CD-4582.pdf

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
GUÍA ORIENTADA A CEOs PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y
APLICACIÓN DE LA ARQUITECTURA EMPRESARIAL EN
LA GESTIÓN DE PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS
(PYMES)
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MÁSTER EN
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
VÍCTOR ANDRÉS ROJAS PÁEZ
[email protected]
DIRECTOR: ING. GERMÁN PANCHO CARRERA, MSc
[email protected]
Quito, Noviembre 2012.
ii
DECLARACIÓN
Yo Víctor Andrés Rojas Páez, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito
es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o
calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
A través de la presente declaración cedo mis derechos de propiedad intelectual
correspondientes a este trabajo, a la Escuela Politécnica Nacional, según lo
establecido por la ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la
normatividad institucional vigente.
____________________.
Víctor Andrés Rojas Páez
iii
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Víctor Andrés Rojas Páez,
bajo mi supervisión.
Germán Pancho Carrera, MSc
DIRECTOR DE PROYECTO
iv
TABLA DE CONTENIDO
ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... vii
ÍNDICE DE TABLAS .............................................................................................. ix
ÍNDICE DE MAPAS CONCEPTUALES .................................................................. x
RESUMEN ............................................................................................................. xi
INTRODUCCIÓN ................................................................................................. xiii
CAPÍTULO 1 .......................................................................................................... 3
ARQUITECTURA EMPRESARIAL ........................................................................ 3
1.1 RESEÑA ....................................................................................................... 6
1.2 DEFINICIÓN ................................................................................................. 7
1.3 APLICACIÓN DE LA ARQUITECTURA EMPRESARIAL ............................. 8
1.4 DOMINIOS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL .................................... 10
1.4.1 ARQUITECTURA DE NEGOCIO .......................................................... 11
1.4.2 ARQUITECTURA DE DATOS E INFORMACIÓN................................. 13
1.4.3 ARQUITECTURA DE APLICACIONES ................................................ 15
1.4.4 ARQUITECTURA DE TECNOLOGÍA ................................................... 17
1.5 ENTREGABLES DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL ............................ 19
1.5.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ............................................................ 19
1.5.2 PORTAFOLIO DE PROYECTOS ......................................................... 20
1.5.3 MAPA DE RUTA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL ..................... 20
1.6 EQUIPO DE TRABAJO DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL ................. 22
1.7 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN ............................................................... 24
CAPÍTULO 2 ....................................................................................................... 28
LAS PYMES EN ECUADOR Y LA PERCEPCIÓN DEL DESEMPEÑO DE TI .... 28
2.2 RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................. 30
2.3 SITUACIÓN ACTUAL DE LAS PYMES ...................................................... 31
2.4 PERCEPCIÓN DEL DESEMPEÑO DE TI EN LAS PYMES ....................... 36
v
CAPÍTULO 3 ....................................................................................................... 45
GUÍA ORIENTADA A CEOs EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL ................................................................................................... 45
3.1 GENERALIDADES...................................................................................... 47
3.2 TI SOCIO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA ............................................ 48
3.3 EL GOBIERNO DE TI ................................................................................. 49
3.3.1 ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO......................................................... 51
3.3.2 ENTREGA DE VALOR ......................................................................... 52
3.3.3 GESTIÓN DEL RIESGO ....................................................................... 53
3.3.4 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.................................................... 53
3.3.5 MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO .......................................................... 53
3.4 COMPONENTES DE LA GUÍA. .................................................................. 55
3.4.1 PASOS INICIALES ............................................................................... 55
3.4.1.1 Paso 1. El CEO como patrocinador del proceso de AE. ............. 55
3.4.1.2 Paso 2. Formalización del proceso de AE. .................................. 56
3.4.1.3 Paso 3. Asignación presupuestal ................................................ 57
3.4.1.4 Paso 4. El director de AE y el equipo de trabajo. ........................ 58
3.4.1.5 Paso 5. Revisar la estructura organizacional. ............................. 59
3.4.1.5.1 Estructura tradicional de TI .............................................. 62
3.4.1.5.2 Estructura sugerida para TI............................................. 63
3.4.2 PASOS COMPLEMENTARIOS ............................................................ 64
3.4.2.1 Paso 6. Calendarización de la AE. .............................................. 64
3.4.2.2 Paso 7. El portafolio de proyectos ............................................... 65
3.4.2.3 Paso 8. Gestión de proyectos ..................................................... 66
3.4.2.3.1 Proyecto ........................................................................... 67
3.4.2.3.2 Fase ................................................................................. 68
3.4.2.3.3 Proceso ............................................................................ 70
3.4.2.4 Paso 9. Criterios de evaluación ................................................... 73
3.4.2.5 Paso 10. Puntuación y priorización de proyectos ........................ 74
3.4.2.6 Paso 11. Asignación presupuestal por proyecto ......................... 74
3.4.2.7 Paso 12. Mapa de ruta ................................................................ 75
CAPÍTULO 4 ....................................................................................................... 78
VALIDACIÓN DE LA GUÍA ................................................................................. 78
vi
4.1 SOCIALIZACIÓN DEL CONCEPTO DE AE. .............................................. 80
4.2 SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DESARROLLADA ..................................... 81
4.3 APLICACIÓN DE LA GUÍA ......................................................................... 83
4.3.1 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS INÍCIALES ..................................... 83
4.3.2 INICIO DEL PROCESO GENERAL ...................................................... 84
4.4 RESULTADOS ............................................................................................ 85
CAPÍTULO 5 ....................................................................................................... 87
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 87
5.1 CONCLUSIONES ....................................................................................... 88
5.2 RECOMENDACIONES ............................................................................... 91
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................... 92
ANEXOS .............................................................................................................. 96
Anexo 1, Lista de percepción del desempeño de TI ....................... 96
Anexo 2, Organigramas, TI como oficina de servicios. ................... 97
Anexo 3, Tipos de planes ............................................................. 100
Planes estratégicos....................................................................... 100
Planes tácticos .............................................................................. 101
Planes operativos. ........................................................................ 101
GLOSARIO......................................................................................................... 102
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
FIG. 1 ESQUEMA GENERAL DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. ................ 10
FIG. 2 DOMINIOS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. .................................. 11
FIG. 3 ESQUEMA GENERAL DE LA ARQUITECTURA DE NEGOCIO. ............. 12
FIG. 4 MATRIZ DE APLICACIONES DE LA ARQUITECTURA DE DATOS. ....... 17
FIG. 5 MAPA DE RUTA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. ......................... 20
FIG. 6 MAPA DE RUTA DETALLADO ................................................................. 21
FIG. 7 EQUIPO DE TRABAJO DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. .............. 23
FIG. 8 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL.27
FIG. 9 DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA DE LAS PYMES. .................................... 32
FIG. 10 DISTRIBUCIÓN POR SECTORES. ........................................................ 33
FIG. 11 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 1RA PREGUNTA. ................. 38
FIG. 12 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 2DA PREGUNTA. ................. 38
FIG. 13 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 3RA PREGUNTA. ................. 39
FIG. 14 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 4TA PREGUNTA. .................. 39
FIG. 15 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 5TA PREGUNTA. .................. 40
FIG. 16 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 6TA PREGUNTA. ................. 40
FIG. 117 GRÁFICA DE PERCEPCIÓN DE TI A LA 7MA PREGUNTA. ............... 41
FIG. 18 TENDENCIA GENERAL DE PERCEPCIÓN DE DESEMPEÑO DE TI ... 41
FIG. 19 TENDENCIA GENERAL DE PERCEPCIÓN DE DESEMPEÑO DE TI. .. 42
FIG. 20 TI SOPORTA LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL NEGOCIO ....... 49
FIG. 21 ÁREAS DE GOBIERNO DE TI ................................................................ 51
FIG. 22 ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO DEL NEGOCIO Y TI. ......................... 52
FIG. 23 MÉTRICAS KPI Y KGI............................................................................ 55
FIG. 24 CEO, PATROCINADOR DEL PROCESO DE AE. .................................. 56
FIG. 25 DIAGRAMA GENERAL DE UNA ORGANIZACIÓN. ............................... 59
FIG. 26 TI SUBORDINADO A UNA GERENCIA. ................................................. 60
FIG. 27 TI A NIVEL GERENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN ................................. 61
FIG. 28 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TI. ............................................ 62
FIG. 29 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SUGERIDA PARA TI. ................... 64
viii
FIG. 30 PASOS EN LA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS................................. 65
FIG. 31 GRUPO DE PROYECTOS. ..................................................................... 66
FIG. 32 FACTORES QUE INFLUYEN EL CAMBIO ORGANIZACIONAL. ........... 68
FIG. 33 GESTIÓN DE PROYECTOS ................................................................... 68
FIG. 34 FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ........................................... 69
FIG. 35 CICLO DE VIDA DE PROYECTOS ......................................................... 69
FIG. 36 VISIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. ....................... 69
FIG. 37 INTERACCION EN EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO. ............... 73
FIG. 38 MAPA DE RUTA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL. ....................... 76
FIG. 39 MAPA DE RUTA PRIORIZADO CON LOS INVOLUCRADOS................ 77
FIG. 40 ESQUEMA GENERAL DE VALIDACIÓN DE LA GUÍA. .......................... 80
FIG. 41 REQUISITOS INÍCIALES DE AE. ........................................................... 83
FIG. 42 COMPARATIVA DE PERCEPCIÓN DE DESEMPEÑO DE TI .............. 85
FIG. 43 VALOR PORCENTUAL DE PRECEPCIÓN DE DESEMPEÑO DE TI .... 86
ix
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA DE LAS PYMES ................................ 32
TABLA 2 DISTRIBUCIÓN POR ESPECIALIDAD DE LAS PYMES. .................... 33
TABLA 3 PESO DE CADA CRITERIO EN EL PROYECTO. ................................ 73
TABLA 4 PUNTUACIÓN DE CADA PROYECTO DEL PORTAFOLIO. ............... 74
TABLA 5 ESTIMADO DE INVERSIÓN ACUMULADA POR PROYECTO. .......... 75
x
ÍNDICE DE MAPAS CONCEPTUALES
ILUST 2 MAPA CONCEPTUAL GENERAL DEL PROYECTO............................... 2
ILUST 3 MAPA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL ......................................... 4
ILUST 4 MAPA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL (CONTINUACIÓN, VIENE
DE LA PÁGINA 4) ............................................................................................ 5
ILUST 5 LAS PYMES Y LA PERCEPCIÓN DEL DESEMPEÑO DE TI................ 29
ILUST 6 MAPA CONCEPTUAL DE LA GUÍA OBJETO DEL PROYECTO. ......... 46
ILUST 7 APLICACIÓN DE LA GUÍA .................................................................... 79
xi
RESUMEN
Proyecto: Elaboración de una guía orientada al CEO1 para la implementación y
aplicación de la arquitectura empresarial en la gestión de pequeñas y medianas
empresas (PYMES)
a. Descripción: Guía de gestión empresarial complementada con un marco
teórico, que ayuda en la implementación del proceso de arquitectura
empresarial, siguiendo una serie de pasos que facilita el desarrollo del
proceso.
b. Propósito: Permite que el CEO pueda gestionar el proceso de
implementación de arquitectura empresarial junto a un equipo de trabajo.
c. Usos y aplicaciones: La población objetivo del proyecto son todas las
pequeñas y medianas empresas (PYMES) que visualizan nuevos objetivos
de desarrollo.
d. Restricciones: se debe tener en cuenta que la guía está orientada a las
PYMES -empresas que cuentan con más de 20 y menos de 100
empleados- (ampliación capítulo dos), y una estructura organizacional
definida.
Análisis: Una de las mayores ventajas que la guía ofrece a los CEOs de las
PYMES es la facilidad con la que paso a paso lleva a los gerentes desde una
situación inicial hasta alcanzar los objetivos propuestos, para cumplir con el
proceso de implementación de arquitectura empresarial, el presente proyecto
conjuga tres elementos que hacen viable el que un CEO pueda alcanzar la visión
de la organización, estos elementos son:
1
CEO, Iniciales de Chief Executive Officer, el ejecutivo de más alto nivel en una empresa, en el contexto
latinoamericano sería el equivalente a Gerente General o Director de la organización.
xii
a. La descripción del proceso de arquitectura empresarial; el marco teórico
ayuda a entender el concepto, a ver sus ventajas y beneficios en la gestión
empresarial y despierta un interés por aprovechar el área de TI2 para
apoyar la visión gerencial en la búsqueda de los objetivos de la
organización.
b. La guía como recurso que permite al CEO orquestar los elementos
presentes, la relación existente entre el negocio, los sistemas de
información y la visión gerencial para llevar a la empresa a un futuro
deseado.
c. La percepción del desempeño que tiene el negocio del área de TI, llegando
a mejorar la relación entre estas dos áreas una vez se empieza el proceso
de implementación de arquitectura empresarial, pasando TI de ser solo un
prestador de servicios a un socio estratégico de la organización.
2
TI, iniciales de Tecnologías de la Información, el Área de TI en una empresa se encarga de la gerencia de
los recursos informáticos y computacionales, así como de almacenar proteger y trasmitir la información.
xiii
INTRODUCCIÓN
Con el avance tecnológico y cultural que se ha venido dando en los últimos 15
años, son muchas las instituciones y empresas que han adoptado nuevos
modelos de gerencia y administración y se han ajustado al cambio; logrando no
solo permanecer sino evolucionar y posicionarse frente a otras empresas de su
vertical.
Estas empresas son las que han adoptado las tecnologías de la información en el
desarrollo empresarial, logrando agilizar procesos y minimizar tiempos, mejorando
la calidad tanto de sus servicios como la de sus productos, y proyectándose hacia
el futuro interesadas en satisfacer las necesidades del cliente, teniendo en cuenta
toda esa serie de factores que rodean el mercado.
Para estas empresas el área de TI no solo es un soporte tecnológico, sino que
tomó importancia dentro de la estructura organizacional como la tienen las demás
áreas de la empresa, ya no es solo un departamento de soporte técnico que
administra la información, las comunicaciones o la tecnología, sino, un socio
interno que apoya las estrategias organizacionales, la cual genera ventaja
competitiva.
El área de TI tiene como propósito general el de apoyar a la empresa para
alcanzar sus objetivos estratégicos, promover, coordinar y colaborar con el
adecuado funcionamiento de la empresa y administrar el buen uso de las
tecnologías de la información; sin embargo, se ha determinado que existen vacíos
en algunas empresas los cuales se generan por cambios tecnológicos, requisitos
legales, crecimiento de la organización, imprevistos que evidencian la necesidad
de una gestión de cambio continua.
Así mismo existe el grupo de empresas donde los gerentes de la organización e
incluso el gerente de sistemas o jefe del área de TI se preguntan por qué
implementar arquitectura empresarial, en vez de pensar en una Arquitectura
Orientada a Servicio (SOA) o una gestión en los procesos de negocio (BPM), o
marcos de trabajo como ITIL o COBIT?, la respuesta es sencilla, porque se debe
xiv
pensar primero en el negocio antes que en un recurso tecnológico, primero se
debe hacer una evaluación de la organización para saber con qué se cuenta no
solo a nivel de tecnologías sino a nivel de cohesión empresarial para determinar
áreas funcionales y procesos más importantes del negocio, para que la gerencia
no tome decisiones erradas al adquirir e implementar tecnologías no necesarias
para la empresa o dejando de lado aquellas que verdaderamente son una
solución para los problemas y necesidades tanto de usuarios internos como
externos.
El cometido del presente proyecto de tesis es ayudar a la gerencia general de las
organizaciones - siendo ésta la primera área que debe ser concienciada - de las
oportunidades o falencias de una apropiada calidad de gobierno, sin una
adecuada gestión del negocio no se podrá trazar y mucho menos alcanzar
objetivos reales dentro de la organización, de hecho, será imposible alinear el
área de TI con la organización y ésta no podrá brindar el soporte que se requiere
para garantizar una transición hacia el futuro en un proceso de mejora continua.
