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CODIGO: CSE-PL-02
Contraloría Distrital
VERSION: 01
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
FECHA: 04-11-08
HOJA: Página 1 de 15
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
GERENTE SECCIONAL: ALVARO RAFAEL AGUILAR BOLAÑO NOMBRE DE LA CONTRALORA: DIANA MARIA JARABA HADECHINY
VIGENCIA EVALUADA: 2009
MODALIDAD DE AUDITORIA: INTEGRAL
PERIODO DE EJECUCION: 2010-2011
FECHA DE SUSCRIPCION: OCTUBRE 26 DE 2010
No.
RELACION DE
OBSERVACIONES
FORMULADAS POR LA
AGR
RELACION DE
ACCIONES
CORRECTIVAS A
DESARROLLAR
AREA Y
RESPONSABLES
DEL
CUMPLIMIENTO
DEL PLAN DEL
MEJORAMIENTO
OFICINA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
No
se
depuró En esta vigencia
para la vigencia fiscal y parte de
2009 el Balance la siguiente se
General en su trasladaran
totalidad,
hace totalmente
los
falta trasladar los activos
Jefe
Oficina
activos totalmente depreciados a las Administrativa
Financiera/
1 depreciados
a cuentas de orden y
cuentas de orden, e igualmente se Rosemary
así como también circularizará
a Herrera Mesa
continuar con la cada una de la
depuración de las empresas
que
cuentas
por deben cuotas de
cobrar,
fiscalización para
específicamente,
efectos
de
CRONOGRAMA DE
EJECUCION
METAS
CUANTIFICABLES
INDICADOR DE
CUMPLIMIENTO
No
de
Contables
01/10/2010
a
01/06/2011
100%
Registros
Total
Registros por
realizar para depurar
Balance General
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OBSERVACIONES
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Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
las
cuotas
de
fiscalización
y
auditaje,
los
depósitos
judiciales, y otros
deudores;
es
necesario que las
cifras
contables
de
la
entidad
reflejen fielmente
la realidad de la
entidad;
lo
anterior en razón
a que el comité de
sostenibilidad no
realiza su gestión
de
depuración
con
la
debida
celeridad;
lo
anterior
genera
que parte de la
información
contable de la
entidad
no
cumpla con la
conciliar
los
saldos que cada
una de ella tiene
con este Ente de
Control.
Igual
procedimiento se
seguirá con los
Depósitos
Judiciales y otros
Deudores.
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PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
2
fidelidad
adecuada.
La
información
registrada
en
contabilidad y la
generada por la
oficina jurídica de
la
Contraloría,
respecto a las
controversias
judiciales no se
encuentra
conciliada;
esta
información debe
reflejarse en la
contabilidad
tal
cual
como
se
presenta en la
oficina
jurídica;
esta situación se
ha
presentado,
por
un
lado,
debido a la falta
de
claridad
conceptual
y
Se realizarán las
conciliaciones
respectivas con la
persona
encargada
del
manejo de las
controversias
judiciales
en
aras de aclarar
que
Procesos
Judiciales
que
pueden
o
no
afectar
económicamente
a la Contraloría
Distrital de Santa
Marta, y cuales
son asumidos por
El
Distrito
Turístico,
Cultural
e
Histórico
de
Santa Marta en el
Jefe
Oficina
Administrativa
y
Financiera/
Rosemary
Herrera Mesa
01/10/2010
a
01/03/2011
No
de
Judiciales
Procesos
100%
Total Procesos
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PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
3
técnica
en
el
manejo contable
de
esta
información,
y
por
otro
lado
debido a que la
oficina jurídica en
su
información
respectiva no es
completa;
lo
anterior
genera
falta de control
contable
y
administrativa de
los
procesos
judiciales de la
entidad.
La
Contraloría
incumplió con los
reglamentos
de
caja menor al
utilizar
de
manera reiterada
sus fondos para
la adquisición de
marco
del
Acuerdo
de
Reestructuración
de Pasivos de la
Alcaldía.
Se realizaran los
correctivos
necesarios para
darle
cumplimiento
a
los artículos que
rezan
en
la
constitución de la
Jefe
Oficina
Administrativa
y
Financiera/
Rosemary
Herrera Mesa.
01/10/2010
a
31/12/2010
No. de Reembolsos de
Caja Menor
100%
Total reembolsos Caja
Menor
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PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
refrigerios
para
actividades
de
capacitación, que
no cumplían con
el carácter de
imprevistos;
tal
como lo estipula
la resolución de
constitución de la
misma;
esta
situación
se
genero por falta
de planeación al
momento
de
programar el plan
de
capacitación
de la entidad;
todo esto conlleva
a la deficiencia
administrativa de
los fondos de caja
menor.
