades y sus respectivas subespecialidades son:
CGA_CONS: Construcción infraestructura de gas en acero
Sub-especialidades: Topografía, apertura derecho de vía, tendido de tubería,
apertura de zanja, bajado y tapado, pruebas de presión, fabricación y montaje
de estaciones de gas, construcción sistemas de protección catódica,
construcción obras de geotecnia, construcción de obras especiales-cruces
especiales, elaboración de planos as-built, lastrado de tuberías, señalización.
OPA_CONS: Protección ambiental
Sub-especialidades: Obras de protección geotécnica, inspección derecho de
vía, revegetalización o formación de cobertura vegetal, seguimiento y/o
evaluación de cuerpos de agua, manejo y control ambiental,
disposición/manejo de residuos (sólidos y líquidos), dragado de cuerpos de
agua.
OHS_CONS: Obras hidráulicas y sanitarias
Sub-especialidades: Redes de agua y alcantarillado, estaciones de bombeo,
plantas de tratamiento, construcción/mantenimiento de pozos sépticos y
campos de filtración, rellenos sanitarios, pozos profundos, tanques de
almacenamiento.
COC_CONS: Construcción de obras civiles
Sub-especialidades: Construcción de estructuras en concreto, construcción de
edificaciones, construcción de estructuras combinadas (utilización de diferentes
materiales de construcción), redes hidráulicas para edificaciones, cerramientos
en cercas, mallas y otros, pavimentos rígidos y flexibles, remodelación y
conservación de edificaciones, movimientos de tierra, obras complementarias
de infraestructura civil (obras de arte), obras de urbanismo, paisajismo y
complementarias, instalaciones interiores para edificaciones, estructuras en
madera.
COE_CONS: Obras eléctricas
Sub-especialidades: Construcción sistemas de puesta a tierra, instalación de
protecciones eléctricas, acometidas en alto, medio y bajo voltaje, construcción
y montaje de subestaciones eléctricas, instalación bancos de baterías,
instalación sistemas fotovoltaicos, redes eléctricas para edificaciones, redes y
sistemas de alumbrado.
CEM_CONS: Estructuras metálicas
Sub-especialidades: Construcción, montaje y mantenimiento de canopis, vigas
prefabricadas, edificaciones industriales en estructuras metálicas, construcción
y montaje de cerchas, construcción y montaje de plataformas y compuertas,
mantenimiento de estructuras metálicas en general.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
6 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
ISC_CONS: Instalación de sistemas/equipos para comunicación
Sub-especialidades: Instalación de sistema scada, instalación del sistema único
de información (gnc), sistemas de comunicación satelital, sistemas de telefonía,
instalación de equipos/sistema para transmisión de voz, redes de transmisión
de datos informáticos.
IMI_CONS: Montajes industriales
Sub-especialidades: Montaje equipos de compresión, montaje equipos de
despacho
GNV,
planta
deshidratadora
de
gas
(planta
glicol),
montaje/instalación de válvulas, montaje líneas de succión y descarga de
compresores, by pass en estaciones, recipientes a presión (filtros, separadores
etc.), montaje de sistemas contra incendio, montaje sistemas de
instrumentación
y
control,
montajes
electromecánicos
y
obras
complementarias, montaje sistemas de seguridad industrial.
4.1.4. Proveedores Servicios de Mantenimiento.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades que
corresponden a actividades de mantenimiento, cualquiera que sea su
naturaleza. Dichas especialidades y sus respectivas sub-especialidades son:
MGA_MTTO: Mantenimiento infraestructura de gas
Sub-especialidades: Aplicación de recubrimiento para tuberías y accesorios,
fabricación/instalación de refuerzos mecánicos, profundizaciones de tubería,
construcción de obras de protección geotécnica, inspección y mantenimiento
de estaciones y city gate, limpieza del derecho de vía, inspección de zonas
urbanas, recorridos del derecho de vía y detección de fugas, inspección y
mantenimiento de tramos aéreos, inspección y mantenimiento de registros hot
tap, inspección y mantenimiento de trampas.
MEG_MTTO: Mantenimiento equipos infraestructura de gas
Sub-especialidades: Inspección y mantenimiento de equipos EDS,
mantenimiento equipos de medición, mantenimiento equipos electromecánicos,
mantenimiento equipos y sistemas mecánicos, mantenimiento planta
deshidratadora de gas (planta glicol), mantenimiento equipos de medición de
gas,
inspección
y
mantenimiento
válvulas
de
bloqueo,
calibración/mantenimiento
de
actuadores,
calibración/mantenimiento
computadores de flujo, calibración/mantenimiento válvulas de seguridad,
inspección de sistema de regulación, mantenimiento de rectificadores.
MCD_MTTO: Mantenimiento equipos de compresión y despacho
Sub-especialidades:
Inspección/mantenimiento
de
compresores,
inspección/mantenimiento
de
turbocompresores,
mantenimiento
surtidores/dispensadores GNV.
MEE_MTTO: Mantenimiento de equipos eléctricos
Sub-especialidades: Mantenimiento de plantas eléctricas, mantenimiento de
generadores, mantenimiento de transformadores, mantenimiento de
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
7 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
subestaciones, mantenimiento torres y sistemas de alumbrado, mantenimiento
banco de baterías, mantenimiento de UPS.
MEC_MTTO: Mantenimiento de equipos para comunicación
Sub-especialidades: Mantenimiento equipos sistema radio de voz,
mantenimiento equipos sistema scada, mantenimiento otros equipos/sistema
de comunicación.