Así que se aborda el presente tema con el fin de mostrar a la gerencia general el
camino a seguir mediante una guía práctica de aplicación de la arquitectura
empresarial enfocada a CEOs en la organización.
Guía orientada a CEOs para la implementación y aplicación de
la Arquitectura Empresarial en la gestión de Pequeñas y
Medianas Empresas (PYMES)
2
Ilustración 1 Mapa conceptual general del proyecto3
3
El presente mapa conceptual muestra la composición general por capítulos del proyecto de tesis, de igual
forma cada capítulo tendrá un mapa jerarquizado de sus unidades.
3
CAPÍTULO 1
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
4
Ilustración 2 Mapa de Arquitectura Empresarial4
4
El presente mapa muestra el marco teórico de la arquitectura empresarial del presente proyecto de tesis, el
propósito es ilustrar de forma global los elementos que se tuvieron en cuenta para que el lector tenga una
5
Ilustración 3 Mapa de Arquitectura Empresarial (Continuación, viene de la página 4)
visión general del tema a tratar.
6
1.1 RESEÑA
El concepto de arquitectura empresarial surgió en 1987 y ha evolucionado desde
que se acuñó el término y se presentó la teoría de la misma, en un principio, al ser
formulada la idea por J.A. Zachman, su creador, en el artículo titulado “A
Framework for Information System Architecture” se plasmaron los desafíos y la
visión, cuyo mayor reto era manejar la complejidad de los sistemas distribuidos y
la dificultad para determinar el valor real de la organización; basados en dicha
prospectiva tecnológica se hicieron otros escritos y fue así como en 1994 el
Departamento de Defensa de los Estados Unidos creó un modelo de arquitectura
empresarial
llamado
Technical
Architecture
Framework
for
Information
Management, o por sus siglas TAFIM.
Así mismo han surgido y desaparecido otros modelos, FEAF en 1998, Federal
Enterprise Architecture Framework, cuyo re-nombramiento se hizo en el 2002
para quedar en Federal Enterprise Architecture o FEA, y TAFIM que fue
oficialmente retirado en 1998, pero cuya obra no termino allí ya que en 1995 todo
el trabajo fue tomado por el Open Group y transformado en lo que hoy se conoce
como The Open Group Architecture Framework o TOGAF, y The Enterprise
Architectural Practice by Gartner Group Inc., fue desarrollada en 2002.
En la actualidad existen 4 grandes grupos que lideran la conceptualización de la
arquitectura empresarial, así:
Zachman Framework for Enterprise Architectures.
The Open Group Architectural Framework, TOGAF
The Federal Enterprise Architecture, FEA.
The Enterprise Architectural Practice by Gartner Group Inc.
7
1.2 DEFINICIÓN
En la actualidad la arquitectura empresarial es un concepto amplio que engloba
diferentes aspectos relacionados e integrados en una organización; Jeanne W.
Ross en su libro Enterprise Architecture as Estrategy, la define como: “la
organización lógica de los procesos de negocio y la infraestructura de TI que
refleja la integración y la estandarización de los requerimientos del modelo de
operación de una empresa”; Gartner group la define como: “El proceso de traducir
la estrategia y la visión de negocio en un cambio empresarial efectivo mediante la
creación, la comunicación y la mejora de modelos y principios que describen el
estado futuro de la empresa y permitir su evolución” (2008,p.2)
La arquitectura empresarial es un enfoque que permite alinear e integrar en forma
dinámica los objetivos y procesos de negocio de una organización con la
tecnología de información requerida, para guiar, limitar y priorizar el plan de
inversiones de TI, justificar la aplicación de tecnologías emergentes, mejorar la
comunicación entre todas las áreas de la empresa y proporcionar una estructura
que visualice la complejidad e interoperación de los sistemas y aplicaciones. Lo
cual posibilita identificar el posicionamiento tecnológico actual y futuro, el plan de
proyectos a ejecutar para dicha transición, así como criterios para guiar la
implantación y evaluación de los mismos.
La arquitectura empresarial se enfoca en los procesos de negocio de más alto
nivel o de mayor importancia para cumplir con los objetivos de la organización, los
cuales pueden variar de una organización a otra y su relación con el mundo de TI
que soporta a dicha organización, esa relación presente es analizada para
determinar cómo llegar a un estado futuro deseado y la brecha que los separa con
el fin de trabajar colaborativamente en la transición.
La arquitectura empresarial por lo tanto es la descripción y orquestación de las
relaciones existentes entre: la estrategia de negocio, la estructura organizacional,
los procesos, los sistemas de información, los recursos humanos, los clientes y
los productos.
Se basa en el análisis del estado presente de cuatro dominios o dimensiones: el
8
negocio, la tecnología, los datos e Información y las aplicaciones, para lograr
hacer una correcta proyección de la visión gerencial, generando una serie de
proyectos y actividades que permitan soportar y alcanzar los objetivos propuestos
por ésta.
1.3 APLICACIÓN DE LA ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Desde el momento de su fundación las empresas pasan por varios periodos de
desarrollo y expansión, este crecimiento es normal y esperado, sin embargo,
algunas empresas toman años en implementar mejoras que a otras solo les toma
meses, esto debido a que factores políticos, económicos, de mercadeo,
de
servicio al cliente, de planeación y de liderazgo no son tomados en cuenta al
momento de realizar una planeación estratégica, (aunque estos factores no son
objeto de estudio del presente proyecto de tesis, se deben mencionar), otro factor
que no se toma en cuenta es el área de TI, ya que no involucran en su gestión el
soporte que brindaría ésta área en la toma de decisiones estratégicas, limitando
así la visión empresarial la cual es fundamental en el desarrollo de toda empresa.
La arquitectura empresarial ayuda a la gerencia en la toma de decisiones
identificando los principales componentes de la organización, la situación actual
de los mismos y cómo estos interactúan en la empresa para lograr los objetivos
trazados; un diseño apropiado de arquitectura empresarial mostrará las
deficiencias existentes así como los cambios necesarios para alcanzar la visión
gerencial, estos cambios sugeridos son los proyectos que la gerencia ha de
patrocinar y seguir paso a paso, logrando una gestión apropiada para que la
empresa no resulte afectada en el proceso de mejora.
A medida que las organizaciones construyen su arquitectura empresarial,
gradualmente maduran y fortalecen su relación con el área de TI, logrando:
a. Alinear la estrategia de TI con la estrategia del negocio.
b. Mejorar la capacidad operacional de TI para responder a los cambios
estratégicos del negocio, consolidando la infraestructura de TI.
9
c. Optimizar el costo/beneficio en la adaptación de nuevas tecnologías ante
cambios de entorno empresarial; evaluando la tecnología existente,
detectando la redundancia de aplicaciones o duplicidad de procesos para
no caer en gastos injustificados y reutilizando si es posible las aplicaciones
y tecnologías ya adquiridas.
d. Entender el core del negocio5, diferenciar los procesos de más alto nivel
para
diseñar decisiones adecuadas a la organización y garantizar la
continuidad de la empresa desde un estado presente a uno futuro, esto
atado a una gestión oportuna de cambio para actuar cuando sea necesario.
e. Difundir con claridad los objetivos estratégicos; la mejora en la
comunicación dentro de la organización garantiza que los involucrados se
enfoquen en alcanzar las metas propuestas, aportando con su experiencia
y conocimientos cada uno desde su área de trabajo.
f. Guiar de forma precisa la inversión, priorizando los proyectos que se han
de ejecutar durante el proceso de transición, minimizando el riesgo por
medio de laboratorios de simulación y desarrollo en paralelo.
g. Reestructurar la organización para garantizar la gestión de TI, corrigiendo
falencias que impidan posicionar el área de TI como socio del negocio,
escalando ésta área de oficina de servicio a gerencia de tecnología
informática, con el fin de permitir una comunicación fluida y una
participación real en la toma de decisiones.
Para el desarrollo e implementación del proceso de arquitectura empresarial se
debe escoger uno o más marcos de trabajo o Frameworks6, éste debe
proporcionar
herramientas
enfocadas
en
el
diseño,
la
planificación,
implementación y gobierno, y que además lleven de la mano el proyecto de
mejora continua de la organización a lo largo del tiempo
5
El Core de Negocio se entiende como el conjunto de actividades que realiza una empresa y que la
caracteriza, la define y la diferencia de las otras. (Abigail Betanzos, 2010, emprende360.org ©)
6
Framework en arquitectura empresarial, es el conjunto de conceptos, criterios y buenas prácticas
recomendadas y que sirven de referencia para la implementación y desarrollo del proceso de arquitectura
empresarial en la organización; existen varios marcos de trabajo, tales como TOGAF, FEA, ETOM, AEP.
10
1.4 DOMINIOS DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Toda empresa al constituirse, posee una arquitectura empresarial, la cual cuenta
con cuatro dominios de trabajo, ellos coexisten e interactúan moviéndose hacia un
objetivo común; estos dominios son: Arquitectura de negocio, Arquitectura de
datos, Arquitectura de aplicaciones y Arquitectura tecnológica.
Fig. 1 Esquema general de arquitectura empresarial.
Estas áreas de trabajo o dominios, permiten a la arquitectura empresarial hacer
un análisis del estado presente de la organización y proyectar la visión gerencial
para saber cómo llegar a un estado futuro deseado,
11
Fig. 2 Dominios de arquitectura empresarial.
1.4.1 ARQUITECTURA DE NEGOCIO
El conocimiento del negocio, o mejor, de la arquitectura de negocio es necesaria
para realizar un apropiado trabajo de cohesión entre las diferentes arquitecturas
tendiente a alinear todas las áreas de la organización enfocadas al logro de los
objetivos estratégicos y de la visión corporativa.
El conocimiento apropiado de la arquitectura de negocio es necesario para poder
continuar con el trabajo de análisis de las otras arquitecturas, es por ello que esta
área debe ser analizada en primer lugar y los resultados del análisis deben ser
difundidos apropiadamente para su entendimiento, de este modo se logrará la
cooperación unificada para el logro de los objetivos de la empresa.
La arquitectura de negocio analiza el conjunto sistémico de procesos macro de la
organización, la interrelación tecnológica que soporta dichos procesos y la
12
propuesta gerencial para llevar a la empresa de un estado presente a uno futuro
deseado.
Muchos de los elementos propios de la arquitectura de negocio, se han
desarrollado previamente como parte del entorno empresarial, algunos de ellos
cambian a medida que la empresa madura, como la misión, la visión o la
estructura organizacional, y se encuentran debidamente documentados; a pesar
de ello se hace necesario su análisis y replanteamiento.
Un elemento muy importante es la estrategia de negocio, ésta es multidimensional
y consiste en definir que se quiere alcanzar, las metas y los objetivos, así como
los programas de acción y la priorización en la asignación de recursos, abarca
toda una serie de actividades críticas para enfrentar los cambios en el entorno
empresarial con un sentido de unidad, dirección y propósito; el estudio y análisis
de este elemento dará pautas para la generación de planes, y servirá de puente
para determinar si la visión empresarial ha sido correctamente encaminada.
Fig. 3 Esquema general de la arquitectura de negocio.
La arquitectura de negocio comprende las estrategias, la gobernabilidad, la
estructura empresarial, la cadena de valor, los procesos claves y las líneas de
negocio de la organización, así como la misión, la visión y el marco legal para
que la empresa opere.
13
Para el análisis de procesos - actividad que hace parte de la arquitectura de
negocio - suelen emplearse herramientas y técnicas conocidas como:
Modelos de actividad, también conocidos como Modelos de Procesos de Negocio
(BPM)7, los cuales describen las funciones asociadas con la actividad comercial
de la organización; este modelo es de naturaleza jerárquica y relaciona el
intercambio de información dentro de la empresa, y desde ésta hacia afuera;
captando las actividades desarrolladas por un proceso de negocio, con sus
entradas, controles, salidas y recursos empleados.
Modelos de casos de uso, se pueden describir tanto los procesos de negocio
como las funciones del sistema, en función de los actores o participantes que
intervienen en el proceso.
Modelos de clases, se asemejan a los modelos de datos lógicos, pero describen
la información, las relaciones y comportamientos existentes en dicha información;
estos modelos se pueden representar por medio de UML8, Lenguaje de Modelado
Unificado.
Cuando los objetivos estratégicos son planteados apropiadamente, se generan
una serie de proyectos y planes a desarrollar en el tiempo y es aquí donde las
otras arquitecturas deben soportar apropiadamente al negocio para dar inicio a la
gestión de cambio.
1.4.2 ARQUITECTURA DE DATOS E INFORMACIÓN
Describe la organización lógica, física y el procesamiento de los datos, así como
los recursos con que cuenta la empresa para un manejo apropiado de los
mismos, la forma en que son manejados y transformados dentro del ciclo
7
El Business Process Management, es un lenguaje para la gestión de procesos, tareas y documentos
producidos en una organización, también define los estándares para el modelado de procesos de negocio;
tomado de BPMI (Business Process Management Institute)
8
Es un lenguaje grafico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema, o para describir un
plano del sistema como procesos de negocio o funciones, también se aplica en el desarrollo de software con
una gran variedad de formas de soporte.
14
operativo y gerencial de la empresa convirtiéndose en información con sentido y
valor para los involucrados; de hecho los datos por si mismos no son capaces de
transmitir un significado, en consecuencia, necesitan ser agrupados, asociados y
relacionados dentro de un contexto para poder convertirse en información válida y
útil para la organización.
Todas las áreas de la empresa son potenciales silos de información y la generan
constantemente, la gestión de este activo gesta conocimiento, el cual finalmente
permite la toma de decisiones y por lo tanto el desarrollo de acciones, el
conocimiento se traduce en un valor agregado para la empresa y en una ventaja
competitiva frente a las demás empresas de su vertical.
Esta arquitectura debe soportar al negocio, brindando la información que se
requiera en el momento que sea solicitada, conservando la integridad de la misma
en la cadena de valor.
La implementación de la arquitectura de datos, requiere del conocimiento previo
de la arquitectura de negocio, para tener una comprensión clara de la secuencia y
flujo de datos en los procesos y sistemas que generan datos tanto manuales
como automáticos,
y finalmente de la forma como se archiva o guarda la
información para su uso posterior en los diversos procesos del negocio.
Al analizar la arquitectura de datos se podrá conocer la situación actual del
manejo de la información, hacer un análisis de la brecha existente y así, hacer
planes que soporten los requerimientos de información de la arquitectura de
negocio objetivo.
Su implementación, no necesariamente debe seguir un orden único, se puede
hacer un análisis para su implementación desde la cúpula gerencial hacia los
mandos medios y bajos (operativos), o se puede seguir el flujo de la información
dentro del proceso elegido hasta que finalice.
El objetivo principal es determinar las fuentes de datos que soportan al negocio,
este reporte debe mostrar la consistencia de la información, la cual debe ser
completa y entendible por los involucrados; el propósito no es determinar el
15
diseño de las bases de datos, sino, la definición de las entidades de datos
relevantes para la organización, aunque hacia el futuro se puede mejorar tanto el
diseño físico como lógico de ésta.
Se espera con su análisis tener una descripción de la situación actual de la
arquitectura, y de la brecha existente con respecto a la visión que se tiene del
negocio objetivo; un reporte descriptivo de la información clave para el manejo del
negocio, y de las áreas donde necesita fortalecerse o cambiar.
El reporte determinará si los datos están localizados donde se requieren, si la
información está disponible cuando se necesita o si no ha sido creada, por otra
parte, se determinará qué información se genera y no es usada o si existen vacios
en la relación para su identificación.
1.4.3 ARQUITECTURA DE APLICACIONES
Busca definir, pero no diseñar todo aquel conjunto de sistemas de aplicaciones
necesarias para la gestión de la información, soportar los procesos de negocio y
agilizar las tareas y actividades dentro de la organización, optimizar los tiempos
de ejecución y los resultados esperados en cada uno de los procesos.
