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Contraloría Distrital
Distrito Turístico Cultural e
Histórico de Santa Marta
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL
GA-PR-01
CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ:
Martha Ospino
Rojas
Cargo: Jefe de
Control Fiscal
Firma:
Fecha
Versión
26 de
mayo del
2014
02
25 de
junio de
2.012
01
REVISÓ:
Leida Fontalvo Pertuz
APROBÓ:
Horacio Escobar Luque
Cargo: Jefe Control
Interno
Firma:
Cargo: Contralor
Distrital
Firma:
Cambio
- se suprime del ítem 6.3 correspondiente a la fase
del resultado del proceso auditor en el numeral 3,
el cual informa que el líder de auditoria, equipo
auditor y Jefe de Control Fiscal, evalúan plan de
mejoramiento y comunican resultados al
contralor.
- se suprime del ítem 6.3 correspondiente a la fase
del resultado del proceso auditor en el numeral 4,
el cual indica que el contralor debe comunicar la
aprobación o desaprobación al ente auditado.
Primera Emisión
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para planear, ejecutar y elaborar el Auditorías
Gubernamentales con Enfoque Integral y realizar las actividades de Cierre
de la Auditoría.
2. ALCANCE
Inicia con el Memorando de Encargo de Auditoría y termina con
identificación, registro y soporte de beneficios de control fiscal.
3. DEFINICIONES
ACCIONES
CIUDADANAS
ESPECIALES:
son
los
mecanismos
implementados para direccionar los insumos ciudadanos, como son:
acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias
de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de
formación, iniciativa normativa, entre otros.
DESIGNACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORIA: conformación del equipo
interdisciplinario de acuerdo con la disponibilidad de auditores, el nivel de
complejidad del sujeto de control y los procesos, temas y vigencias a
evaluar.
ENCARGO DE AUDITORIA: documento en el que se designan los
integrantes del equipo auditor, se sintetizan los objetivos generales de la
auditoria, se determinan los lineamientos para la articulación con los
demás procesos de la entidad, se señalan los hechos relevantes producto
de la revisión de la cuenta, se fija la duración de la auditoria y se
establecen las fechas de terminación de las distintas fases de auditoría, así
mismo debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una
clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión
del sujeto de control.
FASE DE PLANEACIÓN: se desarrolla en dos momentos, primero con la
información disponible en la Contraloría producto de las cuentas rendidas
por el sujeto de control, los resultados de auditorías inmediatamente
anteriores, los planes de mejoramiento suscritos, las advertencias y
pronunciamientos comunicados y posteriormente, con la información
complementaria obtenida en este.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
En la Contraloría: a partir de la revisión de la cuenta conocer y
comprender la actividad del sujeto de control, consulta y análisis de
requerimientos e identificar cambios normativos, estructurales y
organizacionales, establecer variaciones significativas en rubros y/o
cuentas (análisis horizontal y vertical de los estados contables), entre
otros.
En el sujeto de control: identificar las principales áreas de riesgo;
analizar los informes de auditoría anteriores producidos por la Contraloría
y otros entes de control externos; analizar el mapa de riesgos elaborado
por la entidad; actualizar la Ficha Técnica, otros.
Esta fase concluye con el informe de rendición de la cuenta, la aprobación
y comunicación al Equipo Auditor del Memorando de Planeación.
FASE DE EJECUCIÓN: comprende el desarrollo de los programas de
auditoría y el conjunto de operaciones o actividades para desarrollar lo
previsto en el memorando de planeación y para alcanzar los objetivos de la
auditoría gubernamental con enfoque integral.
Implica la aplicación de pruebas de auditoría, la utilización de las distintas
técnicas de auditaje existentes, el examen de los aspectos relativos a la
razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, el análisis
sobre los criterios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que actuó
el ente auditado en el periodo auditado, el impacto ambiental, social y
económico generado por la administración, la determinación de los
beneficiarios de la acción estatal y el cumplimiento de la reglamentación
que le sea aplicable.
FASE DE INFORME: es la etapa destinada a la conformación del producto
“Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.
FASE DE CIERRE DE LA AUDITORIA: es la etapa final del proceso
auditor, relacionada con las actividades necesarias para la culminación del
proceso y la entrega de todos los documentos atinentes al proceso auditor.
ALCANCE DE LA AUDITORIA: Marco o límite de una auditoría en el que
se determinan los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la
profundidad o materialidad de las pruebas a realizar.
AREAS CRÍTICAS: Son aquellas dependencias o procesos del sujeto de
control que, a criterio del grupo auditor, presentan aspectos de especial
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por
parte de la Contraloría.
MEMORANDO DE PLANEACION: Es el documento a través del cual se
realiza toda la programación de la auditoría. Constituye la carta de
navegación del equipo auditor para llevar a cabo la auditoría
gubernamental con enfoque integral.
