PC 4.3.1. CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

PROCEDIMIENTO
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ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Administración
Titular del Centro
FECHA: 11 de junio de 2013
FECHA: 11 de junio de 2013
Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime
oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa
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ANEXO I
CONTROL DE MODIFICACIONES
Revisión
Modificación
Fecha
0
Edición inicial del documento. Sin modificaciones
Febrero 2009
1
Eliminar Formato F 6.0.0-02
14/10/2010
2
Control de Modificaciones (Anexo I) pasa a la página 2.
11/06/2013
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INDICE
1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
PROCEDIMIENTO
3.1.
Introducción.
4.
RESPONSABILIDADES
5.
ANEXOS
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1.
OBJETO
A. Describir las actividades que determinan y proporcionan la formación para que el
personal del Colegio La Inmaculada sea competente y consciente de la
importancia de las actividades que realiza.
B. Describir las actividades para determinar, proporcionar y mantener el conjunto de
elementos o servicios necesarios para el correcto funcionamiento del Colegio La
Inmaculada, de forma que se consiga la conformidad con los requisitos de los
servicios.
2.
ALCANCE
A. El presente procedimiento será de aplicación a todo el personal relacionado con el
Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio La Inmaculada.
B. Este procedimiento es de aplicación a las siguientes infraestructuras y servicios:








3.
Instalación eléctrica
Ascensor
Sistema contra incendios
Red informática
DDD –Desinfección, desratización y desinsectación
Limpieza de las instalaciones
Plan de emergencia
Sistema de aire acondicionado
PROCEDIMIENTO
A. Recursos Humanos
Competencia y conciencia del personal.
a)
Para todos los puestos que afecten a la calidad del servicio, el Grupo Coordinador de
Calidad recoge las funciones generales y los requisitos de titulación, formación,
habilidades, experiencia y adiestramiento, en las Fichas de Puesto de Trabajo, F6.0.0-01
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b)
Estas fichas son elaboradas por el Grupo Coordinador de Calidad y archivadas
por el Coordinador de calidad. Serán revisadas según evolucionen las
necesidades, dando lugar a nueva edición de las mismas en caso de que se
introduzcan modificaciones.
c)
Mediante la formación genérica se pretende concienciar al personal sobre lo
necesario e importante de sus trabajos para la calidad de los servicios
prestados. Por medio de la formación específica se intenta motivar la puesta en
práctica de sus conocimientos y habilidades en las tareas asignadas.
Formación del personal.
a)
El Colegio La Inmaculada dispone de dos sistemáticas para la realización de las
actividades de formación:
Tipo de Formación
INICIAL
Método de Realización
Acompañamiento y asesoramiento por personal
designado por dirección en función del puesto de
trabajo.
Entrenamiento práctico en el puesto de trabajo.
CONTINUA
Formación inicial.
a)
La formación inicial es responsabilidad del Grupo Coordinador de Calidad
y está dirigida a todo el personal de nueva incorporación en el Colegio La
Inmaculada.
b)
De forma general, en dichas actividades se expone:
 La organización y las normas de funcionamiento del Colegio La Inmaculada
(PEC, horarios, normas del centro, seguridad, etc.),
 El Sistema de Gestión de la Calidad, entregando la Política de Calidad del
Colegio y comunicando cómo contribuye el personal, con sus actividades, al
cumplimiento de los objetivos de la calidad.
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c)
El GRUPO COORDINADOR DE CALIDAD registra la realización de dicha
formación en F-6.0.0-04.
Formación continua.
a)
Los responsables de los diferentes departamentos y áreas, tienen la misión de
evaluar y poner de manifiesto las necesidades de formación y cualificación del
personal a su cargo.
b)
Dichas necesidades son comunicadas al Grupo Coordinador de Calidad,
quien evalúa su realización por medio de un Plan de Formación según F-6.0.005, que será aprobado por Dirección
.
Cursos y seminarios.
a)
El Grupo Coordinador de Calidad es el encargado de investigar el mercado
de los cursos, seminarios y congresos, al objeto de encontrar aquellos que se
ajusten lo más posible a las actividades de formación, siendo la contratación de
los mismos, responsabilidad de Dirección
b)
Los cursos y seminarios pueden ser:
 externos, impartidos por entidades ajenas al Colegio o
 internos, siendo impartidos por el propio personal de Colegio
Entrenamiento práctico en el puesto de trabajo.
a)
Dirección designa un monitor, el cual encomienda las tareas a realizar por el
personal en formación, y revisa los resultados de las mismas dirigiendo y
corrigiendo las posibles deficiencias detectadas en la ejecución de las tareas del
puesto de trabajo.
b)
El MONITOR es responsable de determinar cuando se considera que el
personal está adecuadamente formado y determina la finalización del período
de formación. El monitor comunica dichas consideraciones al Grupo
Coordinador de Calidad y a Dirección cumplimentando el F-6.0.0-04.
Evaluación de la eficacia de la formación.
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a)
Los responsables designados evalúan la eficacia de las acciones formativas
realizadas, excepto el acompañamiento que es evaluado por el monitor, y
siempre transcurrido el tiempo necesario para poder comprobar la aplicación de
los conocimientos adquiridos.
b)
Dicha evaluación consiste en comprobar, para cada acción formativa, que los
resultados obtenidos cumplen los objetivos planificados.
c)
El Grupo Coordinador de Calidad documenta el resultado de la verificación
de la eficacia en cada registro de formación, según el F-6.0.0-04. o F-6.0.0-05
Otros registros de formación.
a)
El Grupo Coordinador de Calidad elabora los "Curriculum Vitae”, F-6.0.0-03,
de los empleados. Secretaría archiva todos los certificados o diplomas exigidos
por ley para el puesto que desempeñe.
b)
El Grupo Coordinador de Calidad realiza y archiva un registro, F-6.0.0-04 o
Fr-6.0.1-05, de las actividades de formación realizadas, tanto interna como
externamente.
B. Infraestructuras
Mantener las infraestructuras.
a)
El responsable de administración realiza un inventario detallado de todo el
material (por familias) susceptible de mantenimiento preventivo.
b)
Los equipos que necesitan mantenimiento se detallan en el formato F-6.0.0-06.
con la finalidad de realizar un mantenimiento adecuado.
c)
El tipo de mantenimiento (preventivo o correctivo) y sus operaciones previstas son
documentadas por el responsable de administración en un Plan de
Mantenimiento de Equipos, según F-6.0.0-07.
d)
Cualquier anomalía o avería en los equipos que sea detectada por alguna persona
del centro es comunicada al conserje, el cual la trasladará al encargado de
mantenimiento o al responsable de administración según el tipo de avería.
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e)
Las averías que lleguen al encargado de mantenimiento dejará constancia de la
reparación.
f)
Las averías que lleguen al responsable de administración documenta la
incidencia y avisa para su evaluación y reparación.
g)
Todas las operaciones de mantenimiento realizadas quedan registradas. Para ello,
se utilizan diversos registros informáticos y/o en papel, siendo válidos los
albaranes de las reparaciones.
h)
Tanto los planes de mantenimiento de los equipos como los registros de
mantenimiento los cumplimentarán las empresas contratadas a tal efecto y
posteriormente serán archivados por el responsable de administración, teniendo
una copia el grupo coordinador de calidad.
4.
RESPONSABILIDADES.





