4 Actividad procesos adminsitrativos
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TALLER 13 PROCESO DE ADMINISTRACION CARMEN SILVERA CHIMA JUAN CARLOS AGUILAR ESTUDIANTES SANDY ROMERO TUTORA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO INDSUTRIAL Y DE ENERGIAS ALTERNATIVAS ACTIVIDAD 13 1. Qué opinas de la primera lectura, y qué relación tiene con el proceso administrativo. La primera lectura nos enseña que somos capaces de aprender muchas habilidades y destreza que en su mayoría desconocemos, muchas veces nos conformamos con lo poco que tenemos sin buscar y explorar nuevas posibilidades que nos ayuden a un cambio definitivo, siempre el fracaso si lo sabemos tomar es un nuevo comienzo. 2. Cuáles son los elementos o conceptos que puedes resaltar de esta lectura en relación con el tema estudiado. Necesidad Desarrollar habilidades Descubrir oportunidades Desarrollar grandes soluciones 3. Qué opinas de la segunda lectura, y que elementos del proceso administrativo se identifican allí. La lectura de los gansos demuestra claramente el trabajo en equipo: como todos se apoyan ocupando un lugar importante en la formación, cuando el líder se cansa otro ocupa su lugar y los de atrás apoyan a que los de adelante sigan, La Organización: Todos tienen un lugar en la formación y un papel que cumplir hay un líder, otros que alientan, otros que reemplazan, Planeación: En caso de accidente, cansancio o disparos ya tienen planeado que se va a hacer y que función cumple cada uno, sin olvidar que en la planeación está el objetivo de llegar a la meta, La Dirección: el líder siempre muestra fortaleza, indicando qué camino tomar en que momento descansar y definiendo el destino, y Control: A parte también se ven valores como la motivación, la solidaridad, hay estabilidad en los trabajos, equidad, orden y ante todo unión, cuando hay unión se puede ver claramente el desarrollo de las actividades trazadas. 4. Define cada uno de los principios de la administración que son enunciados a continuación: División de tareas La división del trabajo es de orden natural: se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas; se advierte en las sociedades humanas, en que cuanto más completo es el cuerpo social, tanto mayor y más estrecha es la relación entre la función y el órgano. A medida que la sociedad crece aparecen nuevos órganos destinados a remplazar al órgano único primitivamente encargado de todas las funciones. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo. EI obrero que fábrica toda los días la misma pieza y el jefe que trata constantemente los mismos negocios, adquieren una habilidad, una seguridad y una precisión que acrecen su rendimiento. Cada cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye la producción. La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio de obtener el máximo provecho de los individuos y de las colectividades. No se aplica solamente a las tareas técnicas sino a todos los trabajos, sin excepción, que ponen en movimiento un número más o menos grande de personas y que exigen de éstas varias clases de capacidad. Tiende, en consecuencia, a la especialización de las funciones y a la separación de los poderes. Por más que sus ventajas sean universalmente reconocidas y que no sea factible imaginar la posibilidad del progreso sin el trabajo especializado de los sabios y de los artistas, la división del trabajo tiene límites que la experiencia y el sentido de la medida enseñan a no franquear Autoridad. La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una sanción -recompensa o penalidad- que acompaña al ejercicio del poder. La Responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la autoridad, nace una responsabilidad. La necesidad de sanción, que tiene su fuente en el sentimiento de justicia, es confirmada y acrecentada por la consideración de que, en beneficio del interés general, es menester alentar las acciones útiles e impedir las que no tienen este carácter. La sanción de los actos de la autoridad forma parte de las condiciones esenciales de una buena administración. En la práctica dicha sanción es generalmente difícil de aplicar, sobre todo en las grandes empresas: es necesario establecer primero el grado de responsabilidad y después la cuantía de la sanción. Pues, si es relativamente fácil establecer la responsabilidad de los actos de un obrero y la escala de sanciones correspondientes, la tarea es más ardua con respecto a un capataz, y a medida que se asciende en la línea jerárquica de las empresas, que las operaciones son más complejas, que el número de los agentes que intervienen es mayor, que el resultado final es más lejano, es cada vez más Difícil determinar el grado de influencia del acto de autoridad inicial en el efecto producido y establecer el grado de responsabilidad del jefe. La medida de esta responsabilidad y su equivalencia material escapan a todo cálculo. De ello se infiere que la sanción es una cuestión de uso, convencional, y que el juez, al establecerla, debe tener en cuenta el acto mismo, las circunstancias que lo rodean y la repercusión que la sanción puede tener. El juzgamiento exige alto valor moral, imparcialidad y firmeza. Si no se cumplen todas estas condiciones, es de temer que el sentimiento de la responsabilidad desaparezca de la empresa. La responsabilidad, valientemente ejercida y soportada, es una fuente de respeto, es una clase de coraje muy apreciada en todas partes. Se tiene una prueba palpable de ello en el trato de algunos jefes de industria, muy superior al de ciertos funcionarios del Estado de grado equivalente, pero sin responsabilidades. Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades. Un buen jefe debe tener y expandir a su alrededor el coraje de las responsabilidades. La mejor garantía contra los abusos de autoridad y las debilidades de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor moral. Es sabido que ni la elección ni la propiedad confieren este valor Disciplina. Consiste en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones de la empresa y sus agentes. El estado de disciplina de un cuerpo social depende esencialmente del valor de los jefes. Además del mando, otro de los factores que influyen sobre la disciplina son los convenios, los cuales deben ser claros y dar satisfacción a ambas partes en todo lo que sea posible La disciplina es el respeto de los convenios que tiene por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Se impone a los más altos jefes como a los agentes más modestos. Los medios más eficaces para establecer y mantener la disciplina son: buenos jefes en todos los nivele jerárquicos, convenios tan claros y equitativos como sea posible, sanciones penales juiciosamente aplicadas Unidad de mando. Para la ejecución de un acto cualquiera un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe. Desde el momento en que dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo hombre/servicio se observan estas consecuencias: la dualidad cesa por la desaparición y/o anulación de uno de los jefes y la salud social renace; o el organismo continúa debilitándose, pero en ningún caso se produce la adaptación del organismo social a la dualidad de mando. Otras consecuencias son: hesitación en el subalterno, confusión, choque de intereses opuestos, disgusto en un jefe, desorden en el trabajo. Una imperfecta delimitación de los servicios conduce también a la dualidad de mando al igual que las continuas relaciones entre los distintos servicios y las atribuciones a menudo imprecisas. Es necesario dividir las atribuciones y separar los poderes de los distintos jefes Unidad de dirección. Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. Es la condición necesaria para la unidad de acción, de la coordinación de fuerzas y de la convergencia de esfuerzos. La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección, pero no deriva de ésta. La unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social, la unidad de mando depende del funcionamiento del personal Subordinación del interés individual al bien común. En una empresa el interés de un agente/grupo no debe prevalecer contra el interés de la empresa. Cuando dos intereses de orden diverso, pero igualmente respetables, se contraponen, se debe buscar la forma de conciliarlos. Los medios para esta conciliación son: la firmeza y buen ejemplo de los jefes, convenios tan equitativos como sea posible, una atenta vigilancia Remuneración. Constituye el precio del servicio prestado, debe ser equitativa y, en lo que sea posible, dar satisfacción al personal y a al empresa, al empleador y al empleado. La tasa de la remuneración depende, primero, de circunstancias independientes de la voluntad del patrón y del valor de los agentes (carestía de la vida, situación SE de la empresa), segundo, del valor de los agentes, y por último del modo de retribución adoptado. La apreciación de estos factores (1y 2) exige un conocimiento profundo de los negocios, criterio e imparcialidad. Mediante el modo de retribución del personal se busca: que asegure una remuneración Equitativa, que estimule el celo, recompensando el esfuerzo útil y que no pueda conducir a excesos de remuneración, rebasando el límite razonable. Modos de retribución: pago por jornal, pago por tarea, pago por pieza, primas, participación en los beneficios, subsidios en especie, instituciones de bienestar, satisfacciones honoríficas Centralización. Es un hecho natural que consiste en que en todo organismo, las sensaciones convergen hacia el cerebro o la dirección y en que de ésta o aquél parten las órdenes que ponen en movimiento todas las órdenes del organismo. Es una cuestión de medida, se debe hallar el límite favorable a la empresa (pequeñocentralización absolutas- agentes de ejecución). El grado de centralización debe variar según las circunstancias. La medida de la centralización o descentralización puede ser constantemente variable, ya que el valor absoluto o relativo del jefe y de los agentes está sujeto a continua transformación. Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados pertenece a la descentralización; todo lo que disminuye la importancia de este papel pertenece a la centralización La Jerarquía. Está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que sigue, pasando por todos los grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas. Este camino está impuesto a la vez por la necesidad de una transmisión segura y por la unidad de mando. A veces es necesario conciliar el respeto de la vía jerárquica con la obligación de obrar rápidamente. El principio jerárquico quedará salvaguardado si los jefes han autorizado a sus agentes respectivos a entrar en relaciones directas; y la situación quedará regularizada si ellos informan inmediatamente a sus jefes respectivos sobre lo que han hecho de común acuerdo. Si los agentes quedan de acuerdo y sus operaciones son aprobadas por sus jefes inmediatos las relaciones directas pueden seguir; desde el instante en que el acuerdo desaparece o que la aprobación de los jefes falta las relaciones directas cesan y la vía jerárquica queda inmediatamente restablecida. Es una falta apartarse de la vía jerárquica sin necesidad, pero es una falta mucho mayor seguir dicha vía cuando de ello resulte un perjuicio para la empresa. Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar (orden material). Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar (orden social). El orden debe tener por resultado evitar las pérdidas de materiales y de tiempo, el lugar debe ser elegido para facilitar las operaciones tanto como sea posible, sino es así el orden es aparente, y puede encubrir un desorden real. El orden perfecto implica un lugar juiciosamente elegido, el orden aparente no es sino una imagen falsa o imperfecta del orden real. La limpieza es un corolario del orden. (Cuadro gráfico). Para el orden social es indispensable que se haya reservado un lugar a cada agente y que cada agente esté en el lugar asignado. El orden perfecto exige que el lugar convenga al agente y que el agente convenga al puesto, esto supone una buena organización y un buen reclutamiento (funciones administrativas). El orden social exige un conocimiento exacto de las necesidades y de los recursos sociales de una empresa, y un equilibrio constante entre ellas (cuadro gráfico o esquema). Equidad. La justicia es la realización de los convenios establecidos. A menudo es necesario interpretar o suplir la insuficiencia de estos convenios. Para que el personal sea estimulado a emplear en sus funciones toda la buena voluntad y sacrificio de que es capaz, hay que tratarlo con benevolencia. La equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia. La equidad no excluye la energía ni el rigor, exige en su aplicación buen sentido, experiencia y contacto. El jefe tiene como mayor preocupación el hacer penetrar el sentimiento de equidad en todos los niveles de la escala jerárquica Estabilidad del personal Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y llegar a desempeñarla bien, admitiendo que esté dotado de las aptitudes necesarias. En general, el personal dirigente de empresas prósperas es estable; el de las en bancarrota es inestable: la inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de las malas situaciones. Sin embargo, los cambios de personal son inevitables: edad, enfermedad, retiro, muerte, que perturban la constitución del cuerpo social. (Cuestión de medida) Iniciativa. Es la posibilidad de concebir y de ejecutar; es un poderoso estimulante de la actividad humana. En todos los niveles de la escala social, el celo y la actividad de los agentes son acrecentados por la Iniciativa. Se debe estimular y desarrollar esta facultad lo más que se pueda; sin embargo, se debe considerar en sus limitaciones, enmarcadas dentro de los principios de autoridad, disciplina, etc. Espíritu de equipo. La unión hace la fuerza. Para su desarrollo, se debe cumplir el principio de la unidad de mando y evitar el peligro de dividir el personal y abusar de las comunicaciones escritas. Las relaciones deben ser verbales en lo posible, es más rápido, claro y armónico. El código administrativo es indispensable. En toda empresa, sea comercial, industrial, política, religiosa, de guerra o filantrópica existe una función administrativa a cumplir y para ello es necesario apoyarse sobre principios, sobre verdades admitidas y comprobadas. Los principios de la administración, tienen en cuenta generalmente el éxito de las asociaciones y la satisfacción de los intereses económicos 6. ¿En qué consiste el principio de flexibilidad en el proceso de planificación? La flexibilidad se trata que a pesar de los planes y metas, debemos siempre estar a abiertos al cambio y que esas metas trazadas puedan amoldarse fácilmente a un cambio o a nuevos planes y que no le quede difícil empalmarlo con el que está ya realizado teniendo en cuenta siempre al personal, el tiempo, los recursos, que está involucrado. 7. ¿Por qué es importante planificar? Es importante planear, porque con la planeación se puede conseguir llegar a las metas trazadas fijándola con precisión y describirla por escrito. Un plan tiene un objetivo de cuándo debe realizarse, como y cuanto plazo tenemos para ello. Porque el objetivo debe alcanzarse en tiempo estipulado y con la calidad y eficiencia requerida. Apoya el desarrollo de métodos de utilización adecuada de los recursos. No hay incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Se prepara para las posibles dificultades con las mayores garantías de éxito. Nos ayuda a mirar siempre a futuro Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. 