MUESTRA:
Selección,
mediante
procedimientos
específicamente
determinados, de elementos, procesos, cuentas, contratos o sujetos de
control con la intención de inferir sobre el comportamiento de la población
total. Implica la consideración de aspectos relevantes del sujeto de control,
plan de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados, que
se consideren de impacto para la sociedad por la cuantía del compromiso,
la naturaleza del contrato o proceso evaluado, la situación crítica del área,
el monto de las inversiones y su manejo financiero, el origen de los
recursos (recursos propios, crédito externo, transferencias etc.), el nivel de
cobertura, el impacto social y económico generado la temporalidad etc.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: Constituye la descripción de lo que la
Contraloría pretende con la realización del proceso auditor.
Los objetivos deben fijarse respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Qué se necesita saber de una actividad, ciclo, proceso, entidad, contrato,
cuenta o grupo de cuentas?.
¿Cuándo?. Si las actividades se ejecutaron con oportunidad y
¿ si se cumplieron los objetivos propuestos?.
¿Dónde?
Para cada componente de integralidad se deben establecer unos objetivos
específicos, de acuerdo con la naturaleza del examen, definiendo su
alcance según los recursos humanos, físicos y de tiempo disponibles.
Los objetivos específicos de la auditoría se programan por medio de un
examen profundo de las áreas críticas y demás componentes de
integralidad, teniendo en cuenta asuntos como los siguientes:
•
•
•
•
Adhesión a la política prescrita.
Logro de los propósitos establecidos.
Eficiencia y economía en la utilización de los recursos.
Control de los recursos, obligaciones, ingresos y gastos.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
• Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y
precisos que apoyen las decisiones administrativas.
• Cumplimiento de los objetivos y metas del plan de desarrollo, de acción o
similar
• Cumplimiento de las normas aplicables a la contratación.
Para las auditorias gubernamentales con enfoque integral modalidad
regular, es recomendable asegurar como un objetivo una adecuada
evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda
evaluación sobre las políticas públicas del sector previstas en el plan de
desarrollo, planes maestros u otros documentos.
PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL: Es un anexo del memorando de
planeación y constituye un Plan detallado de la auditoría en el cual se
define como, cuándo, donde, porque y quien realiza la auditoría. Se divide
en procedimientos a emplear, determinando la extensión y la oportunidad
con que serán aplicados, así como los documentos que se elaborarán para
comprobar las actuaciones realizadas (papeles de trabajo). Generalmente
está representado en una matriz con información de programación
cronológica, temática y por auditores.
Incluye una lista de procedimientos articulados entre sí, de la evaluación
financiera, de gestión, de cumplimiento, de obra pública, de presupuesto,
social, etc. para ser aplicados en el proceso de ejecución de la auditoría,
para:
• Comparar las actividades existentes y los sistemas relacionados y
controles establecidos, con los criterios de la auditoría (confrontar el ser
con el deber ser).
• Recopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditoría.
• Obtener resultados que permitan conceptuar sobre la gestión y
resultados del sujeto de control en términos del cumplimiento de los
principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos
ambientales.
• Registrar el efecto de la participación de los ciudadanos.
Describe la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de
auditoría programados. Requiere de la identificación de criterios que se
emplearán en la auditoría de los asuntos, sistemas y procedimientos
claves.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA: Conjunto de pasos específicos,
comprobaciones instrucciones y detalles incluidos en el programa de
auditoría, que se deben llevar a cabo en forma sistemática y razonable
para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar evidencia,
proporcionando respuesta a las siguientes preguntas:
• ¿Cuándo? Periodo de tiempo en el que se realiza la evaluación.
• ¿Dónde? Lugar donde se aplica el procedimiento o la evaluación.
• ¿Cómo? Técnica de auditoría utilizada para llevar a cabo el
procedimiento o la evaluación: entrevista, repaso, examen, cálculo,
análisis, comparación, visita fiscal, entre otros.
• ¿Quién? Auditor responsable de realizar el procedimiento o la evaluación.
• ¿A quién? Funcionario de la administración sobre quien recae la
aplicación del procedimiento o la actividad.
COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: Corresponde a cada uno de los
aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría
y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye
aspectos como la evaluación a los Estados Contables, la contratación, el
presupuesto, el plan de desarrollo y balance social, el control interno y
gestión ambiental.
MESA DE TRABAJO: Espacio conversacional desarrollado durante el
Proceso Auditor cuyo propósito fundamental es lograr que el equipo
auditor interactúe permanentemente, valide los hallazgos administrativos,
fiscales, penales y disciplinarios; de igual forma, comparta conocimientos,
técnicas de auditoría, resultados y mejore los canales de comunicación en
las tareas realizadas, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
propuestos y el avance en la ejecución de los Programas de Auditoría.
En desarrollo de las reuniones los miembros de la Mesa deberán:
• Propiciar un clima de cordialidad, buscando la permanente integración
de los miembros.
