Control del documento

Control Del Documento
La sección una de QS-9000 se basa directamente sobre la sección 4,0 de ISO 9001: 1994. También fue
copiado el esquema de preparar su documentación de modo que usted pueda demostrar su sistema de
gerencia de la garantÃ−a de calidad a un OEM automotor.
Justo como ISO 9000, QS-9000 le requiere tener tres tipos de documentos disponibles para resolver los
requisitos del estándar. El primer se llama un documento del nivel I. Es la declaración de polÃ−tica de la
calidad para cada uno de los asuntos en la sección una del QS-9000. Esto representa 20 elementos que
tengan que ser tratados con declaraciones de polÃ−tica separadas (a excepción de los surtidores que no
diseñan sus productos, se eximen del elemento del control del diseño, y tuvieron que escribir 19
declaraciones de polÃ−tica).
El conjunto después requerido de documentos es los documentos llanos II. à stos son los procedimientos
de funcionamiento de estándar referentes a cada asunto en el estándar. Si usted tiene ya una calidad manual
y otros manuales procesales, usted pondrá al dÃ−a estos procedimientos para resolver el requisito llano II.
Esto será demostrada abajo.
Finalmente, hay los documentos llanos III. Ã stos son las instrucciones de trabajo y otros documentos que
resultan de la puesta en práctica de los procedimientos llanos II. Una vez que usted haya escrito el nivel I e II
los documentos, usted pone los nuevos procedimientos en ejecución publicando instrucciones especÃ−ficas
a los individuos. Estas instrucciones forman los documentos llanos III.
Durante una intervención para la certificación QS-9000, los asesores leerán su nivel I e II los documentos
antes de que visiten realmente su sitio. Aprobarán el documento del nivel I asegurando que resuelve
requisitos y se refiere a los documentos correctos del nivel II. Entonces utilizarán sus documentos llanos II
para formar su lista de comprobación de la intervención. La lectura del escritorio de los documentos llanos
II es asegurar solamente conformidad escrita. La intervención asegurará que qué usted ha escrito es lo
que usted practica. Los documentos llanos III y los expedientes relacionados de la calidad serán recolectados
como evidencia de la puesta en práctica.
La Matriz
Antes de que usted comience a hacer sus varios documentos a mano para utilizar QS-9000, usted debe tomar
tiempo para crear una matriz. Esta matriz determinada debe tener los veinte asuntos de QS-9000 enumeró
abajo de la cara vertical de la matriz. Además, su sección dos y otros requisitos especÃ−ficos del cliente se
debe agregar a la lista. Entonces a través de la tapa de su matriz, lista fuera de los procedimientos que usted
tiene ya en lugar.
Ahora, en el alcohol del despliegue de la función de la calidad, ponga una marca en cada localización de la
remisión para los procedimientos que se aplica a un requisito determinado. Si el procedimiento se relaciona
directamente con el requisito, ponga un " X " en el rectángulo correspondiente. Si el procedimiento es
solamente parcialmente relacionado, ponga un " o " en el rectángulo. Si no hay lazo, deje el rectángulo
vacÃ−o.
Cuando usted termina esta tarea usted tendrá un resumen agradable de su documentación actual. Busque las
filas que están en blanco. à stos significan que usted necesita escribir los nuevos procedimientos para este
requisito. Para las columnas en blanco, usted tiene un procedimiento que no trate ninguna necesidades de
cliente. Cualquier gota él de su matriz y mirada en la necesidad de mantener este procedimiento.
Cualesquiera columnas o fila con solamente las marcas de " o " significan que procedimientos más directos
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necesitan ser escritos.
Cómo escribir los diversos niveles de documentos
A crear su documento del nivel I, usted comienza con su polÃ−tica empresarial de la calidad y una carta de
organización que muestre lÃ−neas de responsabilidades. Entonces usted estudia cuidadosamente el
QS-9000, asunto por asunto. Para cada asunto, cree una lista de comprobación separada de requisitos.
Entonces refiera a las guÃ−as de consulta de la ISO 9000, tales como ISO 9000-1, 9000-2, y 9004-1, asÃ−
como las interpretaciones QS-9000 para recolectar indirectas en cómo conformarse con el asunto bajo
estudio. Demostraremos cómo esto se hace abajo. à stos serán los hechos del requisito según lo denotado
en su lista de comprobación. Sin embargo, usted puede entonces extender su lista de comprobación
agregando las opiniones publicadas de los asesores del terminal de componente en lo que está buscando el
QS-9000 realmente. Nos hemos entrevistado con varios asesores y a asesores del terminal de componente para
crear las listas presentadas abajo.
