Desarrollo de Habilidades Directivas Juan José Huerta-Gerardo Rodríguez Sección 1 Proceso Administrativo Capítulo 2 Organización “La información contenida en esta presentación es confidencial y legalmente protegida, puede que usted no este autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información antes expuesta” Proceso de la organización División y especialización en el trabajo Jerarquización Departamentalización Coordinación Descripción de funciones 2 Técnicas de organización Autoridad. La autoridad formal es el tipo de poder que se asocia con la estructura y la administración. Tiene que ver con los derechos y con la posición para dar ordenes y para que los demás las obedezcan. Existen diversos tipos de autoridad, derivados de la concepción que de ella se tenga: • Autoridad clásica. • Autoridad de aceptación. • Autoridad lineal. • Autoridad staff. 3 Sistemas de organización y diseño organizacional Enfoque ambiental Burns y Stalker señalaron la diferencia entre dos sistemas de organización 1. Organización mecanicista o burocrática 2. Organización orgánica o adhocrática Enfoque tecnológico El termino tecnología de las tareas se refiere a los diferentes tipos de tecnología implicados en la elaboración de diversos productos. El equipo de Woodward clasifico alrededor de 100 empresas fabriles en tres grupos de acuerdo a sus respectivas tecnologías para las tareas: 1. Producción unitaria y de partidas pequeñas 2. Producción de partidas grandes y en masa 3. Producción en procesos 4 Formas de organización Delegación Centralización Descentralización Desconcentración Es el proceso por el cual los gerentes asignan tareas, junto con la autoridad y la responsabilidad indispensables para realizarlas. Se recomiendan tres criterios para efectuarla: •Integridad •Claridad •Suficiencia Concentración de la toma de decisiones en un solo punto de la organización Grado en que los empleados de nivel inferior brindan información o toman decisiones Transferencia parcial de facultades, donde la autoridad, los recursos y el control de tutela dependen del nivel central 5 Estructura organizacional Se manifiesta en tres aspectos a) Grado de complejidad. Cantidad de diferenciación en una organización b) Formalización. Grado en que una organización depende de reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados. c) Centralización. Describe donde se ubica la autoridad para la toma de decisiones La estructura de una organización se representa gráficamente mediante organigramas 6 Organigramas Es un diagrama que muestra la estructura orgánica de la organización formal de la empresa Para elaborar organigramas se debe seguir la siguiente metodología 1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones 2. Realizar una comparación de funciones mediante una lista 3. Preparar los cuadros o plantillas 4. Confeccionar el organigrama 7 La elaboración del organigrama debe cumplir ciertos requisitos técnicos • El tamaño de los recuadros debe ser igual • El tamaño de la fuente o letra debe ser uniforme • Se tendrá un margen de un centímetro alrededor del organigrama respecto de las orillas de la hoja • El nombre de la empresa y el tipo de organigrama debe ir en la parte inferior derecha, en un recuadro de tamaño proporcional al resto de los cuadros, pero nunca arriba del organigrama Los organigramas se clasifican de acuerdo con varios criterios Por su contenido: estructurales, de funciones, de integración de puestos Por su ámbito de aplicación: generales, específicos Por su presentación: verticales, horizontales, mixtos, de bloque 8 Los organigramas también pueden referirse a diferentes conceptos como funciones desempeñadas, productos elaborados, clientes, regiones cubiertas o procesos Estructura por función Estructura por clientes Estructura por producto Estructura geográfica o territorial 9 Estructura por proceso Estructura matricial Estructura de red Este tipo de estructura se justifica cuando una empresa pequeña no puede cumplir todas sus funciones y contrata a otra para que las realice por ella 10 Documentos básicos de toda organización Manual de organización Los manuales de organización complementan la información que bosqueja un organigrama. El contenido del manual varía de acuerdo con el tipo y la cantidad de material que se desea detallar. A continuación se describen los elementos mas comunes que suelen incluir los manuales de organización. 1. Identificación 5. Antecedentes 2. Índice 6. Organigrama 3. Introducción 7. Estructura funcional 4. Directorio 11 Manual de procedimientos Los manuales de procedimientos son instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Los manuales de procedimientos, por sus características diversas, pueden referirse a: • Tareas y trabajos individuales • Practicas departamentales, cuando se indican los procedimientos de operación de toda una unidad administrativa y su relación con las demás. • Practicas generales en una área de actividad, como manuales de procedimientos de ventas, producción, personal, etc. 12 Carta de actividades Sirve para mostrar mejor las relaciones de las funciones y las obligaciones integradas a una estructura organizacional, se describen las acciones y las obligaciones de cada uno de los subalternos que participan en el logro de un objetivo específico Análisis de puestos Es el resultado del proceso de estudio e identificación del todos los componentes en una organización, incluyendo tareas, responsabilidades y funciones, también enlista las habilidades y capacidades que demanda la ejecución satisfactoria de los puestos. Debe proporcionar la siguiente información: 1. Identificación y naturaleza del puesto 2. Descripción del trabajo 3. Requerimientos de capacidad 4. Otros requerimientos 13 Dentro del análisis de puestos se utiliza con frecuencia el modelo de características del puesto, que es un marco útil no solo para analizar puestos, sino también para diseñarlos, identifica características principales de los puestos, sus interrelaciones y el impacto en la productividad del empleado, su motivación y satisfacción. A continuación se describen tales características: •Especialización del puesto •Rotación de puestos •Crecimiento del puesto •Enriquecimiento del puesto •Equipos de trabajo integrado •Equipos de trabajo autoadministrados 14