MOC_MTTO: Mantenimiento de obras civiles
Sub-especialidades: Mantenimiento de edificaciones, mantenimiento de
estructuras en concreto, pintura de instalaciones, reparaciones locativas,
mantenimiento de instalaciones hidrosanitarias.
MIE_MTTO: Mantenimiento de instalaciones eléctricas
Sub-especialidades: Mantenimiento de redes eléctricas para edificaciones,
mantenimiento de sistemas eléctricos en general.
MSI_MTTO: Mantenimiento equipos/sistemas contra incendio
Sub-especialidades: Mantenimiento/recargue de extintores, mantenimiento de
gabinetes, mantenimiento de alarmas y sistemas de detección, mantenimiento
sistemas contra incendio.
MMP_MTTO: Mantenimiento de maquinaria pesada
Sub-especialidades: Mantenimiento a retroexcavadora, mantenimiento a side
boom, mantenimiento otros equipos/maquinaria pesada.
MSF_MTTO: Mantenimiento equipos de sistemas, fotocopiado y
audiovisuales
Sub-especialidades: Mantenimiento equipos de computo, mantenimiento
equipos y sistemas de telefonía, mantenimiento maquinas de fotocopiado,
mantenimiento equipos audiovisuales.
MMO_MTTO: Mantenimiento de muebles y equipos de oficina
Mantenimiento muebles y accesorios de oficina, mantenimiento de
archivadores, mantenimiento de estanterías metálicas, mantenimiento
equipos/sistemas de aire acondicionado.
MIM_MTTO: Mantenimiento instrumentos de medición
Sub-especialidades: Mantenimiento/Reparación instrumentos de medición en
general.
4.1.5. Proveedores de Servicios Técnicos.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades que por su
naturaleza, requieren cierto tipo de tecnología específica u orientación
exclusiva hacia las actividades desarrolladas. Dichas especialidades y sus
respectivas sub-especialidades son:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
8 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
SPB_TNCO: Servicios de publicidad
Sub-especialidades: Diseño y/o producción publicitaria, diagramación,
publicidad en medios masivos de comunicación, merchandising, labor de apoyo
publicitario, diseño de avisos publicitarios, campañas publicitarias.
SIN_TNCO: Servicios de tecnología informática
Sub-especialidades: Diseño, desarrollo y/o implantación de software,
mantenimiento de software, servicios de transmisión de datos, servicios de
cableado de redes informáticas.
SFM_TNCO: Filmación y/o microfilmación
Sub-especialidades: Filmaciones en general, digitalización y/o microfilmación
de documentos.
SOP_TNCO: Operadores logísticos de carga
Sube-especialidades: Agentes de carga, transporte de carga internacional,
servicios de aduana, bodegaje y/o almacenaje de carga.
SPU_TNCO: Servicios públicos
Sub-especialidades: Suministro de energía, suministro de gas natural.
SSE_TNCO: Servicios de seguridad
Sub-especialidades: Vigilancia de instalaciones, vigilancia residencial, vigilancia
infraestructura de gasoducto, servicio de protección a personas, seguridad
electrónica.
SRT_TNCO: Revestimiento de tubería en planta
Sub-especialidades: Revestimiento de tubería
SCI_TNCO: Calibración instrumentos de medición
Sub-especialidades: Calibración instrumentos de medición en general.
SEP_TNCO: Elaboración de planos
Sub-especialidades: Elaboración de planos y levantamiento de estaciones,
digitalización de planos.
4.1.6. Proveedores de Servicios Generales.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades que no tienen
incidencia directa con los servicios prestados por Promigas S.A. E.S.P. a sus
clientes. Dichas especialidades y sus respectivas sub-especialidades son:
TTC_GRLS: Transporte terrestre de carga
Sub-especialidades: Transporte de tubería y accesorios para tubería,
transporte equipos de compresión y surtidores, transporte de equipos
especiales, transporte de maquinaria pesada, transporte otros tipos de carga.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
9 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
TTP_GRLS: Transporte terrestre de personal
Sub-especialidades: movilización de personal en área urbana, movilización de
personal en área rural, movilización de personal entre ciudades.
TCV_GRLS: Transporte de correspondencia y/o valores
Sub-especialidades: Envío de correspondencia, encomiendas y/o paquetes,
transporte de dinero, títulos valores, valores comerciales etc.
ACF_GRLS: Arriendo equipos de computo, fotocopiado y audiovisuales
Sub-especialidades: Equipos de computo, proyectores en general, video beam,
fotocopiadoras, maquina copiadora de planos.
AVM_GRLS: Arriendo de vehículos, equipos y maquinaria
Sub-especialidades: Vehículos en general, grúas, montacargas, equipos
especiales para transporte terrestre, maquinaria pesada, otros vehículos y/o
maquinaria.
SFG_GRLS: Señalización de infraestructura física y de gasoductos
Sub-especialidades: Avisos de seguridad, avisos de precaución, avisos de
carretera gnc, avisos informativos, señalización de edificaciones, demarcación
de pavimentos, mantenimiento de avisos en general.
4.1.7. Proveedores Consultores.
En este subgrupo se encuentran definidas las especialidades específicas de
consultoría y/o asesoría. Dichas especialidades y sus respectivas subespecialidades son:
DOC_CSUL: Diseño de obras civiles
Sub-especialidades: Diseños hidrosanitarios, diseños geotécnicos, diseños
arquitectónicos, diseños estructurales, diseños hidráulicos, diseños obras
complementarias de infraestructura civil (obras de arte), pavimentos y vías.
DGA_CSUL: Diseño infraestructura de gas
Sub-especialidades: Diseño de tuberías y estaciones en acero, diseño de
