CODIGO SGPR-01 NOMBRE DE LA EMPRESA REVISION 0 ÁREA FECHA 11-02-19 PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA PÁGINA 1 DE 13 HISTORIAL DE REVISIONES No. PAG CAPÍTULO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REVISION 0 Elaborado por: Revisa y Aprueba Coordinación SG Director General SGPR-01A(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 2 DE 13 1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos para la elaboración y control de los documentos y registros relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad, así como de los documentos de origen externo. 2. ALCANCE. Este documento aplica a los procedimientos que conforman el sistema de gestión de la calidad de la empresa _____________________ en las áreas bajo su responsabilidad. 3. TERMINOLOGÍA. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener contenida en un medio de soporte. Documentos internos: Son aquellos que han sido elaborados por las empresas y que son esencial para el SGC y que requieren controlarse. Documentos externos: Son aquellos documentos que no son generados por la empresa, pero que son referencia para su aplicación en las actividades desarrolladas. Puede tener la naturaleza de norma, ley, dibujos, fichas técnicas, etc. Documento vigente: Documento interno o externo que permanece en uso en las áreas por esta aún vigentes en su revisión o fecha. Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen aplicación en el Sistema y que por lo tanto deben ser identificados y retirados de las áreas de uso. Copia controlada: Reproducción de un documento vigente que se distribuye de manera controlada mediante la colocación de un sello de Copia controlada para garantizar el uso de la versión vigente y prevenir el uso no intencionado y fuga de información, así como el control a través de medios electrónicos. Copia no controlada: Copia de un documento controlado (fotocopia o en archivo electrónico) que se emite a solicitud de áreas o partes no involucradas en el desarrollo o implementación de éste y que no está sujeta a control ni revisión, por lo tanto, no contiene el sello de Copia Controlada, contrario a esto debe llevar el sello de copia no controlada en cualquiera de sus medios que lo contiene. Instrucción de Trabajo. - Documento que describe de forma secuencial y detallada la forma y modo de ejecutar una actividad en particular y que puede incluir ayudas visuales. Registro. - Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia objetiva de las actividades desempeñadas. SG: Sistema de Gestión Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA FECHA 11-02-19 PÁGINA 3 DE 13 _____________________: _____________________, S. de R. L. de C.V. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. ISO-9001:2015 ISO-22000:2018 Aspectos legales Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de Inocuidad de los Alimentos 5. RESPONSABILIDADES. Coordinación del SG: Emitir, distribuir, controlar y actualizar cuando sea necesario este procedimiento, así como verificar el cumplimiento de los lineamientos aquí establecidos. Director General: Aprobar el presente procedimiento y asignar los recursos requeridos para su ejecución. Todo el personal: Cumplir con los lineamientos establecidos en este documento. 6. DESARROLLO. Las actividades para el control de la información documentada se llevan a cabo de acuerdo con el siguiente diagrama de flujo: Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 4 DE 13 Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA INFORMACIÓN DE ENTRADA: RESPONSABLE Dueños de procesos CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 5 DE 13 Requerimientos ISO 9001 Requerimientos ISO 22000 Requerimientos de la organización Estructura de la información documentada DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 EMISIÓN 6.1.1 Son las personas autorizadas para la elaboración de la información documentada del SGC, que incluye: a) Manuales b) Procedimientos c) Instructivos e) Registros 6.1.2 Los procedimientos estarán homologados y se realizarán en los formatos SGPR-01A, Carátula y SGPR-01B Hoja de trabajo. 6.1.3 Las firmas deberán realizarse con Tinta Azul, para facilitar su identificación como original. 6.1.4 Todos los procedimientos llevarán la siguiente estructura definida en el formato mencionado: 1. OBJETIVO Se describirá de forma breve, lo que se desea lograr con el documento. (Qué se desea lograr) 2. ALCANCE (A qué es aplicable). Se indicarán los límites de aplicación. Puede tener un alcance a un proceso específica o bien que interactúe con otros. Indicar el nombre de los procesos. 3. DEFINICIONES Se indicarán los términos y/o abreviaturas que deban emplearse en el procedimiento y que sea necesario definir para un mejor entendimiento. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se citarán los documentos generados por otras áreas internas o entidades externas y que deben ser utilizados como referencias para su aplicación en el sitio de trabajo. Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 6 DE 13 5. RESPONSABILIDADES (Quiénes intervienen). Se indicará quienes son responsables directos e indirectos en el procedimiento y cual es la responsabilidad de cada uno. Dueños de procesos 6. DESARROLLO (Qué se hace, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué, dependiendo del nivel documental). En esta parte se especificarán los pasos a seguir para realizar las actividades. Se buscará que la descripción sea completa considerando las buenas prácticas de manufactura. 7. REGISTROS Se indicarán los anexos que surgen del procedimiento en cuestión (Formatos, formularios, políticas). 6.1.5 Con el fin de identificar las actualizaciones y modificaciones, se enumerará cada párrafo del desarrollo, iniciando con el 6.1 y en caso de subtemas 6.1.1, 6.1.1.1, etc., de acuerdo a las actividades descritas en el diagrama de flujo correspondiente a cada proceso. 6.1.6 Diagramas de flujo 6.1.6.1 Antes de desarrollar los procedimientos deben realizar el diagrama de flujo correspondiente, éstos deben contener la siguiente simbología como mínimo para su entendimiento: 6.1.6.2 Los pasos del diagrama de flujo se irán describiendo en el procedimiento de acuerdo con la siguiente tabla: Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA PÁGINA 7 DE 13 INFORMACIÓN DE ENTRADA: RESPONSABLES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. 2. Dueños de procesos INFORMACIÓN DE SALIDA: FIN DE PROCEDIMIENTO 6.1.7 Deben revisar que los procedimientos desarrollados sean conformes con los procesos a documentar y utilizando las mejores prácticas al respecto. 6.1.8 Los procedimientos a desarrollar iniciarán con la revisión “0” e irán cambiando conforme se van actualizando. 6.1.9 Al desarrollar los procedimientos los dueños de procesos integrarán las actividades con los procesos relacionados, para asegurarse de que se cumplen con la información de entrada e información de salida, así como las buenas prácticas a realizar en dichos procesos. Al final llenarán y firmarán el formato SGPR-01C como evidencia de esa integración. 6.1.9 Codificación Los documentos del Sistema de Gestión están estructurados de acuerdo con el siguiente diagrama: Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA FECHA 11-02-19 PÁGINA 8 DE 13 6.1.9.1 Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, elaborados por las distintas áreas, son identificados por medio de un código compuesto de la siguiente manera: Dueños de procesos - Dos primeras letras de las áreas responsables de acuerdo a la siguiente tabla: DG CA TI CO - Dos primeras letras del tipo de documento: MG PR IT ME - Dirección General Coordinación Administrativa Tecnología de la información Compras Manual de Gestión Procedimiento Instructivo Método Un guion separador y el número consecutivo del documento. Se establece un consecutivo para cada área y se inicia con el 01. Ejemplos de codificación: Procedimiento de Información documentada SGPR-01 SGPR-02 Auditorías Internas SGPR-03 NC Acciones Correctivas Procedimiento de Compras COPR-01 COPR-02 Instructivo de Almacenaje ALIT-01 Control de plagas 6.1.9.2 Los formatos que surjan en cada procedimiento se les asignará el mismo código para que tenga la trazabilidad correspondiente, sólo se Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 9 DE 13 le agregará al final una letra mayúscula del abecedario según el número de formatos que surjan, por ejemplo: SGPR-01A Formato de carátula de procedimiento SGPR-01B Formato de hoja de trabajo de procedimiento 6.1.9.3 Posterior a la letra se le colocará entre paréntesis los dígitos correspondientes a su revisión, ejemplo: SGPR-01A(0) Formato de carátula de procedimiento, revisión cero. 6.1.9.4 El código y número de revisión solo se colocará en el formato en la parte inferior derecha. El número de revisión no lo indicará en los procedimientos como referencia para no modificar los procedimientos cada que se modifique un formato. 6.1.10 Una vez elaborado el procedimiento, lo entrega a la Coordinación del SG. Coord. del SG 6.2 REVISIÓN 6.2.1 Revisa que el procedimiento desarrollado cumpla con los requerimientos establecidos en este procedimiento y con las buenas prácticas de manufactura correspondiente al proceso o actividades documentadas. 6.2.2 Si no cumple, registra en el mismo borrador las observaciones correspondientes y regresa el documento al responsable de su emisión para su modificación correspondiente. Dirección General Coord. del SGC 6.2.3 Si cumple, entrega el documento a la Dirección General para su aprobación. 6.3 APROBACIÓN 6.3.1 Revisa que el procedimiento cumpla con los requerimientos establecidos en cada uno de los procesos y con las buenas prácticas de manufactura. 6.3.2 Si no cumple, registra los cambios o detalles en el mismo borrador y lo regresa a la Coordinación del SG para los ajustes correspondientes. 6.3.3 Si cumple firma de aprobado el documento y se lo entrega a la Coordinación del SG para su distribución. 