CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 1 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 1. OBJETIVO Establecer las pautas para determinar la existencia de una conducta por parte de los servidores públicos, los particulares o entidades que administran fondos o bienes del Estado, tendientes a entorpecer o dificultar el ejercicio de la función fiscal de la Contraloría Distrital. 2. ALCANCE Sujetos y puntos de control que no rindan cuentas e informes o las rindan extemporáneamente. 3. DEFINICIONES 3.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS: Conductas o abstenciones de la autoridad, capaces de producir efectos jurídicos, en cuya realización influyen directa e inmediatamente la voluntad o la inteligencia. Son uno de los medios a través de los cuales se cumple la actividad administrativa. Según su contenido, los actos administrativos se clasifican en generales e individuales. Los primeros son los que crean situaciones jurídicas abstractas impersonales u objetivas. Los segundos, aquellos que crean situaciones jurídicas concretas o subjetivas. 3.2 ACCIÓN DE NULIDAD: Acción contenciosa administrativa por medio de la cual se solicita la nulidad de un acto administrativo que infringe las normas a las que debió estar sujeto, fue expedido por autoridad incompetente o en forma irregular, esta falsamente motivado o se dictó con desviación de las atribuciones propias del funcionario o corporación que lo profiere. 3.3 DEBIDO PROCESO: Garantía constitucional del derecho de toda persona a ser oída públicamente y con justicia, en condiciones de plena igualdad, por un tribunal independiente e imparcial, para la determinación de sus derechos y obligaciones o para el examen de toda acusación en materia penal. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 2 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 3.4 DOLO: Vicio del consentimiento que se da cuando una de las partes hace uso de algún artificio o maniobra para que la otra se engañe. El dolo no se presume sino en los casos previstos por la ley, debiendo ser probado en los demás. El dolo consiste en la intención positiva de inferir injuria a la persona o propiedad de otro. 3.5 EDICTO: Escrito que se hace ostensible en la secretaría de un despacho judicial o de una oficina pública, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible. 3.6 MULTA: Pena Pecuniaria que consiste en la obligación de pagar una suma de dinero al Tesoro Nacional. 3.7 NOTIFICACIÓN: Acción y efecto de hacer saber, a un litigante o parte interesada en un Juicio, cualquiera sea su índole, o a sus representantes y defensores, una resolución judicial u otro acto de procedimiento. 3.8 NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: Procedimiento mediante el cual se hace saber al interesado - o a su representante legal la decisión que pone término a una decisión administrativa cuyo contenido no exige ser comunicado a través de su publicación. 3.9 NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Cuando se cumple por medio de anotación elaborada por el secretario en papel común, que se fija en lugar visible de la secretaría y allí permanece fijada durante las horas de trabajo del respectivo día. 3.10 PRUEBA: Se entiende hecho que se da por supuesto como verdadero, y que se considera como debiendo servir de motivo de credibilidad acerca de la existencia o no existencia de otro hecho. 3.11 PRUEBAS LEGALMENTE PROHIBIDAS: Son aquellos medios de prueba que por mandato legal no son aceptables para hacer alguna demostración en un determinado proceso. 3.12 PRUEBAS JUDICIALES: Elementos de convicción llevados formalmente a un proceso para ser apreciados por el juez antes de tomar “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 3 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO su decisión. Toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso. 3.13 PRUEBAS INCONDUCENTES (IMPERTINENTES): Los hechos articulados en el proceso, los que constituyen el tema a probar, deben tener incidencia sobre lo que se va a concluir en el proceso (la existencia de la obligación, la responsabilidad), el juicio que en la sentencia va a expresar el juez. Esa relación, esa incidencia, se llama en Colombia conducencia o pertinencia. Hay, pues, hechos o pruebas conducentes y hechos o pruebas inconducentes, según que incidan o no sobre lo que se discute en el proceso, se tiene entonces que las inconducentes no son propiamente excepciones al tema a probar, al objeto de prueba en general, sino que resultan inadmisibles por razones de economía procesal. 3.14 RECURSOS: Peticiones de quien es parte en un proceso para que examine de nuevo la materia fáctica y/o jurídica- de una resolución judicial que, no habiendo pasado en autoridad de cosa juzgada formal, resulte perjudicial para el sujeto jurídico que recurre, con la última finalidad de que dicha resolución se sustituya por otra favorable al recurrente. Medios establecidos por el legislador para obtener la revocación, aclaración, reforma o modificación de una providencia judicial o de una decisión administrativa. 3.15 RECURSOS ADMINISTRATIVOS: Medios de impugnación señalados para los procesos ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo, son los siguientes: El de Reposición, Apelación, Queja, Suplica y el de Revisión. 3.16 REVOCATORIA DIRECTA: Facultad de la administración para extinguir o eliminar un acto que ella misma dictó, por haber adoptado con respecto a él un nuevo criterio de apreciación de su legalidad o conveniencia. 3.17 TÉRMINO: Tiempo que la ley señala para cumplir una actuación procesal o administrativa. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 4 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 3.18 TÉRMINO JUDICIAL: Cualquiera de los previstos para una actuación en la ley procesal. 3.19 TÉRMINO LEGAL: Todo el que se haya fijado por ley o norma de equiparable obligatoriedad. 4. RESPONSABLE El responsable de la aplicación de este procedimiento es el Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 TRAMITE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 5.1.1 APERTURA DEL PROCESO El Jefe de la Oficina de Control Fiscal, los auditores o cualquier empleado de esta Entidad, que ha visto su labor obstaculizada por parte de la entidad auditada, para el ejercicio del control fiscal, mediante oficio dirigido a la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva explicará las razones y fundamentos que dan lugar a esa Obstaculización. Se debe anexar las pruebas que así lo demuestren, cuando: • No comparezcan a las citaciones que en forma escrita les haga la Contraloría Distrital. • No rindan los informes o las cuentas exigidas o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidas por la Contraloría Distrital. • Incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes. • Se le determinen glosas de forma en la revisión de su cuenta. • Entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las Contralorías. • No suministren la Información solicitada por la Contraloría Distrital. • Teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes, “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 5 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO • • no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida. No cumplan con las obligaciones fiscales. No adelanten las acciones tendientes a subsanar las fallas o deficiencias señaladas por la Contraloría. El oficio es recibido por la secretaria, quien luego de radicarlo lo entrega al Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, quien luego de estudiarlo expedirá el Auto de iniciación del Proceso (Formato Auto de Apertura). El auto que abre el Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, debe contener los requisitos básicos de todo procedimiento legal a saber: • Dependencia competente, ciudad y fecha, número de expediente. • Identificación de la entidad auditada, y del funcionario en forma plena, incluyendo el cargo, en contra del cual se ordena iniciar el proceso Administrativo Sancionatorio. • Breve descripción de los motivos y hechos que puedan generar la posible sanción y las pruebas en que se fundamenta. • Fundamentos legales que soporten los hechos descritos, indicando la causal en que presuntamente se encuentra incurso, de acuerdo con la ley y los reglamentos. • Análisis de la conducta que genera la posible determinando si se actuó a titulo de dolo o culpa. • Indicación del derecho que le asiste al inculpado de presentar explicaciones, pedir pruebas o allegar las que considere pertinentes y la indicación del plazo que se le otorgue al posible sancionado para rendir las mismas y hacer valer sus derechos. sanción, “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 6 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 5.1.2 NOTIFICACIÓN DEL AUTO DE INICIACION El Auto de iniciación del Proceso Administrativo Sancionatorio será notificado de conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, y se indicará que contra el mismo no procede recurso alguno, por su naturaleza de Auto de Tramite. Cuando se envíe la citación a los presuntos sancionados y estos no comparecieren al proceso, la secretaria procederá a realizar la correspondiente notificación por edicto, el cual será fijado en la cartelera de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva por el término de diez (10) días hábiles, al cabo de los cuales será desfijado y después de cinco(5) días hábiles la secretaria le informará al Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que a pesar de que se notificó por edicto el presunto responsable no compareció. El Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, procederá a solicitarle a los consultorios jurídicos de la jurisdicción, que le envíe uno de sus miembros para nombrarlo como apoderado de oficio del ausente, una vez el consultorio jurídico remita el miembro a la Oficina, el Jefe mediante auto motivado lo nombrará como tal y le tomará posesión del mismo en diligencia formal, luego la secretaria de la Oficina procederá a notificarle la providencia debida. 5.1.3 TERMINO PARA RENDIR DESCARGOS De conformidad con las reglas del Código Contencioso Administrativo, en el Auto de iniciación se indicará el derecho que tienen los implicados de hacerse parte en el proceso, para 1o cual se le concederá un término de quince (15) días hábiles para rendir sus descargos, explicaciones y hacer valer sus derechos. 5.1.4 PERIODO PROBATORIO De conformidad con los Artículos 34, 49 Y 58 del Código Contencioso Administrativo, las pruebas de oficio y las solicitadas por la persona en contra de la cual se adelanta el Proceso Sancionatorio, serán decretadas mediante auto de trámite, notificado por estado de conformidad con el “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 7 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO Artículo 321 del Código de Procedimiento Civil contra el cual no procede recurso alguno, y se practicaran en un periodo mínima de diez (10) y máximo de treinta (30) días. Cuando las pruebas sean denegadas, dicho auto será notificado de conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código Contencioso o indicando la procedencia del recurso. En caso que no se presenten explicaciones, ni se alleguen pruebas dentro del plazo concedido, se dejara constancia escrita, que el implicado conocía la iniciación del Proceso Sancionatorio en su contra, anexando copia del medio a través del cual fue surtida la respectiva notificación. 