• Estimular y permitir la expresión de los diferentes puntos de vista de los
miembros del equipo.
• Separar los momentos de generación de las ideas y propuestas, de la
evaluación de las mismas.
• Ponderar y estimular las actitudes constructivas de mejoramiento.
• Expresar las ideas, los puntos de vista y los aportes de manera concisa,
coherente y ordenada.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
RELATOR: Persona designada por el equipo quien tendrá la función de
elaborar el acta de mesa de trabajo, recoger firmas y en la siguiente mesa
de trabajo efectuar la lectura del acta anterior.
DICTAMEN INTEGRAL: Expresión de las conclusiones finales a las que ha
llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en
torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y
evaluación del sistema de control interno.
Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en
forma articulada los diferentes sistemas de control.
FENECIMIENTO: Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta
rendida a la Contraloría por los sujetos de control, mediante el cual se
determina que el gestor fiscal realizó el manejo de los recursos, puestos a
su disposición, en condiciones de eficacia, eficiencia, economía, equidad y
valoración de costos ambientales. Si con posterioridad a la revisión de
cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o
irregulares relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se
iniciará proceso de responsabilidad fiscal.
INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del proceso auditor que
sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el
memorando de planeación.
INFORME PRELIMINAR: Es el producto de la consolidación de las actas
de mesa de trabajo retomando los diferentes hallazgos, agrupados por
componente de integralidad o áreas, ciclos, procesos o temas de evaluación
en las auditorias especiales, los cuales han sido validados en mesa de
trabajo y comunicados al sujeto de control.
INFORME DEFINITIVO: Corresponde al informe final en el que se
consignan las contradicciones presentadas por el ente auditado y las
consideraciones del grupo auditor o de la Contraloría.
PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento contentivo de las acciones que se
compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar
o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su
cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes
o actuaciones de la Contraloría, producto del ejercicio de la vigilancia de la
gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL: Constituye la relación de eventos
en los cuales la contraloría identifica, valora y sustenta los beneficios
cuantificables y no cuantificables que generó su intervención a través de la
vigilancia fiscal.
SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS: Es el evento mediante el cual se
divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PGA. Se incluirá el
resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los
insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el
número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se
realizará mesa final del equipo auditor con los participantes.
SISTEMA DE RENDICION ELECTRONICA DE CUENTAS (SIREL),
MODULO SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIAS (SIA): Sistema a través
del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta semestral y
anual consolidada, remitida por los sujetos de control, para su validación,
procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.
Este sistema pertenece a la Auditoría General de la República quien
mediante convenio interinstitucional ha concedido su uso a la Contraloría
Distrital de Santa Marta.
4. RESPONSABLES
El Jefe de la Oficina de Control Fiscal es responsable por la divulgación y
seguimiento del procedimiento. Los funcionarios de la Oficina de Control
Fiscal son responsables de su implementación cuando así se designe.
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
 Constitución Política de Colombia, Artículos 268 y 272.
 Ley 42 de 1993, Artículos 8 y 65. “Sobre la organización del sistema de control
fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.
 Resolución 041 de 2.012 “Por medio de la cual se adoptan nuevas
herramientas para el desarrollo de la vigilancia fiscal”
 Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009 “Por la cual se adopta el
Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta – SIA, se establecen los
métodos y forma de rendirla, se unifica la información que se presenta a
la Contraloría Distrital de Santa Marta y se dictan otras disposiciones.”
 Resolución 115 de 2.011 “Por la cual se modifica parcialmente la
Resolución No. 137 de Diciembre 22 de 2.009…”
 Ley 1474 del 2011 “Guía de Auditoria territorial”
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Fase de planeación de la auditoria
N°
1
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
OBSERVACION
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
Analiza el sujeto de control y
su contexto, el PGA y solicita
las denuncias recibidas por
participación
ciudadana
respecto a los sujetos de
control a auditar.
Oficios medio
físico o
magnético electrónico
Jefe de Oficina
de Control Fiscal
está atento al
cumplimiento del
PGA
Elaboran los objetivos de
auditoría
para
su
incorporación en el proyecto
de Memorando de Encargo.
Evalúa
y
establece
las
acciones
ciudadanas
especiales
y
de
control
necesarias para el proceso de
auditoría, con el fin de ser
incluidas
como
objetivos
específicos en el Memorando
de Planeación.
2
Jefe de Control
Fiscal /
Contralor
Se tienen en cuenta:
• Los lineamientos de la alta
Dirección, hechos relevantes
producto de la revisión de la
cuenta
y
denuncias
recibidas.
Formato
Acta
de
Mesa
de
Trabajo GAFOR-04
Observación:
Se aprueban las
acciones
ciudadanas que
sirven
de
insumo para la
auditoría. Entre
otros aspectos
que se deben
tener en cuenta
para
la
elaboración del
memorando de
encargo.