Tomando como base el análisis previo desarrollado en la arquitectura de negocio,
la cual se enfoca en los procesos clave de la organización, se estudian las
interacciones y las relaciones con los procesos de la organización para dar
soporte a dicha arquitectura, y los grupos lógicos que manejan los datos en la
arquitectura de datos.
Además debe soportar toda aquella información que se considera esencial para el
desarrollo y cumplimiento de las necesidades del negocio, y su análisis permitirá
conocer si existe información relevante que no se ha involucrado en los procesos
de más alto impacto en la organización; se pondrán de manifiesto las deficiencias
en las aplicaciones, sobre aquellos servicios que no se soportaron debidamente, o
que no se han definido.
16
Cada aplicación debe estar definida o descrita para facilitar su manejo e
identificación, así:
a. Nombre de la aplicación, tanto nombre corto como nombre largo.
b. Quien está encargado de su mantenimiento.
c. Responsable de sus requerimientos.
d. Explicación de lo que hace, no de como lo hace.
e. Status de la aplicación, ya sea en uso, obsoleta u planeada.
f. Funciones de negocio que soporta.
g. Unidades organizacionales que soporta.
h. Plataforma de hardware y software en la que corre.
i.
Redes en donde es usada.
El proceso de revisión sugerido para las aplicaciones existentes y futuras
(objetivo), se puede hacer en una matriz, donde:
a. En el eje vertical se ubican las aplicaciones en uso por la empresa.
b. En el eje horizontal se ubican las aplicaciones objetivo.
c. Las aplicaciones en uso se cruzan contra las objetivo, aquellas que
existan en ambos ejes se marcan dentro de la matriz, para una
posterior revisión y mejora
d. Aquellas aplicaciones que existan solo en el eje vertical se marcan
como eliminadas.
e. Aquellas que solo existen en el eje horizontal, se marcan como
nuevas.
17
f. Al finalizar el ejercicio, cualquiera de las aplicaciones, marcadas
como eliminadas o nuevas, muestran la brecha que existe y se debe
determinar su desarrollo o su eliminación.
Fig. 4 Matriz de aplicaciones de la arquitectura de datos.
1.4.4 ARQUITECTURA DE TECNOLOGÍA
Comprende el análisis de la arquitectura tecnológica presente, su función y
utilización en el cumplimiento de los objetivos de la organización, así como el
desarrollo o implementación de nuevas tecnologías que se convertirán en la base
de trabajo de las otras arquitecturas.
En este proceso se evalúa la arquitectura tecnológica existente para determinar el
soporte que brinda a la arquitectura de negocios, y a la vez para identificar las
oportunidades de reutilización de la tecnología presente; ya sea que se opte por la
reutilización de algunos de los componentes o por la adquisición de nuevos
componentes tecnológicos, la arquitectura tecnológica objetivo debe suprimir la
brecha que existe y estar en capacidad de soportar los cambios en la evolución
del negocio.
18
Para evaluar la tecnología existente se debe en primer lugar hacer una
descripción macro de sus componentes, detallando aspectos generales y
apoyándose en los documentos presentes, esto para facilitar su manejo e
identificación, así:
a. Nombre de la plataforma de hardware o software, tanto nombre
corto como nombre largo.
b. Ubicación física
c. Propietarios y usuarios
d. Descripción de la plataforma, que hace y para que se usa.
e. Funciones de negocio que soporta
f. Unidades de la organización que soporta
g. Acceso a la red
h. Aplicaciones y datos que soporta
i.
Interdependencia con otros sistemas
Una vez identificados los macro elementos que componen la arquitectura
tecnológica, se procede al desarrollo de esquemas o bloques de construcción que
ilustren la configuración inicial, para después proceder a desarrollar la arquitectura
objetivo.
El proceso para el desarrollo de la arquitectura de tecnología objetivo, empieza
con una descripción de la visión empresarial, una idea general que permita a todo
el grupo alinearse en pos de los objetivos y la visión gerencial, seguidamente se
hace una lista de los requerimientos o puntos de vista de los involucrados para
asegurarse de que todos participan en el proceso y que al final se tendrá una
solución que los beneficie por igual.
Entonces se procede a la realización de esquemas o bloques de construcción que
faciliten el entendimiento de la arquitectura objetivo y el alcance de las soluciones
19
propuestas, identificando los servicios básicos por cada esquema, y confirmando
en cada paso que se cumplen con los objetivos de negocio y que la solución
cumple con la visión gerencial.
Una vez hecho esto se definirá la arquitectura final, y se analizará la brecha
existente para dar cumplimiento a los objetivos estratégicos.
1.5 ENTREGABLES DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Son documentos que contienen el trabajo realizado por el equipo de arquitectura
empresarial, los cuales han sido revisados, aceptados y firmados por los
involucrados, los entregables varían según el framework que se use, la empresa
donde se aplique y la madurez de la misma, entre los documentos a entregar
están: la descripción de los cuatro dominios que conforman la arquitectura
empresarial, también conocido como descripción de sistema, el portafolio de
proyectos y el mapa de ruta , los diagramas de flujo y bloques constructivos.
Los anteriores documentos ayudan a presentar y explicar a todos los
involucrados los planes, proyectos, la situación actual con sus limitaciones y el
futuro de la organización,
esfuerzos de TI
sustentando el por qué y cómo se dirigen los
para que la empresa alcance sus objetivos y la visión
corporativa sea una realidad.
1.5.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
Consiste en la descripción de la situación actual de la empresa, se conoce como
estado “AS IS”, discriminando cada una de las arquitecturas, entendiendo los
procesos y la relación entre áreas de la empresa; también describe el estado
futuro, conocido como “TO BE”, de ésta forma se posibilita la visión empresarial
basada en el soporte que el área de TI puede brindar al negocio para alcanzar los
objetivos estratégicos propuestos.
Al describir el sistema, se determina con qué recursos tecnológicos e informáticos
cuenta la empresa al momento de iniciar el proceso de arquitectura empresarial,
20
incluye de igual forma el entender y conocer la arquitectura de negocio, los
procesos de más alto nivel y de mayor importancia, y saber hacia dónde se dirige
la empresa y que se necesita en el futuro para ayudar a cumplir con la visión
gerencial.
1.5.2 PORTAFOLIO DE PROYECTOS
Se define como la agrupación de todos los proyectos presentados dentro de un
proceso empresarial para lograr los objetivos estratégicos de la organización.
La gestión del portafolio de proyectos consiste en decidir cuáles proyectos y
cuándo se han de desarrollar; el proceso empieza con la recepción y aceptación
de la lista total de propuestas presentadas por el equipo de arquitectura
empresarial para su gestión y desarrollo, las propuestas son estudiadas y
priorizadas teniendo en cuenta diferentes factores (ver detalles en el capítulo 3,
priorización de proyectos) 9 para su ejecución, iniciando así la gestión de cambio
organizacional que ayudará a cerrar la brecha existente entre la arquitectura
presente y la futura.
1.5.3 MAPA DE RUTA DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Fig. 5 Mapa de ruta de arquitectura empresarial.
9
El proceso de priorización del portafolio de proyectos, iniciando con la recepción y aceptación de cada uno
de ellos, se describe en el capítulo 3.
21
Es un documento que ilustra los pasos a seguir en el proceso, es creado por todo
el equipo de trabajo de arquitectura empresarial y es donde se plasma el plan que
se va a desarrollar en forma sencilla y coherente, dando una visión global del
proyecto para la toma de decisiones, alternativas y rutas de destino, esta visión
facilita la lectura e interpretación por parte de los involucrados del plan general.
Por medio de este documento se puede comunicar a los miembros del equipo, a
los clientes, gerentes y distribuidores en forma gráfica los planes de tecnología,
de productos y de negocio, ya que los mapas de ruta pueden fácilmente
entrelazar las estrategias de negocio y de mercado, con las decisiones
tecnológicas que cumplirán con la visión estratégica de la organización.
Fig. 6 Mapa de ruta detallado
Se podrá establecer fácilmente la brecha tecnológica existente y las opciones de
cambio o las mejores alternativas que se pueden tomar para llegar a la
arquitectura objetivo alcanzando la visión gerencial, por lo tanto servirá también
22
para tomar decisiones en forma realista, en cuanto a inversión, al permitir priorizar
que proyectos propuestos se deben ejecutar y en qué orden.
Permite además visualizar los diferentes estados de evolución por los que la
organización ha de pasar para alcanzar los objetivos propuestos; en el mapa de
ruta no se especifican los tiempos exactos de ejecución, sino que se enfoca en
guiar al equipo de trabajo, para, si es necesario, cambiar de rumbo garantizando
la permanencia de la organización en el tiempo.
1.6 EQUIPO DE TRABAJO DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL
Para la implementación de la arquitectura empresarial se requiere contar con un
grupo apropiado de personas, un equipo de trabajo que facilite el desarrollo de los
planes empresariales y que entendiendo el negocio pueda captar la visión
gerencial y adoptar las medidas necesarias para la realización de esa visión.
El grupo debe contar con miembros que posean la experiencia y el conocimiento
de los negocios de la vertical para entender claramente su lenguaje, y a la vez
con personal que hablen un lenguaje técnico que facilite el intercambio de ideas y
la planeación estratégica con el área de TI; el equipo debe contar con una serie
de destrezas, conocimientos y experiencias, así como habilidades de abstracción,
innovación y desarrollo que permitan trazar un camino seguro hacia la
arquitectura objetivo.
Dependiendo de cuan compleja sea la organización donde se pretende llevar a
cabo el proceso de arquitectura empresarial, así mismo será su equipo, ya que
estas características aunque puedan encontrarse en un solo individuo, la variedad
de tareas no podrán ser ejecutadas por una sola persona; y se necesitará de un
equipo estructurado cuyos talentos pueden provenir de diferentes áreas.
El equipo debe expandir la visión de la arquitectura tecnológica y de información
para llegar a manejar la visión del negocio, ésta evolución le permitirá diseñar el
23
estado futuro de la organización, manejando otras disciplinas como la estrategia,
la planeación, y la administración; llegando a estar más enfocado en los asuntos
del negocio y a participar en los temas claves de la organización y no solo en la
solución y soporte de aspectos tecnológicos.
Fig. 7 Equipo de trabajo de arquitectura empresarial.
El equipo de arquitectura empresarial no solo debe estar compuesto por “gurús”
en tecnología, sino también por expertos de otras áreas de la organización, es
dirigido por un director o arquitecto de arquitectura empresarial; y estará formado
en lo posible por un experto en el negocio, un experto en planeación y proyectos
además de un experto en tecnología, o si es posible, un experto en cada uno de
los dominios de arquitectura, con la participación de otros integrantes de la
organización que por sus roles son necesarios, como personal de recursos
humanos, de operaciones y de la gerencia.
El director de arquitectura empresarial, es el miembro que tiene la responsabilidad
de implementar, mantener y dirigir el proceso de arquitectura empresarial, bajo su
24
dirección actuarán los otros integrantes del grupo; debe contar con habilidades en
la planeación de proyectos, desarrollo de procesos y manejo de personal, con el
fin de facilitar el desarrollo de las arquitecturas, se da el caso, no siempre, que
actúa solo en la dirección y no como fuente del contenido de la arquitectura.
El arquitecto de negocio está enfocado principalmente en la conceptualización y
desarrollo de la arquitectura de negocio, y se requiere que éste miembro del
equipo maneje la estrategia y la planeación así como técnicas financieras y
manejo de procesos, está encargado de diseñar el estado futuro del negocio y de
comunicar y facilitar el entendimiento de los procesos claves de la organización a
todos los interesados.
El
arquitecto
de
proyectos
o
arquitecto
de
soluciones
está
enfocado
principalmente el diseño y construcción de soluciones específicas que cumplan
con las necesidades del negocio en cada proyecto, para después encargarse de
la gestión del portafolio de proyectos.
El arquitecto de datos, aplicaciones y tecnología está enfocado en los repositorios
de información de más alto nivel, su flujo y el soporte que brinda al negocio, así
mismo del análisis de las aplicaciones en uso y de las necesidades futuras, para
determinar que aplicaciones deben continuar, que se puede mejorar y que se
debe comprar, en cuanto a la arquitectura de tecnología, estará enfocado en el
desarrollo de estándares tecnológicos para asegurar que la infraestructura cumple
con las metas del negocio, proveyendo un puente entre la arquitectura presente y
la arquitectura objetivo, para que el proceso de transición no sea traumático ni
ponga en riesgo la empresa impidiendo cumplir los objetivos propuestos.
1.7 ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN
Las etapas de implementación de arquitectura empresarial son un conjunto de
pasos que permiten a los involucrados ir desde el inicio del proceso, planeando su
desarrollo hasta alcanzar la arquitectura objetivo.
25
Este es un proceso de mejora continuo dentro de la empresa que permite a la
organización madurar y permanecer en el tiempo, sin importar los factores
internos o externos que la afectan; de hecho, el primer ejercicio de arquitectura
empresarial será el más difícil de desarrollar, pero sentará las bases para que en
el futuro con el conocimiento y la experiencia ganados se pueda realizar
nuevamente el proceso.
Cada etapa o fase de implementación genera los respectivos entregables que
permitirán el desarrollo de otras etapas; para ello el equipo de arquitectura
empresarial puede tomar como referencia uno o varios frameworks, modelos de
otras industrias de la vertical o modelos de sistemas que faciliten y guíen el
proceso de implementación en la organización; el uso de frameworks es
recomendable ya que algunos de ellos están orientados a satisfacer necesidades
especificas de ciertas organizaciones, como:
FEA (Federal Enterprise Architecture) es la arquitectura empresarial del gobierno
de Estados Unidos, la cual provee una metodología para la adquisición de
tecnología, su uso y disposición.
EAAF (Enterprise Architecture Assessment Framework) Creada por el gobierno
federal de los Estados Unidos para permitir a las organizaciones evaluar y
reportar su estado de madurez y así mejorar.
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) es un framework uso general
e incluye un método de desarrollo.
eTOM conocido como Business Process Framework, es un modelo ampliamente
aceptado en la industria de las comunicaciones y la informática.
Zachman es un Framework ampliamente usado en el desarrollo y documentación
de una arquitectura de un sistema de información cuyo propósito es proveer la
estructura básica que soporta la organización, el acceso, la integración, la
26
interpretación, el desarrollo, administración y cambio de un conjunto de sistemas
de información.
Otros frameworks de arquitectura empresarial
DoDAF (United States Department of Defense Architectural Framework)
FEAF (United States Office of Management and Budget Federal Enterprise
Architecture)
MODAF (United Kingdom Ministry of Defence Architectural Framework)
AGATE (French Délégation Générale pour l'Armement Atelier de Gestion de
l'ArchiTEcture des systèmes d'information et de communication)
Service-Oriented Modeling Framework (SOMF) (Methodologies Corporation
enterprise modeling framework)
OBASHI (The OBASHI Business & IT methodology and framework)
El proceso global de arquitectura empresarial inicia con una apropiada
comunicación de la visión gerencial para garantizar que todos los involucrados del
grupo empresarial, así como el equipo de arquitectura empresarial están aunando
sus esfuerzos en procura de un mismo objetivo.
Seguidamente se hace una descripción del sistema, consiste en el análisis de
cada una de las arquitecturas presentes para saber en qué situación está la
empresa, y conociendo la visión gerencial, planear la tercera etapa, consistente
en la visión de cada una de las arquitecturas.
Continuando con la aceptación de las soluciones propuestas para gestionar el
portafolio de proyectos.
Por último se ejecuta el plan de migración, que comprende el mapa de ruta para
la implementación y desarrollo del conjunto de proyectos propuestos y cada una
de las arquitecturas de transición, hasta llegar a la arquitectura objetivo.
27
Fig. 8 Etapas de implementación de arquitectura empresarial.
