¿Cuál es el valor de administrar adecuadamente los proyectos? Mantener un alto grado de efectividad en la empresa es de vital importancia, y las formas para llegar a ese óptimo desempeño suelen complicarse... Existen algunas empresas que se distinguen por ser capaces de manejar sus proyectos de manera efectiva. Sin embargo, una vasta mayoría de las organizaciones encuentran esta tarea algo complicada. ¿Su organización presenta alguna de las siguientes características? : Procesos, estándares y técnicas poco claros, que son aplicados por los administradores de proyecto de manera inconsistente Administración de proyectos reactiva, que en general no se percibe como un elemento que agregue valor al negocio Los proyectos nunca terminan en tiempo, el presupuesto siempre es menor a lo que en realidad se gasta y por lo general, los productos del proyecto no cumplen con lo que se especificó en un principio. Nunca se prevé el tiempo ni el presupuesto necesario para gestionar los proyectos de manera proactiva. Ya que por lo general esto se considera un gasto innecesario. Una buena disciplina en administración de proyectos es la forma en que estos síntomas pueden atacarse. Esto no quiere decir que los riesgos desaparezcan. Contar con buenas habilidades en administración de proyectos no significa que no se tendrán problemas, o que no existan más sorpresas. El valor de una buena gestión de proyectos, radica en contar con procesos y estándares que permitan un manejo adecuado de todas las contingencias que pueden presentarse. Los procesos y técnicas de gestión de proyectos, son usados para manejar adecuadamente los recursos que se involucran en el proyecto de tal forma que se alcancen resultados predecibles La administración de proyectos en medio de una paradoja entre la ciencia y el arte. Administración de proyectos, ¿Ciencia o arte? Es importante tener presente que ésta disciplina no es totalmente una ciencia y que nunca podrá existir una garantía de éxito. Dado que cualquier tipo de proyecto involucra la participación de personas, siempre existirá un grado de ambigüedad y de complejidad que difícilmente podrá ser controlado absolutamente. Así, la gestión de proyectos es parcialmente un arte, que requiere igualmente flexibilidad y creatividad para lograr el éxito. Es una ciencia porque se apoya en procesos probados y repetibles, así como en técnicas que permiten alcanzar el éxito. Pero al mismo tiempo es un arte, porque tiene mucho en relación con la administración y el contacto con la gente. Por ello, el administrador de proyectos debe tener habilidades en el manejo de personas, buen juicio, capacidad para sostener fuertes relaciones interpersonales y una buena dosis de intuición. ¿Cuál es el valor de administrar adecuadamente los proyectos? Una buena metodología de administración de proyectos, proporciona el marco de trabajo, los procesos, normas y técnicas que incrementan fuertemente las probabilidades de lograr el éxito, generando valor al proyecto, al administrador del proyecto, al equipo de trabajo, a la organización y en consecuencia al negocio. La propuesta de valor de la administración de proyectos radica en tomar tiempo y esfuerzo para manejar los proyectos de manera proactiva. Este costo bien vale la pena a lo largo del ciclo de vida del proyecto debido a que: · Se resuelven problemas más rápidamente. · Se evitan desperdicios y caos al no trabajar en áreas que están fuera del alcance del proyecto. · Se enfoca en resolver riesgos futuros antes de que los problemas ocurran. · Se orienta a manejar las expectativas y la comunicación entre clientes, colaboradores y grupos de interés de manera más efectiva. · Se busca crear productos de más alta calidad desde el primer momento. La gente que se queja de que la gestión de proyectos es un gran costo innecesario, se olvida del punto central. El proyecto enfrentará incidentes a lo largo de su desarrollo. ¿Qué prefiere, enfrentarlos de manera proactiva o bien irlos resolviendo mediante improvisaciones en la medida en que estos se presenten? El proyecto enfrentará riesgos potenciales. ¿Prefiere intentar resolverlos antes de que ocurran o quiere esperar hasta que los problemas hayan surgido? ¿Va usted a comunicarse de manera proactiva, o prefiere tener que lidiar con los conflictos causados por la falta de información del proyecto? ¿Se enfocará en administrar el alcance del proyecto o dejará que éste lo maneje a usted? Las características del entorno en que se da la dinámica de cualquier proyecto no cambiará si la organización usa una metodología o no. Lo que cambia al tenerla, es la manera en que se manejan los eventos que invariablemente se presentarán a lo largo del proyecto. Es la existencia de una metodología y los procesos asociados a ésta lo que determina si los problemas y conflictos que se presentan durante la vida del proyecto son manejados de manera peligrosa y reactiva o bien son atendidos “suavemente” mientras se ejecutan los procesos ¿Por que usted mismo no ha administrado sus proyectos al día de hoy? Si ha leído hasta aquí, se debe estar preguntando porque no todo mundo usa técnicas adecuadas de administración de proyectos, o quizás se está preguntando acerca de usted mismo, ¿Por qué no las uso? He aquí algunas de las respuestas probables: 1. Una buena gestión de proyectos requiere una inversión inicial de tiempo y esfuerzo Mucha gente se considera a sí mismo un “operador” debido a que no se sienten satisfechos con sus habilidades de planificación. Gran cantidad de veces se presenta una tendencia a discutir un problema y después correr a resolverlo. Eso funciona cuando existe un requerimiento que se puede resolver en cinco horas, pero seguramente no será lo más adecuado cuando se tiene un proyecto de 5000 horas. Resista la urgencia de saltar justo en el momento en que se piensa en la solución. Es muy probable que el proyecto sea finalizado más rápido si primero se planea de manera adecuada, después se tiene la disciplina de gestionarlo efectivamente. 