Microsoft Word - FORMATO DE COMO PRESENTAR UN INFORME

FORMATO DE LA FORMA ADECUADA DE PRESENTAR UN INFORME
Estimados hermanos, a continuación les presentamos el formato de un informe de un
praesidium y el de un consejo. Como sugerencia de la hna Ann Murray, corresponsal del
Concilium para el Senatus, es importante mencionar en estos informes lo mas sobresaliente a cada punto y
presentar sobre todo información sobre el PROGRESO del praesidium o consejo. Les rogamos que hagan
conocer esta información a los diferentes consejos y praesidia que tienen a su cargo, con el fin de que en todo
el Senatus Annutiata podamos llevar los mismos lineamientos de trabajo. Les solicitamos procurar evitar el
gasto innecesario de papel e imprimir por las dos caras.
EJEMPLO DE LA FORMA ADECUADA DE PRESENTAR UN INFORME
A continuación les presentamos un ejemplo de un informe de un praesidium.
INFORME DE LOS PRAESIDIA
Praesidium Nuestra Señora de Aparecida
Informe N·1 presentado a la Curia Nuestra Señora de la Paz
Comprende: Del 5 de Enero del 2010 al 6 de Enero del 2011
Parroquia San Joaquín - Zona pastoral Espíritu Santo
1. INFORMACIÓN GENERAL
HORARIO DE LA JUNTA: Jueves 3:00PM
LUGAR DE JUNTA: Salón parroquial
NUMERO DE SOCIOS ACTIVOS: 14 distribuidos de la siguiente manera:
Entre 0 y 18 años: 1. Entre 19 y 40 años: 11. 40 años en adelante: 2
Estadística de los socios
Socios en prueba:
Socios
con
promesa:
Socios pretorianos:
Socios auxiliares:
Socios adjutores:
AÑO ACTUAL
3
AÑO ANTERIOR
2
11
4
120
24
9
4
110
20
ASISTENCIA A LAS REUNIONES: Presentes 80% . Con excusa 15%. Sin excusa 5%
REUNIÓN DE OFICIALES: Al menos cada 2 meses. Se ha podido realizar con todos los oficiales y ha
existido un buen trabajo en equipo, a pesar de diferir en algunos temas. Ultima reunión: 15 de
diciembre de 2010.
VISITA DEL CONSEJO SUPERIOR: Se realizó el día 4 de diciembre del 2010, por los hermanos José
Joaquín Quintero y Manuela Ramírez.
2. VIDA ESPIRITUAL: Sobresalen: Retiro en Cuaresma en el seminario menor dirigido por el director
espiritual, cadenas de oración todos los sábados en la noche, ayunos en cuaresma.
¿Se ha impulsado la consagración a la verdadera devoción a la virgen Maria?: Si.
3. VIDA APOSTÓLICA
Sobresalen: Visita domiciliaria en la que se visitan familias con las que se reza el rosario, se les invita
a participar de la Legión y se les realiza una explicación del evangelio del día. En el tiempo que
comprende este informe se visitaron en total 50 hogares de los cuales surgieron 2 nuevos socios
activos y 15 auxiliares. Visita a enfermos. Contacto callejero con en el que se contacta a diferentes
personas y por medio del dialogo se les invita a participar de la parroquia, se fomenta el rezo del santo
rosario y a la lectura activa de la palabra de Dios.
4. VIDA COMUNITARIA
Sobresalen: Celebración de los 5 años del praesidium, cumpleaños del director espiritual, celebración
del día del amor y la amistad.
5. ACTOS PUBLICOS
Se ha participado en: reunión general anual, fiesta de Acies y la fiesta al aire libre.
6. HECHOS A RESALTAR
Se logro por medio de la oración y un seguimiento adecuado que 3 parejas que
vivían en unión libre se comprometieran con el vinculo del matrimonio
Dos de los socios del praesidium han participado activamente del comité de
extensión y han colaborado activamente con la fundación de una nueva curia.
7. DIFICULTADES
• Falta de disciplina e identidad de los legionarios para con la Legión.