Esta lista de comprobación entonces se utiliza para escribir una paginación o menos en cuáles es la
polÃ−tica de su compañÃ−a en poner un asunto en ejecución determinado. En el extremo usted tendrá
cerca de veinte paginaciones el formar de su documento del nivel I. El documento será un documento
separado de sus procedimientos de la calidad manuales. Aunque es aceptable poner tales declaraciones de
polÃ−tica en la tapa de cada procedimiento relacionado y después referirse simplemente a cada
procedimiento a una versión de una paginación del documento del nivel I, recomendamos contra este
acercamiento. Tal técnica significa que usted tiene el potencial de tener que relanzar la misma declaración
de polÃ−tica sobre varios procedimientos relacionados. Es más fácil y más eficiente indicar las
polÃ−ticas por separado y citar los procedimientos relacionados en un documento único.
Una vez que se haya escrito la declaración del documento del nivel I, usted vuelve a la matriz y ve qué
procedimientos se aplican al requisito relacionado. Estos procedimientos entonces se convierten en su
documento llano II.
Una vez que el nivel I e II los documentos haya estado preparado, aprobado, y publicado usted instituye la
aplicación las instrucciones relacionadas con estos documentos. à stos nivelan los documentos III se deben
publicar y actuar sobre por por lo menos tres a seis meses antes de que usted solicita una intervención
QS-9000.
Ejemplo del elemento 4,5 - control del documento
QS-9000, sección una, explica algunos requisitos especÃ−ficos para el control de los documentos para todos
los departamentos de la compañÃ−a. Para interpretar el requisito usted necesita una copia de QS-9000
obtener los especÃ−ficos y una copia de ISO 9000-2 y de ISO 9004-1 para espigar indirectas en cuanto a la
aplicación del requisito.
En QS-9000, la sección una, elemento 4,5, varias puntas se hace en este asunto determinado. Todo
documenta relacionado a su sistema de gerencia de la garantÃ−a de calidad tiene que ser controlado
terminantemente, tiene que haber una autoridad de la aprobación del documento, los documentos tienen que
estar en las localizaciones derechas, sólo las versiones actuales del los documentos deben estar disponibles,
los cambios tienen que ser hechos usando un procedimiento estándar, una lista principal de documentos debe
existir, y la reedición se recomienda después de varios cambios. à stos son los requisitos que vienen
directamente de ISO 9001: 1994 y sus guÃ−as de consulta que utilizan.
A estos requisitos la industria del automóvil agrega una lista de los documentos que deben estar bajo control,
la necesidad de identificar caracterÃ−sticas especiales del cliente en sus documentos, la revisión de los
estándares del cliente o especificaciones, y de un expediente de las fechas eficaces de la producción del
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cambio.
Estos requisitos van sobre nuestra lista de comprobación para este asunto determinado.
Ahora podemos dar vuelta a las opiniones expresadas por las que revisen para QS-9000. Los asesores del
terminal de componente indican que el item dominante que buscan en el documento del nivel I es una
identificación de quién es responsable de los varios requisitos dichos en voz alta en el elemento 4,5.
EspecÃ−ficamente, desean ver el tÃ−tulo del trabajo de quién es responsable. Por lo tanto, la primera
sentencia en el documento del nivel I debe comenzar con una descripción de los tÃ−tulos del trabajo
responsables de resolver los requisitos del asunto.
No hay razón por la que este requisito tiene que ser considerado como función del departamento de la
garantÃ−a de calidad. Es perfectamente aceptable dividir responsabilidades entre los departamentos
afectados. Por lo tanto, en organizaciones más grandes, el encargado de la ingenierÃ−a puede ser
responsable del control de gráficos y de especificaciones mientras que el encargado de calidad está a cargo
de procedimientos relacionados calidad, etcétera.
