INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno o Natalia Baquero Cárdenas quien haga sus veces Periodo evaluado: Marzo – Junio/12 Fecha de Elaboración: Julio 2012 Subsistema Control Estratégico Dificultades En el mes de mayo de 2012 la Oficina de Auditoria Interna, realizó una evaluación al mapa de riesgos institucional, concluyendo que se deben reorganizar todos los mapas por proceso; ajustando e incluyendo nuevos riesgos, y verificando sus causas, efectos, probabilidad de ocurrencia y controles, lo cual será adelantado por todos los líderes de los procesos. Avances Como parte del compromiso con el Plan Sectorial del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se adoptó el modelo de gestión por competencias, cuyo fin es el de alinear la gestión del recurso humano a la estrategia de la entidad; maximizar el potencial del capital humano, focalizándose en los comportamientos y habilidades observables para disponer de estándares definidos y hacer más eficientes y efectivos los procesos de reclutamiento y selección de personal. Lo anterior, generará mayor conciencia al funcionario para asumir la coresponsabilidad de su autodesarrollo y se establecerán mecanismos claros de incentivos por el logro de objetivos y cumplimiento de metas. Se sigue propendiendo por la participación ciudadana en aspectos prioritarios de nuestra gestión, lo cual se observa en la interacción continua con nuestros clientes como son las cooperativas inscritas, los mecanismos interactivos de comunicación (página web, videoconferencias, boletines financiero y jurídico), y la validación de nuevos instrumentos de gestión. Carrera 13 No. 32 – 51 Interior 1 / Carrera 13A No. 32-30 Local 23 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. – Colombia Teléfonos: 3202727– 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 Subsistema Control de Gestión Dificultades Tanto los indicadores de medición como el mapa de riesgos se encuentran en proceso de reformulación, para alinearlos al esquema de organización por procesos en pro de la mejora continua de los mismos. El Fondo consiente de la importancia en la seguridad de la información adelantó un proyecto de implementación, y se realizó una Auditoria Externa basados en la norma ISO27001, cuyo objetivo principal fue verificar el estado de la seguridad de la información y avance en la implementación de controles definidos en el plan de tratamiento, así como establecer el estado de las oportunidades de mejoramiento y observaciones provenientes de auditorías anteriores. Como resultado de la auditoría, se observaron algunas debilidades sobre las cuales se adelantarán las acciones pertinentes que en resumen se describen así: El mecanismo usado para la divulgación del proyecto de seguridad de la información requiere ser mejorado, ya que se evidencio que algunos usuarios no tenían conocimiento de la Resolución y Circular, así como de las políticas y procedimientos definidos para la seguridad de la información; No se están aplicando algunas guías de clasificación de la información, teniendo en cuenta que la implementación se encuentra en su etapa inicial. Avances En cuanto a este subsistema, tenemos que al interior de Fogacoop se definieron las políticas internas para administrar la comunicación buscando el intercambio informativo, de manera eficiente y oportuna entre los diferentes públicos internos y externos del Fondo a través de medios confiables, y así favorecer el conocimiento y comprensión del direccionamiento estratégico y el logro de los objetivos del Fondo. De igual manera, se determinaron los mecanismos para difundir información sobre el funcionamiento del Fondo y el seguro de depósito a grupos de interés y a la ciudadanía en general. De otra parte, el Fondo sigue adelantando monitoreo constante sobre el manejo y respuesta de todas las peticiones, quejas y reclamos, que se reciben lo cual nos permite atenderlas de manera oportuna y eficiente. Carrera 13 No. 32 – 51 Interior 1 / Carrera 13A No. 32-30 Local 23 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. – Colombia Teléfonos: 3202727– 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 Subsistema Control de Evaluación Dificultades El Fondo contrató una auditoría externa al seguimiento de la Certificación bajo la norma ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, en la cual a pesar de no haberse evidenciado no conformidades, se hicieron por parte del auditor algunas oportunidades de mejora relacionadas con: Fijar nuevas metas en aquellos procesos en donde los objetivos ya fueron ampliamente superados; al finalizar cada ciclo de auditorías internas de calidad, adelantar evaluación de la auditoria por parte de los auditados, lo cual permitirá retro alimentar esta actividad y generar más espacios de participación y socialización del proceso; e incluir como indicador del proceso de Gestión de Recursos Humanos, los resultados de la evaluación de desempeño y del clima organizacional. Avances La Oficina de Auditoría Interna continúa ejerciendo el control independiente de acuerdo con su programación anual, y su participación y asesoría en los diferentes comités del Fondo, velando porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. La Auditoría Interna a partir del año 2012, participará en coordinación con la Gerencia Estratégica en la realización de las auditorías internas de calidad. Esta Oficina igualmente, brindó asesoría y apoyo en el nuevo modelo de gestión por procesos que se implementó en la entidad en lo corrido del año 2012, reformulándolos y velando por fortalecer la cultura de la autorregulación, el autocontrol y la autogestión. Estado General del Sistema de Control Interno Todos los subsistemas establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno como lo son el estratégico, de gestión y evaluación en la entidad, interactúan de manera coordinada y permanente, generando altos niveles de confianza, permitiendo además la salvaguarda de los activos de la organización. Recomendaciones Carrera 13 No. 32 – 51 Interior 1 / Carrera 13A No. 32-30 Local 23 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. – Colombia Teléfonos: 3202727– 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182 Seguir implementando acciones que busquen la mejora en las políticas internas y en nuestro sistema de calidad, y realizar seguimiento periódico a la planeación institucional, y seguir trabajando en nuestro autocontrol como actores y líderes de los procesos. De igual manera, se recomienda adelantar la acción referente a modificar y ajustar nuestro mapa institucional, así como en el ajuste y seguimiento del plan de mejoramiento institucional. Carrera 13 No. 32 – 51 Interior 1 / Carrera 13A No. 32-30 Local 23 Parque Residencial Baviera Bogotá D.C. – Colombia Teléfonos: 3202727– 018000-919723 Fax: 3202720 Página Web: www.fogacoop.gov.co e-mail: [email protected] SC-CER127182