28
CAPÍTULO 2
LAS PYMES EN ECUADOR Y LA PERCEPCIÓN DEL
DESEMPEÑO DE TI
29
Ilustración 4 Las PYMES y la percepción del desempeño de TI.10
10
El presente mapa muestra los tópicos del capítulo que trata sobre las PYMES y la percepción del
desempeño que se tiene del área de TI en este tipo de empresas, permitiendo tener una idea general del
tema.
30
2.1 CONCEPTO
PYMES: Según Viteri (2010): “se las define como un conjunto de pequeñas y
medianas empresas que se miden de acuerdo con el volumen de ventas, el
capital social, el número de personas ocupadas, el valor de la producción o el de
los activos. Así también se toma como referencia el criterio económico y el nivel
tecnológico”
La Cámara de la Pequeña Industria de Pichincha (CAPEIPI) para el 2010,
clasifica las Pymes así:
Pequeña Empresa: puede tener de 20 a 50 trabajadores, su capital fijo no puede
superar los 20 mil dólares.
Mediana Empresa: puede tener de 50 hasta 99 trabajadores, su capital fijo no
puede superar los 120 mil dólares.
2.2 RESEÑA HISTÓRICA
Históricamente el origen de las empresas ha sido de carácter familiar, Camilo
Ontaneda, presidente del IEFE (Instituto de Empresas Familiares del Ecuador)
estima que el 80% tienen este origen, se crean porque alguien en la familia
domina un oficio o tiene la habilidad para trabajar un producto; estos
conocimientos fueron transmitidos de una generación a otra, poco a poco algunos
grupos familiares se organizaron adaptándose a los cambios y exigencias de
mercado y dieron los pasos necesarios para conformar una empresa, mientras
que otros grupos familiares perdieron interés o no supieron manejar las
situaciones cambiantes del entorno y quedaron rezagadas hasta desaparecer.
Para el año de 1972 se creó la Ley de Fomento Industrial con el fin de apoyar y
fortalecer las pequeñas empresas, con esto se logró un crecimiento sostenido que
influyó positivamente en el PIB industrial de la nación, así para 1975 representaba
el 16%, para 1981 sube al 19%, para 1998 es del 24% y del 25% para el 2000;
según datos de la CAPEIPI de Pichincha.
31
Hoy en día las Pymes deben estar preparadas y listas para asumir los desafíos
presentes, estos desafíos son internos a la organización y externos por causa de
las exigencias del mercado, los empresarios deben ir del aprendizaje a la puesta
en marcha de planes de mejoramiento y gestión empresarial, esto incluye desde
una base tecnológica adecuada que soporte el negocio hasta la integración de
procesos para mejorar la cadena de valor organizacional; solo de este modo la
empresa crecerá y se fortalecerá en el tiempo logrando posicionarse dentro del
mercado.
Ya no basta con una buena atención al cliente y un buen producto, si la
organización no es competitiva frente a las demás de su vertical, la adquisición de
tecnología sin el soporte adecuado podría convertirse en un gasto al adquirir
elementos no necesarios o simplemente suntuosos y de muy poca o ninguna
aplicación en la empresa.
La toma centralizada de decisiones sin lugar a una discusión sana para procurar
mejores alternativas, es una de las faltas recurrentes en empresas sin una
apropiada estructura organizativa, es por ello que las PYMES deben fortalecerse,
apoyándose en procesos de gestión gerencial y tecnológica que les permita un
apropiado manejo del cambio.
2.3 SITUACIÓN ACTUAL DE LAS PYMES
Las pymes o pequeñas y medianas empresas se encuentran presentes en todas
las áreas de negocio, aportando en varios ambientes de producción de bienes o
servicios tanto a nivel nacional como internacional, se han convertido en un pilar
de la economía del país, generando una gran cantidad de empleos y por lo tanto
influyendo en forma directa en la producción interna de la nación.
Se encuentra una mayor concentración de creación de PYMES en ciudades
grandes o de mayor desarrollo, contando Quito y Guayaquil con el 62.5% de
participación, Azuay, Manabí y Tungurahua con el 16.3%, y el 21.2% corresponde
al resto de las provincias.
32
Tabla 1 Distribución geográfica de las PYMES
Fig. 9 Distribución geográfica de las PYMES.
En un informe presentado por la VII reunión de expertos gubernamentales en
estadísticas sobre PYMES de la Comunidad Andina, se dio a conocer que en
Ecuador existen alrededor de 660 mil PYMES abarcando diferentes sectores, con
un millón doscientos mil trabajadores, lo que representa el 38% de la ocupación
total del país, distribuida así:
33
Tabla 2 Distribución por especialidad de las PYMES.
Fig. 10 Distribución por sectores.
Las PYMES de Ecuador al igual que sucede en otras regiones adolecen de
diversas fallas desde el momento de su constitución, algunas de ella de tipo
económico, organizacional, tecnológico o de conocimientos que ponen en
desventaja estas organizaciones frente a otras a la hora de competir en las
diversas áreas de mercado, muchos gerentes de organizaciones no toman en
cuenta la importancia y los beneficios de la tecnología aplicada al desarrollo
empresarial, “El gerente Pyme en América Latina generalmente es empírico y no
tiene el hábito de capacitarse y actualizarse permanentemente, que es una
exigencia de la sociedad de la información”, (Camacho, 2008).
Un estudio de la Fundación para el Desarrollo Sostenible en América Latina
(FUNDES), dice que las Pymes, sobre todo las pequeñas y recién organizadas
34
solo invierten un 2% de su presupuesto en tecnología, “Por supuesto, una
empresa que no se actualice tecnológicamente, está condenada a un atraso en
competitividad y productividad” (Camacho, 2008).
Peter Senge en su libro La Quinta disciplina dice: “Muchos líderes tienen visiones
personales que nunca se traducen en visiones comunes que galvanicen la
empresa.
Lo que hace falta es una disciplina que traduzca las visiones
individuales a una visión compartida común” (Senge, 1994).
Para el país las PYMES representan el 95% de las unidades productivas, generan
el 60% de empleo directo y participan en el 50% de la producción.
Fortalezas de las PYMES:
a. La generación de empleo y por lo tanto de bienestar y riqueza
b. Capacidad para generación de empleo no calificado y calificado.
c. La generación de empleo mejora la gobernabilidad y elimina las
tensiones sociales
d. Son de fácil manejo administrativo y financiero ya que requieren
menores recursos de inversión.
e. Amplia participación en todos los sectores laborales.
f. Están presentes en toda el área geográfica de la nación.
g. Capacidad de adaptación y satisfacción de mercados
h. Alta participación en el uso de materias primas nacionales, lo cual
dinamizaría la economía en forma incluyente.
i.
Bajo costo en la implementación de Tecnologías de la información y las
Comunicaciones.
Debilidades de las PYMES:
a. Bajo nivel tecnológico.
35
b. Baja calidad en la producción.
c. Falta de crédito con altos costos.
d. Mano de obra poco calificada.
e. Las empresas se orientan al mercado interno
f. Falta de estrategias gerencias
g. Se posee un marco legal obsoleto.
El aprovechamiento de las PYMES para impulsar la fuerza laboral y la producción
de una serie de bienes y servicios que fortalecen la economía en el país influiría
positivamente.
Oportunidades de las PYMES:
a. Mejora de la calidad de los productos ofrecidos.
b. Mayor participación en las exportaciones
c. Implementación de estrategias globales de mercadeo
d. Manejo adecuado de insumos y desperdicios y protección del medio
ambiente.
e. Implementación y desarrollo de nuevas tecnologías.
f. Crecimiento del PIB.
g. Generación de empleo calificado y no calificado.
Amenazas de las PYMES:
a. Rezago tecnológico obliga a desaparecer.
b. Competencia extranjera calificada
c. Altos costos de producción.
d. Demandas insatisfechas de clientes.
36
Es por ello que se hace preciso la realización de herramientas y la utilización de
las mismas que aprovechen
las tecnologías de la información; en este caso
particular una guía para la gestión de la arquitectura empresarial como una
función del CEO dentro de la gestión gerencial para alcanzar los objetivos
estratégicos de la organización, contando con un plan de desarrollo que le permita
llevar a estas empresas en un proceso de mejora continua desde un estado
presente a uno futuro, planeado y alcanzable, contando con el apoyo de las áreas
tecnológicas, informáticas y de comunicaciones.
2.4 PERCEPCIÓN DEL DESEMPEÑO DE TI EN LAS PYMES
Con el paso del tiempo se observa como las tecnologías de la información cobran
un papel relevante en toda organización, convirtiéndose en la base que sustenta
el negocio, llegando a tomar parte en muchas de ellas en la toma de decisiones
estratégicas; este cambio se ha dado como consecuencia de una evolución
cultural y por lo tanto administrativa en la empresa y no solo por el surgimiento de
nuevas tecnologías que pudieran ser adoptadas por la organización.
Este cambio cultural surge al darse una concienciación del papel que juegan las
tecnologías de la información en los procesos de negocio, así como al observar el
mejoramiento de otras empresas y al estudiar y adoptar mejores prácticas para la
gestión empresarial; es entonces cuando los involucrados empiezan a interesarse
por el aporte y desempeño del área de TI.
Dependiendo del grado de madurez y la relación existente entre las funciones de
TI y el negocio, la organización evolucionará y se generará una gestión de cambio
que apunta al logro de la visión corporativa, esto en muchas empresas significaría
el apropiado uso de la tecnología presente
o la adquisición o desarrollo de
nuevas tecnologías.
Por lo tanto la percepción general de los involucrados con respecto al área de
tecnologías de la información es necesaria para conocer la situación
organizacional y las expectativas de la empresa, y para determinar si las
estrategias que se adoptarán son suficientes para alcanzar los objetivos
propuestos.
37
El ejercicio de percepción ayudará a establecer criterios que determinarán una
apropiada gestión de cambio con miras a alcanzar los objetivos de la empresa y
no solo a adoptar nuevas herramientas tecnológicas sin justificaciones acertadas
para su adquisición.
Para hacer un diagnóstico apropiado de la percepción empresarial con respecto al
desempeño de TI se hizo una encuesta a un grupo de empresas de la ciudad de
Quito, de las cuales se seleccionaron 25 PYMES, se tuvo en cuenta el número
total de empleados, el número de empleados del área de TI y la dependencia
organizacional de TI; se utilizó una lista de auto-evaluación propuesta por Peter
Wiggers en su publicación “IT Performance Management”, de 2004, (ver anexo 1),
la lista plantea 7 preguntas con 4 respuestas para cada pregunta, la respuesta
elegida revela como perciben los involucrados de la organización a TI, así:
a. Con la respuesta A los involucrados perciben el área de TI como un
facilitador de la empresa.
b. Con la respuesta B los involucrados perciben el área de TI como un
servicio de la empresa.
c. Con la respuesta C los involucrados perciben el área de TI como un
socio de la organización.
d. Con la respuesta D los involucrados perciben el área de TI como un
habilitador de la visión corporativa.
38
Encuesta de percepción de desempeño de TI
1. Cuál es la primera área en la cual las directivas esperan una contribución de TI?
A.
B.
C.
D.
Con procesos eficientes
En la efectividad organizacional.
Alcances empresariales.
Estrategias.
Fig. 11 Gráfica de percepción de TI a la 1ra pregunta.
2. Cuál es la principal preocupación del área de TI?
A.
B.
C.
D.
Control de gastos
Medición del negocio.
Cuotas de mercado.
Dominación de la industria.
Fig. 12 Gráfica de percepción de TI a la 2da pregunta.
39
3. A qué nivel la gestión de TI influye en la gestión del negocio.
A.
B.
C.
D.
A nivel de Usuarios de TI
A nivel de unidades de negocio.
A nivel equipo ejecutivo.
En la Junta directiva.
Fig. 13 Gráfica de percepción de TI a la 3ra pregunta.
4. Cuál es la función de TI percibida por la Alta gerencia?
A.
B.
C.
D.
Proveedor de capacidad técnica.
Proveer una base para la eficiencia de la organización.
Alineación estratégica con el negocio.
Habilitador de la visión corporativa.
Fig. 14 Gráfica de percepción de TI a la 4ta pregunta.
40
5. A qué nivel es TI percibido para hacer una contribución valiosa?
A.
B.
C.
D.
A nivel tecnológico.
A nivel de servicio.
A nivel estratégico.
A nivel competitivo.
Fig. 15 Gráfica de percepción de TI a la 5ta pregunta.
6. Sobre qué bases se alinean las estrategias del negocio y TI?
A.
B.
C.
D.
A nivel de hardware y software.
A nivel de aplicaciones y procesos.
Como unidades de negocio.
11
Sinergia y Holística.
Fig. 16 Gráfica de percepción de TI a la 6ta pregunta.
11
Holística: que contiene todo en su interior, relacionándolo con sus partes pero sin separarlo del todo, “El
todo es mayor que la suma de sus partes”, Aristóteles, 384 a.C. – 322 a.C.
Sinergia: acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los efectos individuales,
Diccionario RAE, 2010.
41
7. Cómo enfocan los ejecutivos la gestión de TI?
A.
B.
C.
D.
Como centro de costos y gastos.
Como centro de servicios.
Como contribuidor benéfico.
Como centro de valor.
Fig. 117 Gráfica de percepción de TI a la 7ma pregunta.
La siguiente gráfica muestra la tendencia general observada al agrupar y
comparar los resultados de las siete preguntas de la encuesta.
Fig. 18 Tendencia General de Percepción de desempeño de TI
42
Fig. 19 Tendencia General de Percepción de desempeño de TI.
Al analizar las respuestas se encuentra lo siguiente:
a. Se puede apreciar una alta tendencia a considerar el área de TI como
un facilitador de la empresa y como un prestador de servicios, más no
como un socio de la organización o un habilitador de la misma, lo cual
sería lo ideal.
b. Según las empresas encuestadas, esa posición refleja el bajo interés
que las empresas tienen en el área de TI y su poco aprovechamiento
para alcanzar los objetivos estratégicos establecidos, ni su participación
en la elaboración y planeación de estrategias organizacionales.
c. Muestra de igual modo la tendencia excluyente que se sigue, alejando a
los involucrados de TI de la participación activa y de la toma de
decisiones para alcanzar las metas de la organización.
d. Como parte del diagnóstico que los involucrados hacen en su
respectiva organización, se encuentra la calidad de servicio que presta
TI, cuando no cumple con las expectativas de los usuarios o cuando por
43
el contrario solo se enfoca en esa tarea, la gerencia debe tomar
correctivos apropiados de mejora, un soporte adecuado es necesario en
toda organización, pero no es el core del área de TI, en consecuencia,
la falta de participación en la formulación de los objetivos estratégicos y
la falta de perspectiva gerencial tornan a TI en una oficina de servicio.
e. Se encuentra una falla en la estructura organizacional de las empresas
donde TI es una oficina que depende de otra gerencia, en consecuencia
se
crea
una
brecha
estructural
y
organizacional
de
graves
consecuencias que impide la comunicación entre la gerencia general y
el área de TI.
f. La comunicación por el contrario debe ser fluida entre estas dos partes
para que exista un equilibrio adecuado entre los objetivos estratégicos
de la organización y los de TI.
g. Se manifiesta que las directivas de la organización esperan una
contribución de TI que se limita a mantener procesos eficientes, lo cual
es bueno, pero la visión de la gerencia debería ser del todo estratégica
y propender para que las diferentes áreas de la organización estén
involucradas en la visión gerencial.
h. Ya que la percepción es mutua, el área de TI tiende a responder a la
percepción de la gerencia, encasillándose a sí mismos como un
proveedor de servicios de capacidad técnica, preocupados por el
control de gastos de tecnología y cuyo radio de influencia no va más
allá del soporte a usuarios en las unidades de negocio, cuando su
función debería ser el de habilitador de la visión corporativa.
i.
Esto crea en TI y en la gerencia una falsa percepción de alineación, ya
que ambas áreas esperan apoyarse a nivel de hardware y software y
cuando más a nivel de aplicaciones y procesos de negocio.
