Recomendaciones y un paso a paso para comenzar a poner orden sobre el caos.

Productividad y Alto Desempeño.
Ana Laura Spósito.
Mentor Group
Introducción
Nuestra cultura tiende a asociar el éxito y la obtención de grandes resultados con el esfuerzo y el
sacrificio. Si nos sentimos cansados es sinónimo de que hemos hecho mucho, y ser una persona
muy ocupada y sobre- agendada es un símbolo de estatus en muchas ocasiones.
¿Qué tal si nos permitimos desafiar ese concepto y creamos un nuevo paradigma que conciba la
alta productividad asociada a un mínimo estrés?
El estrés surge no tanto de lo que hacemos, sino más bien de lo que no hacemos. Atrapados
muchas veces por las urgencias y automatizados en nuestra dinámica de trabajo, perdemos poco
a poco el propósito que nos guía y la motivación que nos propulsa. Tendemos a ser principalmente
reactivos frente a lo que se presenta, lo que nos hace esclavos de las circunstancias; y terminamos
posicionándonos por debajo tanto de nuestro óptimo nivel de desempeño como de los mejores
resultados.
Este modelo innovador de productividad personal permite desarrollar una mayor capacidad para
enfocarse y adaptarse a múltiples exigencias, preparándonos para responder con asertividad y ser
capaces de llevar a concreción múltiples proyectos.
Objetivo:
Acceder a una mayor productividad personal, desarrollar esquemas de trabajo eficientes que
aumenten la productividad de su equipo y reducir los niveles de estrés al mantenerse al mando:
enfocado, preparado y ágil.
Exploraremos:
1. SUPERANDO VIEJOS PATRONES
Estaremos observando qué parte de lo que hacemos funciona y qué no funciona. Nos
encontraremos con: “Sé que no funciona, pero igual lo sigo haciendo.”, “Esta es la forma en que
siempre lo hice.”, “Es parte de los procedimientos de la empresa.”, entre otros patrones similares,
y construiremos juntos estrategias para instaurar conductas que apoyen nuestro desempeño y que
podamos mantener en el largo plazo.
En particular, profundizaremos sobre:
 Cómo administrar nuestros compromisos.
 Cómo completar la lista de Incompletos.
 Cómo transformar comportamientos improductivos y prácticas que nos desmotivan.
2. CREANDO ALTA PRODUCTIVIDAD
Nos familiarizaremos con herramientas innovadoras y extraeremos importantes claves que nos
permitan construir nuestro propio modelo de alta productividad. Un nuevo esquema que no solo
me permita administrar mi flujo de trabajo, sino que también me apoye a desarrollar mis
capacidades y a sentirme más satisfecho con lo que hago.
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Investigaremos:
 Las claves de un sistema que me funcione.
 Cómo administrar proyectos.
 Técnicas gerenciales de vanguardia.
 Delegación efectiva.
3. CONSIGUIENDO RESULTADOS CONSISTENTES
Ahora que conocemos una nueva perspectiva, ¿cómo aplicarla con consistencia? Discutiremos
acerca de los pasos claves en la implementación de la visión y sobre las estrategias más efectivas
para resolver las dificultades que se presenten.
También chequearemos dos ingredientes fundamentales para el éxito a mediano y largo plazo: 
La Adaptabilidad.
 La Acción.
Superando viejos patrones.
Todos nosotros contamos con formación e información que hemos acumulado a través de los
años. Ésta nos ha moldeado, nos ha entrenado para hacer las cosas de una cierta manera. Lo
interesante es que no siempre la forma en que aprendimos a hacer las cosas es exactamente la
más efectiva. Comenzar a observar qué prácticas nos funcionan y cuáles no nos reportan los
beneficios que buscamos, nos va a permitir comenzar a decidir cuáles prácticas conservar y cuáles
modificar, abandonar o sustituir.
La observación puede convertirse en la clave más importante que puedas utilizar: te permitirá
conocer mejor tu entorno y cómo éste funciona, conocer mejor a quienes interactúan contigo, ser
consciente de tu aporte y esta información podríamos decir, te dará más poder.
Si aprendes a practicar la observación consistentemente, tu productividad aumentará. ¿Te has
percatado de que en muchas ocasiones utilizas tu tiempo para actividades que no te apoyan a
concretar lo que buscas? De hecho, muchos de nosotros utilizamos buena parte de nuestro tiempo
en realizar actividades que van en contra de lo que queremos lograr. Yo llamo a eso sabotearse.
Y estamos tan automatizados, tan acostumbrados a simplemente hacer las cosas y no detenernos
