Metodología DMAMC

Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
1
Metodología DMAMC – Hoja de vida del Proyecto
Guía 1
La mayoría de los problemas de rendimiento de los procesos se
pueden clasificar en una o varias de las categorías siguientes:
Frecuencia de anomalías (defectos) – Oportunidades de mejora
 Tiempos de ciclo
 Gastos innecesarios
Con base en la metodología DMAMC es posible corregir dichos
problemas. Las etapas en forma resumida son las siguientes:

Definir
Medir
Analizar
Mejorar
El problema o la oportunidad
 Definir la métrica principal Y
 Definir los requisitos del cliente
 Identificar las VCC
 Diligenciar hoja de vida del proyecto
Medir los datos de desempeño del proceso(Y)
Identificar y reducir las variables criticas X´s
 Mapa del proceso
 Elaboración de cursogramas de cada
actividad.
 Elaboración del mapa funcional del proceso
 Elaboración de encuestas a los
responsables y participantes en el proceso.
 Encuestas a los médicos cirujanos.
 Método para priorizar las X´s. Lista de
variables del proceso para su ponderación.
 Matriz de Causa & efecto
 Medir estabilidad y capacidad inicial del
proceso (línea base)
 Revisión de indicadores para asegurar la
medición de variables críticas.
 MSA (Análisis del sistema de medición)
Identificar variables críticas, la fuentes de variación y
oportunidades para mejorar
 Método FMEA
 Multivari
 Análisis DOFA
Generar soluciones enfocadas a eliminar las causas de
las fallas de las variables críticas
 DOE (Diseño de experimentos)
 BPR (Matriz de prueba del proceso)
 Simulación
Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
Controlar
2