tuberías y estaciones en polietileno, diseño de estaciones compresoras, diseño
de estaciones de filtración, regulación y medición de gas.
DIE_CSUL:Diseños eléctricos
Sub-especialidades: Acometidas en alto, medio y bajo voltaje, montaje de
subestaciones eléctricas, sistemas de puesta a tierra, redes eléctricas para
edificaciones, redes y sistemas de alumbrado.
DEA_CSUL: Diseños y/o estudios ambientales
Sub-especialidades: Diseño de medios de protección ambiental, diseño de
sistemas de tratamiento y disposición de desechos (sólidos y líquidos),
asesoría en gestión ambiental, planes de contingencia, interventoría ambiental,
estudios de impacto ambiental y control de contaminación.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
10 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
DEM_CSUL: Diseño de estructuras metálicas
Sub-especialidades: Diseño de estructuras metálicas en general
CGT_CSUL: Cartografía, georreferenciación y topografía
Sub-especialidades: Aerofotografía, cartografía, imágenes satelitales, estudios
de clase de localidad, desarrollo de sistemas de información geográfica,
topografía y levantamiento con GPS.
ESG_CSUL: Estudios geotécnicos
Sub-especialidades: Diseño obras de protección geotécnica, sondeos y análisis
de suelos.
ECI_CSUL: Estudios control de corrosión e integridad
Sub-especialidades: Evaluación de estado de tubería (ili,ondas guíadas),
control de corrosión interna, evaluación del recubrimiento, toma de potenciales
on-off, inspecciones cips, evaluación de defectos en la tubería, diseño sistemas
de protección catódica, evaluación de sistemas de protección catódica.
END_CSUL: Ensayos no destructivos
Sub-especialidades: gammagrafía (rx),
partículas magnéticas.
tintas
penetrantes,
ultrasonido,
ENL_CSUL: Ensayos de laboratorio
Sub-especialidades: Ensayos fisicoquímicos, ensayos microbiológicos, ensayos
mecánicos en general.
EMP_CSUL: Estudios de mercadeo y publicidad
Sub-especialidades: Asesoría y consultoría en marketing, investigaciones de
marketing, encuestas en general.
ASC_CSUL: Asesoría y/o diseño en sistemas de comunicaciones
Sub-especialidades: Asesoría/diseño de sistemas para transmisión de datos
informáticos, asesoría/diseño sistemas de telefonía, asesoría/diseño sistema
scada, diseños sistemas transmisión de voz.
AAC_CSUL: Asesoría en automatización y control
Sub-especialidades: Lógicas de control de estaciones, automatización y control
de proceso.
AGF_CSUL: Asesoría en gestión financiera
Sub-especialidades: Asesoría contable, asesoría tributaria, asesoría financiera,
auditoría contable y financiera.
ASL_CSUL: Asesoría legal
Sub-especialidades: Asesoría jurídica, asesoría comercial, asesoría laboral,
asesoría en comercio internacional.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
11 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
ASA_CSUL: Asesoría administrativa
Sub-especialidades: Auditoría de gestión, asesoría en aseguramiento de
calidad, fiscalización y/o auditoría de procesos productivos en planta, auditoría
de calidad, revisoría fiscal.
ATA_CSUL: Asesoría en gestión de tierras y avalúos
Sub-especialidades: Servidumbre, indemnizaciones, negociación de tierras,
atención permanente a manejo de tierras, avalúos, peritazgos.
ASM_CSUL: Asesoría en metrología
Sub-especialidades: Asesoría en aseguramiento metrológico.
ASI_CSUL: Asesoría en informática
Sub-especialidades: Asesoría en hardware, asesoría en software, asesoría en
seguridad informática, asesoría en continuidad de negocio (planes de
contingencia), asesoría en redes de informática.
ASS_CSUL: Asesoría en gestión de salud ocupacional y seguridad
industrial
Sub-especialidades: Planes de contingencia, análisis de riesgos, asesoría en
medicina del trabajo, asesoría en seguridad e higiene industrial.
IGA_CSUL: Interventoría en gasoductos
Sub-especialidades: Construcción infraestructura de transporte de gas,
mantenimiento infraestructura de transporte de gas.
ICE_CSUL: Interventoría obras civiles y/o eléctricas
Sub-especialidades: Construcción de obras civiles, construcción de obras e
instalaciones eléctricas.
4.2. ASPECTOS GENERALES SOBRE LA INSCRIPCIÓN INICIAL O
RENOVACIÓN DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE
PROVEEDORES
La inscripción inicial o renovación de inscripción en el Registro Único de
Proveedores, le brinda al proveedor o contratista, la oportunidad de ser
seleccionado en la convocatoria a procesos licitatorios, o ser contratado
directamente para suministrar bienes y/o servicios ya sea a través de órdenes
de compra, ofertas mercantiles o contratos con PROMIGAS S.A. E.S.P. y las
entidades a las que presta soporte administrativo y/o técnico.
PROMIGAS S.A. E.S.P. no inscribe consorcios o uniones temporales en su
Registro Único de Proveedores de Bienes y Servicios.
La inscripción o renovación de inscripción en el registro, tiene vigencia por un
periodo de dos (2) años. Para cumplir con el trámite de inscripción o renovación
de la misma, el proveedor debe diligenciar los formatos diseñados para el
efecto. PROMIGAS S.A. E.S.P., se reserva el derecho de verificar la
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
12 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
información sometida a su consideración y revisar los documentos que
respaldan esta información, con la finalidad de comprobar y confrontar los
datos suministrados por las firmas proveedoras. La fecha de esta verificación
se le avisa al proveedor con una (1) semana de anticipación. Si en el