•
Los
elementos
de
articulación, integración y
coordinación
del
proceso
auditor
con
los
otros
procesos,
conducentes
a
asegurar la evaluación de la
gestión pública.
3
Contralor
4
Jefe de Oficina
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Se debe tener en
cuenta
los
perfiles
y
competencias
requeridas,
el
tiempo
de
auditoría,
la
complejidad de
los sujetos y la
disponibilidad
del personal.
Conforma los equipos de
auditoría, según los objetivos
definidos.
Elabora
el
proyecto
de
Oficio medio
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N°
RESPONSABLE
de Control
Fiscal
5
Contralor
6
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
Memorando de Encargo de
Auditoria,
teniendo
en
cuenta la estructura del
Modelo de Memorando de
Encargo (ANEXO 1) y lo
presenta al Contralor.
Aprueba o desaprueba el
Memorando de Encargo de
auditoría.
Si no es aprobado, regresa a
la actividad No. 4 según el
caso, para efectuar
los
ajustes pertinentes.
Comunica al equipo auditor
el Memorando de Encargo de
Auditoria.
Entre los cinco (5) y quince
(15) días hábiles siguientes
efectúa
revisión
del
Memorando de Encargo de
Auditoría
y
analiza
la
información necesaria para
iniciar el estudio de la
entidad auditada.
GA-FOR-06
Matriz
Conocimiento
de
Entidad
7
Equipo Auditor
de
la
Si la valoración del equipo
auditor es positiva proyecta
Memorando de Planeación
(ANEXO 2) y Cronograma de
Auditoría (ANEXO 3) y
sustenta ante Contralor.
Identifican las áreas críticas
con base en el análisis
realizado,
hechos
o
tendencias del año relevantes
en el sujeto de auditoría.
Establecen los responsables
de ejecutar cada componente
de integralidad.
Definen
los
objetivos
específicos por componente
de
integralidad,
los
lineamientos del memorando
de encargo, las áreas críticas
GA-PR-01
Versión 02
REGISTRO
físico o
magnético –
electrónico
OBSERVACION
Memorando
de Encargo
Memorando
firmado
Punto de control
Memorando
de Encargo
recibido
GA-FOR-06
Matriz de
Conocimient
o de la
Entidad
Informe de
revisión de la
cuenta
Memorando
de
planeación
Cronograma
de Auditoría
Acta mesa de
trabajo
oficios
Aplica
en
lo
pertinente
los
procedimientos
Recepción
y
Revisión
Formal
de
Cuentas
GAPR-02
y
Análisis
de
Cuentas
GAPR-03, así como
el estado del
plan
de
mejoramiento,
las
advertencias,
pronunciamient
os
y
comunicados
vigentes
del
sujeto
de
control.
Ver
procedimiento
de Recepción y
Revisión
Formal
de
Cuentas
GAPR-02. La alta
dirección
determina
cuando
aplica
en
auditorías
especiales.
Aplica las guías
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N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
y el análisis del sujeto de
control.
Si la valoración es con
observaciones la remite al
Contralor.
GA-PR-01
Versión 02
REGISTRO
OBSERVACION
metodológicas
para auditorías
especiales:
- Anexo 6. Guía
para evaluación
de
procesos
judiciales.
- Anexo 7. Guía
Auditoria
a
TICS.
Anexo
8.
Auditoria
Especial
a
Tecnología de la
Información
y
las
Comunicaciones
(metodología
evaluación
transparencia)
Anexo
9.
Metodología
para
procesos
de control sobre
la
gestión
e
inversión
pública
en
cultura.
Anexo
10.
Instructivo para
la
evaluación
del
Control
Fiscal
Ambiental.
Anexo
11.
Guía
Metodológica
para auditoria
de
recursos
públicos
invertidos
a
través
de
negocios
fiduciarios.
Anexo
12.
Metodología
para
la
identificación,
evaluación,
cuantificación y
certificación de
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N°
8
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Contralor
Grupo auditor
Dentro de los tres (3) o cinco
(5) días hábiles siguientes el
equipo auditor sustenta las
observaciones al memorando
de encargo ante el Contralor.
El Contralor decide sobre
observaciones.
REGISTRO
OBSERVACION
los
beneficios
del
control
fiscal.
Anexo
13.
Guía
metodológica
para
la
auditoria de la
contratación
realizada por las
contralorías.
Equipo auditor sustenta el
memorando de planeación
ante Contralor y deciden
aprobación.
9
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
10
Líder de
auditoría y
Equipo auditor
11
Jefe de oficina
de control Fiscal
Hace seguimiento a las
actividades de planeación de
auditoría
Elabora oficio de solicitud de
muestra de auditoría y de
documentos e información.
Remite a jefe de control fiscal
Revisa y evalúa oficio de
solicitud de información y
muestra
de
auditoría,
aprueba o propone mejoras.
Si:
Remite
a
entidad
auditada
NO: Regresa a equipo auditor
para los ajustes. Regresa
paso 10.
