SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO 2007 GUIAS DEL FACILITADOR # 4 Nivel 2 Formulación de proyectos. Elaboración de planes negocio. de Cuarto día de trabajo, sábado 16 de junio de 2007. Nombre del facilitador: ________________________________________ Institución educativa: ________________________________________ Grupo 1 número: ________ Grupo 2 número ________ SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 1 MODULO 7. FORMULACION DE PROYECTOS Orientación: La formulación de proyectos es una herramienta que nos orienta acerca de la asignación y manejo de recursos para el logro de un propósito deseado. Formular proyectos es una manera de pensar sobre el futuro, de decidir a donde se desea llegar, que tan rápido y que hacer a lo largo del camino para reducir la incertidumbre y para manejar el riesgo y el cambio. El Marco lógico es una herramienta útil y sencilla para la presentación de proyectos a nivel general y que a su vez puede ser utilizada para optar por recursos de cooperación internacional. Ahora veamos algunos de los componentes de un proyecto bajo la metodología de Marco Lógico. Nota: se debe iniciar preguntándoles a los estudiantes que entienden por los siguientes conceptos y después el docente define o refina los conceptos con la siguiente información: ANTECEDENTES Se refiere a la búsqueda de información previa sobre proyectos o programas similares que atiendan el mismo problema y que se hayan ejecutado o estén en proceso de ejecución. Se presenta un diagnóstico que evidencie la necesidad y la viabilidad de realizar el proyecto con los indicadores de medición económica y características geográficas de la región. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA A SOLUCIONAR El propósito de un proyecto es solucionar un problema, de ahí la importancia de delimitar y describir con claridad cuál es el problema o situación que se va a resolver. Una clave para el éxito de las metas y objetivos es definir correctamente el problema de lo contrario difícilmente se pueden alcanzar los resultados con efectividad. Se debe realizar un listado de dificultades para poder identificar el problema central y establecer las relaciones de causa-efecto a través de un árbol de problemas. En la parte inferior del problema central se describen las causas y en la parte superior los efectos y consecuencias. Es pertinente que el análisis del problema se realice en conjunto con la población afectada, con el propósito de buscar las soluciones con su activa participación. Ejemplo: para un proyecto de una empresa de transportes se tiene el siguiente árbol de problemas. (Se deben sacara fotocopias de esta cuadro Anexo 1) SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 2 Análisis de Problemas (Relación causa – efecto) Pérdida de confianza en la empresa de transportes Pasajeros retardados Pasajeros accidentados PROBLEMA CENTRAL Frecuentes accidentes de autobús Comportamiento imprudente de los conductores Vehículos en estado De deterioro Vehículos obsoletos Calles en mal estado Mantenimiento irregular JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Consiste en sustentar cuáles son las dimensiones del problema y sus efectos, argumentando las razones por las que es necesario solucionar una situación. La justificación se basa en el análisis realizado sobre la detección del problema principal, explicando porqué el proyecto es adecuado para solucionar ese problema. Pueden considerarse los siguientes aspectos: De qué manera contribuye el proyecto a solucionar el problema Quiénes son los que se benefician con el proyecto y cómo les ayudará Porqué se desarrollará en determinada área, cuáles son las razones Argumentar cómo la tecnología propuesta es adecuada y no tiene efectos negativos para el ambiente Porqué se requieren los recursos económicos para llevar a cabo el proyecto Beneficios del proyecto en el ámbito social, económico y cultural Es importante asociar la relación del proyecto con los planes de gobierno locales, departamentales o municipales. OBJETIVO GENERAL SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 3 Es el objetivo más amplio al cual contribuye el proyecto, debe estar asociado a las estrategias y planes de gobierno de carácter nacional, departamental o municipal. