Guia Gastos Operativos 2014

República de Colombia
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Secretaria General
GUIA PARA PROGRAMAR LOS GASTOS OPERATIVOS
1. INTRODUCCIÓN
Esta guía presenta los elementos a ser considerados por las diferentes áreas de la
Entidad en el proceso de programación de los gastos operativos para la próxima
vigencia.
Es importante tener definidos la totalidad de los gastos operacionales de la Entidad a 07
de agosto, dado que es necesario hacer ajustes sobre los lineamientos de programación
y sobre los proyectos de inversión en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas
Públicas –SUIFP-, adicionalmente de esta definición previa dependerá la programación
de metas sociales y financieras a nivel nacional.
2. AREAS CONSOLIDADORAS Y BIENES Y SERVICIOS A SOLICITAR POR TODAS
LAS DEPENDENCIAS
Las Direcciones y Oficinas que se relacionan a continuación deben consolidar los
requerimientos de las demás dependencias en los temas que les competen:
DIRECCIÓN DE SERVICIO DE ATENCIÓN: a) Líneas únicas de atención (llamadas de
entrada, llamadas de salida); b) Encuestas de percepción y satisfacción, cliente
incógnito, grupos focales (presenciales, virtuales y telefónicos); c) Constatación primaria
en terreno; y, d) Atención primaria del servicio (trámites, servicios y programas
(presencial, virtual y telefónico).
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO: Organización y logística de
Eventos
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES: Elementos y servicios relacionados con
divulgación, impresos y publicaciones, material audiovisual, pauta y publicaciones.
Bienes y servicios tales como: servicios de campañas de divulgación, servicio de
producción de mensajes en radio, servicios audio/visuales, afiches, volantes, libretas
para eventos, cuadernos, carpetas corporativas, plegables, stickers, boletines, brochure
institucional, cartillas, revistas, libros, portarretratos, abanicos, tacos, colgapuertas,
diplomas, escarapelas, rompetráficos, calendarios, planeadores, backing, pendones,
bolsas, cajas, tarjetas, bolígrafos.
Nota: Estimar lo correspondiente a la distribución de los elementos que se requieran
para estas estrategias, y este ítem deberán solicitarlo al área consolidadora Dirección
Administrativa.
Sede de la Dirección General
Avenida carrera 68 No. 64c – 75 PBX: 437 76 30
Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080
www.icbf.gov.co
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Nota: El Área de Contratos deberá programar el gasto correspondiente a las
publicaciones de avisos relacionados con las licitaciones o concursos.
Igualmente, se debe incluir una partida para la publicación de los actos administrativos
que así lo requieran normalmente generados por la Oficina Jurídica y la Oficina de
Control Interno.
Las Direcciones de Gestión Humana y Administrativa manifestaron contar con el análisis
respectivo de las necesidades del ICBF en los rubros que les competen, por lo que no se
cuenta con un formato para identificar necesidades en Gastos Operativos. Cualquier
inquietud o requerimiento adicional deberá solicitarse a los enlaces indicados en la
comunicación enviada por Secretaria General.
A Cargo de la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA están los gastos operativos
relacionados con: Transporte, papelería y fotocopias y gestión documental.
A cargo de la DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA están los gastos operativos
relacionados con: apoyo en contratación de servicios (proceso liderado por Secretaria
General) y el tema de viáticos que será proyectado por proyecto acorde con la ejecución
de la vigencia 2013.
3. GASTOS OPERATIVOS CUYA PROGRAMACIÓN
EXCLUSIVA DE LAS AREAS CONSOLIDADORAS
ES
RESPONSABILIDAD
Adicional a los gastos operativos mencionados anteriormente, existen gastos que son de
responsabilidad estricta de las siguientes áreas y en los cuales no tiene ninguna
participación ninguna de las otras áreas del ICBF.
DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA:
-
Gastos relacionados con la implementación de la carrera administrativa.
Gastos relacionados con los programas de capacitación diseñados por ésta
dependencia detectados luego de la evaluación de competencias.
Dotación del personal que por Ley tiene derecho a ésta.
Otros gastos generados por las actividades que por Ley, deba asumir la entidad
relacionados con capacitación, bienestar y estímulos.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA:
-
Materiales y suministros: Elementos e insumos de oficina, papelería.
