¿Cuál es el valor de administrar adecuadamente los proyectos

¿Cuál es el valor de administrar
adecuadamente los proyectos?
Mantener un alto grado de efectividad en la empresa es de vital importancia, y las
formas para llegar a ese óptimo desempeño suelen complicarse...
Existen algunas empresas que se distinguen por ser capaces de manejar sus
proyectos de manera efectiva. Sin embargo, una vasta mayoría de las
organizaciones encuentran esta tarea algo complicada.
¿Su organización presenta alguna de las siguientes características? :
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Procesos, estándares y técnicas poco claros, que son aplicados por los
administradores de proyecto de manera inconsistente
Administración de proyectos reactiva, que en general no se percibe como
un elemento que agregue valor al negocio
Los proyectos nunca terminan en tiempo, el presupuesto siempre es
menor a lo que en realidad se gasta y por lo general, los productos del
proyecto no cumplen con lo que se especificó en un principio.
Nunca se prevé el tiempo ni el presupuesto necesario para gestionar los
proyectos de manera proactiva. Ya que por lo general esto se considera un
gasto innecesario.
Una buena disciplina en administración de proyectos es la forma en que estos
síntomas pueden atacarse. Esto no quiere decir que los riesgos desaparezcan.
Contar con buenas habilidades en administración de proyectos no significa que
no se tendrán problemas, o que no existan más sorpresas.
El valor de una buena gestión de proyectos, radica en contar con procesos y
estándares que permitan un manejo adecuado de todas las contingencias que
pueden presentarse. Los procesos y técnicas de gestión de proyectos, son
usados para manejar adecuadamente los recursos que se involucran en el
proyecto de tal forma que se alcancen resultados predecibles
La administración de proyectos en medio de una paradoja entre la ciencia y el
arte.
Administración de proyectos, ¿Ciencia o arte?
Es importante tener presente que ésta disciplina no es totalmente una ciencia y
que nunca podrá existir una garantía de éxito. Dado que cualquier tipo de
proyecto involucra la participación de personas, siempre existirá un grado de
ambigüedad y de complejidad que difícilmente podrá ser controlado
absolutamente. Así, la gestión de proyectos es parcialmente un arte, que requiere
igualmente flexibilidad y creatividad para lograr el éxito.
Es una ciencia porque se apoya en procesos probados y repetibles, así como en
técnicas que permiten alcanzar el éxito. Pero al mismo tiempo es un arte, porque
tiene mucho en relación con la administración y el contacto con la gente. Por
ello, el administrador de proyectos debe tener habilidades en el manejo de
personas, buen juicio, capacidad para sostener fuertes relaciones
interpersonales y una buena dosis de intuición.
¿Cuál es el valor de administrar adecuadamente los proyectos?
Una buena metodología de administración de proyectos, proporciona el marco de
trabajo, los procesos, normas y técnicas que incrementan fuertemente las
probabilidades de lograr el éxito, generando valor al proyecto, al administrador
del proyecto, al equipo de trabajo, a la organización y en consecuencia al
negocio.
La propuesta de valor de la administración de proyectos radica en tomar tiempo y
esfuerzo para manejar los proyectos de manera proactiva. Este costo bien vale la
pena a lo largo del ciclo de vida del proyecto debido a que:
· Se resuelven problemas más rápidamente.
· Se evitan desperdicios y caos al no trabajar en áreas que están fuera del
alcance del proyecto.
· Se enfoca en resolver riesgos futuros antes de que los problemas ocurran.
· Se orienta a manejar las expectativas y la comunicación entre clientes,
colaboradores y grupos de interés de manera más efectiva.
· Se busca crear productos de más alta calidad desde el primer momento.
La gente que se queja de que la gestión de proyectos es un gran costo
innecesario, se olvida del punto central.
El proyecto enfrentará incidentes a lo largo de su desarrollo. ¿Qué prefiere,
enfrentarlos de manera proactiva o bien irlos resolviendo mediante
improvisaciones en la medida en que estos se presenten? El proyecto enfrentará
riesgos potenciales. ¿Prefiere intentar resolverlos antes de que ocurran o quiere
esperar hasta que los problemas hayan surgido? ¿Va usted a comunicarse de
manera proactiva, o prefiere tener que lidiar con los conflictos causados por la
falta de información del proyecto? ¿Se enfocará en administrar el alcance del
proyecto o dejará que éste lo maneje a usted?
Las características del entorno en que se da la dinámica de cualquier proyecto no
cambiará si la organización usa una metodología o no. Lo que cambia al tenerla,
es la manera en que se manejan los eventos que invariablemente se presentarán
a lo largo del proyecto.
Es la existencia de una metodología y los procesos asociados a ésta lo que
determina si los problemas y conflictos que se presentan durante la vida del
proyecto son manejados de manera peligrosa y reactiva o bien son atendidos
“suavemente” mientras se ejecutan los procesos
¿Por que usted mismo no ha administrado sus proyectos al día de hoy?
Si ha leído hasta aquí, se debe estar preguntando porque no todo mundo usa
técnicas adecuadas de administración de proyectos, o quizás se está
preguntando acerca de usted mismo, ¿Por qué no las uso? He aquí algunas de
las respuestas probables:
1. Una buena gestión de proyectos requiere una inversión inicial de tiempo y
esfuerzo
Mucha gente se considera a sí mismo un “operador” debido a que no se sienten
satisfechos con sus habilidades de planificación. Gran cantidad de veces se
presenta una tendencia a discutir un problema y después correr a resolverlo. Eso
funciona cuando existe un requerimiento que se puede resolver en cinco horas,
pero seguramente no será lo más adecuado cuando se tiene un proyecto de 5000
horas.
