105 TRD OFICINA JURÍDICA.PDF

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•
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Antonio José
V-4.0-2013
COM-F-19
Camacho
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
Código
1
103
UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORÍA
DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA
OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
CODIGO
TIPOS DOCUMENTALES
SERIE/SUBSERIE
DISPOSICIÓN
FINAL
CT
E
AG
AC
Comunicados internos, memorandos,
circulares.
Comunicados externos, memorandos,
circulares.
1
1
X
1
1
X
02
02.01
COMUNICACIONES
Internas
02.02
Externas
04
04.10
INFORMES
Informes al Rector
Documento Informe, comunicaciones
3
2
X
04,17
Informes a Entes Externos
Documento Informe, comunicaciones
3
2
X
07
CONCEPTOS JURIDICOS
Concepto Jurídico
2
3
X
08
08.01
CONTRATOS
Contratación por Licitación Pública
Estudios previos — análisis del sector
económico y oferentes, disponibilidad
presupuestal, nombramiento del supervisor,
pliego de condiciones borrador, pliego de
respuesta
condiciones
definitivo,
observaciones al pliego borrador, acto
administrativo ordenando apertura del
proceso de selección, adendas, acta de
de
propuestas,
presentación
cierre
propuestas: con los documentos soporte del
oferente, propuesta técnica y propuesta
económica, garantía de seriedad de la
propuesta, informes de evaluación de
de
acto
administrativo
propuestas,
adjudicación o de declaratoria de desierto
del proceso, contrato, registro presupuestal,
garantías o pólizas que avalan el contrato,
acto administrativo de aprobación garantías
o pólizas, acta de inicio, actas parciales
/actas de suspensión y/o prórrogas, acta de
finalización, acta de liquidación, informe
final del supervisor, comunicaciones
1
19
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SECRETARIO
•
GENERAL
FECHA DE APOROBACIÓN: '-
J
Hoja 1 de 4
M
PROCEDIMIENTO
S
Se eliminan los documentos cumplido el tiempo de retención en el archivo de
Gestión, es documentación que no corresponde a ninguna de las series
Se eliminan los documentos cumplido el tiempo de retención en el archivo de
Gestión, es documentación que no corresponde a ninguna de las series
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su
tiempo se procederá a efectuar la eliminación.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su
tiempo se procederá a efectuar la eliminación.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfieren AC donde terminado su
tiempo se procederá a efectuar la eliminación.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
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CONVENCIONES
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Conservació
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Eliminación
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Muestreo
AG
Archivo de Gestión
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Selección
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Archivo Central
•
Antonio José
•
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
V-4 0-2013 ✓
COM-F-19
Camacho
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
Código
1
103
UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA
DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
08.02
Contratación por Selección Abreviada
08.03
Contratación Directa
SECRETARIO GENERAL:
A
RETENCIÓN
AC
AG
19
Estudios previos — análisis del sector 1
económico y oferentes, disponibilidad
presupuestal, nombramiento del supervisor ,
pliego de condiciones borrador, pliego de
definitivo,
respuesta
condiciones
observaciones al pliego borrador, acto
administrativo ordenando apertura del
proceso de selección, adendas, acta de
cierre propuestas, presentación de
propuestas: con los documentos soporte del
oferente, propuesta técnica y propuesta
económica, garantía de seriedad de la
propuesta, informes de evaluación de
de
administrativo
propuestas,
acto
adjudicación o de declaratoria de desierto
del proceso, contrato, registro presupuestal,
garantías o pólizas que avalan el contrato,
acto administrativo de aprobación garantías
o pólizas, acta de inicio, actas parciales
/actas de suspensión y/o prórrogas, acta de
finalización, acta de liquidación, informe
final del supervisor, comunicaciones
TIPOS DOCUMENTALES
SERIE/SUBSERIE
Estudios previos — análisis del sector 1
económico y oferentes, cotizaciones disponibilidad
comparativo,
cuadro
presupuestal, nombramiento del supervisor
invitación a presentar propuestas, acta de
recepción de propuesta, acta de verificación
de requisitos del proponente con sus
soportes, certificado de idoneidad, acto
administrativo justificando la contratación
directa, contrato, registro presupuestal,
garantías o pólizas que avalan el contrato,
acto administrativo de aprobación garantías
o pólizas, acta de inicio, actas parciales
/actas de suspensión y/o prórrogas, acta de
finalización acta de liquidación, informe final
del supervisor, comunicaciones.