8. Considerando los tipos de planes, dé al menos tres ejemplos de cada uno. Estratégicos. Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes. Ejemplo: ofertas, promociones, descuentos, remates y demás. Tácticos o funcionales. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Operativos. Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. 9. Qué importancia tiene el recurso humano en una organización. El recurso humano es fundamental en la organización porque de los trabajadores y sus condiciones de trabajo depende el desempeño de ellos en sus labores aumentando la producción y disminuyendo el tiempo de producción. Cuando la organización se preocupa por la capacitación del empleado y su parte emocional es una organización que tiene un excelente ambiente laboral. 10. Considerando los tipos de control explique cómo se vinculan con los Procesos de planificación, organización y dirección. En la planificación 12. ¿Cuáles son las funciones administrativas? Planificación, organización, dirección y control 13. ¿Cuáles son las características para alcanzar el éxito? “concentrarnos en nuestro objetivo” “reunir recursos o capacitacion para lograr el objetivo” “rodéarse de personas orientadas a soluciones.” “no permitir que la adversidad nos desvíe de nuestro curso” 14. Dar un concepto propio de: Previsión, Planeación, Integración, Organización, Dirección, Coordinación, Supervisión y Control. Previsión, disposición o preparación que poseemos para prevenir algo que puede Suceder. Planeación, capacidad del ser humano para la toma de decisiones, con base a la realidad y el conocimiento logrando un objetivo satisfactorio. Integración, es la capacidad de adaptación a los medios y recursos necesarios para el manejo de los propósitos comunes de la organización. Organización, conjunto de sistemas relacionados para prestar un bien o servicios especializados y lograr metas y objetivos propuestos. Dirección, conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social. Coordinación, Acción y efecto de disponer elementos metódicamente o Concertar medios y esfuerzos para buscar un objetivo común. Supervisión, Acción y efecto de disponer elementos metódicamente o Concertar medios y esfuerzos para buscar un objetivo común. Control, Se refiere al monitoreo, supervisión y vigilancia de cada uno de los proceos administrativos. 15. ¿Qué importancia tiene la Dirección en cualquier organización? La dirección es un elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones ya sean tomadas directamente o delegando dicha autoridad vigilando que se cumplan todas las ordenes emitidas. 16 ¿Cuándo se puede llevar a cabo la Dirección? Una vez se haya constituido un grupo u organización, se trata de hacerlo funcionar, tal es la emisión de la dirección, la que consiste para cada jefe obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, entorno al interés de la empresa 17. En la actualidad ¿Qué tipos de organizaciones existen?, explique y dé ejemplos. Organización Formal La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa. Organización Informal Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal. Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes: Organizaciones Sociales Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr. Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo. En una empresa debe analizarse los elementos que la forman: • Recursos Humanos. Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio. • Recursos Materiales. Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva. • Recursos Técnicos. Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa. 18. ¿Cómo se puede Organizar o estructurar una empresa de Salud, qué influye en este diseño? 19. ¿Cuáles son los tipos de planeación? Planeación operativa. Planeación estratégica. Planeación táctica 20. ¿Cuáles son los objetivos de la planeación Uno de los principales objetivo de la planeación es de tener un plan administrativo para poder dirigir con confianza u organizar a la gente y a los recursos, también tener idea de lo que se necesita organizar en una empresa. 21. Para cada uno de los enunciados que a continuación se exponen, se dan tres posibles respuestas, marcar la que a su juicio sea la más completa y adecuada. El control es posible si existen: − Objetivos y planes para medir el desempeño con criterios establecidos. − Presidente y supervisores para establecer responsabilidades. − Supervisores y operarios a los cuales se puedan medir el rendimiento. Las tareas que configuran el proceso directivo son: − Planificación, vía jerárquica y control. − Organización, coordinación y selección. − Selección, persuasión, planificación. Los principios de control son: − Responsabilidad, eficiencia, adecuación y estándares. − Propósito, naturaleza, estructura y proceso. − Especificidad, punto crítico, excepción y reflexión de planes. Los conocimientos que deben poseer los directivos son: − Conceptuales y especializados. − Humanos y conceptuales. − Especializados y humanos. El proceso de control consta de: − Establecer normas, medir rendimiento y corregir desviaciones. − Medir rendimiento y corregir desviaciones. − Establecer normas y corregir desviaciones.