• Poco reclutamiento de auxiliares.
¿Que ha hecho el praesidium para superar las dificultades?: Respecto a la identidad, se organizaron
dos jornadas de estudio del manual. Respecto al reclutamiento de auxiliares, se ha promovido en los
rosarios antes de la Eucaristía y con miembros de otros grupos de la parroquia.
8. INFORME DE EXTENSION Y RECLUTAMIENTO
Cada dos meses se realiza una invitación formal a la comunidad parroquial después de las Eucaristías
dominicales y se entregan volantes en las visitas domiciliarias y en el contacto callejero.
¿Existe preocupación por el reclutamiento de jóvenes y niños?: No
9. PROYECTOS A REALIZAR
Formación de un grupo de patricios para el mes de mayo del presente año y se reunirá en el
salón parroquial.
Fundar un praesidium juvenil con los jóvenes de confirmación al fin de año.
INFORME DE TESORERIA
Comprende: Del 5 de Enero del 2010 al 6 de Enero del 2011
DETALLE
Saldo inicial
Colecta secreta
TOTAL INGRESOS
Gastos papelería
Gastos flores
Gastos veladoras y fósforos
Eucaristía por los difuntos
Otros gastos
TOTAL GASTOS
Aporte al consejo superior
TOTAL EGRESOS
SALDO FINAL(ingresos- egresos)
INGRESOS EGRESOS
6050
219550
225600
11000
15000
12000
15000
5000
58.000
167600
225600
0
REVISION DE CUENTAS:
El día 30 de Agosto del año 2010 los hermanos Lucia Garzón y Luis Pérez revisaron el estado de cuentas de la
tesorería. La información mas detallada se encuentra en el acta realizada y firmada por los hermanos, la cual
permanece en el archivo del praesidium y se adjunta al presente informe.
En constancia firman:
Pbro. Alfonso Rodríguez
Director Espiritual
Álvaro Olarte
Presidente
Ana Milena Vargas
Vicepresidente
José Isidro Pérez
Secretario
Carmen Fula
Tesorera
INFORME DE LOS PRAESIDIA
Praesidium:
Parroquia:
Informe N:
Zona pastoral:
1. INFORMACIÓN GENERAL
HORARIO DE LA JUNTA:
LUGAR DE JUNTA:
DIRECTOR ESPIRITUAL:
NÚMERO DE SOCIOS ACTIVOS:
Entre 0 y 18 años:
Entre 19 y 40 años:
. 40 años en adelante:
Comparativo de los socios:
AÑO
ACTUAL
AÑO ANTERIOR
Socios en prueba:
Socios con promesa:
Socios pretorianos:
Socios auxiliares:
Socios adjutores:
ASISTENCIA A LAS REUNIONES(indicar porcentaje): Presentes
REUNIÓN DE OFICIALES(Indicar frecuencia de reunión
. Con excusa
y
el
trato
y
. Sin excusa
compromiso
Ultima reunión:
VISITA DEL CONSEJO SUPERIOR(fecha y visitadores):
2. VIDA ESPIRITUAL
¿Se ha impulsado la consagración a la verdadera devoción a la virgen Maria?:
3. VIDA APOSTOLICA
4. VIDA COMUNITARIA
5. ACTOS PUBLICOS(revisar el cap. XXX del manual)
6. HECHOS A RESALTAR
entre
los
oficiales):
presen
7. DIFICULTADES
¿Que ha hecho el praesidium para superar las dificultades?
8. INFORME DE EXTENSION
¿Existe preocupación por el reclutamiento de jóvenes y niños?