Diversos documentos pueden requerir diversos métodos de aprobación. AsÃ−, es también aceptable
tener diversos procedimientos de la aprobación para la opinión, comprando documentos contra documentos
de la ingenierÃ−a. Cuál es vital es que cada procedimiento esté documentado. Qué asistirá usted en
tales controles múltiples es el requisito para una lista principal de documentos. Los programas modernos del
tratamiento de textos de textos tienen capacidades de la referencia cruzada entre los documentos y las
funciones de biblioteca del documento. Un alternativa serÃ−a conectar una base de datos de la información
sobre documentos existentes a los documentos reales (que usan un programa tal como notas del loto).
Cualquier acercamiento debe permitir que usted imprima, a petición, la versión actual de todos los
documentos y quién los posee. Esto permite que usted conduzca intervenciones internas del control del
documento y que verifique su sistema. El informe sobre tales intervenciones prestará la evidencia de la
conformidad.
En resumen, nadie deben poder revisar, quitar, o copiar un documento en su compañÃ−a sin el permiso de
una autoridad central. Una posibilidad es publicar documentos como las herramientas, donde la gente tiene
que controlarlas adentro y hacia fuera, y cualquier uso erróneo de un documento dará lugar a la recompensa
personal del individuo que ha firmado fuera del documento. Otro alternativa es el uso de las redes de
ordenadores de limitar nodos especÃ−ficos del utilizador en su acceso a los documentos. Por ejemplo, cada
utilizador puede leer procedimientos documentados actuales en la pantalla, pero los informes de ejecución y
las modificaciones son solamente posibles por el encargado de los sistemas.
Las cosas a evitar incluyen copias del escritorio de documentos, de notas escritas mano sobre modelos, de
acuerdos o de contactos indocumentados entre el personal y suppliers/customers, y de procedimientos no
escritos usados en el área de la producción. Todas las correcciones o ajustes en los documentos deben ser
firmados y ser fechados.
Finalmente, QS-9000 menciona que una explicación de porqué ocurrió un cambio y qué fue cambiado
debe ser publicado. Comúnmente, esto toma la forma de una nota asociada al documento cambiante. Una
vez más la informática puede asistir a resolver este requisito. Las caracterÃ−sticas de Redlining en
programas del tratamiento de textos de textos, tales como WordPerfect y palabra, permiten que un documento
sea publicado en una forma modificada y una explicación publicadas que reimprima el documento original
con los cambios conocidos en texto sombreado.
La Lista de comprobación
Ahora, tirando junta de toda la información antedicha, podemos crear nuestra lista de comprobación final
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de items para golpear en nuestro nivel I y documentos llanos II.
**time-out** - central documento aprobación autoridad - identificar central autoridad por trabajo tÃ−tulo principal lista documento - derecho documento en derecho lugar - ninguno obsoleto documento en
circulación - naturaleza cualquier cambio ser explicar - reedición documento después uno especificar
número revisión - subcontratista documento ser incluido - documento deber ser firmar, fechar, y numerar tiempo-sensible documento ser quitar cuando anticuado - interno intervención controlar en este documento
control procedimiento - aprobación ser necesario para revisar, quitar, o copiar uno controlado documento enumerar qué documento ser bajo control procedimiento - describir procedimiento para cada uno único
conjunto documento (si aplicable) - todo corrección deber ser firmar
Escribir el documento del nivel I
El documento del nivel I es una declaración de polÃ−tica. Manténgalo simple y a la punta. Comience
identificando quién es responsable de resolver los requisitos, después describa abreviadamente se están
alcanzando qué objetivos.
Una buena declaración del nivel I para cualquier asunto debe ser menos de una paginación en longitud. Lo
que sigue es un ejemplo de un documento del nivel I escrito para el sistema de control del documento de un
fabricante pequeño. Y, recuerde escribir solamente sobre lo que usted hace realmente en su compañÃ−a.
Sección 4,5 - Control Del Documento
4,5,1 todos los nuevos o revisados documentos serán aprobados por una autoridad central. Esta autoridad
central entonces seguirá el estatus, el número de la revisión, y la localización de toda la documentación.
Los sÃ−mbolos caracterÃ−sticos especiales usados por los clientes serán reflejados en todos los documentos
internos afectados.
