ERP Enterprise Resource Planning 1 Dr. Adrián Sevilla @ Historia Breve historia de los Sistemas ERP Redundant Effort) En esta época, la práctica habitual es incluir el software básico gratis con la venta del hardware, teniendo que contratar desarrollos a medida para cubrir cualquier otra necesidad. IBM anuncia que a partir de enero de 1970 ciertos paquetes de software iban a comenzar a venderse por separado, dando por finalizada la era en la que el software se consideraba un derecho ilimitado inherente a la compra del hardware. 1950 1960 1970 En la década de los 50 los ordenadores comienzan a expandirse por las universidades y ya en 1955 se crea la asociación SHARE (Society to Help Allieve 1945 1959 1967 El antecedente histórico más remoto de los actuales ERP's se encuentra en el año 1945. Durante la II Guerra Mundial el Gobierno estadounidense utilizó programas especializados para administrar los recursos de materiales (Gestión del Inventario) que se utilizaban en el frente de batalla. Bosch desarrolla una aplicación que puede considerarse la primera aproximación a lo que posteriormente se conoció como Material Requirement Planning (MRP) o Planificación de Necesidades de Materiales. El concepto de software como producto comienza a considerarse viable comercialmente y en 1967, la compañía International Computer Programs, Inc. (ICP) crea el primer catálogo de software con 49 aplicaciones. 2 Dr. Adrián Sevilla @ Historia Breve historia de los Sistemas ERP Joseph A. Orlicky escribe su obra “MRP, The New Way of Life in Production and Inventory Management” para después ser considerado como el padre del MRP moderno. Nace el ERP tal y como se conoce hoy. Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado el término "ERP" (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, en inglés). “Boom” de la informática. 1981 1975 1990 SAP MRP-II PS 1972 1980 1987 Se fundan la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente, como SAP y Oracle. Los programas que usaban las empresas para planificar su producción evolucionaron para empezar a incluir otros ámbitos además de las materias primas. Pasaron a denominarse MRP-II (Planificación de Recursos de Producción) e introdujeron algunos aspectos financieros como el coste de adquisición de las materias primas, el coste de la mano de obra, los costes logísticos, entre otros. Nace PeopleSoft que después fue adquirida por Oracle, evolucionó hacia el negocio de los ERP a partir de la elaboración de programas financieros. 3 Dr. Adrián Sevilla ERP @ Historia Breve historia de los Sistemas ERP Los ERP se popularizaron y empezaron a integrar funciones que hasta entonces realizaban otras aplicaciones, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de la cadena de suministro (SCM) 2000 Solmicro 1994 Nace la empresa española Solmicro. 2002-ACTUALIDAD La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. Ambas compañías fueron el origen de su actual solución ERP Dynamics. 4 Dr. Adrián Sevilla @ ¿Qué es un ERP? Enterprise Resource Planning Enterprise Resourse Planning • Es una aplicación de software que automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio así como la producción y distribución. • Los sistemas ERP unen y sincronizan todas las operaciones de la compañía incluyendo: – – – – – 5 Recursos Humanos Finanzas Manufactura Distribución Conectar a la empresa con sus clientes y proveedores Dr. Adrián Sevilla @ ¿Qué es un ERP? Es un sistema que busca satisfacer las demandas de gestión empresarial, con base en el concepto de una solución que permita a las empresas unificar diferentes áreas o departamentos de productividad. Producción Inventario Contabilidad Compra RRHH ERP Producción De Planificación Entrega Ingeniería BI Ventas 6 Dr. Adrián Sevilla @ ¿Qué es un ERP? Los ERP ofrecen una interfaz con el usuario para ejecutar las transacciones de la empresa y bases de datos centralizada para almacenar toda la información. 