Formato
seguimiento
de Auditoria
GA-FOR-05
Oficio medio
físico o
electrónico
Oficio medio
físico o
electrónico
6.2 Fase de ejecución de auditoria
N°
RESPONSABLE
1
Contralor o
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
GA-PR-01
Versión 02
ACTIVIDAD
Presenta ante el director,
representante legal o quien
corresponda y a su nivel
directivo
el
equipo
de
auditoría y determina los
REGISTRO
Oficio
de
presentación
Formato
Acta
de
OBSERVACION
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25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
recursos logísticos para el
desarrollo de la auditoria y
expone alcances y objetivos
de auditoría.
REGISTRO
Mesa
de
Trabajo GAFOR-04.
OBSERVACION
De igual manera propicia por
parte del representante legal
de
la
entidad
una
presentación
al
equipo
auditor
que
al
menos
contenga: una visión global
de la entidad, cómo está
organizada y administrada,
sus
principales
cambios
normativos y una exposición
de Control Interno, sobre la
entidad.
2
3
Equipo auditor
y líder de
auditoría
Líder de
auditoría
4
Líder de
auditoría y
equipo auditor
5
Equipo auditor
Jefe de Control
Fiscal
GA-PR-01
Versión 02
Solicita la asignación de los
equipos de cómputo, las
herramientas necesarias e
instalaciones adecuadas para
el equipo auditor.
Proyecta oficios de solicitud
de documentos originales
para revisión y/o fotocopias
auténticas para firma del
líder de auditoría
Firma oficios y actas, lleva
control
de
solicitudes
presentadas al sujeto de
control,
documentos
recibidos y devueltos; archivo
de oficios y actas.
Realizar
las
actividades
definidas en el memorando
de planeación, según el
cronograma y aplicando las
metodologías previstas en el
memorando de planeación
para la ejecución de la
auditoría
Realizan mesa de trabajo
para
verificación
de
cumplimiento del plan de
auditoría y los objetivos por
componente de integralidad.
Así mismo, si el líder de
auditoría
reporta
contingencias
en
el
Archivo
auditoría
de
Formato
Papel
de
Trabajo GAFOR-07
Formato
Acta
de
Mesa
de
Trabajo GAFOR-04.
Ver
procedimiento
GA-PR-04
Referenciación
y Archivo de
Papeles
de
Trabajo
Por cada línea
de
auditoría
debe existir por
lo menos un
papel de trabajo
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N°
6
7
RESPONSABLE
Equipo auditor
Funcionarios
sujeto vigilado
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
desarrollo del trabajo que
impidan el cumplimiento del
Programa
de
auditoría
aprobado.
Realizan mesa de trabajo
sobre
observaciones,
aclaraciones y situaciones
presentadas en trabajo de
campo
y
registran
respuestas,
descargos
y
aclaraciones.
Si se presentan quejas del
equipo
auditor
por
obstrucción de la auditoría
por parte del sujeto de
control,
se
remite
al
Contralor con los soportes
para determinar si hay
causal
de
proceso
administrativo sancionatorio.
Informe
preliminar.
Presenta en mesa de trabajo
el resultado de la evaluación
por
componente
de
integralidad, áreas, ciclos,
procesos
o
temas
de
evaluación en las auditorias,
anexando
el
documento
respectivo, con el fin de
construir el Informe de
Auditoría.
Elabora el Dictamen de
Auditoría pudiendo incluir:
8
Equipo Auditor
GA-PR-01
Versión 02
• Concepto sobre la Gestión y
Resultados el cual incluye
concepto sobre la calidad y
eficiencia del Sistema de
Control Interno –SCI.
• Concepto sobre legalidad
• Opinión de los Estados
Contables.
• Concepto breve y conciso
sobre la evaluación y revisión
de la cuenta.
• Fenecimiento.
• Plan de mejoramiento de la
vigencia anterior auditada y
seguimiento
a
las
REGISTRO
OBSERVACION
Formato
Acta
de
Mesa
de
Trabajo GAFOR-04.
Oficios medio
físico
Formato
traslado de
Hallazgo GAFOR-03
El informe por
componente de
integralidad
incluye:
Formato
Acta de
Mesa de
Trabajo GAFOR-04.
Oficios de
entrega o
correo
electrónico
por auditor
responsable
de cada
componente.
Anexo No. 4
MODELO DE
•
Síntesis
o
conclusiones
sobre
la
evaluación
respectiva,
incluyendo
advertencias
fiscales
y
pronunciamient
os comunicados
vigentes,
e
indagaciones
preliminares si
las hubiere.
Nota: La síntesis
de la evaluación
del SCI, incluye
análisis
por
subsistema y
Componentes.
(MECI),
determinando el
nivel de Riesgo.
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N°
RESPONSABLE
Contralor/Jefe
de Control
Fiscal/ Comité
de Vigilancia
Fiscal/ Equipo
Auditor
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
advertencias
y
pronunciamientos
comunicados vigentes.