4,5,2 La autoridad central para cada tipo de documento es como sigue:
El manual y los documentos del QA se relacionaron con la prueba y el examen - encargado del QA
Gráficos de ingenierÃ−a, especificaciones del cliente, y documentos similares - encargado de la
ingenierÃ−a. Las especificaciones y los estándares de la ingenierÃ−a de clientes serán repasados,
distribuidos, y puestos en ejecución de una manera oportuna. Un expediente de las fechas eficaces de la
producción del cambio será mantenido.
à rdenes de compra, formas del contacto del cliente, y documentos similares - encargado que compra.
Documentos relacionados de las ventas - encargado de ventas
Otros documentos - administrador de oficinas
4,5,3 Cada autoridad asegurará que están actualizados los documentos bajo su responsabilidad, disponible
donde necesitados, firmado y fechado con la revisión numera, y reeditó cuando es apropiado.
4,5,4 Una lista principal de los préstamos y de las revisiones de documentos será creada, mantenida, y
revisada por lo menos una vez al año para la eficacia.
Vea los procedimientos QA-15.6, ENG-12, SAL-3, y GEN-071.
Ahora esto es un documento corto y simple del nivel I. Esencialmente, es una declaración de la polÃ−tica en
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cómo asegurar calidad y el control de documentos dentro de su organización. Los documentos son
aprobados, distribuidos, vigilados, y quitados por una autoridad central. El control de revisiones y de la
distribución se delega claramente a las autoridades descentralizadas. Una lista principal del estatus del
documento se mantiene y se revisa regularmente.
Debemos detenernos brevemente aquÃ− para hacer una punta importante. La intención de QS-9000 no es
forzar a su compañÃ−a en cambiar su método de operaciones. En lugar, usted debe examinar su sistema
actual para cualquier práctica inusual o las prácticas innecesarias para su industria determinada. à stos se
deben modificar para la eficacia económica y la eficacia máximas de la gerencia.
Qué el QS-9000 está pidiendo usted a hacer debe demostrar que usted tiene un sistema excelente de la
gerencia. Si usted hace actualmente poco o nada de documento que controla, entonces cómo usted sabe la
calidad de sus documentos? Cómo usted sabe si la gente adecuada está consiguiendo la información
derecha? En cortocircuito, la idea detrás de este elemento de QS-9000 es forzarle en usar prácticas de
gerencia terminantes de modo que usted sepa usted produjo un producto de calidad.
Esta es la razón por la cual quisiéramos que usted examine su operación determinada muy de cerca y que
escriba a la documentación a ambos la reunión el estándar y que correspondiera con sus prácticas de la
corriente de cerca. Como nota lateral, es perfectamente aceptable observar especÃ−ficamente con qué
cláusula QS-9000 se conforma una polÃ−tica o un procedimiento.
Escribir el documento llano II
Una vez que el documento del nivel I esté en lugar, es hora de mirar para arriba los procedimientos que son
utilizados para este elemento de QS-9000. En nuestro ejemplo, estamos mirando control del documento. Por
lo tanto, observamos que un tal procedimiento es el procedimiento 15,6 del QA. Usted ahora tirarÃ−a de ese
procedimiento y leerÃ−a con él para ver si corresponde con los requisitos de QS-9000 para el control del
documento.
Ejemplo de un documento llano II
Lo que sigue es el procedimiento de la calidad que usted encuentra para el control del documento en el
departamento de la garantÃ−a de calidad. Veamos cuánto trabajo será necesario resolver requisitos.
15,6 Control Del Documento De la GarantÃ−a De Calidad
15,6,1 Autoridad y responsabilidades
Definirán al encargado de la garantÃ−a de calidad como la autoridad central para el control de los
documentos de la garantÃ−a de calidad. Esto incluirá:
- dos veces la intervención del año de la eficacia del sistema de control - el mantenimiento de una lista
principal de documentos - la aprobación de nuevos o revisados documentos
15,6,2 El Seguir Del Documento
Todos los documentos creados o revisados por el personal de la garantÃ−a de calidad tendrán como
identificación mÃ−nima un tÃ−tulo, fecha de la creación, fecha de la revisión, firma del
Encargado de la garantÃ−a de calidad, página, y nombre del archivo. Estas caracterÃ−sticas estarán en
cada paginación. El documento debe ser formatado cuidadosamente y legible. Los documentos serán
elaborados usando el sistema del tratamiento de textos de textos. Los documentos manuscritos o escritos a
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máquina no se permiten.