a observar qué nos motiva a hacerlas, que directamente no utilizamos el poder que tenemos para
elegir aquello que nos apoya. La observación te dará el poder de la elección.
Si te das cuenta, no existe tal cosa como el “manejo del tiempo”. No puedes manejar el tiempo, es
una medida sumamente democrática, a todos nos toca lo mismo: tienes 24 horas diarias, sin
importar quién seas, a qué te dediques o lo que hagas. Ni un minuto más ni uno menos. Así que
no nos dedicaremos a hablar acerca del manejo del tiempo. Sí nos interesaremos por analizar qué
puedes hacer en ese tiempo. Y lo que elijas hacer, marcará toda la diferencia en tanto a la
productividad de tu tiempo.
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Por tanto, ser consciente de que necesitas elegir, es el primer paso para hacerte productivo. Como
tu margen de tiempo es limitado, necesitarás prestar atención a tus elecciones, a fin de maximizar
el producto que obtengas del tiempo del que dispones.
Estos principios y herramientas, son aplicables tanto a tu vida laboral- profesional, como a tu vida
personal. De hecho, si adquieres hábitos de alta productividad en algún ámbito de tu vida, te será
casi imposible no aplicarlos en el resto de tus actividades. Una vez que adquieres la disciplina,
ésta se convierte en parte de tu andar, y como rendirá resultados, te motivará continuar
aplicándolo.
Te invito entonces a reflexionar:
¿Qué está funcionando?
¿Qué no está funcionando?
Si sabes que no funciona, ¿qué te motiva a continuar practicándolo?
¿Qué síntomas puedes apreciar, que te dejan saber que hay cosas que no funcionan? Tal vez
puedas comenzar observando tu escritorio ¿qué te deja saber de tu situación actual? ¿Tienes
muchos papeles sobre él? ¿Tienes pendientes acumulados en los cajones? ¿O no tienes nada
sobre el escritorio? ¿Cómo trabajas? ¿Qué herramientas usas para organizarte? ¿Cómo eliges
clasificar tu trabajo? ¿Cómo asignas prioridades? ¿Tienes muchas cosas por hacer?
¿Compromisos rotos? ¿Te sientes estresado? Pregúntate, ¿qué te deja saber tu situación actual?
Algunos síntomas comunes que nos dejan saber que hay prácticas que no nos están funcionando
son:
 Falta de claridad
 Estrés
 Estar trabajando horas extra
 Contar con una larga lista de incompletos
 Compromisos rotos, compromisos que se superponen
 Desorden, papeles sueltos, dificultad para encontrar lo que estoy buscando
 Bajo nivel de satisfacción con el trabajo que realizo
 Falta de claridad en el propósito de mis actividades
 Existencia de grandes archivos que generalmente no se consultan  Bajo nivel de logros
Estos síntomas te están indicando algo. Los síntomas son simplemente la parte visible del
problema. Debajo de ellos se encuentran las conductas que los producen. Y detrás de esas
conductas se encuentran las motivaciones que las generan. ¿Qué nos motiva a comportarnos de
formas que sabotean nuestros objetivos? O dicho de otra manera, si ya sé que no funciona ¿por
qué lo hago?
Voy a sugerirte esta respuesta: lo hacemos, porque obtenemos un beneficio. Claro está que,
cuando contrastas ese beneficio con el costo que pagas por él (la baja productividad, el sentirte
poco satisfecho, etc.), pasa a ser relativo el beneficio total que obtienes. Pero en nuestro
comportamiento, esos beneficios aparentes pesan. Son beneficios que nos interesan de alguna
forma. Y como esas conductas nos los proveen, incurrimos consecuentemente en ellas.
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Obviamente, al hacerte consciente de los costos que conlleva, podrás elegir, ahora con mayor
información, si persistes en recibir ese beneficio aparente o si estás dispuesto a renunciar a él en
pos de alcanzar tu objetivo. Este es un proceso de negociación interna. Un proceso de contrastar
honestamente beneficios de ambas conductas, y decidir por cuál ir.
Otra razón por la que incurrimos en prácticas que nos son desfavorables tiene que ver con el
automatismo, y ya nos referimos a esto. Es la inconsciencia acerca de que cierta práctica no nos
apoya; y sin dudas, la mejor arma contra ésta es la observación. Una tercera razón de ser de las
prácticas improductivas reside en las políticas organizacionales, culturales o en las estructuras de
las empresas.
Estas últimas son en ocasiones cosas que aparentemente están dadas y no podemos cambiar.
Otras veces, son justamente parte importante de nuestra área de influencia y de nuestra gestión,