7 Los ERP son considerados como la evolución natural de los sistemas de planeación de recursos de manufactura (MRP & MRP II). Se posicionan como la integración de los diferentes sistemas de información en todas las áreas de las empresas. Dr. Adrián Sevilla @ Sistemas ERP La doctrina considera de forma mayoritaria como antecedentes de lo que actualmente conocemos como ERP, a los sistemas MRP que surgieron en un entorno empresarial caracterizado por una parte, por el interés de las empresas en predecir la demanda y estimar las cantidades de materiales necesarias para la producción y por otra parte, por los rápidos avances tecnológicos. 8 Estos dos aspectos impulsaron posteriormente nuevas versiones en las que se integran gradualmente las áreas distintas organizativas, marketing, contabilidad y finanzas, en una base de datos de uso común que además permitía obtener los informes más rápidamente. Dr. Adrián Sevilla @ Representación de un ERP 9 Dr. Adrián Sevilla @ Objetivos del ERP • Optimización de los procesos empresariales. • Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). • La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. 10 Dr. Adrián Sevilla @ Beneficios e impactos • Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales. • Integración entre las funciones de las aplicaciones. • Reduce los costos de gerencia. • Incrementa el retorno de inversión. • Fuente de infraestructura abierta. 11 Dr. Adrián Sevilla @ Razones • Integración de la información financiera. • Integración de la información de los pedidos de los clientes. • Estandarizar y agilizar los servicios de manufacturas. • Minimizar el inventario. • Estandarizar la información de RH. 12 Dr. Adrián Sevilla @ Características La implantación de los sistemas ERP a partir de la década de los setenta supuso un gran avance en la gestión empresarial al poder aprovecharse las ventajas derivadas de sus principales características. Esta circunstancia se vio favorecida adicionalmente por factores como los avances de la informática, la difusión de Internet y el desarrollo de la integración con las aplicaciones de proveedores y clientes (Business to Business —B2B— y Business to Customers — B2C— respectivamente). Entre las características más destacadas de los ERP podemos señalar siguientes: 13 1.Integrales. 2.Modulares 3.Adaptables Dr. Adrián Sevilla @ Características • Integrales. Permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. 14 Dr. Adrián Sevilla @ Características • Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. 15 Dr. Adrián Sevilla @ Características • Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. 16 Dr. Adrián Sevilla @ Otras características • Base de datos centralizada. • Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. • En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. • Las empresas que lo implantan suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. 17 Dr. Adrián Sevilla @ Estructura básica 18 Dr. Adrián Sevilla @ Estructura básica Según lo anterior se pueden distinguir los siguientes componentes: 1. Infraestructura de hardware y comunicaciones. 2. Infraestructura de software. 3. Gestor de base de datos o, simplemente, la base de datos. 4. Aplicación. Este componente es el corazón del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. 19 Dr. Adrián Sevilla @ Funcionalidad • La funcionalidad de la ERP se encuentra dividida por módulos independientes, pero con la facilidad de interactuar entre ellos, según las necesidades del cliente. • De esta forma se ahorra tiempo y se minimizan los errores al no existir independencia entre las operaciones de la empresa, evitando la transferencia de datos o procesos diferentes de envió de información. 20 Dr. Adrián Sevilla @ ¿Qué hacen los ERP? Tareas principales: Tareas de apoyo: • Control, gestión y planeación de los recursos financieros. • Planeación de Productos. • Aprovisionamiento de Materiales. • Manejo de Inventarios. • Interacción con Proveedores. • Proveen Servicio a Clientes. • Seguimiento de órdenes. • Manejo de Recursos Humanos. • Gestión de costos de distribución y manufactura. 