INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO
CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1474 DE 2011
La Secretaria Distrital de Gobierno en cumplimiento del Decreto 651 de 20111 y
en armonía con la Ley 872 de 2003, la entidad modeló su gestión basada en
procesos bajo el estándar de calidad para el sector público NTC - GP 1000
versión 2009, actualmente bajo el liderazgo de la Subsecretaría de Planeación
y Gestión con el apoyo de la Dirección de Planeación y Sistemas están
programando las reuniones que permitan la construcción colectiva de la
plataforma estratégica institucional, con el fin de ajustarla al Plan de Desarrollo
Distrital Bogotá Humana.
Es necesario que se actualicen y ajusten el Manual de Funciones Resolución
313 de 2006, en el mismo sentido ajustar los procedimientos relacionados con
el manejo de bienes, con el propósito de armonizar el sistema integrado de
gestión con la realidad de la estructura organizacional de la SDG.
Se continua dando aplicación al procedimiento establecidos por la circular 05
de 2012 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, para la provisión
definitiva de empleos de carrera y trámite para la provisión transitoria.
Se requiere fortalecer el proceso de las competencias laborales del Talento
Humano de la entidad a través de procesos de inducción a la entidad como el
entrenamiento a los puesto de trabajo, que permita a cada servidor público
contar con las competencias generales y especificas para cada cargo, y
contribuya al cumplimiento de los metas y objetivos dispuestos para cada
proceso.
Es necesario generar en la alta dirección una cultura enfocada tanto a la
gestión del riesgo, como a la mejora continua de los procesos, a fin de
disminuir la incertidumbre frente al cumplimiento de los cometidos misionales y
de apoyo a la gestión.
En el marco de acompañamiento hacia el fortalecimiento de la capacidad de
gestión a nivel local se desarrollaron subcomités de coordinación de los
sistemas de control interno y calidad a nivel local, espacios que permiten un
acercamiento de los procesos enmarcados en el mapa de primer nivel
(direccionamiento y control) con las necesidades a nivel local a través de un
canal de comunicación directa, sin embargo se ha evidenciado que en dichos
I "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Oistrital .SIGO-y la Comisi6n Intersectorial del ·SIGO-, y
se dictan otras disposiciones"
subcomités no se llevan los problemas que afectan el Sistema de Gestión en
las localidades, dado que se observa que se limitan únicamente a desarrollar
algunos de los temas que se establecen como requisito mínimo contenido
como agenda en la Resolución.
Se están programando el ciclo de auditorías internas de calidad como prerequisito para la visita de re-certificación de la Firma Bureau Veritas, lo anterior
teniendo en cuenta que la SDG no cuenta con suficientes auditores internos de
calidad que permitan cubrir la evaluación de los procesos conformados por el
mapa de primer nivel (direccionamiento y control) y mapas de segundo nivel Personas Privadas de la Libertad (Cárcel Distrital), Número Único de Servicio
de Emergencias - NUSE-, y los procesos adelantados en los territorios
(Desarrollo Local) -en las 20 Alcaldías Locales-.
Se continúa con la permanente actualización la documentación que soporta los
diferentes procesos.
Se tienen sistemas de comunicación interna y externa, para dar a conocer tanto
a la ciudadanía como a los servidores públicos los planes, programas y
servicios de la Entidad. Es necesario la adopción oficial de la política de
comunicaciones que abarque tanto las directrices de manejo de las
comunicaciones tanto públicas como organizacionales, de igual forma se hace
necesario identificar la metodología de trabajo especificando los alcances de
los planes, estrategias y actividades de comunicación, esto con el fin de contar
con un parámetro estandarizado mediante el cual las alcaldías locales
unifiquen sus estrategias.
Se ha fortalecido el proceso de servicio de atención a la ciudadanía en la
administración del Sistema de quejas y soluciones a través de los distintos
canales de información, realizando seguimientos mensuales a los POR que a
su vez cuenta con la interface al ORFEO que permite verificar la trazabilidad de
la petición, permitiendo un mayor control de la calidad de las respuestas
generadas a la ciudadanía en términos de velocidad de respuesta, sin embargo
se necesita del compromiso de los Directivos encargados de emitir las
respuestas de fondo al peticionario como parte de la competencia de cada uno.
Si bien se avanzó hacia el fortalecimiento del subsistema de la gestión de la
calidad, con el fin de cuantificar su evolución, se hace necesaria la
incorporación de indicadores no solo de eficacia sino de eficiencia y de
efectividad de desempeño de los procesos.
En el marco del Proceso de Seguimiento Evaluación y Mejora, se actualizó el
proceso y la documentación que lo soporta. Igualmente se cargaron las
observaciones realizadas en las auditorías realizadas a ORFEO en el aplicativo
diseñado para el manejo de gestión para la mejora, para que los Ifderes de
procesos realicen el análisis de causas, determinen los responsables, tiempos
y recursos necesarios para mitigar dichas causas, indicadores, procesos de
seguimiento y evaluación, para concluir con su respectivo cierre.
El Plan de Mejoramiento Institucional para la primera parte de la vigencia 2013
está documentado, implementado, socializado, consolidado y aprobado por la
Contraloría de Bogotá, a partir de la Auditoría Regular realizada en el primer
semestre de 2013. La Oficina de Control Interno realizó el monitoreo periódico
y verificación al estado de avance del plan de mejoramiento institucional como
resultado de esta gestión solicito al órgano de control el cierre de un porcentaje
importante de acciones correctivas generadas en anteriores vigencias, estamos
a la espera de la respuesta.
Es importante que se defina el procedimiento que permita realizar la
Autoevaluación de la gestión, ya que la SDG firmó un convenio con el DADEP
quien ofreció el modelo VISOR como herramienta para desarrollar este
elemento, la DPSI aún no se ha pronunciado al respecto.
Se deben generar las directrices metodológicas y de contenidos que permitan
que los planes de gestión se conviertan en un verdadero indicador de
cumplimiento de los procesos, en función de las políticas (calidad y públicas)
establecidas para la entidad, dado que en los mismos se incorporan
actividades que no apuntan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, lo
que dificulta su verificación.
Se recomienda ajustar el procedimiento de entrega de cargos y socializarlo con
cada uno de los funcionarios de la SDG como parte de la inducción o reinducción ya no existe una adecuada cultura que asegure la información
relacionada con la gestión de los puestos de trabajo.
Es importante mencionar que el plan anual de auditorías se formuló teniendo
en cuenta el número de profesionales con que contaba la Oficina de Control
Interno al inició del 2013 (10). Actualmente cuenta con cuatro (4) profesionales,
recurso humano insuficiente dificultando la realización de la totalidad de las
labores programadas y afectando el grado de cobertura para las auditorias que
se deben realizar en el nivel central y local.
Por último, es necesario generar una mayor y mejor cultura de tratamiento de
las oportunidades de mejora, que permitan la consolidación de los planes de
mejoramiento institucional, por proceso e individual que permita fortalecer las
competencias laborales de los y las servidoras en articulación con la evaluación
deldesef:~@
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ES RANZA FORERO DAZA
Jefe Ofi ina de Control Interno
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