como es el caso de los altos gerentes y las direcciones de empresas. Si este es tu caso, y denotas
que parte de los .malos hábitos son generados o inducidos por la cultura y/o la estructura
organizacional, la invitación es a producir un cambio.
Generalmente los procesos de consultoría organizacional o administrativa, podrán apoyarte a
organizar la empresa de manera tal que la estructura apoye al flujo de trabajo, y que la cultura
respalde prácticas eficientes, y permita un aprendizaje y adaptación continuas.
Si te encuentras en una posición en la que no puedes tomar decisiones directas acerca de la
estructura o políticas empresariales, la invitación es de todos modos a producir un cambio. Claro
que en este caso será un cambio operado de una manera distinta. Una buena forma de comenzar
podría ser reflexionar acerca de cómo puedes destacarte haciendo algo diferente. ¿Cómo puedes
desde tu lugar generar un cambio, innovar, correr un riesgo? Y así, marcar una pauta diferente de
hacer las cosas.
Toma también las medidas y precauciones necesarias para poder manejar la situación, con el
mínimo esfuerzo y complicaciones posibles. Si sabes que parte del proceso presentará
dificultades, o tomará más tiempo, prevé ese tiempo extra, asegúrate de disponer de los elementos
que necesitarás, y disponte a mejorar tu actitud respecto al proceso. Tu actitud acerca de lo que
sucede marcará toda la diferencia.
¿Es importante también, que pienses acerca de cuál es tu propio estilo para hacer las cosas?
¿Qué cosas son las que te producen mayor satisfacción hacer y qué métodos te han rendido mayor
productividad en tu experiencia hasta ahora? Observa qué te entusiasma, qué te hace sentir
cómodo.
Efectividad
Somos más productivos cuando nos sentimos a gusto con lo que hacemos. Cuanto más alineados
estamos respecto a aquello que queremos.
Son pequeños cambios en lugares estratégicos los que generan un gran impacto. En esta sección
estaremos desarrollando diferentes herramientas que te apoyarán a entrenarte para ser efectivo.
Lo que entendemos con efectividad es conseguir el resultado específicamente buscado, con la
menor cantidad de insumos, esfuerzo y tiempo, y sintiéndonos satisfechos con el proceso.
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Estaremos por ende, observando nuestro flujo de trabajo y la forma en la que procesamos y
administramos el mismo. Revisaremos conductas frecuentes en los seres humanos, y las formas
de volverlas más productivas. Introduciremos algunas herramientas tecnológicas, y las
recomendaciones para su utilización dentro de un sistema de trabajo de alta productividad.
Compromisos
Todo el tiempo estamos asumiendo compromisos. Nos comprometemos con la secretaria, con el
jefe, con nuestra esposa/o, con el dentista, con los amigos, con los plazos, con nuestros hijos, con
nosotros mismos. En las culturas latinoamericanas, es frecuente el que nos sobrecomprometamos,
es decir, asumimos más compromisos de los que en 24 horas (que recuerdo son todo lo que
tenemos por día) podemos llegar a completar.
El problema surge entonces, cuando comenzamos nuestro día, repleto de compromisos preadquiridos y pretendemos poner nuestro mayor empeño en completar esos compromisos. De
hecho, hemos dado nuestra palabra de cumplirlos, y a todos nos gusta cumplir con nuestra palabra
y sentirnos buenas personas. Aquí es cuando la más simple matemáticas se abre paso y nos
revela el problema: nos faltan horas para poder cumplirlo todo. La consecuencia inmediata: nos
sentimos agotados, frustrados y acumulamos una buena porción de compromisos para el día
siguiente, tan atiborrado de compromisos como el día de hoy.
Luego de algún tiempo viviendo esta rutina, alcanzamos el auto- convencimiento de que
definitivamente parte de nuestros compromisos no los vamos a cumplir. Sabemos eso cuando nos
comprometemos. Sabemos que probablemente no lleguemos a hacerlo. Pero nuestra bien
aprendida conducta social nos impide decir que no. Esto deriva nuevamente en el sentimiento de
agotamiento, en frustración, y pérdida de confianza en mi palabra, en el sentimiento de no poder
disponer de tiempo propio, porque la mayor parte del día está comprometida con agentes externos.
¿Cómo vencer entonces, la vorágine de compromisos?
 Sé inteligente y consciente acerca de los compromisos que asumes.

