http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catorg/material/12_proceso_adm.pdf

Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar -
Controlar
El “PROCESO ADMINISTRATIVO”
Planear, es la primera función administrativa; que sirve
de base a las demás.
• Definición – es la acción de tomar decisiones para el
futuro. No es un acto, es un proceso.
• Al proceso en el que se definen las situaciones que
queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos
para lograrlo, lo llamamos Planificación.
• FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el
resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los
medios a utilizar.
Fases de la Planificación
1.
2.
3.
4.
Determinación de Objetivos a alcanzar
Toma de decisiones
Elaboración de planes
Acciones empresariales vinculadas
Determinación de Objetivos
• Es la primera actividad: saber adónde
pretendemos llegar.
• Los “objetivos” son la expresión de una
situación que queremos vivir en el futuro.
• Lista de verificación: ser específico, ser
realista, ser verificable, tener un plazo,
incluir metas intermedias, plantear un
desafío y plantear un compromiso.
Red de Objetivos en la Organización
• Jerarquía de objetivos – algunos son más
importantes y predominan.
9 Objetivos organizacionales
9 Objetivos de la división
9 Objetivos del departamento
9 Objetivos operacionales
9 El resultado es una red jerárquica e integrada que
orienta la acción de la organización en dirección
de los objetivos organizacionales.
Gustavo
Gustavo
Viñales:
Viñales:
Desdoblamiento de los objetivos
A
M
P
L
I
T
U
D
Objetivos organizacionales
Políticas
Directrices
Metas
Programas
Procedimientos
Métodos
Normas
Menor
DETALLE
Mayor
Ejemplo
• Objetivo: renta 15 % sobre la inversión.
• Renta / inversión = renta / ventas x ventas /
inversion.
• Aumentar la renta sobre ventas, mayor
ganancia sobre ventas.
• Aumentar las ventas respecto de la
inversión. Aumento las ventas, disminuyo
inversión
Toma de decisiones
• Debemos “tomar decisiones” para conseguir
los objetivos fijados. Ello implica un
“proceso” de comparar alternativas posibles
y elegir las más adecuadas.
• Diagnóstico – Alternativas posibles –
Evaluación de alternativas – Selección –
Ejecución (Resultados)
Diferentes Tipos de Planeación
• Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una
jerarquía de la planeación:
ƒ Planificación estratégica – es la planeación más
amplia. Tiene que ver con los objetivos
organizacionales y la estrategia.
ƒ Planificación táctica – realizada a nivel
departamental.
ƒ Planificación operativa – realizada para cada
actividad, más detallada y de corto plazo.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
• PETER DRUCKER:
• RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES
NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER
NUESTRO NEGOCIO?
• ALFRED CHANDLER Jr.
• ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS
BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA
ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA
ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA
LOGRAR DICHAS METAS
..continuación definiciones...
• KENNETH ANDREWS:
• ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O
METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES
PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL
MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE
NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y
QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER
...continuación definiciones
• IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS
ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS
RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE
DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS
NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN Y
LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO
• SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS
CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO
MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE
MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS
MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS
(EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA
OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION
( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS
Planificación Estratégica
• Está definida en la cúpula estratégica.
• Abarca a la organización en su totalidad
• Está proyectada a largo plazo, efectos y
consecuencias en el futuro.
• Implica analizar y comprender el medio
ambiente (Oportunidades vs Amenazas).
• Implica analizar los distintos factores
internos (Fortalezas vs Debilidades)
Planificación Operativa
• Está definida en el centro operativo para cada
tarea o actividad.
• Detalles necesarios para incorporar los planes
estratégicos en las operaciones diarias de la
empresa.
• Pueden ser para actividades recurrentes o no
recurrentes.
• Proyectado para el futuro inmediato.
• Metas específicas; muestra actividades por
separado.
Clases de Planes
9 NO RECURRENTES
9 Programas – consideración de actividades y del marco
temporal. Relacionados con el tiempo.
9 Presupuestos – expresión monetaria de los programas.
Relacionados con el dinero.
9 Proyectos – programas específicos.
9 RECURRENTES
9 Políticas – son guías para las decisiones.
9 Procedimientos – son instrucciones para una acción.
Relacionados con los métodos.
9 Reglas – medidas específicas para situaciones dadas.
Relacionados con los comportamientos.
Algunos instrumentos
• Estratégicos
– Análisis FODA
– Plan de Acción, Plan de Negocios
– Presupuesto Integral
• Operativos
– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en
qué momentos, con qué insumos...
– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo.
– Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,
determinación de necesidades según momentos
– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y
transcurso del tiempo
TIPOS DE ESTRATEGIAS
• La estrategia puede ser
• Proactiva: busca lograr ventaja
• Pasiva: responde a los sucesos del medio
ambiente (reactiva)
• Inactiva: sobrevive sin responder
Misión - Visión
• Para comprender la planificación estratégica, debemos
definir algunos conceptos que influirán en este tipo de
planificación:
Visión
Misión
Planeamiento Estratégico
Misión - Visión
• Visión – se define con los siguientes elementos:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Propósito principal de la empresa
Su futuro
Definición de mercados a atender
Valores, conductas y actitudes deseadas
Escenarios esperados
Misión - Visión
• Misión – la declaración de la misión incluye:
ƒ Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)
ƒ En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)
ƒ Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y
cómo lo hacemos)
Misión - Visión
• Ejemplo de una consultora internacional instalada en
nuestro país (1):
ƒ Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que
presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la
más alta calidad”
ƒ Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la
experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de
nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”
(1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy
Desagregación
• PROPOSITO: actividad de la organización. A que
se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria
• MISION: especificidad del objeto: dentro de la
medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos,
de la agropecuaria los cereales.
