POSTGRADOS UVM GRADOS UVM POSTGRADOS UVM POSTGRA Gestión del Alcance de los Proyectos (Procesos de Planeación) Gustavo Pastrana 1 Introducción El alcance es una de las restricciones que todo proyecto tiene y es sólo una de varias herramientas utilizadas en la Dirección de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de gestionar varios proyectos con la menor cantidad de recursos (es decir, incrementar la productividad). Generalmente, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas, pero es importante recalcar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto. En esta semana revisaremos la gestión del alcance del proyecto a los fines de definir exactamente QUÉ trabajo necesitamos realizar para alcanzar los objetivos del proyecto. Al finalizar esta semana buscamos que el estudiante comprenda los siguientes conceptos: • Alcance del proyecto y del producto • Procesos de la gestión del alcance • Planificar el alcance La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y únicamente el trabajo requerido, para completar el proyecto con el éxito deseado. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y que no se incluye en el proyecto. Un motivo causante de que los proyectos no terminen en buen puerto es que el alcance no se acota “decir desde aquí …hasta acá” y si hay cambios sobre esa definición es mandatorio que todo PM acuda el proceso integral de control de cambios alce la mano para alertar al Sponsor y a los demás interesados (stakeholders) que el alcance original ha cambiado. 2 Alcance del proyecto vs. Alcance del producto Vale la pena distinguir algo que usualmente se suele confundir: Esquema No. 1. Diferencia entre alcance del proyecto y del producto Fuente: http://www.liderdeproyecto.com/articulos/alcance_%20del_producto_alcance_del_proyecto.html Si lo ponemos en un ejemplo más ilustrativo es así: Esquema No. 2. Diferencia entre alcance del proyecto y del producto Alcance del Producto Características y funciones que caracterizan a un producto o servicio (En este caso, una torre) Alcance del proyecto Procesos y trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto o servicio con las características y funciones específicas (para construir la torre) Fuente: Propia 3 Ejemplificando en proyectos reales, puede existir una confusión entre ambos conceptos. Pongamos el caso de que la empresa XYZ carece de información clara de cuáles son sus clientes que no les han pagado y necesitan tener visibilidad del estatus de su cartera vencida y gestionarla para reducir sus niveles de cuentas por cobrar. Se decide instalar un software para dicho fin, así que el proyecto es “Implementación de sistema de información de gestión de la cobranza”, el objetivo del proyecto es: Poner en marcha este sistema en el tiempo planeado, con los recursos y costo planificado, así como con la funcionalidad (funciones del sistema) prometidos. Por otro lado, el objetivo del producto del proyecto: es contar con visibilidad de las cuentas por cobrar para reducir la cartera vencida en XYZ organización. La confusión estriba en que los interesados (stakeholders), a nivel directivo, confunden estos conceptos principalmente por desconocimiento y en ocasiones “ansiedad” de contar inmediatamente con “resultados tangibles” y escuchar un porcentaje de avance de un cronograma no les es suficiente. Ellos quieren saber “cómo reducir su cobranza inmediatamente”. Parte del rol del PM es reducir estas “ansiedades”, ampliar el conocimiento a través de la constante comunicación y dejar bien claro que el proyecto busca cubrir esos objetivos de negocio; una vez el sistema de información esté operando, podrán gestionar su cobranza adecuadamente pero primero hay que instalar el software. El PM vela por los intereses del proyecto (ejecución en tiempo, cumplir con los requerimientos y dentro del presupuesto). La participación del PM se limita generalmente hasta la puesta en marcha del sistema. Hay organizaciones en que designan a un PM de punta a punta, es decir, desde que se inicia la implementación del software, hasta que existan beneficios tangibles en la organización (en este caso sería que la cobranza vaya disminuyendo). Para alcanzar los objetivos del proyecto necesitamos definir y ejecutar procesos de gestión del alcance para asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo, y sólo ese trabajo se lleve a cabo. Estos procesos nos ayudarán a evitar que se añadan cambios que no fueron revisados y aprobados dentro del control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no solicitados (“gold plating” o baño/chapado de oro). En general, se considera el chapado de oro una técnica utilizada cuando se carece de una correcta planificación de proyectos o cuando se quiere ocultar una falla en la calidad del producto. El “baño de oro” de los proyectos trae como desventajas: • Aumento innecesario de los requerimientos. • Indicador de escasa comunicación del equipo del proyecto con los interesados. • Incremento del uso de recursos para el proyecto lo que disminuye la eficiencia del proyecto. • Aumento de los riesgos. • Desenfoque de los requerimientos priorizados por parte de los interesados. 