Antes de comprometerte, realmente observa si deseas hacerlo, si será productivo que te
comprometas con eso, si realmente tienes la capacidad de responder por tu compromiso,
si no es incompatible con algo más con lo que ya te hayas comprometido. Si el nuevo
asunto se frena ante alguna de estas preguntas, no asumas el compromiso. Como
mencionáramos al comienzo, tu tiempo es limitado, por lo que necesitas elegir.

Elige aquellos compromisos que te apoyen a cumplir tus objetivos. Y respeta los
compromisos que asumas. Eso te apoyará a reconstruir tu confianza en ti mismo y en tu
palabra. Te apoyará a disciplinarte. Disciplina perfecta es libertad perfecta.
Para administrar tus compromisos, una gran herramienta será tu agenda. No importa qué tipo de
agenda uses, asegúrate que sea del tipo que te satisfaga a ti. Y asegúrate también de ser
consistente con las siguientes prácticas a fin de que realmente se transforme en una herramienta
útil, en una herramienta que trabaje para ti y te ahorre tiempo, esfuerzo y malestares.
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Claves para una agenda que funciona:
 ¡Anótalo todo!
 Léela en la mañana
 Ten recordatorios
 Centraliza todo en un solo lugar
 Renegocia cuando sea necesario
 Utiliza tu e-mail
Algunas herramientas que pueden apoyarte para administrar tus compromisos son:

Smartphones. Estos dispositivos facilitan enormemente la gestión. Implican cierta práctica
para el rápido ingreso de los datos, pero no presentan mayores dificultades para su
cómodo uso. Tienen generalmente funciones de agendas, notas, libreta de direcciones,
registro de voz, pueden guardar archivos de referencia (Word, Pdf), ofrecen recordatorios,
alarmas, permiten enviar y recibir e-mails. En adición los llevas siempre contigo. Proveen
programas para compartir la información con un computador, por lo que puede descargar
la información de un sitio a otro sin complicaciones.

Grabadores de Voz. Son una herramienta eficaz si no eres amigo de tomar notas en la
calle, o fuera de tu oficina. Te permitirán simplemente grabar tus ideas, reuniones,
compromisos y recordatorios directamente con tu voz. El desafío que presentan es que
luego necesitarás disponer de cierto tiempo para descargar la información a tu “central”,
sea tu agenda o computador.

Outlook. Este programa ofrece múltiples funciones de alta utilidad. Su función de
Calendario y Tareas están coordinadas, por lo que cada día, desplegará una lista conjunta
de los compromisos asumidos para el día. Permite asignar prioridades, adjuntar
documentos de referencia, realizar notas, delegar y controlar tareas, estipular plazos,
además de las funcionalidades de correo. Es un software de amplia utilización que cuenta
con las principales herramientas para centralizar la información de agenda, manejar
proyectos, tareas y acciones y permite disponer de información de referencia de una
manera simple.

Libretitas. Simple y clásico. Una pequeña libreta que quepa en un bolsillo puede
transformarse en un apoyo espectacular si es utilizada inteligentemente. Anota ideas,
compromisos asumidos, números telefónicos o cualquier cosa que necesite de un
posterior procesamiento. Es rápido, ágil y portátil. Necesitas tener el hábito de luego
procesar su contenido.
Lista de incompletos.
Las claves anteriores pueden cambiar tu organización de aquí en más si es que eliges aplicarlas.
De todos modos, tienes un acumulado de compromisos que necesitas manejar.
Frecuentemente esos incompletos se cruzan por tu mente y te dispersan. Son las preocupaciones
que tienes. Justamente te preocupan, porque aún no has decidido hacer algo con ellas, o no has
hecho algo respecto a lo que decidiste.
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Para empezar a clarificar tu mente, te recomiendo que a continuación dediques unos minutos al
siguiente ejercicio. Anota en una hoja todos tus pendientes, incompletos, preocupaciones y cosas
que te distraigan. Anótalo todo, sin importar el orden ni cuánto te lleve agotar tus pendientes sobre
un papel.
Ahora que está fuera de tu mente tienes dos ventajas: la primera es que tu mente está disponible.
La segunda es que tienes más claro qué cosas necesitan de tu atención.
Trabajando con la lista de incompletos.
Observa los ingredientes de esta lista. ¿Cuáles de esas cosas son compromisos que necesitas
cumplir? ¿Cuáles son asuntos que requieren una toma de decisión? ¿Cuáles ya no tienen
vigencia? Comienza tachando aquellos que ya no tienen vigencia (por un tema de tiempo, carece
de sentido que lo hagas), y aquellos que realmente confiesas, no los vas a hacer (ten cuidado con
esto, de contemplar a la contraparte en caso de que la hubiese, y comunicárselo de ser necesario).
Luego enfócate en aquellas que quieras renegociar: sea cambiar fechas, cambiar condiciones, o
tal vez delegar. Ésas redondéalas.
Finalmente, encárgate de las que cumplirás. Y establece una cuota para cumplirlas. Elige dos o
tres para completar en la próxima semana, y ésas agéndalas con día y hora. Cada semana
chequea tu lista de incompletos, y vuelve a seleccionar las próximas a completar. Aunque no te
liberes totalmente de los incompletos, el estar haciéndote cargo de la lista, te dará la sensación de
completitud. Comenzará a reportarte más energía y a restablecer tu auto- confianza.
¿Qué información te brindan tus incompletos?
Comportamientos limitantes.
Llamamos así a aquellos comportamientos que sabotean nuestros objetivos.
 Queja: Cuando te estás quejando de algo, eso te deja saber que existen alternativas. Por
tanto, la queja puede ser tu aliada, si la tomas como un indicador que te permite hacerte
consciente de que puedes ir por algo diferente.