transcurso de esta labor de verificación se comprueba falsedad, omisión o
inexactitud, se procede a devolver la información existiendo la posibilidad de
rechazar la inscripción o cancelarla si la firma se encuentra inscrita.
El Proveedor está en la obligación de actualizar cualquier información que
pueda modificar los datos consignados inicialmente en los formatos, como por
ejemplo: Cambio de razón social, modificación de escrituras de constitución,
cambio de domicilio, cambio en los números telefónicos, cambio de contacto,
correo electrónico entre otros.
4.2.1. Renovación de la inscripción.
PROMIGAS S.A. E.S.P. se reserva el derecho de renovar o no la inscripción a
las firmas que ésta determine, para lo cual, le solicita al proveedor la
información que a su juicio considere pertinente, una vez se ha vencido dicha
inscripción.
4.2.2. Información financiera.
La información financiera requerida, debe tomarse de los balances
correspondientes al último año contablemente terminado. Si por alguna
condición especial los estados financieros de la firma se generan en moneda
extranjera, los valores de los rubros solicitados en el formato de información
financiera (FA-103), deben registrarse en moneda nacional, para ello, utilizará
la tasa representativa del mercado vigente para esa moneda en la fecha de
corte de los balances.
La firma que en la fecha de solicitud de inscripción no tenga un (1) año de estar
constituida, tomará la información de los balances correspondientes al tiempo
de existencia.
4.2.3. Reporte de experiencia y clasificación.
Para efectos de acreditar experiencia en una especialidad, el proveedor o
contratista tendrá en cuenta los contratos u órdenes de compra ejecutados
durante los últimos cinco (5) años contablemente terminados, y los que se
encuentre ejecutando en la actualidad. Se recomienda utilizar para dicha
acreditación, los contratos u órdenes que representen mayor experiencia
técnica y económica.
Por cada especialidad seleccionada, solo se puede incluir un máximo de diez
(10) contratos u órdenes de compra directamente relacionados con la
especialidad. Lo anterior, no significa que necesariamente deben ser diez.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
13 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Si para acreditar experiencia va a incluir contratos u órdenes de compra
negociados en moneda extranjera, deberá convertir dichos valores a moneda
nacional, utilizando la tasa representativa del mercado vigente para esa
moneda en la fecha de cumplimiento del contrato u orden.
Si selecciona una o varias especialidades y no reporta experiencia, estas no se
tendrán en cuenta para la clasificación, es decir, no quedará registrado en esas
especialidades. Por lo tanto, se recomienda seleccionar únicamente aquellas
especialidades en las que pueda acreditar experiencia.
PROMIGAS S.A. E.S.P., se reserva el derecho de clasificar al proveedor o
contratista en todas las especialidades que este seleccionó, así haya reportado
experiencia. A su juicio, podrá clasificarlo exclusivamente en aquellas
especialidades donde considere que tiene
mayores oportunidades de
invitación a procesos licitatorios o a ser contratado.
4.2.4. Registro de valores.
En los formatos donde se ingresan cifras ($), estas deben expresarse
únicamente en moneda nacional. Así mismo, dichas cifras se registran en su
valor nominal, es decir, que no pueden abreviarse ni en miles ni millones.
4.2.5. Especialidades para las que se requiere inscripción en el Registro
Único de Contratistas del Consejo Colombiano de Seguridad (RUC).
Los proveedores que presten servicios en actividades con riesgos o impactos
significativos y que pueden afectar el desempeño ambiental o de seguridad y
salud ocupacional de la empresa, deberán cumplir al menos uno de los
siguientes requisitos:
-
Presentar el certificado RUC emitido por el Consejo Colombiano de
Seguridad donde se especifique su vigencia y puntaje obtenido, el cual
no podrá ser menor al 70% global.
-
Presentar el certificado vigente otorgado por una institución legalmente
constituida para su Sistema de Gestión HSE o Sistema de Gestión
Seguridad y Salud Ocupacional.
En el cuadro siguiente, se detallan las especialidades relacionadas con
servicios significativos:
Código especialidad
CGA_CONS
COC_CONS
COE_CONS
CEM_CONS
IMI_CONS
OHS_CONS
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
Descripción
Construcción infraestructura de gas en acero
Construcción de obras civiles
Obras eléctricas
Construcción de estructuras metálicas
Montajes industriales
Obras hidráulicas y sanitarias
14 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
OPA_CONS
MEE_MTTO
MEG_MTTO
MGA_MTTO
MIE_MTTO
MIM_MTTO
MOC_MTTO
SRT_TNCO
Obras de protección ambiental
Mantenimiento de equipos eléctricos
Mantenimiento equipos infraestructura de gas
Mantenimiento infraestructura de gas
Mantenimiento de instalaciones eléctricas
Mantenimiento instrumentos de medición
Mantenimiento de obras civiles
Revestimiento de tubería en planta
Si al momento de diligenciar la inscripción ante Promigas S.A., el proveedor no
se encuentra registrado en el RUC o no posee certificación en Sistema de
Gestión HSE o Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional, la
clasificación en estas especialidades quedará sujeta a la demostración
mediante documento oficial de que la firma cumple con alguno de los requisitos
indicados anteriormente.
4.2.6. Documentación e información que debe remitirse a Promigas S.A.
E.S.P. y medios de envío.

