Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE 6.06. Sistemas de Planificación y Control Financiero Orientados a la Excelencia: Aplicación a la Pequeña y Mediana Empresa Aldo A. Caprile R. Director – Gerente general; IMC Cluster S.A. Docente pregrado, diplomados y formación ejecutiva; DSIA, FEN, U. de Chile Docente posgrado Magísters (MBA, MGPP, MBE); DII, FCFM, U. de Chile Docente diplomados y formación ejecutiva; UCyC; DICTUC, P. Universidad Católica de Chile Evaluador Premio Pyme gestión Competitiva, ChileCalidad Registro INN; ISO 9001, SEMC, NCh 2909 Egresado de Magíster en Ingeniería de Negocios con TI; DII, FCFM, U. de Chile Diplomado en Gestión de Procesos de Negocio; DCS, FEN, U. de Chile Ingeniero en Información y Control de Gestión, Contador Auditor; DSIA, FEN, U. de Chile Claudio A. Rodríguez L. Consultor Sistemas de Información y Control de Gestión; IMC Cluster S.A. Relator de talleres en control de gestión, BSC, calidad, finanzas, costos, ABC y presupuestos Examinador Premio Nacional a la Calidad y Gestión de Excelencia, ChileCalidad Ingeniero en Información y Control de Gestión; DSIA, FEN, U. de Chile Ingeniero en Información y Control de Gestión; DSIA, FEN, U. de Chile Contador Auditor; DSIA, FEN, U. de Chile 1360 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE Las pequeñas y medianas empresas (pyme) deben hacer esfuerzos en su capacidad de gestión por mantener su competitividad, para luchar contra la brecha con sus pares y exigencias de proveedores o clientes de mayor tamaño. Las barreras a la entrada de organizaciones extranjeras son cada vez menores, donde se acogen a los tratados de libre comercio para internarse en nuestro mercado sin dificultades, siendo éste un mercado relativamente pequeño donde el peso específico de cada cliente se hace más importante que en otras naciones. Por otro lado, la Economía de la Información que democratiza el conocimiento, los menores costos tecnológicos y las políticas de estado que priorizan el desarrollo de las empresas de menor tamaño, permiten a las pymes acceder a herramientas y modelos que le permiten reducir la mencionada brecha con otras empresas. Todo lo anterior les justifica incorporar una mejor disciplina de planificación y control financiero (PCF), motivado tanto por el hecho de contar con herramientas de proyección y análisis de ingresos y costos para controlar la obtención y uso de los recursos, como por la reducción de barreras que impiden el acceso de mecanismos modernos de gestión financiera. Es decir, los mayores beneficios de una buena gestión y los menores costos de tenerla son elementos centrales que invocan la pertinencia de sofisticar la gestión financiera de las pymes, yendo más allá de la contabilidad financiera, reconociendo que en ésta existen brechas por su tratamiento tributario por sobre la toma de decisiones, y por la falta de control interno. No obstante, el énfasis del presente trabajo está en la contabilidad de gestión (si bien la contabilidad financiera se considera dentro del modelo), en las finanzas internas por sobre el mercado de capitales, y en el procesamiento y generación de informes por sobre los sistemas transaccionales. El presente artículo tiene por objeto proponer un modelo de PCF enmarcado en la gestión de la excelencia para las diferentes pymes, mostrando casos reales con ejemplos que van desde su diseño hasta la implementación a través de planillas Microsoft Excel inteligentemente estructuradas y vinculadas, para modelos de negocio de empresas de manufactura, comercio, órdenes de trabajo y por proyectos, en los 1361 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE sectores de producción en serie, alimentos, metalmecánico, gráfico, calzado y software. Los modelos PCF se diseñaron bajo el marco de los sistemas de gestión de calidad total (TQM) para asegurar su integración al sistema de gestión de la empresa, dada la evidencia de éxito de dichas prácticas. 