Descargars el plan I Avance Plan de Mejoramiento Institucional 2010 – 2011 Tipo de archivo: pdf Tamaño: 123 kB

CODIGO: CSE-FOR-02
VERSIÓN: 01
FECHA: 09-11-09
Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
HOJA: Página 1 de 5
“PRIMER AVANCE AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2010-2011”
RESPONSABLE: DIANA MARIA JARABA HADECHINY
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO: JOSE FERNANDO MEJIA VILLANUEVA
FECHA DE ELABORACIÓN: DICIEMBRE 30 DE 2010
No
ORDEN
1
2
OBSERVACION DE LA A.G.R
ACCIÓN CORRECTIVA
No se depuró para la vigencia 2009 el Balance
General en su totalidad, hace falta trasladar los
activos totalmente depreciados a cuentas de orden,
así como también continuar con la depuración de las
cuentas por cobrar, específicamente, las cuotas de
fiscalización y auditaje, los depósitos judiciales, y
otros deudores; es necesario que las cifras contables
de la entidad reflejen fielmente la realidad de la
entidad; lo anterior en razón a que el comité de
sostenibilidad no realiza su gestión de depuración
con la debida celeridad; lo anterior genera que parte
de la información contable de la entidad no cumpla
con la fidelidad adecuada.
En esta vigencia fiscal y parte de la siguiente
se
trasladaran
totalmente
los
activos
depreciados a las cuentas de orden e
igualmente se circularizará a cada una de la
empresas que deben cuotas de fiscalización
para efectos de conciliar los saldos que cada
una de ella tiene con este Ente de Control.
Igual procedimiento se seguirá con los
Depósitos Judiciales y otros Deudores.
La información registrada en contabilidad y la
generada por la oficina jurídica de la Contraloría,
respecto a las controversias judiciales no se
encuentra conciliada; esta información debe
reflejarse en la contabilidad tal cual como se
Se realizarán las conciliaciones respectivas
con la persona encargada del manejo de las
controversias judiciales en aras de aclarar
que Procesos Judiciales que pueden o no
afectar económicamente a la Contraloría
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% DE
AVANCE
30%
60%
OBSERVACIONES
SOBRE LA ACCION
CORRECTIVA
Se ofició al Fondo
cuenta a fin de poder
establecer las cuotas
de
fiscalización
a
depurar
según
Balance. En cuanto a
los
Depósitos
Judiciales
y
Otros
Deudores, se inició el
proceso de búsqueda
de soportes que dieron
origen
a
estos
Deudores. Por último
se
trasladaron
los
activos
totalmente
depreciados a Cuentas
de Orden.
Con base en el informe
presentado
por
la
encargada
de
controversias judiciales
a
corte
30
de
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presenta en la oficina jurídica; esta situación se ha
presentado, por un lado, debido a la falta de claridad
conceptual y técnica en el manejo contable de esta
información, y por otro lado debido a que la oficina
jurídica en su información respectiva no es
completa; lo anterior genera falta de control contable
y administrativa de los procesos judiciales de la
entidad.
La Contraloría incumplió con los reglamentos de
caja menor al utilizar de manera reiterada sus
fondos para la adquisición de refrigerios para
actividades de capacitación, que no cumplían con el
carácter de imprevistos; tal como lo estipula la
resolución de constitución de la misma; esta
situación se genero por falta de planeación al
momento de programar el plan de capacitación de la
entidad; todo esto conlleva a la deficiencia
administrativa de los fondos de caja menor.
El presupuesto inicial adoptado por la Contraloría,
no concuerda con el decretado por la Alcaldía
Distrital para la vigencia 2009; el buen manejo
administrativo del presupuesto requiere que el
mismo se inicie con los montos aprobados por la
autoridad competente; esta situación se generó
debido a correcciones en los montos de las cuotas de
auditaje planeadas a recaudar durante la vigencia; lo
anterior conlleva a que se presente falta de claridad
en el manejo de las modificaciones presupuestales
tales como lo establece la norma.
Distrital de Santa Marta, y cuales son
asumidos por El Distrito Turístico, Cultural e
Histórico de Santa Marta en el marco del
Acuerdo de Reestructuración de Pasivos de la
Alcaldía.
Diciembre de 2.010, se
conciliaran
los
registros contables a
fin de realizar los
ajustes respectivos.
Se realizaran los correctivos necesarios para
darle cumplimiento a los artículos que rezan
en la constitución de la Caja Menor y que
tienen por objeto atender con prontitud y sin
trámites ordinarios, los gastos urgentes, e
imprevistos de mínima cuantía, para el
cumplimiento eficiente y eficaz de las
funciones propias de la Contraloría Distrital
de Santa Marta.
Para la vigencia 2.010
no se hizo apertura de
caja menor y
las
recomendaciones serán
tenidas en cuenta para
la vigencia 2.011.
La Contraloría Distrital de Santa Marta para
la vigencia 2.011 acatará las recomendaciones
estipuladas por la Auditoria General de la
Republica, adoptando el presupuesto para la
vigencia 2.011 mediante Acto Administrativo
conforme al Decreto de liquidación expedido
por la Alcaldía Distrital de Santa Marta.
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Su ejecución inicia el
1° de Enero de 2.011.
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Establecer una herramienta de revisión que le
permita a la Oficina de Control Interno
evaluar los requisitos de la contratación y
ejercer
vigilancia
a
través
de
un
pronunciamiento escrito.