La implementación de la arquitectura empresarial ofrece cambios en el modelo de
negocio, en el comportamiento de los involucrados, y lleva a las organizaciones a
44
adoptar nuevas tecnologías y mejores prácticas; al determinar el potencial que
representa la gestión apropiada de TI y a la vez la desventaja tecnológica que
arrastra frente a sus competidores al no saber aprovechar el área de TI, pone de
manifiesto una vulnerabilidad asociada con la administración, la falta de
conocimiento y a la vez de percepción, lo cual es el motivo para la realización de
una guía que oriente a los CEOs de las organizaciones en la gestión gerencial
para el acercamiento y aprovechamiento del área de TI, logrando una mejor
calidad de gobierno, minimizando costos y protegiendo el medio ambiente con la
adopción de tecnologías como Green computing12, Cloud computing13 o la gestión
de activos digitales14
12
“Es el uso ambientalmente responsable de los recursos relacionados con TI. Estas prácticas incluyen la
implementación de eficiencia energética en las unidades de procesamiento central (CPU), servidores y
periféricos, así como la reducción del consumo de recursos y la disposición adecuada de residuos
electrónicos”.
13
“Es un estilo de computación donde las capacidades relacionadas con TI en forma escalable y masiva se
proporcionan como un servicio, utilizando las tecnologías de Internet a múltiples clientes externos.”
14
“Son básicamente sistemas de ordenación de ficheros gráficos y ofimáticos que resuelven de manera
eficaz la ingesta, anotación, catalogación, almacenamiento, búsqueda y recuperación de [archivos] tales
como fotografías digitales, animaciones, vídeos y música”
45
CAPÍTULO 3
GUÍA ORIENTADA A CEOs EN LA IMPLEMENTACIÓN DE
ARQUITECTURA EMPRESARIAL
46
Ilustración 5 Mapa conceptual de la guía objeto del proyecto.15
15
Este mapa muestra los tópicos a tratar correspondientes a la guía que se le presenta al CEO para la
implementación de la arquitectura empresarial en su gestión.
47
3.1 GENERALIDADES
La responsabilidad gerencial involucra diferentes aspectos que le permiten al
gerente de manera armónica coordinar todas las áreas de la empresa, logrando a
la vez que éstas realicen sus labores independientemente pero coexistiendo unas
con otras, este trabajo cooperativo hace que la organización marche
apropiadamente en busca de los objetivos trazados desde un comienzo.
Sin embargo, al analizar las tablas de percepción del desempeño de TI se puede
determinar que existe una brecha entre la gerencia general y el área de TI, lo
cual no les permite a las organizaciones trabajar apropiadamente con dicha área y
como consecuencia se aprecian desventajas tecnológicas, de estructura
organizacional y de comunicación que influyen directamente en el alcance de los
objetivos estratégicos propuestos.
La elaboración de una guía orientada a CEOs para la implementación y aplicación
de la arquitectura empresarial en la gestión de Pequeñas y Medianas Empresas
permitirá lograr que estas dos áreas trabajen colaborativamente y se alineen en
sus objetivos a nivel estratégico, el proceso de arquitectura empresarial permitirá
al área de TI entender el negocio y ofrecerá una imagen clara del futuro al CEO
por medio de una hoja de ruta que describirá el que hacer y cómo hacerlo paso a
paso, para llevar a la empresa de un estado presente a uno futuro, en un proceso
de mejora continua.
El proceso requiere un trabajo conjunto y colaborativo de los involucrados, para
desarrollar el plan de gestión de cambio de la organización; el CEO como
patrocinador del proyecto, asignando presupuesto, calendarizando una agenda y
nombrando un responsable; el CIO16, como responsable del proceso de
arquitectura empresarial, para la implementación de soluciones y ejecución de
planes que soporten la visión empresarial.
16
CIO, iniciales de Chief Information Officer, en el contexto latinoamericano sería el equivalente a Gerente
de Sistemas o Gerente de Informática.
48
3.2 TI SOCIO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA
Uno de los principales objetivos del CEO en cada organización será lograr una
adecuada alineación de TI con el negocio, para ello, como se mencionó en
capítulos anteriores de debe escalar ésta área desde una posición de bajo
impacto como prestador de servicios hasta convertirla en un socio estratégico
como habilitador de la visión corporativa.
Para lograr que TI llegue a ser un socio estratégico de la empresa, el CEO debe
en primer lugar: comunicar adecuadamente la esencia del negocio por medio de
capacitaciones, las cuales también deben estar dirigidas a mandos medios y
operativos, esto ayudará a entender la misión y visión de la empresa, los objetivos
trazados y los beneficios recibidos por una adecuada atención al cliente, y un
manejo apropiado de los productos o servicios ofrecidos, es fundamental que los
involucrados comprendan y se comprometan con los objetivos y políticas
organizacionales para que la cadena de valor no se rompa y no fracasen los
esfuerzos administrativos para alcanzar el éxito.
Una vez hecho esto, se debe acercar el área de TI a la gerencia general para que
pueda aportar ideas alineadas con los objetivos de la organización y que
sustenten su transformación como socio estratégico, permitiéndole así mismo que
pueda segregar funciones para atender el día a día de los usuarios y a la vez
entender y aceptar la visión del negocio, alineando su propia visión al
cumplimiento de los objetivos de la organización, contando así con elementos que
le permitan desenvolverse en los varios roles y funciones que se espera cumpla
dentro de la empresa, dando soporte y servicio al cliente, manteniendo una
óptima
infraestructura
tecnológica,
administrando
apropiadamente
las
aplicaciones y la información, y apoyando los planes corporativos, con los cuales
TI debe estar completamente involucrado para desarrollar una gestión de cambio
apropiada, que no vulnere ni ponga en riesgo la continuidad del negocio.
Cuando el área de TI se ha logrado involucrar con la visión de la empresa y se ha
alineado con los objetivos de la organización, estará en capacidad de tomar
decisiones acertadas para aprovechar las tecnologías presentes y futuras que se
pueden adoptar con el fin de lograr las metas de la organización, y generar planes
49
y proyectos para el proceso de transformación, lo cual, mejorará la gestión de
riesgo visualizando las vulnerabilidades presentes y minimizando estas en una
arquitectura futura.
Lo anterior le permitirá al área de TI, no solo cumplir con las funciones de más
bajo nivel, sino, ponerse a la par con la gerencia y aportar ideas como socio
estratégico de la organización, por lo que se debe gestionar un apropiado
gobierno de TI para fortalecer esta área, lo que influirá positivamente en la
organización y en los futuros planes de implementación del proceso de
arquitectura empresarial.
3.3 EL GOBIERNO DE TI
La arquitectura empresarial genera una serie de documentos para la ejecución de
proyectos, actividades y tareas; los cuales se espera sean soportados
adecuadamente por TI, el fundamento de este desempeño se encuentra en una
gestión adecuada al interior de TI, enmarcada en un gobierno eficiente.
El gobierno de TI comprende el conjunto de acciones que TI ejecuta
para
soportar y facilitar el desarrollo de los objetivos estratégicos del negocio, en
respuesta a los requerimientos que la organización hace para que los procesos,
los recursos tecnológicos y la información, sean manejados en forma eficiente y
estén disponibles a los usuarios que posean derechos de uso y operación.
Fig. 20 TI soporta los objetivos estratégicos del negocio
50
Para cumplir con el propósito de facilitar la toma de decisiones acertadas que
soporten los objetivos gerenciales, la arquitectura empresarial requiere cerrar la
brecha existente entre el negocio y TI, esto lleva a las organizaciones a afrontar el
desafío estratégico de mejorar dicha relación, logrando un equilibrio entre la
dirección y la gestión de TI.
En la actualidad el negocio depende del manejo adecuado de la información y de
los recursos tecnológicos, para muchas empresas, estos han llegado a ser el
activo más valioso de la organización, requiriendo una disminución en los tiempos
de entrega de los servicios de TI, así como un adecuado manejo de la calidad y
facilidad de uso, diferenciando entre las decisiones estratégicas y operacionales
para balancear su función y alinearse con los objetivos del negocio.
Para apoyarse en el cumplimiento de la gestión de gobierno y para alcanzar los
objetivos propuestos y soportar apropiadamente al negocio, brindando seguridad
y control, TI puede recurrir a COBIT (Control Objectives for Information and
related Technology)
COBIT es un marco de trabajo aceptado internacionalmente que se usa para
implementar el gobierno de TI, con herramientas de apoyo que permite a los
administradores gestionar el riesgo, manejar y mejorar el control y alinear la
estrategia de TI con la estrategia del negocio, enfatizando en el cumplimiento de
la normatividad y ayudando a las organizaciones a incrementar el valor de TI.17
Provee buenas prácticas y ayuda a establecer un puente entre los riesgos del
negocio y los controles necesarios para minimizar dicho riesgo, proporciona
mecanismos de medición que ayudan a determinar cuándo TI se está alejando de
los objetivos propuestos o no se cumple con las actividades planeadas.
17
El tema se aborda ampliamente en COBIT 4.0, 2006, publicación hecha por el ITGI, (IT Governance
Institute), para lograr un gobierno efectivo, “[enfocándose] en qué se requiere para lograr una administración
y control de TI adecuados”.
51
Comprende 34 procesos, denominados Objetivos de Control agrupados en cuatro
dominios: Planificación y Organización, Adquisición e Implementación, Entrega de
servicios y soporte, Monitoreo y evaluación; que soportan la gestión de gobierno
de TI, definida en cinco áreas de gobierno, a saber:
Fig. 21 Áreas de gobierno de TI
3.3.1 ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO
Cumpliendo uno de los objetivos de la implementación de la arquitectura
empresarial, el alineamiento estratégico, para que TI sea un facilitador de la visión
gerencial, esta área se debe entender como un negocio dentro del negocio y su
gobierno parte integral del gobierno corporativo, donde la gerencia de TI se
enfoca en el logro de sus objetivos, los cuales a su vez deben estar alineados con
los objetivos estratégicos de la organización para garantizar que soportan
adecuadamente el negocio.
El gobierno de TI está encargado de la implementación y uso de buenas prácticas
de planificación, implementación y soporte que aseguren que la empresa puede
alcanzar los objetivos propuestos con lo cual puede obtener ventaja competitiva y
tecnológica frente a su vertical, el mayor objetivo del área de TI será ayudar a la
organización a permanecer en el tiempo soportando sus operaciones y ayudando
en el logro de sus objetivos estratégicos.
52
Fig. 22 Alineamiento estratégico del negocio y TI.
3.3.2 ENTREGA DE VALOR
Esta área del gobierno de TI está enmarcada dentro de la mejora en la capacidad
operacional y la optimización del costo beneficio descritos en la arquitectura
empresarial.
TI debe ofrecer beneficios a la organización no solo en el aspecto técnico o en el
soporte a usuarios, sino también en el aspecto estratégico, aportando soluciones
para la toma de decisiones, optimizando la inversión, disminuyendo gastos,
determinando que tecnologías se deben adquirir, que se puede desarrollar y que
se debe reutilizar.
53
3.3.3 GESTIÓN DEL RIESGO
Esta área de gobierno de TI se relacionada directamente con la priorización de
proyectos y el manejo del riesgo propuesto por la arquitectura empresarial, para
ello, la gerencia de TI está obligada a tener una administración efectiva, y un
manejo eficiente de la gestión de riesgo, estar en capacidad de detectar y
minimizar el riesgo y la dirección general debe estar enterada de los riesgos y
vulnerabilidades de su sistema de información y de sus componentes
tecnológicos, también debe conocer las limitaciones al momento de implementar
cambios en su arquitectura tendientes a lograr sus objetivos estratégicos, y debe
estar en capacidad de superar y corregir las fallas detectadas o afrontar las
consecuencias en caso de materialización del riesgo, sin perder el rumbo
estratégico de la organización.
3.3.4 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Esta área de gobierno se relaciona con la evaluación y administración
tecnológicas propuestas por la arquitectura empresarial, aspecto que trata asi
mismo de la redundancia de aplicaciones y duplicidad de procesos.
TI debe agregar valor a su gestión por medio de la administración de la
infraestructura y del conocimiento, la gestión eficiente de los recursos de TI
comprende la información, las aplicaciones la infraestructura y el recurso humano.
3.3.5 MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO
Además de la implementación y desarrollo de proyectos o del soporte que se
brinda a los usuarios, el área de TI, debe conocer el nivel de cumplimiento de
cada una de sus actividades, monitoreando en forma periódica y definida para
autoevaluar su compromiso y desempeño, y determinar el estado de progreso o
retraso en el cumplimiento de la estrategia, de planes, proyectos, actividades y
tareas propuestas dentro del plan general de cambio generado al implementar el
proceso de arquitectura empresarial.
54
Para ello se toman los indicadores clave de desempeño o KPI (Key Performance
Indicator), que reflejan el éxito que tiene el área de TI en el cumplimiento de cada
una de las metas propuestas; estos indicadores no se limitan solo a TI, ya que se
aplican a diversas áreas, y permiten conocer el desempeño global del negocio, sin
embargo, áreas como la financiera, la de ventas, o la de servicio al cliente, entre
otras, no son objeto de estudio del presente proyecto.
Los KPI son acordados de antemano por el grupo de trabajo para dar a conocer a
los involucrados el progreso que logran en el desarrollo de cada actividad, y en el
cumplimiento de los objetivos del área de TI, para a su vez apoyar el cumplimento
de los objetivos estratégicos de la organización; los indicadores más comunes
apuntan a determinar la productividad de los empleados, el cumplimiento de los
plazos, los tiempos de desarrollo, la calidad de los servicios y el desempeño de la
infraestructura tecnológica.
El monitoreo constante de la infraestructura tecnológica es indispensable ya que
TI soporta los procesos claves de la organización, también se deben incluir
medidas de desempeño asociadas al control de acceso no autorizado, el número
de interrupciones, y número de fallas o caídas del sistema, este monitoreo da a
conocer la situación real y ayuda a determinar qué medidas se deben adoptar
hacia el futuro para cumplir con la visión gerencial.
COBIT define también indicadores de resultados KGI (Key Goal Indicator),
diseñados para saber si un proceso o actividad alcanzó los requerimientos
propuestos por TI, estos se aplican una vez se ha finalizado el proceso
correspondiente.
55
Fig. 23 Métricas KPI y KGI
3.4 COMPONENTES DE LA GUÍA.
La presente guía consta de dos áreas de trabajo y 12 pasos, que facilitan la
comprensión global del proceso de implementación de la arquitectura empresarial
y su aplicación práctica, esto con el fin de llevar a los involucrados paso a paso en
el desarrollo del proceso, para alcanzar los objetivos estratégicos de la
organización y para asegurar que cada uno de los pasos sean cumplidos en su
orden, logrando que la organización vaya de un estado presente a uno futuro
deseado, alcanzando la visión corporativa.
La guía además ayudará al CEO en la gestión de PYMES, a entender y mejorar la
relación con el área de TI, y a obtener ventaja tecnológica y competitiva frente a
las demás empresas de su vertical.
Los primeros cinco pasos son pasos iniciales o prerrequisitos necesarios para
llevar a efecto la implementación general del proceso, los siguientes pasos
complementarios o de desarrollo del proceso.
3.4.1 PASOS INICIALES
3.4.1.1 Paso 1. El CEO como patrocinador del proceso de AE.
Todo proceso de alto nivel en la organización necesita el apoyo y aprobación de
56
la gerencia para desarrollarse y uno de los factores que más compromete al CEO
en la organización es el convertirse en patrocinador del proceso de arquitectura
empresarial (ver Fig. 24), y así dar inicio a una gestión de cambio organizacional
basada en principios y mejores prácticas que minimizarán el riesgo y garantizarán
el cambio.
Fig. 24 CEO, patrocinador del proceso de AE.