Resultados
de
la
auditoría (hallazgos positivos
y negativos por componente
de integralidad) identificando
los
productos
de
las
denuncias o quejas recibidas
en acciones de participación
ciudadana.
Traslado observaciones. La
alta dirección con el equipo
auditor determina en mesa
de trabajo si se trasladan las
observaciones
al
ente
auditado para que presente
las
explicaciones
o
descargos, para lo cual
puede conceder un término
entre dos (2) y cinco (5) días
hábiles contados desde el día
siguiente al del recibo.
Las
observaciones
comprenderán
todos
los
hallazgos
negativos
de
auditorías sustentadas en
papeles de trabajo y soportes
probatorios y previamente
deberán
ser
formuladas,
sustentadas y aprobadas por
el grupo auditor en mesa de
trabajo en el seno del Comité
de Vigilancia Fiscal o de la
alta dirección en defecto de
aquel.
Las
observaciones
serán comunicadas en medio
físico o al correo institucional
de la entidad por el líder de
auditoría en trabajo de
campo.
El comité de vigilancia fiscal
o la alta dirección, podrá
apoyar
sus
análisis
y
evaluaciones en servidores de
la contraloría o en conceptos
técnicos de particulares u
organizaciones, según cada
GA-PR-01
Versión 02
REGISTRO
OBSERVACION
INFORME
PRELIMINAR
Oficios de
entrega o
correo
electrónico
Observacione
s
Descargos
Informe
debe
observar
parámetros
y
requisitos
gestión
documental.
Auditorías
especiales
no
incluyen
opinión
sobre
los
estados
contables
ni
pronunciamient
o
sobre
Fenecimiento.
El
pronunciamient
o sobre
el
Sistema
de
Control Interno
es facultativo.
Página
16 de
25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
evento y situación.
REGISTRO
OBSERVACION
En este evento no aplican
pasos 9 a 13; es decir,
aplican
procedimientos
descritos para elaboración
del informe definitivo.
9
Líder de
Auditoría
Consolida y presenta al Jefe
de Oficina de Control Fiscal,
el Informe Preliminar de
Auditoría. (ANEXO No. 4
MODELO
INFORME
PRELIMINAR)
Revisan que el informe
preliminar esté completo
(Ver procedimiento Control
de Producto No Conforme
GA-PR-05) y se ajuste a los
objetivos del programa de
auditoría aprobado. Verifican
la calidad de los hallazgos
configurados.
10
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
Si
encuentran
no
conformidades
en
el
producto informe preliminar
se comunican al equipo
auditor para su corrección
con
términos,
según
observaciones
de
la
actividad.
No
encuentran
no
conformidades: Remite a
Comité de Vigilancia Fiscal.
GA-PR-01
Versión 02
Informe
Preliminar de
auditoría en
medio
electrónico o
físico
Oficio de
entrega
Ver
procedimiento
Control
de
Producto
No
Conforme GAPR-05
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25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
REGISTRO
OBSERVACION
Punto
control
de
En un término
entre cinco (5) y
quince (15) días,
contados
a
partir del recibo
del
informe
preliminar.
11
12
Comité de
Vigilancia Fiscal
Contralor
GA-PR-01
Versión 02
Examina el informe y lo
aprueba
o
formula
observaciones, aclaraciones
o mejoras.
Si: Remite a contralor
NO: Devuelve a equipo
auditor, regresa al paso
anterior.
Comunica
el
Informe
Preliminar aprobado al sujeto
de control.
Formato
Acta de
Mesa de
Trabajo GAFOR-04.
Oficio medio
físico o
electrónico
Oficio
remisorio
Proyecto
Enlace. Cuando
los
auditores
presenten
hallazgos
fiscales para en
el
informe
preliminar,
se
activará
el
proyecto enlace
a
través
del
comité
de
Vigilancia
Fiscal.
Cuando
se
deban formular
funciones
de
advertencia
fiscal
con
ocasión
del
proceso auditor,
se aplicarán los
parámetros que
establezca
el
contralor
distrital o
el
procedimiento
que adopte la
entidad.
Dependiendo la
complejidad del
sujeto
de
control
y
a
criterio del Jefe
de Oficina de
Control Fiscal y
Contralor , se
otorgan
hasta
Página
18 de
25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
REGISTRO
OBSERVACION
diez (10) días
hábiles, término
en el cual, en el
evento que el
sujeto
de
control tuviese
pruebas que
desvirtúen
los
presuntos
hallazgos
comunicados,
podrá remitir de
manera escrita
a la Oficina de
Control
Fiscal
las
contradicciones
que
desee
y
según el caso,
puede solicitar
convocar a una
mesa de trabajo
con el propósito
de
presentar
elementos
adicionales, los
cuales
serán
valoradas en la
misma.