5.1.5 MEDIOS DE PRUEBA De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 57 del Código Contencioso Administrativo, serán admisibles todos los medios de prueba señalados en el Código de Procedimiento Civil. 5.1.6 DECISIÓN De conformidad con el Artículo 35 del Código Contencioso Administrativo y habiendo otorgado a los interesados la oportunidad para presentar sus explicaciones y ejercer el derecho de defensa, y con base en las pruebas e informes disponibles, se tomara la decisión, de imponer la sanción de multa o de amonestación al inculpado, o en su defecto, archivar el proceso. En la providencia final, la cual será motivada, la Contraloría Distrital Santa Marta, se pronunciara sobre la valoración de las pruebas, manifestando los razonamientos legales en los cuales fundamenta sus conclusiones y las consideraciones frente a todos los argumentos esgrimidos por el inculpado. 5.1.7 NOTIFICACION Y RECURSOS Proferida la Resolución que impone la Sanción u ordena el Archivo de la actuación, deberá notificarse de conformidad con los Artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo. Contra la decisión que decide la Sanción proceden los Recursos de Reposición y de Apelación, el cual podrá interponerse directa o subsidiariamente al de Reposición. En el texto de la “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 8 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO decisión, se señalará la procedencia de los Recursos y el término para interponerlos. Los actos de trámite, los preparatorios y los de ejecución no tendrán ningún recurso. El término para resolver el Recurso de Reposición será de quince (15) días, salvo en los casos en los que haya lugar a la práctica de pruebas, las cuales serán decretadas, practicadas y notificadas de acuerdo a lo estipulado en la resolución reglamentaria, prorrogando el término por diez (10) días más. El término para resolver el Recurso de Apelación será de veinte (20) días, a partir de que se ponga en conocimiento del asunto al superior. 5.1.8 COMPETENCIA La competencia para el inicio, el trámite y la decisión de Primera Instancia en los Procesos Administrativos Sancionatorios, estará a cargo del Jefe de la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y la segunda instancia será competencia del Despacho de la Contraloría del D.T.C.H. de Santa Marta. 5.1.9 DISPOSICIONES FINALES 5.1.9.1 CADUCIDAD RESPECTO DE LAS SANCIONES. De conformidad con el Artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, la facultad que tiene la Contraloría Distrital de Santa Marta, para imponer sanciones, caduca a los tres (3) años de producido el acto que pudo ocasionarlas. Por lo anterior, si una vez transcurrido este plazo, no se ha proferido decisión en firme, según las reglas del Artículo 62 del citado código, el funcionario que conozca del respectivo procedimiento administrativo sancionatorio, perderá competencia para continuar adelantando el mismo. 5.1.9.2 EJECUTORIEDAD DE LAS DECISIONES. Una vez ejecutoriada la Resolución que impone la sanción, el pago deberá “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 9 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO hacerse a favor de la Tesorería de la Contraloría Distrital en la cuenta destinada para este recaudo, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su ejecutoria. En caso contrario, prestara merito ejecutivo para su cobro por Jurisdicción Coactiva, a través de las dependencias competentes de la Contraloría del D.T.C.H. de Santa Marta. 5.1.9.3 ASPECTOS NO REGULADOS En los aspectos no contemplados en el presente procedimiento, se seguirán las disposiciones contempladas en el Código Contencioso Administrativo. 6. REGISTROS Nombre del Registro Auto de apertura Versión libre Auto de prueba Notificación personal Edicto Resolución Auto de reposición Auto de apelación Auto secretarial Auto ejecutoria de la providencia 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Numeral 7. Realización del producto o prestación del Servicio. Elemento 2.1.2 Procedimientos. Nombre del Documento NTCGP 1000:2009 MECI 1000:2005 “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir CODIGO: RJ-PR-02 Contraloría Distrital Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta VERSION: 03 FECHA: 04-06-10 HOJA: Página 10 de 10 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO 8. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión 04-06-10 02 14-10-09 01 Cambio Se redefine el alcance procedimiento. del Se modifico las actividades del procedimiento en relación a la actualidad del proceso. Se modifico el encabezado del procedimiento, el pie de página y se agrego el ítem 10. ANEXOS 9. APROBACION DEL DOCUMENTO ELABORADO POR: BIVIANA IVONNE TAMARAOLLANTE Cargo: Jefe Oficina Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Firma: REVISADO POR : BIVIANA IVONNE TAMARA COLLANTE Cargo: Jefe Oficina Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Firma: APROBADO POR: DIANA MARIA HARABA HADECHINY Cargo: Contralor Distrital Fecha: 04-06-10 Fecha: 04-06-10 Fecha: 4-06-10 Firma: 10. ANEXOS N.A. “Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinámica y Celera de la Gestión Fiscal en el Distrito de Santa Marta” Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 – www.contraloriastamta.gov.co Copia no controlada al descargar o imprimir