21 Dr. Adrián Sevilla @ ¿Cómo trabajan los ERP? 22 Fluye Facilita Provee Trabaja la información con la ayuda del ERP a lo largo y ancho de la empresa proveyendo una sola visión de la información. el intercambio de datos entre las divisiones de la corporación. prácticas de negocio probadas en un solo sistema de información. de forma modular, pero al mismo tiempo en coordinación e integración con el resto de módulos que conforman el ERP completo. Dr. Adrián Sevilla @ Procesos de negocio Los requerimientos de la empresa Planeación Aprovisionamiento Con todos estos requerimientos. Recepción Almacenamiento Necesidades generales: • Apoyo a la gestión de calidad. • Control de costo. • Trazabilidad. • Flujo controlado de la cadena. ¿Cómo se puede resolver? Producción 23 Despacho Servicio al cliente Dr. Adrián Sevilla @ La solución SISTEMA ANALITICO SISTEMA COLABORATIVO 24 SISTEMA OPERATIVO SISTEMA CRM SISTEMA TRANSACCIONAL PROCESOS DE NEGOCIOS Dr. Adrián Sevilla @ Pronostico de demanda Campañas Mercadeo Solución propuesta por un ERP Comercio Electrónico Preventa Administrador de Bodegas Venta Portal Inventario COMERCIAL Gestión del Servicio BI Conexión Sistema a Sistema 25 Portal MANUFACTURA Postventa CRM Ingeniería de producto Compras Cuentas por Pagar Planeación de Producción Programación de Producción Costos Cuentas por cobrar Control de Calidad FINANZAS Consolidación Financiera Contabilidad Manteni miento Dr. Adrián Sevilla @ Sistemas Complementarios Adicionales y opcionales CRM TMS Transport Management System (Sistema de Gestión de Transporte) DP Demand Planning (Planificación de demanda) APS Advanced Planning and Scheduling (Planificación Avanzada y programación) Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con el Cliente) BPM Business Process Management (Gestión de Proceso de Negocio) WMS Warehouse Management System (Sistema de Administración de Inventarios) SCM Supply Chain Management (Gestión de la cadena de suministro) 26 Dr. Adrián Sevilla @ Beneficios esperados 1 2 3 4 5 6 7 8 Disminuye los costos de producción y de gestión de inventario. Mejora el servicio a los clientes. Planea y pronostica la demanda de producto. Permite anticipar los costos. Asegura que los materiales requeridos estén disponibles cuando se necesitan. Mejorar el flujo de procesos. Reducir Inventarios. Información al cliente adecuada y validada. 27 Dr. Adrián Sevilla @ Justificación de la inversión Puntos para sustentar la inversión. Punto Punto 02 Se mejora el proceso y tiempos de entrega. Punto 01 Las plantas tienden a ser más eficientes. 28 03 Punto Mejora la calidad: 04 Se reducen los tiempos de espera. Incrementa la precisión del Inventario. PUnto • Aumentando las ventas por un mejor servicio al cliente. • La empresa obtiene mayor competitividad en forma sostenible. 05 Reduce el inventario “workin-process” . Dr. Adrián Sevilla @ Riesgos en el negocio Porque no todo lo que brilla es oro. Punto 03 Punto Aunque se trata de Punto tecnología lo más importante son las Que el sistema personas. no se ajuste a Alta incertidumbre los cambios. en el software. 02 Punto 01 Fuerte inversión inicial. 29 04 Punto 05 A los empleados les son asignadas responsabilidades más grandes. Dr. Adrián Sevilla @ Factores de costo a largo y corto plazo • Costos de Implementación. • Costos internos y de Consultoría. • Costos de Mantenimiento – Personal de soporte ( HW + Comunicaciones. ) – Servicios de terceros (Técnicos y funcionales) • Plataforma tecnológica. 30 Dr. Adrián Sevilla @ Impactos en la industria • Mayor Visibilidad. • Bajan los costos totales en la cadena de suministro. • Acortan los tiempos de producción. • Reduce el Inventario al mínimo. • Coordina demanda, abastecimiento y producción. • Mejora la calidad del producto. • Incrementa la confiabilidad de las fechas de entrega comprometidas. 