9. PROYECTOS A REALIZAR(aclarar, como cuando y donde)
INFORME DE TESORERIA
Comprende:
DETALLE
INGRESOS EGRESOS
Saldo inicial
Colecta secreta
TOTAL INGRESOS
Gastos papelería
Gastos flores
Gastos veladoras y fósforos
Eucaristía por los difuntos
Otros gastos
TOTAL GASTOS
Aporte al consejo superior
TOTAL EGRESOS
SALDO FINAL(ingresos- egresos)
REVISION DE CUENTAS:
En constancia firman:
Director Espiritual
Presidente
Vicepresidente
Secretario(a)
Tesorero(a)
INFORME DE LOS CONSEJOS(Curia, Comitium)
Consejo:
Informe N:
Nombre de los parroquias que comprende(si no alcanza en este espacio, puede complementar en el punto 10):
Parroquias en las que no se ha fundado la legión:
1. INFORMACIÓN GENERAL
HORARIO DE LA JUNTA:
LUGAR DE JUNTA:
DIRECTOR ESPIRITUAL:
PORCENTAJE DE ASISTENCIA A LAS JUNTAS:
TOTAL SOCIOS ACTIVOS:
Entre 0- 18 años:
19 - 40 años:
40 años en adelante:
Comparativo de los socios:
AÑO ACTUAL
AÑO ANTERIOR
AÑO ACTUAL
AÑO ANTERIOR
Socios en prueba:
Socios con promesa:
Socios pretorianos:
Socios auxiliares:
Socios adjutores:
Comparativo de los consejos y praesidia:
Praesidia de adultos
Numero de curiae
Praesidia juveniles
Semilleros:
ASISTENCIA A LAS REUNIONES(indicar porcentaje): Presentes
REUNIÓN DE OFICIALES(Indicar frecuencia de reunión
. Con excusa
y
el
trato
y
compromiso
. Sin excusa
entre
Fecha ultima reunión:
VISITA DEL CONSEJO SUPERIOR(fecha y visitadores):
2. VIDA ESPIRITUAL
3. VIDA APOSTOLICA
los
oficiales):
presen
4. VIDA COMUNITARIA
5. ACTOS PUBLICOS(revisar el cap. XXX del manual)
6. HECHOS A RESALTAR
7. DIFICULTADES
¿Que ha hecho el consejo para superar las dificultades?
8. INFORME DE EXTENSION (aclarar
si cuenta con comité de extensión y cuales son sus resultados. Mencionar si se ha
intentado fundar la legión en las parroquias donde no la hay)
¿Existe preocupación por el reclutamiento de jóvenes y niños?
9. PROYECTOS A REALIZAR(aclarar, como cuando y donde)
10. OBSERVACIONES ADICIONALES(solo si es el caso y se hacen necesarias algunas aclaraciones):
INFORME DE TESORERIA
Comprende:
DETALLE
Saldo inicial
Colecta secreta
Aportes(praesidia y consejos)
TOTAL INGRESOS
Gastos papelería
Gastos flores
Gastos veladoras y fósforos
Transporte
Extensión
Otros gastos
TOTAL GASTOS
Aporte al consejo superior
TOTAL EGRESOS
SALDO FINAL
INGRESOS EGRESOS
REVISION DE CUENTAS:
En constancia firman:
Director Espiritual
Presidente
Vicepresidente
Secretario(a)
Tesorero(a)
INSTRUCTIVO PARA PRESENTAR LOS INFORMES
Hermanos, tengan en cuenta las siguientes consideraciones para la elaboración del informe:
1. El informe del Praesidium o Consejo es la oportunidad de presentar al consejo superior la
realidad que se vive como hermanos en los aspectos de la vida legionaria: espiritual,
apostólico y comunitario.
2. El informe es la oportunidad de encuentro entre los CUATRO oficiales para orar, analizar, revisar y
planear el accionar del Praesidium o consejo en el período a informar. Es un trabajo en equipo de los
cuatro: que necesita la presencia de todos. Es importante llevar a este encuentro los libros de cada oficial
y el plan de actividades del consejo.
3. La elaboración del informe requiere de la sencillez, humildad y sinceridad para mostrarnos tal como
estamos y allí encontrar las sugerencias de la asamblea que nos escucha.
Instrucciones para diligenciar el informe:
4. En la información general y el encabezado diligencie el nombre del Praesidium, las fechas a las que
corresponde el periodo de informe, detalle la parroquia y la zona a la que pertenece esta.