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los objetivos específicos parten del análisis del árbol de problemas construido inicialmente, estos pueden verse como la respuesta de solución a un problema o necesidad. En otras palabras, son soluciones concretas al problema, son fines puntuales que el proyecto se propone alcanzar en un tiempo establecido. A continuación se detalla un ejemplo de objetivos específicos para una empresa de transporte (sacar copias para los alumnos de este cuadro que esta en el anexo 2: SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 4 Análisis de Objetivos (Relación medios-fines) La empresa goza de buena reputación Menos pasajeros accidentados Los pasajeros llegan puntualmente Se ha reducido la frecuencia de Accidentes de autobús Los conductores conducen Con prudencia Vehículos se encuentran en Buen estado Se reemplaza en forma regular Los vehículos obsoletos Se ha mejorado el estado De las calles Se efectúa el mantenimiento con regularidad RESULTADOS, ACTIVIDADES E INSUMOS DEL PROYECTO Los resultados o productos obtenidos, son el efecto de las actividades que se realizan en el proyecto, expresan los logros del proyecto y cómo contribuyen a lograr el objetivo específico respectivo, deben ser concretos y medibles. Las actividades son acciones o tareas que deben realizarse en forma secuencial utilizando insumos con el fin de conseguir los resultados y contribuir al logro de los objetivos específicos. Ejemplos: “Suelos aptos para cultivos”, “niños con problemas de desnutrición recuperados”, “líderes capacitados”. Los insumos son los recursos necesarios para ejecutar las actividades previstas, producir los resultados y alcanzar objetivos. Pueden ser técnicos, tecnológicos de infraestructura y humanos. Actividad 1. Fijar Objetivos Duración: 30 minutos Material: Hoja de anexo 3 SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 5 En esta actividad los emprendedores conocerán los pasos básicos para crear una idea de negocio viable y que apunte a satisfacer una necesidad de la comunidad. Tanto esta actividad con las siguientes ayudaran al estudiante a definir bien su idea creativa de negocio o proyecto y a identificar muy bien la relación entre necesidades de la comunidad y los objetivos. Se recomienda que esta y las otras actividades se trabajen bajo la idea que tenga el estudiante para presentar al concurso. Si no tienen alguna idea para el concurso, se puede hacer el ejercicio con algún problema o necesidad de la comunidad en general. Paso 1. Cada emprendedor deberá listar sus habilidades personales y técnicas por un lado y las necesidades de la comunidad por el otro de acuerdo al siguiente cuadro (Ver anexo 3). El objetivo con este ejercicio es que el emprendedor haga un paralelo entre sus habilidades y las necesidades de la comunidad para ver la pertinencia de su negocio o proyecto a formular, con las demandas de esta frente al servicio o producto que va a ofrecer y sus competencias y habilidades. Paso 2. Una vez terminada la actividad se discute que dificultades tuvieron y como se sintieron. Además, se deben agrupar el problema o necesidad de acuerdo a un cluster estratégico de Medellín. Estos son: Cluster Textil / Confección Diseño y Moda, Alimentos, Sector de Servicios Médicos y Salud, Productos forestales, Construcción, Energía y Servicios Públicos Domiciliarios, Turismo de Eventos y Negocios, Desarrollo de software. Actividad 2. Definición de objetivos Duración: 30 minutos Material: Anexo 4 En esta actividad los emprendedores deberán definir un objetivo general y unos objetivos específicos que estén acordes a las necesidades de la comunidad y a la idea que el emprendedor tiene en mente. Para esta actividad los emprendedores deben diligenciar el siguiente cuadro (ver anexo 4) en el cual deben escribir los objetivos en una columna correlacionados con las necesidades de la comunidad en la otra columna. Nota: Recuerde que los objetivos específicos deben estar relacionados con el objetivo general y con los resultados esperados. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 6 Actividad 2. Análisis de problemas y objetivos Duracion: 1 hora Material: anexos 5 y 6 Esta actividad tiene como objetivo que los estudiantes comprendan mejor los problemas o necesidades a solucionar con el negocio o proyecto y los objetivos de estos. Para ello se debe trabajar sobre la idea que tenga el estudiante y que ha venido desarrollando en las pasadas actividades. Paso 1. Distribuir a cada estudiante los anexos 5 y 6. Paso 2. Cada estudiante debe diligenciar de manera seria y a conciencia los dos anexos con asesoria del docente. Paso 3. Una vez diligenciado los dos cuadros (anexos 5 y 6) se deben socializar en el salón en mesa redonda, en la cual cada estudiante expresa sus sentimientos de cómo se sintieron y como vieron dicha metodología. Se pueden leer varios ejemplos de algunos