1D-PGE-IN006

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN006
Versión: 001
Instrucciones para la Actualización y el Seguimiento de
los Proyectos de Inversión
VERSION 1
FECHA
Vigencia desde:
04 de enero de 2016
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1
24 de junio de 2011
2
13 de marzo de 2013
1
04 de enero de 2016
Es la primera emisión del instructivo.
Reemplaza los procedimientos:
P-116302-06 Seguimiento a Proyectos de Inversión,
P-116302-07 Actualización de Proyectos de Inversión, y
P-116302-08 Expedición de Concepto de Viabilidad Técnica.
Actualización en la descripción del propósito, de las actividades y
adición de un formato controlado. Aclaración en las instrucciones
generales
Se incluye en el titulo la palabra seguimiento, Se actualiza el
propósito, Se incluyen más responsables, Se amplían y actualizan
las actividades, Se actualiza la información correspondiente a
documentos relacionados, Se elimina el formato 1D-PGE-FO32
y Se cambia de Instructivo con Código: 1D-PGE-I009 a
Instrucciones con Código: 1D-PGE-IN006.
1
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se
encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN006
Versión: 001
Instrucciones para la Actualización y el Seguimiento de
los Proyectos de Inversión
Vigencia desde:
04 de enero de 2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito de las Instrucciones:
Identificar las actividades requeridas para a realizar la actualización y el seguimiento al avance en la
ejecución de los proyectos de inversión que se gerencia en la entidad, acorde con los parámetros del Sistema
de Seguimiento al Plan de Desarrollo (SEGPLAN), y los lineamientos de la Secretaría Distrital de
Planeación.
Responsable:
Director o Directora de Planeación y Sistemas de Información y Gerentes de proyecto
2. Instrucciones
Para la aplicación de estas instrucciones se debe tener en cuenta los siguientes criterios:
a.
Este documento es de interés para todas las dependencias que gerencian proyectos de inversión
bajo su responsabilidad.
b. Los o las gerentes/as de los proyectos de inversión deberán solicitar su actualización y reportar el
avance en los tiempos establecidos por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, para
dar cumplimiento al cronograma establecido por la Secretaría Distrital de Planeación. Esta
información será la que el analista de proyectos cargará en los aplicativos SEGPLAN y PREDIS, y
reportará en los diferentes informes que se le soliciten.
c.
El seguimiento a los proyectos de inversión debe permitir a la entidad abordar procesos de
autoevaluación sobre los resultados obtenidos frente a los esperados, al igual que el ajuste
justificado de los mismos.
d. Para el desarrollo de este instructivo, el gerente y sus equipos de trabajo pueden apoyarse en el/la
analista de proyecto asignado.
e.
Toda información de seguimiento de las metas plan de desarrollo, metas proyecto, producto metas
resultados – PMR y demás información relacionada con el proyecto, debe ser aprobada por el
gerente del proyecto y reportada a través del aplicativo SIPSE por el gestor del proyecto.
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra
publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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04 de enero de 2016
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Director DPSI
Convocar a los gerentes de proyectos de la entidad y realizar la mesa de
seguimiento trimestral a la inversión previa al cierre SEGPLAN, para generar
alerta y recomendaciones frente a la ejecución y el desempeño de los proyectos
de inversión.
Gerente/a de Proyecto
Evaluar el desempeño del proyecto, en términos de cumplimiento de metas
físicas y de ejecución presupuestal, según lo programado en el Plan de acción y
los reportes de ejecución presupuestal de la Dirección Financiera.
Gerente/a de Proyecto
Reportar al Director DPSI, el desempeño del proyecto con sus logros y
retrasos, en los informes ejecutivos mensuales y trimestrales de manera
oportuna con los plazos establecidos por la DPSI, respaldados con los planes de
acción actualizados en la fecha corte correspondiente.
Gerente/a de Proyecto
Solicitar la actualización del proyecto de inversión, respaldada con el plan de
acción actualizado y/o la reformulación del proyecto.
Analista de Proyecto
Revisar los documentos remitidos de desempeño del proyecto y/o la solicitud
de actualización del proyecto de inversión, teniendo en cuenta la concordancia
con el Plan de Desarrollo Distrital, los componentes técnicos y los
requerimientos de los sistemas de información.
Analista de Proyecto
Retroalimentar si es necesario y validar la información de desempeño y/o
solicitud.
Analista de Proyecto
Ingresar la información en el aplicativo SEGPLAN, en los módulos de
actualización, componente de inversión, componente de gestión, actividades y
terirtorializaciòn de la inversión, con sus respetivos logros y atrasos, según
corresponda, dentro de los plazos estipulados por la SDP
Analista de Proyecto
Actualizar la ficha EBI-D del proyecto, según plan de acción y/o reformulación,
si se requiere.
Gestor del Proyecto
Ingresar mensualmente en el aplicativo SIPSE, la información correspondiente
al desempeño del proyecto con sus respectivos indicadores: Meta Plan de
Desarrollo y PMR, con el acompañamiento del o la analista del proyecto.
NOTA: Las actualizaciones al proyecto se deberán realizar en las fechas en que
el sistema se encuentra habilitado para tal fin.
Analista de Proyecto
Actualizar la información del proyecto de inversión en los aplicativos
SEGPLAN y PREDIS, y genera la correspondiente ficha EBID actualizada.
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO
N/A
N/A
DOCUMENTO
Documento de trabajo Plan de acción
Manual de Usuario SIPSE (Incluido En el aplicativo SIPSE)
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
N/A
N/A
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
Manual SEGPLAN
Reprogramación y
Actualización
Cartilla Sistema de
Información
PREDIS
Formato del
proyecto (formato
de Secretaría
Distrital de
Planeación
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
Diciembre de
2008
Versión 1.0 de
2015
Mayo de 2012
ENTIDAD
QUE LO
EMITE
Secretaría de
Planeación
Distrital
MEDIO DE CONSULTA
http://www.sdp.gov.co/portal/
page/portal/PortalSDP
http://www.shd.gov.co/shd/pub-preSecretaría de
manuales Cartilla - Sistema de Información Hacienda Distrital
PREDIS.compressed.pdf
Secretaría
Distrital de
Planeación
http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/
/PortalSDP/InformacionTomaDecisiones/
Inversión/Programas Proyectos
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