Contando con que la mejora operacional de TI corresponderá con los cambios
estratégicos del negocio y cuyas decisiones garantizarán la continuidad de la
empresa; “teniendo claro que la arquitectura propuesta es una apuesta a futuro”18
y que las recomendaciones de cambio no son una camisa de fuerza ya que las
empresas están inmersas en un mundo de evolución tecnológica y que las
necesidades del negocio pueden cambiar al ser afectadas por fuerzas internas y
externas a la organización, el compromiso adquirido por el CEO garantizará el
éxito del proceso, basándose en criterios apropiados de planeación, evaluación y
desarrollo, buscando las mejores alternativas tecnológicas y planes de ejecución
que se puedan aplicar para solucionar las necesidades del negocio.
3.4.1.2 Paso 2. Formalización del proceso de AE.
La formalización del proceso de arquitectura empresarial consiste en la
constitución y firma de un acta de compromiso que permite al CEO y a los
involucrados establecer condiciones iníciales para la implementación y desarrollo
del proceso, la aprobación del acta marcará ciertas condiciones por las que la
empresa se ha de regir, como el presupuesto total asignado con el cual la
18
Jose Gabriel Londono, 2005
57
empresa piensa enfrentar la gestión de cambio que ha de llevarse a efecto una
vez se reciban los entregables del equipo de arquitectura empresarial.
Funciones y roles dentro del proceso, así como la participación activa de los
empleados quienes han de aportar con su conocimiento, experiencia y con sus
habilidades para ayudar y orientar al equipo de trabajo cuando sea necesario, o
siendo parte del mismo.
Condiciones políticas, e implicaciones legales y ambientales, factores tanto
internos como externos que la empresa ha de tener en cuenta en la planeación y
desarrollo de los proyectos a los que hubiere lugar.
La formulación de objetivos claros para los involucrados, y la comunicación de
estos con capacitaciones que faciliten a todos el entendimiento de la visión
empresarial para garantizar un esfuerzo unificado en torno a un propósito único.
Asignación de responsable del proceso o director de arquitectura empresarial,
quien ha de reportar al CEO del progreso de la implementación.
3.4.1.3 Paso 3. Asignación presupuestal
Como en todo plan de desarrollo y de mejora en la organización, el CEO debe
prever la asignación de un monto presupuestal para la ejecución de planes que
permitan a la organización crecer y alcanzar nuevas metas; la implementación del
proceso de arquitectura empresarial conlleva una inversión que debe ser
sustentada y asumida apropiadamente.
Debido a que el proceso no termina al recibirse los entregables, sino que, son el
comienzo del cambio, el cual se desarrollará posterior a la entrega de los
resultados del estudio realizado, en este nuevo punto de partida se debe evaluar y
estudiar el costo beneficio de la adaptación organizacional y tecnológica,
priorizando los proyectos de mayor a menor importancia de acuerdo a una escala
de valores para determinar qué proyectos se alcanzan a ejecutar y cuando se ha
de hacer.
Consiste en la destinación de una suma del presupuesto para la ejecución de los
58
proyectos definidos en el portafolio de proyectos, esta asignación podrá ser
revisada y reajustada de acuerdo a las necesidades y criterios gerenciales para
dar cumplimiento a los objetivos de la organización dentro del tiempo establecido
para lograr el cambio estratégico esperado.
3.4.1.4 Paso 4. El director de AE y el equipo de trabajo.
Las relaciones de negocio son importantes a todo nivel dentro de la organización,
el diálogo y una comunicación eficaz fortalecerán dichas relaciones y permitirán
que los objetivos trazados desde un comienzo sean entendidos por todos y
llevados a cabo; para garantizar la comunicación y como parte del proceso de
gestión gerencial debe existir un responsable de la arquitectura empresarial.
El siguiente paso que debe dar el CEO será nombrar a ese responsable o
arquitecto, quien podrá ser el CIO de la empresa o alguien contratado
específicamente para ocupar ese cargo; la empresa también puede analizar la
posibilidad de contratar externamente la asesoría y gestión de la arquitectura
empresarial, la persona a cargo gestionará todo el proceso interno de
implementación y aplicación de arquitectura empresarial y reportará directamente
al CEO el desarrollo de dicho proceso.
El arquitecto hablará claramente la jerga técnica para explicar las necesidades de
negocio al personal de TI y a la vez se comunicará
con los mandos medios y
otros líderes de la empresa con un lenguaje de negocio, lo cual dará un valor
agregado al proceso que se inicia y acercará definitivamente el área de TI a la
gerencia, permitiendo un entendimiento conjunto que se mantendrá en el tiempo.
Una vez sea nombrado el director de arquitectura empresarial, éste se encargará
de conformar un equipo de trabajo, el cual evaluará la situación actual y planeará
las acciones a seguir plasmando dicho curso en una hoja de ruta; el equipo de
trabajo estará soportado por personal de la organización, ellos serán la fuente de
información en cada área a medida que el proceso de construcción avance,
aportando sus conocimientos y experiencia, mientras se desempeñan en las
labores correspondientes a su respectivo cargo; para ello se planearán reuniones
59
periódicas que permitan hacer los aportes necesarios y evaluar el progreso del
proyecto.
El arquitecto informa del progreso alcanzado directamente a la gerencia de la
organización, a quien al final se le presentan los entregables generados del
proceso de arquitectura empresaria.
3.4.1.5 Paso 5. Revisar la estructura organizacional.
La estructura organizacional u organigrama, es la representación gráfica de la
organización de una empresa, muestra la posición de las áreas que la integran,
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.
Esta organización es de suma importancia, ya que ubica los mandos medios con
los que la gerencia tiene una estrecha relación de confianza, y a su vez, estos con
las diferentes áreas de producción.
Existen varios tipos de organigramas: (ver Fig. 25), por su finalidad, por su
contenido, por su naturaleza, por su ámbito y por su disposición gráfica; sin
embargo no es el propósito de este proyecto de tesis adentrarnos en el estudio de
cada uno de ellos, se entiende que todos cuentan con una dirección general o
gerencia general o presidente de la organización, quien se encarga de llevar las
riendas de la empresa y bajo su dirección se encuentra un grupo de mandos
medios - otras gerencias y sub-gerencias - que ayudan en la labor tanto táctica
como operativa.
Fig. 25 Diagrama general de una organización.
60
En este punto muchas empresas fallan, al no entender la importancia que tiene el
área de tecnologías de la información para la organización en general, y desde un
comienzo subordinan TI, encasillan erróneamente como una oficina dependiente
de cualquier otra gerencia, (ver Fig. 26 y anexo 2), como consecuencia se elimina
en primera instancia la comunicación entre el área de TI y la gerencia general,
además se limita toda la asesoría que puede brindar TI como habilitador de la
visión corporativa, la gerencia tomará decisiones sin sustento sobre el cual
establecer estrategias de crecimiento y desarrollo tecnológico que soporten
adecuadamente los objetivos estratégicos organizacionales.
Esa falta de comunicación podría generar
islas de desarrollo, debido al
desconocimiento y desentendimiento del negocio y de los procesos de alto nivel
por parte del área de TI
Fig. 26 TI subordinado a una gerencia.
Las anteriores falencias son evidenciadas al analizar la estructura orgánica de
cada empresa, y no basta con la adquisición de nuevos recursos tecnológicos o la
implementación de aplicaciones para resolverlos, si no se gestiona un cambio que
pueda involucrar el área de TI y la gerencia a un nivel estratégico.
61
Los alcances y limitaciones que se tienen al momento de plantear nuevas
alternativas de desarrollo empresarial u otros mercados objetivo, serán asimilados
correctamente por el área de TI si se entiende el core del negocio, en
consecuencia se podrán implementar soluciones apropiadas con el desarrollo
tecnológico existente o futuro, además de priorizar el soporte a los procesos de
negocio, haciendo una apropiada gestión del riesgo evitando que la empresa de
pasos hacia un futuro incierto.
Por ello se propone que el área de TI deba escalarse a nivel gerencial19, (ver Fig.
27) para permitir que haya un flujo continuo de comunicación con la gerencia
general, para participar activamente en la toma de decisiones y en el
establecimiento de objetivos estratégicos, para que sus opiniones puedan
impactar dentro de la organización, para poder brindar a la gerencia asesoría
directa en el uso de tecnologías emergentes y dar a conocer desde un principio la
situación competitiva de la empresa (DOFA).
Fig. 27 TI a nivel gerencial en la organización
Lo anterior enmarcado en el uso eficiente de los recursos computacionales para
minimizar el impacto ambiental y crear conciencia de responsabilidad social.
19
son muchas las empresas que viven estructuralmente en el pasado aunque aparentemente en cuanto a
tecnología se encuentran avanzando hacia el futuro.
62
3.4.1.5.1 Estructura tradicional de TI
Ya dentro de las organizaciones se hace necesario analizar también la estructura
que presenta el área de TI; las empresas que no han evolucionado ni madurado
en su organización implementan un área de TI básica, con una estructura simple,
compuesta por uno o dos empleados, encargados de solucionar las tareas que se
presentan diariamente.
El área de TI se caracteriza por la ejecución de procesos manuales con controles
mínimos y sin políticas ni estándares de gobierno, donde TI está identificada
como una herramienta tecnológica que presta servicios, y sus integrantes se
encargan de una serie de actividades operativas como “apaga fuegos” dando
soporte a usuarios, solucionando fallas y ejecutando tareas repetitivas tales como
el mantenimiento de la red local, la realización de copias de respaldo y la
digitación o captura de datos, dedicando una parte de su tiempo de trabajo al
desarrollo de aplicativos para solucionar las necesidades propias de la
organización, encasillando así al personal de TI en su nicho de trabajo.
Este tipo de organización aleja al área de TI de la gerencia y de la oportunidad de
servir en la toma de decisiones estratégicas de la empresa, y fomenta una actitud
reactiva frente a los riesgos tecnológicos sin una gestión apropiada del riesgo o
planes de continuidad del negocio o planes de contingencia.
Fig. 28 Estructura organizacional de TI.
63
3.4.1.5.2 Estructura sugerida para TI
Se propone que las empresas con una organización similar a la descrita
anteriormente, asuman un cambio al interior del área de TI, esto es necesario en
procura de la mejora continua de la empresa; al establecer una estructura
organizativa adecuada, se estarán estableciendo jerarquías de autoridad y
dividiendo el área en sub-áreas de responsabilidad, donde el CIO, si es necesario,
podría ser llamado a cumplir las funciones de arquitecto empresarial así como en
la gestión de proyectos para la gestión del cambio organizacional garantizando la
evolución de la empresa y minimizando el riesgo, cerrando así la brecha entre la
empresa presente y la futura.
También estableciendo relaciones de comunicación formal entre las diferentes
áreas de la empresa, facilitando el manejo de la gestión de TI hacia los usuarios,
dejando así de ser solo una herramienta tecnológica para asumir nuevos roles y
responsabilidades.
El área de TI podrá hacer uso de buenas prácticas, automatizando de forma
correcta muchos procesos que hasta entonces se hacían de forma manual,
reduciendo riesgos, implementando estrategia de seguridad, tanto a nivel
perimetral, como en las redes, comunicaciones, puestos de trabajo y acceso a las
aplicaciones, desarrollando políticas y controles de aplicación general y
obligatoria.
El cambio debe ser gradual y continuo, para permitir una adaptación sin
reacciones negativas o de oposición al mismo, las empresas que implementen el
cambio organizacional en TI se verán beneficiadas de muchas formas: en la
reducción de costos, agilidad en los procesos, en la calidad del servicio a clientes,
en el soporte a usuarios, en las comunicaciones y finalmente convirtiendo el área
de TI en un socio estratégico que soporta la visión corporativa y que se alinea con
los objetivos de la empresa.
Estos beneficios reflejarán la madurez alcanzada no solo por el área de TI, sino
por la empresa en general, donde la gerencia es plenamente consciente del valor
64
que tienen las tecnologías de la información para las actividades del negocio,
dando la posibilidad de asumir con seguridad nuevos retos.
Fig. 29 Estructura organizacional sugerida para TI.
El área de TI pasa de cumplir con los roles meramente operativos a asumir
funciones de gestión y gerencia tales como: la ejecución de procesos asignados y
previamente programados de acuerdo a calendarios establecidos, la revisión de
resultados, comparación con históricos e incorporación de acciones correctivas
previstas, llevar registros y documentar fallas y soluciones como parte de una
gestión
del conocimiento, estableciendo normas y políticas de seguridad así
como el uso de mejores prácticas.
3.4.2 PASOS COMPLEMENTARIOS
3.4.2.1 Paso 6. Calendarización de la AE.
La implementación del proceso de arquitectura empresarial, como parte del plan
de la gerencia general debe estar sujeta a una agenda de desarrollo, monitoreo y
control que involucren directamente al CEO y al arquitecto, estos límites son
positivos ya que obligan al equipo de arquitectura empresarial a presentar los
resultados esperados dentro de los términos acordados.
De conformidad a lo establecido por los involucrados, y, para dar continuidad al
proceso iniciado, también se deben planear reuniones periódicas para verificar el
progreso, intercambiar ideas y actualizar información; a medida que se avance se
resolverán dudas, se describirán nuevos requisitos, y se visualizaran riesgos y
65
oportunidades, lo cual enriquecerá el ejercicio y dará una idea clara de la ruta a
seguir por la empresa.
Ya que la arquitectura empresarial se enfoca en los procesos de más alto nivel o
procesos clave del negocio y que “es un medio para llegar a la meta, no el fin en
sí mismo”20 sus entregables comprenden, entre otros, una serie de proyectos
parciales y manejables para ser ejecutados en el tiempo por las áreas
involucradas, estos entregables mostrarán el camino a seguir desde una
arquitectura presente a una arquitectura objetivo, lo que ayudará a cerrar la
brecha existente.
3.4.2.2 Paso 7. El portafolio de proyectos
Una vez se han determinado los proyectos sugeridos por los involucrados en las
diferentes áreas de la empresa, se procede a agruparlos; los proyectos que
sustentan y soportan el negocio, esto es, los procesos core de la empresa,
necesarios para que la organización funcione, no están sujetos a priorización o
discriminación y su desarrollo e implementación es obligatoria dentro del proceso
general de arquitectura empresarial para que el negocio subsista, y se pueda
proyectar hacia el futuro.
Fig. 30 Pasos en la priorización de proyectos.
20
Conferencia Jorge Villalobos.
66
Con respecto a los demás proyectos propuestos, le corresponde al CEO y a los
involucrados hacer un estudio de prioridades y necesidades para evaluar qué
proyectos se debe ejecutar y cuándo se han de realizar para que la gestión de
cambio no afecte las operaciones de la empresa, y así, poder alcanzar los
objetivos estratégicos de la organización; éstos se conocen como proyectos de
crecimiento y transformación del negocio. (Ver Fig. 31)
Fig. 31 Grupo de proyectos.
Ya que la arquitectura empresarial facilita el entendimiento global de la
organización a todos los involucrados, permitirá crear una conciencia de cambio y
una atmosfera propicia para el mejoramiento; los proyectos a ejecutarse en
primera instancia serán aquellos de carácter obligatorio o mandatorio, seguidos
de aquellos cuya importancia lo amerite
3.4.2.3 Paso 8. Gestión de proyectos
En toda organización en algún momento el CEO debe plantearse ciertas
preguntas necesarias para la conducción de su empresa: ¿sabe hacia dónde va la
organización?, ¿sabe dónde está la empresa en este momento?, ¿sabe cómo
llegar a esa empresa que visualiza?
Con la implementación de la arquitectura empresarial el CEO podrá responder a
los anteriores planteamientos, y podrá trazar una ruta clara que lo lleve a cumplir
67
con los objetivos propuestos y a cerrar la brecha existente, el CEO recibirá una
serie de entregables que le ayudaran a visualizar el proceso general de cambio, y
así poner en práctica los planes y proyectos que llevarán a la empresa a un nivel
más alto de competitividad.