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La Oficina de Control Interno de la entidad, no
evalúo los requisitos previos que deben presentar las
personas que fueron contratadas durante la
ejecución del contrato como en la terminación del
mismo, esto con el fin de ejercer control y vigilancia
través de un pronunciamiento escrito, el cual debe
reposar en cada una de las carpetas de los
contratos, así como los trámites administrativos que
se cumplieron para la legalizaron de cada uno de
ellos, de acuerdo con lo señalado por el artículo 65
de la Ley 80 de 1993.
6
La oficina de Control Interno, no realizó auditoría al
proceso de Contratación durante la vigencia
auditada; esto no permitió evaluar el funcionamiento
de la entidad respecto de esta área al interior de la
Contraloría.
Durante el desarrollo del plan anual de
auditorías de la vigencia 2.010 se incluye la
evaluación de los Procesos de Gestión de
Recursos en el que se enmarca el proceso
contractual de la entidad y se establece
auditar las vigencias 2.009 y 2.010.
El Ente de Control con la programación del
PGA 2.010, y para su debido desarrollo
procedió a la necesidad de incorporar el
recurso humano necesario con el fin de que
coadyuvara al cumplimiento del objetivo
misional. Es decir, se está trabajando para
terminar el PGA vigencia 2.010 en los
términos programados y de esta manera darle
cumplimiento
a
nuestra
función
constitucional
de vigilar el manejo del
7
No se cumplieron con los tiempos programados para
algunas etapas del proceso auditor especialmente lo
relativo a la comunicación de informes, como
consecuencia del poco recurso humano con que
cuenta la entidad para realizar esta labor; por lo que
la Contraloría debe adelantar las acciones necesarias
para cumplir con los tiempos establecidos para cada
una de las fases del proceso auditor.
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100%
100%
100%
La Oficina de Control
Interno definió una
metodología (lista de
chequeo) para hacer el
control previo a la
contratación.
Así
mismo requirió a la
Oficina Administrativa
y Financiera para que
allegara
la
documentación soporte
de los contratos para
su revisión.
La Oficina de Control
Interno
realizó
auditoría interna al
proceso de Gestión de
Recursos el día 27 de
Septiembre de 2.010.
El P.G.A. se logró
ejecutar y actualmente
se están comunicando
los informes definitivos
de auditoría.
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Recurso Público y poder abarcar mayor
cobertura de los mismos.
Los papeles de trabajo producto del proceso auditor, El Ente de Control de manera coordinada ya
no están referenciados, tal como lo establece el se encuentra en los correctivos del caso.
AUDITE 3.0 en su numeral 7.5; metodología que
debe ser cumplida por la Entidad, para dar
cumplimiento con lo establecido en la norma, para
cumplir con lo señalado por la ley general de
archivo.
La Contraloría Distrital de Santa Marta, no realiza En los oficios de traslado por competencia a
los traslados de las quejas, denuncias y derechos de otras Entidades se establecerá y/o se hará
petición de acuerdo con lo establecido por el artículo mención al fundamento del Artículo 33 del
33 del C.C.A, en razón al poco conocimiento por C.C.A.;
parte del funcionario encargado del trámite de las
mismas, lo que pone en riesgo que en la entidad no
se sepa a qué funcionario se le trasladaron la
denuncias y los derechos de petición.
El funcionario sustanciador, no prorroga el término
para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal,
mediante auto debidamente motivado, de acuerdo a
lo señalado en la Ley 610 de 2000 en su artículo 45,
Se está teniendo en cuenta el término para
adelantar el proceso de R.F de lo contrario se
prorrogará el término siempre y cuando las
circunstancias lo ameriten mediante el Auto
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50%
100%
100%
Se
desarrolló
el
procedimiento GA-PR04 Referenciacion y
archivo de papeles de
trabajo, y se está
dando cumplimiento a
lo que el mismo regula.
Se está cumpliendo
con las recomendación
realizada por el auditor
en cuanto a referenciar
en
los
oficios
de
traslados de las quejas,
denuncias y derechos
de petición, que no son
competencia de este
ente de control, el
Articulo 33 de C.C.A. A
la
fecha
se
han
realizado
tres
(3)
traslados referenciando
el citado Artículo.
Se
realizaron
las
acciones inmediatas en
los
procesos
que
ameritaban la prórroga
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ya que por falta de organización no lo dicto.
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motivado, Cumpliendo así lo establecido en el
artículo 45 de la ley 610.2.000.
El funcionario sustanciador no incluyo en cada Se tendrá en cuenta el archivo del oficio al
proceso sancionatorio con decisión de amonestación, superior jerárquico sobre la decisiones de
el oficio remitido al superior jerárquico, de acuerdo a amonestación
lo establecido en la norma general de archivo, ya que
por falta de cuidado no se archiva en el expediente,
lo cual no permite que reposen en el expediente
todas las piezas procesales.
La Contraloría no proporciona adecuadamente la
participación de la comunidad en la Conservación y
Protección de los Recursos Naturales y del Medio
Ambiente
del
Distrito,
desestimulando
su
participación activa y desconociendo las normas
sobre Participación Ciudadana y sobre Medio
Ambiente.
_________________________________________
DIANA MARIA JARABA HADECHINY
Contralora Distrital
Se dejará constancia de las actividades y
tareas que conlleven a la participación activa
de la comunidad en la Conservación y
Protección de los Recursos Naturales y del
Medio Ambiente del Distrito.
100%
---
del
término
para
realizar las pruebas.
Se está cumpliendo
con la recomendación
realizada
por
el
auditor, archivando en
cada carpeta el oficio
que
comunica
la
sanción
de
amonestación
al
superior jerárquico.
Su ejecución inicia el
1° de Enero de 2.011.
Viene del plan de
mejoramiento vigencia
2.008.
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JOSE FERNANDO MEJIA VILLANUEVA
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