Arrendamientos: Arrendamientos de direcciones regionales, centros zonales
Alquiler de vehículos.
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-
Mantenimiento: Gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes
muebles e inmuebles de la Entidad (tanto propios como en arriendo o en
comodato).




Sedes.
Vehículos
Servicio de Vigilancia.
Servicio de Aseo y Cafetería.
-
Servicios públicos.
-
Impuestos y multas: Comprende el impuesto predial, de vehículos y demás
tributos, multas y contribuciones a que esté sujeta la Entidad.
-
Seguros: Costo previsto en los contratos o pólizas para amparar los bienes,
muebles e inmuebles, de propiedad de la Nación o de los Establecimientos
Públicos Nacionales. Se pueden incluir las pólizas que amparan los riesgos
profesionales, a empleados de manejo, ordenadores y cuentadantes, cuyo valor
debe ser proporcional a la responsabilidad de su manejo.
-
Otros:
 Servicio de fotocopias tanto nivel nacional como territorial.
 Suministro de gasolina tanto al nivel nacional como territorial.
 Los relacionados con alquiler de los sitios de reunión, servicio de
alimentación y transporte que se requiera para desarrollar las actividades
de capacitación y bienestar.
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES:
Gastos relacionados con la producción de los programas institucionales tanto radiales
como de televisión y demás actividades de divulgación de los programas, impresos y
publicaciones definidos por la Dirección y autorizados por la Ley.
4. ESQUEMA COMPLEMENTARIO PARA LA PROGRAMACIÓN DE PERSONAL A
TRAVÉS DE HONORARIOS
La Secretaría General a través de la Dirección de Gestión Humana realizará el análisis de
las necesidades de contratación de personal, de acuerdo a la programación de
contratistas que se tiene para la vigencia 2013 y ajustes propuestos para la vigencia
2014, de acuerdo a los criterios previamente requeridos en cuanto a perfiles y funciones
asociadas por cada área del ICBF de la Sede Nacional y a Nivel Regional.
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5. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
 Teniendo en cuenta que los techos presupuestales por proyecto se encuentran en
proceso de definición, es necesario mantener criterios de austeridad y priorización de
necesidades.
 Los recursos solicitados para gastos Operativos no podrán ser superiores a los
solicitados en la presente vigencia; igualmente, las áreas que tienen proyectos de
inversión financiarán la totalidad de los Gastos Operativos de su propia área, y
aportarán de manera proporcional recursos a las áreas transversales que no tienen
proyectos de inversión.
 Todas las dependencias pueden incluir en sus planes cualquier gasto que se ajuste a
alguna de las categorías enunciadas anteriormente, siempre y cuando no riña con las
normas de austeridad vigentes. Los bienes o servicios que no se programen en este
ejercicio seguramente no se podrán financiar.
 Las solicitudes de los bienes y servicios descritos anteriormente, deben ser
diligenciadas por todas las dependencias de la Entidad en los formatos diseñados por
las áreas consolidadoras.
 Las estrategias de carácter Nacional, tales como de Comunicaciones, Gestión
Documental, apoyo logístico entre otras, las cuales deban ser replicadas a todas las
Regionales, deben ser dimensionadas por el área que las requiera y solicitadas
dentro de su Programación de Gastos.
 El análisis de este tipo de gastos a nivel Regional, lo realizará cada una de las áreas
consolidadoras con base en la ejecución presupuestal, incluyendo igualmente un
margen de imprevistos.
 El Gerente de Recurso será cada área consolidadora, quien se encargará de la
contratación y seguimiento presupuestal.
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6. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Inicio
Envío comunicación por parte de la
Secretaria General
Las áreas diligencian el formato de
solicitud de gastos operativos
Las áreas consolidadoras reciben,
consolidan, depuran, priorizan y
costean las solicitudes de todas las
áreas
Se realizará un segundo costeo, en
caso de ser solicitados Estudios de
mercado por el área consolidadora
La Dirección de Planeación y
Control de Gestión consolidará la
solicitud de gastos operativos de la
Entidad enviado por cada una de
las áreas consolidadoras y las
presentará en Comité
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El Comité revisa y aprueba la
propuesta
La Dirección de Planeación y
Control de Gestión determina los
rubros presupuestales a afectar
Fin
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