Los tres (3) formatos debidamente diligenciados.

Carta de solicitud de inscripción o de renovación de inscripción, según el
caso, firmada por el representante legal.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

Certificado de existencia y representación legal expedido recientemente,
máximo treinta (30) días.

Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario).

Certificación bancaria en original expedida por el banco, donde conste:
Titular de la cuenta, Nit o No. de Cedula, Número de la cuenta, Tipo de cuenta
(Ahorros o Corriente).Esta certificación deberá estar firmada por el funcionario
autorizado del banco y su vigencia no podrá ser mayor a 30 días.

Fotocopia de las certificaciones de los Sistemas de Gestión (Gestión de
calidad, Gestión ambiental y Gestión de seguridad y salud ocupacional). Solo
para las firmas que están certificadas en cualquiera de estos Sistemas.

Certificación firmada por contador público titulado o revisor fiscal, donde
se especifique que la información contable registrada en el formato FA-103
corresponde con la que aparece en los estados financieros del último año
contablemente terminado o del tiempo de existencia si es menor a un año.

Fotocopia de la certificación del RUC (Consejo colombiano de
Seguridad) donde se acredite inscripción y calificación total obtenida o
fotocopia de certificación en Sistema de Gestión HSE o Sistema de Gestión
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
15 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Seguridad y Salud Ocupacional. Lo anterior, aplica únicamente para las firmas
que se clasifiquen en especialidades relacionadas con servicios significativos.

Los proveedores nacionales que sean representantes de firmas
extranjeras, deben enviar copia de la certificación expedida por la(s)
empresa(s) extranjera(s) que lo acredita(n) como representante.
La información solicitada debe enviarse a través de los siguientes medios:
Los formatos se remitirán únicamente por e-mail a la dirección de correo
electrónico indicada en la comunicación enviada por Promigas. Dichos
formatos deben adjuntarse en un solo correo, no se pueden enviar en correos
individuales.
El resto de información debe remitirse físicamente (impresa) a:
Promigas S.A. E.S.P.
Coordinación de Logística
Registro de proveedores
Calle 66 No. 67-123
Barranquilla-Colombia
4.2.7. Documentos que debe mantener el proveedor o contratista para
verificación de la información.

Copia de los contratos u órdenes de compra que haya utilizado para
acreditar experiencia.

Estados financieros del último año contablemente terminado, certificados
por contador público.

Certificado de inscripción, clasificación y calificación del registro único de
proponentes (RUP), que se encuentre vigente.

Certificados de los Sistemas de Gestión que tenga acreditados.

Copia de la resolución que lo acredita como Grancontribuyente y/o
Autorretenedor, en caso de cumplir con estas características.
Nota: Estos documentos deben permanecer en las dependencias del
proveedor o contratista, en ningún caso se remiten a Promigas S.A. E.S.P.,
salvo que ésta lo solicite.
4.3. REQUERIMIENTOS
FORMATOS
DE
SOFTWARE
PARA
DILIGENCIAR
LOS
Para diligenciar los formatos de inscripción o renovación de inscripción en el
registro de proveedores, es indispensable contar como mínimo con la siguiente
versión de office:

Office 2003 con service pack 2 o versiones superiores
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
16 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Con una versión de office inferior a la mencionada anteriormente, no podrá
diligenciar los formatos.
5. CONTENIDO
5.1. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE
INSCRIPCIÓN O RENOVACIÓN DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO
DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
Para el trámite de inscripción o renovación de la inscripción, se utilizan tres (3)
formatos a saber: Formato de información general, Formato reporte de
experiencia y Formato de información financiera.
Los tres (3) formatos deben grabarse y diligenciarse en la misma carpeta que
haya asignado en el disco duro de su equipo.
Estos formatos incluyen en su diseño macros que son indispensables para el
correcto funcionamiento de los mismos. Si al abrir los archivos no le permite
digitar información en los campos definidos y le aparece un mensaje como el
indicado en la imagen siguiente:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
17 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Es necesario habilitar las macros con el fin de poder diligenciar los datos.
Para ello, se debe dar click en el campo Opciones… con lo cual aparece la
siguiente pantalla:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
18 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Se debe dar click en la opción Habilitar este contenido y Aceptar, de esta
forma quedan disponibles los archivos para registrar información, tal como se
muestra a continuación:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
19 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
A continuación se explica la metodología para diligenciar correctamente los
formatos.
5.1.1. Formato No. 1 Información General (FA-101).
Inicialmente seleccione el campo persona jurídica o persona natural, de
acuerdo con la naturaleza de la firma.
Numeral I, Identificación: Si quien va a inscribirse es una persona jurídica,
debe diligenciar los siguientes campos:

Razón social: Nombre completo de la firma.

Sigla: Sigla que identifica a la firma, si la tiene.

NIT: Número de identificación tributaria. Es importante que el Nit sea
registrado completo, es decir, incluyendo el dígito de verificación. Además, el
registro debe hacerse sin utilizar puntos, espacios ni separación por guiones;
Ejemplo: Si el Nit fuera 800.000.000-1, se debe ingresar 8000000001.
Si se trata de una persona natural, los campos a diligenciar son:

Primer y segundo apellido: Debe registrar sus apellidos.

Nombre(s): Registrar el nombre completo.

Documento de identificación: Seleccionar el campo indicado según el
caso, C.C. (Cédula de ciudadanía) o C.E. (Cédula de extranjería)
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
20 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios

No. del documento de identificación: Ingresar el número de su
documento de identidad. Como dicho número es el que reemplaza al Nit
cuando el proveedor es una persona natural, debe registrarse incluyendo el
dígito de verificación y sin utilizar puntos, espacios ni separación por guiones.

Profesión u oficio: Indique cual es su profesión u oficio.

Tarjeta o registro profesional: Indique el número de la tarjeta o registro
que lo acredita como profesional.

Expedida por: Indique la entidad que expidió la tarjeta o el registro
profesional.
Numeral II, Domicilio principal: Los campos que se deben diligenciar en este
numeral son:

Dirección: Ingrese la dirección comercial de la firma.

Departamento y Municipio: Desplegando el botón
, seleccione
primero el departamento y luego el municipio donde se encuentra ubicado el
domicilio principal de la firma.

Teléfono(s) y Fax: Registre los números correspondientes sin agregar
indicativos. Tampoco utilice espacios, puntos ni separación por guiones entre
dígitos del mismo número telefónico. Solo debe utilizar espacios para separar
números completos, en caso de que registre más de un número telefónico;
Ejemplo: si es un solo número 2000000, si va a registrar más de un número
2000000 2000001.

E-mail: Registre la dirección de correo electrónico, preferiblemente que
sea el correo corporativo, o en su defecto, la del contacto comercial encargado
de atender los requerimientos de cualquiera de nuestras compañías. No se
debe registrar más de un correo electrónico.

Celular: Se debe registrar el número de celular del contacto comercial o
uno corporativo.

Página Web: Registre el website corporativo.

Nombre de contacto: Indique el nombre del funcionario encargado de
atender los requerimientos, en todo lo relacionado con el suministro de bienes
y/o servicios para cualquiera de nuestras compañías.
Numeral III, Contacto en la costa Atlántica: Este debe ser diligenciado
únicamente si la firma que va a inscribirse o renovar inscripción, tiene su
domicilio principal en una ciudad diferente a Barranquilla, pero cuenta con una
sucursal y/o representante en Barranquilla o cualquier ciudad de la Costa
Atlántica, y desea que todos los requerimientos se canalicen a través de este
contacto.
Tener en cuenta que al diligenciar este numeral, serán obviados los datos del
domicilio principal

Los campos correspondientes a dirección, departamento, municipio,
teléfono(s) fax, E-mail y celular deben diligenciarse teniendo en cuenta los
mismos parámetros indicados para estos campos en el numeral II (domicilio
principal).
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
21 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios

Nombre del contacto: Indique el nombre del funcionario que representa a
la firma.
Numeral IV, Tipo de proveedor: Marque el campo correspondiente, de
acuerdo con el objeto social de la firma. Si cuenta con la infraestructura y
experiencia para suministrar bienes y servicios de los que están tipificados en
nuestra estructura de clasificación, marque los dos campos.
Numeral V, Estabilidad de la empresa: Indique los años de existencia de la
firma. Solo números.
Numeral VI, Datos bancarios: La cuenta bancaria que el proveedor o
contratista suministre aquí, será la que se registre en nuestra base de datos
para efecto de los pagos por transferencia electrónica. Por consiguiente, todo
pago originado en razón de la relación comercial, se depositará en dicha
cuenta.
Inicialmente, seleccione la entidad bancaria donde tiene registrada la cuenta.

Tipo de cuenta: Seleccione el tipo de cuenta, de acuerdo con la
naturaleza de la misma.