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FECHA DE APOROBACIÓW: s'i
19
DISPOSICION
PROCEDIMIENTO
E
M
S
CT
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
X
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
X
. JEFE ARCHIVO CENTRAL:
17
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Hoja 2 de 4
CONVENCIONES
CT Conservació
E
Eliminación
M
S
Muestre
Selecció
AG
AC
,
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1\"cArchivo de Gestión
Archivo Central
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Antonio José
Camacho
INSTITUCIÓN
UNIVERSITARIA
Código
1
103
UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA
DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
RETENCION
AC
AG
1
19
Estudios previos — análisis del sector
económico y oferentes, cotizaciones comparativo
,disponibilidad
cuadro
presupuestal, nombramiento del supervisor
invitación pública, acta de cierre y de
recepción de propuestas, informe de
evaluación de propuesta y verificación de
documentos del proponente, comunicación
de aceptación de la oferta, registro
presupuestal, garantías o pólizas que
avalan el contrato, acto administrativo de
aprobación garantías o pólizas, acta de
inicio, actas parciales /actas de suspensión
y/o prórrogas, acta de finalización, acta de
liquidación, informe final del supervisor,
comunicaciones.
19
Estudios previos — análisis del sector
1
económico y oferentes, disponibilidad
presupuestal, nombramiento del supervisor,
pliego de condiciones borrador pliego de
definitivo,
respuesta
condiciones
observaciones al pliego borrador, acto
administrativo ordenando apertura del
proceso de selección, adendas ,acta de
cierre
propuestas,
presentación
de
propuestas: con los documentos soporte del
oferente, propuesta técnica y propuesta
económica, garantía de seriedad de la
propuesta, informes de evaluación de
propuestas,
acto
administrativo
de
adjudicación o de declaratoria de desierto
del proceso, contrato, registro presupuestal,
garantías o pólizas que avalan el contrato,
acto administrativo de aprobación garantías
o pólizas, acta de inicio, actas parciales
/actas de suspensión y/o prórrogas, acta de
finalización , acta de liquidación, informe
final del supervisor, comunicaciones
SERIE/SUBSERIE
08.04
Contratación Mínima Cuantía
08.05
Contratación por Concurso de Méritos
..-,
SECRETARIO GENERAL:
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V-4.0-2013
COM-F-19
TIPOS DOCUMENTALES
i
Hoja 3 de 4
DISPOSICION
PROCEDIMIENTO
S
CT
E
M
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
X
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
X
I
JEFE ARCHIVO CENTRAL:
/7041cFECHA DE APOROBACIÓN:
CONVENCIONES
CT Conservac M
Eliminación S
E
Muestreo
Selección
AG
AC
-V1 C
Archivo de Gestión
Archivo Central
V-4.0-2013
COM-F-19
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Antonio José
Camacho
Código
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
CODIGO
TIPOS DOCUMENTALES
SERIE/SUBSERIE
79
PROCESOS JURIDICOS
79.02
Procesos Administrativos
79.03
Procesos Judiciales
I
SECRETARIO GENERAL:
FECHA DE APOROBACION:
n
Derechos de petición, solicitudes, respuesta
, comunicaciones, circulares
Demanda, poder, alegatos, recursos
-
i
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RETENCIÓN
AC
AG
DISPOSICION
M S
E
CT
5
10
X
5
10
X
PROCEDIMIENTO
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
permanecerá un tiempo precausional para su posterior traslado al AH.
Cumplido el tiempo de retención en el AG, se transfiere al AC donde
i
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Hoja 4 de 4
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103
UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORÍA
DIRECCION / FACULTAD : OFICINA JURIDICA
OFICINA PRODUCTORA:
JEFE ARCHIVO CENTRAL:
1)Cal ci
CONVENCIONES
CT Conservac M
Eliminaciór S
E
Muestreo
Selección
AG
AC
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Archivo de Gestión
Archivo Central