2012078156

SARLAFT, CONOCIMIENTO DEL CLIENTE-FIRMA ELECTRÓNICA
Concepto 2012078156-001 del 22 de octubre de 2012
Síntesis: Los formularios de vinculación de clientes que diseñen las entidades vigiladas
deben contener espacios para recolectar, cuando menos los datos indicados en el inciso
7 de numeral 4.2.2.1.1. del Capítulo XI, dentro de los cuales se encuentra la firma y la
huella del solicitante. El diligenciamiento del formulario y su firma puede realizarse de
conformidad con el procedimiento previsto en la Ley 527 de 1999. No obstante, para
que una firma digital tenga la misma fuerza y efectos que la utilización de una firma
manuscrita, debe incorporar los atributos de que trata el parágrafo del artículo 28 de
esta última disposición.
«(…) petición mediante la cual formula algunas inquietudes relacionadas con el
diligenciamiento del formulario de solicitud de vinculación de clientes.
Sobre el particular, de manera atenta le manifestamos que damos respuesta a sus
inquietudes en el mismo orden en que las mismas fueron planteadas:
“1. ¿El formulario de conocimiento del cliente de Sarlaft se puede diligenciar a través
de medios electrónicos?”
En primer término se encuentra oportuno mencionar que de conformidad con lo
señalado en el numeral 4.2.2.1.1. del Capítulo XI del Titulo Primero de la Circular
Externa 007 de 1996, (en adelante Capítulo XI), en materia de conocimiento del cliente,
el SARLAFT que adopten las entidades vigiladas debe contar con procedimientos para
obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y
potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma
Ahora bien, señala el inciso tercero del numeral citado, que para los efectos antes
referidos, las entidades vigiladas deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de
vinculación de clientes que contengan la información mínima allí requerida los cuales
deben ser diligenciados siguiendo las instrucciones previstas para el efecto.
Por su parte, el numeral 4.2.2.1.1.4. del citado Capítulo XI dispone que los
procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del
cliente deben atender, como mínimo los parámetros mínimos allí establecidos.
En efecto el literal c) ibídem1 permite que el formulario de solicitud de vinculación de
clientes que diseñen las entidades vigiladas pueda diligenciarse de conformidad con los
procedimientos señalados en la Ley 527 de 19992.
1
“4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente
Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben
atender los siguientes parámetros mínimos:
(…)
“c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos
puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 o normas que lo
sustituyan, modifiquen o adicionen. Sin embargo, el empleo de dichos procedimientos no sustituyen la
entrevista al potencial cliente.”
Bajo el contexto anterior, se concluye que el formulario en comento - si la entidad
vigilada así lo ha dispuesto en su SARLAFT- puede ser diligenciado acudiendo a los
procedimientos establecidos en la Ley 527 de 1999 para el efecto, aunque el empleo de
tales procedimientos no sustituye la entrevista al potencial cliente.
“2. ¿Este formulario podrá firmarse mediante firma electrónica?”
Sea lo primero señalar que los formularios de vinculación de clientes que diseñen las
entidades vigiladas deben contener espacios para recolectar, cuando menos los datos
indicados en el inciso 7 de numeral 4.2.2.1.1. del Capítulo XI, dentro de los cuales se
encuentra la firma y la huella del solicitante.
Ahora bien, tal como se expresó en la anterior respuesta, el diligenciamiento del
formulario y su firma puede realizarse de conformidad con el procedimiento previsto en
la Ley 527 de 1999.
No obstante lo anterior, para que una firma digital tenga la misma fuerza y efectos que
la utilización de una firma manuscrita, debe incorporar los atributos de que trata el
parágrafo del artículo 28 de esta última disposición.
En efecto, la citada norma establece lo siguiente:
“ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL.
Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume
que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de
datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos
que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes
atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son
cambiados, la firma digital es invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno
Nacional.”
En consecuencia, en el formulario de solicitud de vinculación de clientes se puede
utilizar la firma digital y, para que esta tenga la misma fuerza y efectos que el de una
manuscrita, debe incorporar los atributos anteriormente referidos.
(…).»
2
Ley 527 de 1999”Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.”