4 Hay ocasiones en que por fijarnos en los “detallitos cosméticos” en los proyectos, descuidamos lo más importante que es cubrir el alcance total del proyecto. Para ello nos enfocaremos en revisar los seis procesos de la gestión del alcance: 1. Planificar la gestión del alcance: cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos (requisitos, definición, EDT, validación y control). 2. Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los interesados para convertirlas en requisitos del proyecto. 3. Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance detallado (qué). 4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: descomponer el proyecto en partes más pequeñas. 5. Validar el alcance: conseguir la aceptación formal del alcance por parte del cliente o patrocinador. 6. Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance. Esta semana revisaremos el Proceso 1: Planificar la Gestión del Alcance Una mala planeación del alcance puede ocasionar que el tiempo y los recursos sean mal administrados, una reducción de la calidad en general y un aumento en el presupuesto. Durante el proceso de desarrollar el plan para la dirección del proyecto se realiza la planificación del alcance para definir cómo se llevarán a cabo los procesos de la gestión del alcance. Un documento esencial de este proceso es el Plan de Gestión del Alcance del Proyecto. 5 Su principal función es para gestionar el Alcance del Proyecto. Es el resultado principal del Proceso de Planificación del Proyecto en donde se definen preguntas, tales como: • Quiénes definirán el Alcance del Proyecto o Por ejemplo el patrocinador y personal clave de la organización. • Cómo se definirá el Alcance del Proyecto o A través de entrevistas, cuestionarios, talleres (o “workshops”), lluvia de ideas, por mencionar algunas técnicas. • Cómo se aprobará y se mantendrá actualizado el Alcance del Proyecto o Definir el modelo de gobierno para que el alcance sea aprobado y en caso de que existan cambios, ese cuerpo de gobierno apruebe los cambios al alcance. • El grado de detalle del Enunciado del Alcance del Proyecto o El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance del proyecto en su totalidad. Incluye el alcance del proyecto y del producto resultante de la ejecución del proyecto. También incluye los supuestos y las restricciones del proyecto. El Enunciado, también describe a detalle los entregables y el trabajo necesario para elaborar los entregables mencionados. En él se incluyen tanto aspectos técnicos como aspectos del negocio. • El grado de detalle de la estructura de detallado de trabajo del Proyecto y de su diccionario. o En las siguientes semanas revisaremos qué significa esta técnica de descomposición del alcance. • Cómo se comprobará el cumplimiento del Alcance del Proyecto o Corroborar lo trabajado vs lo solicitado a través de listas de verificación o también de una matriz de requerimientos llamada matriz de trazabilidad. • Cómo se aceptaran los productos entregables intermedios completados. o Definir los criterios de aceptación de los entregables para que quienes sean los responsables de autorizar el alcance puedan aceptarlos a través de su firma de consentimiento. • Cómo se controlará el progreso, rendimiento y pronóstico del Proyecto. 6 • Cómo se controlará el progreso, rendimiento y pronóstico del Proyecto. o Los proyectos cuentan con reportes de avance o progreso, que es tarea del PM recopilar cada uno de los avances de cada integrante del proyecto para plasmarlos en informes de rendimientos, donde principalmente se muestran los logros, los siguientes pasos, los riesgos identificados y los asuntos críticos a resolver y/o escalar. • Cómo se controlarán los cambios en la Línea Base de Rendimiento del Alcance del Proyecto o Como lo revisamos en la parte de integración, cada cambio al alcance del proyecto debe de ser sometido al control integrado de cambios para su análisis, revisión, aprobación y/o rechazo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección de cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto. Recordemos que el desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles del alcance del proyecto comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto y en los últimos planes subsidiarios del plan para la dirección del proyecto en la información histórica contenida en los activos de los procesos de la organización y en cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa. En proyectos de consultoría lo que generalmente se hace es que realizar talleres de revisión de requerimientos, también llamados “Workshops” en donde se traen una serie de preguntas desde varias aristas, tantas técnicas y de negocio para identificar las necesidades reales del proyecto de viva voz de los usuarios. Una vez recopilados los requisitos, en conjunto con los técnicos especialistas, se dimensiona el alcance y se puede formalizar el alcance y la duración del mismo. Dentro del PMBOK, para cada proceso se incluyen Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas 7 Vale la pena explorar cuáles son los insumos (Entradas): 1. Acta de constitución del proyecto – El acta de constitución del proyecto documenta el propósito del proyecto, la descripción del proyecto de alto nivel, los supuestos, las restricciones y los requisitos de alto nivel que el proyecto está destinado a satisfacer. 