Resista la urgencia de saltar justo en el momento en que se piensa en la
solución. Es muy probable que el proyecto sea finalizado más rápido si primero
se planea de manera adecuada, después se tiene la disciplina de gestionarlo
efectivamente.
2. La organización no está comprometida
Es realmente difícil ser un administrador de proyecto en una organización que no
valora las habilidades de gestión de proyectos. Por ejemplo, si se toma el tiempo
de crear un documento que defina al proyecto, y su cliente le pregunta ¿Porque
estuvo desperdiciando el tiempo en hacerlo?, entonces es probable que no se
sienta particularmente entusiasmado acerca del proceso de planeación en su
próximo proyecto.
Para tener éxito en esta compleja tarea, es necesario que toda la organización
esté dispuesta a apoyarla de manera disciplinada. Que rompa la inercia de
trabajo desorganizado e improvisado y procure apegarse, de manera
responsable, al uso de la metodología.
3. No sabe como hacerlo
Algunas veces no es un asunto de voluntad, sino de habilidades. Por lo regular
se le pide a la gente que administre los proyectos sin la experiencia o el
entrenamiento necesarios. De hecho, es frecuente que las personas que
destacan por sus habilidades técnicas, de la noche a la mañana les “son
reconocidas” asignado a ellas un proyecto para “motivarlas”. Logrando con esto
que la organización esté perdiendo un buen técnico y ganando un mal gerente de
proyecto, pues a menudo, las personas tienen que luchar sin contar con la
experiencia, ni las herramientas, ni el entrenamiento necesario que les permita
gestionar los proyectos de manera efectiva.
Para asegurar una gestión de proyectos efectiva, es importante tener en mente
que los gerentes de proyecto necesitarán una formación educativa que les
permita enfrentar los retos que presenta la dinámica inherente a los mismos y es
probable, dependiendo de la madurez de su organización en este tema, sea
necesario importar talento para conseguir un balance que ayude a equilibrar la
forma en los proyectos, posteriormente gestionarlos y con ello aumentar su
“porcentaje de bateo”
4. El concepto pudo haber sido “quemado” en el pasado
Una de las críticas más comunes hacia la metodología se refiere a que es muy
robusta, intensiva en el uso de papel y demanda mucha atención fuera del trabajo
central. Algunas veces esta crítica es una consecuencia del primer problema
descrito anteriormente. En otras, es una preocupación legítima, ocasionada por
no usar la dosis metodológica que requiere el tamaño del proyecto. Por ejemplo,
si se requiere documentar la definición del proyecto en 15 páginas, aun cuando el
proyecto solo demandará 250 horas, puede resultar poco alentador (incluso es
probable que la sola definición tome un porcentaje demasiado amplio de esas
250 horas). Esto usualmente no es un problema de la metodología sino una
aplicación errónea de la misma.
No hay que perder de vista que la metodología es solamente un medio para
alcanzar los objetivos del proyecto y no el fin en sí misma. Por ello, se le debe
considerar sólo un marco de referencia, que debe y puede aplicarse
flexiblemente para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto y no como
una “receta de cocina” que garantiza los resultados si ésta es aplicada al pie de
la letra.
5. Se tiene miedo al control
Mucha gente gusta de resolver problemas y en general de hacer su trabajo de
manera creativa, con un mínimo de supervisión. Este tipo de personas puede
pensar que una administración de proyectos formal tendrá como resultado una
serie de apretados controles que eliminaran lo divertido del trabajo.
En efecto, procesos y procedimientos comunes eliminan algunas de las
capacidades creativas que habitualmente se deben aplicar en el trabajo, sin
embargo, es muy importante que todos en la organización estén conscientes de
que esto solo suceda en áreas en donde la creatividad no se desea como factor
predominante para realizar el trabajo.
Aunque estas pueden ser algunas de las razones para dudar acerca de la
adopción de la Gestión de Proyectos formal, estas razones deben ser
sobrellevadas. Si es usted nuevo en este tema, lo primero que tiene que hacer es
entender la propuesta de valor. Si el resultado de la administración de proyectos
fuera que los proyectos se finalizaran más lentamente, a un mayor costo con una
pobre calidad, evidentemente su uso no tendría ninguna razón de ser.
De cualquier forma, lo contrario es verdad — El uso de prácticas sanas de
administración de proyectos, técnicas y procesos, le darán mayores
probabilidades de que sus proyectos finalicen en tiempo, dentro de lo
presupuestado y con un buen nivel de calidad.
Dicho sea de paso, cuando use procesos formales de administración de
proyectos, hágalo inteligentemente. No construya una metodología para manejar
proyectos de millones de pesos, cuando sus proyectos solo implican unos
cuantos miles.
Considere todos los aspectos relativos a como debe manejarse el proyecto y use
solo aquellos que se adecuen al tamaño y características de su proyecto. Una
metodología no debe tomarse como una ley inmutable, en realidad la
metodología debe ser un “bufete” de procesos, herramientas y técnicas de las
cuales, el administrador de proyectos pueda utilizar para responder a las
particularidades de cada proyecto que maneje.