31 Dr. Adrián Sevilla @ Factores críticos de éxito -Compromiso de TODOS los Trabajadores Personas -Entrenamiento -Capacidad Competitiva -Disposición al Cambio Informática System Actividades Técnicas Calidad y Exactitud Información 32 Planeación Infraestructura HW-SWComunicaciones Organización Estructura Organizacional Funciones Negocio Procesos, políticas Delegación, apoyo Plan Implementación Actividades Procedimentales Calidad y exactitud Información Dr. Adrián Sevilla @ Temas a tener en cuenta • Costo total de implementación. • Difícil de decir cuando se recupera la inversión. • Impacto Político y cultural. • Dependencia en proveedores. • El éxito depende en gran medida del compromiso de la alta gerencia. • “Re-ingeniería” 33 Dr. Adrián Sevilla @ ¿Cómo afectan al cliente? • Reduce errores en los pedidos, facturación y envío. • Disminuye los tiempos de espera – Lead Times. • Incrementa la calidad. • Incluye al cliente en el proceso “Extranets”. 34 Dr. Adrián Sevilla @ Empresas que usan ERP 35 Dr. Adrián Sevilla @ Principales proveedores ERP OPENBRAVO: Tiene una gran contribución a la comunidad internacional con los usuarios y partners desarrolladores. ORACLE: Ideal para la pequeña y grande empresa. SAP: destaca la base de datos centralizada que permite optimizar y controlar todos los datos de la empresa desde un único sistema. 36 Microsoft: Mayormente enfocado al área financiera, a la producción y a la gestión de relaciones con los clientes. ADEMPIERE: Proyecto de código abierto para negocios. Las áreas de negocio que cubre el sistema Adempiere son: ERP, SCM, CRM, finanzas y solución integrada de punto de ventas. Dr. Adrián Sevilla @ Metodología para la selección de ERP Metodología para la Selección y Adquisición de Soluciones Automatizadas 37 Dr. Adrián Sevilla @ Importancia de la metodología Organización y sistematización del proceso de selección y adquisición. Organizar Definir Establecimiento de criterios formales para la selección de alternativas (funcionales y técnicos). Formalizar Evaluar 38 Definición adecuada de requerimientos empresariales y procesos a ser soportados. Evaluación de aspectos técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento, entre otros. Dr. Adrián Sevilla @ Estructura de la metodología para la selección de un sistema ERP FASE 1 FASE 2 FASE 3 Selección del ERP Selección del Equipo de consultoría Presentación y Planificación general del proyecto 39 Dr. Adrián Sevilla @ Selección del ERP – FASE 1 1. 2. 3. 03 Documentar las necesidades y determinar equipo de proyecto. Criterios de selección. Búsqueda de información (contactos iniciales, entrevistas y evaluación). 02 La definición de las áreas y funciones de la empresa que se abarcarán con el ERP, esta definición debe contemplar los planes estratégicos de la empresa y debe tener una visión a largo plazo. 01 Dirección (Responsable de gestión de la empresa), Gerente de proyecto (Coordinador), equipo de proyecto, grupo de usuarios, grupo de calidad (metodologías de planificación y desarrollo de sistemas) y consultores externos. 40 Dr. Adrián Sevilla @ Tipos de Criterios ponderados de Evaluación Criterios Funcionales Funciones que cumple el Sistema y procesos que contempla. Criterios Técnicos Necesidades de Hardware y equipamiento técnico necesarios para utilizar el producto. Criterios Económicos Relacionados con el costo de las licencias, servicios de mantenimiento y de implementación. Criterios de Servicio Puntos específicos del servicio que brinda el proveedor en términos de implementación y soporte. Criterios de Proveedor Permiten la evaluación en términos de crecimiento, facturación anual, ubicación, otros clientes y experiencia. Criterios Estratégicos Planes de negocio y plan estratégico de la compañía. 41 Dr. Adrián Sevilla @ Selección del Equipo de consultoría – FASE 2 Negociación 04 03 Evaluación Entrevistar los posibles candidatos 02 01 Definir criterios de evaluación. 42 Dr. Adrián Sevilla @ Criterios ponderados para seleccionar la consultora 43 Dr. Adrián Sevilla @ Presentación y Planificación general del proyecto – FASE 3 Configuración del sistema. 