estudiantes que deseen hacerlo. No se recomienda que todos los estudiantes den una lectura de lo que escribieron. MONDULO 8. ELABORACION DE PLANES DE NEGOCIO Cada emprendedor deberá ahora articular el objetivo tanto general como específico a los resultados esperados. Esto se debe realizar a través de una serie de actividades en secuencia y en un determinado tiempo. Esta actividad se divide en dos ejercicios. El primero los emprendedores definen en un cuadro los resultados esperados de acuerdo a los objetivos planteados y en una segundo ejercicio define los tiempos que se tomarían las actividades relacionadas para cada resultado esperado. Actividad 1. Relación de objetivos y resultados Duración: 30 minutos Material: anexo 7 Esta actividad es para desarrollarla individualmente y se deben exponer los resultados. Paso 1. Entregarle a cada estudiante una copia del anexo 8. Paso 2. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 7 Dar 20 minutos para que lo diligencien y debe existir asesoria permanente por parte del docente. Paso 3. 10 minutos restantes, retroalimentar la actividad y dejar el mensaje a los estudiantes que esta y las anteriores actividades sirven para diligenciar el formulario del 1er concurso de ideas creativas de negocio. Actividad 2. Manejo de la información (recolectar, organizar y analizar). Duración: 1 hora Material: Anexo 8 Que información necesito? Esta actividad tiene como objetivo aprender a identificar información pertinente para sus objetivos e idea de negocio. La búsqueda de información adecuada es muy importante ya que es uno de los soportes fundamentales para llevar acabo un proyecto o negocio. Además, es fundamental que el emprendedor conozca los diferentes tipos de información y en donde la puede encontrar. En esta actividad el emprendedor deberá identificar que tipo de información necesita y en donde encontrarla, es decir, las fuentes de información. No olvidar que esta información debe estar acorde a los objetivos planteados y a los resultados esperados. Para ello el emprendedor debe diligenciar el siguiente cuadro. En el mundo empresarial se pueden manejar muchos tipos de información, pero básicamente en este ejercicio se propone tres: Información publica: Es una información que esta al servicio de todas las personas que deseen. Es recomendable que este tipo de información sea analizada por cualquiera de los miembros de un proyecto o negocio y que sepan que se consigue fácilmente. Información Interna: Es una información que se genera al interior de las empresas o instituciones y que no siempre es posible acceder a ella. Lo interesante es que este tipo de información es muy importante para conocer algunos aspectos estratégicos de otras empresas o instituciones. Es bueno saber que al interior de empresas e instituciones se genera constantemente información. Información privada: esta es una información estratégica y que la mayoría de los empleados de una empresa no tienen acceso, como datos contables, ganancias, nuevas ideas para ser concretas. Es la información que manejan solo unas pocas personas en las empresas y no sale de ellas. Paso 1. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 8 Repartir a cada estudiante una copia del anexo 9. Paso 2. Deben individualmente diligenciar los formatos del anexo 9 con seriedad y a conciencia. Paso 3. Se les da 40 minutos para su diligenciamiento. Paso 4. Al finalizar se debe retroalimentar la actividad en mesa. Actividad 3. De cierre ACTIVIDAD INTRODUCTORIA DEL 1ER CONCURSO DE IDEAS CREATIVAS DE NEGOCIO Duración: 30 minutos Material: Cuaderno del estudiante. El objetivo de esta ultima actividad es sensibilizar a los estudiantes con las preguntas 5 Y 6 del formulario que ellos tienen la final de sus cuadernos y motivarlos a que lo trabajen en casa, para que se pueda revisar en el ultimo sábado. La siguiente actividad se debe realizar con los estudiantes con el objetivo de ir desarrollando las preguntas del formulario. El facilitador debe estar dispuesto a ayudar personalmente al estudiante que lo requiera. Al finalizar se debe incentivar a los estudiantes para que expongan ante el grupo las respuestas a sus preguntas, tratando que exista un dialogo entre el grupo y el expositor para retroalimentar. 5. ¿Quiénes serán los clientes de tu idea creativa de negocio? No basta con tener una grandiosa idea si el mercado no la necesita ni está dispuesto a pagar por ella. Por lo tanto lo mejor es investigar el producto con relación a los clientes y la competencia. Quienes lo comprarían, a que precio se vendería en el mercado, a cuanto lo vende la competencia, cuanto esta dispuesto a pagar un cliente por tu producto o servicio, entre otros aspectos. 