La adecuada gestión de los proyectos recibidos por parte del equipo de trabajo
proporcionará a la gerencia un camino seguro de mejoramiento; según la Guía de
los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, PMBOK: “La [gestión] de
proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto”,
(2004, p. 8)
3.4.2.3.1 Proyecto
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único” (Carranza, s.f. prr 1) y son el medio para lograr el plan
estratégico de la organización, generalmente se considera su desarrollo por uno o
varios factores que influyen directamente en la organización, tales como:
a. Condiciones o demandas de mercado.
b. Nuevas tecnologías.
c. Regulaciones o requisitos legales.
d. Requerimientos de usuario.
e. Una necesidad de la organización.
68
Fig. 32 Factores que influyen el cambio organizacional.
La gestión de dichos proyectos se encamina a satisfacer las necesidades de los
usuarios y de la organización; y se logra mediante la aplicación de procesos de
inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre, (ver Fig. 35),
teniendo en cuenta que todo proyecto tiene un comienzo y un final, cuyas
actividades deben ser sincronizadas para alcanzar los objetivos de la
organización y que además cuenta con un presupuesto y recursos limitados; la
gestión de proyectos incluye tanto la oficina de gestión de proyectos así como la
gestión del portafolio de proyectos o programas, (ver Fig. 33).
Fig. 33 Gestión de proyectos
Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas que cumplen con los
objetivos estratégicos de la organización.
La oficina de gestión de proyectos es un área de la organización que puede ser
de carácter temporal la cual se encarga de coordinar la dirección de los proyectos.
3.4.2.3.2 Fase
Los proyectos objeto de desarrollo pueden descomponer en etapas o fases de
ejecución para mejorar el control de la gestión; ya que al término de cada fase se
deben presentar unos entregables o documentos que muestran el desarrollo del
proyecto así como su viabilidad, además permite detectar y corregir errores, lo
cual ayuda a garantizar que el proyecto puede continuar, sin caer en la obligación
de corregir dichos errores a un costo que pueden desbordar el presupuesto inicial
asignado.
69
Fig. 34 Fases en la gestión de proyectos
A este conjunto de fases, se las llama ciclo de vida del proyecto, y engloban una
serie de procesos; procesos de iniciación, de planificación, de ejecución, de
control y de cierre, que van desde que se presenta o surge la idea hasta que se
obtiene el producto, bien o servicio para el cual se desarrolla dicho proyecto.
Fig. 35 Ciclo de vida de proyectos
Este ciclo incluye trabajo técnico que se debe realizar en cada etapa, así como la
revisión, la verificación y la validación de los entregables, hasta la aprobación de
cada fase.
Fig. 36 Visión general de la gestión de proyectos.
70
En términos generales, se puede decir que las fases son secuenciales y al
finalizar cada una se trasfiere información a la siguiente hasta llegar al objetivo
previsto.
3.4.2.3.3 Proceso
Un proceso es “una serie de acciones que producen un resultado”. (Pancho,
2008, p. 25); para la gestión de proyectos el PMBOK propone cinco procesos que
guían a los involucrados en el desarrollo desde el inicio hasta el fin.
Procesos de iniciación: consiste en la autorización formal para que un proyecto se
desarrolle, se estudia la viabilidad del mismo o se plantean alternativas de
acuerdo a los objetivos propuestos, llegando a una descripción de los alcances,
sujeto a los recursos que la organización está dispuesta a invertir; además se
elige el responsable del proyecto, quien no necesariamente debe ser el mismo
para cada proyecto del portafolio y se documenta cada una de las asunciones
iníciales que se adopten, las especificaciones, los objetivos, los planos, la
infraestructura,
el
presupuesto,
la
viabilidad,
implicaciones
legales,
de
medioambiente, en las que incurriera el desarrollo del proyecto si fuera el caso, y
de seguridad.
La información recopilada debe hacer parte del acta inicial de constitución del
proyecto, para que una vez aprobado, el proyecto quede autorizado.
Procesos de planificación: en esta etapa se crea un esquema de trabajo para
alcanzar los objetivos para los cuales se creó el proyecto, se estudia el alcance
previamente definido y se planifican las actividades necesarias, conocido como el
plan de gestión del proyecto; aquí se identifican nuevas restricciones, riesgos u
oportunidades y se resuelven dependencias a medida que el proyecto avanza
obteniendo nueva información que lo retroalimenta.
Este proceso incluye todas las actividades necesarias para adoptar exitosamente
nuevas tecnologías, nuevos procesos, nuevos mercados y negocios, debe
permitir una transformación que no lesione o deteriore el estado actual de la
empresa, pero que a su vez permita la evolución y mejora de la organización en
busca de los fines propuestos.
71
Todas las organizaciones deben cambiar, el verdadero reto está en cambiar en la
dirección que satisfaga los objetivos e intereses de la organización y de sus
clientes; es por ello que se planteó una guía orientada a los CEOs en la
implementación de la arquitectura empresarial, la guía ayudará al CEO a entender
y preparar todos esos elementos necesarios para iniciar el proceso de cambio
organizacional; mientras que la arquitectura empresaria, mostrará el camino a
seguir desde un estado presente a uno futuro, dando a conocer de manera
puntual el proceso general y los respectivos proyectos, que harán parte de la
gestión del cambio.
Procesos de ejecución: consiste en la coordinación de todos los recursos para
poner en marcha el plan de gestión de proyecto, se verifica la planificación y se
toman mecanismos para asegurar la calidad; se capacita y mejora el
conocimiento de los involucrados y se determinan medios para distribuir la
información y se selecciona el equipo de mercadeo y ventas, para mejorar las
relaciones con los clientes.
Uno de los mayores riesgos durante el proceso de ejecución, es la resistencia al
cambio; los empleados e involucrados de la organización esperan que la nueva
situación no afecte sus labores, es por ello que, ante cualquier eventualidad las
personas tienden a volver rápidamente a la situación anterior al cambio; el manejo
adecuado de riesgos, la implementación de laboratorios de desarrollo en paralelo
y un manejo de la calidad total son necesarios para evitar situaciones de
inestabilidad en la organización.
El factor humano debe tenerse en cuenta en cualquier proceso de cambio, el
personal se ha de capacitar y motivar en cada una de las nuevas operaciones que
se implanten, un equipo de soporte brindará el apoyo necesario durante todo el
proceso de cambio, en el cual los directivos han de estar convencidos y
concienciados de la gestión que se adelanta.
La concienciación del CEO es fundamental para que el proceso de cambio sea
exitoso, se precisa su participación activa, ya que son ellos quienes toman las
decisiones y se requiere de un alto grado de compromiso e inversión.
El proceso de cambio en una organización se puede tornar en algo lento, costoso
72
y confuso, y entrar en conflicto constante con la situación actual de la empresa, la
cual para ese momento es la situación ideal de la organización; es por ello que la
arquitectura empresarial no solo muestra el estado presente y futuro deseado,
sino que también permite visualizar y adoptar estados de transición por medio de
proyectos que son asignados a cada área de trabajo, para ser ejecutados en el
tiempo.
Procesos de control: están diseñados para asegurar que los objetivos del
proyecto se están cumpliendo al supervisar y medir el progreso del desarrollo y
tomando las acciones correctivas correspondientes; este proceso le proporciona
al equipo una idea clara de la situación actual y genera una serie de
recomendaciones para evitar desfases y garantizar la salud del proyecto, por
ejemplo implementando horas extras o asignando más personal para el
cumplimiento de una tarea específica que puede retrasar el cronograma del
proyecto.
La verificación de los alcances ceñido al control de gastos dentro del cronograma
estipulado son fundamentales para el cumplimiento de los objetivos, de igual
manera se debe realizar un control de la calidad y un informe del rendimiento a
los interesados.
Procesos de cierre: son los procesos requeridos para finalizar formalmente un
proyecto o una fase de un proyecto, y hacer la entrega del producto terminado o
de los entregables, y si fuere el caso, hacer el cierre del contrato ya sea por
cancelación del proyecto o por que se llegó a su fin y se alcanzaron los objetivos
propuestos.
Este grupo de procesos se relacionan estrechamente, los resultados que
producen sirven de inicio a otros procesos o actividades, estas interacciones
hacen que el proyecto dinámicamente evolucione y se retroalimente mejorando
constantemente.
73
Fig. 37 interaccion en el ciclo de vida de un proyecto.
3.4.2.4 Paso 9. Criterios de evaluación
Consiste en la definición y aceptación de principios que servirán para evaluar la
importancia y necesidad de cada proyecto que conforma el portafolio de proyectos
creado,
cada
criterio
tiene
un
puntaje
o
peso
porcentual
asignado
voluntariamente; la escala de valores debe ser aplicada a todos los proyectos por
igual y la sumatoria del total de puntajes o pesos en cada proyecto evaluado debe
ser 100; la siguiente gráfica ilustra los criterios, pesos y proyectos:
Tabla 3 Peso de cada criterio en el proyecto.
74
3.4.2.5 Paso 10. Puntuación y priorización de proyectos
Cada criterio de evaluación previamente definido, recibirá un puntaje o score por
parte de los involucrados, quienes calificarán teniendo en cuenta la relevancia que
el proyecto tiene para la organización en el cumplimiento de los objetivos
estratégicos, el puntaje de cada criterio de evaluación se calcula así: la sumatoria
del peso por el score, Σ (Peso*Score), totalizando por proyecto y aplicando la
respectiva ecuación a cada proyecto del portafolio para obtener la lista de
proyectos discriminados por su puntuación, (ver Tabla 4)
Tabla 4 Puntuación de cada proyecto del portafolio.
3.4.2.6 Paso 11. Asignación presupuestal por proyecto
Una vez se ha obtenido el puntaje de cada proyecto presentado, se colocan en
orden descendente, incluyendo en la lista en primer lugar los proyectos
mandatorios; al comparar la inversión requerida por cada proyecto con el
presupuesto total asignado (se optimizará el portafolio de proyectos), y así se
conocerá la capacidad que tiene la empresa para patrocinar cada proyecto.
75
Tabla 5 Estimado de inversión acumulada por proyecto.
De igual manera se podrá con facilidad descontar aquellos proyectos que por su
baja puntuación quedan excluidos de ejecución dentro del proceso que se sigue
para alcanzar la visión corporativa, pero que hacen parte del conjunto de
proyectos requeridos y que se podrán ejecutar en una planeación futura.
3.4.2.7 Paso 12. Mapa de ruta
Una vez priorizados los proyectos y conociendo cuales se han de ejecutar para
cumplir con los objetivos organizacionales, se procede a ubicarlos en una línea de
tiempo, elaborando así el mapa de ruta de arquitectura empresarial, cada
proyecto elaborado llevará a la empresa a una arquitectura empresarial
transitoria, (ver Fig. 38), éste estado debe ser anticipado, y probado antes de
llevarlo a producción, para minimizar los riesgos y evitar contratiempos.
El mapa de ruta ayuda a visualizar el todo, permitiendo que los involucrados
obtengan una imagen del momento actual y del estado futuro de la organización,
facilitando así que sean parte activa de las soluciones.
76
Fig. 38 Mapa de ruta de arquitectura empresarial.
El mapa de ruta de la organización se inicia con un inventario de los activos y un
análisis de las tecnologías en uso, documentando los detalles del sistema actual;
así mismo se detallan los procesos existentes correspondientes a la arquitectura
de negocio, los planes de negocio y reconocimiento de los estándares y políticas
de gobierno de la empresa.
Posteriormente se deben identificar y comunicar las metas existentes, dando a
conocer que actividades o tareas se están desarrollando en el momento para
alcanzar los objetivos propuestos; de esa manera se podrán trazar objetivos
estratégicos que ayuden a lograr la visión gerencial, soportándolos con iniciativas
de negocio y de tecnología los cuales pueden llevar a plantear diferentes
escenarios de desarrollo para escoger uno de ellos en el trascurso del proceso.
77
Fig. 39 Mapa de ruta priorizado con los involucrados.
Entonces se podrán definir el orden y los tiempos de implementación de los
proyectos del portafolio, en el mapa de ruta no se especifican los tiempos exactos
de ejecución, sino que, se enfoca en guiar al equipo de trabajo, para, si es
necesario, cambiar de rumbo garantizando la permanencia de la organización en
el tiempo, dando paso a la diagramación del mapa de ruta, con la secuencia
sugerida y la aprobación de la misma, para terminar con la evaluación de las
iniciativas y el balanceo de la cartera para la ejecución de los proyectos sugeridos
permitiendo una retroalimentación para la mejora del mapa.
78
CAPÍTULO 4
VALIDACIÓN DE LA GUÍA
79
Ilustración 6 Aplicación de la guía21
21
El presente mapa muestra las etapas que se desarrollaron en la validación de la guía.
80
El proceso de validación de la guía, se comienza en Noviembre de 2011, se inició
con la etapa de socialización del concepto de arquitectura empresarial así como
de la guía orientada a CEOs para ayudar en la implementación de la AE en sus
organizaciones, el proceso continuó con varias etapas que concluyeron en Marzo
de 2012.
4.1 SOCIALIZACIÓN DEL CONCEPTO DE AE.
Se invitó a un grupo de empresarios, dueños y gerentes de PYMES para dar a
conocer el concepto, enfoque y beneficios de la arquitectura empresarial, con el
fin de socializar el proceso y permitir que nuevos conceptos administrativos y
gerenciales sean admitidos dentro del manejo tradicional que se lleva en las
organizaciones; participaron empresas del sector industrial-alimenticio, del sector
comercial, del sector artesanal y del sector educativo.
Fig. 40 Esquema general de validación de la guía.
Las empresas involucradas participaron del proceso de socialización y motivación
para implementar la arquitectura empresarial en sus respectivas organizaciones,
los principales objetivos la socialización de AE fueron:
a. Dar a conocer al CEO y a los interesados el concepto de la
Arquitectura
Empresarial
como
medio
de
gestión
de
una
81
organización, para ayudar a la gerencia en la planificación y
ejecución de cambios y mover la empresa hacia el futuro en un
proceso de transición.
b. Mejorar la relación con el área de tecnología.
c. Hacer ver la inversión tecnológica como un valor agregado y no
como un gasto.
d. Ayudar a la empresa para que en la toma de decisiones estratégicas
involucre el área de TI.
e. Lograr que el área de TI se alinee con los objetivos del negocio y
pueda brindar soporte en el cumplimiento de la visión gerencial.
4.2 SOCIALIZACIÓN DE LA GUÍA DESARROLLADA
Una vez que los conceptos de arquitectura empresarial fueron difundidos, y las
empresas reconocieron el valor de este proceso en la toma de decisiones
estratégicas para alcanzar la visión gerencial, se pasó a la siguiente etapa: la
socialización de la Guía orientada a CEOs para la implementación y aplicación de
la Arquitectura Empresarial en la gestión de Pequeñas y Medianas Empresas
(PYMES).
Por medio de la guía se expuso todos aquellos pre-requisitos que deben existir en
una empresa y sobre los cuales la gerencia debe orquestar su gestión para una
adecuada aplicación basándose en buenas prácticas, los principales objetivos de
la etapa fueron:
a. Guiar al CEO de una PYME en la preparación de los requisitos
necesarios para iniciar el proceso de implementación y aplicación
de Arquitectura Empresarial como medio de gestión para la
mejora continua.
82
b. Lograr que el área de TI y la gerencia general trabajen
colaborativamente.
c. Ser una guía para la inversión tecnológica.
d. Re-estructuración de la organización.
e. Ayudar a difundir y entender el core del negocio en todas las
áreas de la empresa.
La etapa de socialización se inició en noviembre de 2011 con diferentes
empresas, una vez terminada esta parte, se invitaba y ayudaba a las
organizaciones a adelantar las siguientes fases del proceso; algunas empresas
encontraron en la guía un soporte preciso para el mejoramiento estratégico y
estuvieron decididas a continuar, mientras que otras encontraron obstáculos que
les impidieron seguir adelante, tales como factores económicos, administrativos y
operacionales.