02 01 Cronograma de implementación 44 Dr. Adrián Sevilla @ La parametrización del sistema (o customizing) es la característica de los sistemas que contribuye en modo determinante a la flexibilidad, utilidad y éxito porque representa la posibilidad del usuario final de definir las características funcionales de los módulos activos, de acuerdo con la estructura de los procesos operativos y estratégicos de la empresa. Proporciona un conjunto bastante amplio de variables que activan o desactivan funciones o procedimientos generales o personalizan la forma de realización de estas funciones o procedimientos, de manera que permiten adaptar el funcionamiento del sistema a las distintas estrategias empresariales y procesos de negocio. 45 Fuente: Pagés (2007) Dr. Adrián Sevilla @ Ejemplos: Perfiles de usuarios Tiempo máximo de almacenamiento por producto Número de correcciones permitidas del conteo inventario Número máximo permitido de días de retraso en la entrega de un pedido cliente. Alertas específicas Datos generales de la empresa, sucursales, almacenes, etc. Sectores/Canales de Distribución autorizados Cálculos (%) de impuestos específicos. Opciones preestablecidas en los documentos generales (logos, encabezados, usuarios autorizados, etc.). Estilo de las pantallas de interacción con el usuario. Monedas a utilizar. Asignación de vendedores a sectores/oficinas de venta. Condiciones de facturación (precios, recargos, descuentos, etc.) 46 Fuente: Pagés (2007) Dr. Adrián Sevilla @ Contenido de la Propuesta de la Consultora – Puntos a incluir Tiempo estimado de implementación. Fecha estimada de arranque del proyecto y de puesta en marcha. Costos del proyecto (implementación y soporte post implementación). Listado de consultores del equipo de trabajo CV y su función en el equipo. Plan de contingencia en caso de no cumplir con el tiempo o los costos estimados. Alcance del trabajo: implementación, mantenimiento, capacitación a usuarios y analistas. Metodología a utilizar. Referencias de otros proyectos en los que han trabajado. Listado con las obligaciones y recursos que tendrá que proveer la empresa (equipo de analistas funcionales y usuarios, equipamiento, etc.) Experiencia comprobable en la implementación. 47 Fuente: Pagés (2007) Dr. Adrián Sevilla @ El proceso de inversión en sistemas ERP 48 Dr. Adrián Sevilla @ El proceso de inversión en sistemas ERP Las fases que componen el proceso de inversión en un sistema ERP sólo pueden ser fácilmente delimitables desde un punto de vista teórico, ya que en la práctica los límites de dichas fases son difusos y, por tanto, suelen solaparse entre sí. No obstante, tradicionalmente suelen distinguirse las siguientes fases en el proceso de inversión en un ERP: Mantenimiento y Evolución. Utilización o Funcionamiento. Implantación. Selección y Adquisición. 49 Dr. Adrián Sevilla @ Selección y adquisición Se comienzan por analizar las características y ofertas de cada proveedor de sistemas ERP en función de las necesidades de los usuarios de la empresa, previamente determinadas en la fase de planificación. Puesto que la oferta de 50 sistemas ERP que una empresa puede encontrar en el mercado es bastante amplia, deben considerarse una serie de aspectos para seleccionar aquel que en mayor medida responda a los requerimientos y a la estructura organizativos. Dr. Adrián Sevilla @ Selección y adquisición 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 51 Consideración de las bases de datos. Importancia del hardware. Estrategia de implantación. Modalidad de implantación. Tamaño de la empresa. Idioma y otras cuestiones culturales. Preparametrizaciones respecto a los sectores económicos. Dr. Adrián Sevilla @ Selección y adquisición Una vez elegido el sistema ERP, se suele proceder a contactar con las diversas consultoras que se encargan de implantar estos sistemas en las empresas. Serán precisamente estas organizaciones las que darán a conocer a la empresa interesada las características del ERP que desean 52 implantar, su adaptación a los requerimientos planteados por sus directivos, una estimación de las distintas fases que formarán parte de la implantación y un presupuesto aproximado de los costes vinculados al proceso entre los que se incluye la formación de los futuros usuarios. Dr. Adrián Sevilla @ Selección y adquisición A la vista de las