6. ¿Por qué consideras que tu idea de negocio es creativa? Aquí debes describir primero que innovación vas hacer en cuanto al diseño de tu producto, materiales a utilizar que le dan ese toque diferenciador a los otros productos SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 9 que se encuentran en el mercado, si es un servicio debes describir que aspectos son innovadores y creativos de tu servicio. A continuación el facilitador encontrará una información que ayudara a guiar las respuestas a las preguntas anteriores. INFORMACIÓN DE APOYO 1. MERCADO Y CLIENTES Describa cual es el mercado objetivo y clientes potenciales de su iniciativa Aquí se recomienda investigar y determinar cual será el mercado al cual irá dirigido su producto (mercado objetivo). Para esto se debe tener en cuenta las características demográficas, geográficas y de estilo de vida, entre otros, de los potenciales clientes. ¿Cuál es el tamaño del mercado y su posible participación? Dimensione el tamaño del mercado al cual piensa dirigir su producto o servicio y cuanto espera vender usted como nuevo empresario. (Sea realista con sus estimaciones y procure tener en cuenta estadísticas de ventas del mercado de productos similares) 2. IDENTIFICACION DE IDEAS Identifiquemos algunos conceptos clave: ¿QUÉ ES UNA IDEA? “Una idea es una imagen que existe o se forma en la mente. La capacidad humana de contemplar ideas está asociada a la capacidad de raciocinio, auto reflexión y la habilidad de adquirir y aplicar el intelecto.” Las ideas se generan a partir de la capacidad creativa que poseen todas las personas. Esa generación de ideas tiene múltiples fines y es aplicada en todos los campos de la existencia humana. Las ideas fluyen en el inconsciente en todo momento, siempre hay un detonante que las hace aparecer, una circunstancia favorable o no que las estimula. Hacen parte de la vida cotidiana del ser y pueden ser tan profundas, creativas y trascendentales como se quiera. ¿QUÉ ES CREATIVIDAD? SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 10 Puede definirse como la capacidad de identificar, crear y solucionar problemas, lo cual implica propiciar y facilitar cambios en el mundo, dando vida a nuevas realidades. Es una capacidad de visualizar problemas y encontrar soluciones rápidas, rompiendo con los paradigmas existentes, las barreras emocionales, culturales y sociales, tomando nuevos caminos. Gracias a la creatividad se disfruta de todo el progreso y el desarrollo actual, acumulado a través de los tiempos. El siglo XXI, denominado el siglo del conocimiento, exige mentes creativas capaces de comunicar y aportar todo ese saber, enfrentando y resolviendo los retos que impone la vida moderna. Todos los seres humanos son creativos en mayor o menor grado, simplemente que no se puede ser creativo en todo. Se es creativo cuando se tiene motivación frente a algo, cuando existe una fuerza constante que hace fluir las habilidades naturales y las experiencias de la persona hacia los actos creativos, hacia la generación de nuevas ideas. La creatividad genera cambios y para cambiar se requiere flexibilidad. Si se define la creatividad no sólo como una habilidad o un resultado, sino como un proceso, debe reconocerse que existe un proceso creativo que permite la identificación de problemas y soluciones creativas. EL PROCESO CREATIVO El proceso creativo se inicia con la experimentación y la percepción de un problema o de una situación para la cual no se tiene aún una solución. De esta manera, se incorpora una nueva exigencia de la creatividad: La curiosidad y el no-conformismo con lo actual. Cuando esto ocurre, se continúa con el entendimiento de la situación e interpretación de la misma a partir de la experiencia propia y la aplicación del conocimiento que se posee. Gracias a la motivación que genere la posibilidad de crear diferentes soluciones, se experimenta una concentración y focalización de la acción creativa, que dará como resultado un pensamiento creativo e innovador, una solución creativa. Identificación del Problema Comprensión del Problema Identificación de Posibles Soluciones Solución Creativa En el proceso creativo es importante desarrollar las siguientes facultades con el fin de encontrar las soluciones creativas. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 11 Sensibilidad a los problemas: Capacidad de percibir fallas, carencias, vacíos u omisiones, e impulsar iniciativas de perfección. Fluidez: Capacidad de elaborar ideas y relaciones. Flexibilidad: Capacidad de cambiar respuestas estereotipadas, modificar ideas y superar la rigidez. Análisis - Síntesis: Capacidad de formar totalidades o ligar varios elementos eficazmente a una estructura, para agrupar y sacar conclusiones. Reorganización y redefinición: Capacidad reestructuración de conjuntos ya existentes. Evaluación: Capacidad de dar juicios de validez, basándose en criterios de decisión para escoger la mejor alternativa. de transformación y de Nota: La idea es motivarlos y decirles que el último día se recogen las 7 preguntas diligenciadas en hojas que ellos ponen o puede usar hojas en blanco de su cuaderno. Hacer énfasis en que si desean escribir su idea de negocio o proyecto a mano lo deben hacer con letra legible y no mayor a 5 hojas. No olvidar exponer el cronograma de actividades de apoyo para la formulación de proyectos a postular al concurso que se desarrollará durante las vacaciones recreativas en los CEDEZOS y en el Tecnoparque. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 12 ANEXO 1. ANALISIS DE PROBLEMAS (CAUSA – EFECTO) Ejemplo: para un proyecto de una empresa de transportes se tiene el siguiente árbol de problemas. (Se deben sacar fotocopias para cada alumno de este cuadro) Análisis de Problemas (Relación causa – efecto) Pérdida de confianza en la empresa de transportes Efectos Pasajeros retardados Pasajeros accidentados PROBLEMA CENTRAL Frecuentes accidentes de autobús Comportamiento imprudente de los conductores Vehículos en estado De deterioro Calles en mal estado Causas Vehículos obsoletos Mantenimiento irregular SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 13 ANEXO 2. ANALISIS DE OBJETIVOS Análisis de Objetivos (Relación medios-fines) La empresa goza de buena reputación Fines Menos pasajeros accidentados Los pasajeros llegan puntualmente Se ha reducido la frecuencia de Accidentes de autobús Los conductores conducen Con prudencia Vehículos se encuentran en Buen estado Se ha mejorado el estado De las calles Medios Se reemplaza en forma regular Los vehículos obsoletos Se efectúa el mantenimiento con regularidad SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 14 ANEXO 3. FIJAR OBJETIVOS Las necesidades de la comunidad Mis habilidades ANEXO 4. DEFINICION DE OBJETIVOS Objetivos Necesidades de la comunidad Generales Específicos SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 15 ANEXO 5. ANALSIS DE PROBLEMAS PROBLEMA CENTRAL SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 16 ANEXO 6. ANALISIS DE OBJETIVOS Análisis de Objetivos (Relación medios-fines) SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 17 ANEXO 7. RELACION OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS Objetivos General Resultados esperados Específicos ANEXO 8. MANEJO Y ANALISIS DE LA INFORMACION Tipo de información necesaria Donde encontrarla (revistas, videos, (publica, interna de la empresa, periódicos, Internet, entrevistas y en privada, etc.) que lugar como bibliotecas municipales, universidades, colegios, etc. SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 18 Nota: los estudiantes deben exponer los resultados de esta actividad en otra hora de clase La organización y priorización de la información son unos pasos fundamentales a lo hora de formular un proyecto o negocio. Es muy importante que el emprendedor sepa para que le sirve cada una de la información seleccionada y ubicarle u organizarla por rangos de importancia. Para afianzar esta actividad el emprendedor debe diligenciar el siguiente cuadro en cual debe colocar cada información en un recuadro y decir para que le sirve dicha información y darle jerarquía por orden de importancia, es decir, cual utilizara primero y porque. Tipo información Para que es importante Criterios de utilizados selección Nota: los estudiantes deben exponer los resultados de esta actividad en otra hora de clase En esta actividad el emprendedor deberá hacer una relación entre el tipo de información que va utilizar con los resultados esperados. Es de vital importancia que el emprendedor tenga muy en claro los resultados que va a obtener en su proyecto o negocio para puede hacer la búsqueda y selección de información de una manera mas adecuada. A continuación cada emprendedor deberá diligencia el siguiente cuadro en el cual deberá realizar dicha relación. Tipo de información Resultados esperados SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 19 Nota: los estudiantes deben exponer los resultados de esta actividad en otra hora de clase SEMILLEROS DE EMPRENDIMIENTO – ALCALDÍA DE MEDELLÍN 20