15,6,3 Iniciar un documento
Para iniciar un documento, un individuo necesita someter una forma de la aprobación del documento (DAF)
al encargado del QA. Asociado a esta forma debe ser el documento propuesto. El encargado del QA entonces
controlará el documento propuesto para asegurar que está en el formato apropiado, no duplica documentos
existentes, y que una lista de la gente que debe recibir copias está terminada. La aprobación será indicada
por la firma y la distribución apropiada del encargado del QA del documento. Una vez que esté aprobado
el documento se salve en la base de datos de la red de área local del QA (LAN). La lista de distribución se
observa en la sección de la descripción del documento del software. Entonces cargan a la ayudante
administrativa de los encargados del QA con la impresión de bastantes copias del documento para todas las
destinaciones enumeradas en la hoja de la circulación.
15,6,4 Cambiar un documento existente
Para cambiar un documento existente, una forma de la petición del cambio (CRF) se asocia a una copia del
documento en la pregunta. El CRF debe especificar se está cambiando qué y porqué. Esto entonces es
procesada por el encargado del QA para la aprobación. Cuando está distribuida, una nota será asociada
que explica porqué el cambio era necesario. Ahora las versiones obsoletas de los documentos serán
quitadas del sistema.
15,6,5 Retiro de documentos obsoletos
Después de no más de seis revisiones de un documento, un nuevo documento se debe publicar bajo nuevo
número de versión. Si un documento llega a ser obsoleto, o si es tiempo-sensible expiran los documentos,
entonces el encargado del QA debe ser notificado. La lista de distribución para el documento se utiliza para
confirmar la extracción de los documentos implicados. Una notificación de la extracción acertada se
envÃ−a al encargado del QA.
Si un documento no se puede extraer, entonces el partido a el cual el documento fue asignado es responsable
de las estadÃ−sticas para su localización o confirmación de su destrucción. Un informe de incidente del
documento es clasifiado por el encargado del QA que describe las circunstancias que rodean la inhabilidad de
extraer un documento. Las copias desautorizadas de documentos también están señaladas usando esta
forma.
15,6,6 Intervención del sistema de control del documento
Dos veces un año, el encargado del QA iniciará una intervención interna de este procedimiento del
control del documento. Seleccionarán a un interventor interno fuera de la función del QA. Este interventor
recibirá un mandato y un conjunto de instrucciones del encargado del QA. El interventor seguirá el
procedimiento de la intervención interna enumerado en el manual de la garantÃ−a de calidad.
Volviendo a nuestra lista de cheque original, podemos ahora examinar este procedimiento para la
conformidad. Una vez más se nombra una autoridad central. Nota cómo las acciones para comenzar,
cambiar, y quitar un documento se explotan en secciones individuales en este documento llano II. Esto ayuda
a clarificar el procedimiento dividiendo secciones según las acciones reales tomadas para realizar una tarea
especÃ−fica.
Después, observamos que una lista principal está dicha en voz alta en el procedimiento. Esta lista
principal, y los documentos implicados, se guardan en una red de área local de ordenadores. Tal sistema
ayuda a una persona a controlar documentos. Después de todo, el encargado de red puede ser mandado
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marcar ciertos documentos con etiqueta según lo " leÃ−do solamente." AsÃ−, la gente que trabaja en el
departamento del QA no puede hacer las copias que mandilarÃ−an fuera de la esfera del control del
procedimiento. También, el encargado del QA puede cerciorarse de que solamente las revisiones actuales
de un documento estén disponibles substituyendo documentos obsoletos en la red. El personal necesita
solamente leer sus pantallas del ordenador para ver el más nuevo documento.
Además, los documentos se reeditan después de seis revisiones. Se firman, se fechan, y se dan los
documentos un número de la revisión. se quitan los documentos Tiempo-sensibles cuando son obsoletos o
anticuados. Una intervención interna se realiza para confirmar la eficacia de este procedimiento del control.
Y, un procedimiento separado se utiliza para cambiar documentos.
Cuál falta es cualquier mención de documentos de subcontratistas, de caracteres caracterÃ−sticos
especiales, y del papel del QA en el repaso de la ingenierÃ−a specifications/standards de clientes. Por lo
tanto, estos items que falta tendrÃ−an que ser agregados al procedimiento para hacerlo listo para la
certificación QS-9000.