distintas opciones se selecciona una de ellas y se formaliza el acuerdo a través de un contrato en el que se detallarán los módulos a implantar, el grupo de profesionales que se encargará de la formación 53 previa del personal y su posterior implantación propiamente dicha, las horas estimadas de servicio, el plan de ejecución y el precio final estimado del proyecto. Dr. Adrián Sevilla @ Implantación Puede resultar relativamente sencilla cuando la organización tiene una estructura simple u opera en pocas zonas geográficas, aunque esta situación no haya sido la más común entre las empresas que comenzaron demandado los sistemas ERP. Así, puesto que la estructura de la organización incide en la dificultad de su implantación, será necesario conocer el alcance del proceso, entendiéndose como tal: 1. 54 La extensión de la implantación a realizar, así como las ventajas que se esperan obtener del sistema ERP, dependiendo éstos del número de módulos que se vayan a implantar. 2. La modificación que se realizará para cada unidad organizativa en lo que se refiere a la coordinación de sus funciones, su autonomía, etc. 3. La dificultad que se asocia al desarrollo del proyecto. Cuanto mayor sea el alcance, mayor participación se requerirá por parte de sus miembros para lograr el éxito, además de mayores costes y más riesgo de fracaso. Dr. Adrián Sevilla @ Implantación El asesoramiento puede ser prestado por individuos de la propia organización o de firmas consultoras, encargándose ambos grupos de las distintas fases del proceso. De ahí que puedan darse tres situaciones durante la fase de implantación: 1. La Alta Dirección toma las decisiones más relevantes relacionadas con el proceso de implantación, bien porque el proceso se considere de tal importancia que no pueda ser delegado en los responsables de las tecnologías de la información, bien porque estos últimos no posean la experiencia necesaria 55 2. 3. para desempeñar las funciones necesarias. La implantación se delega en quienes desempeñan funciones relacionadas con las tecnologías de la información, cuya perspectiva vendrá marcada por el cumplimiento del presupuesto estimado y de los plazos previstos. Ninguno de los sujetos anteriores posee la cualificación suficiente para desempeñar con éxito el plan trazado. Dr. Adrián Sevilla @ Implantación En general, las capacidades que se requieren para los miembros del equipo encargado del proceso están relacionadas con: 1. La dirección de proyectos. 2. La formación de usuarios y comunicación 3. El dominio de la tecnología que se va a instalar 4. La habilidad para el desarrollo y modificación de los sistemas de información de la compañía. 56 Dr. Adrián Sevilla @ Implantación En este mismo sentido, también necesitan tener conocimientos sobre los siguientes aspectos: 1. Sobre el negocio. 2. Técnico. 3. Acerca de la organización. 4. Sobre el producto. 5. Del proyecto. 57 Dr. Adrián Sevilla @ Utilización Una vez dadas por concluidas las pruebas de comprobación de los consultores, comienza la fase de utilización o funcionamiento normal del sistema ERP en la empresa. Tras la implantación del ERP, su utilización diaria constituye una verdadera 58 prueba para la compañía. Como se mencionó anteriormente, los usuarios pasarán a realizar las operaciones normales de la gestión organizativa, las cuales quedarán registradas en el sistema y de las que deberán verificar la información generada para cada área. Dr. Adrián Sevilla @ Utilización En general es importante destacar la importancia de establecer un sistema de evaluación del rendimiento de los sistemas ERP, puesto que éste podría influir en los siguientes factores: 1. Verificar la relevancia de la inversión en sistemas ERP. 2. Conocer los resultados obtenidos por las distintas áreas organizativas. 3. Determinar el impacto del sistema ERP en cada operación realizada en el ámbito empresarial y facilitar el mantenimiento de la ventaja competitiva alcanzada por la firma en el mercado en el que 59 4. 