2. Plan para la Dirección del Proyecto –Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros: o Plan de Gestión de la Calidad – la forma en que serán gestionados el alcance del proyecto y del producto puede ser influenciada por la forma en que sean implementados en el proyecto la política de calidad, las metodologías y los estándares de la organización. o Descripción del ciclo de vida del proyecto – el ciclo de vida del proyecto determina la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta el final del mismo. o Enfoque de desarrollo – el enfoque de desarrollo define si se utilizará un enfoque de desarrollo en cascada “waterfall”, iterativo, adaptativo, ágil o híbrido. 3. Factores ambientales de la empresa: los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros: o Cultura de la organización o Infraestructura o Gestión de personal o Condiciones del mercado 4. Activos de los procesos de la Organización: los activos de la organización que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros: o Políticas, procedimientos e información histórica y repositorios de lecciones aprendidas. 8 Las herramientas y técnicas para Planificar la gestión del alcance 1. Juicio de Expertos: o Se debería considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación o conocimientos especializados (también llamados en inglés SME: Subject Matter Expert -Experto en la materia) en los siguientes temas: o Proyectos similares, anteriores e información de la industria, disciplina y área de aplicación 2. Análisis de datos o Entre las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse para este proceso se incluye, entre otras: o El análisis de alternativas: se evalúan diversas formas de recolección de requisitos o Elaboración del alcance del proyecto y del producto o Creación del producto o Validación del alcance o Control del alcance 3. Reuniones: o Los equipos del proyecto pueden asistir a reuniones del proyecto a fin de desarrollar el plan para la gestión del alcance. Los participantes pueden incluir al PM (Project Manager), Sponsor (Patrocinador) y a determinados miembros del equipo del proyecto, a determinados interesados, cualquier persona responsable de cualquiera de los procesos de gestión del alcance y otras personas según sean necesario. 9 Las Salidas del proceso de Planificar la Gestión del Alcance son: 1. Plan de Gestión del Alcance del proyecto: o Es un componente del plan para la gestión para la dirección del proyecto describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado el alcance. Los componentes de un plan de gestión del alcance del proyecto incluyen: . El proceso para elaborar un enunciado del alcance del proyecto . El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto . El proceso que establece cómo se aprobará y conservará la línea base del alcance .Proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se hayan completado. Dependiendo de las necesidades del proyecto, el Plan de Gestión del Alcance del proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general. 2. Plan de Gestión de los Requisitos: o Es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto; algunas organizaciones se refieren a él como un plan de análisis de negocios. Los componentes del plan de gestión de los requisitos incluyen, entre otros: . Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos y que se informarán sobre éstas. . Las actividades de la gestión de la configuración tales como: cómo se iniciarán los cambios, cómo se analizará el impacto, cómo será monitoreo, seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios. . Proceso para priorizar los requisitos . Métricas que se utilizarán y el fundamento de su uso . Estructura de trazabilidad que refleja los atributos de los requisitos capturados en la matriz de trazabilidad 10 A continuación se muestra un ejemplo del Plan de Gestión del Alcance Esquema No. 2: Ejemplo Plan de Gestión del Alcance 11 Fuente:http://dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/_Ver_2012_2/2012_2_GGP_Clases/2012_09_03_Planificacion GGP_2012_09_03_gPlanea.pdf Las siguientes semanas revisaremos los procesos restantes de la gestión del alcance Referencias consultadas Project Management Institute, Inc. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (Sexta Ed. ed.). (Project Management Institute, Inc., Ed.) Newtown Square, Pennsylvania, EE.UU. Lledó Pablo (2013). Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP® sin morir en el intento. 2da ed. Victoria, BC Canadá 12
