1D-GMC-I007

GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Código: 1D-GMC-I007
Versión: 2
Instructivo para Monitoreo de Medios
VERSIÓN
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2
1
Vigencia desde:
14 de mayo de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
24 de junio de 2011
Primera emisión del documento
Cambio en la redacción del propósito con el fin de
14 de mayo de 2015
dar mayor claridad con la intención del documento,
organización en la secuencia de las acciones
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada” La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Vigencia desde:
14 de mayo de 2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito del Instructivo: Definir los lineamientos para un adecuado registro de las noticias que
impactan a la entidad a partir de las acciones que ella realiza, de acuerdo a su misionalidad y las
reacciones que genera en los medios de comunicación.
Responsable:
Director de Seguimiento y Análisis Estratégico
2. Instrucciones
El monitoreo de medios es una acción que se realiza con el fin de conocer qué información están
divulgando los medios de comunicación que involucre a la Secretaría de Gobierno y el impacto que
tiene en la percepción de la ciudadanía.
1. El monitoreo de medios se realiza a través de las siguientes etapas:
A. Seguimiento: Diariamente se realiza una revisión mediática para identificar las noticias
referentes a la SDG.
B. Recopilación: Hace una selección propia de las acciones de la SDG para que sean
conocidas por los directivos y funcionarios de la entidad.
C. Clasificación: Se distribuyen las noticias según temáticas, fecha, importancia y
pertinencia
D. Análisis: Documento necesario para brindar información a la alta dirección para la
toma de decisiones. Se realiza según la necesidad y los temas coyunturales en los que la
entidad se ve involucrada y está obligada a reaccionar de forma inmediata.
Dicho análisis toma como punto de partida las noticias registradas en el SIMAT y el
monitoreo realizado; a su vez este análisis debe ser incluido en el SIMAT.
E. Resumen de noticias: Recuento de las principales noticias que han emitido los
medios en las últimas horas sobre temas de interés para la SDG, haciendo un pequeño
resumen de cada noticia e indicando los medios emisores.
F. Divulgación: Enviar el resumen del monitoreo de medios por correo electrónico al
Secretario/a de Gobierno, Subsecretarios/as, Asesores/as del despacho, Director/a de
Seguimiento y Análisis Estratégico, Grupo de Comunicaciones y al grupo del
Observatorio de Asuntos Políticos de la DSAE, con el fin de que estén enterados de
primera mano sobre las noticias generadas.
2. Actualización del SIMAT: este es un sistema que permite el registro, clasificación y análisis
de la información difundida por los medios de comunicación sobre actores, temas y hechos
significativos para el Gobierno Distrital, con el fin de tener una base de datos consolidada.
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En el proceso de actualización del SIMAT se debe tener en cuenta lo siguiente:
A. Hacer un resumen de la noticia que indique hecho, lugar (barrio y/o localidad) y
tiempo; además de actores, instancias y temas referidos
B. Realizar un escaneo o grabación (soporte)
C. Llenar la forma de monitoreo del SIMAT en el sitio web
D. Incluir en dicha forma los soportes
El grupo de personas que lleva a cabo la clasificación de noticias toma como materia prima el
monitoreo previamente realizado. La clasificación es la labor de etiquetar la noticia para que pueda
ser fácilmente buscada dentro del sistema. Dentro de los espacios de clasificación que deben ser
llenados están: actores, instancias y temas referidos en la noticia, clasificadores generales y
calificación de la nota. La calificación es particularmente importante porque permite hacer
valoraciones, particulares y generales, acerca de la forma en que los medios están mostrando un
tema, un actor o una instancia en un momento dado, incluida la SDG.
La persona o personas encargadas de hacer la clasificación, también debe hacer un control de
calidad constante a la forma en cómo se está llevando a cabo el monitoreo de noticias teniendo en
cuenta: ortografía, redacción, correcto llenado de los espacios indicados en el formato de
monitoreo del SIMAT y calidad de los archivos anexos.
El director o directora de Seguimiento y Análisis Estratégico y/o Profesional o contratista
Responsable del Grupo de Comunicaciones garantizarán siempre un equipo de trabajo o persona
que se hace responsable de la actualización de la información en el SIMAT.
El detalle de la actualización del SIMAT, debe ser consultado en el manual de usuario que se
encuentra disponible en el archivo físico del Grupo de Comunicaciones de la Entidad.
Monitoreo:
Cuando la Secretaría Distrital de Gobierno cuente con una empresa monitora contratada para la
realización de la labor de monitoreo de noticias de medios impresos, radio, televisión e internet,
esta información servirá de insumo para la recopilación, clasificación, análisis y la respectiva
actualización del SIMAT.
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Solicitud de informes de monitoreo
Funcionarios de la Entidad pueden solicitar informes de monitoreo al Grupo de Comunicaciones.
(De manera verbal o digital).
El suministro de información debe ser realizada por las personas que llevan a cabo la clasificación
de noticias. (De manera física o digital).
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
N/A
N/A
N/A
N/A
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE
CONSULTA
N/A
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