Resumen de niveles I e II
En resumen, deseamos observar otra vez ese nivel I e II los documentos se deben escribir para su propia
ventaja. El QS-9000 está pidiendo solamente disciplina y un buen sistema del control. Tomando su
situación actual, ponga al dÃ−a sus polÃ−ticas y procedimientos para corresponder con el requisito,
mientras que toma esta oportunidad de mejorar sus propias operaciones internas.
El más importante de todos, cerciórese de que usted esté haciendo lo que usted dice que usted está
haciendo. La intervención QS-9000 será una investigación de si usted real está realizando los
procedimientos que usted ha documentado. La evidencia que recolectan vendrá de los documentos III y de
los expedientes llanos de la calidad.
Documentos Del Nivel Iii
Sobre, mirábamos un documento del nivel II del ejemplo (procedimiento) para asegurar el control de la
documentación creado por el departamento de la calidad. Los procedimientos similares existirÃ−an para
otros departamentos.
En escrito, el procedimiento enumeró los documentos afectados por el procedimiento y ése el encargado
de la garantÃ−a de calidad era en última instancia responsable de su aprobación y control. Los documentos
fueron iniciados con una forma de la aprobación del documento (DAF). El documento del ejemplo entonces
fue repasado por el encargado de la garantÃ−a de calidad y cualquier departamento afectado. Una vez que
estuvo modificado y aprobado, fuera enviado para la inclusión en la red de área local (LAN) que era
utilizada dentro de nuestra compañÃ−a del ejemplo.
El uso de un LAN de controlar control del documento fue recomendado altamente porque un encargado de
LAN puede controlar quién ve, las impresiones, y puede corregir cada documento. Los utilizadores
necesitan llaman solamente encima de documentos seleccionados en una pantalla próxima del ordenador
para conseguir el proceso actual o para completar las formas correctas.
Debemos detenernos brevemente un momento aquÃ− y discutir la diferencia básica entre un procedimiento
estándar y una instrucción de trabajo. Un procedimiento es tÃ−picamente una descripción de un proceso
que implica a mucha gente. En contraste, una instrucción de trabajo tiende para ser una lista de las medidas
tomadas para que un individuo termine una tarea.
AsÃ−, los documentos llanos III tienden para ser las instrucciones de trabajo que son generadas por los
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procedimientos escritos. Son importantes en dos respetos. El primer ser ese la mayorÃ−a de las
compañÃ−as en los Estados Unidos no tiene documentos llanos III. Todos demasiado a menudo, las
compañÃ−as confÃ−an en órdenes verbales y ordenan la supervisión para comunicarse qué
necesidades de ser hecho para asegurar calidad durante la fabricación o para mantener procesos. Las
instrucciones escritas basadas en un estudio cuidadoso de tareas y de funciones de trabajo, con un ojo hacia
eficacia, pueden aumentar comunicaciones mientras que la reducción cuesta eliminando esfuerzos perdidos.
El segundo es ese los documentos llanos III y los datos que generan van a ser examinados por los asesores de
la certificación de QS-9000 como confirmación que usted está siguiendo sus procedimientos escritos.
Tome el ejemplo del control del documento, el siguiente son justo algunos ejemplos del tipo de documentos
del nivel III que este procedimiento pudo generar.
• informes de intervención
• cambie las formas y las respuestas (instrucciones de la petición de w/work)
• nuevas peticiones y respuestas del documento (con instrucciones de trabajo)
• la lista principal de documentos en la circulación
Miremos cada uno de éstos más detalladamente.
Informes De Intervención
Como parte de cualquier procedimiento para la certificación QS-9000, usted debe incluir una sección en
cómo usted revisará este procedimiento a partir del tiempo a la hora de asegurar que se está poniendo en
ejecución y se está utilizando correctamente. Esto generará informes de intervención.
Los informes para el procedimiento 15,6 del QA serÃ−an generados por alguien independiente del sistema de
control del documento de la garantÃ−a de calidad que realiza la intervención. Usted debe tener un
procedimiento separado de la intervención dentro de su compañÃ−a que entrenó a personal podrÃ−a
seguir. El procedimiento del control del documento entonces incluirÃ−a las preguntas de la intervención que
se contestarán relacionadas al control del documento.