Prueba piloto
MSA
Medir Capacidad final del proceso

Establecer métodos de control sobre la salida del
proceso (Y) y las variables críticas (X´s),
garantizando que las mejoras se mantengan a
través del tiempo.
HOJA DE VIDA DEL PROYECTO (Problem statement worksheet)
La primera actividad que debe realizarse es definir el proceso que se
busca mejorar, su alcance, los defectos, la métrica Y de salida, la
línea base, la meta y otras métricas de control.
Toda la información inicial debe consignarse en la Hoja de vida del
proyecto (Full Charter).
Full Charter
Descripción del Proyecto: (Estado de “dolor”, u oportunidad para
corregir)
Y crítica de la Organización (Corporate Critical Y): Costos, Caja
Y crítica del negocio (Business Critical Y): (Describir como la
oportunidad de mejora se relaciona con los objetivos estratégicos de
la Organización.
Definir el proceso (Process definition): Definir claramente donde
empieza y termina el proceso el proceso de trabajo en el cual se va a
realizar el proyecto.
Defectos en el proceso (Process defects): describir el tipo de
errores o resultados negativos que se están causando en el proceso)
Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
3
Y del Proyecto (Project Y): La variable dependiente con la cual se
espera medir el impacto del proyecto. Equivale a traducir en términos
cuantitativos el estado de “dolor” referido en la descripción del
proyecto.
Métricas (Metrics): Identifique la métrica clave, el método de
registro y de medir el impacto. Puede ser una o varias.
Project Y Entitlement: (State the entitlement value, and explain your
logic (ie best performance, benchmark, or theoretical)
¿Qué es lo mejor que se pudiera hacer? (Históricamente, Benchmarking o
teóricamente).
Goal: “Debe quedar entre la línea base y el Entitlement ( “lo mejor”).
Goal = Baseline – 70% (Diferencia entre el Entitlement y Baseline)
Counterbalance: ¿Qué se puede desmejorar o dañar por arreglar
algo? … efectos colaterales negativos al realizar el proyecto
Diligenciar esta tabla:
Métricas
Project Y1
Project Y2
Nombre
Baseline
Goal
Entitlement
Counterbalance 1
Counterbalance 2
Project Scope:
In Scope (Hasta donde abarca el proyecto) :
Out Scope (Lo que no incluye):
Nombre
Equipo de trabajo
Cargo
Units
Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
4
LISTA DE CHEQUEO – ETAPA DEFINIR
Encierre en un círculo los puntos que hayan resuelto como equipo de
mejora del proceso.
DEFINIR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Cómo se sabe que hay un problema?
¿Quién es el cliente y que es lo critico o importante para él?
¿Cual es la Y critica para este proyecto? (Métrica principal del proyecto)
La métrica principal del proyecto (Y) está claramente identificada y totalmente definida?
¿El proceso está claramente definido?
¿Cuál es el tiempo del ciclo de un evento en el proceso?
¿Con qué frecuencia ocurre?
¿Qué tan oportunamente disponibles están los datos de este proceso?
Se tiene la línea base establecida?
Se tiene la métrica del mejor valor para Y (Histórico, teórico o por mercadeo) - Entitlement
Se tienen la(s) meta(s) establecida(s)?
Están definidas las métricas de lo que se puede dañar o desmejorar al realizar el Proyecto?
Se tiene claridad de cómo correlacionar los cambios en la métrica principal del proyecto con el
impacto financiero?
Se tiene identificados los ahorros potenciales que se piensan lograr
Conoce la solución antes de iniciar el proyecto?
Los miembros adecuados del equipo de mejora están identificados y disponibles para realizar el
proyecto?
¿Se tiene establecido el cronograma del proyecto?
¿Hay barreras potenciales que el Gerente pudiese identificar?
¿El alcance del proyecto es significante y manejable?
Tiene programadas estrategias de socialización del proyecto antes de empezarlo?
Cronograma
Etapa
Guías - Actividades
Guía 1 – Hoja de vida Proyecto
Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
Guía
Guía
Guía
Guía
Guía
2
3
4
5
6
–
–
–
–
–
STAKEHOLDER
Mapeo del Proceso
Matriz C – E
Capacidad del Proceso; MSA
AMEF (FMEA) – Análisis DOFA
Guía 7 – Métodos Estadísticos
Guía 8 – Diseño de Experimentos
Guía 9 – Plan de mejoras
Guía 10 – Capacidad final Proceso
Guía 11 – Plan de Control
Presentación Guía 12 – Presentación final
Fecha
Inicio
Terminación
Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
5
PAUTAS PARA PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
FASE DEFINIR
1) Describir las etapas del proceso como esta funcionando actualmente
empleando “imágenes prediseñadas”.
2) Describir como esta distribuida el área de trabajo donde opera el
proceso; el número de personas, los documentos que se utilizan
(manuales y electrónicos), hacia donde se presta el servicio, la cantidad
de servicios prestados según variables de persona, lugar, tiempo, entidad,
etc.
3) Definir el objetivo, alineación y estrategia corporativa del proyecto
4) Definir el proceso
5) Describir los defectos del proceso que están ocurriendo de manera
crónica.
6) Presentar la tabla con las métricas del proyecto y justificar el valor del
“Entitlement”.
7) Presentar los resultados del análisis del “Stakeholder” y la (s)
estrategia (s) a seguir.
FASE MEDIR
8) Mostrar gráficos de tendencia, histogramas, diagrama de Pareto etc.,
para sustentar la línea base del proceso.
9) Describir los demás métodos utilizados en esta etapa: KJ análisis,
mapa de procesos indicando el número de etapas, variables de entrada y
variables de salida.
10) Presentar una diapositiva con los resultados de la evaluación del
proceso (Pim matriz)
11) Presentar los resultados de las desconexiones identificadas en el
mapa funcional del proceso.
12) Presentar los resultados de la matriz Causa – Efecto y diagrama de
Pareto para seleccionar las prioritarias.
13) Presentar los resultados del modo y efecto de fallas (FMEA).
Guía 1. Elaborada por Dr. Reynaldo Carvajal O. – Epidemiólogo CMI
6
FASE ANALIZAR
14) Presentar los resultados de los análisis estadísticos realizados.
16) Presentar los resultados de los análisis DOFA.
FASE MEJORAR
17) Presentar los resultados de las mejoras realizadas y el efecto en la
métrica del proyecto.
18) Presentar los resultados del análisis de la capacidad final del proceso
19) Presentar una diapositiva comparando el estado de la situación inicial
y pre final del proyecto.
FASE CONTROLAR
20) Presentar el método de monitoreo y control sobre las variables criticas
que se seguirá haciendo para garantizar la estabilidad del proceso y que
los defectos no vuelvan a ocurrir.