Caja Menor y que
tienen por objeto
atender
con
prontitud y sin
trámites
ordinarios,
los
gastos urgentes, e
imprevistos
de
mínima cuantía,
para
el
cumplimiento
eficiente y eficaz
de las funciones
propias
de
la
Contraloría
Distrital de Santa
Marta.
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4
El
presupuesto
inicial adoptado
por
la
Contraloría,
no
concuerda con el
decretado por la
Alcaldía Distrital
para la vigencia
2009; el buen
manejo
administrativo del
presupuesto
requiere que el
mismo se inicie
con los montos
aprobados por la
autoridad
competente; esta
situación
se
generó debido a
correcciones
en
los montos de las
cuotas
de
auditaje
planeadas
a
La
Contraloría
Distrital de Santa
Marta para la
vigencia
2.011
acatará
las
recomendaciones
estipuladas por la
Auditoria General
de la Republica,
adoptando
el
presupuesto para
la vigencia 2.011
mediante
Acto
Administrativo
conforme
al
Decreto
de
liquidación
expedido por la
Alcaldía Distrital
de Santa Marta.
Jefe
Oficina
Administrativa
y
Financiera/
Rosemary
Herrera Mesa.
01/01/2011
a
01/02/2011
1
Acto administrativo de
adopción
del
presupuesto
con
forme al decreto de
liquidación
de
la
Alcaldía Distrital de
Santa Marta.
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Es
indispensable
aclarar que esta
recomendación se
adoptará a partir de
la vigencia 2.011,
teniendo en cuenta
que a la fecha de
suscripción del plan
de
mejoramiento
este
órgano
de
control
había
adoptado
el
presupuesto de la
vigencia 2.010 bajo
los
preceptos
consagrados en la
Ley, la norma y la
reglamentación
vigente
en
la
materia.
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recaudar durante
la vigencia; lo
anterior conlleva
a que se presente
falta de claridad
en el manejo de
las
modificaciones
presupuestales
tales
como
lo
establece
la
norma.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
La
Oficina
de Establecer
una
Control
Interno herramienta
de
de la entidad, no revisión que le
evalúo
los permita
a
la
requisitos previos Oficina
de
que
deben Control
Interno
5
presentar
las evaluar
los
personas
que requisitos de la
fueron
contratación
y
contratadas
ejercer vigilancia
durante
la a través de un
ejecución
del pronunciamiento
Oficina
de
Control
Interno/José
Mejía
Villanueva
01/10/2010
a
30/11/2010
100%
No.
de
suscritos
Contratos
No.
de
revisiones
previas de la Oficina
de Control Interno
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contrato como en escrito.
la terminación del
mismo, esto con
el fin de ejercer
control
y
vigilancia través
de
un
pronunciamiento
escrito, el cual
debe reposar en
cada una de las
carpetas de los
contratos,
así
como los trámites
administrativos
que
se
cumplieron para
la legalizaron de
cada uno de ellos,
de acuerdo con lo
señalado por el
artículo 65 de la
Ley 80 de 1993.
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La
oficina
de
Control Interno,
no
realizó
auditoría
al
proceso
de
Contratación
durante
la
vigencia auditada;
esto no permitió
evaluar
el
funcionamiento
de
la
entidad
respecto de esta
área al interior de
la Contraloría.
Durante
el
desarrollo
del
plan anual de
auditorías de la
vigencia 2.010 se
incluye
la
evaluación de los
Procesos
de
6
Gestión
de
Recursos en el
que se enmarca el
proceso
contractual de la
entidad
y
se
establece auditar
las
vigencias
2.009 y 2.010.
OFICINA DE CONTROL FISCAL
No se cumplieron El
Ente
de
con los tiempos
Control
con la
programados
programación del
PGA
2.010,
y
7 para algunas
etapas del
para su debido
proceso auditor
desarrollo
especialmente lo
procedió
a
la
No.
de
Auditorías
realizadas al Proceso
de
Gestión
de
Recursos
Oficina
de
Control
Interno/
José
Mejía
Villanueva
Oficina de
Control
Fiscal/Biviana
Tamara
Collante
01/10/2010
a
29/10/2010
01/10/2010
a
31/12/2010
100%
No.
de
Auditorias
Programadas para el
Proceso
No.
de
Auditorías
Ejecutadas
100%
No.
de
Auditorias
Programadas
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relativo a la
comunicación de
informes, como
consecuencia del
poco recurso
humano con que
cuenta la entidad
para realizar esta
labor; por lo que
la Contraloría
debe adelantar
las acciones
necesarias para
cumplir con los
tiempos
establecidos para
cada una de las
fases del proceso
auditor.
necesidad
de
incorporar
el
recurso humano
necesario con el
fin
de
que
coadyuvar
al
cumplimiento del
objetivo misional.