• OBJETIVO: logro para un determinado período de
tiempo, situación que deseamos vivir: atender 100
pacientes en consulta por día, vender 1.000
kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000
kilogramos de trigo en una zafra
• ESTRATEGIA: camino que se utilizará
para insertarse en el futuro. Abrir una
policlínica con 10 oncólogos profesores de
la Universidad, la policlínica en
determinado lugar, con tal honorario o tarifa
por consulta,........
Principios de administración aplicados a la
Planificación
• Definición del objetivo – la finalidad de la
planificación es determinar quién, cómo y
cuando se alcanzará la idea o el objetivo.
• Flexibilidad en la planeación – la
planeación es permanente; debe tener
flexibilidad y corregir defectos durante el
desarrollo.
Principales características de la Planeación - I
ƒ Es un proceso permanente y continuo
ƒ Está siempre orientado hacia el futuro
ƒ Busca la racionalidad en la toma de
decisiones
ƒ Busca seleccionar un curso de acción entre
varias alternativas
ƒ La planeación es “sistémica” – considera
sistemas y subsistemas que la conforman
Principales características de la Planeación - II
ƒ La planeación es repetitiva, es un proceso que
forma parte de otro mayor
ƒ Es una técnica de asignación de recursos
ƒ Es cíclica, permite evaluación y medición para
establecer nueva planeación
ƒ Es una función del proceso que interactúa con las
demás
ƒ Es una técnica de coordinación e integración
ƒ Es una técnica de cambio e innovación
Análisis FODA
• Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas
Análisis:
9 De la industria y el mercado
9 De los competidores
9 Político y regulatorio
9 Social – aspectos sociales y grupos de interés
9 De recursos humanos
9 Macroeconómico
9 Tecnológico
MISION
NEGOCIO
ACTUAL
ANALISIS
INTERNO
ANALISIS
EXTERNO
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
DEBILIDADES
ESTRATEGIA
EMPRESARIAL
OBJETIVOS, PLANES
Análisis FODA
• Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades
Análisis:
9 Financiero
9 Evaluación de recursos humanos
9 De comercialización y marketing
9 De operaciones
9 De otros recursos internos – administración, I + D,
compras, informática
MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
MAXI – MAXI
aprovecha las
fortalezas en donde
existen las
oportunidades
MAXI – MINI
aprovecha fotalezas
neutralizando
amenazas
MINI MAXI
minimiza efecto de
las debilidades en
ambiente de
oportunidades
MINI – MINI
minimiza efecto de
las debilidades en
ambientes con
amenazas
MAXI- MAXI, MINI - MINI
• LA ESTRETEGIA DEBIERA
• MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE
OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS
MAXIMAS FORTALEZAS
• MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS
AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL
CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE
NOTEN MENOS
MATRIZ DE PORTAFOLIO
RENDIMIENTO
FUERTE
DEBIL
ALTA
PRODUCTO
ESTRELLA
Gana y crece
BAJA
PRODUCTO
VACA produce
(EFECTIVO)
PRODUCTO
INCOGNITA (¿?)
crece pero se ignora
futuro
PRODUCTO
PERRO, come
recursos
(ABANDONAR)
TASA
CRECIMIENTO
DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE
PORTAFOLIO
PRODUCTO
ESTRELLA
PRODUCTO PRODUCTO PRODUCTO
INCOGNITA VACA
PERRO
INVERTIR
INVERTIR
COSECHAR SEGMENTAR
INVERTIR
INVERTIR
COSECHAR MANTENER
CLAVE
IMPULSABLE
MANTENI- AUMENTAR MANTENER
BLE
PRECIO Y
O
MANTENER DISCONTINUAR
OLVIDA- AUMENTAR MANTENER
BLE
PRECIO
O
DISCONTINUAR
AUMENTA MANTENER
R PRECIO O O DISCONCOSECHAR TINUAR
COSECHAR DISCONTILO QUE
NUAR
QUEDA
Test de repaso
• Cuáles son los pasos básicos a seguir en un
proceso de planificación ?
• Cómo diferenciamos la planificación estratégica
de la planeación táctica y operativa ?
• Para qué es importante analizar el medio ambiente
y los recursos internos de la organización ?
• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación”
para determinar si una situación planteada es o no
es un objetivo ?
Gráfica actividades A,B,C,D
Para iniciar B es necesario culminar A, D con
C, C puede iniciarse sin culminar B
1
3
2
4
D
C
B
A
semanas
Test de repaso
• Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o
falsas
¾ Los “objetivos organizacionales” determinan los límites
dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los
distintos niveles de la organización.
¾ La definición de la estrategia es tarea principal de los
distintos niveles de la organización.
¾ Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a
través del análisis profundo del interior de la organización,
sus puntos fuertes y debilidades.
Test de repaso
¾ En las políticas se especifican acciones a realizar.
¾ El establecimiento de objetivos mejora la performance
porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se
requiere que los involucrados en la planificación se
familiaricen con el tema.
¾ Una vez definida la planificación estrategica la
organización procederá a determinar sus objetivos más
concretos y sus políticas.
Test de repaso
• Llene los espacios en blanco, completando las
siguientes frases:
¾ La red de objetivos de una organización es………
¾ Las políticas son………
¾ En los programas se determinan…….
¾ Los presupuestos son……….