6.4 DISTRIBUCIÓN 6.4.1 Los documentos aprobados se distribuirán a las áreas donde serán utilizados estos procesos, tanto administrativos como operativos, indicados en el alcance. Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 10 DE 13 6.4.2. Reproducirá las copias necesarias según el alcance del documento a distribuir, a dichas copias se le colocará un sello en color verde que indique: Coord. del SGC 6.4.3 El documento original se resguardará intacto, sin sello, por la Coordinación del SG. 6.4.4 Las copias a distribuir se le colocará dicho sello y el número de copia correspondiente, para ser entregado al dueño del proceso y usuarios correspondientes a través de la lista de distribución SGPR01D. 6.4.5 La lista de distribución se colocará junto con el documento original para llevar un control de las personas a quienes se les entregó una copia correspondiente. 6.4.6 Los documentos que se distribuyan por medios electrónicos deben previamente guardarse en PDF. 6.5 CONTROL 6.5.1 Registrará el documento en la lista maestra de información documentada SGPR-01E para un mejor control. 6.5.1 En la lista maestra se incluirán los registros que surjan de cada procedimiento, manual o instructivo, en el cual se llevará el control de los cambios. 6.5.3 Está prohibido fotocopiar los documentos controlados, si alguien requiere de algún de estos documentos debe solicitar copia a la Coordinación del SG. 6.5.4 En caso de que algún cliente, proveedor u otra persona ajena a la organización requiera de alguna copia de algún documento, ésta debe solicitarse a la Coordinación del SG quien a su vez recurrirá a la Dirección General para su aprobación cuando sea necesario por escrito. El documento será entregado con el siguiente sello en color rojo: 6.5.5 La copia no controlada que se distribuya no está sujeto a distribución para actualización. Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 11 DE 13 6.5.6 Documentos externos 6.5.6.1 Los documentos externos, al igual que los internos, a diferencia de la emisión y aprobación, serán controlados como lo indica este procedimiento, a diferencia de que los sellos cambian a las siguientes leyendas: Coord. SGC Dueño de proceso Coord. SGC Coord. SGC 6.5.6.2 Los documentos externos como fichas técnicas, normas, etc. Por ningún motivo serán distribuidos a personas ajenas y a la organización. Estos serán resguardados en archivo físico y/o electrónico, debiendo ser respaldado semanalmente, dependiendo de los cambios a las carpetas y archivos. 6.5.6.3 Los documentos originales externos serán resguardados y controlados por la Coord. del SG, como lo indican los capítulos 6.4 y 6.5 de este procedimiento. 6.6 CAMBIOS 6.6.1 Cuando un documento requiera actualización, debe solicitar a la Coordinación del SG la autorización para dicho cambio a través del formato SGPR-01C, debe anexar el documento modificado y firmado por las partes involucradas. 6.6.2 Revisa que los cambios que se solicitan estén fundamentados en el uso de las buenas prácticas, cambio de tecnología, cambio de máquinas, nuevos procesos, etc., y estén identificados en el control de cambio del documento. 6.6.3 Repite las actividades indicadas en los capítulos 6.2 en adelante, hasta su distribución. 6.6.4 Documentos obsoletos 6.6.4.1 Los documentos que se retiren al distribuir las nuevas versiones deben destruirse, guardando solamente el documento original identificado con el sello en color rojo de obsoleto: Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 12 DE 13 6.6.5 Registros 6.6.5.1 En cada procedimiento e instrucción de trabajo, se definen los registros de las actividades ahí descritas, por lo que para su control se considera lo siguiente: a) El personal emisor de los registros es el responsable de establecer el método de almacenamiento y protección, el tiempo de retención y su disposición final lo indica la Coordinación del SG en la “Lista maestra de información documentada” SGPR01E b) Durante el desarrollo de los procesos, procedimientos y/o actividades, los registros son almacenados en las áreas de trabajo, de tal forma que se asegure su protección y fácil recuperación para cuando sean requeridos. c) Los formatos para el desarrollo de instructivos serán de acuerdo con la estructura ACPR-01F. INFORMACIÓN DE SALIDA Información para la emisión y control de documentos Documentos controlados Fin del documento 7. REGISTROS. SGPR-01A SGPR-01B SGPR-01C SGPR-01D SGPR-01E SGPR-01F Formato de carátula de procedimiento Formato hoja de trabajo de procedimiento Formato de solicitud de cambio a procedimientos Formato de lista de distribución Formato de lista maestra de información documentada Formato para el desarrollo de instructivo o métodos. Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0) NOMBRE DE LA EMPRESA ÁREA PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA CODIGO SGPR-01 REVISION 0 FECHA 11-02-19 PÁGINA 13 DE 13 Este Documento es propiedad de SAC Queda prohibida su reproducción o uso con otros fines que no convenga al propietario. SGPR-01B(0)