Por ejemplo,
Instrucciones escritas para la intervención del sistema de control del documento,
Instrucción De Trabajo Del Departamento De la GarantÃ−a De Calidad: Seleccione aleatoriamente seis
documentos bajo alcance del documento del procedimiento del control. Conteste a las preguntas siguientes
para todos los documentos seleccionados.
1. Todos los documentos se fechan, se firman, y se asignan correctamente un número de la revisión?
2. Estos documentos se están encaminando según procedimiento? Controle la correspondencia de la
encaminamiento del documento en el LAN.
3. Son los documentos elegidos la revisión apropiada?
4. Los documentos seleccionados se observan en el registro del control del documento guardado por el
encargado de calidad?
5. Todo el papeleo relacionado se clasifÃ−a con la DAF y una copia del documento?
6. Los sÃ−mbolos caracterÃ−sticos especiales del cliente se utilizan cuando sea apropiado?
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Cambie Las Formas De la Petición
Para las formas especÃ−ficas, un conjunto de instrucciones de trabajo debe existir. Ã stos se deben
desarrollar basaron en el flujo de proceso del papeleo y del propósito previsto de la forma. Por ejemplo, el
propósito de la forma de la petición del cambio (CRF) es documentar la necesidad de poner al dÃ−a o de
corregir un documento existente, dice un procedimiento en los procedimientos de la garantÃ−a de calidad
manuales. El flujo de proceso para esta forma debe llevarla los departamentos afectados para poderlos
notificar del cambio y del comentario inminentes sobre él apropiadamente.
Por lo tanto, las instrucciones de trabajo para la forma explicarÃ−an las medidas exactas que cada persona
afectada debe tomar en llenar la forma. Por ejemplo,
Instrucciones De Trabajo: Cambie La Forma Qa0076 De la Petición
1. El llenar la forma si usted es el iniciador.
a) Incorpore el número del control del documento afectado.
b) La fecha y firma la forma.
c) Describa abreviadamente la necesidad del cambio y observe los párrafos afectados.
etcétera.
Naturalmente, usted incluirÃ−a una copia de la forma para la referencia. La encontramos especialmente
provechosa si usted indica en la copia de la forma las lÃ−neas que se completarán hacia fuera referencia a
las instrucciones de trabajo.
Nueva Petición Del Documento
Este mismo método serÃ−a utilizado para otras formas, tales como la hoja nueva de la petición del
documento. Una vez más las instrucciones de trabajo serÃ−an explicadas e ilustradas. Además, iniciar
documentos, tales como éste, también incluirÃ−a una referencia del procedimiento que llamarÃ−a para
la creación de un fichero para salvar todo el papeleo que esta petición inicial podrÃ−a generar. En el caso
de una nueva petición del documento, los comentarios enviados al encargado de calidad en notas o minutos
de reunión serÃ−an agregados a este fichero.
Lista Principal
Nuestro ejemplo final es la lista principal para el control del documento.
La lista principal debe ser capaz de crear una lista de todos los documentos actuales y de sus sostenedores en
cualquier momento. En este respeto, una base de datos del ordenador se recomienda altamente. Usted
necesitará qué se llama un programa plano de la base de datos, tal como Q&a, fichero profesional, y los
similares, si usted controla los documentos de apenas una área con el programa. Una base de datos
emparentada, tal como paradoja y dBase, se utiliza cuando usted desea atar junto documenta control con otras
funciones que siguen. Por ejemplo, cuando usted desea un documento que se refiera a otros procedimientos
para seguir el estado actual de ésos los documentos referidos en paralelo.
Conclusión
Seleccionamos control del documento como ejemplo de cómo escribir sus documentos relacionados
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QS-9000 porque éste es una de las áreas principales de la debilidad señaladas a nosotros por varios
asesores del terminal de componente. Es también un procedimiento que tiene que estar en lugar antes de
que usted escriba su otro nivel I, II, e III los documentos.
En el medio tiempo, tenga presente que controlando la localización, la distribución, y la importancia de
documentos es crÃ−ticas a resolver muchos de los requisitos del QS-9000. Su método de control no tiene
que ser complejo o quebrantador, apenas completo y utilizado religioso. Esto se logra lo más mejor posible
con buenas polÃ−ticas y procedimientos escritos, escritos las instrucciones de trabajo que hacen a gente
determinada responsable de tareas especÃ−ficas, y con el uso de un buen plan de la acción.
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