Se debe advertir
la
responsabilidad
del
representante
legal
de
la
entidad
de
comunicar a las
personas
responsables de
los procesos, en
la época de la
ocurrencia
de
los
hechos
relacionados
con
los
hallazgos.
Punto
de
control: Si el
sujeto
de
control
no
GA-PR-01
Versión 02
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25
N°
13
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
Comité de
Vigilancia fiscal
y equipo auditor
Dentro de los dos meses
siguientes a la presentación
de
contradicciones
o
a
solicitud del representante
legal del sujeto de control o
quien haga sus veces, se
realizará mesa de trabajo
para valorar los argumentos
de
la
administración,
analizar
y
concluir
la
validación de los hallazgos
comunicados.
Formato
Acta de
Mesa de
Trabajo GAFOR-04.
14
Equipo auditor
15
Jefe de Control
Fiscal
16
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
Equipo Auditor
GA-PR-01
Versión 02
Analiza contradicciones y
prepara el informe definitivo
para remitirlo al Jefe de
Control Fiscal. (ANEXO No.
5 MODELO DE INFORME
DEFINITIVO)
Revisa y evalúa el informe, si
lo aprueba lo remite al
Comité de vigilancia Fiscal, si
no lo aprueba lo devuelve al
grupo auditor, regresa al
paso anterior.
Ajusta el informe dentro de
entre dos (2) y cinco (5) días
siguientes.
OBSERVACION
presenta
objeción alguna
al
informe
preliminar,
se
pasa
a
la
actividad 18.
Punto
de
control:
El
Equipo Auditor,
el
Jefe
de
Oficina
de
Control Fiscal,
el
Contralor
deberán
presentarse con
pleno
conocimiento
del informe y los
papeles
de
trabajo
que
soporten
el
mismo.
Oficio en
medio físico o
electrónico
Informe
definitivo
Oficio en
medio físico o
electrónico
Punto
de
control: En el
capítulo
de
resultados
de
auditoría en la
redacción de los
hallazgos
definitivos no se
debe transcribir
la respuesta de
la entidad.
Se dejan en el
informe
definitivo
los
hallazgos
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25
N°
RESPONSABLE
Comité de
Vigilancia Fiscal
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
Examina y evalúa informe
definitivo en mesa de trabajo
con auditores.
Aprueba: Remite al Contralor
17
No Aprueba: Devuelve a
auditores. Regresa al punto
16
Contralor
18
19
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal y Equipo
Auditor
GA-PR-01
Versión 02
Comunica informe definitivo
a destinatarios y ordena
publicación en página web y
a otros medios, según lo
estime pertinente.
Diligencia
la
ficha
de
evaluación de la auditoría y
remite a Contralor (Formato
GA-FOR-02)
REGISTRO
Formato
Acta de
Mesa de
Trabajo GAFOR-04.
Oficio en
medio físico o
electrónico
Oficio
Informe
definitivo
Publicación
Formato GAFOR-02
OBSERVACION
administrativos
con incidencia
fiscal, penal o
disciplinaria
que
quedaron
en firme luego
de la mesa de
trabajo.
Describir
los
hallazgos en el
componente
respectivo,
evitando
repetición en el
desarrollo
del
informe.
En el oficio de
entrega
del
Informe se debe
indicar
el
número
de
folios
que
contiene
el
informe
y
el
medio en el que
se
entrega
(físico, magnético,
adjunto a correo
electrónico). Citar
como referencia
el Número y
fecha
del
Memorando de
Encargo.
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25
N°
20
RESPONSABLE
Secretaria
Auxiliar
Administrativo
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
Envía al servicio de correo
una copia del Informe Final
de auditoría para el sujeto de
control, devuelve al Jefe de
Oficina de Control Fiscal
segunda copia del oficio con
Informe final Firmado y
certificado de correo enviado
o remite en medio digital al
correo
electrónico
institucional de la entidad
auditada y confirma remisión
por medio telefónico.
REGISTRO
Certificado
de correo
Mensaje
electrónico
Registro
llamadas
OBSERVACION
El
envío
de
informes
a
través de correo
electrónico debe
guardar
las
medidas
de
protección de la
información
correspondiente
s.
6.3 Fase de resultado del proceso auditor
N°
1
2
RESPONSABLE
Equipo Auditor
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
GA-PR-01
Versión 02
ACTIVIDAD
Realiza
las
siguientes
actividades de Cierre de
Auditoría:
• Aplica el procedimiento de
cuantificación de beneficios
de control fiscal.
• Prepara comunicaciones
para trasladar la totalidad de
hallazgos a las instancias
competentes.
• Entrega papeles de trabajo
al Líder de auditoría.
• Aplica procedimiento o
instructivo para evaluación
del Plan de Mejoramiento.
Recibe Plan de Mejoramiento
propuesto por el sujeto de
control auditado, verifica el
cumplimiento de términos
para su presentación y
remite al grupo auditor para
su revisión.