5. En la distribución de los socios sea conciso.
6. En la estadística de los socios especifique por favor los datos con relación al informe anterior. Si es su
primer informe no especifique datos.
7. En la sección Visita del Consejo Superior: especifique la fecha y los nombres de los visitantes. En caso
de no haberse recibido visita, especifiqué que no recibieron visita del consejo.
8. Reunión de oficiales: Especifique en este apartado como es el trabajo de los oficiales trabajan en equipo,
realizan la reunión bimestral.
9. En la sección VIDA ESPIRITUAL especifique de manera breve las actividades sobresalientes en las que
el Praesidium fomento y participó el crecimiento en esta vida.
10. En la sección VIDA APOSTOLICA especifique manera breve los apostolados sobresalientes llevadas a
cabo por los miembros del Praesidium: una breve explicación, destacando lo que se logró o lo que no se
consiguió.
11. En la sección de VIDA COMUNITARIA especifique de manera breve en que actividades ya sea
parroquiales o del Praesidium se llevaron a cabo para fomentar la hermandad. Tenga en cuenta que
estas son diferentes a los actos públicos. Si tiene duda a cuáles son los actos públicos revise en su
Manual capitulo XXX.
12. En la sección ACTOS PUBLICOS mencione los actos públicos en los que participó o llevo a cabo el
Praesidium. Los actos públicos aparecen reseñados en el Manual Capitulo XXX.
13. En la sección HECHOS A RESALTAR especifique de manera concreta los logros que ha conseguido el
Praesidium en todos los aspectos de la vida legionaria.
14. En la sección DIFICULTADES es importante esta parte para describir brevemente en lo que estamos
fallando e indicar las acciones que se están adelantando para superarlas
15. En la sección INFORME DE EXTENSIÓN explíquese brevemente como ha sido el reclutamiento de
auxiliares y activos, que método se utiliza y que actividades se llevan a cabo.
16. En la sección PROYECTOS A REALIZAR es importante ser claros y concretos. No mencionar
deberes(ejm: reclutar socios auxiliares). Redactar proyectos a un año que se puedan llevar a cabo. NO
ESCRIBIR PROYECTOS HIPOTETICOS. Como por ejemplo: esforzar en encontrar nuevos socios
activos. MAS BIEN REDACTAR: realizar durante tres meses motivación en las eucaristías dominicales
antes de la Eucaristía de 8:00 a.m.
17. En la sección de INFORME DE TESORERÍA se necesita especificar las fechas del informe para ubicar al
lector, pero este debe ser el mismo que esta anota al principio. El informe se compone de dos bloques:
ingresos y egresos, y al final Saldo. DEBE SER CONSOLIDADO, no debe copiarse las hojas de los
libros, necesita redactarse.
18. En la sección REVISION DE CUENTAS especificar solamente la fecha y los nombres quienes lo realizan.
Especificar la frase: La información más detallada se encuentra en el acta realizada y firmada por los
hermanos, la cual permanece en el archivo del Praesidium. En caso de no haberse realizado,
especifique por qué no se realizó.
19. EL INFORME DE TESORERIA está dentro del Informe NO ES UN BLOQUE u HOJA APARTE.
20. El informe necesita ser firmado por los OFICIALES: tanto el director espiritual como los demás oficiales.
INFORME DE LOS CONSEJOS
(Curia, Comitium)
Al igual que en los informes de los praesidia se debe especificar los mismos lineamientos mencionados y
adicional en la información general, especificar la zona geográfica a la que corresponde, las diócesis que
comprende, el numero de praesidia afiliados con la aclaración de la parroquia en la que se encuentran, las
edades de los socios (como se explico anteriormente) y el comparativo de los socios reportados en el informe
anterior con el actual. De igual manera con los consejos que posee a su cargo (en el caso de los comitia).
Además debe contener un reporte de la asistencia de los socios a las reuniones donde se identifique el
porcentaje de los socios que asisten y los que no asisten con excusa y sin excusa, también de forma
comparativa con la información reportada en el informe anterior.
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