“Entre horas”: Gran parte de nuestro día se consume por los tiempos que quedan
entremedio de nuestras actividades preestablecidas. Tienes una reunión a las 5, son las
4:30, no puedes comenzar el informe porque no lo acabarías a tiempo, no puedes salir a
visitar esos clientes por el mismo motivo, así que te levantas, vas por un café, en el camino
conversas con alguien, llegas a tu oficina, y haces tiempo unos 10 minutos más hasta la
hora de la reunión. Confesemos que pudiste obtener mucho más de esa media hora.
Trabaja en tu habilidad para reenfocarte con rapidez. Si tienes un sistema que te apoye,
sabrás qué tareas son compatibles entre sí, y aprovechar del mismo contexto y tiempo
para completarlas con mayor agilidad. Si eres respetuoso con tu tiempo, aprenderás
también a minimizar los gastos innecesarios de éste. Aprovechar las “entre horas” significa
muchas veces, salir mucho más temprano del trabajo. Recuerda que cuando trabajas
hasta tarde, esas horas presentan una productividad mucho menor.
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
Charlas excesivas: Respeta tu tiempo y el del otro. Cuando comuniques algo recuerda ir
directamente al punto. Puedes pensar: “El punto es...” y solo comunicar eso a tu
contraparte. Las comunicaciones láser suelen ser más claras, con mensajes más
específicos y por ende con mejores respuestas. Déjale saber al otro que quieres
escucharlo, y que dispones para eso de unos pocos minutos.

Desmotivación: Este es el comportamiento que practicas cuando te acercas al escritorio,
ves la pila de papeles, te sientas, tomas las dos primeras hojas, respiras profundo, te
levantas, tomas un café, regresas, tomas otra hoja, y por suerte suena el teléfono y es
alguien que requiere algo urgente que te saca de la pila de papeles. Cuando te encuentres
en estas situaciones plantéatelo así: “Si lo hago ahora, podré disponer de total libertad
para continuar con lo que quiero” Si no lo hago ahora, esto seguirá consumiéndome
energía”. En otras palabras, invierte el mínimo posible de energía en la tarea, lo que
equivale a: ¡ve y hazlo! Pensar al respecto no aportará mucho, hacerlo te sacará del tema.
Por otra parte, mucho de lo que nos desmotiva, tiene que ver con tareas largas y/o
complejas. En esas situaciones subdividir el trabajo en partes cortas y simples te permitirá
volver el trabajo más “accionable”. Subdivide y enfócate sólo en la primera acción.

Reuniones: Muchas veces las reuniones no son lo productivas que pretenden ser.
Asegúrate de que las tuyas sí reporten resultados: prepáralas: estipula qué resultado
quieres conseguir de la reunión, qué necesitas de los demás, y cuánto tiempo va a durar
el encuentro. Sé láser en tus comunicaciones: “el punto es…” y apoya al resto a
comunicarse también concisamente. Toma nota de lo importante para no volver más tarde
sobre eso y asegurarte de retirarte del encuentro con todo lo que necesitas.
Intercambia mails previo a la reunión con tus contrapartes, a fin de llegar al encuentro con
información clara, estando “en la misma hoja” con el equipo, y resolviendo la mayor
cantidad posible de contingencias online.