5.
El GCC es el responsable de elaborar y archivar las fichas de puesto de
trabajo.
El GCC es el responsable de la formación inicial.
El responsable de Administración o a quien designe el Titular es el
responsable de mantener actualizado el inventario de todo el material (por
familias) susceptible de mantenimiento, registrando toda alta y baja que se
produzca en el mismo.
Las empresas contratadas serán responsables de revisar las instalaciones y
el material susceptible de mantenimiento preventivo para mantenerlo en
perfecto estado de uso, encargándose de que se repare o reponga los
elementos deteriorados. El responsable de Administración será el
encargado de la verificación del mantenimiento
El GCC será el responsable de producir la documentación necesaria para
que quede registrada correctamente cualquier incidencia que se produzca.
ANEXOS.
Anexo 1:
Anexo 2:
Control de modificaciones
Formatos
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Código
Denominación
F 6.0.1-01
Ficha de Puesto de Trabajo
F 6.0.0-03
Curriculum Vitae
F 6.0.0-04
Actividades de Formación Inicial
F 6.0.0-05
Plan de Formación
F 6.0.0-06
Inventario de equipos
F 6.0.0-07
Plan de Mantenimiento Preventivo
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ANEXO 2
FORMATOS
FICHA DE PUESTO DE TRABAJO
(F-6.0.0-01)
Fecha:
Edición:
Pág.
de
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
TITULACIÓN REQUERIDA
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA REQUERIDA
HABILIDADES REQUERIDAS
EXPERIENCIA REQUERIDA
ACOMPAÑAMIENTO INTERNO NECESARIO
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CURRICULUM VITAE
(F-6.0.0-03)
Nombre y Apellidos:
Fecha de nacimiento:
de
de
1.9 __
Lugar de nacimiento:
D.N.I:
Dirección:
Localidad:
Teléfono fijo:
C.P:
Provincia:
Teléfono móvil:
e-mail:
Titulación


Formación Complementaria


Experiencia Laboral


Otros datos de interés


Información Complementaria

Idiomas:
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
Informática
Nivel de usuario:
Nivel de principiante:

Aficiones:
Actualización de Formación
(Este apartado se irá actualizando conforme se vayan haciendo cursos de formación)
Cartagena, -- de ----- de 2.0-Nombre y Apellidos
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(F-6.0.0-04)
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN INICIAL
CURSO
•
SEMINARIO •
INTERNO
•
ACOMPAÑAMIENTO PRÁCTICO •
Monitor:
EXTERNO •
Tema del Curso /Seminario / Entrenamiento:
Fecha:
Duración (en horas):
Nombre y apellidos asistentes:
Contenidos de la acción formativa:
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA
Comentarios:
RESPONSABLE DE CALIDAD Dpto./Monitor:
Fecha:
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PLAN DE FORMACION
(F-6.0.0-05)
Fecha:
Edición:
OBJETIVO

Eficaz
ACTIVIDAD
FORMATIVA
DIRIGIDO A …
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FECHAS
RESPONSABLE
EVALUACIÓN

EVALUACIÓN
No eficaz
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Inventario de equipos
F6.0.0-06 *
FEC HA
ANTIGÜEDAD
DESCRIPCIÓN
ARTÍCULO/MOBILIARIO
UNIDADES
VALOR
INVENTARIO
UBICACIÓN
* Se hará siguiendo este formato en hoja de cálculo
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PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
(F-6.0.0-07)
Fecha:
Edición:
Pág.
de
TIPO MANTENIM
CÓDIGO
AREA
EQUIPO
OPERACIONES
(PREVENT/CORRECT.)
PERIODICIDAD
(días)
Aprobado por:
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