2. La organización no está comprometida Es realmente difícil ser un administrador de proyecto en una organización que no valora las habilidades de gestión de proyectos. Por ejemplo, si se toma el tiempo de crear un documento que defina al proyecto, y su cliente le pregunta ¿Porque estuvo desperdiciando el tiempo en hacerlo?, entonces es probable que no se sienta particularmente entusiasmado acerca del proceso de planeación en su próximo proyecto. Para tener éxito en esta compleja tarea, es necesario que toda la organización esté dispuesta a apoyarla de manera disciplinada. Que rompa la inercia de trabajo desorganizado e improvisado y procure apegarse, de manera responsable, al uso de la metodología. 3. No sabe como hacerlo Algunas veces no es un asunto de voluntad, sino de habilidades. Por lo regular se le pide a la gente que administre los proyectos sin la experiencia o el entrenamiento necesarios. De hecho, es frecuente que las personas que destacan por sus habilidades técnicas, de la noche a la mañana les “son reconocidas” asignado a ellas un proyecto para “motivarlas”. Logrando con esto que la organización esté perdiendo un buen técnico y ganando un mal gerente de proyecto, pues a menudo, las personas tienen que luchar sin contar con la experiencia, ni las herramientas, ni el entrenamiento necesario que les permita gestionar los proyectos de manera efectiva. Para asegurar una gestión de proyectos efectiva, es importante tener en mente que los gerentes de proyecto necesitarán una formación educativa que les permita enfrentar los retos que presenta la dinámica inherente a los mismos y es probable, dependiendo de la madurez de su organización en este tema, sea necesario importar talento para conseguir un balance que ayude a equilibrar la forma en los proyectos, posteriormente gestionarlos y con ello aumentar su “porcentaje de bateo” 4. El concepto pudo haber sido “quemado” en el pasado Una de las críticas más comunes hacia la metodología se refiere a que es muy robusta, intensiva en el uso de papel y demanda mucha atención fuera del trabajo central. Algunas veces esta crítica es una consecuencia del primer problema descrito anteriormente. En otras, es una preocupación legítima, ocasionada por no usar la dosis metodológica que requiere el tamaño del proyecto. Por ejemplo, si se requiere documentar la definición del proyecto en 15 páginas, aun cuando el proyecto solo demandará 250 horas, puede resultar poco alentador (incluso es probable que la sola definición tome un porcentaje demasiado amplio de esas 250 horas). Esto usualmente no es un problema de la metodología sino una aplicación errónea de la misma. No hay que perder de vista que la metodología es solamente un medio para alcanzar los objetivos del proyecto y no el fin en sí misma. Por ello, se le debe considerar sólo un marco de referencia, que debe y puede aplicarse flexiblemente para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto y no como una “receta de cocina” que garantiza los resultados si ésta es aplicada al pie de la letra. 5. Se tiene miedo al control Mucha gente gusta de resolver problemas y en general de hacer su trabajo de manera creativa, con un mínimo de supervisión. Este tipo de personas puede pensar que una administración de proyectos formal tendrá como resultado una serie de apretados controles que eliminaran lo divertido del trabajo. En efecto, procesos y procedimientos comunes eliminan algunas de las capacidades creativas que habitualmente se deben aplicar en el trabajo, sin embargo, es muy importante que todos en la organización estén conscientes de que esto solo suceda en áreas en donde la creatividad no se desea como factor predominante para realizar el trabajo. Aunque estas pueden ser algunas de las razones para dudar acerca de la adopción de la Gestión de Proyectos formal, estas razones deben ser sobrellevadas. Si es usted nuevo en este tema, lo primero que tiene que hacer es entender la propuesta de valor. Si el resultado de la administración de proyectos fuera que los proyectos se finalizaran más lentamente, a un mayor costo con una pobre calidad, evidentemente su uso no tendría ninguna razón de ser. De cualquier forma, lo contrario es verdad — El uso de prácticas sanas de administración de proyectos, técnicas y procesos, le darán mayores probabilidades de que sus proyectos finalicen en tiempo, dentro de lo presupuestado y con un buen nivel de calidad. Dicho sea de paso, cuando use procesos formales de administración de proyectos, hágalo inteligentemente. No construya una metodología para manejar proyectos de millones de pesos, cuando sus proyectos solo implican unos cuantos miles. Considere todos los aspectos relativos a como debe manejarse el proyecto y use solo aquellos que se adecuen al tamaño y características de su proyecto. Una metodología no debe tomarse como una ley inmutable, en realidad la metodología debe ser un “bufete” de procesos, herramientas y técnicas de las cuales, el administrador de proyectos pueda utilizar para responder a las particularidades de cada proyecto que maneje.