Cansancio: Respeta las señales de tu cuerpo. Un corte para salir a caminar, respirar
profundamente, comer, hacen maravillas en tu respuesta productiva.

Falta de propósito: Ir a la deriva es altamente improductivo, no tienes estrategia, no puedes
organizar las cosas en torno a un eje central, y más aún, no tienes una guía que te motive.
Los seres humanos necesitamos darle sentido a nuestras acciones, para
comprometernos y entusiasmarnos con ellas. Ante tus tareas, pregúntate: ¿Cuál es el
objetivo? ¿Qué resultado quiero? ¿Qué necesito para cumplir con la tarea? ¿Cuándo voy
a realizarla? ¿Cuál es el próximo paso? ¿Cuál es la ventaja de hacer A en vez de B en
este momento? ¿Soy realmente yo el mejor para hacer esto?

Distracciones: Podemos clasificar nuestras distracciones en: visuales, auditivas, táctiles,
orientadas al futuro, sociales. Al contar con un sistema de organización de tu trabajo,
podrás prever las distracciones evitando aquellas cosas que las provocan. A su vez, la
confianza en tu organización hará que estés menos preocupado.
Cuando dejas de responder a cada cosa que salta en tu mente, puedes pensar
estratégicamente.
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Gerencia de Vanguardia
Los siguientes principios pueden causar un despegue en tu desempeño. Están relacionados con
nuevos enfoques acerca de las tareas y decisiones inherentes a los cargos gerenciales y las
posiciones directivas.
Propósito: Asegúrate de conocer el propósito de tu puesto, de tu trabajo, de tus tareas, y
compártelo. Muchos problemas de relacionamiento pueden superarse transmitiendo con
honestidad cuál es el propósito de nuestras acciones, por qué decidimos algo, qué motiva lo que
hacemos. Esto produce motivación y compromiso en los demás. Si quieres colaboración con algo,
asegúrate de comunicar al menos parte del propósito de la tarea.
Efectividad: Contrasta la acción o decisión a tomar con la imagen de tu propósito, ¿te aleja o te
acerca? Aquellas acciones o decisiones que te acerquen a la imagen de tu propósito, son efectivas.
Activar versus Reaccionar: Stephen Covey lo plantea de forma simple: si reaccionas frente a lo
que la realidad presenta, serás un esclavo de las circunstancias, si eliges tu actitud independiente
de lo que se presenta, estarás utilizando tu poder personal para crear lo que quieres. Antes de
reaccionar piensa, ¿qué quiero obtener de aquí? Y acciona en ese sentido.
Enfoque: Estar enfocado puede definirse como mantener presente tu propósito frente a cada
elección que tomes. Apóyate en cosas que te enfoquen en tu propósito y te encausen en el sentido
en que caminas. Produce tu propia propaganda.
Pequeñas Acciones: No importa qué tan grande y ambicioso sea un proyecto, siempre puedes
desglosarlo en pequeñas partes, en tareas que se pueden completar con una sola acción.
Desglosa tus proyectos en tareas que comiencen con un verbo, y mantén siempre tu enfoque en
solamente tu próxima acción.
Patrón de Premiación: Haz memorables tus logros, reconoce, disfruta.
Sonríe: Aprende a divertirte con lo que haces. Pasamos gran parte de nuestras vidas trabajando,
haz que sea algo que te satisfaga, que te divierta. Recuerda: a mayor satisfacción, mayor
productividad. Cuando aprendemos a jugar con nuestros roles, tendemos a ser mucho más
activos.
Relax y Poder: Las mejores decisiones, los momentos de mayor creatividad, la claridad, las
respuestas. Todo eso sucede cuando tu mente está disponible y relajada. En presión, extremo
estrés
y
apuro,
no
hay
buenas
decisiones
y
momentos
creativos.
Sinogenerasespacioslibresycondescansotuvidacomienzaaverseasí.
Administrando Trabajo.
¿Qué necesitas?
¿Qué resultado estás buscando?
¿Cómo podrías implementarlo? ¿Cuál es el próximo paso?
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Pensando en todo el flujo de trabajo que llega a nosotros, podríamos encontrar tres clases de
situaciones: lo que llamaremos proyectos, lo que llamaremos acciones y lo que llamaremos
“cosas”.
Comencemos con los proyectos, los proyectos son aquellos objetivos que tenemos, que se
plasman a través de un plan y requiere de varias acciones (a veces muchas, a lo largo de meses
o incluso años) para concretarse. Acciones es aquello que puedo completar en un solo paso,
implica hacer algo y al completar la acción cumplo con el objetivo.
Las cosas es todo aquello que no puede ser traducido en una acción. Son literalmente cosas que
llegan a mí y ya no requieren que yo tome ninguna otra acción o decisión más acerca de ella. Por
algún motivo ésta clase de ítems tiende a acumularse.
Si deseamos organizar nuestro trabajo y administrarlo, el primer paso es saber a qué nos
enfrentamos. Así que si por ejemplo, te encuentras organizando tu escritorio, tu primer paso será
saber de qué se trata: ¿es un documento que da pie a un proyecto, un recordatorio de una acción
o es una cosa? Saber de qué se trata te permitirá saber cómo procesarlo.