Si el sujeto de control no
presenta
el
Plan
de
mejoramiento
oportunamente, se diligencia
comunicación al contralor
con formato de traslado de
hallazgo
indicando
los
sujetos de control incursos
REGISTRO
Registro de
beneficios del
Control
Fiscal;
Formatos de
traslado de
hallazgos
Acta
aprobación
plan de
mejoramiento
Radicado de
Plan de
Mejoramiento
Oficio de
reporte para
proceso
administrativ
o
sancionatorio
OBSERVACION
Los papeles de
trabajo se deben
entregar
debidamente
referenciados y
foliados.
La suscripción
del
plan
de
mejoramiento se
realiza en los
términos
y
forma
establecidos en
la entidad.
El
plan
de
mejoramiento
debe
incluir
acciones
para
todos
los
hallazgos
determinados
en el informe.
Página
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25
N°
3
4
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
en causal de investigación
sancionatoria.
Equipo auditor
Entrega al líder de auditoría
funciones
de
advertencia
proyectadas,
el
Formato
diligenciado de beneficios del
control fiscal, formatos de
traslado de hallazgos y
papeles
de
trabajo
compilados por carpetas.
Líder de
auditoría
Entrega al Jefe de Oficina de
Control Fiscal funciones de
advertencia,
Formatos
diligenciado de beneficios del
control fiscal y de traslado de
hallazgos
y
papeles
de
trabajo
compilados
por
carpetas.
Revisa
funciones
advertencia
REGISTRO
Oficio
Formatos
beneficios de
control fiscal
y
Traslado de
hallazgos
Papeles de
trabajo
Oficio
Formatos
beneficios de
control fiscal
y
Traslado de
hallazgos
Papeles de
trabajo
de
Aprueba: Remite a contralor
Desaprueba: Devuelve a líder
de auditoría.
Revisa carpetas de papeles
de trabajo.
5
Jefe de Oficina
de Control
Fiscal
Archiva SI aplica normas de
archivo y referenciación.
Devuelve si NO cumple con
los requerimientos para que
se
efectúen
las
modificaciones.
Revisa formatos beneficios
de control fiscal.
Aprueba: Remite a Comité de
vigilancia Fiscal
Desaprueba: Regresa al líder
de auditoría.
GA-PR-01
Versión 02
Oficios físicos
o electrónicos
OBSERVACION
Los papeles de
trabajo
deben
ser entregados
según
los
parámetros
y
recomendacione
s
formuladas
por
la
Contraloría
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25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
Revisa
formatos
Traslado de hallazgos.
REGISTRO
OBSERVACION
de
Aprueba: Remite a Contralor
Desaprueba: Regresa al líder
de auditoría.
6
Contralor , Jefe
de Oficina de
Control Fiscal,
Equipo Auditor
Socializa los resultados a la
ciudadanía
y/u
organizaciones sociales que
participaron en la auditoría,
cuando
se
considere
necesario,
a
través
de
audiencia pública. De oficio
se publica en la página web
institucional.
Acta
Publicación
página web o
prensa
Revisa formatos de traslado
de hallazgos.
Aprueba:
Traslada
entidades competentes.
a
Desaprueba: Regresa a Jefe
de Control Fiscal
7
Contralor
Revisa
funciones
advertencia:
Aprueba:
Comunica
destinatarios
8
Comité de
Vigilancia fiscal
GA-PR-01
Versión 02
de
Oficio medio
físico
a
Desaprueba: Regresa a Jefe
de Control Fiscal.
Evalúa
formatos
de
beneficios de control fiscal.
Aprueba: Remite a Jefe de
Control
Fiscal
para
Acta
Oficio medio
físico o
electrónico
Se incluirá el
resultado de la
auditoría con el
énfasis adecuado
sobre el producto
de los insumos
originados en la
comunidad,
de
acuerdo con el
número
de
ciudadanos
participantes en
el ejercicio de la
auditoría social
se realizará mesa
final del equipo
auditor con los
ciudadanos;
foros, audiencias
públicas,
entre
otros eventos.
Página
24 de
25
N°
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ACTIVIDAD
compilación y seguimiento y
a oficina de comunicaciones
para
elaboración
de
boletines.
REGISTRO
Desaprueba: Regresa al líder
de auditoría para ajustes.
7. REGISTROS
GA-FOR-01
GA-FOR-02
GA-FOR-03
GA-FOR-04
GA-FOR-05
GA-FOR-06
GA-FOR-07
GA-PR-01
Versión 02
Ficha de Evaluación del Cliente
Ficha Evaluación Auditores
Formato Traslado de Hallazgos
Acta de Mesa de Trabajo
Formato Seguimiento del Proceso Auditor
Matriz de Conocimiento de la Entidad
Formato Papel de Trabajo
OBSERVACION
Página
25 de
25
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
ANEXOS
GA-PR-01
Versión 02