1. Justificación del problema Las autoridades en Chile en gestión de la calidad y políticas públicas coinciden con la importancia de PCF para pymes. Esto se evidencia tanto en las características de los estándares de calidad y excelencia orientados a las empresas de menor tamaño, como en los programas de subvención al mejoramiento en gestión de las mismas pymes. Por una parte, los modelos específicos desarrollados en Chile para las pymes, tales como la norma certificable NCh 2909 (conocida también como norma Pyme), el Premio Pyme Gestión Competitiva (PPGC) y el Sistema Escalonado de Mejoramiento Continuo nivel avanzado (SEMC), contienen aspectos donde se exige o se consulta sobre la gestión financiera, tales como las cláusulas 5.3, 6, 7.4, 10.3 y todo el capítulo 9 de la norma Pyme; los puntos 4.4, 5.1, 5.2., 5.3 5.4 y 5.11 del PPGC; y parte de los criterios 5, 6 y 8 del SEMC. Por otra parte, la Corporación de Fomento Productivo, CORFO, tiene la tarea de administrar instrumentos de subvención de Fomento a La Calidad (FOCAL), para que las pymes se implementen y certifiquen bajo NCh 2909 o SEMC, y el Fondo de Asistencia Técnica (FAT), en su línea de Gestión Financiera, que subsidia proyectos de consultoría relacionados esencialmente con PCF. En cuanto a los resultados de pymes que han adoptado prácticas de gestión financiera, si bien no se cuenta con suficientes estudios que hablen directamente del impacto de PCF en las pymes, sí existen múltiples publicaciones que demuestran el valor de incorporar adecuadamente modelos TQM, que incorporan una mirada más allá de la calidad orientada a productos y clientes (Camisón, 2007), validando 1362 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE también el impacto en stakeholders como el dueño, incorporando así a PCF como un elemento central para integrar eficiencia y valor. Dentro de los beneficios de TQM en las pymes, Hendricks y Singhai (1999) exhiben las diferencias entre incrementos en resultados promedio en 5 años de empresas de menor tamaño ganadoras de premios de calidad y excelencia, y empresas del mismo tamaño e industria, cuyos resultados muy positivos se muestran en la figura 1. Figura 1: Rendimiento que empresas que usan TQM exitosamente en relación a empresas similares 1363 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE 2. Modelo integrado de Planificación y Control Financiero La figura 2 muestra la configuración del modelo general de PCF que ha sido implementado a diferentes pymes de diversos sectores. Plan de finanzas Objetivos, indicadores y metas financieras de la empresa, y los proyectos relacionados con la gestión financiera y su sistema de información. Figura 2: Sistema de planificación y Control Financiero. 1364 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE 3. Evaluación de proyectos Se valorizan y evalúan los proyectos, ingresando las variables y parámetros que permiten identificar los flujos proyectados de ingresos y egresos pertinentes por cada período para obtener los indicadores pertinentes de valor, como VAN, punto de equilibrio, tasa interna de retorno (TIR) y pay back. Además, se conecta con el análisis de sensibilidad. 4. Presupuesto Maestro Este módulo se encarga de construir los presupuestos a partir de un esquema general que representa su estructura, orden y ecuación lógicos para formularlos, gracias al esquema del presupuesto maestro (ver figura 3). Figura 3: Ejemplo de esquema del Presupuesto Maestro de una empresa productiva. 1365 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE 5. Análisis de variables El análisis ex ante de las variables permite la sensibilización para conocer los rangos de decisión y el impacto financiero de cada uno de los factores de influencia. El análisis ex post permite identificar las desviaciones para tomar las acciones correctivas pertinentes. 6. Gestión de costos Es el sistema de información de los presupuestos para construirlos y analizar las desviaciones con un lenguaje común. 7. Informes Se incluye flujo de caja, análisis de desviaciones y resultados de ratios e indicadores de liquidez, eficiencia y rentabilidad. 8. Conclusiones Se refieren las ventajas y limitaciones de implementar un PCF en las pymes, y sus recomendaciones pertinentes. 1366 Proceedings del XXVI Encuentro Nacional de Facultades de Administración y Economía ENEFA Proceedings - Vol. 3, Año 2010 ASFAE Referencias bibliográficas ANTHONY R., y GOVINDARAJAN V. (2003). “Sistemas de Control de Gestión”. McGrawHill/Interamericana de España, España. 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