Si se trata de un proyecto, necesitarás colocarlo en la carpeta de proyectos. Yo recomiendo
generar carpetas para cada proyecto, y dentro de ésta contar con un desglose de las acciones que
necesitas tomar para ver realizado el proyecto. Tal vez al comienzo no sepas todas las acciones
que deberás tomar, eso es lógico. Lo único que en realidad necesitas determinar es cuál es tu
próximo paso. Así que si llega algo a ti que genera un proyecto, abre una carpeta con el nombre
del proyecto (puede ser física o en tu computador) y determina tu primer paso respecto al proyecto.
Un paso es una acción. Por tanto, asegúrate que comience con un verbo y sea algo que puedas
completar de una sola vez.
Si no puedes lograrlo en un solo paso, entonces necesitas registrar otra tarea previa, que te brinde
los elementos para poder concretar la siguiente. Estas carpetas de proyectos, con listas de tareas,
te permitirán organizar el proyecto paso a paso y volverlo algo posible de manejar, sin abrumarte,
hasta que consigas paso a paso concretar la gran meta.
Cuando estés manejando proyectos, detente un momento a definir claramente el propósito y el
resultado específico que deseas alcanzar. También reconócete cada vez que completes una tarea
y recuerda registrar esto en tu carpeta. Mantén siempre tu propósito presente y enfócate en la
próxima tarea.
El siguiente paso con proyectos será coordinarlos con tu calendario, es decir con tu agenda. Aquí
programas como Outlook que te presentan las listas de tareas coordinadas con el calendario son
excelentes ayudas. Si no deseas utilizar estos medios, puedes dedicar un tiempo a la semana para
determinar en qué momento te ocuparás de qué.
Si lo que llega a ti es una acción, necesitas decidir si te comprometes a cumplirla. En caso
afirmativo, agenda con día y hora cuándo la vas a completar. Chequea si necesitas algo para
completarla, tal vez parezca una acción y en realidad se trate de un mini proyecto. En el caso de
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que lo que llegue a ti sea una cosa, necesitas decidir si corresponde: tirarlo, delegarlo, archivarlo
o incubarlo.
Veamos ejemplos de cosas: cartas, folletos promocionales, solicitudes de compra, material de una
conferencia, un regalo empresarial, etc. Si no hay nada que tú puedas hacer con eso, y no hay
nada que alguien más tenga que hacer con eso, puede que se trate de material de referencia o
respaldo, o de un elemento cuyo destino es la papelera. En el último caso, tíralo.
Si puede apoyarte como material de referencia colócalo en una carpeta etiquetada “material de
referencia”. Si sueles acumular mucho de este material, quizá quieras generar carpetas
clasificadas por temas: “Material de referencia: Precios de Insumos”, “Material de referencia:
Diseños innovadores”.
También puede que sea información que necesitas archivar como respaldo. En ese caso, colócalos
en una carpeta que esté etiquetada: “Archivo de respaldo”.
Si lo que tienes en la mano es algo con lo que tú no tienes nada que hacer, pero implica que otra
persona tome una acción al respecto, delégalo. Si se trata de algo con lo que no vas a hacer algo
ahora, pero tal vez algún día quizá de eso pueda surgir un proyecto, mi recomendación es que lo
guardes en una carpeta etiquetada “incubadora”.
Una vez que has rastrillado todo lo que ha llegado hasta ahora a ti, sea físico (papeles, carpetas,
sobres), electrónico (mails, correo de voz) o en boca (te comentaron sobre una reunión o te
solicitaron algo), necesitas establecer una manera de centralizar las cosas que lleguen a ti de aquí
en más. Ese elemento es la bandeja de entrada.
Dispón de una bandeja de entrada al menos en tu oficina y otra en tu casa. Este es el lugar donde
todo lo que llega a ti se acumula. Como estarás tomando nota de todo lo que se te dice, de tus
ideas, de las reuniones y estarás chequeando tu e-mail y correo de voz al menos diariamente y
también anotando las consecuencias de eso, tendrás todo lo que necesites en tu agenda o en la
bandeja de entrada. Esto facilitará el procesamiento de tu trabajo de aquí en más.
Cada día tu tarea será procesar lo que esté en tu bandeja de entrada para vaciarla. Al hacerlo
sabrás que todo lo que necesitas hacer se encuentra organizado en tu agenda y en tus proyectos.
A su vez, sabes que las tareas de los proyectos se encuentran coordinadas con tu agenda, por
tanto, lo que necesitas hacer, está en la hoja con el día de la fecha.
Es conveniente mantener una carpeta etiquetada “en espera” porque muchas veces te sucederá
que comienzas a realizar tareas y quedas a la espera de alguien más. También, cada vez que
delegues, ten presente generar una nota de que lo has delegado y brinda los elementos a la
persona encargada para que pueda cumplir con tu orden. Puedes tener una carpeta etiquetada
“delegados”.
Algunas claves interesantes:

Muchas tareas requieren preparación con materiales o contar con ciertos elementos. Es
de gran ayuda disponer esos elementos junto con la tarea. Si los tienes en formato digital
y trabajas con Outlook, puedes colocar un archivo adjunto en el día en que vas a realizarlo.
Otras personas tienen carpetas con los días del mes, y lo que requieren para cada día lo
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colocan allí. Si no tienes la posibilidad de adjuntar el material, puedes escribir una nota
acerca de dónde se encuentra lo que necesitas.

Asegúrate de cada semana realizar una revisión semanal:
Recopila y Procesa
Aprende de lo hecho, genera información de referencia y define próximos pasos
Revisa el calendario pasado
Revisa el calendario venidero
Revisa “en espera”, “pendientes”, “delegado”
Reconócete y evalúa
Sé creativo. Al menos una vez al mes chequea la incubadora.

Es una buena idea tener: listas de ideas, lluvias de ideas, realizar visualizaciones de hacia
dónde quieres dirigirte.
Comunicando a otros.
El período brecha entre que comienzo a practicar estas herramientas y que comienzo a gozar los
resultados, es la inversión que necesitas hacer para adquirir efectividad, productividad y relax.
Cuando quieras transmitir buenas prácticas a tu equipo o a cualquier grupo de personas,
considera:






Dar el ejemplo
Compartir tus resultados
Escucharlos
Motivarlos haciéndolos parte
Capacitarlos
Brindarles herramientas simples.
Adaptabilidad.
Esta es una cualidad vital para aumentar la productividad. Podemos definir adaptabilidad como la
habilidad de reenfocarte rápidamente. Puedes comenzar a incrementarla practicando ser más
flexible, tomando mayor perspectiva de las situaciones y reconociendo que muchas veces la falta
de adaptabilidad proviene de apegarse a los paradigmas o a los resultados. Ve por acciones,
completa y reenfócate, piensa en la próxima acción.
Para entrenar tu adaptabilidad, toma acción. Cuando no sepas qué hacer, haz algo, algo simple,
pero ponte en movimiento. Cuando estamos en experimentación, en acción, en movimiento, es
cuando surgen las respuestas. Quedándote dónde estás, difícilmente crees algo diferente. En
movimiento, obtendrás feedback.
Remedios para la postergación:
Apatía: Evalúa si quieres hacerlo o perdónate por no hacerlo
Ansiedad: Realiza una acción física concreta
El trabajo es muy grande o complejo: Desglósalo en pequeñas acciones
Miedo: Enfócate en el resultado exitoso
Transformando Potencial en Resultados
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Si siempre haces lo que siempre hiciste, siempre obtendrás lo que siempre obtuviste.
Sólo la acción crea resultados
Próximos Pasos:
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Comienza a practicar algunas herramientas simples.
Ponte pequeños objetivos.
Continúa entrenándote y aprendiendo.
Chequea tus dudas o consultas a [email protected]
Obtén más herramientas en nuestro blog, nuestro grupo de debate en LinkedIn In o en
nuestra web.
Si quieres profundizar en la aplicación de este modelo y aumentar tu productividad
considera la posibilidad de realizar un proceso de Coaching en Productividad, consúltanos
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