Es decir, se está
trabajando para
terminar el PGA
vigencia 2.010 en
los
términos
programados y de
esta manera darle
cumplimiento
a
nuestra función
constitucional de
vigilar el manejo
del
Recurso
Público y poder
abarcar
mayor
cobertura de los
mismos.
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8
9
Los papeles de
trabajo producto
del
proceso
auditor, no están
referenciados, tal
como lo establece
el AUDITE 3.0 en
su numeral 7.5;
metodología que
debe
ser
cumplida por la
Entidad, para dar
cumplimiento con
lo establecido en
la norma, para
cumplir con lo
señalado por la
ley general de
archivo.
La
Contraloría
Distrital de Santa
Marta, no realiza
los traslados de
las
quejas,
denuncias
y
El
Ente
de
Control
de
manera
coordinada ya se
encuentra en los
correctivos
del
caso.
En los oficios de
traslado
por
competencia
a
otras Entidades
se
establecerá
y/o
se
hará
Ofician de
Control
Fiscal/Biviana
Tamara
Collante
Oficina Control
Fiscal/Biviana
Tamara
Collante
No. de carpetas de
Auditoría
Referenciadas
01/10/2010
a
31/12/2010
01/10/2010
a
04/10/2010
100%
100%
No.
de
realizadas
Auditorías
No.
de
oficios
fundamentados con el
Artículo No. 33 del
C.C.A.
No.
de
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Oficios
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derechos
de
petición
de
acuerdo con lo
establecido por el
artículo 33 del
C.C.A, en razón al
poco
conocimiento por
parte
del
funcionario
encargado
del
trámite de las
mismas, lo que
pone en riesgo
que en la entidad
no se sepa a qué
funcionario se le
trasladaron
la
denuncias y los
derechos
de
petición.
23
La Contraloría
proporciona
adecuadamente
participación de
comunidad en
mención
fundamento
Artículo 33
C.C.A.;
no Se
al
del
del
dejará
constancia de las
la actividades
y
la tareas
que
la
trasladados
por
competencia a otras
entidades.
Oficina
de
Control
Fiscal/Biviana
Tamara
01/01/2011
a
31/12/2011
40%
Actividades
que
Viene del Plan de
conlleven
a
la
Mejoramiento Vig.
participación de la
2.008
comunidad
en
la
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HOJA: Página 13 de 15
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Conservación
y
Protección de los
Recursos Naturales
y
del
Medio
Ambiente
del
Distrito,
desestimulando su
participación activa
y desconociendo las
normas
sobre
Participación
Ciudadana y sobre
Medio Ambiente.
conlleven a la Collante
participación
activa
de
la
comunidad en la
Conservación
y
Protección de los
Recursos
Naturales y del
Medio Ambiente
del Distrito.
OFICINA DE RESPONSABILIDAD FISCAL
El funcionario
Se está teniendo
sustanciador, no
en cuenta el
prorroga el
término para
término para
adelantar el
adelantar el
proceso de R.F de
lo contrario se
10 proceso de
responsabilidad
prorrogará el
fiscal, mediante
término siempre y
auto debidamente cuando las
motivado, de
circunstancias lo
acuerdo a lo
ameriten
Conservación
y
Protección
de
los
Recursos Naturales y
del Medio Ambiente
del Distrito
No.
de
tareas
o
actividades
programadas en el
Plan de Acción de
Participación
Ciudadana
Y JURISDICCION COACTIVA
Oficina
de
Control
Fiscal/Biviana
Tamara
Collante
01/10/2010
a
29/10/2010
No. de
prórroga
Autos
de
100%
No.
de
Procesos
Aperturados
que
ameriten prorroga
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HOJA: Página 14 de 15
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
señalado en la
Ley 610 de 2000
en su artículo 45,
ya que por falta
de organización
no lo dicto.
El funcionario
sustanciador no
incluyo en cada
proceso
sancionatorio con
decisión de
amonestación, el
oficio remitido al
superior
11 jerárquico, de
acuerdo a lo
establecido en la
norma general de
archivo, ya que
por falta de
cuidado no se
archiva en el
expediente, lo
cual no permite
mediante el Auto
motivado,
Cumpliendo así lo
establecido en el
artículo 45 de la
ley 610.2.000.
Se tendrá en
cuenta el archivo
del oficio al
superior
jerárquico sobre
la decisiones de
amonestación
Oficina
de
Control
Fiscal/Biviana
Tamara
Collante
No.
de
remitidos
archivados
expediente
01/10/2010
a
29/10/2010
100%
Oficios
y
en
el
No. de decisiones de
Amonestación.
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FECHA: 04-11-08
HOJA: Página 15 de 15
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
que reposen en el
expediente todas
las piezas
procesales.
DIANA MARIA JARABA HADECHINY
Contralora Distrital
JOSE FERNANDO MEJIA VILLANUEVA
Jefe de la Oficina de Control Interno
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