5. opera. Establecer la influencia sobre la gestión organizativa y la mejora en la eficacia y eficiencia lograda por la empresa en su conjunto tras la implantación y entrada en funcionamiento del ERP. Concretar en mayor medida la modificación experimentada por los individuos que forman parte de dicha organización y que, en último término, conforman el conjunto de usuarios finales del sistema. Dr. Adrián Sevilla @ Mantenimiento y evolución Resulta difícil delimitar las fases del proceso de inversión en un sistema ERP, esta cuestión se acentúa en el caso de su mantenimiento y evolución. Lógicamente, la inversión en un ERP requiere la realización de un correcto mantenimiento del sistema, siendo su tamaño, el número de usuarios que lo utilizan o el volumen de operaciones que realice la empresa, los determinantes necesarios para conocer el 60 tiempo que los consultores deberán dedicar a esta labor. Las relaciones que se producen entre la empresa y la firma consultora en esta fase se plasman en un nuevo contrato denominado de soporte o de mantenimiento. Éste regirá los servicios de soporte de la firma consultora durante esta etapa en la que se suelen suceder problemas relacionados con los errores de configuración, el diseño de informes, etc. Dr. Adrián Sevilla @ Mantenimiento y evolución En términos generales, el mantenimiento de un sistema de información consiste en la corrección de los errores que puedan surgir durante su funcionamiento y la mejora y desarrollo de los procesos que puedan emplear la compañía tras la implantación del sistema. Si nos centramos en los sistemas ERP, esta labor se concreta en lo siguiente: 1. 61 Personalización del sistema ERP a las necesidades de la empresa. 2. Ampliación de sus funciones según las necesidades que vayan surgiendo durante el transcurso de la fase de funcionamiento. 3. Adopción de las modificaciones realizadas por el proveedor del sistema ERP mediante la adquisición de nuevas versiones o actualizaciones. Dr. Adrián Sevilla @ Principales cuestiones a considerar al implantar un ERP De forma genérica, se pueden agrupar las principales cuestiones a considerar en la implantación de un sistema ERP teniendo en cuenta la fase en la que se manifiesten: 1. Planificación. 2. Adaptación al sistema ERP. 3. Funcionamiento. 62 Como se aprecia, la mayoría de las cuestiones no están tan estrechamente relacionadas con la tecnología en sí, sino con otros factores como la resistencia al cambio de los usuarios, por lo que sería recomendable que dichos riesgos fuesen ya tenidos en cuenta desde el comienzo del proceso. Dr. Adrián Sevilla @ Principales cuestiones a considerar al implantar un ERP Con mayor precisión, otros riesgos que pueden encontrarse en el transcurso del proceso de implantación son: 1. Falta de coordinación entre el sistema ERP y los procesos empresariales. 2. Planificación incorrecta de las fases posteriores a la implantación. 3. Desconocimiento de las 63 4. 5. 6. 7. necesidades de información para la gestión. Descentralización en la toma de decisiones. Complejidad del proceso de implantación. Resistencia al cambio. Falta de gestión del cambio organizativo. Dr. Adrián Sevilla @ Principales cuestiones a considerar al implantar un ERP Por último, es necesario señalar las desviaciones (misfits, desajustes) que suelen aparecer entre lo que realmente proporciona el sistema ERP y lo que la organización necesita. Tales desviaciones podrían ser clasificadas como: 64 1. De datos. 2. Funcionales. 3. De salida. Dr. Adrián Sevilla @ Referencias Para obtener información de primera mano visite los siguientes sitios. Varios Autores Evolución histórica de los sistemas ERP: de la gestión de materiales a la empresa digital Varios Autores. Implantación de un sistema ERP en una organización. 65 DataPrix ¿Cuál es el origen de los ERP? Joaquín Delgado Evolución en los sistemas de gestión empresarial Del MRP al ERP Ángelo Benvenuto Vera Implementación de sistemas ERP, su impacto en la gestión de la empresa e Integración con otras TIC. José Santos Adaptación de los sistemas ERP al modelo de EBusiness. Dr. Adrián Sevilla @ Fin de presentación 66 Dr. Adrián Sevilla @