La falta de presupuesto de cara a los cambios o actualizaciones en tecnología y
otras áreas llevó a algunas empresas a declinar la invitación de seguir adelante
con el proceso de arquitectura empresarial, no sin antes reconocer sus bondades
y su deseo de poner en marcha un plan en el futuro que las ayude a alcanzar la
visión gerencial.
Algunos gerentes no quisieron ceder su posición, prefiriendo mantener el área de
TI como un área de servicio, no optando por escalarla a nivel gerencial, ya sea
por el desgaste burocrático y administrativo o por el costo futuro que representaba
el incremento salarial del área de sistemas.
Para algunas empresas los cambios operacionales previstos significaban salir de
su entorno administrativo, el cual hasta el momento había funcionado y sentían
que podían caminar hacia el futuro con el mismo esquema de trabajo, por lo que
no vieron la necesidad de implementar nuevas prácticas ni de empezar el proceso
de arquitectura empresarial.
83
4.3 APLICACIÓN DE LA GUÍA
4.3.1 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS INÍCIALES
Una vez finalizó la etapa de socialización los gerentes hicieron un análisis de las
implicaciones para iniciar a la siguiente etapa, ayudándose a sí mismos a tomar la
decisión de continuar o no con el proceso de arquitectura empresarial; de las 16
empresas (PYMES.22) que iniciaron el proceso, cuatro dispusieron seguir adelante
apoyándose en la guía propuesta para alcanzar la visión gerencial.
La verificación de los requisitos iníciales proporcionó a los gerentes de las
organizaciones el soporte necesario para determinar que tan comprometidos
estaban con el proceso general de cambio y la capacidad que tenían para
adelantar dicha gestión; el proceso de verificación se hizo una vez terminada la
socialización y tomó entre una y tres semanas, contando con que las empresas y
las gerencias veían la necesidad de implementar cambios a futuro en su
organización y la guía les proporcionaba un marco ideal para llevarlo a efecto.
Fig. 41 Requisitos iníciales de AE.
22
La presente guía está orientada a PYMES, no a las microempresas o talleres artesanales, con menos de
20 trabajadores y cuya estructura organizacional es incipiente o no existe.
84
En primer lugar, el compromiso adquirido por el CEO de la organización al
convertirse en patrocinador del proceso de arquitectura empresarial, para dar
inicio a una gestión de cambio organizacional, seguido de la asignación
presupuestal, son una muestra del verdadero interés que tiene la empresa para
seguir adelante y alcanzar la visión gerencial, como se ve en la anterior gráfica:
A continuación el CEO formalizó el inicio del proceso con un acta de constitución
y aprobación de asunciones iníciales, con la participación de las diferentes áreas
de la organización.
Posteriormente el CEO eligió al responsable del proceso de AE y se involucró al
personal de la organización como parte del equipo de trabajo, ya que sus aportes
y conocimientos debían ser requeridos en algún momento durante el desarrollo
del proceso.
Finalmente el CEO verificó la estructura organizacional de su empresa, con el fin
de determinar el nivel de subordinación del área de TI y escalarla a nivel gerencial
para que pueda dar soporte al negocio y al logro de los objetivos gerenciales.23
4.3.2 INICIO DEL PROCESO GENERAL
Una vez que se eligió al responsable de llevar adelante el proceso de arquitectura
empresarial, tanto el CEO como el arquitecto acordaron una serie de reuniones y
dispusieron un cronograma de actividades para llevar a la empresa de un estado
presente a uno futuro deseado, siguiendo la guía para la implementación de la
arquitectura empresarial; la etapa de la implementación varió en tiempo entre las
empresas que siguieron el proceso, las PYMES involucradas priorizaron los
proyectos de acuerdo a la capacidad presupuestal y ejecutaron su plan de
desarrollo, las empresas centraron sus esfuerzos en el desarrollo de proyectos
tecnológicos que pudieran soportar los objetivos del negocio y la visión gerencial
23
TI en muchos casos es tomada como una prestador de servicios que depende de alguna gerencia; lo ideal
es ubicarla como una gerencia con participación en la toma de decisiones estratégicas y desde donde pueda
dar soporte a la visión gerencial.
85
4.4 RESULTADOS
Las organizaciones implementaron cambios que beneficiaron a los involucrados y
a la empresa en el logro de sus objetivos estratégicos, se escaló TI en el
organigrama general, pasando de ser un área de servicio a un socio estratégico
para la empresa, además:
Fig. 42 Comparativa de percepción de desempeño de TI
a. Se mejoró la relación con TI comunicando apropiadamente los
objetivos, ideas y la visión de la empresa.
b. TI pasó a hacer contribuciones a nivel estratégico y competitivo
además de dar soporte tecnológico y de servicio.
c. Permitió alinear la estrategia de TI con la estrategia del negocio.
d. Una participación más activa en la toma de decisiones.
e. Alinear los objetivos de TI con los de la organización.
f. Trabajar conjuntamente en la formulación de planes de desarrollo.
86
g. Comunicar el core del negocio para diseñar soluciones adecuadas
a la organización.
h. Que TI sea un aliado en la inversión tecnológica.
Fig. 43 Valor porcentual de precepción de desempeño de TI
87
CAPÍTULO 5
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
88
5.1 CONCLUSIONES
a. Una vez finalizado el presente proyecto de tesis se constató la enorme
influencia que tienen las PYMES en la economía del país, motivando su
desarrollo, generando el 60% del empleo y hasta el 50% de la producción
en el territorio; pero al mismo tiempo se observaron posiciones
encontradas, donde algunos CEOs prefieren seguir con un modelo de
negocio y de gerencia tradicional, mientras que otros desean tomar
ventaja, aprovechando las nuevas tecnologías y modelos administrativos y
gerenciales que los lleven a posicionarse estratégicamente en el mercado.
b. Las encuestas reflejaron la percepción que las organizaciones tenían de TI,
la distante relación entre la gerencia y TI, así como su posición hermética
al cambio organizacional y estructural, lo cual no dejaba que la empresa
como un conjunto avanzara en un proceso unificado de mejora continua.
c. También se evidenció el desconocimiento general del proceso de
arquitectura empresarial y por lo tanto su falta de implementación, lo cual
sumado a una cultura administrativa tradicional ha llevado a las
organizaciones a ignorar el potencial de TI, sin permitirle participar en la
toma de decisiones estratégicas dentro de la organización; para el negocio,
TI es un área de gasto, un centro de servicios; por lo que se hace
necesario difundir no solo el concepto teórico de arquitectura empresarial,
sino guiar en su aplicación práctica con el propósito de cubrir la brecha
existente en la actualidad.
d. Del mismo modo se observaron algunas manifestaciones de resistencia al
cambio y por consiguiente a la mejora organizacional, apoyándose en
ideas preconcebidas como los altos costos en los que incurriría la empresa,
o el éxito alcanzado hasta el momento sin el uso de las nuevas tecnologías
o de nuevos procesos de gestión empresarial, como lo es la
implementación de la arquitectura empresarial; algunos gerentes preferían
mantener a TI como un área de servicio, antes que tomar la opción de
89
escalarla a nivel gerencial, haciéndose necesario mostrar los beneficios
que la organización alcanzaría al implementar el proceso de arquitectura
empresarial, llevando la empresa de un estado presente a uno futuro y
además contando con el apoyo de TI, tanto en el soporte a usuarios como
en la toma de decisiones y en la participación y desarrollo de planes
estratégicos.
e. Una vez socializado el concepto, fue entendido y adoptado por los CEOs
como un medio adecuado para alcanzar los objetivos propuestos,
aceptando la importancia de incluir a TI como un socio que habilita la
visión corporativa y facilita y asegura el cambio minimizando el riesgo; cabe
mencionar que la implementación y aplicación de la arquitectura
empresarial requiere de un entendimiento globalizado de las partes que la
componen, para de esta forma poder gestionar apropiadamente su
desarrollo, por ello la guía presentada en el capítulo 3 fue una columna de
soporte en la preparación y aplicación que ayudó a los CEOs en la
implementación del proceso.
f. La guía permitió a los CEOs entender el concepto de Arquitectura
Empresarial y su aplicación en la empresa para alcanzar la visión
gerencial, mostrando todos aquellos prerrequisitos que deben existir en
una organización y sobre los cuales la gerencia ha de dirigir su gestión
para una correcta aplicación.
g. Además se apreció una vez hecho el ejercicio de socialización, el cambio
de conceptualización frente a TI, permitiendo por un lado que esta área
formara parte del equipo en la formulación de la visión y de los objetivos
estratégicos de la empresa, y por el otro, escalando TI a nivel gerencial
para convertirla en un socio estratégico de la organización que participa en
la toma de decisiones.
h. Finalmente la implementación del proceso de arquitectura empresarial
demostró ser el medio adecuado que permite al negocio efectuar su
90
transición gradual a un estado futuro, y la guía objeto del proyecto un
facilitador de su implementación, que mostraba paso a paso que hacer y
cómo hacerlo.
91
5.2 RECOMENDACIONES
a. Adoptar una serie de pasos o etapas previos - en la guía conocidos como
prerrequisitos -, para garantizar el éxito tanto en la implementación del
proceso de arquitectura empresarial como del logro de los objetivos
propuestos por la gerencia.
b. la concienciación del CEO y su participación activa en el proceso general
son de suma importancia, para respaldar las iniciativas del director de AE.
c. La adquisición de nuevas tecnologías no son por sí mismas una garantía
de éxito empresarial o administrativo, si la empresa no cuenta con un plan
de mejora que garantice el proceso de transición y minimice el riesgo, algo
que se alcanza con la implementación del proceso de arquitectura
empresarial.
d. Analizar la situación actual de la empresa para determinar si es necesaria
la reestructuración de su organización y escalar el área de TI a nivel
gerencial, para garantizar la gestión de TI, en la participación y toma de
decisiones estratégicas que lleven a alcanzar la visión gerencial.
92
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96
ANEXOS
Anexo 1, Lista de percepción del desempeño de TI
Copyright © 2004, Peter Wiggers, Henk Kok and Maritha de Boer-de
Self-assessment checklist
1. What is the primary area in which the board expects a value contribution from IT?
1. Process efficiency
2. Organizational effectiveness
3. Enterprise reach
4. Strategic
2. What is IT’s primary business driver?
1. Expense control
2. Business unit measurements
3. Market share (horizontal and vertical linkages)
4. Industry domination
3. At what level is TI management influential within the management of the business?
1. TI users
2. Business unit
3. Executive team
4. Board
4. What is IT’s perceived role within senior management?
1. Provider of technical capability
2. Basis for organizational efficiency
3. Strategic alignment with the business
4. Enablement of corporate vision
5. At what level is TI perceived to make a valuable contribution?
1. Technology
2. Service level
3. Strategy
4. Competitive.
6. On what basis does alignment between business strategies and TI occur?
1. Piecemeal hardware/software
2. Application system with process
3. Business unit function
4. Holistic/synergy
7. What approach do executives take to the management of IT?
1. Cost/expense centre
2. Service centre
3. Profit contributor
4. Value centre
97
Anexo 2, Organigramas, TI como oficina de servicios.
TI es un departamento y depende de la Dir. Administrativa y financiera
98
TI no parece en el organigrama general de ésta empresa.
TI no aparece en el organigrama de esta empresa.
99
TI no parece en el organigrama general de ésta empresa.
100
Anexo 3, Tipos de planes
Planes estratégicos
Son aquellos planes en los que se establecen los objetivos de largo plazo de
la organización y la estrategia a seguir, en el pasado estos eran elaborados sin
la participación del área de TI, hoy por el contrario, se espera su participación
activa en la definición de la visión corporativa y en la elaboración de los
objetivos estratégicos.
Por medio de éstos la empresa cumplirá con su misión y visión; por ejemplo la
misión de COMPAQ es: “posibilitar los logros humanos y el éxito de nuestros
clientes al transformar la tecnología de la información”, y la misión de Gillette
es: “Nuestra misión es lograr o mejorar nuestro liderazgo mundial en todas las
categorías de bienes de consumo principales, nuevas o existentes, en las que
decidamos competir”; el área de TI debe conocer el core de la organización y
los objetivos estratégicos diseñados para poder alinear sus objetivos con los
del negocio y así convertirse en un habilitador de la visión corporativa.
Los planes estratégicos pueden abarcar un periodo de dos a diez años o más,
y comprenden acciones tales como: elaboración de otra línea de productos,
compra o fusión con otra compañía, venta de segmentos no rentables de la
empresa, expansión a otros mercados.
En la elaboración de estos planes se han de tener en cuenta el entorno
cambiante del mercado, para ajustarse a los deseos de sus clientes, la
capacidad y recursos de la organización así como las nuevas tecnologías.
101
Planes tácticos
Están enfocados a poner en práctica los planes estratégicos de la empresa,
por lo tanto son de menor duración, abarcando hasta un año, y ayudan a
mantener la empresa en la dirección planeada.
Estos planes permiten que la empresa reaccione ante los cambios del entorno
y al mismo tiempo se mantenga dentro del rango de la visión corporativa, sin
perder la estrategia global.
Planes operativos.
Estos planes son de muy corto plazo, pueden abarcar acciones para ser
realizadas por individuos, grupos de trabajo o departamentos de la empresa,
pueden ir de un día a hasta un mes.
Ej. Un plan estratégico seria abrir sucursales en algunas ciudades para hacer
presencia en una región del país, el plan táctico, seria enfocarse en una
ciudad especifica el primer año y analizar los resultados, aprender y conocer el
mercado, los clientes y la aceptación general de la empresa, previa a un
despliegue promocional y de penetración, el plan operativo, consistiría en
asignar a un grupo de trabajo una cuota de producción adicional para tener
una cantidad suficiente de un producto, y de esta manera poder hacer
presencia en el mercado objetivo regalando muestras o dando productos a
mitad de precio.
La participación del área de TI para dar cumplimiento a los objetivos
estratégicos de la organización es fundamental, asumiendo su función en el
alcance de la visión empresarial, tanto en el área tecnológica, la cual incluye,
gestión de la información, de las aplicaciones y de la infraestructura, como
también la gestión de los procesos de negocio para llegar a dicho fin.
102
GLOSARIO
AE: Arquitectura Empresarial, formulada la idea por J.A. Zachman en 1987, en el
artículo titulado “A Framework for Information System Architecture”
BPM: Business Process Management, es un lenguaje para la gestión de
procesos, tareas y documentos producidos en una organización, también define
los estándares para el modelado de procesos de negocio
CEO: Chief Executive Officer, el ejecutivo de más alto nivel en una empresa, en el
contexto latinoamericano sería el equivalente a Gerente General o Director de la
organización.
COBIT: Control Objectives for Information and Related Technology, es un marco
de trabajo creado por ISACA, Publicación hecha por el ITGI, (IT Governance
Institute).
EAP: Enterprise Architectural Practice
FEA: Federal Enterprise Architecture
FRAMEWORK: Marco de trabajo, en AE son el conjunto de conceptos, criterios y
buenas prácticas para la implementación y desarrollo del proceso de arquitectura
empresarial.
ITIL: Information Technology Infraestructure Library, es un conjunto de buenas
prácticas para gestionar y entregar servicio, donde TI está alineado con las
necesidades del negocio.
PYMES: Pequeñas y Medianas Empresas, en Ecuador, una empresa con más de
20 y menos de 100 empleados.
SOA: Arquitectura Orienta a Servicio
TI: Tecnologías de la Información, el área de TI en una empresa se encarga de la
gerencia de los recursos informáticos y computacionales, así como de almacenar
proteger y trasmitir la información.
103
TOGAF: The Open Group Architectural Framework
UML: Unified Modeling language, Es un lenguaje grafico para visualizar,
especificar, construir y documentar un sistema, o para describir un plano del
sistema como procesos de negocio o funciones
ZACHMAN: A framework for Enterprise Arquitectures