No. de cuenta: Registre el número, de acuerdo con el tipo de cuenta
seleccionado. Es indispensable, que el número de cuenta sea ingresado sin
utilizar espacios, puntos ni guiones: Ejemplo; si la cuenta fuera 0001-11111110 se debe registrar 000111111110.

Sucursal: Indicar en que sucursal de la entidad bancaria tiene
registrada la cuenta.

Departamento y Municipio: Desplegando el botón
, seleccione
primero el departamento y luego la ciudad donde se encuentra radicada la
cuenta.
Nota: Es importante aclarar que solo es posible seleccionar un tipo de cuenta,
ya sea corriente o de ahorros, no se permite la selección múltiple. Así mismo,
aunque el proveedor o contratista puede tener varias cuentas del mismo tipo,
únicamente registrará una y debe estar a su nombre.
Numeral VII, Capacidad de contratación: Ingrese en cada campo el dato
correspondiente, tomando el valor que aparece en el certificado de inscripción,
clasificación y calificación de la cámara de Comercio (RUP), no utilizar coma(,)
ni punto(.) para indicar miles, utilice únicamente punto para separación de
decimales; Ejemplo: 1250.70. Cabe aclarar, que no es indispensable registrar
valores en los tres (3) campos, diligencie únicamente aquellos para los que
tiene información en el certificado del RUP.
Numeral VIII, Régimen fiscal: Marque la opción correspondiente, de acuerdo
con las característica de la firma.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
22 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Numeral
IX,
Información
tributaria:
Marque
la(s)
opción(es)
correspondiente(s), de acuerdo con las características de la firma.
Adicionalmente, registre el código de actividad del ICA (Solo el número).
Numeral X, Sistema de gestión: Seleccione la opción correspondiente. En
caso de ser positiva su respuesta, indique que Sistemas de Gestión tiene
certificados y bajo que versión.
Nota: Es importante aclarar que la certificación de un Sistema de Gestión, solo
es válida si la otorgó una entidad reconocida.
Numeral XI, Representación de firmas extranjeras: Esta información debe
diligenciarse únicamente si los bienes y/o servicios que suministra la firma
representada, son de interés para Promigas S.A. E.S.P. y las entidades a las
que se presta soporte administrativo y/o técnico. Es requisito indispensable,
adjuntar copia de la certificación expedida por la empresa extranjera, en la cual
se acredita la calidad de representante a la firma que desea inscribirse o
renovar su inscripción.
Numeral XII, Declaración: Se debe registrar nombre y documento de identidad
del representante legal y/o gerente. Al diligenciar y enviar los formatos, se
entiende por parte de Promigas S.A. E.S.P., que el representante legal y/o
gerente general de la firma, conoce detalladamente la información suministrada
y se responsabiliza por los datos consignados en cada uno de los formatos de
inscripción o renovación de inscripción en el registro único de proveedores de
bienes y servicios.
5.1.2. Formato No. 2 Reporte de experiencia (FA-102).
En este formato, se registra la experiencia para cada especialidad en la que el
proveedor o contratista desea ser clasificado.
Por cada especialidad, se debe seleccionar un solo cuadro donde indicará los
contratos u órdenes de compra y los montos aplicables a esa especialidad.
La experiencia se acredita utilizando máximo diez (10) contratos u órdenes por
cada especialidad, es por ello, que el cuadro donde se registra esta información
consta únicamente de diez (10) renglones.
Inicialmente diligencie los siguientes campos:


Razón social o nombre: Registre el nombre de la firma.
Nit o Cédula: Digite el dato correspondiente.
Los cuadros se diligencian de la siguiente manera:
Primero, seleccione el TIPO DE PROVEEDOR. Debe dar click sobre el botón
encerrado en la figura:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
23 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Se despliegan las opciones que puede seleccionar.
Seleccione el tipo de proveedor, de acuerdo con la especialidad para la que va
a acreditar experiencia. Supóngase que seleccionó “PROVEEDORES BIENES
DEL NEGOCIO”.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
24 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Después de seleccionar el tipo de proveedor, desplace la pantalla hacia la
derecha para ubicarse en el cuadro ESPECIALIDAD. Las opciones de
selección se despliegan de la misma forma que se hizo en el cuadro anterior.
Cabe aclarar, que las especialidades que se despliegan corresponden
únicamente con el tipo de proveedor seleccionado.
Utilizando la barra que aparece encerrada en la figura, podrá observar el resto
de especialidades asociadas al tipo de proveedor seleccionado. Escoja la
especialidad correspondiente dando click sobre la misma. Supóngase que
seleccionó “ACCESORIOS EN ACERO INOXIDABLE”.
Después de seleccionar la especialidad, desplace la pantalla hacia la derecha
para ubicarse en el cuadro S.G. CERTIFICADO.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
25 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
Si posee Sistema de Gestión Certificado y el alcance de este aplica para la
especialidad seleccionada, marque SI. Si no lo posee o el alcance no aplica
para la especialidad marque NO.
Seguidamente, desplace la pantalla hacia la derecha para ubicarse en el
cuadro donde acreditará la experiencia. Como se puede observar el cuadro
consta de diez (10) renglones, cada reglón, se utiliza para indicar los datos de
la orden de compra y/o contrato relacionado con la especialidad seleccionada.
La información se ingresa de la siguiente manera:

Orden de compra y/o Contrato No.: Indique el número de la orden de
compra y/o contrato.

Cliente: Nombre de la firma o persona natural a la que se le prestó el
servicio o se le suministró el bien.

Porcentaje (%): Indique en que porcentaje aplica el valor de la orden de
compra y/o contrato para la especialidad (Solo números). Lo anterior, debido a
que una orden de compra o un contrato puede abarcar varias especialidades.

Valor $: Ingrese el monto, de acuerdo con el porcentaje indicado.
Es importante tener en cuenta, que solo se puede utilizar un cuadro por cada
especialidad. No se debe acreditar experiencia para la misma especialidad
utilizando varios cuadros.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
26 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
5.1.3. Formato No. 3 Información financiera (FA-103).
Inicialmente diligencie los siguientes campos:


Razón social o nombre: Registre el nombre de la firma.
Nit o Cédula: Digite el dato correspondiente.
Seguidamente ingrese en cada renglón el valor de las partidas solicitadas. Esta
información debe tomarse de los estados financieros correspondientes al último
año contablemente terminado.
Nota: Los valores deben registrase sin abreviarlos en miles ni millones de
pesos.
5.2. RECOMENDACIONES

Los proveedores o contratistas que deseen inscribirse o renovar la
inscripción en el registro único de proveedores de bienes y servicios, deben
diligenciar cada uno de los formatos entregados y suministrar toda la
información requerida.

Los formatos deben diligenciarse en secuencia numérica.

Los formatos se encuentran protegidos de tal forma que solo permite el
ingreso de información en los campos habilitados para el efecto. No trate de
modificarlos para ingresar datos o información que no se ha solicitado.

No cambie el nombre de los archivos.

Los archivos solo deben modificarse para registrar la información
solicitada, no inserte ni duplique hojas en los archivos originales.

La información requerida debe registrarse únicamente en los formatos
originales de Promigas, no será válida para el registro la información remitida
en formatos o archivos diferentes.

No remita en forma impresa los formatos. Envíe impresos, únicamente
los documentos que se hayan indicado en ésta guía.
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
27 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
6. ANEXOS
ANEXO 1
CARTA MODELO PARA INSCRIPCION
(Lugar y fecha)
Señores
Promigas S.A. E.S.P.
Coordinación de Logística
Calle 66 No. 67 – 123
Barranquilla, Colombia
Asunto: Inscripción inicial
El suscrito actuando en representación de la firma XXXXXXXX,
Solicita la inscripción en el registro único de proveedores de bienes y servicios
de PROMIGAS S.A. E.S.P.
Para ello declaro expresamente que conozco y acepto todas las condiciones
establecidas para el trámite de la inscripción, garantizo la veracidad y exactitud
de todos los documentos remitidos y me comprometo a suministrar la
información adicional que PROMIGAS requiera para la verificación posterior.
Así mismo, admito que cualquier falsedad, omisión o inexactitud que se detecte
en estos documentos, ocasiona la devolución de la información existiendo la
posibilidad de rechazar la inscripción.
Atentamente,
_______________________________________
Firma del representante legal y/o Gerente general
Nombre:
Cargo:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
28 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
.ANEXO 2
.
CARTA MODELO PARA RENOVACIÓN DE INSCRIPCIÓN
.
(Lugar y fecha)
Señores
Promigas S.A. E.S.P.
Coordinación de Logística
Calle 66 No. 67 – 123
Barranquilla, Colombia
Asunto: Renovación de inscripción
El suscrito actuando en representación de la firma XXXXXXXX,
Solicita la renovación de la inscripción en el registro único de proveedores de
bienes y servicios de PROMIGAS S.A. E.S.P.
Garantizo la veracidad y exactitud en todos los documentos remitidos y me
comprometo a suministrar la información adicional que PROMIGAS requiera
para la verificación posterior.
Así mismo, admito que cualquier falsedad, omisión o inexactitud que se detecte
en estos documentos, ocasiona la devolución de la información existiendo la
posibilidad de cancelar la inscripción.
Atentamente,
_______________________________
Firma del representante legal y/o Gerente general
Nombre:
Cargo:
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
29 de 30
Procedimiento para la Inscripción en el Registro Único de
Proveedores de Bienes y Servicios
.ANEXO 3
CONFIRMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Y
CONTADOR DE LA COMPAÑÍA
Los suscritos Representante Legal y contador de la empresa XXXXXXXXX.,
confirmamos que la información incluida en el formato FA-103 (Información
Financiera) remitido por vía electrónica a Promigas S.A. E.S.P., está
adecuadamente soportada en los registros contables de la compañía al (indicar
fecha) y que coincide con los estados financieros que fueron revisados y
aprobados por nosotros, cuyos totales se detallan a continuación:
Activo corriente
Inventario
Activo fijo
Total activo
Pasivo corriente
Pasivo no corriente
Total pasivo
Patrimonio
Ingresos brutos
operacionales
La presente confirmación se expide en (Ciudad-Departamento) a los XX días
del mes de XX de XXXX
Representante Legal
© PROMIGAS S.A. E.S.P.
Contador público
30 de 30